Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais

Março 2010

Cícero Fernandes Marques

Logística

Abastecimento

Produção

Distribuição

fluxo de mercadorias

fluxo de informações

Fornecedor Produtor Consumidor

Suprimentos Distribuição física

Cadeias de Suprimento

Adm Materiais

Suprimentos

• Seleção de materiais

• Seleção e avaliação de fornecedores

• Processamento das ordens de compras

• Recebimento

• Gestão de estoques de matérias-primas, peças de reposição etc.

• Armazenagem

• Atendimento aos usuários

Distribuição física

Seleção dos canais de distribuição

Processamento de pedidos dos clientes

Expedição

Transporte e definição de rotas

Embalagem de proteção

Gestão de estoques de produtos acabados

Armazenagem

Assistência pós-venda

Áreas de Materiais

Exemplo: Cadeia de suprimento de um hospital

Laboratórios farmacêuticos

Fabricantes de equipamentos, instrumentos e outros produtos hospitalares

Fabricantes de outros materiais de consumo

Distribuidores representantes

Hospital

Seleção de materiais

Aquisição

Recebimento

Armazenagem

Distribuição

etc

Usuários internos

Pacientes

1. Seleção de materiais, envolvendo atividades de especificação de materiais, padronização e definição de critérios para adotar novos materiais e substituir os que estão sendo usados.

2. Gestão de estoques, tendo entre as principais atividades a realização de previsões da demanda e a montagem e operação de sistemas de reposição de estoques.

3. Compras ou aquisições. Atividades voltadas para selecionar, avaliar e desenvolver fornecedores, negociar com eles, acompanhar as compras etc.

4. Armazenagem, cujas atividades básicas são recebimento, guarda, preservação, segurança e distribuição aos usuários internos.

Atividades de Suprimento

Atividades da Administração de Materiais

Armazenagem

Como guardar e distribuir aos solicitantes?

Compras

De quem comprar?Como comprar?

Gestão de estoques

Quanto e quando comprar?

Seleção de materiais

O que comprar?

Por material, entende-se qualquer coisa constituída por matéria, ou seja, qualquer coisa que possui massa. Os bens materiais podem ser classificados em bens de consumo e bens patrimoniais, sendo só os primeiros tratados integralmente pela administração de materiais. A administração de materiais lida com os materiais que circulam pela organização.

Bens Materiais

Uma vez adquiridos, porém ainda não utilizados, eles integram a conta Estoque no Balanço Patrimonial da organização, uma das contas que integram o ativo circulante. Enquanto a administração dos bens de consumo baseia-se na lógica da circulação dos fluxos, a administração dos bens patrimoniais baseia-se na sua permanência e conservação. Os bens patrimoniais integram o ativo imobilizado da organização e são objetos do que se denomina Administração Patrimonial.

Bens Patrimoniais

Os prestadores de serviços oferecem aos seus clientes um conjunto de bens tangíveis e intangíveis, constituindo um produto denominado estrutura produto-serviço. Onde não há mais nem produto puro e nem serviço puro, observa-se integração entre eles. Nos prestadores de serviço é constituído por serviços profissionais e pelos equipamentos (bens patrimoniais) e os suprimentos (bens materiais) que possibilitam a execução destes serviços.

Produto - Serviço

Estratégias de aquisição

• Verticalização

• Horizontalização

Verticalização

• Estratégia que prevê que a empresa produzirá

internamente tudo o que puder.

• Exemplo de Henry Ford

• Vantagens :

– independência de terceiros

• liberdade de mudar planos

• manutenção de “segredos” industriais

Verticalização

• Desvantagens:

– Maior investimento em instalações e equipamentos

– Imobiliza mais recursos

– Menor flexibilidade p/ alterar processos e

incorporar tecnologias novas

– flutuações de demanda

Horizontalização

• Estratégia de comprar de terceiros o máximo possível dos itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita.

