GESTÃO DE PROCESSOS E MELHORIA OPERACIONAL

O CASO DA ELETROBRAS

Alberto WajzenbergGerente de Desenvolvimento Organizacional

alberto.wajzenberg@eletrobras.com

Brasilia

7 de novembro de 2013

Agenda

• A trajetória da Eletrobras para a excelência operacional• A arquitetura de processos como instrumento de gestão • A implantação da melhoria contínua• Lições aprendidas

GESTÃO DE PROCESSOS E MELHORIA OPERACIONAL : O CASO DA ELETROBRAS

Excelência operacional é determinante no negócioMaior eficiênciaMaior produtividadeMenor custo

Demanda constante por melhor GESTÃO

Urgência nas ações

HISTÓRICO

Implantação da Gestão Orientada por Processos

Fonte: Equipe Eletrobras , Grupo de Governança, trabalho da Capacitação GIP 2010-1

Com

itês

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e P

roce

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Em

pre

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Elet

rob

ras

PADRÃO METODOLÓGICO

Priorização e Seleção de Projetos de Processos

GESTÃO DE MELHORIA E INOVAÇÃO DE PROCESSOS

GESTÃO DOS PROCESSOS NO DIA A DIA

GOVERNANÇA DE PROCESSOS

Alinhamento da Cadeia de Valor

à Estratégia

ESTRUTURARELACIONA-

MENTO

POLÍTICAS E DIRETRIZES

MECANISMOS AVALIAÇÃO E

CONTROLE

PAPEIS E REPONSABILI-

DADES

OBJETIVO DA GOVERNANÇA

FERRAMENTA

OBJETIVO DA Gestão orientada

por ProcessosARQUITETURA DE

PROCESSOS

INDICADORES DOCUMENTOS NORMATIVOS

Melhoria contínua

Indução de MelhoriaForm

ula

ção

Estr

até

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Melhoria ImplantaçãoDesenho

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CADEIA DE VALOR

Framework de Gestão Orientada por Processos

das Empresas Eletrobras

GESTÃO ORIENTADA POR PROCESSOS

Principais Mudanças

• Visão Transversal

• Melhoria Contínua

• Conhecimentos, habilidades e atitudes

ARQUITETURA DE PROCESSOSCOMO INSTRUMENTO DE GESTÃO

PLANO ESTRATÉGICO

PLANO DIRETOR DE

NEGÓCIO

PLANO DIRETOR DE

GESTÃO

PLANO DIRETOR DE

GESTÃO

ARQUITETURA DE PROCESSOS

Objetivo da Arquitetura de Processos das Empresas Eletrobras“Ser um instrumento que possibilite o entendimento da organização, a partir de uma visão completa dos processos transversais das empresas Eletrobras, e que auxilie as decisões da gestão empresarial”

Processos de 1.o e 2.o nívelObjetivo e descriçãoGlossário

Macroprocessos de Gestão ( exemplo ilustrativo )

GESTÃO EMPRESARIAL

GOVERNANÇA CORPORATIVA

GESTÃO DE PARTICIPAÇÕES

ACIONÁRIAS

DESENVOLVI-MENTO

EMPRESARIAL

GESTÃO DO RELACIONAMENTO

COM AS PARTES INTERESSADAS

Necessidades e expectativas dos AcionistasNecessidades e expectativas das demais partes interessadas

Diretrizes de governança orientadoras p/a Gestão

Diretrizes de governança orientadoras p/a Gestão

Rentabilidade da carteira de participações e recomendações

Orientações e suporte aos Conselheiros

Prestação de contas e relatórios corporativos

Portfólio de projetos empresariais

Portfólio de projetos empresariais

Necessidades de melhoria /inovaçãoConhecimento e lições aprendidas

Processos melhorados/inovados

Manifestação respondida com posicionamento institucionalManifestação

recebida

MELHORIA CONTÍNUA

• Modelagem

• Análise e resolução de problemas• Ferramentas • Papéis e responsabilidades

• LEAN é a referência • valor para o cliente, perdas/desperdícios, A3, gestão visual, KAIZEN, GEMBA

Reunião DAO – out/2013

A3: Melhoria do Processo de Detalhamento da Especificação da AquisiçãoFoco: QUALIDADE NOS DOCUMENTOS INICIAIS DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO POR PREGÃO ELETRÔNICO

Histórico:O DAC - Departamento de Contratações da Eletrobras incluiu como meta do SGD a revisão do processo de aquisição de materiais e serviços. Esta iniciativa foi

motivada por uma percepção da empresa em relação ao processo de aquisição, o qual é visto, em muitos casos, com uma demora excessiva para realização da

aquisição de bens e serviços, desde a solicitação do requisitante até a assinatura do contrato.

