Aluno(a) Telefone: ( ) E-mail: Avancado.pdf · assessoria de prestaÇÃo de serviÇos e cursos –...

Aluno(a) ___________________________

Telefone: ( ___ ) ____________________

E-mail: ____________________________

ÍNDICE

1 – Primeira parte ...................................................................................................... 4

Formatação e Personalização do Excel ...................................................................... 4

Números ...................................................................................................................... 5 Alinhamento ................................................................................................................ 6 Fórmulas ..................................................................................................................... 9 Função Soma ............................................................................................................ 10 Operadores Matemáticos .......................................................................................... 12

Função ROMANO ..................................................................................................... 13 Fórmula do CONT.SE ............................................................................................... 13 Fórmula do CONTAR.VAZIO .................................................................................... 15

Fórmula: CONT.VALORES ....................................................................................... 16 Fórmula: CONT.NÚM ................................................................................................ 17 Fórmula: CONT.SE ................................................................................................... 18 Fórmula: CONCATENAR .......................................................................................... 18

Fórmula: MAIÚSCULA .............................................................................................. 19 Fórmula: PRI.MAIÚSCULA ....................................................................................... 20

Fórmula: NÚM.CARACT ........................................................................................... 20 Fórmula do SOMASE ................................................................................................ 21

Fórmula da Condição SE e E .................................................................................... 23 Fórmula da Condição SE e OU ................................................................................. 25

Copiar fórmulas absolutas e relativas ....................................................................... 25

2 – SEGUNDA PARTE ............................................................................................. 28

Banco de dados ........................................................................................................ 28 Vínculos com outras planilhas ou arquivos ............................................................... 28

PROCV / PROCH ...................................................................................................... 29 PROCV com CONCATENAR (duas chaves) ............................................................ 32 Formatação Condicional ........................................................................................... 33

Nome em células ....................................................................................................... 35

3 – TERCEIRA PARTE ............................................................................................. 39

Uso do comando FILTRAR ....................................................................................... 39 Função SUBTOTAL no modo Filtrar ......................................................................... 40 Classificação do Banco de Dados ............................................................................. 42

Tabela Dinâmica ....................................................................................................... 43 Validação................................................................................................................... 46

4 – QUARTA PARTE ................................................................................................ 49

Funções com datas e horas ...................................................................................... 49

Hyperlink ................................................................................................................... 50

Gráficos ..................................................................................................................... 51 Personalizando o Gráfico .......................................................................................... 53 Guia Design ............................................................................................................... 53 Guia Layout ............................................................................................................... 53 Guia Formatar ........................................................................................................... 54

Função EERROS ...................................................................................................... 54

Congelar painéis ....................................................................................................... 55

AutoSalvamento ........................................................................................................ 55 Manipulando planilhas dentro do arquivo .................................................................. 56 Configurar impressão ................................................................................................ 58 IMPRIMIR .................................................................................................................. 58 Dicas ......................................................................................................................... 63

Opções da orelha Editar ............................................................................................ 67 Arquivos usados recentemente ................................................................................. 67 Opções da orelha Transição ..................................................................................... 69 Opções da orelha Listas ............................................................................................ 69

Importação de dados ................................................................................................. 70 Classificação de Registros ........................................................................................ 73

5 – QUINTA PARTE ................................................................................................. 79

Macros e Programação VBA ..................................................................................... 79 Macros ...................................................................................................................... 79

Filtro Avançado ......................................................................................................... 81 Criação de Macros .................................................................................................... 84 Do que é feito uma macro? ....................................................................................... 88 Operações com Macros ............................................................................................ 89

Para excluir uma macro siga os seguintes passos: ................................................... 90 Associar botões com Macros .................................................................................... 92

Para associar um botão com uma macro siga os seguintes passos: ........................ 94

BIBLOGRAFIA ......................................................................................................... 96

ASSESSORIA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS E CURSOS – APOSTILA DE MICROSOFT EXCEL AVANÇADO

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www.professorivanio.com.br

EXCEL AVANÇADO

1 – Primeira parte

A partir de agora você, vai iniciar o aprendizado em planilhas eletrônicas com

uma nova visão do Excel, baseada simplesmente em Lógica, isto vai fazer o

diferencial no seu aprendizado. Cada análise realizada procure entender como

regras do seu cotidiano, de suas tarefas diárias, e leve este conceito para as

análises que você vai realizar nos dados.

O Excel em todas as suas versões tem com objetivo facilitar a análise de

dados especialmente relacionado a números, mas você pode adaptar para realizar

as mais diferentes atividades dentro da sua empresa ou atividade que exerça.

Esta apostila foi desenvolvida para alunos com conhecimento básico,

especialmente para os alunos do professor que passaram pelo curso básico, pois

muitas das regras são baseadas em dicas passadas nas aulas básicas.

Formatação e Personalização do Excel

Para definir este processo podemos usar a Guia Página Inicial na versão

2010 ou Inicio na versão 2007.

Quando criamos uma nova planilha à preocupação inicial deve ser sempre

com as informações digitadas deixando para depois a formatação das mesmas,

depois de digitar seus dados corretamente, realizar suas formulas, sua planilha

estará pronta para formatar. Em algumas Guias do Excel na parte inferior do

conjunto de ícones, temos uma seta onde podemos ter acesso aos mais diferentes

tipos de formatação em conjunto, facilitando muito a atividade de formatar.


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Na caixa de dialogo Formatar células tem a caixa acima, serve para formatar

as informações digitadas de acordo com a nossa preferência.

Encontramos nesta caixa as opções Número, Alinhamento, Fonte, Borda,

Padrões e Proteção.

Números

Podemos formatas números das mais diferentes formas, casas decimais,

data, hora, porcentagem, texto, ou até mesmo personalizar a exibição dos dados.

Frisando a palavra exibição, pois este procedimento altera visualmente uma

informação e não o seu conteúdo, motivo este que pode induzir a erros graves.

Tenha sempre a noção de que os valores do Excel podem ser vistos na barra de

fórmulas e sempre que possível coloque o cursor na célula e verifique realmente o

número descrito na mesma.


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Alinhamento

Nesta opção podemos definir como será o alinhamento dos dados na célula,

este recurso pode auxiliar na disposição do texto ou valores na planilha. Abaixo

temos alguns exemplos práticos de como utilizar esta caixa de dialogo.

Marque o item Retorno automático de texto para que os dados digitados

sejam organizados dentro da própria célula.

Ex.:


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Marque a opção Reduzir para ajustar para que os dados digitados caibam

na célula sem que para isso seja feito o retorno automático do texto.

Com a opção Mesclar células pode-se mesclar várias células fazendo com

que fique sendo uma célula apenas.

Ex.:

Na Orientação é possível definir a orientação da informação na célula.

Ex.:


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Nas opções Fonte, Borda e Padrões define-se qual o tipo de fonte (letra), as

bordas (grades) e a cor de fundo da célula.

A opção Proteção trabalha em conjunto com o Proteger / Proteger Planilha

na Guia Revisão.

Se as células estiverem marcadas como travada e oculta, elas serão

protegidas e as fórmulas ocultas quando selecionar Proteger/Proteger Planilha.

Para não proteger algumas células basta desmarcar as opções Travada e

Oculta, veremos mais detalhes mais adiante.

A opção Oculta deve ser marcada somente se você não quiser que outras

pessoas vejam suas fórmulas, somente o resultado. Esta opção é muito útil se você

tem uma fórmula onde o calculo usa dados de planilhas ocultas, ou de dados

sigilosos entre sua equipe.


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Fórmulas

O Excel nas versões 2007 e 2010 disponibilizaram uma excelente ajuda para

o aprendizado, auxiliando o usuário no processo de definição das fórmulas a serem

utilizadas em suas planilhas, observe na figura abaixo como apenas digitando o sinal

de = (igual) em uma depois digitando a tecla S temos uma lista enorme de fórmulas

que iniciam com esta letra, junto a esta definição vem à explicação básica de como

cada fórmula pode ser utilizada.

Para todas as fórmulas existe uma explicação base para a sua utilização,

para ter mais informação sobre a fórmula o assistente pode auxiliar na correta

definição do recurso.


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Função Soma

Esta opção é a mais básica do Excel, pois usamos para somar valores, no

curso básico, utilizamos com frequência o assistente para realizar as fórmulas, neste

curso vamos aprender a digitar os dados, pois muita fórmula que você vai usar no

seu dia-a-dia, não podem resolver os problemas sozinhos, é preciso ser corrigido ou

adaptado a sua necessidade.

Na fórmula SE, você pode usar o assistente apenas para uma condição, ou

seja, uma pergunta e uma resposta verdadeira e outra falsa.


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=SOMA(A1:A10) - soma os valores das células A1 até A10.

