FACULDADE PITÁGORAS

DISCIPLINA: FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO

Prof. Ms. Carlos José Giudice dos Santos

carlos@oficinadapesquisa.com.br

www.oficinadapesquisa.com.br

Objetivos desta unidade:

Ao final desta unidade, o aluno deverá ser capaz de:

1. Definir planejamento.

2. Saber a importância do planejamento para aadministração.

3. Distinguir os diferentes tipos de planos.

4. Descrever o papel dos objetivos no planejamento.

5. Conhecer superficialmente o processo deadministração estratégica.

O planejamento em administraçãoEm um ambiente altamente competitivo que é o mercado global,as organizações precisam estar preparadas para sobreviveremem um cenário complexo e em constante mudança.

O planejamento é responsável pela criação de um caminho paraque a organização sobreviva, cresça e chegue ao sucesso. Navisão de Sobral e Peci (2013), das quatro funções daadministração, o planejamento é a mais central de todas, pelofato da direção, a organização e o controle terem a sua origemnele.

Toda organização se define a partir de seus objetivos.Entretanto, para que os objetivos sejam alcançados, asatividades da organização devem seguir um modelo, um padrão,ou, melhor ainda, um plano. Percebe-se que muitas empresashoje focam o crescimento a partir de fusões e aquisições. Essetipo de decisão tem que ter planejamento.

O planejamento em administraçãoComo já vimos anteriormente, o planejamento é responsávelpela definição de objetivos da organização e pela concepçãode planos que integrem e coordenem as atividades.

Sobral e Peci (2013, p. 195) afirmam que o planejamentodefine o que deve ser feito (objetivos) e como deve serfeito (planos).

Objetivos são resultados ou estados futuros que asorganizações pretendem alcançar. À primeira vista, umadecisão de fusão de dois grupos (por exemplo, os bancosItaú e Unibanco) leva a gente a pensar que se trata de umadecisão unicamente do nível estratégico. Com certeza, pesao fato desta decisão partir do nível estratégico, mas emfunção desta decisão, administradores de todos os níveishierárquicos vão precisar planejar as suas atividades.

Importância do planejamento

O planejamento é a origem das outras funções emadministração.

Com efeito, não é possível organizar recursos e definira estrutura de uma empresa sem objetivos e planos.

Também não é possível dirigir de maneira eficaz casonão se saiba o que se pretende alcançar. Como eu possomotivar uma pessoa se não estiver definido o que seespera dela?

Por outro lado, também não é possível controlaratividades se não soubermos quais são os parâmetros dedesempenho esperados, que são definidos pelosobjetivos.

Importância do planejamento

Nos primórdios da administração e principalmente empequenas organizações, só existia um planejamentoinformal. Planejamento informal é aquele caracterizadopor uma definição vaga de objetivos, adequado aorganizações que operam em um ambiente estável. Emoutras palavras, este tipo de planejamento é altamentemutável. Se o ambiente começar a mudar com certafrequência, o administrador estará sempre “apagandoincêndios”.

Já o planejamento formal é aquele formalizado sob aforma de documentos escritos. O planejamento formaltornou-se essencial a partir do momento em que asorganizações passaram a operar em um ambienteinstável.

Importância do planejamentoCom a mudança do ambiente em que as organizaçõesatuam, ficou claro que o futuro destas organizações nãopoderia ficar relegado a segundo plano. Desse modo, oplanejamento passou a ser um processo de concentraçãode esforços para “pensar o futuro”. Sobral e Peci (2013)destacam as seguintes potencialidades ligadas aoplanejamento, expressas sob a forma de ações:

1. Proporcionar um senso de direção: O planejamentodefine um rumo, expresso sob a forma de um objetivocomum, que permite direcionar os esforços dosmembros da organização;

2. Focalizar esforços: O planejamento promove umaintegração dos indivíduos, para que eles deixem detrabalhar em grupo e passem a trabalhar em equipe;

Importância do planejamento3. Maximizar a eficiência: O planejamento permite

otimizar esforços a partir da definição de prioridades,evitando assim os desperdícios e eliminadoredundâncias;

4. Reduzir os impactos do ambiente: O planejamentoobriga os gestores a enfrentarem as mudançasambientais. Desse modo, eles aprendem a interpretaras ameaças, as oportunidades e os desafios e tomam asmedidas necessárias para o enfrentamento destasdificuldades;

5. Definir parâmetros de controle: Uma vez que oplanejamento define objetivos, acaba por definirtambém padrões e critérios de avaliação dedesempenho das atividades organizacionais.

