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FACULDADE TECSOMA Administração APLICAÇÃO DO SISTEMA DE QUALIDADE NO SETOR DECOMPRAS: um estudo de caso na empresa Cicon Alan Ramos Brito Paracatu-MG 2011
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FACULDADE TECSOMA
Administração
APLICAÇÃO DO SISTEMA DE QUALIDADE NO SETOR
DECOMPRAS: um estudo de caso na empresa Cicon
Alan Ramos Brito
Paracatu-MG
2011
Alan Ramos Brito
APLICAÇÃO DO SISTEMA DE QUALIDADE NO
SETOR DE COMPRAS: Um estudo de caso na empresa Cicon Construtora
Monografia apresentada à disciplina
Metodologia Estágio Supervisionado II,
ministrada pelo Prof. Geraldo B. B.
Oliveira como requisito parcial para a
obtenção do título de bacharel em
administração.
Orientador: Fernando Antônio Antunes
Paracatu 2011
Alan Ramos Brito
Aplicação do sistema de Qualidade no Setor de Compras: um estudo de caso na
empresa Cicon Construtora.
Monografia apresentada ao Programa de Graduação em Administração da Faculdade Tecsoma, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Administração.
_______________________________________________________
Fernando Antônio Antunes (Orientador)
______________________________________________________
Carlos A. Kraemer - Tecsoma
_______________________________________________________
Geraldo B. B. Oliveira (Orientador Metodológico).
_______________________________________________________
Alan Kardec Guimarães Junior – Tecsoma
Paracatu, 20 de julho de 2011.
Dedico este trabalho a meus pais
Dorinato é Iris e também a minha irmã
Aline, que sempre me apoiaram e
incentivaram. A vocês os meus sinceros
agradecimentos.
AGRADECIMENTOS
Primeiramente a Deus, pois ele é o dom da vida. Aos meus pais pelo apoio e
dedicação que sempre me deram para esta conquista.
Aos meus colegas de classe em especial Cláudia, Victor, Aloísio, Rose e Karla
que contribuíram para essa vitória.
Ao meu orientador Fernando Antunes pela paciência e colaboração na edificação
dos meus conhecimentos.
Ao meu supervisor de estágio Huíver que colaborou para meu crescimento
profissional.
Enfim dedico a todos que estiveram comigo nessa jornada incentivando a
enfrentar e a vencer meus desafios.
“Cada coisa é avaliada por uma qualidade específica. O valor da videira está
na sua produtividade, o do vinho no seu sabor, o do veado na sua rapidez; o que nos
interessa nas bestas de carga é a sua força, pois elas apenas servem para isso mesmo:
transportar carga. Num cão a primeira qualidade é o faro, se o destinamos a seguir a
pista da caça, a velocidade, se queremos que ele persiga as feras, a coragem, se
pretendemos que as ataque à dentada. Em cada ser, portanto, há uma qualidade que
predomina para cujo exercício nasce, e em virtude da qual é avaliado. Ora qual é a
qualidade suprema do homem? A razão: graças a ela o homem supera os outros
animais e aproxima-se dos deuses”.
Séneca
RESUMO
O presente estudo tem como objetivo demonstrara importância da aplicação do sistema
de qualidade no processo de aquisição de uma empresa. Uma vez que o mesmo
proporcionará a empresa e os seus departamentos uma gestão eficiente com qualidade e
eficiência em benéfico aos seus clientes. O referido trabalho é resultado de uma
pesquisa bibliográfica baseado em obras de Ballou, Bazzotti, Cury, Kotler, Rebouças
entre outros. Na atualidade em constante busca por inovações e necessidades de
aprimoramentos, passa-se a exigir das organizações uma gestão estratégica eficiente, a
qual se pode facilitar com a utilização de recursos no qual auxiliem os gestores na
tomada de decisões dentro da organização. Em virtude das mudanças ocorridas no
ambiente externo à organização se vê obrigada a adaptar-se de acordo com o mesmo;
Mudando então seus produtos, técnicas e estruturas para sobreviverem. Apartir de então,
os gestores em busca de soluções para os problemas são conduzidos a unirem as partes
que compõem a organização com a finalidade de formarem um sistema, que
proporcionem condições para administrarem o processo como um todo. Devido à forma
de trabalho impostas pelas organizações, demandam uma busca intensificada por
melhorias, controles, gestão e redução de custos. Tornando-se assim o momento crucial
á implantação do padrão de sistema de qualidade na empresa.