=SOMA(A1:A10;B1:B10) - soma os valores das células A1 até A10 e B1 até

B10.

Para obter a soma das células A1 até A10 poderíamos também usar uma

forma simples como: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10

Mas se o intervalo das células for do A1 até A500 fica mais fácil usando

=SOMA(A1:A500).

Para fórmulas com mais condições a ser analisada você não pode fazer uso

assistente, como no caso abaixo.

Agora, você deseja escrever o aproveitamento do aluno quanto a média,

colocando Ótimo para uma média maior ou igual a 9, Bom para uma média maior

ou igual a 8, Regular para uma média maior ou igual a 7 e Insuficiente para uma

média menor que 7.

Veja a fórmula:

A B C

1 ALUNO MÉDIA SITUAÇÃO

2 Márcio 7 =SE(b2>=9;“Ótimo”;se(b2>=8;“Bom”;se(b2>=7;“Regular”;“Insuficiente”)))

Onde:

B2 – refere-se ao endereço da média

>=9 – refere-se à condição para ótimo

“Ótimo” - refere-se a resposta se caso for maior ou igual a 9 as demais têm o

mesmo sentindo só mudam as condições e as respostas.


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Você só precisar ir escrevendo um SE, dentro de outro Se após o ponto e

vírgula. Você irá perceber que para parêntese que você abrir, será de uma cor

diferente e ao final você deverá fechar todos eles.

Operadores Matemáticos

As operações matemáticas usadas normalmente são as seguintes:

Potenciação ^

Multiplicação *

Divisão /

Soma +

Subtração -

Para montar uma fórmula deve-se observar a regra matemática para as

prioridades das operações. Se na fórmula não colocarmos parênteses ( ) o Excel irá

aplicar a regra matemática.

Primeiro será considerado a potenciação, depois a multiplicação, divisão,

soma e subtração.

Observe no exemplo a seguir que usaremos as mesmas operações, mas

pode-se obter resultados diferentes.

= 2 + 2 * 5 - o resultado será 12.

= (2+2) * 5 - o resultado será 20.

Quando usamos parênteses, este passa a ter prioridade sobre as demais

operações.


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Função ROMANO

Converte o numero arábico entre parênteses para numero romano, o

assistente pode auxilia-lo na definição desta fórmula.

=ROMANO(num)

Exemplos:

=ROMANO(16) = XVI

=ROMANO(1999) =MCMXCIX

Fórmula do CONT.SE

Agora você possui uma planilha onde tem o nome dos alunos e as suas

médias. E você desejasse agora saber quantos alunos tiraram médias maior e igual

a 9. Veja o exemplo:


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O assistente pode auxilia-lo.

Onde:

(B2:B5) – refere-se ao endereço das células onde você desejar contar. ;

utiliza-se como parte da sintaxe para separar.

“>=9” – refere-se à condição, ou seja, esta fórmula só irá contar as células

que contêm valores maiores ou igual a 9.

Siga a sintaxe, substituindo apenas os endereços e a condição para contar.


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Depois das aspas você digita a condição. Pode ser também texto,

independente de texto ou valor, deve-se colocar entre as aspas.

Exemplo:

=CONT.SE(C2:C5;”APROVADO”)

Neste exemplo ele contará apenas as células que contêm a palavra

Aprovado.

Fórmula do CONTAR.VAZIO

Contar às células que estão vazias.

Exemplo:

Você gostaria de saber quantos alunos estão sem a média

O assistente pode auxilia-lo


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Onde:

=CONTAR.VAZIO – é o nome da fórmula

(B2:B7) – refere-se ao endereço das células

Fórmula: CONT.VALORES

Calcula o número de células não vazias e os valores na lista de argumentos,

o assistente pode auxilia-lo.

CONT.VALORES(valor1;valor2;...)


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Use CONT.VALORES para calcular o número de células com dados em um

intervalo ou matriz.

Valor1; valor2;... são argumentos de 1 a 30 que representam os valores que

você deseja calcular. Neste caso, um valor é qualquer tipo de informações, incluindo

texto vazio (""), mas não incluindo células em branco. Se um argumento for uma

matriz ou referência, as células vazias na matriz ou referência são ignoradas.

Fórmula: CONT.NÚM

Conta quantas células contêm números e também os números na lista de

argumentos. Usamos CONT.NÚM para obter o número de entradas em um campo

de número que estão em um intervalo ou matriz de números, o assistente pode

auxilia-lo.

CONT.NÚM(valor1;valor2;...)

Valor1; valor2, ... são argumentos de 1 a 30 que contêm ou se referem a uma

variedade de diferentes tipos de dados, mas somente os números são contados.


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Os argumentos que são números, datas ou representações de texto de

número são calculados, os argumentos que são valores de erro ou texto que não

podem ser traduzidos em números são ignorados.

Se um argumento for uma matriz ou referência, somente os números nesta

matriz ou referência são calculados. Células vazias, valores lógicos, texto ou valores

de erro nesta matriz ou referência são ignorados.

Fórmula: CONT.SE

Calcula o número de células não vazias em um intervalo que corresponde a

determinados critérios, o assistente pode auxilia-lo.

CONT.SE(intervalo;critérios)

Intervalo é o intervalo de células no qual se deseja contar células não vazias.

Critérios é o critério na forma de um número, expressão ou texto que define

quais células serão contadas.

Fórmula: CONCATENAR

Agrupa várias seqüências de caracteres de texto em uma única seqüência de

caracteres de texto, o assistente pode auxilia-lo.


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CONCATENAR(texto1;texto2; ...)

Texto1; texto2;... são 1 a 30 itens de texto a serem agrupados em um único

item de texto. Os itens de texto podem ser seqüência de caracteres de texto,

números ou referências de célula única.

O operador "&" pode ser usado no lugar de CONCATENAR para agrupar

itens de texto.

Fórmula: MAIÚSCULA

Converte o texto em maiúsculas.


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MAIÚSCULA(texto)

Texto é o texto que se deseja converter para maiúsculas. Texto pode ser uma

referência ou uma seqüência de caracteres de texto.

Fórmula: PRI.MAIÚSCULA

Coloca a primeira letra de uma seqüência de caracteres de texto em

maiúscula e todas as outras letras do texto depois de qualquer caractere diferente

de uma letra.

PRI.MAIÚSCULA(texto)

Converte todas as outras letras para minúsculas.

Texto é o texto entre aspas, uma fórmula que retorna o texto ou uma

referência a uma célula que contenha o texto que você deseja colocar parcialmente

em maiúscula.

Fórmula: NÚM.CARACT

Retorna o número de caracteres em uma seqüência de caracteres de texto.


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NÚM.CARACT(texto)

Retorna o número de caracteres em uma seqüência de caracteres de texto.

Texto é o texto cujo tamanho se deseja determinar. Os espaços contam como

caracteres.

Fórmula do SOMASE

Soma um intervalo de células mediante a condição estabelecida

Exemplo:

Você gostaria de soma as faturas que foram pagas.

Então você tem uma planilha onde na coluna A você coloca o nome do

cliente, na coluna B o valor da fatura e na coluna C, a situação se foi paga ou não.

Você gostaria de somar somente as faturas que estivessem pagas, assim

você saberia o quanto já recebeu. Logo a fórmula seria a seguinte:


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Onde:

=SOMASE- é o nome da fórmula

(C2:C7 – refere-se ao endereço inicial e final de células onde você digita a

palavra PG, especificando se está paga ou não.


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“PG” – é o critério para somar, ou seja, só somará se neste intervalo de

células de C2 até C7, conter alguma palavra PG. O critério deverá sempre ser

colocado entre aspas.

B2:B7 – refere-se ao intervalo de células onde será somado, mediante a

condição, ou seja, ele somará somente aqueles valores que na coluna C você

digitou PG.

Fórmula da Condição SE e E

Neste exemplo precisamos realizar uma análise com duas condições para

uma definição, a primeira ação seria localizar uma fórmula para resolver o problema.

Esta procura seria em vão, pois não tem uma formula especifica que resolva o

problema, para isso você deve usar a combinação de duas formulas, pois apenas

uma não conseguirá resolver o problema.

Você deve usar a combinação da formula SE com a fórmula E neste caso o

assistente não pode auxilia-lo.

Abaixo temos a fórmula SE utilizando o assistente.

Agora temos a fórmula E utilizando o assistente.


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A combinação das duas fórmulas é será usado para resolver o problema,

segue:

Agora você tem uma planilha onde tem a idade e altura de seus alunos.

Haverá uma competição e somente aqueles que têm Idade Maior que 15 e Altura

maior ou igual que 1,70 participaram da competição. Neste caso você utilizará a

condição SE e a condição E. Por quê?