• Vantagens:– Redução de custos– Maior flexibilidade e eficiência– Incorporação de novas tecnologias– Foco no negócio principal

Horizontalização

• Desvantagens:

– Menor controle tecnológico

– Deixa de auferir o lucro do fornecedor

– Maior exposição

Comprar ou Fabricar

• Conceito chave: CT = CF + CV x q

• CT = custo total

• CF = custo fixo

• CV = custo variável

• q = quantidade envolvida

Sistema Compras

Ficha doFornecedor

COMPUTADORPEDIDOS

RelatóriosOrdens de compra

Arquivo domaterial

comprado

Nome, endereço,instruções de

remessa

Arquivo dohistórico de

preços

Para as últimas5 - 10

compras

Inputs deinformações

Informaçãode controle

de inventário

Arquivo depedidos em

aberto

A Função Compra

• Finalidade de suprir necessidades de materiais ou

serviços, planejando nas quantidades e períodos

corretos

• Verifica o recebimento efetivo do que foi comprado

e providencia o armazenamento, quando necessário

• Garantir que todos os materiais necessários ao

processo produtivo estejam disponíveis e ser

repostos de forma a ter continuidade do processo

sem interrupções indesejadas

Administração de Compras - Objetivos

a) obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender

aos programas de produção

b) coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um

mínimo de investimento que afete a operacionalidade da

empresa

c) comprar materiais e insumos aos menores preços,

obedecendo a padrões de quantidade e qualidade

definidos

d) procurar dentro de uma negociação justa e honrada as

melhores condições para a empresa, e em bom termos

de pagamento

Organização de Compras

• Autoridade formal para compra• registro das compras realizadas• Registro das compras canceladas• registro dos preços• registro dos estoques e do consumo• registro dos fornecedores• Registro da avaliação dos fornecedores• arquivos e especificações dos materiais• arquivos de fornecedores, catálogos,

prestadores de serviços e outros.

Atividades de Compras• Definição de autoridade e limites para compras e

aquisições;• Documentação e registro das especificações dos materiais

cadastrados e composição para manufatura;• Documentação e registro das solicitação de materiais por

parte das unidades internas;• Identificação e seleção de fornecedores;• Arquivos de fornecedores, catálogos, prestadores de

serviços e outros.• Documentação e registro dos fornecedores e avaliação;• Documentação e registro das cotações recebidas;• Documentação e registro dos pedidos;• Registro das compras canceladas e motivo;• Documentação e registro dos materiais recebidos;• Registro dos estoques, localização e do consumo;• Outros registros e documentações (câmbio, tributação).

Atividades de Compras

Pesquisa Externa

• Estudo e análise dos materiais utilizados;• Estudo e análise do mercado e potenciais

fornecedores;• Identificação, análise e composição dos custos;• Análise dos fornecedores e capacidade operacional;• inspeção das unidades produtivas dos fornecedores;• Estudo para identificação e desenvolvimento de

fornecedores;• Estudo e pesquisa para o desenvolvimento de

materiais substitutos ou alternativos.

Pesquisa de Compras• Fundamental nos processos de compras;

• Objetivo é localizar materiais com a qualidade

certa, de fornecedores adequados, estudo

comparativo entre comprar ou fabricar

determinado item, estabelecimento de padrões,

entre outros, são atividades da pesquisa

• Acompanhamento dos novos desenvolvimentos

e tecnologias, bem como da estrutura

econômica dos fornecedores ativos da empresa

Atividades de Compras

Atividade de Compras

Processo de Aquisição

• Recepção e conferência das requisições de materiais;

• Identificação e análise de fornecedores;• Recepção, análise e comparação das cotações;• Decisão da compra e relacionamento com

fornecedores;• Negociação de contratos, quando for o caso;• Emissão de pedidos de compras e especificações;• Recepção dos materiais e confrontação com os

pedidos.

Atividade de Compras

Gestão de Compras

• Verificação dos níveis de estoques;

• Materiais com uso previsto e desnecessários;

• Observar se há materiais com risco de não

suprimento, de excesso e de obsolescência

de materiais;

• Otimização dos materiais estocados;

• Padronização de materiais, processos e

contendores.

Estratégia de Compras

• Nas organizações com diversas unidades fabrís,

deve-se analisar as opções mais otimizadas

visando compor a centralização ou não de

compras e armazenamento para todos ou

alguns materiais, bem como os critérios e

processos que deverão ser adotados e a

respectiva delegação de poderes para tal.