Importância do planejamento6. Atuar como fonte de motivação: A definição de

objetivos e de planos por parte do planejamento nãogarantem o sucesso futuro da organização, mas diminuemo nível de incerteza, ao esclarecer para as pessoas aquiloque se espera delas, o que aumenta o nível de motivaçãoe comprometimento dos membros da organização;

7. Proporcionar o autoconhecimento: O fato de oplanejamento constantemente buscar informações noambiente externo, para identificar ameaças eoportunidades, acaba por proporcionar também um climapropício para o autoconhecimento. Isto acontece porqueo enfrentamento de desafios necessita de análise doambiente interno em busca dos recursos necessáriospara atender a estas demandas.

Importância do planejamento8. Agregar consistência à ação gerencial: O planejamento

fornece um fundamento lógico para a tomada de decisão,permitindo a criação de uma linha consistente entredecisões tomadas e resultados esperados.

Sobral e Peci (2013) ainda ressaltam que muitas são aspesquisas que demonstram que o planejamento formal afetapositivamente o desempenho das organizações, sob a forma demaiores lucros ou de maior rentabilidade no desempenho daorganização.

Entretanto os autores alertam que as pesquisas tambémmostram que em ambientes muito turbulentos, a gama dealternativas de ação proposta pelo planejamento para oenfrentamento dos desafios geralmente surtem pouco ounenhum efeito. Nesse caso, o planejamento não terá umimpacto positivo no desempenho organizacional.

Críticas ao planejamentoNa visão de Sobral e Peci (2013), a importância doplanejamento formal é explicada pela capacidade deresposta a um ambiente em contínua mutação. Entretanto,os mesmos autores destacam que a maior fragilidade doplanejamento é a incapacidade de dar respostas a umambiente muito mutável. A partir destas afirmaçõescontraditórias, estes autores destacam uma série defatores que expõem as fragilidades do planejamento:

1. Nível de previsibilidade: O planejamento formal parteda premissa que o futuro é previsível, e este é o maiorargumento dos críticos do planejamento formal. Emoutras palavras, em um ambiente muito dinâmico, oplanejamento formal não será capaz de dar respostasadequadas.

Críticas ao planejamento2. Restrição da flexibilidade organizacional: É fato que o

planejamento define objetivos e meios para alcançá-los.Entretanto, a definição de um caminho pode fazer comque os membros da organização não consigam se desviardele em caso de “acidentes de percurso” por medo oureceio de punições. O problema é que estes “acidentesde percurso” são comuns em um ambiente altamentemutável, o que exige flexibilidade para que umaorganização possa sobreviver.

3. Diminuição da criatividade, da inovação e da ousadia:Algumas pesquisas sinalizam que o elevado grau deformalidade presente no processo de planejamentodefine limites difíceis de serem superados, o que inibe acriatividade e a ousadia dos administradores ao encararnovos desafios.

Tipos de Planos

Como já sabemos, o planejamento engloba definiçãode objetivos e de planos. Os objetivos representamestados futuros que a organização deve alcançar,enquanto que os planos são a tradução formal doplanejamento sob a forma de documentos queexplicam o que deve ser feito para que a organizaçãoalcance os objetivos. O plano é um guia.