Respondo: É simples, porque para o aluno participar ele dever possuir a idade

maior que 15 e altura maior ou igual 1,70. As duas condições devem ser

verdadeiras, caso uma seja falsa, ele não participará. Entendeu menino(a)!. Veja o

exemplo:


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Onde:

B2 – refere-se ao endereço da idade

>15 – refere-se a condição, ou seja, se a idade for maior que 15 C2 – refere-

se ao endereço da altura

>=1,70 – refere-se à condição, ou seja, se a altura for maior ou igual a 1,70

“Competirá” – resposta se as duas condições forem verdadeiras.

“Não Competirá”- resposta se caso as duas respostas não forem verdadeiras.

Siga a sintaxe abaixo para os outros exemplos, substituindo apenas os

endereços, as condições e as respostas, o resto deve ser seguido como está!

Fórmula da Condição SE e OU

Neste exemplo basta que uma condição seja verdadeira para que o aluno

participe da condição.

Veja o exemplo:

Copiar fórmulas absolutas e relativas

Quando copiamos uma fórmula =A1*B1 para as linhas abaixo o Excel entende

que as fórmulas devem ser relativas, ou seja, mudam de acordo com as linhas. No

exemplo usado =A1*B1 sendo relativas, mudam para =A2*B2, =A3*B3 e

assim por diante.


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Mas quando um determinado endereço deve permanecer absoluto, antes de

copiar deve-se usar o símbolo $ na fórmula que queremos copiar.

Ex.: Na fórmula =A1*B1 queremos que quando copiar para as linhas abaixo o

endereço B1 permaneça absoluto, ou fixo.

=A1*B$1

Notem que o símbolo $ está antes do número 1 que identifica a linha.

Depois de copiado, as fórmulas ficam assim:

=A2*B$1

=A3*B$1

=A4*B$1

=A5*B$1

Quando copiamos uma fórmula para outras colunas, a regra é a mesma, ou

seja, devemos colocar o símbolo $ na fórmula na frente da letra que identifica a

coluna que deve permanecer fixa.

Usando o exemplo =A1*A2, quando copiamos para as outras colunas, ficam

assim:

=B1*B2

=C1*C2

=D1*D2

Colocando o símbolo $ antes do A1, =$A1*A2, depois de copiado, fica assim:

=$A1*B2

=$A1*C2


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=$A1*D2

Para fixar a coluna e a linha usa-se =$A$1*A2, pois assim, quando copiamos

esta fórmula para baixo ou para o lado na planilha, o endereço $A$1 sempre ficará

fixo.

2 – SEGUNDA PARTE

Banco de dados

O banco de dados do Excel não é nenhuma função específica e sim trata-se

das informações constantes organizadas por colunas, sendo a primeira linha o nome

dos campos do banco de dados.

Com as informações digitadas no banco de dados, podemos usá-las para

vários fins, como uma mala direta, tabela dinâmica, pesquisa, etc.

Vínculos com outras planilhas ou arquivos

Podemos vincular uma célula à outra célula localizada em outra planilha ou

arquivo.

Ex.: Na planilha montada para obter o resultado final do desempenho da

empresa, podemos buscar de outras planilhas os dados específicos, como por

exemplo, o total de faturamento da planilha de vendas, o estoque final da planilha de

controle de estoques, etc.


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Para vincular uma célula à outra o procedimento é bem simples.

Primeiro temos que abrir todos os arquivos que vamos buscar as

informações.

Estes arquivos devem aparecer relacionados quando selecionamos o menu

Janela.

Na célula A1 da planilha atual queremos buscar o total de vendas da planilha

Faturamento. Para isto, basta que posicionemos o cursor na planilha atual em A1,

digitar = e com o mouse clicar em Janela, selecionar o arquivo Faturamento, e clicar

na célula que consta o valor que queremos buscar, e por final basta dar um Enter.

Pronto, neste momento na planilha atual aparece o valor constante lá na

planilha de Faturamento. Sempre que for alterado o valor de faturamento,

automaticamente será atualizado na planilha que criamos, criando assim um vínculo.

Observe a fórmula que deverá ser parecido com o exemplo abaixo:

=[Faturamento.xls]Plan1!$A$4

No arquivo Faturamento.xls, na planilha Plan1, na célula A4, consta o valor

que queremos buscar.

Pode-se digitar diretamente a fórmula caso saibamos antes o endereço

completo, mas deve-se tomar cuidado para respeitar as regras que o Excel exige.

Por exemplo, deve-se começar com o sinal de = , o nome do arquivo deve estar

entre colchetes [ ], e logo após o nome da planilha e antes da célula, deve constar o

sinal de exclamação !.

PROCV / PROCH

A função PROCV é usada para pesquisar no banco de dados uma informação

baseada em uma chave de pesquisa. Por exemplo, qual o preço de um determinado

produto identificado por uma referência ou modelo.

Em primeiro lugar, devemos identificar a base de dados definindo um nome.


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Por exemplo, em um arquivo temos duas planilhas, uma com os dados e a

outra onde vamos colocar a fórmula PROCV . Na plan2 temos as seguintes

informações:


Estas informações estão no intervalo A2 até D7, pois o título não contamos

como informações.


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Na planilha plan1 estamos montando um cadastro de pedidos onde

digitaremos o modelo e automaticamente deverá buscar a descrição, cor e valor,

ficando apenas o campo Qtd para digitar.

= PROCV ( CHAVE; TABELA; COLUNA; 0 OU 1)

Chave é a informação em comum nas duas planilhas, sendo que na tabela

necessariamente deve ser a primeira coluna para que o Excel possa pesquisar.

Tabela é o nome que definimos para o nosso banco de dados de

informações.

Coluna é a coluna onde está a informação que queremos buscar. Por

exemplo, se queremos o valor, encontra-se na nossa tabela na coluna 4.

0 (exato) ou 1 (parecido) serve para que o Excel busque informações exatas

ou parecidas. Por exemplo, se buscarmos por Josué e consta 0 (exato) na fórmula,

somente será válido Josué. Se na fórmula consta 1 (parecido), poderá ser José que

é parecido com Josué.

Outra curiosidade, se optarmos por 0 (exato) Josué e Josue são diferentes

para o Excel, pois um tem o assento e o outro não.

No exemplo que vamos montar, queremos buscar a descrição do produto.

Na nossa planilha a chave é o Modelo que consta na célula A2.

= PROCV ( A2 ; TABELA ; 2 ; 0 )


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Baseado na chave em A2, pesquisar na tabela a coluna 2 que é a descrição,

sendo que deve ser exata a informação.

PROCV com CONCATENAR (duas chaves)

Quando a chave para pesquisa for mais que uma, por exemplo, um pedido de

calçados que para cada tamanho de um mesmo modelo existe um preço diferente,

precisamos usar a função CONCATENAR .

A nossa base de dados será a seguinte:

Note que para um mesmo modelo mas com tamanhos diferentes, temos

chaves diferentes. O modelo 10 com tamanho 33 a chave é 1033 e o modelo 10 com

tamanho 34 a chave é 1034. Isto porque juntamos (CONCATENAR) duas células

para formar uma. Ex.: =CONCATENAR(A2;B2) ou =A2&B2

Para esta base de dados definimos um nome como TABELA1.


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Na planilha de pedidos agora a chave de pesquisa passa a ser duas, o

modelo e o tamanho, pois na base de dados foi esta a chave que definimos para

diferenciar dentro de um mesmo modelo o preço de outros tamanhos.

Em A2 temos o modelo e B2 o tamanho. Sendo assim a fórmula para buscar

o valor será a seguinte:

= PROCV ( A2&B2 ; TABELA1; 5 ; 0 )

Baseado na chave em A2 e B2, pesquisar na tabela1 a coluna 5 que é o

valor, sendo que deve ser exata a informação.

Formatação Condicional

Para ilustrar a formatação condicional você pode utilizar uma planilha onde

quer formatar duas condições “A Receber” e “Pago”

Com a planilha já preenchida selecione o primeiro campo para aplicar a

formatação condicional neste caso onde as informações “A Receber” e “Pago” estão

digitadas.

Escolha a opções formatação condicional na guia início, 2007, ou pagina

inicial, 2010, depois escolha “Nova Regra”, “Formatar apenas células que

contenham”, escolha a opção “é igual a”, digite “A Receber”, no campo formatar,

formate de acordo com a sua necessidade. No exemplo abaixo foi escolhido fonte


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branca e fundo vermelho para a célula, basta clicar em Ok. E terá o resultado

abaixo.

Para formatar a segunda opção basta repetir o passo e colocar “Pago”,

escolher outra cor o item.

Obs. A formatação deve ser aplicada a mesma célula “C2” aplicada à

formatação anterior.