Descentralização de Compras

Benefícios

• Relacionamento com o mercado regional;

• Negociações mais ágeis e simplificadas;

• Menores distâncias a serem percorridas;

• Menores prazos da entrega dos pedidos;

• Menores riscos de ruptura de processo;

• Maior flexibilidade dos fornecedores.

Centralização de Compras

Benefícios

• Maiores volumes amplia a capacidade de

negociação;

• Possibilita a padronização dos materiais

recebidos;

• O controle de estoques torna-se

simplificado.

Estrutura Organizacional de Compras

Ambiente de Compras

• Estudo dos materiais

• Análise econômica

• Identificação e análise de fornecedores

• Análise do custo e do preço

• Análise das embalagens e meios de transporte;

• Outras análises.

Relações com outras áreas

• Produção e PCP;

• Engenharia;

• Vendas;

• Marketing;

• Controle de qualidade;

• Finanças;

• Contabilidade;

• Recursos humanos;

• Outros.

Ambiente Externo de Compras

Ambiente Interno de Compras

Funções de Compras

• Chefe de compras;• Comprador de materiais diversos;• Comprador técnico;• Comprador de matéria-prima;

• Auxiliar de compras;

• Acompanhador de compras (follow-up)

Qualificação dos Compradores

Os compradores devem ter:

• Habilidade de estabelecer relacionamentos

comerciais saudáveis, transparentes e éticos,

interna e externamente;

• Habilidade em analisar as propostas recebidas e

compará-las;

• Habilidade em negociar com os fornecedores

pedidos e contratos de suprimento;

• Estar alinhado com os objetivos, políticas e normas

e cultura da organização.

Processos de Compras

a) Sistema a três cotações

b) Sistema de preço objetivo: o conhecimento prévio do preço justo

Solicitação Interna de Compras

• Documento que autoriza a execução da

compra;

• Informa e especifica que materiais devem ser

comprados, quantidades, prazo e local de uso,

prováveis fornecedores e informações

complementares.

Documento de solicitação e acompanhamento de compras

Informações paracompras

Acompanhamento de compras

Cotação de Preços

Pedido de Compra

• Contrato entre a empresa e o fornecedor que

representa as condições estabelecidas na

negociação prévia, como especificações de

qualidade, prazos, transporte e recebimento,

entre outras

• Eventuais alterações nas condições iniciais

devem ser devidamente discutidas e

registradas

Pedido de Compra

• Condições como indevida utilização de patentes

e marcas registradas devem ser explicitadas no

pedido

• Também condições de exclusividade de

material, no caso de peças e ferramentas

desenvolvidos pelo comprador e que não

devem ser fornecidos para outras empresas,

devem constar no pedido

Pedido de Compra

Pedido de Compra

• Os prazos de entrega devem ser

cuidadosamente monitorados e é necessário

um canal de comunicação rápido e eficiente

com o fornecedor para notificação dos atrasos,

questionamentos e avisos de alerta

• Normalmente, o meio utilizado são os informes

enviadas por correio eletrônico, destinadas

simultaneamente aos profissionais envolvidos

Pedido de Compra

• O material recebido dos fornecedores é

checado, para verificar se corresponde ao

pedido, em termos de especificações técnicas,

quantidade, preço, avarias devido transporte e

outras possíveis divergências

• Utiliza-se para isso um formulário que facilita a

checagem e a comunicação com o fornecedor

Pedido de Compra

formulário irregularidades

Acompanhamento de Compras

• O comprador deve manter um registro de todas

as fases do processo de compra, incluindo

variações de preço, quantidades pedidas,

condições de pagamento e de não-

conformidades

• Importante ferramenta no gerenciamento das

compras

Acompanhamento de Compra

Atividade de Compras

a) Pesquisa

• estudo do mercado• estudo dos materiais• análise dos custos• investigação das fontes de fornecimento• inspeção das fábricas dos fornecedores• desenvolvimento de fontes de

fornecimento• desenvolvimento de fontes de materiais

alternativos

Atividade de Compras

b) Aquisição

• conferência de requisições• análise das cotações• decidir comprar por meio de contratos ou

no mercado aberto• entrevistar vendedores• negociar contratos• efetuar as encomendas de compras• acompanhar o recebimento de materiais

