OFIT1000

ABERTURA DE ORDEM DE SERVIÇO -

TOYOTA

Linx Sistemas

O programa tem como objetivo permitir ao usuário a digitação de ordens de

serviço, de forma semelhante ao OFIC1000 para clientes da bandeira TOYOTA.

O programa pode ser acessado diretamente ou através de redirecionamento

do programa OFIC1000. Caso seja feito acesso direto para bandeira diferente de

Toyota é exibida mensagem de alerta ao usuário.

Na tela inicial serão solicitadas as informações de abertura da ordem de

serviço como número da ordem, dados do veículo e do proprietário.

Abertura de Ordem de Serviço - Toyota

OFIT1000

1

As informações da O.S. estão agrupadas e são apresentadas em quatro abas

“Dados da OS”, Cadastro de Cliente”, “Incluir Serviços” e “Finalizar OS”.

Quando digitada uma placa ou chassi que possua ordens de serviço no sistema,

é exibida tela ao usuário informando quais as O.S. e a situação de cada uma delas.

Quando digitada uma pré ordem de serviço, caso a mesma já esteja associada a

uma O.S., os dados da O.S. serão carregados automaticamente. Caso não exista uma

O.S. associada a Pré Ordem de serviço, os dados da Pre Ordem de Serviço serão

importados automaticamente para a O.S.

Se o usuário desejar realizar qualquer operação com uma determinada O.S.,

basta selecioná-la na tela, que esta será exibida e caso ainda esteja em aberto,

disponibilizada para alteração.

Ao selecionar o cliente, o sistema abre uma tela com os dados do endereço do

cliente e dá ao usuário a oportunidade de atualizá-lo.

Em seguida, será exibida uma tela onde o usuário pode registrar os dados de

contato do cliente, informando nome, telefone e ramal.

Caso o usuário informe uma quilometragem inferior à quilometragem

registrada para o veículo no sistema, será exibido um alerta ao usuário e, em seguida,

uma tela onde será solicitado o usuário e senha com permissão para lançamento de

quilometragem menor.

Finalizada a inserção de campos nesta primeira tela, será solicitada a

confirmação do usuário para geração da “Capa” da ordem de serviços, o que significa

que passa à existir uma ordem de serviços aberta para o veículo, porém ainda sem

itens, produtos ou serviços.

Após a confirmação do usuário, o sistema permite que sejam lançados os itens

da ordem de serviços, isto é, os tipos de atendimento/serviços que serão realizados

no veículo (como por exemplo, atendimento normal, garantia, etc).

Informe se o item é prioritário, o tipo de O.S, a descrição e se o item é do tipo

manutenção expressa (ME). Para o campo tipo de OS, existe função de ajuda

<CTRL+E>.

2

Após a digitação do item, os serviços poderão ser digitados.

Para finalizar a digitação dos itens ou dos serviços utilizar a tecla <ESC>.

Para a digitação do serviço, utilizar um orçamento ou um pacote de serviços.

Na opção “Orçamento”, será aberta a tela da aplicação OFIC2005, onde deverá

informar o número do orçamento a ser “importado” para a ordem de serviços.

Na opção “Pacote”, será exibida a tela da aplicação DIAG1000 onde poderá

selecionar um pacote de acordo com as características do veículo.

Não será permitido utilizar uma condição de pagamento que possua o tipo de

movimento de entrada (“E”) só podem ser usadas as condições com movimento de

saída (“S”) e as condições que estiverem para todas as movimentações (“T”) podem

ser usadas tanto para entrada como para saída CADA0140.

Se a Ordem de Serviço possuir um item que contém peça, não será permitido

separar o mesmo em outra O.S.

3

Pre-Ordem de Serviço: Informe o número da pré ordem de serviço.

Ordem de Serviço: Informe o número da ordem de serviço ou tecle <ENTER>

para o sistema fornecer o número da ordem de serviço.

Placa: Informe a placa do veículo.

DN Vendedor: Informe o código do vendedor.

Chassi: Informe o chassi do veículo.

CNPJ/CPF Proprietário: Informe o CNPJ/CPF do proprietário do veículo.

Endereço: Informe o endereço do proprietário do veículo

Quilometragem: Informe a quilometragem do veículo na hora da entrada.

Prisma: Informe o número do prisma.

