Agência Canadense de Cooperação Internacional Gestão por Resultados: Possibilidades e...

Agência Canadense de Cooperação InternacionalGestão por Resultados: Possibilidades e limitações

ORDEM E PROGRESSO

GESTÃO POR RESULTADOS - GPRConcepções e Método

Santarém– PANovembro de 2007


ORDEM E PROGRESSO

Objetivos da Oficina

Objetivo geral• Contribuir para o fortalecimento do processo de consorciamento (cooperação

inter-institucional) dos cinco Municípios e instâncias governamentais envolvidos no Projeto Novos Consórcios Públicos (NCP) - Saneamento Ambiental do Sudoeste do Pará

Objetivos específicos• Apresentar a metodologia de gestão por resultados desenvolvida pela CIDA a fim

de contribuir para sua apropriação pelos parceiros do projeto NCP.

• Contribuir para que gestores públicos fortaleçam suas capacidades de diálogo, planejamento, avaliação e gestão por resultados de programas sociais e políticas públicas, especialmente aqueles vinculados aos processos de cooperação inter-instuticional/consorciamento .

• Contribuir para a melhoria dos padrões de gerenciamento de programas de apoio à implantação de consórcios públicos.


ORDEM E PROGRESSO

Que caminho seguir nos quatro dias?

Dia 2Qual é nossa prática?O que é GPR?Porque e como fazer análise de situação?

Dia 3Porque e como olhar para os problemas?

Porque e como formular objetivos?Porque e como formular resultados?

Dia 4Como monitorar e avaliar?

O que é GPR?De que forma melhorar a gestão?

Dia 1O que construímos até o momento?Quais as conquistas?Quais os desafios?


ORDEM E PROGRESSO

Atividade I – Linha do Tempo

Trabalho individual : Linha do tempo (15 min) Perguntas o Quais os eventos marcantes e as conquistas que ocorreram entre outubro de

2006 até o momento? (tarjetas em azul)o Quais obstáculos e dificuldades que surgiram nesse período? (vermelho)o Como lidei com eles? (azul)o Que elementos facilitadores surgiram? (verde)o Como me senti em relação ao projeto?(azul) 4 grupos se reúnem e elaboram tarjetas individuais Perguntas (45min):o Quais os eventos marcantes e as conquistas que ocorreram entre outubro de

2006 até o momento? (tarjetas em azul)o Quais obstáculos e dificuldades que surgiram nesse período? (vermelho)o Como lidei com eles? (azul)o Que elementos facilitadores surgiram? (verde)o Como me senti em relação ao projeto?(azul)


ORDEM E PROGRESSO

Atividade II – Práticas de gestão de programasO participante escolhe 01 caso/situação recente que represente seu envolvimento direto com a

gestão de projetos que seja significativo de sua experiência. O participante deve olhar para seu caso respondendo às seguintes questões:

Individual o O que eu faço no meu dia-a-dia em relação à gestão de projetos? Quais afazeres estão mais

presentes em minha rotina de gestão de projetos ?

o Sou capaz de identificar objetivos desse projeto? Como eles foram construídos?

o Há resultados esperados? Quantos desses resultados eu conheço?

o Que dificuldades eu enfrento ao lidar com essas questões de objetivos e resultados nos projetos?

o Que benefícios, vantagens percebo em melhorar minha prática quanto a definição e avaliação de objetivos e resultados de projetos?

Trabalho em pequenos grupos : características da gestão dos programaso Cada participante compartilha sua produção e o grupo produz uma síntese em torno das

seguintes questões:

o O que caracteriza a construção de objetivos nesses projetos? Como são construídos?Eles são relevantes para quem?

o Que dificuldades comuns podem ser identificadas a partir das experiências dos participantes do grupo nos diferentes aspectos da gestão de projetos? (apresentar em tarjetas)

o Que benefícios o aprimoramento profissional em gestão de projetos pode trazer para as pessoas e organizações? (apresentar em tarjetas)


ORDEM E PROGRESSO

Quais parecem ser os problemas mais comuns?