Após a conclusão da formatação condicional, qualquer alteração no status de

”A Receber” e “Pago” suas respectivas cores serão alteradas conforme acima. Para

aplicar a formatação condicional aos demais basta posicionar o cursor do mouse

sobre o primeiro item “C2” clicar sobre no pincel, depois selecionar o demais itens

conforme abaixo.


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Nome em células

O Excel monta sua lógica da mesma forma que montamos nosso dia-a-dia, ou

seja, quanto mais prático menos complicado será nosso dia. Pensando nisso foi

desenvolvido uma regra para facilitar a avalição dos dados através dos nomes, ou

seja, procurar alguém ou alguma coisa pelo nome já auxilia em 90% sua busca. Que

tal usar este mesmo recurso para procurar dados ou intervalos de dados me uma

planilha.

Selecione o titulo da coluna como no exemplo abaixo, e vá em Fórmulas,

“Criar a partir da seleção”.


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Vai aparecer a tela abaixo, basta clicar em OK e será aplicado o as linhas G2

até G4 a definição de “Nome” conforme descrito na coluna.

Para verificar se esta correta basta clicar na caixa de nomes.


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Você também pode fazer uso do gerenciador de nomes localizado na guia

Fórmulas, todos os nomes criados na planilha são armazenados neste gerenciador,

neste ponto você pode realizar alteração de intervalos, criação ou remoção de

nomes, conforme a sua necessidade.

Exemplo de utilização de nome.

Temos a lista abaixo para saber qual o resultado da soma dos dados,

nomeamos o intervalo e digitamos a formula =SOMA(V, quando iniciamos a

digitação o assistente de formulas trás uma das fórmulas em formato diferente, ou

seja, o nome que você definiu aparece na lista de fórmulas facilitando a localização

do nome que você deseja somar nesta caso.


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Para finalizar basta clicar sobre o item ou dar tab para ter a soma dos dados.


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3 – TERCEIRA PARTE

Uso do comando FILTRAR

Em um banco de dados podemos filtrar informações.

Por exemplo, na lista acima, queremos mostrar na tela apenas as

informações do cliente Beira Rio.


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Este comando está disponível Na guia Dados/Filtrar/Auto Filtro.

Quando selecionado esta opção, o Excel coloca em cada campo no título um

dropdown

que quando ativado, mostra o conteúdo da coluna, podendo escolher uma

informação a ser filtrada. E sempre que um filtro estiver ativo o drop-down

correspondente aparecerá em azul indicando que neste campo foi feito um filtro.

Também é possível personalizar o filtro. Exemplo, filtrar campo Total R$ onde

o valor é maior que R$ 10.000,00.

Função SUBTOTAL no modo Filtrar

Em um banco de dados que contém valores ou quantidades, normalmente

existe um total para estes dados.


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41


Quando filtramos algum campo, como por exemplo o cliente Beira Rio, o

objetivo é saber no nosso exemplo, o total de pares e valor para este cliente, mas

como já tinha os totais antes de filtrar, não irá funcionar, pois a função que usamos

no total de pares e valor foi =SOMA.

Para que no modo filtrar possamos analisar os totais somente dos dados

filtrados, usamos a função SUBTOTAL.

Para um banco de dados onde sabemos que vamos usar o modo filtrar dados,

deixamos para criar a soma dos totais somente depois de feito um primeiro filtro,

usando o botão autosoma o u m o ntando a fórmula manualmente.

Observe no quadro as opções que podemos usar na função SUBTOTAL.

No nosso exemplo, a região que contém os valores totais é F2:F10. Para

tanto, em vez de usarmos =SOMA(F2:F10), usamos =SUBTOTAL(9,F2:F10). Como

para este exemplo queremos a soma dos valores filtrados, usamos a opção 9

conforme mostrado no quadro acima.


_____________________________________________________________________________________

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Classificação do Banco de Dados

É comum que um banco de dados seja classificado por algum campo, como

por exemplo em ordem crescente de cliente.

Na guia Dados/Classificar, pode-se classificar um banco de dados em vários

níveis.


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No exemplo acima estamos classificando por Nome de modo crescente.

Tabela Dinâmica

Tabela Dinâmica é bastante útil quando queremos analisar dados em uma

estrutura diferente da que temos no banco de dados. Para uma planilha de contas a

pagar onde há informações digitadas uma abaixo da outra, queremos visualizar por

colunas, usamos a Tabela Dinâmica na guia Inserir/Tabela dinâmica.

Vejamos os dados digitados na primeira planilha e logo abaixo a Tabela

Dinâmica pronta com os dados organizados.


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44



_____________________________________________________________________________________

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No nosso exemplo usamos o campo Fornecedor em LINHA, Valor em

DADOS e Data Pagto em COLUNA. Para isto basta arrastar os campos localizados

acima, para o local conforme ilustração.

Na opção DADOS, podemos ainda definir qual a operação a ser usada.

Observe no quadro abaixo.


_____________________________________________________________________________________

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Podemos realizar varias alterações na tabela dinâmica até obter os dados que

necessitamos. O interessante da tabela dinâmica é que podemos obter dados de

planilhas fechadas ou sendo usadas por outra pessoa, quando a mesma é alterada

e salva podemos obter os dados instantaneamente apenas clicando com o lado

direito na tabela e em “Atualizar”, os dados são atualizados conforme salvo na

planilha.

Validação

Podemos definir para um campo uma definição de digitação, ou seja, uma

validação para o campo. No campo valor, por exemplo, somente poderão ser

digitados valores maior ou igual a R$ 100,00. Para isto, usamos a opção Validação

na guia Dados/Validação de dados.

Observe abaixo as etapas para validar um campo.


_____________________________________________________________________________________

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Em Definições definimos qual a validação a ser aplicada, em Mensagem de

entrada define-se qual a mensagem que deve aparecer quando o cursor é


_____________________________________________________________________________________

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posicionado no campo e por final em Alerta de erro qual a mensagem a ser

mostrada se digitamos um valor fora das definições aplicadas.

4 – QUARTA PARTE

Funções com datas e horas

Para calcular datas o procedimento é bem simples, basta ter em uma célula a

data inicial e em outra célula a data final. Numa terceira célula é que criamos a

fórmula para calcular o período de dias entre as duas datas.

Para calcular horas o procedimento é o mesmo, ou seja, em uma célula a

hora inicial, em outra célula a hora final e em uma terceira célula a diferença entre a

hora inicial e hora final. Porém quando for somar o total de horas, o formato da

célula total de horas deve ser [h]:mm ou [h]:mm:ss incluindo os segundos,

depende da necessidade, caso contrário, a soma dará errada. Também para fazer

cálculos com horas e valores deve-se observar que uma hora para o Excel é uma

fração de um dia ( 24 horas ), por isso em um cálculo envolvendo valores e horas

deve-se multiplicar por 24.

Observe no exemplo abaixo:

Em cálculo com horas usando a calculadora para conferir se o Excel fez

correto o cálculo, deve-se primeiro transformar os minutos em centesimal.

Ex.: 4:46 - divide os 46 por 60 resultando em 0,766666667.


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50


Agora para calcular usamos 4,766666667.

4,766666667 * 2,50 = 11,91666667, ou R$ 11,92

Hyperlink

O Hyperlink é usados para criar um link com uma home page, arquivo ou

planilha. É muito útil, pois com um simples clique, podemos abrir a home page da

Zero Hora e consultar a taxa do dólar, ou abrir o arquivo de faturamento para


_____________________________________________________________________________________

51


consultar o faturamento do dia. Para voltar a planilha original, quando entrar no

arquivo de faturamento, basta criar neste arquivo um link para voltar.

Observação: Pode-se vincular somente uma coisa de cada vez. Uma home

page ou um arquivo ou uma planilha dentro do próprio arquivo. Se for necessário,

podemos criar 3 links ou mais na mesma planilha. Cada um com uma função

diferente.

Gráficos

Os gráficos são as apresentações dos dados da planilha na forma de figura

facilitando a compreensão da mesma. Para a criação de um gráfico é necessário

que os dados da planilha que você vai representar no gráfico estejam selecionados,


_____________________________________________________________________________________

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depois disso você vai a guia inserir e gráfico. Selecione os dados de “A1” até “B7”

clique em na guia inserir, depois em Gráfico, escolha “Colunas 2D”

Com este procedimento vai obter o gráfico abaixo.


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Para deixar o gráfico com o formato mais profissional vamos classificar os

dados da tabela para deixar do maior par o menor, use dados, classificar e escolha

classificar por valor do maior para o menor.

Os dados obtidos serão conforme abaixo.

Personalizando o Gráfico

Quando o gráfico é selecionado na planilha, surgem mais três guias para a

formatação do mesmo.