Nível de Combustível: É um código e deve estar cadastrado e ativo no

cadastro de combustíveis VEIC0212. Será possível utilizar neste campo a tela

de ajuda para visualizar o código dos combustíveis ativos. Para preenchimento

do campo “Nível de Combustível” será exibida uma tela com os valores

aceitos, onde o usuário deverá selecionar a opção mais próxima do nível real

de combustível do veículo.

Lavagem: Informe se o veículo foi lavado.

Retrabalho: Informe se ouve retrabalho.

Vistoriar Peças: informe se ouve vistoria nas peças.

Agente: Informe o código do agente.

OBS.: Informe a observação.

Botões:

F2 Consulta Pacote: Atalho para o programa DIAG1000.

F5 Informações Complementares: Informe as informações complementares

Campos

4

do veículo.

F6 Cadastro Veículo: Informe os dados do veículo.

F7 Histórico Veículo: Tela de Histórico de OS do chassi.

F10 Consulta Cliente: Tela de consulta cliente.

F14 Finalizar O.S: Tela de finalização de O.S.

5

Para a bandeira Toyota: possibilidade de Agendar o Item de Recall para outra

data, através do <CTRL+B>.

Ao excluir o item “GSR” será solicitada a confirmação:

Confirmando o procedimento, uma agenda será gerada para o mesmo dia, que

poderá ser Consultada/ Manipulada através do OFIC0380:

Cartões de débitos – parâmetro “Cartão de Crédito” igual a “D” no programa

CADA0145 recebem os mesmos tratamentos que os cartões de crédito.

Exclusivo para o TSM 2010 (Layout de OS 96): Na frase “Autorizo o envio de

comunicados importantes em relação ao meu veículo através de: Email ( ) SMS

( ) ”, se aparecer a opção “S” , o cliente autoriza o envio de comunicados, se

caso for a opção “N”, o cliente não autoriza o envio de comunicados no Email

ou SMS.

Será apresentado no campo “Nro. de portas:”, o valor “0” para veículos que

não possui a informação de portas em seu cadastro, como motocicletas por

exemplo.

Alterado a cor da mensagem do Conceito/Crédito disponível para verde.

Em conformidade a Resolução Nro. 553 de 14 de dez./2010 da Agência

nacional de Telecomunicações (ANATEL), foi modificado a capacidade de

‘armazenamento’ do campo Celular, passando então a comportar a quantidade

Instruções e Observações

6

de 13 dígitos. Portanto, a modificação possibilita a inclusão de um novo dígito

ao número, quando o mesmo referir-se ao DDD = 11 (São Paulo – Região

Metropolitana).

Exemplo:

Situação anterior: 11-####.#### (12 dígitos)

Situação nova: 11-9####.#### (13 dígitos)

Para veículos que não possuem média de quilometragem gravada no

sistema, é aberta uma janela podendo digitar a média anual, mensal ou diária.

A média informada será utilizada para calcular o agendamento da próxima

revisão OFIC0380.

Será verificado o campo “Limite Mês” VEIC0130 para calcular a data da

próxima revisão do veículo.

Após a digitação da placa, será verificado se o veículo possui restrições

VEIC0910 e exibido na tela.

Ao informar o primeiro “Tipo de OS”, conforme tela abaixo, após teclar

<ENTER>, automaticamente a “Descrição do Tipo de OS” será gerada no

evento “OSABERTA”, ou seja, neste evento somente será gerada a primeira

descrição do tipo de OS que for cadastrada na tela.

Se o cliente tiver contrato de manutenção com a montadora (botão “Contrato”

em CLIA1000, e o tipo de Ordem de Serviço estiver incluído nos parâmetros de

contrato CADP0140, o programa irá deduzir o percentual informado nos

parâmetros do contrato no valor de todos os produtos incluídos na OS.

O Código de Modelo do Fabricante deixa de ser único no cadastro de modelos

de veículos VEIC0100 - campo ‘Código Modelo Fábrica”). Durante o processo de

manutenção do veículo, se existir mais de um mesmo código do fabricante,

7

será apresentada uma tela exibindo todos os códigos de modelos existentes

para o código do fabricante informado. Utilize as setas para cima ou para baixo

para selecionar o registro desejado e tecle <ENTER>.