• Planejamento impreciso• Imagem de sucesso ausente• Objetivos múltiplos e nebulosos e escopos mutantes• Ações ou atividades sem correspondência com objetivos

• Responsabilidade da gerência confusa• Gestão insuficiente ou amadora• Responsabilidade pela ação e não pelo resultado• Fatores fora do controle não considerados e/ou explicitados• Apagar incêndios, fazer apenas o que é urgente e nunca o importante

• Conflitos na avaliação• Acompanhamento intuitivo do desempenho• Competição com atividades de rotina• Desacordos sobre o que são resultados positivos ou negativos• Metas ausentes• Conflitos ao invés de aprendizagens• Financiamento irregular• Perda de controle


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Projeto“esforço temporário empreendido para criar um produto

ou serviço único” (PMI). É restrito por recursos limitados, planejado, executado e avaliado.

Programa“serviços oferecidos em bases contínuas” ou “portfólio

de projetos”.

Como intervir? Projetos ou Programas?


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1. Reunir os atores(participação) 3. Análise dos

problemas(árvores de problemas)

2. Análise da situação(interessados;

ativos -potências)

4. Formular objetivos (superior e

específicos) e atividades

5. Definir resultados para cada elemento

6. Definir indicadores para monitoramento

seguir na gestão...

Que etapas fundamentais propõe a GPR?


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É uma ferramenta de planejamento, gestão e avaliação de projetos criada por organismos de cooperação internacional para minimizar os problemas comumente encontrados em projetos.

É apresentada em uma matriz, onde os propósitos (objetivos), produtos e atividades (insumos) são estruturados de maneira hierárquica respeitando-se uma relação de causalidade: se insumos então produtos, se produtos então propósitos, se propósitos então fim.

Por que surge o Marco Lógico?


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Missão (Fim)Missão (Fim)

Objetivo geral (Propósito)Objetivo geral (Propósito)

Objetivos Específicos (Produto)

Objetivos Específicos (Produto)

Atividades (Insumos)Atividades (Insumos)

Se...Se...

Então...Então...

Recursos (Insumos)Recursos (Insumos)Pressupostos

Pressupostos

Pressupostos

HIPÓTESES INCERTEZAS

Pressupostos

Que caminho sustenta o Marco Lógico?


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Adotada pela CIDA para estimular a elaboração de Adotada pela CIDA para estimular a elaboração de melhores relatórios, melhor gestão e melhores melhores relatórios, melhor gestão e melhores resultados resultados

Auxilia a CIDA a demonstrar a efetividade dos Auxilia a CIDA a demonstrar a efetividade dos programas de cooperação internacional e a programas de cooperação internacional e a melhorar a execução desses programasmelhorar a execução desses programas

Por que a CIDA adota a GPR?


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(Fim) pessoas qualificadas para atender as demandas do mercado de trabalho

(Fim) pessoas qualificadas para atender as demandas do mercado de trabalho

(Propósito) Melhorar a qualidade da educação

(Propósito) Melhorar a qualidade da educação

(Produto) professores treinados, prédios equipados, novo sistema de gestão implantado

(Produto) professores treinados, prédios equipados, novo sistema de gestão implantado

(Insumos) Treinar professores, adquirir equipamentos, treinar gestores

(Insumos) Treinar professores, adquirir equipamentos, treinar gestores

Se...Se...

Então...Então...

Análise situacional

Hie

rarq

ui a

de O

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tivos

Um exemplo da estrutura lógica


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Resumo Narrativo

Indicadores

Fontes de Verificação

Pressupostos(Análise de risco)

Objetivo Geral (Fim):

Objetivo específico (Propósito):

Resultados (Produtos):

Insumos (Atividades)

Como a matriz pode ser organizada?


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Resumo Narrativo

Resultados Esperados

Mensuração de Desempenho

Pressupostos/ Indicadores de Riscos

OBJETIVO SUPERIOR

LONGO PRAZO INDICADORES PRESSUPOSTOS/ RISCOS

OBJETIVO ESPECÍFICO

MÉDIO PRAZO

INDICADORES PRESSUPOSTOS/ RISCOS

RECURSOS/ATIVIDADES

CURTO PRAZO INDICADORES PRESSUPOSTOS/ RISCOS

E ainda...