Dando continuidade ao projeto de melhoria da “Gestão de Suprimentos” e de forma a atender esta demanda, o DAC procurou o DAO e representantes de algumas

áreas deste processo (como TI, Infraestrutura e Jurídico) para iniciar um projeto de melhoria do processo de aquisição da Eletrobras.

Como ação inicial foi realizado um workshop de um dia e meio com representantes de todas as áreas envolvidas para:

- Compreender os processos transversalmente;

- Entender as principais atividades do processo a ser melhorado;

- Identificar os principais problemas, causas e indicadores associados;

- Conhecer a filosofia e técnicas lean que seriam aplicadas na semana Kaizen;

- Decidir sobre o problema a ser resolvido na semana Kaizen.

Como conclusão do Workshop, foi selecionado o problema que gera o maior impacto no tempo e na qualidade das aquisições:

“Inexistência do detalhamento prévio da especificação inicial para o processo de aquisição”

Objetivo:

Melhorar a qualidade das informações encaminhadas para início do processo de aquisição de bens e serviços com foco no Pregão Eletrônico.

Metas:

• Criar um padrão para cada documento que compõe o pacote inicial da contratação, até 25/10/2013;• Testar o novo processo em uma área “PILOTO”, até 31/12/2013.

Benefícios:• Redução do tempo de contratação;• Otimização dos recursos humanos e financeiros; • Melhoria no registro do conhecimento associado ao processo de aquisição.

Indicadores:

Serão estabelecidos indicadores ao longo do desenvolvimento do plano de ação.

Próximos passos:

Plano de Ação:

• Definir e executar as ações de sensibilização interna (DAA, DAI, PCC, PGB) sobre o detalhamento da documentação inicial do processo de aquisição;• Aplicar pacote de orientação a uma aquisição piloto.

Acompanhamento:

Reuniões quinzenais entre DAC, DAI, DAO e PJP para acompanhamento do Projeto.

Estado Atual:

Dentro do processo “Detalhamento da Especificação da Aquisição”, percebem-se diversos problemas que impactam em todas as etapas subsequentes, no que se

refere a qualidade das informações e ao prazo de aquisição.

São observadas questões principalmente com relação ao requisitante não conseguir expressar sua necessidade em documento de referência. Os requisitantes muitas

vezes desconhecem quais informações são necessárias e essenciais para início do processo de compra. Cada requisitante encaminha ao DAC um conjunto de

documentos que não possuem um padrão estabelecido. Na maioria dos casos, nestes documentos constam informações incompletas, incorretas ou desnecessárias.

Foram identificados as áreas de maior criticidade ou complexidade para a área de contratação, sendo: DAA, DAI, PCC e PGB. Todas essas questões geram enorme

retrabalho para todos os envolvidos nas atividades posteriores até que se chegue a uma versão final aderente aos requisitos legais e administrativos.

O saneamento dos problemas encontrados nos documentos iniciais necessários para o início do processo de aquisição é a parte que gera o maior impacto no tempo

das aquisições, conforme observado no gráfico abaixo:

Análise:Durante a semana Kaizen de melhoria do processo de Detalhamento da Especificação da Aquisição da Eletrobras, tivemos a oportunidade de conhecer e discutir, deforma aprofundada, as atividades do processo. Abaixo elencamos as dinâmicas realizadas e os produtos gerados nos quatro dias de reunião.

DINÂMICAS PRODUTOS

1) Apresentação de conceitos Alinhamento de conhecimento dos participantes

2) Desenho do fluxo do processo Fluxo com 12 atividades e quem executa

3) Identificação de problemas do processo 20 grandes problemas identificados

4) Análise das verdadeiras causas de incidência dos problemas 23 causas identificadas

5) Brainstorming de possíveis soluções 18 alternativas de solução

6) Desenho do novo processo Fluxo com 22 atividades e quem executa

7) Priorização das alternativas de solução identificadas 08 alternativas priorizadas

8) Construção de plano com ações de melhoria 16 ações, identificando responsáveis e datas de início e término

9) Início do desenvolvimento das ações do plano de ações 03 ações do plano iniciadas

10) Construção da ferramenta de gestão do projeto A3

Observações:

DAC – Departamento de ContrataçõesDAO – Departamento de Desenvolvimento OrganizacionalDAI – Departamento Tecnologia da InformaçãoDAA – Departamento de Administração GeralPJP – Departamento Jurídico de Direito PúblicoPGB – Escritório de Brasília

AtençãoConcluído Atrasado

Status

Em andamento

Nº Ação Responsável Data de início Data de término

Status Detalhamento do Status

A01Criar Modelo de TR / Projeto Básico com orientações básicas (TR Eletrobras).