Assim, os planos (resultados do processo deplanejamento) podem ser classificados de acordo comos seguintes critérios, a saber:

Tipos de Planos

Abrangência• Estratégicos ou institucionais• Táticos• Operacionais

Horizonte temporal• Longo prazo• Médio prazo• Curto prazo

Grau de Especificidade

• Gerais• Específicos

Grau de Permanência

• Permanentes• Temporários

Planos em relação à abrangênciaOs planos estratégicos se referem à organização como umtodo. Eles representam decisões de longo prazo e servem debase para os planos táticos e operacionais. Os objetivos destesplanos são gerais e não contemplam geralmente as atividades erecursos necessários para alcançar os objetivos.

Os planos táticos se referem a unidades ou grupos dedepartamentos da organização. Eles apresentam as ações erecursos necessários para cumprimento de sua parte do planoestratégico. Também traduzem objetivos gerais em objetivosespecíficos e representam decisões de médio prazo (± um ano).

Os planos operacionais identificam procedimentos e processosespecíficos de um setor. São mais flexíveis que seusantecessores, uma vez que estão na “linha de frente”, erepresentam decisões com uma orientação de curto prazo(dias, semanas ou no máximo, alguns meses).

Planos em relação ao horizonte temporalComo já vimos anteriormente, os planos estratégicos sereferem a decisões de longo prazo, variando geralmente de 3 a5 anos de acordo com tipo de atividade exercida pelaorganização.

Os planos táticos se referem a decisões de médio prazo (± umano), mas esse período também pode variar de acordo com aatividade fim da organização.

Já os planos operacionais possuem uma orientação de curtoprazo (dias, semanas ou no máximo, alguns meses).

A variação de temporalidade nos planos dos três níveis éfortemente influenciada pela turbulência do ambiente denegócios. Em geral, quanto mais mutável for o ambiente, menorserá a duração dos planos. Em um mundo globalizado como onosso, é de se esperar que o impacto da globalização aumentecom o passar do tempo, diminuindo a duração dos planos.

Planos em relação ao grau de especificidade

Os planos gerais são baseados em diretrizes gerais. O queimporta aqui é o objetivo a ser alcançado, e não como esseobjetivo será alcançado. Olhando sob essa ótica, os planosgerais parecem ser ambíguos, mas possuem certo grau deflexibilidade, uma vez que deixam em aberto as alternativas deação passíveis de serem utilizadas.

À medida que se desce na hierarquia da estruturaorganizacional, os planos deixam de ser gerais e vão setornando cada vez mais específicos.

Assim, os planos específicos possuem objetivos e atividadesclaramente definidas (processos). Assim, é de se esperar queesta especificidade acabe tornando estes planos mais rígidos,limitando possibilidades de mudança e inovação.

Planos em relação ao grau de permanência

Os planos permanentes dizem respeito a situaçõespredefinidas (já conhecidas), que se referem a tarefasque fazem parte da rotina diária da organização. Um bomexemplo são políticas e diretrizes gerais, que definemcursos de ação desejados para situações conhecidas,normas, estatutos, etc.

Os planos temporários, como o próprio nome já diz, sãoaqueles que atendem a uma contingência. Em outraspalavras, eles tem um objetivo a ser alcançado (como todoplano), mas deixam de existir assim que conseguemalcançar o objetivo. Estabelecimento de cronogramas,projetos e orçamentos são exemplos de planostemporários. Em política pública, o enfrentamento decatástrofes são também exemplos de planos temporários.

O papel dos objetivos no planejamento

Como já é de nosso conhecimento, “objetivos são resultados,propósitos, intenções ou estados futuros que as organizaçõespretendem alcançar, por meio de alocação de esforços erecursos em determinada direção” (SOBRAL e PECI, 2013, p. 200).

Hierarquia dos Objetivos

Em uma organização, os objetivos apresentam-se de formahierárquica. O topo da hierarquia de objetivos é representadopela missão e a visão da organização.

A missão é uma declaração escrita que descreve a razão de serda organização, seu propósito, valores, princípios e linhasorientadoras. Para ser eficaz, a missão deve declarar, na visãode Sobral e Peci (2013):

Princípios norteadores da Missão1. O escopo do negócio da organização: a missão deve explicitar

de forma clara e concisa o propósito fundamental da organização.