Atividade de Compras

c) Administração

• manutenção de estoques mínimos

• transferências de materiais

• evitar excessos e obsolescência de

estoque

• padronizar o que for possível

Atividade de Compras

d) Diversos

• fazer estimativa de custo

• dispor de materiais desnecessários,

obsoletos ou excedentes

• cuidar das relações comerciais recíprocas

Organização de Compras

• Nas grandes empresas, que envolvem várias

fábricas e grandes volumes de compras, um

problema fundamental de compras é a

definição de um sistema centralizado ou

descentralizado

• É ainda possível um misto dos dois sistemas,

havendo uma central de compras, mas com

determinados itens sendo comprados pelas

fábricas, que devem contar com departamentos

locais de compras

Descentralização de Compras

Vantagens:

• Menores distâncias geográficas

• Menores prazos na aquisição dos materiais

• Facilidade de diálogo

Centralização de Compras

Vantagens:

• Negociação de maiores volumes de

materiais

• Homogeneidade da qualidade dos

materiais comprados

• Facilidade no controle de estoques

Pesquisa de Compras

• Elemento básico na operação das compras

• Determinação e busca da qualidade certa,

seleção de fornecedor adequado, estudo

comparativo entre comprar ou fabricar

determinado item, estabelecimento de padrões,

entre outros, são atividades da pesquisa

• Acompanhamento dos novos desenvolvimentos

e tecnologias, bem como da estrutura

econômica dos fornecedores ativos da empresa

Pesquisa de Compras

a) Estudo dos materiais: avaliação das necessidades da empresa para períodos que variam de um a dez anos, tendência a curto e longo prazo de ofertas e demandas, melhorias tecnológicas, perspectivas para possíveis substitutos, desenvolvimento de padrões e especificações

b) Análise econômica: efeito dos ciclos econômicos sobre os materiais comprados em função das necessidades, tendências dos preços gerais, influência das variações econômicas sobre fornecedores e concorrentes

c) Análise de fornecedores: qualificações de fornecedores ativos e em potencial, estudo das instalações dos fornecedores, avaliação do seu desempenho, análise da condição financeira

Pesquisa de Compras

d) Análise do custo e do preço: razões subjacentes às variações dos preços, estudo comparativo de peças semelhantes, análise dos custos e margens de lucro de um fornecedor, investigações relativas a métodos alternativos de fabricação e de especificações de materiais

e) Análise das embalagens e transportes: efeito das localizações dos fornecedores sobre os custos, métodos alternativos de despachos, reclassificação dos artigos, introdução das melhorias nas embalagens, melhorias na manipulação dos materiais

f) Análise administrativa: controle dos formulários, simplificação do trabalho, emprego de sistemas informatizados, preparação de relatórios

Pesquisa de Compras

Pesquisa de Compras

Relação com outras áreas

• Produção: a relação deverá ser considerada do ponto de vista do seu objetivo comum, que é contribuir para o benefício geral da empresa. Deste ponto de vista, há uma excelente razão para que nem um nem outro predomine em suas funções

• Engenharia: a cooperação entre compras e engenharia concentra-se nos assuntos relativos ao projeto, planejamento e especificações preliminares das exigências de produção

• Contabilidade: cada compra efetuada representa um dispêndio futuro e põe em ação uma série de operações de contabilidade

Relação com outras áreas

• Vendas: deve manter Compras informado quanto às cotas de vendas e suas expectativas, que servem como um índice das prováveis quantidades de materiais necessários. Nas empresas industriais, esse relacionamento é transferido para o PCP

• PCP: a relação é tão estreita e fundamental que ambos se encontram combinados em mais da metade das indústrias; o efeito desejado nessa colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, da aquisição até a entrega e utilização

• Controle de qualidade: Compras deve adquirir materiais e produtos que satisfaçam às especificações; o controle de qualidade faz testes de aceitação dos materiais comprados e deve informar a seção de compras, que por sua vez informará o fornecedor, sobre quais métodos de teste serão aplicados e qual o critério adotado para sua aceitabilidade