Guia Design

Esta guia é utilizada para realizar ajustes de formato e trocar o modelo do

gráfico por outro, ou trocar sua formatação de forma rápida.

Guia Layout

Esta guia é utilizada para realizar a aplicação de dados ao gráfico como:

Titulo do gráfico, legenda, rótulo de dados, linhas de grade, entre outros.


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Guia Formatar

Esta guia é utilizada para realizar a aplicação de formatação na área do

gráfico, nas fontes, plano de fundo, cor das linhas, entre outros.

Deixe o gráfico conforme sua criatividade, necessidade ou modo de

apresentação.

Função EERROS

Com a função EERROS eliminamos o problema que temos quando usamos a

função PROCV e este não encontra registros. Quando o PROCV não encontra um

registro, o Excel retorna o símbolo #N/D. Em apenas uma fórmula na planilha não

seria problema, mas quando há um grande número de fórmulas na planilha, pode

ficar uma poluição visual. Eliminamos isso com o EERROS.

Quando aplicamos a função EERROS em uma fórmula que contém o

PROCV, o Excel retorna como VERDADEIRO quando aparece o #N/D.


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Podemos aproveitar isto e usar a função SE, ou seja, somente faz o cálculo

se for falso, pois se for verdadeiro, significa que o PROCV não encontrou registro.

Congelar painéis

Através da guia Exibição Congelar painéis podemos definir que a linha de

cabeçalho da planilha permaneça sempre visível mesmo rolando a tela para baixo.

Também é possível congelar a coluna ou colunas imediatamente a esquerda

do ponto onde congelamos.

A regra é bem simples. A partir do ponto onde o cursor está posicionado,

quando congelar painéis, será congelado as linhas acima e a esquerda do cursor.

Se posicionar o cursor em A2 será congelado a linha 1, porém não será congelado

nenhuma coluna, pois a esquerda de A2 não há colunas, mas se posicionarmos o

cursor em B2, será congelado a linha 1 e a coluna A, que estão respectivamente

acima e a esquerda do cursor.

AutoSalvamento

Quando não temos um Nobreak (aparelho para segurar energia elétrica

quando falta luz) instalado em nosso computador, corremos o risco de perder todo o

nosso trabalho se não salvamos o arquivo e faltar luz.

Se você não tem um Nobreak, não esqueça de salvar seu arquivo pelo menos

a cada página digitada. Mas se você não quer se preocupar com isto ou se você é

esquecido, deixe que o Excel salve sua planilha de tempos em tempos.

No botão do office na versão 2007 e na versão 2010 em arquivo Opções do

Excel, na aba Salvar, em salvar informação de AutoRecupeção a cada x minutos,

salvar por exemplo, a cada 10 minutos.


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56


Manipulando planilhas dentro do arquivo

As planilhas dentro do arquivo (Plan1, Plan2, Plan3...) podem ser copiadas,

movidas de lugar, renomeadas, excluídas, etc.

Clique com o botão direito do mouse na guia da planilha e veja as opções

disponíveis: Inserir, Excluir, Renomear, Mover ou copiar, Selecionar todas as

planilhas.

Para digitar informações em várias planilhas ao mesmo tempo, devemos

selecioná-las primeiro. Para selecionar um intervalo de planilhas, selecione a

primeira planilha, fique pressionando a tecla SHIFT e selecione a última planilha do

intervalo. Para selecionar planilhas intercaladas, selecione a primeira planilha, fique

pressionando a tecla CTRL,e selecione as planilhas desejadas.

Para mudar de lugar uma planilha, existe duas opções. A primeira mais

simples é clicar com o botão esquerdo do mouse na guia da planilha, ficar

pressionando por alguns instantes e arraste para outro local. A outra opção é clicar


_____________________________________________________________________________________

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com o botão direito do mouse na guia da planilha e selecione a opção Mover ou

copiar.

Nesta opção, além de mover a planilha para outro local dentro do próprio

arquivo (Pasta), também é possível mover ou copiar para outro arquivo (Pasta).

Para copiar, basta selecionar a opção Criar uma cópia na janela, para que o

Excel entenda que deve manter a planilha original e criar uma cópia em outro local,

caso contrário o Excel entenderá que deve mover, ou seja, tirar a planilha do arquivo

atual e enviar para outro arquivo selecionado em Para pasta.

Para que os outros arquivos (Pastas) estejam disponíveis em Para pasta,

eles devem estar abertos. Observe primeiro Na guia Janela se eles aparecem.

Para criar uma cópia ou mover para o próprio arquivo, basta que o arquivo

esteja selecionado em Para pasta, e selecione em Antes da planilha o local que

deve ser movido ou criado uma cópia. Depois de criado a cópia da planilha, basta

renomear.

Para Renomear uma planilha, dê dois cliques com o botão esquerdo do

mouse na guia da planilha ou dê um clique com o botão direito do mouse e

selecione a opção Renomear.


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58


Para excluir uma planilha clique com o botão direito do mouse na guia da

planilha e selecione a opção Excluir. Também pode ser selecionado o menu

Editar/Excluir planilha.

Para inserir uma planilha clique com o botão direito do mouse na guia da

planilha e selecione a opção Inserir, ou selecione o menu Inserir/Planilha.

Configurar impressão

Vamos olhar com carinho como configurar corretamente a impressão, pois

depois de elaborado uma planilha queremos ver no papel o nosso trabalho.

Começamos visualizando a impressão clicando no botão visualizar impressão

na barra de ferramentas.

IMPRIMIR

Para imprimir uma planilha no Excel utiliza-se o mesmo método que em

qualquer outro programa, vá ao menu arquivo e imprimir, mas requer um pouco mais

de cuidado.

Antes de imprimir qualquer coisa no Excel, você deve visualizar a impressão

antes de imprimir. Para verificar se esta tudo correto com a página,clique em

visualizar impressão na barra de status conforme abaixo. Será mostrado na área

mais clara como será a impressão, o número de páginas que serão impressas, e

você pode efetuar as correções rapidamente apenas alterando a linha azul em volta

dos dados.


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Se preferir, ou já se habituar à impressão, pode usar a guia layout da página

para definir as propriedades como: Definir a área de impressão ou limpar a área de

impressão.

Na visualização de impressão, o acesso é mais completo, com recursos que

aperfeiçoam todos os processos em um único local. Na figura abaixo temos a

configuração da página, esta é janela você pode definir o tamanho da impressão na

folha, se irá sair retrato ou paisagem (folha horizontal ou vertical), tamanho do papel

entre outros recursos.


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Na aba margens, podemos definir todas as margens da folha, e alinhamento

do conteúdo na página, centralização vertical e horizontal do conteúdo.


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Temos cabeçalho e rodapé, um recurso muito importante caso sua

necessidade exija que você personalize seu trabalho com os dados da empresa.

Diferente do Word, você não consegue visualizar o conteúdo do cabeçalho e

rodapé no modo normal da página, somente na visualização da impressão.

Na figura abaixo, você poderá definir qual local quer aplicar os dados da

empresa como: Logomarca, nome, endereço, ou qualquer informação que

necessitar informar aos clientes, no cabeçalho.


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No rodapé temos a mesma definição do cabeçalho, optando por colocar

dados menos relevantes aos olhos do cliente.

No exemplo abaixo foi definido vários itens para a página no cabeçalho e

rodapé


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Tamanho do papel - é o tipo de papel que você está usando na impressora.

Botão opções - nesta opção depende da impressora que está instalado na

máquina. Dependendo da marca da impressora, as opções mudam, pois cada

marca têm um software diferente. É possível definir a qualidade da impressão, se

deve sair em escala cinza, ou seja, não imprimir colorido para não gastar tinta,

imprimir em modo qualidade, modo normal ou modo econômico. Consulte o manual

da sua impressora para ver mais detalhes.

Dicas

Para exibir a data atual inclua uma fórmula =HOJE(). Esta data vem do

sistema operacional, portanto observe se está atualizada a data no sistema.

Para abrir várias planilhas ao mesmo tempo, confirme se todas as planilhas

estão abertas e salve como área de trabalho em Arquivo/Salvar área de trabalho.


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Na guia Página Inicial ou Inicio clique me Editar/Colar especial é possível

definir como deve ser colado uma célula.

Por exemplo, quando copiar uma célula onde consta uma fórmula para outra

célula, é possível copiar apenas o valor, ignorando a fórmula.

Se você excluir uma célula por engano, tecle CTRL + A LETRA Z ( CTRL+ Z).

Para localizar uma palavra ou fórmula tecle CTRL+L

Para substituir uma palavra ou fórmula tecle CTRL+U


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Para se posicionar em uma determinada célula da planilha tecle CTRL+Y

Você pode visualizar as quebras de página em Layout da página.