2. As necessidades básicas a serem atendidas: a missão não deveexplicitar produtos e serviços, mas sim as necessidades que aorganização pretende satisfazer.

3. As competências centrais da organização: a missão devemostrar as competências e capacidade únicas que a distinguem deoutras organizações.

4. Mercado-alvo: a missão deve explicitar quem são seus clientes eos mercados em que atua.

5. Princípios e valores centrais: a missão deve indicar os principaiscompromissos e valores fundamentais que servem de alicercepara o seu negócio.

6. O papel da organização na sociedade: a missão deve explicitarqual é a contribuição da organização para a sociedade.

Exemplos de Missão1. Missão da Petrobrás: Atuar de forma segura e rentável, com

responsabilidade social e ambiental, nos mercados nacional einternacional, fornecendo produtos e serviços adequados àsnecessidades dos clientes e contribuindo para odesenvolvimento do Brasil e dos países onde atua.

2. Missão do Banco do Brasil: Ser um banco competitivo erentável, promover o desenvolvimento sustentável do Brasil ecumprir sua função pública com eficiência.

3. Missão da Microsoft Brasil: Ajudar pessoas, empresas eparceiros a atingirem todo o seu potencial.

4. Missão da Vale: Transformar recursos naturais emprosperidade e desenvolvimento sustentável.

5. Missão do Google: organizar as informações do mundo etorná-las mundialmente acessíveis e úteis.

Visão da OrganizaçãoVimos anteriormente que a missão é um dos objetivos que está notopo da hierarquia. A missão deve ser elaborada de forma amotivar os membros da organização, de modo a ser encarada comoum desafio.

Enquanto a missão descreve a razão da existência da organização,a visão é uma declaração do que a organização deseja ser, ou seja,que posição ela quer ocupar no futuro. A visão reflete asaspirações da organização, e também deve ser apresentada comoum desafio para os membros da organização.

Algumas organizações agregam um horizonte de temporalidade àsua visão. É o caso, por exemplo da Petrobrás:

Visão 2020 da Petrobrás:

Seremos uma das cinco maiores empresas integradas de energiado mundo e a preferida pelos nossos públicos de interesse.

Visão da OrganizaçãoNeste exemplo, a Petrobrás, além de apresentar uma visãofortemente calcada em um período de tempo, também destaca osatributos desta visão.

Atributos da Visão 2020 da Petrobrás

• Nossa atuação se destacará por: Forte presença internacional

• Referência mundial em biocombustíveis

• Excelência operacional, em gestão, em eficiência energética,em recursos humanos e em tecnologia

• Rentabilidade

• Referência em responsabilidade social e ambiental

• Comprometimento com o desenvolvimento sustentável

Planejamento a partir dos objetivos

Na visão de Sobral e Peci (2013), a missão e a visão são osprincipais objetivos (estão no topo da hierarquia), ecorrespondem aos elementos primordiais para o desenvolvimentode todos os objetivos e planos subsequentes.

Em outras palavras, o processo de planejamento começa a partirdo momento que a organização define a sua missão (o seu negócio)e a sua visão (o que ela pretende ser no futuro).

Seguindo a hierarquia de estrutura da organização, os objetivostambém são hierarquizados segundo este critério, ou seja:

Objetivos• Estratégicos ou institucionais• Táticos• Operacionais

Características dos objetivos eficazes

Devem ser Específicos: Devem especificar com clareza oresultado esperado. Por exemplo, declarar que irá melhorar aqualidade do produto (um carro) não é um objetivo específico;declarar que a versão básica do carro terá que ter air bags, freioABS e trava elétrica automática das portas é um objetivoespecífico definido.

Devem ser Mensuráveis: Devem ser especificados de formaquantitativa, de maneira a permitir uma verificação de progressoem relação à meta estabelecida. Por exemplo, aumentar ofaturamento em 10%, ou diminuir a inadimplência em 20%.