Renata (DACL) 13/09/2013 18/10/2013Aguardando formatação dos documentos pela DAON e aprovação

final da DACL.

A02

Definir as orientações básicas para justificativas, pesquisa de preços (definir prazo de validade), consultas de mercado (se necessário), modelo de justificativas para a aquisição e para exigências específica, em instruções de trabalho.

Lúcia Eli (DACL) 13/09/2013 16/10/2013

A03Realizar a atualização da orientação para criação de requisição e solicitação de compras.

Angélica (DACS) 17/09/2013 18/10/2013

A04 Criar checklist para validação (conteúdo) do TR. Deve acontecer após AO1. Renata (DACL) 08/10/2013 18/10/2013

A05 Criar checklist de documentos para início do processo. Ugo (DACL) 17/09/2013 18/10/2013

A06 Criar forma de identificação do DE PARA do TR para o Edital (DAIA). Ronaldo (DACL) 08/10/2013 11/10/2013

A07Realizar a revisão do modelo padrão de edital e contrato para pregão eletrônico.

Ana Luiza e Ana Paula (PJPL)

17/09/2013 25/10/2013

A08 Consolidar o pacote e disponibilizar pacote de orientação na intranet. Ana Lúcia (DACL)

Ivana (PJP)Eduardo (DAOP)

No início do PILOTO

a definir

A09 Rever prazos das atividades do processo de aquisição. Ana Lucia (DACL)

17/09/2013 25/10/2013

Ana (PJPL)

A10 Sintetizar recomendações jurídicas na parte final do parecer. Ana (PJPL) 17/09/2013 24/09/2013

A11Sensibilizar Coordenador Geral da DA e demais coordenadores para priorização das demandas urgentes.

Ana Lucia (DACL) 17/09/2013 25/10/2013

A12 Criar GT para elaboração de Norma para aquisições de TI.

Aurelia

17/09/2013 09/10/2013DAC / DAI / PJP / DAO

A13Identificar área PILOTO e preparar sensibilização interna (DAI, DAA, PGB, PCC) sobre o detalhamento da documentação inicial para aquisição.

Ana Lucia (DACL)William (DAOS)

17/09/2013 11/10/2013

A14Avaliar / Estudar funcionalidades do Sistema de Workflow de contratação (SAP) para verificar se existem benefícios.

Luiz Gustavo (DACL) 17/09/2013 15/10/2013

A15Complementar o processo detalhamento da documentação inicial para aquisição considerando as demais modalidades e compras diretas.

Marcelo (DAOP) Após Piloto Após Piloto

A16 Reuniões periódicas entre DACL e PJPL. Ana Lucia (DACL) e

Ana Luiza (PJPL) Em realização Em realização

A17 Definir e coletar indicadores de desempenho do processo. Natália (DACL) Em andamento 18/10/2013

Kaizen Aquisição

Histórico

Situação Atual

Análise

Plano de Ação

Próximos passos

Benefícios

MELHORIA CONTÍNUA

Fonte : Produttare e Enjourney

1 . É preciso mudara atitude

assumir e resolver problemas x “apagar incêndios”não improvisar medir o desempenho / coletar evidênciasrefletir para aprender

2 . Começa por identificar o Valor para o Cliente

3 . Padronizar e medir para melhorar

LIÇÕES APRENDIDAS

3 . Pessoas fazem a diferença ( conhecimento, habilidade e atitude )

4 . Técnica é fundamental

• saber usar a “caixa de ferramentas” : LEAN, SIX SIGMA, TOC, action learning, pensamento sistêmico ...

5 . É necessário criar as condições organizacionais ( treinamento, medição e avaliação de desempenho, desenvolvimento da liderança, estímulo a idéias etc )

LIÇÕES APRENDIDAS

LIÇÕES APRENDIDASLIDERANÇA

• Dá o exemplo

• Sabe ouvir

• Transmite confiança

• Assume e resolve problemas

• Disposta a mudar

• Disposta a ajudar

• Estimula novas idéias

CONCLUSÃO

É necessáriomudar ( a gestão ) pessoas!definir a mudança

e o caminho menos complexo!entender os benefícios !

É imprescindívelpatrocíniocomeçar pela liderançaentender os benefíciosengajar, comprometerobter ganhos rápidos !