ALfresco Apresentacao Lilian Migon

5/27/2018 ALfresco Apresentacao Lilian Migon

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Especificao e Proposio

de uma Soluo deGED e Workflow para a UFRJ

Lilian Bion !i"on#$S$%DP&%#'PPE

() * (+ * ,(-.


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!oi/ao do Pro0eo

Plano Diretor da TIC:

A situao atual na UFRJ, com algumas poucas ece!es, indica anecessidade de se implantar procedimentos administrati"os "isando # e$eti"agesto de seu acer"o documental, %em como a re"iso dos procedimentosadministrati"os no &ue tange a atuali'ao de tra%al(o e gesto eletr)nica dedocumentos*+

Ausncia de uma soluo de -.D e /or0$lo1 li"re na UFRJ

Demandas espec2$icas identi$icadas em unidades da UFRJ

3 4istema de 1or0$lo1 para automati'ar o tr5mite de determinados tipos

de documentos 6pu%lica!es7 tornando3o eclusi"amente digital 8 ClienteD-DI

3 4u%stituio do sistema de -.D utili'ado pelos setores administrati"os&ue arma'ena e controla o acer"o digital de documentos 8 Cliente C9PP.


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'10ei/os do Pro0eo

.speci$icao dos re&uisitos e proposio de uma soluo de -.D/or0$lo1

li"re &ue atenda #s demandas na D-DI e na C9PP.

.TAPA4 R.A;I re&uisitos 3 -.D 8 =? re&uisitos

A"aliao de 4o$t1ares ;i"res de -.D e /or0$lo1

3 @ atendimento aos re&uisitos $uncionais e no $uncionais 6Con$ia%ilidadee acessi%ilidade do $ornecedor, aturidade do 4o$t1are, Administra%ilidade,Facilidade de instalao e con$igurao, Acesso a suporte7

.la%orao de Cronograma de Implantao das Ferramentas

Prototipao dos so$t1ares selecionados

Acompan(amento da eperimentao


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Desen/ol/imeno do Pro0eo

Jun(o de B== 3 Firmada parceria entre a C9PP.CI4I e a 4UP.RTIC

6Diretor da TIC na ocasio 8 arcio Aala7

.&uipe

;inair Campos 6gerncia7 ;amec(4c(ult ac(ado;ilian Eitton igon 6super"iso7 ;ilian C(agasJorge Al%erto -onal"es Isis 9li"eira

arco Ramiro 6apoio7 Renata ac(ado

A TIC ser respons"el pelo acompan(amento da implantao da soluo de/or0$lo1 8 Cliente D-DI

A e&uipe do CI4I de"er condu'ir a implantao da soluo de -.D na

C9PP.


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&/aliao de Sofwares Li/res

Descarte de outras $erramentas a"aliadas:3 Toget(er EP and /or0$lo1 e Ga%lin0 Teaming 8 di$iculdades deinstalao e iniciali'ao

3 ;ogicaldoc e Intalio EP4 8 trec(os de cHdigo indispon2"eis

3 ueo D 8 necessidadade de con$igurao em ;

Atendimento RequisitosNo Funcionais (*)

% Atendimento RequisitosFuncionais

GED WF

14 79% 65%

12 79% 4%

12 !% 79%

" 5#% !%

# !% 56%

# !% 4%

(*) Cada requisito no funcional foi pontuado entre as opes: 1- No Atende / 2- Atendeparcialmente / - Atende


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Esudo da Demanda do

Seor de Geso de Documenosda Direoria de Plane0ameno e

&dminisrao da #'PPE


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Importao e

Indeao doDocumento

Con$igurao

do Am%iente daFerramenta

Alterao deDocumento

Importado

Processo!apeado2 !" #$

%odela&em reali'ada na ferramenta #i'A&i


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&lerao de Documeno $mporado



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Benef3cios Esperados

Para -.D4.D9C 3 C9PP.:

Reduo do risco de manuteno e operao da soluo de -.D da C9PP.

aior segurana nos processos de arma'enamento, controle e acesso aosdocumentos no setor de -.D e demais setores

Para UFRJ:

9portunidade de a"aliar os %ene$2cios ad"indos da implantao de umasoluo de -.D na C9PP.,

3 "islum%rando $uturamente a integrao da C9PP. com outros setoresde gesto documental e ar&ui"2stica da uni"ersidade

Tendncia de diminuio do $luo de papKis, por&ue:

3 os documentos podem ser acessados eletronicamente e impressossomente se necessrioL3 os documentos &ue no possuem o%rigatoriedade de serem

arma'enados em meio $2sico poderiam ser descartados*


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Por 4ue o &lfresco5

Atende a MN@ dos re&uisitos $uncionaisL

O recon(ecida mundialmente, com anos de mercadoL

O $le2"el, pode ser eecutado nos am%ientes /indo1s e ;inuL

Fcil utili'aoL

Documentao $acilmente dispon2"el para apoio # utili'ao e instalaoL

Possui $Hruns de discusso, 1i0i, redes sociais6$ace%oo0, t1itter7,comunidade no Erasil*