Devem ser Desafiadores, porém alcançáveis: Devem serestabelecidos como um desafio (para motivar) mas devem serpossíveis (para não desmotivar). Por exemplo, uma empresa que secoloca como objetivo ser a líder do mercado nacional em um prazode seis meses é desafiador mas talvez impossível. O objetivo deser líder em uma região em um prazo de três anos é algo factível.

Características dos objetivos eficazes

Devem ser definidos no Tempo: Devem especificar o horizontetemporal, para verificação de controle e definição de açõesapropriadas para alcança-los. O exemplo desafiador anteriorserve também como exemplo aqui, pois está definido no tempo.

Devem ser Coerentes: Devem ter coerência com as unidadesorganizacionais. Por exemplo, aumentar vendas e reduzir aprodução é incoerente. Já o objetivo de aumentar lucros ereduzir custos é factível.

Devem ser Priorizáveis: Nem todos os objetivos tem a mesmaimportância para a organização, que deve decidir quais devem serexecutados em primeiro lugar e quais devem ser relegados asegundo plano. Por exemplo, se um curto circuito queima algunscomputadores de uma empresa, então deverão ser consertadosem primeiro lugar os computadores que atuam no níveloperacional, em segundo lugar os que atuam no nível tático e porúltimo aqueles que atuam no nível estratégico.

Sistema de Definição de Objetivos

As organizações podem optar por dois sistemas de definição deobjetivos: a abordagem tradicional centralizada e a abordagemcontemporânea descentralizada.

A abordagem tradicional (centralizada) parte do pressuposto queos gestores sabem o que é melhor para a organização e que elesdevem formular os objetivos. Neste caso, as decisões quedefinem estes objetivos são unilaterais e sem margem paradiscussão.

A abordagem contemporânea (descentralizada) é tambémconhecida pela sigla APO (Administração por Objetivos). A ideiapor trás desta sigla é o envolvimento de todos os membros daorganização na tarefa de definir os objetivos. Assim, os gerentese seus subordinados se reúnem para definir os objetivos para odepartamento, para um projeto ou para uma pessoa. A partir dadefinição destes objetivos definem-se também parâmetros demonitoramento e avaliação.

Conceito Básico de Administração Estratégica

A estratégia é um antigo conceito grego relacionado com oplanejamento feito por generais para vencer batalhas na guerra.

Esta ideia passou a ser incorporada pelo mundo empresarialporque esta intimamente ligada ao conceito de competição.

Assim, a estratégia pode ser definida como a busca contínua deplanos de ação que permitam uma organização desenvolver emanter uma vantagem competitiva em relação a outrasorganizações na mesma área de atuação. Após a Segunda GuerraMundial, o americano Alfred Chandler utilizou a estratégia paralançar as bases daquilo que ele chamou de planejamentoestratégico: “Processo formal de determinação de objetivos emetas básicas de longo prazo e a adoção de cursos de ação ealocação de recursos necessários para alcançar estes objetivos”.

Assim, Chandler concebeu a estratégia como um processo queajudou a desenvolver as grandes corporações americanas.

A Análise SWOTExistem diversas maneiras de se planejarestrategicamente, e todos estas maneiras envolvemanálises. Uma destas vertentes é chamada de AnáliseSWOT ou Matriz SWOT. Trata-se de uma ferramentagerencial para auxiliar o processo de análise estratégica.A sigla SWOT refere-se às palavras strengths (pontosfortes), weaknesses (pontos fracos), opportunities(oportunidades) e threats (ameaças).

O aprofundamento do estudo do processo de formulaçãode estratégias empresariais não faz parte do escopodesta disciplina. A introdução a este assunto aqui foi feitameramente a título de curiosidade.

Este assunto será visto posteriormente em uma disciplinachamada Administração Estratégica.

Bibliografia ConsultadaCHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral daadministração. 7. ed. São Paulo: Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.

MAXIMIANO, Antônio César Amaru. Teoria geral da administração:da revolução urbana à revolução digital. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2012.

SOBRAL, Filipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática nocontexto brasileiro. 2. ed. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2013.