Ao inserir um chassi que participa de alguma campanha de Recall,

parametrizada pelo OFIC0090 e OFIT0090, serão apresentadas três opções:

“Gerar OS de Recall”, “Gerar Agendamento de Recall” e “Não Autorizar

Recall”, conforme figura abaixo.

Ao selecionar a opção “Gerar OS de Recall”, será inserido automaticamente

um item na OS para o Recall em questão. Ao selecionar a opção “Gerar

Agendamento de Recall”, o mesmo será encaminhado para o agendamento,

conforme as seguintes regras:

Sisdia BDS: Será aberto o programa OFIC0375, onde será possível realizar o

agendamento, retornando posteriormente para o programa OFIT1000.

Sisdia Evolution: Será apresentado um popup, permitindo realizar o

agendamento pela sequência de programas VIPE2002, VIPE1008, VIPE1009,

OFIC0375, retornando posteriormente para o programa OFIT1000.

Ao selecionar a opção “Não autorizar Recall”, o preenchimento dos itens da

OS continua normalmente pelo programa OFIT1000.

Em conformidade à Resolução Nro 553 de 14 de Dezembro de 2010 da

ANATEL (Agência Nacional de Telecomunicações), passa a tratar o dígito "9" à

esquerda do número do telefone celular, quando o mesmo referir-se aos DDD's

“12”, “13”, “14”, “15”, “16”, “17”, “18” e “19” (estado de São Paulo); “21”, “22” e

“24” (estado do Rio de Janeiro); “27”e “28” (estado do Espírito Santo).

Implementado o botão Vistoria, que ficará visível somente para usuários

cadastrados no programa CADA0295, ao ser acionado o sistema abrirá uma

8

tela de manutenção das informações de liberação de OS, que precisará possuir

item do tipo “CFS”, seguradora.

O sistema abrirá a tela para digitação do número da Ordem de Serviço.

Caso a OS não seja de seguradora, OS do tipo CFS, será exibida uma mensagem

de erro “OS não é de seguradora”.

Quando a OS possuir um item do tipo CFS, o sistema preencherá

automaticamente os campos “Último Login” e “Data Última Alteração” com os

dados do agente logado no sistema e com a data/hora do dia atual

respectivamente e o campo “Data de Liberação” ficará disponível para

preenchimento.

Caso a “Data de Liberação” não seja preenchida antes do início dos

apontamentos de serviços de “Funilaria e Pintura” pelo programa OFIT0400,

assim que for feito o primeiro apontamento para esta O.S. esta data de

apontamento será atribuída automaticamente como “Data de Liberação”.

Após o primeiro apontamento de serviço no OFIT0400, não será permitida a

alteração da “Data de Liberação”.

Programa alterado para tratar o campo “Renavam” com 11 dígitos.

Para otimizar o processo de abertura da ordem de serviço, foram efetuadas as

seguintes alterações:

Implementado o botão “F2 – Consulta Pacote”, que permite acesso ao

programa DIAG1000, caso o usuário possua permissão de acesso ao

programa. Será apresentado o chassi e modelo do veículo informado na

ordem de serviço;

9

Retirada a pergunta “Deseja dar manutenção no veículo?” e

implementado o botão “F6 – Cad. Veículo”, que permite efetuar este

procedimento;

Retirada a chamada automática do histórico do veículo e implementado

o botão “F7 – Hist. Veículo”, que permite analisar o mesmo;

Caso o campo “Exibe Botão Retirada” implementado no OFIC0370

esteja definido como “Sim”, a tela para solicitar o nome do contato

responsável pela retirada do veículo não será apresentada

automaticamente. Para este procedimento, foi implementado o botão

“F8 – Retirada”. Caso o campo “Exibe Botão Retirada” esteja igual a

“Não”, o nome do contato será solicitado automaticamente;

Implementado o botão “F9 – Prioridade Telefone”, que permite

informar a prioridade dos telefones;

Implementado o botão “F10 – Consulta Cliente”, que permite acesso

ao programa CLIE1000, caso o usuário possua permissão de acesso aos

dados do cliente informado na OS em questão;

Implementado o botão “F11 – Valorização” que permite acesso ao

programa OFIC3500.

Implementado o botão “F9 – Consulta Produto”;

Implementado o botão “F12 – Requisição Peças”, que permite o acesso

ao programa OFIC1400 – Requisição de peça.