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declaração de intenção de longo prazodeclaração de intenção de longo prazo foco na sociedade foco na sociedade o projeto o projeto contribui paracontribui para o objetivo superior o objetivo superior

deve estar ligado ao objetivo superior deve estar ligado ao objetivo superior global do programa da CIDA que é global do programa da CIDA que é contribuir para o alcance de uma contribuir para o alcance de uma maior maior eqüidadeeqüidade no Brasil (ao...) no Brasil (ao...)

O que é um objetivo superior?


ORDEM E PROGRESSO

GESTÃO POR RESULTADOS - GPRMapa de Interessados


ORDEM E PROGRESSO

Atividade III – Análise da situação Trabalho em pequenos grupos:

Interessados

• Que atores foram envolvidos na formulação deste projeto?

• Quais atores são afetados ou afetam o processo de consorciamento? Quais deles são aliados? Quais oferecem resistência ou estão contra?

• Quem e como se definiu o envolvimento dos atores no processo de consorciamento? Há riscos nestas escolhas?

• Que formas de participação estão presentes? Que vantagens elas trazem ao processo?

Ativos Que recursos estão disponíveis e ainda não foram buscados? Que pessoas e

organizações podem ser envolvidas?


ORDEM E PROGRESSO

• A análise de Interessados visa desenvolver relacionamento e comunicação para influenciá-los em benefício do projeto

• Definição: Interessados – indivíduos ou organizações ativamente envolvidos no programa ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução do programa (PMI, 2001)

• Exemplos:

Equipe gerencial do programa/projeto

Clientes e usuários (internos e externos)

Parceiros e patrocinadores

Financiadores e investidores

Fornecedores e contratados de bens e serviços

Governo nas várias esferas de poderes

Imprensa e sociedade civil

Qual o propósito de analisar os interessados?


ORDEM E PROGRESSO

• Efetuar chuva de idéias

• Classificar entre positivos e negativos

• Hierarquizar cada categoria, em função da importância ou grau de interferência, em função da importância ou grau de interferência no programa

• Estabelecer conexões entre eles (mapeamento):

Quem pouco participa mas influencia atores relevantes

Positivos que influenciam negativos e vice-versa

• Listar:

Necessidades: o que precisam, requerem

Expectativas: aspirações, desejos, temores, esperanças, motivações

Interesses abertos ou latentes

• Refletir sobre estratégias para influenciá-los:

Medidas concretas de manutenção para os positivos

Medidas para neutralizar ou tornar positivos os negativos

Medidas indiretas (ver mapeamento) para positivos que influenciem algum negativo que não possa ser afetado diretamente

Que técnicas ajudam?


ORDEM E PROGRESSO

Grupos Grupos dirigentedirigente

ssSociedade

Pessoas

Serviços

Recursos

Para que dimensões olhar?


ORDEM E PROGRESSO

Núcleo familiar

Estruturas de apoiocreche, escola, delegacia, posto de saúde, sindicatos projetos sociais, associações

ComunidadeAmigos, vizinhos, lazer, comerciantes, igrejas...

Contexto histórico,político e econômico

Sujeitos Beneficiários

Projeto

Como lidar com a complexidade?


ORDEM E PROGRESSO

Parceiros e Aliados

1. Identificar pessoas e grupos.2. Identificar proximidade /

distância3. Listar interesses

Opositores e Resistências

1. Identificar pessoas e grupos.2. Identificar proximidade /

distância3. Listar interesses

Como olhar para os interessados?


ORDEM E PROGRESSO

Parceiros e Aliados

Opositores e Resistências

É possível mapear as forças?


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GESTÃO POR RESULTADOS - GPRA árvore de problemas


ORDEM E PROGRESSO

Diagnóstico• É único e válido para todos os atores.• A partir desta “verdade” o projeto deve ser elaborado para mudá-la.

Análise situacional• Reconhece que diferentes atores têm diferentes visões da realidade, de acordo com sua posição e interesse.• Se ignoro a explicação do outro ou lhe atribuo a minha é impossível ser um bom estrategista (xadrez).• A situação permite compreender a assimetria: considerar que atores diferentes possuem respostas diferentes para perguntas diferentes frente uma mesma realidade.

Qual é a situação? Qual é o contexto?


ORDEM E PROGRESSO

• Problemas relacionados a populações em situação de pobreza não ocorrem devido a um único evento ou causa.

• A análise do contexto deve possibilitar a construção de uma visão sistêmica do contexto.

