Administração do tempo
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Title slide
• Subtitle (Avoid if possible)
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Prof. Derson Lopes
Atuação:!
• Professor Universitário Unasp
• Coordenador Núcleo de Voluntariado Unasp
• Professor Conteudista SENAC
• Consultor
• Autor
Formação:!
• Mestrado em Administração ênfase em Finanças - FECAP (Cursando)
• PMP - Project Manager Professional
• MBA em Gestão Financeira
• Bacharelado em Teologia
• Ciências Contábeis
• Administração de Empresas
Experiência:
• 12 anos como Gerente de Projetos e Supervisor Administrativo em Organizações de Terceiro Setor
• 5 anos supervisão comercial - Superbom, Bonduelle e Jundiá
• Consultoria em micro, pequenas e médias empresas
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O que não esperar desse curso…
1. Milagres
2. Resultados
Imediatos
3. Mudança sem
esforço
4. Caminho Fácil
5. Receita de Bolo
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Para se ter sucesso na administração do tempo será preciso:
1.Autodisciplina 2. Nova Mentalidade 3. Uso de Ferramentas 4. Perseverança
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COMPROMISSO
Seguidos corretamente e de maneira disciplinada, os princípios desse curso promoverão um incremento de 15% a
30% em sua produtividade.
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Agenda do Curso:1. Introdução
2. Conceitos
3. Nova mentalidade
4. Metodologia: Autogerenciamento
5. Ferramentas
6. Compromisso
7. Conclusão
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INTRODUÇÃO
As pessoas comuns pensam apenas como passar o tempo. Uma pessoa inteligente tenta usar o tempo.
Arthur Schopenhauer
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Reclamações de todos…
• Não tenho tempo… • Que correria…. • Não consigo fazer tudo que preciso… • Preciso de um dia de 30h…
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Sentimentos comuns…
• Culpa quando não se está trabalhando • Culpa quando não está com a família • Sensação de que sempre algo ficou por fazer • Final do dia, mês e ano com a sensação de
que não realizou nada • Incapacidade e improdutividade • Corre, corre e não alcança
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Situação Atual
Para muitos executivos o maior motivo de estresse é a dificuldade em administrar o próprio tempo.
90% do tempo das pessoas é gasto em emergências.
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Situação Atual
Idéias perdidas na mente
Projetos não executados por falta de tempo
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Situação Atual
Razão de Divórcios. !
Corrosivos de Relacionamentos: - Impontualidade. - Descumprimento de Compromissos - Falta de Atenção.
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Fatos inegáveis…
• O tempo é incontrolável • O tempo é relativo • Temos um ciclo no tempo de nascimento,
desenvolvimento e morte
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MÁ NOTÍCIA
Não é possível
administrar o tempo
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BOA NOTÍCIA
É POSSÍVEL ADMINISTRAR
O QUE VOCÊ FAZ NO TEMPO
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CONCEITOS
O tempo é o único capital das pessoas que têm como fortuna apenas a sua inteligência.
Honoré de Balzac
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CONCEITOS
• GTD • Primeiro mais importante • Tríade do Tempo
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GTD
• Getting Things Done • A Arte de Fazer Acontecer • David Allen
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GTD
1. Coleta 2. Processamento 3. Organização 4. Revisão 5. Ação
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Primeiro o mais importante
• Urgente X Importante • Planejamento Semanal • Papéis
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Tríade do Tempo
• Importante, Urgente e Cirscunstancial • Software • Teste
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Tríade do Tempo
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NOVA MENTALIDADE
Ninguém pode voltar no tempo e fazer um novo começo.Mas podemos começar agora e fazer um novo fim !
Bob Marley
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Longo Prazo X Curto Prazo
• Sociedade Aspirina • Construir o futuro no presente • Determinar o fim • Priorizar aquilo que fortalece nosso futuro
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Mentalidade de Longo Prazo
• Fazer hoje o que vai determinar o que eu quero no futuro
• Abrir mão de coisas boas hoje para ter coisas melhores no futuro
• Coordenar as atividades visando a produtividade
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Vantagens:
• Saber onde está indo • Percepção de alcance • Foco na construção do futuro
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Planejamento Longo Prazo
• Norteador das atividades • Identificador de Prioridades • Determinado por papéis • Auxiliador de escolhas
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Planejamento Estratégico Pessoal!!!Visão !
(Uma frase que defina onde você pretende chegar. Pense em um padrão de excelência a ser perseguido durante toda sua vida). !!
Visão:__________________________________________________________________!!________________________________________________________________________ !!
Missão (Uma frase que começando com um verbo que seja a principal atividade exercida por
você continuamente para alcançar sua Visão). !!!Missão:_________________________________________________________________!!________________________________________________________________________ !!