Para clientes com bandeira TOYOTA: ao informar um tipo de O.S.

parametrizada no programa VEIC0130 no campo “Tipo O.S. Pec.” caso o valor

desse campo for diferente do campo “Tipo O.S. Serv.” o sistema irá perguntar

10

se deseja separar as peças dos serviços contidos no pacote correspondente no

programa DIAG1000.

Processo deverá ser realizado pelos programas:

- VEIC0130 – Parametrizar o tipo de item para produto e serviços para o pacote

desejado (revisões ex: 10000 km).

- OFIT1000 – Informar o tipo de item de produto cadastrado no passo anterior,

selecionar o pacote desejado, o sistema irá chamar o programa DIAG1000

onde deverá ser confirmado a separação das peças e serviços em seguida o

sistema chama o programa OFIC2005 onde ele inclui na O.S. as peças e

serviços.

Alteração do nome da coluna de ME para DT na tela de seleção de serviços e

pacotes, mostrada abaixo.

Realizada a inserção do campo Celular e removido o campo Prioridade da tela

de retirada.

Pelo menos um campo (telefone ou celular) deverá ser preenchido, sendo o

campo celular verificado pela regra que trata o nono dígito.

Estes números continuam a serem salvos no programa CLIV1015, de acordo

com a inserção do usuário, ou seja, se usuário inserir no campo fone/ramal,

salvar em campo fone/ramal do CLIV1015 e se usuário inserir em campo

celular, salvar no campo celular do CLIV1015.

O campo celular é exibido no relatório de impressão de OS.

Tratamento dos combos “Menu Selling” para a bandeira Toyota. Ao teclar

<CTRL+E> na tela de inclusão de serviços, será apresentado um novo botão

para seleção dos combos “Menu Selling”.

11

Ao clicar no botão será apresentado o programa DIAG1000 para seleção dos

combos “Menu Selling”, não sendo permitido a seleção de outro tipo de

combo/pacote. Na importação das peças e serviços que compõem o combo

para a OS, o percentual de desconto definido para o pacote será aplicado nos

serviços.

Na tela de seleção de pacotes/combos, será apresentada também uma nova

opção: “F6-Itens Inspecao”. Nela serão apresentados os itens de inspeção do

pacote/combo, cadastrados através do programa DIAG0230.

Foi criado também um novo botão, onde será possível verificar o resumo dos

serviços e peças importados. Para isso basta acessar a opção “F4-Resumo OS”

na tela de inclusão de serviços

Ao gerar um orçamento, caso o parâmetro “Bloqueia Cli. Cadastro Vencido”

no programa CADA0220, seja “S”, a Data de Cadastro do Cliente esteja

vencida no programa CLIA1000, e a transação seja de saída e o tipo da

transação seja de compra ou venda e não seja de devolução. Ao informar o

campo Responsável será emitida a mensagem: - "Filial sem permissão –

Cliente cadastro vencido em: ". Neste caso o processo será interrompido até

que seja informado um Cliente que a data de cadastro não esteja vencida e a

transação seja diferente da mencionada acima.

Na criação da ordem de serviço, caso haja informações sobre os clientes

cadastradas no programa CLIA1000 opção Informações Especiais -> Ao

informar o responsável pelo orçamento será exibida uma tela de pop-up

exibindo as informações sobre o cliente.

12

Para a bandeira Toyota, foi realizada novos tratamentos para os combos

“Menu Selling”.

Na inclusão de um serviço em uma OS que já possui um combo “Menu

Selling”, se esse serviço pertencer a qualquer combo “Menu Selling” ele

receberá o mesmo desconto concedido para os serviços do combo existente na

OS. Exemplo:

No COMBO1 contém (Alinhamento, oxi-sanitização e lavagem simples) e o

percentual de desconto é de 5%.

No COMBO2 contém (Alinhamento, oxi-sanitização e lavagem simples, limpeza

de bico) e o percentual é de 10%.

No COMBO3 contém (Alinhamento, oxi-sanitização e lavagem simples, limpeza

de bico, balanceamento) e o percentual é de 15%.

