ADMINISTRAÇÃO DO SISTEMA DE RESERVAS

Através do menu “Gerenciamento de Aplicativos” vamos gerenciar os dados do Sistema

1. Reservas

Na tela de Reservas é possível ver todas as reservas que foram efetuadas e utilizar os filtros para exibir por período,

por usuário, por agenda, por sala, etc...

Ao clicar em uma Reserva o Administrador (como também o Usuário qual fez a solicitação) tem permissão para

alterar seus dados (como titulo, descrição, período de início e fim, equipamentos vinculados, etc...), além de poder

excluir e adicionar a reserva ao calendário do Outlook.

2. Horários Indisponíveis

Quando o cursor do mouse passa sobre o a opção “Reservas”, abre a opção “Horários Indisponíveis”. Nele é possível

cadastra um período que determinada Sala (Recurso) ficará indisponível (por ex. para uma manutenção nos

equipamentos).

3. Agendas

Agendas são utilizadas para organizar uma lista de Salas, por ex. na Agenda “LDI” podemos ter as Salas “Lab 1” e

“Lab”, na Agenda “Central de Aulas” podemos ter as Salas “Auditório”, “Sala 1”, “Sala 2” ...

Recomendado fazer o cadastro da nova Agenda seguindo as opções

conforme ao lado:

Nome – “Qualquer”

Inicia em – Segunda

Número de dias visíveis – 5

Usar mesmo layout como – “Agenda” (a primeira já criada...

pode ser alterado o nome da mesma)

A “Agenda Padrão” já possui as configurações de horário e permissões

para Reservas nos dias úteis das 8h00 ás 18h00. Caso necessário

alterar isso utilize do link “Mudar Layout” da referente Agenda.

4. Salas

Na lista de Salas temos a lista de Salas disponíveis para reservas. Na frente de cada sala temos as seguintes opções

importantes:

Renomear/Excluir a Sala

Estado – é possível colocar a sala como

Offline e desabilitá-la temporariamente.

Aparece Em Agenda – É possível mover a

Sala para outra Agenda

Local, Contato, Descrição, Notas, Adicionar

Imagem – Adicionar mais informações sobre a Sala.

Obs: não clicar em “Permitir reservar no calendário”

Clicando em “Alterar Configuração” você escolher regras da reserva na

sala (período Mínimo/Maximo, Necessidade de Aprovação, etc...)

No Cadastro de Salas preencha as informações conforme indicado:

Nome – Nome da Sala

Agenda – Agenda a qual a Sala estará presente

Permissões de Salas – Selecione Todos os Usuários

Administrador do Recursos – Pode deixar como Nenhum

5. Equipamentos

No cadastro de Equipamentos vamos cadastrar os equipamentos disponíveis para todas as Salas. Só adicionar o

Nome e a Quantidade Disponível (ou Ilimitado) do Equipamento. Um único equipamento reservado para um

determinado horário de Reserva se encontrará indisponível para os demais no mesmo horário.

6. Grupos

No item Grupos é possível criar grupos de usuários. O grupo padrão é “Administração” que contém os usuários com

permissão de Administrador. Caso necessário crie outros grupos para administrar recursos específicos ou criar Cotas.

7. Cotas

As Cotas são regras referentes a limitações nas Reservas. Podem ser limitada por Sala, por Agenda em um “Grupo de

Usuários” (deverá ser previamente criado) por horas ou número de reservas.

8. Anúncios

É possível cadastrar Anúncios (avisos) que serão exibidos na tela inicial dos usuários do Sistema de Reservas,

definindo uma data de início e final da validade e a prioridade com a qual vai ser exibida.

9. Relatórios

O Sistema de Reservas permite com que seja feito relatórios de Reservas, Uso de Salas, Uso

de Equipamentos... todos personalizados através da opção “Criar Novo Relatório”

Após criar um relatório ele ficará disponível na opção “Meus Relatórios Salvos”.

Também é possível utilizar um dos modelos de relatórios prontos na opção “Relatórios Gerais”