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6uem uili7a esa ferramena5

6Assem%leia ;egislati"a do .stado de 4o Paulo7

onte: inu+ %a&a'ine , Acesso: ./1/212

onte: i0rio "ficial , Acesso: 1/12/211

onte: ortal atapre3 , Acesso: ./1/212


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Usu8rios Poenciais na #'PPE

4.D9C-.D 8 4etor de Documentao

4.C9 8 4etor de Comunicao 6apoio ao Protocolo da C9PP.7

-RQ 8 -esto de Recursos Qumanos

Diretoria de Planeamento e Administrao

Diretoria Acadmica

4uperintendncia Financeira

Compras .letr)nicas

Registro Acadmico

T9TA;: S usurios


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E9perimenao do Pro:ipo &lfresco

Iniciada em Bout 8 Apresentao da $erramenta ao setor de -.D

6al$resco*coppe*u$r*%r7

P%lico al"o: 4eis usurios do setor de -.D

Con$igurao do protHtipo similar # $erramento em uso atualmente: 9nEase3 -rupos de documentos

3 -rupos e per$is de usurios
http://alfresco.coppe.ufrj.br/http://alfresco.coppe.ufrj.br/


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E9perimenao do Pro:ipo &lfresco

Resultados:

3 o so$t1are atende a grande parte das demandas do setor

3 eistem conceitos no"os &ue de"em ser assimilados para utili'ao da$erramenta 6por eemplo: indeao de um documento iniciada pela seleoda pasta ade&uada para arma'enamento7

3 necessidade de incluso de pala"ras3c(a"e por tipos de documentos

3 necessidade de incluso de aneo de documentos

3 tempo ele"ado para "isuali'ao de documentos *pd$ maiores

3 pro%lema na $uno de "isuali'ao de documentos de etenso *ti$


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Esudo da Demanda da DGD$%PR;Di/iso de Geso Documenal eda $nformao


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Processo de #onrole de Pu1licao 2 !" #$

9 controle de pu%lica!esde"e ser iniciado pelacriao eletr)nica do

documento

Processo de apro"ao eassinatura digital dapu%licao

9 4olicitante K o nico &uecorrige a pu%licao, senecessrio

9 TKcnico da gr$icapu%lica no EUFRJ

9 Analista da D-DI en"ia parapu%licao no EUFRJ eou D9U,cadastra in$orma!es no 4AP eencerra o processo



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Gerao da Pu1licao e Soliciao de&ssinaura


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Benef3cios Esperados

D-DI: processo de controle de pu%lica!es e su%stituio de pu%licao

A pu%licao sH ser reali'ada no EUFRJ eou D9U apHs o documento tersido apro"ado e assinado

Reduo do tempo para pu%licao de documentos:

Agilidade na troca de in$orma!es entre D-DI e outros setores e usurios

Promoo da integridade do processo de pu%licao:3 en(uma etapa prK3esta%elecida deia de ser eecutada3 Possi%ilidade de reduo do nmero de corre!es de documentos

antes da pu%licao, por parte da D-DI

Integrao do processo de controle de pu%licao com outros processos dauni"ersidade 6gerao eletr)nica de documentos e assinatura dedocumentos7


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Por 4ue o Bonia Sof5

4egundo a re"ista -artner B==, o Eonita4o$t $oi o mel(or so$t1are 9pen

4ource de -esto de Processo de egHcios6EP7L

4o$t1are li"re integrado a outros sistemas de tecnologia a%erta 6inclusi"e aoAl$resco7L

Criado em B=, e em B== aumentou a %ase de clientes em mais de ?@L

Permite ao usurio modelar gra$icamente processos de negHcios seguindo anotao EPL

A tela .perincia do Usurio+ 6User .perience7: Permite &ue cada usurio$inal gerencie as tare$as em &ue est en"ol"ido*


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6uem uili7a esa ferramena5

onte: 4ite do rocer&s , Acesso: 2./1/212

onte: %aterial 5 C"N4A , Acesso: ./6/212

6Compan(ia deProcessamento de Dados

do .stado do R47


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Usu8rios Poenciais

D-DI 8 > 6ou mais7

TKcnico da gr$ica 8 = 6ou mais7

4olicitantes de pu%lica!es 8 B 6dado etra2do do 4AP 8 un=B7

Respons"eis pela assinatura das portarias 6seriam conta%ili'ados nomomento da implantao7

.m torno de ?pessoas


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Documento de ;e"antamento de Dados

3 Descrio dos re&uisitos $uncionais e da plata$orma de operao dosistema

3 Diagrama dos Processos A4 I4 e T9 E.3 Cronograma de Implantao3 Con$igurao dos ProtHtipos e Telas Customi'adas

ProtHtipo das Ferramentas Al$resco e Eonita 4o$t

RelatHrio de A"aliao de 4o$t1ares ;i"res3 @ de atendimento aos re&uisitos3 Caracter2sticas das $erramentas 8 instalao e dados de testes

Produos do Pro0eo


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#onsidera


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#onsidera


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Especificao e Proposio

de uma Soluo deGED e Workflow para a UFRJ

'1ri"ada*

Lilian Bion !i"onlilian=cisi*coppe*ufr0*1r#$S$%DP&%#'PPE

() * (+ * ,(-.

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