O consultor inclui o COMBO1, e também inclui o item limpeza de bico que faz

parte do COMBO2, o percentual de desconto para o COMBO1 será de 5%, e

este mesmo percentual de desconto deverá levar para o item limpeza de bico,

pois foi um item que faz parte de um combo, e deve assumir o percentual de

desconto do primeiro combo inserido.

Na exclusão de um serviço de um combo “Menu Selling”, será informado que

todos os serviços do combo serão removidos e solicitada confirmação. Caso o

usuário confirme a operação, os serviços serão removidos.

Após informar o proprietário, será apresentada – caso existam informações -

uma janela detalhando a situação de crédito e conceito do cliente, contendo

um ou mais dos seguintes itens:

"Cliente sem cadastro (CLIA1000).";

"Cliente com permissão somente para venda à vista.";

13

"Cliente com crédito bloqueado.";

"Crédito disponível: <valor>.";

"Data de vencimento do cadastro: <dd/mm/aaaa>.";

"Cliente com cadastro vencido em <dd/mm/aaaa>.";

"Cliente bloqueado na filial.";

"Solicitar atualização de dados do cliente.";

"Conceito do cliente: <descrição_conceito>.";

Mensagem registrada para o cliente (CLIA1000, campo "Msg").

Ao final da entrada dos dados da ordem de serviço será apresentada uma tela

permitindo ao usuário informar, opcionalmente, a cidade onde o serviço

prestado ocorreu. Esta informação será utilizada posteriormente para destacar

na NF de serviço onde o serviço foi prestado.

14

Caso o usuário insira o número de uma O.S. já existente e que ainda não foi

faturada, cancelada ou enviada para o caixa, será possível a partir de agora

alterar a opção “Retrabalho” e a opção “Aguardando na recepção”. As opções

Retrabalho e Aguardando na Recepção poderão ser preenchidas com os

valores S (Sim) ou N(Não), no caso da opção Retrabalho ser preenchida com

“S”, será exibida uma janela para a seleção da O.S. anterior. Após o usuário

informar o número de O.S. válida ele será enviado para o campo Retrabalho e

em seguida para o campo Aguardando na Recepção antes de preencher o

campo observações. Os novos valores dos campos serão salvos na OS no

momento que o usuário confirmar a alteração após o campo Observações.

Para poder editar o campo retrabalho de uma O.S. já existente, não faturada,

cancelada e não enviada para o caixa é necessário que o usuário tenha a

permissão 330 no programa CADA0295 para a filial atual definida como “S”

(Sim).

Para os clientes bandeira TOYOTA, quando o tipo de ordem de serviço

escolhido for “CSD – Clientes Serviços Diversos” (veja parametrização no

DIAG2000 aba Parâmetros – fig. 01), então, só poderão serem informados

Pacotes importados pelo DIAG2000 que são do tipo “M - Manutenção” e não

pode alterar o valor do pacote (o curso pula para o campo “ME” do grid de

pacotes – fig.02).

15

DIAG2000 – fig. 01

OFIT1000 – Inclusão de Serviços – fig. 02

16

Existe uma restrinção para digitação de valor na emissão de NF/OS de entrada

do veículo para conserto de acordo com os parametros “Valor Mínimo” e

“Valor Máximo” cadastrados no OFIC0020.

Obs.: O Campo “Emite Nota Fiscal para O.S.:” tem que estar parametrizado em

“E – Entrada” ou “A – Ambas”.

Caso seja feita a alteração do campo DT (Dual Tech) na tela de parametrização

do tipo de OS, tela abaixo, será gravado, na tabela de log, o usuário e

informações complementares que fez a alteração.

Adicionado opção para gerar SMS para envio através da TWW. Ao fazer uma

ordem de serviço exibe a opção de gerar SMS conforme baixo, ao clicar em sim,

é gerado uma ocorrência para envio de SMS, idêntico ao OFIC1260

17

Agendamento Boas Vindas Lexus - TDB

Alterada a regra para sugestão automática do pacote de boas Vindas, para que

não seja gerado o agendamento de boas-vindas para a família LEXUS após 60

dias do faturamento.

Rotina Check-in de Oficina

Após digitar a placa no OFIC1000 é feita uma verificação para identificar se

aquela placa tem um check-in de oficina relacionado. Caso tenha, é exibida a

mensagem “Veiculo possui Check-in, deseja utilizar?

Os dados do check-in serão exibidos antes de importa-lo.