Funções de Compras

• Chefe de compras: analisa as solicitações de compra de matérias-primas, máquinas e equipamentos em geral; analisa as necessidades e detalhes técnicos exigidos pelos requisitantes; coordena pesquisa de fornecedores e coleta de preços; organiza concorrências e estuda seus resultados; solicita testes de qualidade das matérias-primas adquiridas; assessora as várias seções com informações e soluções técnicas; controla prazos de entrega; elabora previsões de compras; examina cadastro geral dos fornecedores; mantém contatos com setores de produção; elabora relatórios e estatísticas de controle geral

Funções de Compras

• Comprador de materiais diversos: efetua e acompanha pequenas compras de materiais sob supervisão da chefia da seção; pesquisa do cadastro de fornecedores de preços; estuda preços e qualidades; mantém arquivo de catálogos e fornecedores

• Comprador técnico: efetua compras de materiais especiais de produção sob supervisão e orientação da chefia; classifica e analisa solicitações de compra; estuda e analisa necessidades técnicas; pesquisa cadastro de fornecedores; prepara concorrência; analisa informações recebidas e informa à chefia as melhores condições; assessora outras seções com informações técnicas; acompanha e controla a entrega dos materiais

Funções de Compras

• Comprador de matéria-prima: efetua compras de matérias-primas, sob supervisão da chefia da seção; classifica e analisa solicitações de compra remetidas por outros setores; pesquisa cadastro de fornecedores e cotações dos produtos; organiza pequenas concorrências; providencia as compras e acompanha as entregas das mesmas

• Auxiliar de compras: controla o recebimento de solicitações de compras e efetua conferência dos valores anotados; pesquisa arquivo de publicações técnicas; elabora relações de fornecedores para cada material; emite pedidos de compra; controla arquivo de catálogos e documentos referentes às compras efetuadas

Funções de Compras

• Acompanhador de compras (follow-up):

acompanha, documenta e fiscaliza as

encomendas realizadas em observância aos

respectivos prazos de entrega; informa ao

comprador o resultado do acompanhamento;

efetua cancelamentos, modificações e

pequenas compras conforme determinação da

chefia

Qualificação dos Compradores

• Há algum tempo, os compradores começavam como

almoxarifes e compravam apenas itens de menor

importância, além de cuidar do recebimento das

compras, inclusive das que não faziam; muitas

vezes não conheciam o produto que recebiam e só

sabiam da compra no recebimento, pois quem pedia

era normalmente um gerente de produção

• Hoje, o comprador é um profissional especializado,

podendo se especializar inclusive em determinados

áreas industriais ou tipos de materiais

Qualificação dos Compradores

a) Deve ser criterioso nas análises das ofertas dos

vendedores

b) Postura com agressividade bem orientada e

fundamentada, para negociar com os vendedores e

melhorar os termos de um possível acordo

c) Deve se identificar com a política e os padrões

éticos definidos pela empresa

d) Deve manter uma comunicação honesta com os

fornecedores, no intuito de manter boas relações

com os mesmos

Sistemas de Compras

Visão Geral

• O sistema adotado deve se adequar à estrutura

da empresa e sua política

• A área de compras vem sofrendo constantes

mudanças, com o objetivo de torná-la mais

eficiente e melhorar as relações de parceria

com fornecedores

Sistemas de Compras

a) Sistema a três cotações: estabelece número mínimo de cotações elevar a competição; a pré-seleção dos concorrentes qualificados evita o dispêndio de tempo com um grande número de fornecedores, dos quais boa parte inviáveis

b) Sistema de preço objetivo: o conhecimento prévio do preço justo embasa o comprador e permite melhor avaliação das cotações; pode servir como parâmetro de competitividade para os fornecedores; embasa o comprador nas discussões de aumentos de preço e de distribuição da porcentagem