• Não há solução para problemas de uma população se ela não se envolver no processo desde a análise contextual.

Como compreender as necessidades?


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Análise Situacional problemas , necessidades, ativos

Elaboração doProjeto/Plano

Implementação

Monitoramento

Avaliação de

ResultadoUtilização

Comunicação

Replicação

Re-planejamento/Suspensão

Seleção/Negociação

Os projetos têm ciclos...


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LIÇÕES APRENDIDAS

Definir Resultados

Ajustar Projeto

Relatórios sobre

Resultados

Monitorar Progresso

O ciclo da GPR para a CIDA...


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Problemática/Questão Social

Problema Local (focal)

Efeito(Local)

Efeito (Local)

Efeito (Local)

Efeito (local)

Causas Causas

CausasCausas

Causas Causas

Por que acontece? Causa

O que acontece? Efeito

Árvore de Problemas


ORDEM E PROGRESSO

Problemática /questão social: Problema macro - o projeto tem condições de contribuir para amenizar - educação pública de baixa qualidade, exclusão de portadores de deficiência, desmatamento da mata atlântica

Problema local: Questão sobre o qual os proponentes tem governabilidade para atuar e produzir resultados significativos.

Efeito local: Questões, problemas e necessidades a serem atendidas pelo projeto (governabilidade).

Causas: Causas que geram o efeito local que não estão sobre a governabilidade dos proponentes.

O que compõe uma árvore de problema?


ORDEM E PROGRESSO

GESTÃO POR RESULTADOS - GPRPara além dos problemas, Mapa

de Interessadoso Inventário de Ativos


ORDEM E PROGRESSO

PROBLEMAS

?

Será mesmo que o copo está meio vazio?


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PROBLEMAS

DIMENSÃO POLÍTICA:

Ativos e Interessados

Será mesmo que o copo está meio vazio?


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Problemas

Estruturais

tráfico de drogas

desemprego migração

analfabetismo

Problemas

Sociais

famílias desestruturadas

moradores de rua

Problemas Pessoaisalcoolismo

e drogadição

vandalismosaúde mental

crimes

O mapa dos problemas...


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Instituições Locais

hospitais

empresas

escolas

universidades

bibliotecas

parques

Grupos organizados

igrejas clubesAssociações comunitárias

Talentos

Individuaishabilidades artísticas

voluntariado

espírito de liderança

O mapa dos ativos...


ORDEM E PROGRESSO

GESTÃO POR RESULTADOS - GPRA cadeia de resultados...


ORDEM E PROGRESSO

Ativos

Interessados

É possível integrar?


ORDEM E PROGRESSO

Finalidade do Plano Gerencial (Matriz) :

• Integrar problemas, ativos e stakeholders no desenho da estratégia do projeto

• Guiar a execução; harmonizar estratégias

• Facilitar a comunicação entre atores ou stakeholders

• Reduzir evitar imprevistos, problemas e crises

• Fornecer referência para monitorar o projeto e medir o sucesso

De que maneira construir olhares sistêmicos?


ORDEM E PROGRESSO

1. Definir a extensão temporal do projeto (um ano, dois, etc)

2. A partir da árvore de problemas (problema local ou focal), formular objetivos gerais – resultados esperados junto ao público beneficiário o situação – mudanças/ transformações.

3. Identificar no mapa de ativos, aqueles que são primordiais para apoiar a busca de objetivos geral e específicos.

4. A partir da árvore de problemas (efeitos locais) e do objetivo geral, formular objetivos específicos voltados a resolução de problemas.

Como construir a cadeia de resultados?


ORDEM E PROGRESSO

Os ativos podem ser situados em duas posições na árvore:

I – Atividades para apoiar a conquista de um objetivo específico

II – Ser um Objetivo Específico quando se tratar de articulação que tem função decisiva no apoio a cumprimento do objetivo geral

5. Identificar no mapa de interessados, aqueles que se quer aproximar ou neutralizar. Identificar eventuais objetivos nos quais podem ser inseridos. Formular atividades voltadas aos interesses com os diferentes interessados.

Obs: Os interessados financiadores não necessariamente aparecem como atores do projeto.O importante na relação com esse grupo é verificar em que medida os objetivos do projetos estão atendendo seus interesses.