Na guia Inserir é possível inserir uma figura, um clip-art, um mapa etc. A

figura deve estar no formato BMP, padrão do Windows.

Em Formatar/AutoFormatação existem vários formatos prontos para serem

usados em uma planilha. Confira.

Na guia revisão Ortografia e Gramática o processo é semelhante ao do

Word, onde verifica se uma palavra está digitado corretamente ou pressione F7..

Ainda na guia revisão AutoCorreção o processo é semelhante ao do Word

onde é possível definir correções quando digitamos. Por exemplo, de você digitar a

palavra adimissão, o Excel corrige para admissão.

A função =AGORA() mostra a data e hora atual, conforme está definido no

sistema operacional.

Na guia revisão Compartilhar pasta de trabalho e Realçar alterações, é

possível compartilhar sua planilha com outros usuários da rede e controlar as

alterações feitas por outro usuário em sua planilha.

Em Opções do Excel podemos configurar como o Excel deve agir em

determinados momentos. Vamos ver a orelha Exibir:


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Para quem já trabalhou com o editor de textos Microsoft Word, a tela acima

lembra um pouco, principalmente a barra de Ferramentas. Alguns botões do Word,

porém, o que diferencia mesmo são as células, divididas em linhas e colunas.

1. Barra de título

2. Guia (agrupa as antigas barras de menus e barra de ferramentas)

3. Botão do Office na versão 2007, na versão 2010 é Arquivo.

4. Barra de ferramentas de acesso rápido

5. Botão de acesso à Ajuda

6. Ponto de inserção

7. Barra de fórmulas

8. Caixa de nome

9. Título de linhas (1, 2, 3, …) e colunas (A, B, C, …)

10. Barra de deslocação vertical

11. Separadores de folhas

12. Botão de macros

13. Modo de visualização normal

14. Modo de esquema de página

15. Pré-visualização de quebras de páginas

16. Cursor de ampliação/redução da página visível

17. Página anterior

18. Página seguinte


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19. Comando de divisão do documento

Opções da orelha Editar

- Editar diretamente na célula - quando teclar F2 para editar uma célula

escolha se quer editar diretamente na célula ou se desmarcar esta opção será

editado na barra de fórmulas.

Mover seleção após enter - quando teclar Enter escolha a direção que o

cursor deve mover.

Decimal fixo - semelhante a opção das calculadoras de mesa, é possível

definir onde deve ficar a vírgula do decimal em uma digitação de valores sem usar a

vírgula.

Ex.: definir 2 para decimal fixo, quando digitar 2556 o Excel entende como

25,56.

Ativar AutoConclusão para valores de células - muito útil quando na

digitação de palavras que já constam na coluna atual.

Ex.: em A1 digite JOSUÉ. Quando em A2 você digitar o J, o Excel vai sugerir

a palavra JOSUÉ.

Arquivos usados recentemente

Lista dos arquivos utilizados recentemente – na guia Arquivo ou Botão

do Office, bem abaixo aparecem os 4 últimos arquivos que foram utilizados. Para

encurtar o caminho se for necessário abrir novamente um arquivo utilizado

recentemente, não é necessário selecionar abrir arquivo e sim basta selecioná-lo da

lista. É possível aumentar esta lista nesta opção.


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Número de planilhas da nova pasta - o padrão do Excel é de abrir um novo

arquivo com 3 planilhas. Aumente este número se quiser mudar este padrão. Mas

lembre-se, só vai funcionar no próximo arquivo que criar. Para incluir mais planilhas

no arquivo atual, selecione o menu Inserir/Planilha.

Fonte e tamanho - mude o padrão de fonte para as os arquivos a serem

criados. A regra é a mesma comentada no item acima.

Local padrão - quando salvamos um arquivo ou abrimos um arquivo o Excel

vai considerar o diretório padrão neste campo. O padrão é Meus Documentos, mas

pode-se mudar.

Nome usuário - é o nome que vai aparecer nas opções de cabeçalho e

rodapé em Configurar impressão ou quando um outro usuário da rede abrir um

arquivo já aberto por você, ele será avisado que você já está usando.


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Opções da orelha Transição

Salvar arquivos do Excel como - o padrão é Pasta de trabalho do

Microsoft Excel, mas se você tentar abrir este arquivo em uma versão mais antiga

do Excel, não será possível. Mude o padrão se for necessário.

Se você quer salvar apenas um arquivo com a opção diferente do padrão,

selecione Salvar como tipo (AB) quando selecionar Arquivo/Salvar e mude a

opção.

Opções da orelha Listas

Nesta opção é possível definir uma lista para ser usada quando arrastar uma

célula.

Quando digitar na planilha Jan e arrastar a célula, automaticamente

aparecem Fev, Mar, Abr etc..

Pode-se incluir várias listas.


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Importação de dados

Importar Dados – Internet

Imagine precisar usar constantemente os valores cotados do dólar e de outras

moedas, pois está trabalhando numa empresa de importação e exportação e sua

função é orçar valores para poder efetuar propostas de compra e venda.

Pois bem, normalmente você anotaria os valores desejados num papel para

depois transcrevê-los na planilha. Esta solução não é a melhor, pois se torna

cansativa, uma vez que deve ser feita com freqüência.


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Exemplo arquivo texto wordpad ou arquivo txt.

1. Abra o Excel.

2. Será criada uma nova planilha com o nome de Pasta 1.

3. Abra o arquivo que deseja visualizar.

4. Na primeira etapa do assistente você deve informar o formato dos dados.

No nosso exemplo, certifique-se de que a opção Delimitado esteja selecionada.

Nesta etapa você também pode definir em qual linha iniciar a importação, por padrão

a importação inicia a partir da primeira linha.

5. Clique no botão Avançar.


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6. Na segunda etapa do assistente você deve informar qual o caractere

utilizado como separador de campo. No nosso exemplo, está sendo utilizado o

ponto-evírgula.

Marque a opção ponto-e-vírgula. Após marcar o ponto-e-vírgula observe que

o Excel adiciona linhas divisórias entre os campos.

7. Clique no botão Avançar.

8. Será exibida a última etapa do assistente de importação. Nesta etapa você

pode definir o tipo de dado para cada campo que está sendo importado. Você

também tem a opção de não importar determinados campos. Para definir o tipo de

dados de um determinado campo, clique no cabeçalho do campo para selecionar

toda a coluna. Em seguida clique no tipo desejado (Geral, Texto ou Data). Se não

quiser importar uma determinada coluna, basta marcá-la e depois clicar em Não

importar coluna (ignorar). O botão Avançado permite que você defina qual o símbolo

de separador decimal, que por padrão é a vírgula e o símbolo de milhar, que por

padrão é o ponto. Estas opções são úteis quando você estiver importando dados

que estão no formato fora do padrão, como por exemplo, o padrão americano que

usa o ponto como separador decimal e a vírgula como separador de milhar.

9. Clique no botão Concluir. Surge uma tela perguntando se você deseja

importar os dados para a planilha atual ou para uma nova planilha. Certifique-se de

que a opção Planilha existente esteja marcada e dê um clique em OK. Pronto, os

dados serão importados para o Excel.


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Dados importados com sucesso.

Classificação de Registros

Quando classificamos uma lista, o Microsoft Excel reordena as linhas da lista

de acordo com o conteúdo da(s) coluna(s) selecionada(s) para ordenação. Por

exemplo, se você define que a lista seja ordenada em ordem crescente, pelo campo

PaísDeDestino, as linhas serão reordenadas para ficar em ordem alfabética

crescente do campo PaísDeDestino.

Considere o exemplo das duas planilhas a seguir, onde a primeira não está

classificada e a segunda está ordenada pelo campo País:

Abra o Excel.

Selecione o comando Arquivo -> Abrir.

Será aberta uma planilha com uma Lista de Pedidos.

Para classificar a lista não é necessário selecionar todas as linhas da lista.

Basta clicar em uma das células que fazem parte da lista, qualquer célula.


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Em seguida selecione o comando Dados -> Classificar. Observe que ao

selecionar este comando, todas as linhas da lista são, automaticamente

selecionadas, com exceção da primeira linha que contém os rótulos das colunas.

Criar Senha de Proteção

Na senha de proteção ou PASSWORD é criada no momento em que se faz a

gravação do arquivo. Neste momento execute o comando:

Arquivo

Salvar Como.

Será apresentada Caixa de Diálogo “Salvar como”. Neste instante acione o

botão Ferramentas e selecione Opções gerais conforme mostra a Figura 14.3.

Após a execução da tarefa anterior é apresentada a Caixa de Diálogo

“Opções de salvamento”. Como mostra a Figura 14.3.

É possível colocar dois tipos de senha: Senha de Proteção e Senha e

gravação.