Sistemas de Compras

c) Duas ou mais aprovações: no mínimo duas pessoas estão envolvidas em cada decisão de escolha do fornecedor, como defesa dos interesses da empresa, protegendo o comprador ao possibilitar revisão de uma decisão individual; tende a aumentar a eficiência, já que duas ou mais pessoas estão envolvidas no processo

d) Documentação complementar: a documentação anexada ao pedido possibilita, no ato da segunda assinatura, o exame e revisão de cada fase de negociação e estará sempre disponível; essa documentação, como pedido de compra, contratos, entre outros, é normalmente digitalizada em um sistema informatizado de controle e acompanhamento

Solicitação de Compras

• Documento que autoriza a execução da compra

• Informa o que comprar, a quantidade, o prazo

de entrega, local de entrega, prováveis

fornecedores e outras eventuais informações

mais específicas

Inspeção de Qualidade

• É o ato de medir a qualidade de um produto,

comparar suas características observadas com os

padrões especificados.

Fatores Internos da Qualidade

• As condições materiais, instalações, matéria-

prima, pessoal e os custos para atingir ou

manter determinado nível de qualidade. A

medida de confiabilidade de um produto aceito

como de boa qualidade em relação às

especificações do projeto e do processo é a

qualidade de fabricação

Fatores Externos da Qualidade

• externos: quais os desejos dos consumidores?

Existem condições governamentais quanto à

qualidade do produto fabricado? Ocorrem

exigências para determinado tipo de mercado

consumidor?

Funções do Controle de Qualidade

estabelecimento de normas e especificações que determinarão os níveis ou padrões de qualidade a serem seguidos

inspeção e registro de dados aplicação de técnicas estatísticas de controle de

qualidade definição de métodos de recuperação de produtos

ou peças defeituosas manutenção de equipamentos e ferramentas de

inspeção prevenção das condições que prejudicam a

qualidade

Inspeções da Qualidade

a) Inspeção de matéria-prima ou de

recebimento;

b) Inspeção de processo

c) Inspeção final

Definição da Qualidade

• Atender a certos requisitos: o comprador deve saber exatamente o que se

deseja o pedido de compra deve ser emitido com uma

descrição adequada das especificações o fornecedor deve ser devidamente informado das

exigências de qualidade devem existir meios apropriados de inspeção e de

testes, para verificação do atendimento aos padrões definidos

os materiais entregues devem estar de acordo com as especificações de qualidades estabelecidas pelo comprador

Preço e custo

• É importante que o comprador conheça e utilize

a análise preço-custo e tenha conhecimento dos

sistemas de custos, especialmente na formação

dos preços e impacto dos impostos

• Preço: exigência financeira do fornecedor na

venda de um produto ou serviço

• Custo: esforços financeiros aplicados pelo

fornecedor nos produtos ou serviços vendidos

Questões sobre preço e custo

Como o fornecedor estabelece seu preço?

Qual é a reação do mercado?

Qual a reação do mercado com produtos

dos concorrentes?

Qual o grau de confiabilidade nas

estimativas do fornecedor?

Qual deve ser a margem em que atua o

fornecedor?

Custos

• O termo custo é vago e tem aplicação abrangente,

havendo diversos tipos de especificações

• Custo fixo ou variável; custo de produção, de

distribuição ou de venda; custo médio ou de

reposição, entre outras classificações

• De acordo com o tipo da empresa e seu processo de

fabricação, podemos ter três sistemas de custos: por

ordem de produção, por processo de fabricação ou

custo-padrão

Custos

• Custo por ordem de produção;

• Custo por processo de fabricação;

• Custo-padrão ou standard;

• Custos fixos e Custos variáveis;

Apuração de Custos

• Acumulação: inventários, controle de mão-de-obra, despesas históricas e previsões

• Classificação: contabilidade geral e analítica, ou uma contabilidade de custo integrada na contabilidade geral da empresa.

• Distribuição: consiste em distribuir os elementos de custo aos setores, departamentos, centros de custo ou linha de produtos.

Processos de Apuração de Custos

• Apropriação: é basicamente a distribuição das

despesas entre os produtos fabricados. O

método deve ser criteriosamente selecionado,

pois terá reflexos vitais na política de preços,

nas decisões com respeito à diversificação de

produtos, na avaliação dos estoques e na

determinação do lucro do período.