Palavras-chaves: Qualidade, organização, produtos, melhorias, Padronização.
ABSTRACT
This study aims to demonstrate the importance of applying the system of quality in the
process of purchasing a company. Because it will provide the company and its
departments an efficient management with quality and efficiency in beneficial to their
customers. That work result of a bibliographic search is based on works of Ballou,
Bazzotti, Cury, Kotler, Rebouças the others. Currently in constant search for inovation
needs and improvements, is to require the organization Is a management The estrat
Logic efficient, which may facilitate the use The resources where help managers in
making decisions es within the organization Others Because of the changing climate
Occurred in the external environment organized if the obliged to adapt itself according
to it; Changing end their products, reported technical and structures to survive. As from
then The managers in search of solutions To difficulties Conducted to unite the parties
that comp In the organization It, with the aim of forming a system, providing conditions
Es for manage the process as a whole. Due form of work imposed by organized is
demanded an intensified search for improvements, controls, management of reduced the
costs. Thus becoming the crucial moment implants the-default of the quality system in
the company.
Key-words: quality, organization, products, improvements, standardization.
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 Organograma da empresa ............................................................................ 18
FIGURA 2 Modelo de um sistema de informação gerencial ........................................ 28
FIGURA 3 Relação entre marketing, logística integrada e gestão de estoque ............ 39
FIGURA 4 Rateio de estoque ........................................................................................... 45
FIGURA 5 Sistema de distribuição Just-in-time ........................................................... 50
FIGURA 6 Modelo de lote econômico de compras ........................................................ 60
FIGURA 7 Estoque de brita 01 ....................................................................................... 71
FIGURA 8 Estoque de areia lavada fina ........................................................................ 72
FIGURA 9 Estoque de brita 0 ......................................................................................... 72
FIGURA 10 Estoque de pó de brita ................................................................................ 73
FIGURA 11 Carimbo de inspeção de materiais ............................................................. 81
FIGURA 12 Anexo - A Formulário de solicitação de compras/serviços ..................... 87
FIGURA 13 Anexo – B Formulário de ordem de transferência ................................... 88
FIGURA 14 Anexo – C Formulário de ordem de compras .......................................... 89
FIGURA 15 Anexo – D Planilha de cadastro e qualificação de fornecedores ............. 90
FIGURA 16 Anexo – E Planilha de fornecedores avaliados ......................................... 91
LISTA DE GRÁFICOS
GRAFICO 1 Comportamento típico de consumo e reposição ...................................... 48
LISTA DE TABELAS
TABELA 1 Quadro societário ......................................................................................... 17
TABELA 2 Cronograma de atividades ........................................................................... 22
LISTA DE QUADROS
QUADRO 1 Recursos humanos ....................................................................................... 22
QUADRO 2 Recursos materiais ...................................................................................... 23
QUADRO 3 Recursos financeiros estimados ................................................................. 23
QUADRO 4 Custo do Projeto .......................................................................................... 23
QUADRO 5 Ponto de ressuprimento em unidades ........................................................ 43
QUADRO 6 Ponto de ressuprimento de estoque ........................................................... 43
QUADRO 7 Estoque médio ............................................................................................. 43
QUADRO 8 Ponto de ressuprimento médio ................................................................... 44
QUADRO 9 Critérios utilizados na gestão de estoque .................................................. 53
QUADRO 10 Análise dos estoques e duplicatas a receber ............................................ 58
QUADRO 11 Técnicas comumente utilizadas na administração de estoques ............ 59
QUADRO 12 Custos relacionados aos estoques ............................................................. 61
QUADRO 13 Indicadores de desempenho ..................................................................... 84
LISTA DE SIGLAS
CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoal Jurídica
ISO – International Organization for Standardization
TQM – Gestão da Qualidade Total
SI – Sistema de Informações
SIG – Sistema de Informações Gerenciais
PEPS – Primeiro que Entra Primeiro que Sai
UEPS – Último que Entra Primeiro que Sai
LEC – Lote Econômico de Compras
JIT – Just-in-Time
MPR – Materials Requirement Planning
CIM - Caderno de inspeção de materiais
PBQPH – Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade do Habitat
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO .............................................................................................................. 16
2 TITULO .......................................................................................................................... 17
3 TEMA ............................................................................................................................. 17