Valores (Os itens importantes valorizados por você que servirão de filtros nas tomadas de
decisão relacionadas a sua Visão e Missão. Ex. Deus, Família, Honestidade...). !!!Valores:_________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!
Objetivos (Determine seus objetivos para 30, 20, 15, 10 e 5 anos, nessa ordem, e por áreas da vida,
ou seja, objetivos profissionais, acadêmicos, familiares, etc.) !!!Objetivos:_______________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!
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!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!!
Metas Crucialmente Importantes (Determine 3 metas crucialmente importantes para alcançar seus objetivos. Atenção: Só
podem ser 3 metas, elas devem ser relacionadas com os objetivos como um todo, mensuráveis, ou seja, ter um número específico a ser alcançado e devem ser estipuladas
para serem alcançadas ainda nesse ano. Devem ser descritas de maneira clara e em apenas uma frase curta. Exemplo: Economizar 10% do salário por mês até Dezembro de
2013.)!!Meta 1:_______________________________________________________________!!Meta 2:_______________________________________________________________!!Meta 3:_______________________________________________________________!!!
Estratégias (Para cada meta estabelecida determinar uma estratégia para que ela seja alcançada. Ex.
Para a meta Economizar 10% do salário por mês até Dezembro de 2013 - Estratégia - Cortar os gastos com Restaurantes, Revistas e Passeis supérfluos.)!!!
Estratégia 1:_____________________________________________________________!!Estratégia 2:_____________________________________________________________!!Estratégia 3:_____________________________________________________________!
Pareto: 80/20
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Planejamento Longo Prazo
• Valorizar as tarefas realmente importantes • Identificar os papéis • Dar prioridade as “Pedras Grandes"
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![Page 38: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/38.jpg)
ATIVIDADE
![Page 39: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/39.jpg)
Disciplina
Uma vez estabelecido o caminho a ser
percorrido e as metas a serem alcançadas,
todos os esforços precisam ser monitorados de
maneira disciplinada para que não sejam
fracassados
![Page 40: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/40.jpg)
AUTOGERENCIAMENTO
Com tino e método alguns conseguirão em cinco horas o mesmo trabalho que outros em dez.
Ellen White
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Controle
Você é um
escravo do tempo
ou o tempo é seu
escravo?
![Page 42: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/42.jpg)
Controle
Controlar o que você faz no tempo
é assumir o comando da sua vida
![Page 43: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/43.jpg)
PASSOS DE IMPLANTAÇÃO DO AUTOGERENCIAMENTO
![Page 44: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/44.jpg)
Executivo Eficaz
1. Não começam pela tarefa, mas pelo tempo 2. Analisam para onde estão direcionando seu
tempo efetivamente 3. Distribuem seu tempo e eliminam coisas não
produtivas Peter Drucker
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Fase 1 - 3 semanas
Fase 2 - 2 semanas
Fase 3 - 2 semanas
Fase 1 - Preparo
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Planejamento Estratégico Pessoal!!!Visão !
(Uma frase que defina onde você pretende chegar. Pense em um padrão de excelência a ser perseguido durante toda sua vida). !!
Visão:__________________________________________________________________!!________________________________________________________________________ !!
Missão (Uma frase que começando com um verbo que seja a principal atividade exercida por
você continuamente para alcançar sua Visão). !!!Missão:_________________________________________________________________!!________________________________________________________________________ !!
Valores (Os itens importantes valorizados por você que servirão de filtros nas tomadas de
decisão relacionadas a sua Visão e Missão. Ex. Deus, Família, Honestidade...). !!!Valores:_________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!
Objetivos (Determine seus objetivos para 30, 20, 15, 10 e 5 anos, nessa ordem, e por áreas da vida,
ou seja, objetivos profissionais, acadêmicos, familiares, etc.) !!!Objetivos:_______________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!
Fase 1 - Preparo
1 - Elaborar Planejamento
Estratégico Pessoal
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Fase 1 - Preparo
2 - Administrar os "ladrões do tempo”
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LADRÕES DO TEMPOQuem mata o tempo não é assassino mas sim um suicida.
Millôr Fernandes
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Televisão
• Filmes • Novelas • Telejornais • Esportes • Reality Shows
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Internet
• Redes Sociais • Notícias • Futilidades • Emails
![Page 51: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/51.jpg)
Emergências
• Tarefas mal planejadas • Tarefas não delegadas • Interferências externas • Atividades irrelevantes • Telefone
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![Page 53: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/53.jpg)
Emergências
• Tarefas mal planejadas • Tarefas não delegadas • Interferências externas • Atividades irrelevantes • Telefone
![Page 54: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/54.jpg)
Uso Racional
• Você não precisa abandonar totalmente • Planeje o tempo a ser dedicado a cada um • Compare o percentual de tempo dedicado • Analise a real relevância e aproveitamento
![Page 55: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/55.jpg)
Fase 1 - Preparo
3 - Descarte
![Page 56: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/56.jpg)
Desorganização
• Tempo de procura • Retrabalho • Falta em
Compromissos • Impontualidade • Tempo com coisas
inúteis
![Page 57: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/57.jpg)
![Page 58: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/58.jpg)
Processo de Descarte
• Papéis • Livros • Revistas • Roupas • Móveis • Equipamentos • Etc.