Redução de Custos

• Produto novo: sempre que negociada a compra, a diferença entre o preço objetivo estimado e o preço pago será considerada como economia ou perda.

• Variações econômicas: reajustes solicitados são analisados de acordo com os fatores econômicos que influem no preço;

• Negociação pura: sempre que se conseguir reduzir um preço através de qualquer negociação, será computada a economia obtida.

Redução de Custos

• Alteração da data de validade: os reajustes solicitados pelos fornecedores podem ser adiados ou parcelados; o material entregue no período anterior ao aumento integral é considerado como economia.

• Aumento devido a alteração de produto: qualquer modificação de desenho ou especificação será objeto de uma estimativa de alteração de preço. Qualquer diferençado preço efetivamente pago é computada como economia negociada.

• Alteração de programação: produtos adquiridos em grande volume de dois ou mais fornecedores podem ser objeto de negociações favoráveis, com a alteração do peso de cada fornecedor no volume total.

Redução de Custos

• Condições de pagamento: qualquer aumento do prazo de pagamento sem juros adicionais é computado também como economia negociada; para o cálculo.

• Adiantamento de entregas: o conhecimento antecipado de um aumento expressivo nos preços permite que se estude uma antecipação no recebimento de produtos ao preço em vigor, sem o reajuste.

Redução de Custos

Fatores podem reduzir custos nas compras de manutenção e equipamentos:

Negociação que reduza o preço que vem sendo pago;

Nova fonte fornecedora que entregue o mesmo material por melhor preço;

Dilatação dos prazos de pagamento sem acréscimos de juros;

Variação de materiais de marcas diferentes e de tipos similares;

Negociação das condições de entrega.

Condições de Compra - Prazos

• Os prazos para recebimento da mercadoria são

fixados de acordo com as necessidades da

produção, definidos pela produção

• Embora compras não defina esses prazos, deve

trabalhar para que os mesmos sejam cumpridos

pelos fornecedores.

Condições de Compra - Frete

• Com maior abrangência geográfica dos

negócios, o frete representa uma parcela muito

maior do custo dos produtos.

• Tipos de custos:

FOB (free on board): custo exclusivo do

produto

CIF (cost, insurance & freight): custo

do produto transportado mais seguros e

fretes

Condições de Compra - Embalagens

• O comprador deve sempre ficar atento ao peso

do custo da embalagem de transporte (não a

individual) no custo total do produto.

• Tipos de embalagens: retornáveis e não-

retornáveis.

Condições de Compra - Embalagens

• embalagens retornáveis (cestos metálicos, caixas e

engradados de madeira reforçados, contentores de aço ou

de plásticos): quando planejadas adequadamente têm

longa vida de uso;

• Não-retornáveis (caixas de madeira, papelão ondulado

ou plástico ondulado, sacos multifolhados de papel,

tambores de fibra): normalmente estão inclusas no preço

do produto e qualquer modificação desejada é

acrescentada ao preço.

Condições de Pagamento e Descontos

• O comprador procura sempre melhorar a

condição de pagamento ou obter descontos no

preço sem que outras condições sejam afetadas;

• É fundamental a avaliação das diferenças entre

os preços à vista e os preços com parcelamento;

• Estas avaliação deve ser em conjunto com o

departamento financeiro.

Condições de Pagamento e Descontos

• o caso de descontos em função da quantidade

comprada, a análise também é vital, pois é

preciso determinar se a redução no preço

compensa os custos operacionais devido a

maiores níveis de estoques.

• Nesse caso, o departamento de produção

avaliará se os custos de estoque serão

compensados pela redução do preço.

Negociação

• Não se trata de uma disputa em que uma parte

ganha e a outra perde; a boa negociação é

vantajosa para todas as partes envolvidas.

• As habilidades e técnicas de negociação devem

ser desenvolvidas através de dedicação e

treinamento especializado.

Negociação

• Há uma corrente de pensamento que considera

impossível uma pessoa reunir todas as

habilidades e qualidades necessárias a um bom

negociador, de modo que defendem a formação

de equipes de negociadores.

• As deficiências são compensadas e

especialistas em diversos assuntos são

reunidos, aumentando a abrangência das

competências.