18

Caso aceite importar o Check-in, os dados que foram inseridos no Linx DMS

Mobile serão importados para os campos da tela.

Ao concluir a criação da OS, o usuário poderá imprimir o Check-in com os dados

e as imagens das evidências coletadas.

19

As solicitações que foram adicionadas ao check-in no mobile serão importadas

para a OS e será exibida juntamente com as solicitações já existentes.

20

O processo após, é o mesmo já existente para abertura de OS.

Adicionada a tela de finalização do processo de abertura O.S., o botão “F14 –

finalização” de finalizar O.S. exibido na tela principal (e disponível após informado o número

da O.S.) poderá ser utilizado para atalho. Nessa tela são exibidos o nome/telefone do cliente

que está no CLIE3001 e o nome telefone do último contato informado. O consultor deverá

selecionar com ‘X’ qual dos dois será o telefone de contato.

21

Campos:

Data Entrega: Informe a data da entrega do veículo.

Hora entrega: Informe o horário da entrega do veículo.

Aguardando na Recepção: Informe se o cliente está esperando na recepção.

Código Pagamento: Informe o código de pagamento do serviço.

22

Rotina Revisão na Medida Toyota (PrePaid)

Após informar os dados das Abas: “Dados da OS” e “Cadastro do Cliente”, é

verificado se o cliente possui contrato Revisão na Medida (através do CPF do cliente

e Chassis do veículo), caso possua é exibida a pergunta: "Deseja utilizar Revisão na

Medida?".

23

Caso a resposta seja “sim” será exibida a tela com os pacotes disponíveis para

seleção das revisões programadas e ou outros serviços.

Caso o usuário estorne um serviço ou pacote que foi utilizado pelo

contrato Revisão na Medida, deverá exibir uma mensagem “Serviço faz parte

de um contrato Revisão na Medida, deseja continuar?”

Se a resposta for SIM, deverá estornar todo o pacote (serviços e peças)

utilizado através do contrato Revisão na Medida, e o pacote utilizado retorna

para o contrato.

Se a resposta for NÃO, segue o processo normal.

24

Para inserir na OS o contrato Revisão na Medida deverá ser verificado a

seguinte regra para utilização das revisões:

1 – Considerar a KM atual do veículo e a data de prazo para a regra da

utilização do pacote no momento da abertura da OS.

2 – Considerar a KM do pacote de revisão que está utilizado.

Ex. Cliente contratou o pacote com as 3 primeiras revisões.

A regra para realizar as revisões é: 10.000km ±1000km ou 12 meses ±1

mês

Abre a OS e informa a km do veículo = 11500 KM

Data da venda do veículo = 01/06/2016

Conforme regra acima o veículo não está apto a realizar a primeira

revisão, pois ultrapassou a KM da regra em 1500 km.

Então quando ocorrer isso, no OFIT100 deverá sugerir o contrato

PrePaid conforme tela de exemplo, mas o consultor só poderá utilizar a

primeira revisão do contrato se tiver autorização no CADA0295.

Se o consultor for autorizado no CADA0295 deverá aparecer uma

mensagem:

“Veículo fora da regra de revisão para o contrato e revisão selecionados,

deseja continuar”

Sim ou Não

Se SIM = deve abrir uma janela para informar o motivo da liberação do

pacote selecionado.

Se não tiver autorização no CADA0295, deve aparecer a seguinte

mensagem:

“Veículo fora da regra de revisão, e consultor sem autorização para

incluir contrato Revisão na Medida”, e com isso não será possível incluir o

pacote selecionado, somente os próximos pacotes, ou liberar a senha para o

consultor.

25

NOTA = A regra de cálculo para as revisões deve ser a atual e esta deve

ser considerada para a regra das revisões:

Ex.

Veículo realizou a primeira revisão com 11000 KM.

A segunda revisão terá a tolerância até 21000 + 1000 = 22000 KM

Então se no cenário acima o veículo para a segunda revisão estiver com

a KM = 21900, deverá poder incluir normalmente o pacote sem aparecer as

mensagens.

Após a seleção serão incluídos na Ordem de serviços os serviços/peças

referentes ao pacote selecionado.

Para maiores detalhes acerca do processo Revisão na Medida Toyota consulte

a documentação específica desse processo.