Como construir a cadeia de resultados?


ORDEM E PROGRESSO

Missão Institucional (Fim)

Objetivo Geral (Resultado superior)

Mudanças/ transformações no público beneficiário ou na situação identificada como problema

Objetivos específicos (Produtos)

Resolução dos efeitos locais e apoio no alcance do Obj.

Geral

Atividades (Insumos) Ações para aproximação de ativos

Atividades (Insumos)

Ações com insumos do próprio projeto


Articulação de ativos para apoiar o alcance do Obj.

Geral


Potencialização ou neutralização interessados

apoio ao Obj. Geral

Atividades (Insumos) Ações para articulação de ativos

Atividades (Insumos) Ações junto a interessados

Uma imagem de integração...


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Resumo Narrativo




OBJETIVO SUPERIOR



MÉDIO PRAZO


RECURSOS/ ATIVIDADES


Lembremos da matriz...


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GESTÃO POR RESULTADOS - GPRAvaliação e monitoramento...


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ATIVIDADESNº Reuniões

Nº Encontros

Freqüência

PRODUTOSCursos criados

Materiais didáticos

produzidos

Conhecimentos adquiridos

Satisfação com eventos

OBJETIVOS(MUDANÇAS)

Novos hábitos

Ações dos atores

Esforço do Projeto

(tempo, recursos e competências)

Esforço do Beneficiário (tempo, recursos e competências)

Eficiência Eficácia Efetividade

Monitoramento Avaliação

No melhor dos mundos...


ORDEM E PROGRESSO

MonitoramentoProcedimentos e instrumentos de verificação da eficiência e eficácia* na implementação de ações visando a identificar resultados intermediários e corrigir rumos.

* Eficiência diz respeito à boa utilização dos recursos (financeiros, materiais e humanos) em relação às atividades e resultados atingidos; Eficácia observa se as ações do projeto permitiram alcançar os resultados previstos;

AvaliaçãoProcesso sistemático de estabelecimento de critérios para determinar o valor (mérito e relevância - eficiência, eficácia, efetividade, utilidade, ou importância) de ações, resultados e impactos do projeto.

Definições...


ORDEM E PROGRESSO

• Acompanhar o andamento da implementação para identificar conquistas e dificuldades;

• Identificar sinais de “advertência” com relação a evolução das ações desenvolvidas;

• Adaptar o plano a novas variáveis que influenciam a governabilidade sobre as ações do projeto;

• Aperfeiçoar o planejamento e a gestão técnica e financeira do projeto.

Para que serve o monitoramento na GPR?


ORDEM E PROGRESSO

Plano Monitoramento

Eventos Sentinela

Estratégias de intervenção

Estrutura Lógica

Situações críticas

Instrumentos de Monitoramento

Comunicação

Fluxograma do monitoramento

REALIDADEPLANO E

PROCEDIMENTOS


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Algumas dicas para formulação de objetivos

Obetivo Geral ou Superior:• Resolução de um problema na sociedade (focal)• Alinhado a uma diretriz maior• Atingível no longo prazo

Objetivos Específicos• Foco em públicos específicos ou instituições• Contribui para o objetivo superior• Pode estar relacionado ao envolvimento (mobilização) de ativos e

interessados• Atingível no prazo de execução do projeto (médio prazo)

… iniciar com verbo no infinivo…contemplar mudanças em públicos ou instituições (gerais e específicos)


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Resultados

OBJ. SUPERIORLongo Prazo

Quais as conseqüências da somatória dos efeitos?

impactos

OBJ. ESPECÍFICOMédio Prazo

Quais os efeitos do conjunto de atividades no publico beneficiário?

efeitos

ATIVIDADESCurto Prazo

Quais os ganhos dos públicos envolvidos nas atividades?Quais os produtos gerados?

ganhos

produtos


ORDEM E PROGRESSO

OBJ. SUPERIORLongo Prazo

-Jovens se inserem no mundo do trabalho- Jovens e adultos se re-inserem no sistema escolar e sociedade

OBJ. ESPECÍFICOMédio Prazo

-Jovens se ganham competências para o ingresso mercado de trabalho- Jovens e adultos aprimoram suas competências em leitura

ATIVIDADESCurto Prazo

-Educadores ganham conhecimentos e habilidades em..- Novo modelo de curso de ... é criado

Resultados


ORDEM E PROGRESSO

Parâmetro, variável, fato ou comportamento que aponta ou sugere possíveis evidências de transformação da realidade.