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Processo de Descarte
1. Está em condições de uso? 2. Vou usar novamente no médio prazo? 3. Posso encontrar facilmente? 4. Pode ser vendido? 5. Pode ser doado?
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Processo de Descarte
1. Coloque todas os objetos semelhantes juntos no mesmo lugar
2. Análise quais deles você usou no último ano 3. Verifique a importância emocional de cada um 4. Verifique a “REAL" necessidade futura 5. Descarte os inúteis 6. Armazene de maneira organizada e classificada
os objetos retidos
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GTD
1. Coleta 2. Processamento 3. Organização 4. Revisão 5. Ação
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![Page 63: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/63.jpg)
![Page 64: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/64.jpg)
Descarte Mental
1. Colocar todos os planos e projetos por escrito 2. Análise de cada um 3. Descarte dos inúteis 4. Fichas para as idéias que serão mantidas
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Fase 1 - Preparo
4 - Organização
![Page 66: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/66.jpg)
Organização
• Pastas • Arquivos • Backup • Classificação • 5'S
![Page 67: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/67.jpg)
Fase 2 - Implantação
Fase 1 - 3 semanas
Fase 2 - 2 semanas
Fase 3 - 2 semanas
![Page 68: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/68.jpg)
Fase 2 - Implantação
1 - Estrutura de Organização
![Page 69: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/69.jpg)
Caixas ou Pastas - Doc
• INBOX • ALGUM DIA • PROJETOS • ESPERA • PRÓXIMAS AÇÕES • AGENDADO
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Agenda/APP/Planilha - Info
• INBOX • ALGUM DIA • PROJETOS • ESPERA • PRÓXIMAS AÇÕES • AGENDADO
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Fase 2 - Implantação
2 - Inbox
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Inbox
• Tudo deve ser escrito • Toda informação recebida vai para a página
"INBOX" • Todos os documentos recebidos vão para a
caixa “INBOX"
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Fase 3 - Prática
1- Planejamento Semanal e Diário
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Executivo Eficaz
1. Não começam pela tarefa, mas pelo tempo 2. Analisam para onde estão direcionando seu
tempo efetivamente 3. Distribuem seu tempo e eliminam coisas não
produtivas Peter Drucker
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Planejamento
• 1h por semana em um dia específico • 20 min por dia em um momento específico • Inserir os compromissos relativos aos papéis
específicos e prioridades • Analisar e classificar os itens “Inbox" • Preencher a distribuição do tempo e analisar
percentual de cada item
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Definição de Prioridades
1. Prefira o futuro ao presente 2. Concentre-se nas
oportunidades 3. Escolha sua direção e não a
mais popular 4. Estabeleça um alvo elevado
Peter Drucker
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Tríade do Tempo
Pareto: 80/20
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ATIVIDADE
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Fase 3 - Prática
2 - Fluxograma de Ação - GTD
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GTD
1. Coleta 2. Processamento 3. Organização 4. Revisão 5. Ação
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Fase 3 - Prática
3 - Otimização do tempo
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Otimização
• Agrupamento por contextos(Telefone, Computador, etc.)
• Aproveitamento dos tempos de espera • Utilização de recursos digitais e tecnológicos
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Fase 4 - Avaliação
Acompanhamento Constante
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Avaliação
• Verifique seu desempenho • Acompanhe seu percentual de distribuição
do tempo • Busque feedback das pessoas de seu
relacionamento
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FERRAMENTAS
Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito !
Pitágoras
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Agenda
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Aplicativos
Doit.im
US$ 20.00/ano
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Neotríad
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OmniFocus US$ 40.00 + Assinatura
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COMPROMISSO
O tempo rende muito quando é bem aproveitado.
Johann Goethe
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CONCLUSÃO
A mais lamentável de todas as perdas é a perda do tempo.
Philip Chesterfield
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Conclusão
• Tempo é vida • Usar bem o tempo é viver bem • Tempo para Deus
!Ele fez tudo apropriado a seu tempo. Também pôs no coração do homem o anseio pela eternidade; mesmo
assim este não consegue compreender inteiramente o que Deus fez.
Eclesiastes 3:11
![Page 100: Administração do tempo](https://reader034.fdocumentos.com/reader034/viewer/2022042714/5563ed52d8b42ae33c8b465c/html5/thumbnails/100.jpg)