ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

A GENTE MAL NASCE...COMEÇA A MORRER

HÁ OS QUE SE QUEIXAM DO VENTO. OS QUE ESPERAM QUE ELE MUDE E OS QUE PROCURAM AJUSTAR SUAS VELAS.

William Ward, Teólogo inglês

DIAGNÓSTICO DO TEMPO

Faça uma lista das suas atividades diárias, incluindo o final de semana. Acrescente o tempo real que você dedica a elas e quantas vezes na semana. Registre só o tempo real e não o ideal.

ATIVIDADE QUANTAS HORAS POR DIAS QUANTAS VEZES NA SEMANA

SONO

TRABALHO

TRANSPORTE

ALIMENTAÇÃO

LAZER

DIAGNÓSTICO DO TEMPO RELFEXÕES

1-Quais atividades consomem mais tempo? Porque? 2-Como elas se distribuem ao longo das 24 horas do dia? 3-Quais as que afetam os resultados que você deve atingir?

DIAGNÓSTICO DO TEMPO REFLEXÕES

E se o dia tivesse 36 horas?

Para quais atividades você dedicaria mais tempo?

Que outras atividades você acrescentaria?

COMO VOCÊ QUER SEU TEMPO?

Após este exercício reflita o que você precisa mudar na forma como você se relaciona e na obtenção de resultados.

“Na verdade o desafio não é administrar o tempo, mas administrar a pessoa”.

Stephen Covey

OS DESPERDIÇADORES DO TEMPO

Informações incompletas Falta de concentração Não saber dizer “NÃO” Fazer serviço dos outros Falta de disciplina Reuniões improdutivas

OS DESPERDIÇADORES DO TEMPO

Responsabilizar-se por muitas coisas ao mesmo tempo Adiamento Má utilização da agenda Não saber priorizar Estimativas não realistas de tempo Tarefas incompletas Interrupções desnecessárias

REFLEXÕES SOBRE A PERDA DE TEMPO

DESPERDIÇADORES (Desperdiçam)

LADRÕES (Lesam)

VAMPIROS (Tiram a vitalidade)

Filas Reuniões improdutivas Falta de concentração

Atrasos Não saber dizer “NÃO” Adiamento

Informações incompletas Responsabilizar-se por muitas coisas ao mesmo tempo

Falta de disciplina

Má utilização da agenda Não saber priorizar Preocupações

REFLEXÕES SOBRE A PERDA DE TEMPO

Para que eu estou aqui? Quais meus objetivos?

Quais as minhas prioridades?

ORGANIZE-SE!

REFLEXÕES SOBRE A PERDA DE TEMPO

1-Faça uma lista de suas atividades

Tarefas Ativas Positivas 2-Divida as tarefas em:

(Os objetivos do seu trabalho)

Tarefas Reativas (Secundárias, rotineiras)

REFLEXÕES SOBRE A PERDA DE TEMPO

IMPORTÂNCIA 3-Estabeleça prioridades em relação a:

(Quanto tempo vai gastar?)

URGÊNCIA (Com que velocidade deve resolvê-la?)

PROGRAME SEU TEMPO ENTRE TAREFAS ATIVAS E AS REATIVAS

FERRAMENTAS PRÁTICAS

1-AGENDA DO DIA SEGUINTE: Faça uma lista no final do expediente, definindo prioridades e programando as principais atividades. Avalie ao final do dia.

2-FAZER LISTA DE PENDÊNCIAS: Anote tudo o for que solicitado para não esquecer e mantenha o foco nas prioridades.

FERRAMENTAS PRÁTICAS

3-PROGRAMAR A SEMANA: No final da semana revise o plano, comparando o previsto com o realizado. Reflita: estou conseguindo dar o tempo certo para as coisas realmente importantes?

4-ALGUNS CUIDADOS COM E MAILS: •Coloque no assunto que tipo de ação que é necessário. Ex: Responder até amanhã. •Seja objetivo e conciso quando redigir sua mensagem. •Envie somente para quem realmente está envolvido no assunto. Evite cópias desnecessárias. •Estabeleça um horário para ler e responder e mails.

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MATRIZ DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

STEPHEN COVEY

URGENTE NÃO URGENTE

IMPORTANTE I-ATIVIDADES Crises, problemas urgentes, projetos ou tarefas com data marcada

II-ATIVIDADES Prevenção, atividades CP(Capacidade de produção), Desenvolvimento do relacionamento

NÃO IMPORTANTE III-ATIVIDADES Interrupções, rotina, telefone, correspondência e relatórios, atividades populares

IV-ATIVIDADES Detalhes, pequenas tarefas, correspondência, “atividades agradáveis”

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“Pois se não podemos mudar o curso do tempo, dispomos de um trunfo capital: graças ao nosso cérebro, podemos andar mais rápido que ele”.

Jean-Louis Servan Schreiber