Senha de proteção destina-se a proteger o arquivo do acesso de pessoas

estranhas.

Não se conhecendo a senha, o arquivo não pode ser aberto.

Senha de gravação destina-se a proteger o arquivo evitando que pessoas não

autorizadas façam alterações. Se a pessoa não souber esta senha, o arquivo é

aberto apenas para leitura.

Podem-se colocar qualquer combinação de caracteres alfanuméricos evite

espaço pois ele não permitirá A senha escolhida foi teste Clique o botão OK.

Será solicitado para confirmar a senha, digite novamente a senha na Caixa de

Diálogo Confirmar para que ele assuma que está correta e que você não se tenha

enganado. Finalize com o uso do botão Ok.


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Exercícios

Salve o arquivo.

Saia do arquivo e tente carregá-lo novamente. Teste com a senha correta e

repita o exercício utilizado senhas incorretas.

Desfazer uma Senha

Para alterar ou fazer uma senha, o usuário DEVERÁ estar com o arquivo

carregado em memória caso contrário isso será impossível.

Procedimentos

Execute o comando:

Arquivo

Salvar como....

Acione:

Ferramentas

Opções gerais


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figura - Caixa de diálogo que permite abrir as opções Gerais

Será mostrada uma Caixa de Diálogo na qual deverá ser selecionado o

campo em que fora inserida a Senha.

figura - Caixa de Diálogo que permite inserir uma senha de proteção

Pressione a tecla <DEL> e finalize com o botão Ok. Peça para salvar

novamente o arquivo.

Proteção de Células


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Existe uma outra forma de proteger os dados de uma planilha de acidentes. É

fazer a proteção interna das células. Portanto utilize o comando:

Ferramentas

Proteger

Proteger planilha...

Será apresentada a Caixa de Diálogo “Proteger planilha”, indicada na Figura

Figura - Caixa de Diálogo que permite proteger células.

Clique neste instante o botão OK, pois a senha é opcional e neste exemplo

não será utilizada.

Tente introduzir alguma informação na planilha. Por exemplo, mude o valor da

célula C6 para B7. Perceba que ao pressionar a tecla de número 8, é apresentada

uma advertência avisando que a planilha está protegida.

Desta forma, a planilha ficou protegida, mas não na forma ideal. Para

desfazer esta proteção execute o comando.

Ferramentas

Proteger


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Desproteger planilha....

Será ideal nesta planilha deixar liberadas as áreas que recebem os valores

das taxas e dos valores do mês de julho. As demais células poderiam ficar

protegidas. Portanto, execute os seguintes passos:

Procedimentos

Selecione a faixa de células B6:C10.

Execute o comando:

Formatar

Células

Proteção

Travar (desabilite esta opção)

Dê um clique no botão OK.

Execute o comando

Ferramentas

Proteger

Proteger planilha...

Clique o botão OK.

Apartir deste ponto a planilha está toda protegida com execução da faixa de

células B6:C10

Experimente tentar introduzir valores fora da faixa e em seguida faça a

alteração sugerida para a célula C6, mudando o seu valor para 87.

5 – QUINTA PARTE

Macros e Programação VBA

Macros

Para iniciar macro incialmente habilite a guia do desenvolvedor em Opções do

Excel, na versão 2007

Na versão 2010, usamos a opção mais comandos da barra de acesso rápido

para personalizar a faixa de opções neste local encontraram o item que habilita a

guia desenvolvedor.


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Abaixo temos a guia desenvolvedor.

Em uma planilha pode ser necessário automatizar uma tarefa, pois há

procedimentos repetitivos. Há ações bem simples como, por exemplo, ir para uma

outra planilha para ver alguns dados e retornar para a planilha atual.

Quando montamos uma macro estamos simplesmente gravando as ações

que queremos que o Excel repita quando executar a macro.

Para gravar uma macro, basta acessar a guia desenvolvedor Macro/Gravar

nova macro. A partir deste momento toda ação que for feita estará sendo gravada

até que peça para parar a gravação em Macro/Parar Gravação.


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Pode-se definir uma tecla de atalho em conjunto com a tecla Ctrl . Observe

em (D)

. Também é possível definir um botão e incluir na barra de ferramentas.

Caso queira que a macro seja executada quando abrir a planilha, defina o

nome da macro como auto_open e não esqueça de selecionar Armazenar macro em

esta pasta de trabalho.

Filtro Avançado

O filtro avançado em ocasiões esporádicas onde em vez de clicarmos nos

botões drop-down para selecionar registros, digitamos em um lugar específico qual a

informação que queremos filtrar.


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Para selecionar esta opção, entrar em Dados/Filtrar/Filtro avançado.

Observe acima as opções disponíveis.

Filtrar a lista no local - mostra os dados filtrados na própria planilha Copiar

para outro local - copia as informações filtradas para outro local Intervalo da lista -


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corresponde ao intervalo dos dados incluindo os títulos. Pode-se usar nomes como

já vimos antes.

Intervalo de critérios - corresponde ao intervalo onde estamos digitando as

informações incluindo o título. (E)

Finalmente veremos assuntos relacionados a automação de tarefas no Excel.

Existem situações onde não conseguimos resolver o problema proposto,

simplesmente utilizando os comandos e fórmulas do Excel. Nessas situações

temos que fazer o uso de recursos como Macros e Programação. A linguagem de

programação do Excel é o VBA – Visual Basic for Applications. O VBA é a

linguagem de programação para todos os aplicativos do Microsoft Office: Word,

Excel, Access e Power Point.

Caso você execute uma tarefa várias vezes no Microsoft Excel, é possível

automatizá-la com uma macro. Uma macro é uma seqüência de comandos e

funções armazenados em um módulo do Visual Basic for Applications - VBA e pode

ser executada sempre que você precisar executar a tarefa. Quando você grava uma

macro, o Excel armazena informações sobre cada etapa realizada à medida que

você executa uma seqüência de comandos. Em seguida, você executa a macro para

repetir, ou "reproduzir", os comandos.

Nota: Os conceitos vistos aqui de maneira alguma esgotam o assunto

programação VBA no Excel. O assunto é bastante extenso, merecedor inclusive de

um curso específico, somente sobre programação VBA e criação de aplicativos com

o Excel.

A grande vantagem de gravarmos uma seqüência de comandos é que

poderemos utiliza-la sempre que necessário. Para isso basta executar a macro na

qual foi gravada a seqüência de comandos.


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Criação de Macros

As Macros são uma excelente opção para automatizar tarefas repetitivas.

Com o uso de Macros temos um ganho de produtividade considerável, ao evitar que

tenhamos que executar manualmente, os diversos passos de uma tarefa, passos

estes que podem ser automatizados através do uso de uma macro.

Existem duas maneiras distintas para a criação de uma macro:

· Podemos usar o gravador de Macros: Nesse caso o Excel grava cada

uma das ações que farão parte da Macro e transforma essas ações nos comandos

VBA equivalentes. Quando a macro for executada, os comandos VBA é que serão

efetivamente executados. Cada comando VBA corresponde a uma ação efetiva da

macro.

· Criar a Macro usando VBA: A partir do momento em que você domina a

linguagem VBA, poderá criar a macro digitando os comandos VBA necessários.

Isso é feito usando o Editor de VBA, conforme veremos nas próximas lições.

Exercicio: Criar uma macro usando o Gravador de Macros. A macro deverá

formatar a célula atual com Negrito, cor de fonte Vermelha, com fundo cinza. Gravar

a macro com o nome de FormataVermCinza.

1. Abra o Excel.

2. Abra a Planilha.

3. Clique na célula A4.

4. Agora vamos iniciar a gravação da Macro.

5. Selecione o comando Ferramentas -> Macro -> Gravar nova macro.

6. Será exibida a janela Gravar Macro.

7. No campo Nome da macro digite: FormataVermCinza.


_____________________________________________________________________________________

85


8. No campo Tecla de atalho digite L. Observe que o Excel troca para

Ctrl+Shift+L. Isso acontece porque a combinação Ctrl+L já deve estar associada

com algum comando do Excel. Com isso estamos associando a combinação

Ctrl+Shift+L com a macro FormataVermCinza, ou seja, cada vez que quisermos

executar essa macro basta pressionar Ctrl+Shift+L.

9. O campo descrição é simplesmente uma descrição da funcionalidade da

macro. Digite o texto indicado na Figura 86:

Figura – Definição do nome e da tecla de atalho da Macro.

10. Clique em OK. A gravação da Macro será iniciada. Todos os comandos

que você executar, durante a gravação da Macro, farão parte da Macro.

11. Uma alteração na barra de status quando inicia a gravação

de para ( )

exibida na planilha do Excel. Essa barra é utilizada para parar a gravação da Macro.