Atributos:

Específico: refere-se a públicos e variáveis específicas

Mensurável: pode ser registrado e analizado de maneira quantitativa ou qualitativa

Representativo: representa diferentes olhares da realidade

Viável: em termos de prazo custo e conhecimento técnico

Sensível: possam revelar mudanças

Que seria então um bom indicador?


ORDEM E PROGRESSO

I- Definir variável foco: renda, evasão, escrita, leitura.II- Definir métrica: número, incremento em percentuais,taxa, freqüência,

etc.

Indicador como meta:

III- Definir prazo: em x meses (etapa de elaboração do projeto)IV – Definir padrão de qualidade: em relação (marco zero, parâmetros

externos)Ex: - Foco = Renda - Métrica = Incrementada em (%)- Prazo = 2 anos - Padrão = A renda no marco zero

Indicador = Renda dos beneficiários é incrementada em pelo menos 20% após 2 anos em relação a renda no início do projeto

Como formular indicadores?


ORDEM E PROGRESSO

Como formular indicadores?Qualitativos Definir aspectos qualitativosI – Definir público/atores/instituições que assimilam

mudançasII – Definir mudançaIdentificar comportamentos, hábitos, procedimentos

observáveis. (auto-conceito, autonomia para tomar de decisões, etc)

Como meta: III- Definir prazo: em x meses (etapa de elaboração do projeto)Ex:

- Em seis meses mulheres da comunidade melhoraram seu auto-conceito

- Associados da Ass. Vida Livre tomam decisões de maneira autônoma- Famílias adotam práticas de coleta seletiva de lixo

- Escolas adotam coleta seletiva de lixo como tema transversal no currículo no final do segundo ano do projeto


ORDEM E PROGRESSO

Resumo Narrativo




OBJETIVO SUPERIOR



MÉDIO PRAZO






ORDEM E PROGRESSO

Pressupostos e indicadores de risco

Pressupostos:São condições necessárias para se chegar aos resultados

esperados

Ex. Vontate política para estabelecer trabalho colaborativo com organizações e secretarias de educação e saúde.

Indicadores de Risco:São fatores críticos que colocam em risco os pressupostos

Ex. Interesses políticos interferem no estabelecimento das parcerias.


ORDEM E PROGRESSO

Resumo Narrativo




OBJETIVO SUPERIOR



MÉDIO PRAZO






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Referências• Cleland, i. D & Ireland, R., L. “ Gerência de Projetos” . Rio de Janeiro. R&A Editores, 2002.• HERTAS FRANCO. “Entrevista Com Matus – O Método PES”.Edições FUNDAP, São Paulo. 1995• Huertas, Franco. O Método PES: entrevista com Matus. Trad. Giselda Barroso Saveur,

FUNDAP,1996.• KISIL R. “Manual de Elaboração de Projetos”. São Paulo. Editora Global e Instituto Fonte. 2000• McKnight, J. Kretzmann J. “Builging Communiteies From the Inside Out”. Chicago. ACTA

Publications. 1993• Mintzberg, Henry. Safári de Estratégia: um roteiro pela selva do planejamento estratégico /

Hentry Mintzberg, Bruce Ahlstrand, Joseph Lampel. Trad. Nivaldo Montingelli Jr.. Bookman, 2000.

• Neumann, L.,T. & Neumann, R., A. “Desenvolvimento Comunitário Baseado em Talentos e recursos Locais’ – ABCD. São Paulo. Editora Global e IDIS. 2004

• PMBOK® Guide. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Pennsylvania: Project Management Institute, 2000.

• Pfeiffer P. “Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento”. Brasport, Rio de Janeiro.2005 • PMBOK® Guide. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Pennsylvania:

Project Management Institute, 2000.• SPENCER, l. “Winning Though Participation”. The Institute of cultural Affairs. Dubuque, Iowa.

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Siteswww.arvoredeproblemas.orgwww.kar-dht.org/logframe.htmlThe Logical Framework Approach - Publications - Sida

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