Etapas da Negociação

1. Preparação;

2. Abertura;

3. Exploração;

4. Apresentação;

5. Clarificação;

6. Ação final:

Características do Negociador

vê a negociação como um processo contínuo e dinâmico, mesmo após o acordo final e a assinatura do contrato

tem a mente aberta

é atento às necessidades pessoais e do seu negócio e não descuida das necessidades de seu oponente

é flexível e rápido na definição de metas e interesses mútuos

não contraria o ponto de vista do oponente

oferece alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de seu oponente

Características do Negociador

é cooperativo; cria um clima propício para a solução de problemas em harmonia

é competitivo;estimula a eficiência na realização dos benefícios mútuos desejados

compreende que a manipulação de pessoas é incompatível com as metas de harmonia resultante da cooperação e competição

atinge os próprios objetivos e faz contribuições significativas para o alcance das metas da organização

Estilos de Negociador

a) Catalisador: criativo e entusiasta dos grandes empreendimentos, às vezes é considerado superficial e irreal; para causar impacto é preciso apelar para aspectos de novidade, singularidade, liderança e disponibilidade

b) Apoiador: prioriza as pessoas e trabalho em equipe, agrada aos outros, faz novos amigos; às vezes é considerado incapaz de cumprir prazos, liderar projetos, visto mais como missionário que como executivo e, para causar-lhe impressão, deve-se mencionar harmonia, garantia de satisfação e realização a quatro mãos

Estilos de Negociador

c) Controlador: toma decisões rápidas, organizado, conciso, objetivo, com sentido de urgência e muitas vezes é considerado insensível. Como argumento de negociação, deve-se usar tudo que se relacionar a metas, resultados e ganhos de tempo e dinheiro

d) Analítico: gosta de fazer perguntas, coletar dados, é perfeccionista e detalhista. Fornecer dados disponíveis, alternativas para análise, decisões seguras e pesquisas ajudará bastante na negociação

Classificação de Fornecedores

• Classificação quanto à natureza do que é fornecido

Matéria-prima

Serviços

Mão-de-obra

Classificação de Fornecedores

• Classificação quanto ao tipo de fornecedor

Fornecedores monopolistas

Fornecedores habituais

Fornecedores especiais

Classificação de Fornecedores

• Fornecedores monopolistas

O fornecedor é o único no mercado

Grau de atendimento e

relacionamento dependem do

volume de compra

O interesse na negociação parte do

comprador

Classificação de Fornecedores

• Fornecedores habituais

Fornecedores tradicionais consultados nas

cotações

Linha de produtos padronizada e comercial

Interessados na negociação, em função da

concorrência

Classificação de Fornecedores

• Fornecedores especiais

Para negócios ocasionais

Utilizam equipamentos e/ou processos

muito especializados

Fontes de Fornecimento

• Os compradores devem procurar sempre mais

de uma fonte de fornecimento, a não ser no

caso dos monopolistas, para obter:

Maior segurança na reposição

Maior liberdade de negociação e maior

potencial de redução de custos

Maior oportunidade de melhoria da

qualidade do que é fornecido

Cadastro de Fornecedor

• Os compradores devem manter um cadastro de

fornecedor e de materiais

• Fundamental para a seleção dos melhores

fornecedores

• O cadastro permite o acompanhamento das

entregas e avaliação da performance

Modelo de Cadastro de Fornecedor

Novas Formas de Comprar

• Fornecedores virtuais

• Compras via Internet

• EDI

• Leilão virtual

Referências

• BARBIERI, José Carlos e MACHELINE, Claude. Logística Hospitalar. 2ª ed. São Paulo. Saraiva, 2009

• BERTAGLIA, Paulo Roberto: Logística e Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento, São Paulo, Saraiva, 2003.

• DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: princípios, conceitos e gestão – 6ª ed. São Paulo. Atlas, 2009

• MARTINS, Petrônio e ALT, Paulo Renato, Administração de Materiais. São Paulo. Saraiva, 2006

• MERLI, Giorgio. Comakership: a nova estratégia para os suprimentos. Rio de Janeiro. Qualitymark, 1999.