Agora devemos escolher os comandos que farão parte da macro. Após ter

executado os comandos que farão parte da macro, basta clicar no botão para

encerrar a gravação da Macro.

12. Clique no botão ( ) para aplicar Negrito.

13. Na lista de Cores da fonte ( ) selecione Vermelho.


_____________________________________________________________________________________

86


14. Na lista de Cores de fundo ( ) selecione Cinza.

15. Clique no botão ( ) para encerrar a gravação da Macro.

16. Agora a macro FormataVermCinza foi criada e podemos utiliza-la sempre

que necessário.

Para executar a macro FormataVermCinza faça o seguinte:

1. Clique na Célula B7.

2. Pressione Ctrl+Shift+L.

3. A macro FormataVermCinza é executada e as formatações definidas pela

macro (Negrito, fonte Vermelha e fundo Cinza) são automaticamente aplicadas na

Célula B7. Veja que com um simples comando de teclado, executo uma série de

comandos (nesse exemplo: três comandos de formatação). Esse exemplo nos dá

uma pequena idéia do poder e facilidade do uso das macros.

4. Também é possível executar a macro usando o comando Ferramentas ->

Macro -> Macros.

5. Clique na célula B5.

6. Selecione o comando Ferramentas -> Macro -> Macros.

7. Será exibida a janela Macro, onde são listadas todas as macros existentes

na pasta de trabalho atual (no arquivo carregado no Excel), conforme indicado na

Figura 87:


_____________________________________________________________________________________

87


8. Clique na Macro FormataVermCinza para seleciona-la.

9. Clique no botão Executar.

10. A Macro será executada e as respectivas formatações serão aplicadas à

célula B5.

11. A sua planilha deve estar conforme indicado na Figura 88:

Até aqui tudo OK. Nenhuma novidade. A pergunta que pode surgir é:

Como é que o Excel faz isso?

Ou de outra forma:


_____________________________________________________________________________________

88


Do que é feito uma macro?

Uma macro é gravada no Excel como uma seqüência de comandos VBA. Por

exemplo, ao clicarmos no botão ( ), para a aplicação de negrito, o Excel gera um

comando VBA que faz a formatação em negrito. Aprenderemos agora a acessar o

código VBA gerado pelo Excel (embora ainda não sejamos capazes de entender

esse código).

Para acessar os comandos VBA associado com uma macro, siga os

seguintes passos:

1. Você deve estar com a planilha 19-Exerc.xls aberta


3. Será exibida a janela Macro.

4. Clique na macro FormataVermCinza para seleciona-la.

5. Clique no botão Editar.

6. O Editor do VBA será carregado e serão exibidas as seguintes linhas de

código:

Sub FormataVermCinza()

' FormataVermCinza Macro

' Macro que faz a formatação em fonte Vermelha, Negrito e

' fundo Cinza.

' Atalho do teclado: Ctrl+Shift+L

Selection.Font.Bold = True

Selection.Font.ColorIndex = 3


_____________________________________________________________________________________

89


With Selection.Interior

.ColorIndex = 15

.Pattern = xlSolid

End With

End Sub

Esses comandos aplicam a cor de fundo cinza, na célula onde está o cursor

(ou no conjunto de células selecionadas), quando a macro é executada. Trata-se de

comandos da linguagem VBA. Com o uso do VBA temos acesso a todos os

comandos e funções do Microsoft Excel. Tudo o que você faz usando o teclado e o

mouse, também é possível de ser feito com o uso do VBA, porém de uma maneira

automatizada.

7. Selecione o comando Arquivo -> Fechar e Voltar para o Microsoft Excel.

8. Você estará de volta à planilha.

9. Salve e feche a planilha.

Operações com Macros

Existem algumas operações que podem ser feitas com uma macro, após a

sua criação. A mais óbvia (e o motivo pelo qual uma macro é criada) é para executar

a macro. Além da execução é possível executar outras operações com uma macro,

conforme descrito a seguir:

Para renomear uma macro siga os seguintes passos:

1. Abra o arquivo onde está a macro a ser renomeada.




_____________________________________________________________________________________

90


4. Clique na macro a ser renomeada para selecioná-la.

5. Clique no botão Editar.

6. Será aberto o editor do VBA. O nome da macro vem logo após o comando

Sub da primeira linha, conforme destacado na Figura:

7. Para renomear a macro basta alterar o nome após o comando Sub e

depois clicar no botão ( ) para salvar as alterações.

8. Em seguida é só fechar o Editor de VBA.

Para excluir uma macro siga os seguintes passos:

1. Abra o arquivo onde está a macro a ser excluída.



4. Clique na macro a ser excluída para seleciona-la.


_____________________________________________________________________________________

91


5. Clique no botão Excluir.

6. O Excel emite um aviso solicitando que você confirme a exclusão,

conforme indicado na Figura:

Figura – Confirmando a exclusão da macro.

7. Clique em Sim para confirmar a exclusão ou em Não para cancelar a

exclusão da macro.

Para alterar a tecla de atalho e o comentário associado com uma macro,

siga os seguintes passos:

1. Abra o arquivo onde está a macro a ser alterada.



4. Clique na macro a ser alterada para seleciona-la.

5. Clique no botão Opções...

6. Será exibida a janela Opções de Macro, onde você pode alterar a tecla de

atalho e o comentário associado com a macro, conforme indicado na Figura.


_____________________________________________________________________________________

92


7. Faça as alterações desejadas e clique em OK.

Associar botões com Macros

Criaremos mais uma macro de exemplo, para também aprendermos a criar

um novo botão, na Barra de Ferramentas e a associar esse botão com a macro.

Dessa forma toda vez que precisarmos executar a macro, bastará clicar no botão

associado com a macro.

Exercício: Criar uma macro usando o Gravador de Macros. A macro deverá

formatar As células selecionadas com formato Contábil, com duas casas decimais,

cor de fonte Vermelha e Itálico. Gravar a macro com o nome de FormataContábil.

Criar um botão de comando na Barra de Ferramentas padrão e associar esse

botão com a macro FormataContábil.

1. Abra o Excel.

2. Abra a Planilha.

3. Clique na célula F2.

4. Agora vamos iniciar a gravação da Macro.


_____________________________________________________________________________________

93


5. Selecione o comando Ferramentas -> Macro -> Gravar nova macro.

6. Será exibida a janela Gravar Macro.

7. No campo Nome da macro digite: FormataContábil.

8. Na lista Armazenar macro em, selecione a opção Esta pasta de trabalho.

9. O campo descrição é simplesmente uma descrição da funcionalidade da

macro. Digite o texto indicado na Figura:

10. Clique em OK. A gravação da Macro será iniciada. Todos os comandos

que você executar, durante a gravação da Macro, farão parte da Macro.

11. Uma nova barra ( ) é exibida na

planilha do Excel. Essa barra é utilizada para parar a gravação da Macro. Agora

devemos escolher os comandos que farão parte da macro. Após ter executado os

comandos que farão parte da macro, basta clicar no botão ( ) para encerrar a

gravação da Macro.

12. Clique no botão ( )) para aplicar Itálico.

13. Na lista de Cores da fonte ( ) selecione Vermelho.

14. Selecione o comando Formatar -> Células. Clique na opção Contábil e

selecione duas casas decimais, conforme indicado na Figura:


_____________________________________________________________________________________

94


15. Clique em OK.

16. Clique no botão ( ) para encerrar a gravação da Macro.

17. Agora a macro FormataContábil foi criada e podemos utiliza-la sempre

que necessário.

Para associar um botão com uma macro siga os seguintes passos:

1. Clique em inserir escolha formas, escolha uma carinha ( ).

2. Na guia desenvolvedor ou com o lado direto do mouse sobre uma das

bordas da carinha.


_____________________________________________________________________________________

95


Clique sobre a que deseja atribuir a carinha e clique em OK

3. Clique na carinha e sua macro FormataContábil será executada.

4. Salve e Feche a planilha.


_____________________________________________________________________________________

96


BIBLOGRAFIA

Pesquisa na Internet

Consulta site http://www.microsoft.com/pt/br/default.aspx

Apostilas: http://www.apostilando.com/pagina.php?cod=1

Apostilas Julio Battisti - http://www.juliobattisti.com.br/

Site Microsoft - http://www.microsoft.com/pt-br/default.aspx

Pedro Filipe C. Jesus - www.pedrojesus.net


_____________________________________________________________________________________

97


Professor Ivânio

“A busca do conhecimento é algo que se devem realizar todos os dias, pois

no mundo globalizado cada vez mais temos que nos atualizar e buscar novos

desafios para se manter no mercado.“

Instrutor: Ivânio Vieira de Jesus

E-mail: [email protected] / [email protected]

Site: http://www.professorivanio.com.br

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