4 DADOS DA EMPRESA ................................................................................................ 17 4.1 Razão Social ................................................................................................................. 17 4.2 Nome Fantasia ............................................................................................................. 17 4.3 Endereço ...................................................................................................................... 17 4.4 CNPJ ............................................................................................................................ 17 4.5 Inscrição ....................................................................................................................... 17 4.6 Quadro Societário ....................................................................................................... 17 4.7 Capital Social ............................................................................................................... 18 4.8 Organograma .............................................................................................................. 18
5 OBJETIVOS ................................................................................................................... 19 5.1 Objetivo Geral ............................................................................................................. 19 5.2 Objetivos Específicos .................................................................................................. 19
6 PROBLEMATIZAÇÃO ................................................................................................ 19 6.1 Hipótese ........................................................................................................................ 20
7 JUSTIFICATIVA .......................................................................................................... 20
8 RESULTADOS ESPERADOS ..................................................................................... 21
9 METODOLOGIA DE TRABALHO ........................................................................... 21
10 CRONOGRAMA DE ATIVIDADES ........................................................................ 22
11 RECURSOS .................................................................................................................. 22 11.1 Recursos Humanos ................................................................................................... 22 11.2 Recursos Materiais ................................................................................................... 23 11.3 Recursos Financeiros ................................................................................................ 23 11.4 Total de Custo do Projeto ........................................................................................ 23
12 SISTEMAS GERENCIAIS ......................................................................................... 24 12.1 Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) ............................................................ 27 12.2 Benefícios de Implantação do (SIG) ....................................................................... 29
13 MANUAIS ADMINISTRATIVOS ............................................................................. 30 13.1 Introdução ................................................................................................................. 30 13.2 Vantagens do Manual Administrativo .................................................................... 31 13.3 Desvantagens do Manual Administrativo ............................................................... 31 13.4 Elaboração ................................................................................................................. 32 13.5 Tipos de Manuais Administrativos ......................................................................... 33
14 TRATAMENTO DE ESTOQUES ............................................................................. 36 14.1 Estoques como meio de Proteção ............................................................................. 36 14.2 Composição dos Estoques. ....................................................................................... 37 14.3 Justificativa para Constituir uma Gestão de Estoque ........................................... 37 14.4 Marketing e Logística integrada ............................................................................. 38 14.5 Estoques como Benefício .......................................................................................... 40 14.5.1 Vantagens de Constituir Estoques .......................................................................... 40 14.6 Funções da Gestão de Estoques ............................................................................... 40 14.7 Políticas de Gerenciamento de Estoques ................................................................ 41 14.8 Controles de Estoques .............................................................................................. 42 14.8.1 Procedimentos de Controles Permanentes ............................................................. 42 14.8.2 Procedimento de Controle Periódico ...................................................................... 44 14.8.3 Rateio de Estoques .................................................................................................. 44
14.9 CONCEITOS PARA CONTROLE DE ESTOQUES ........................................... 45 14.9.1 Métodos de Empurrar Estoques (tipo Push) .......................................................... 46 14.9.2 Métodos de Puxar Estoque (tipo Pull) ................................................................... 46 14.9.3 Estoques para Demanda ......................................................................................... 46 14.9.4 Lead Time ................................................................................................................ 47 14.9.5 Ponto de Reposição ................................................................................................. 47 14.9.6 Sistemas Alternativos para Puxar Estoques .......................................................... 48 14.10 Curva ABC .............................................................................................................. 49 14.11 Método Just-in-Time .............................................................................................. 49
15 ESTOQUE NA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA ............................................... 52 15.1 Peps ............................................................................................................................ 53 15.1.1 Vantagens do Método ............................................................................................. 53 15.2 Ueps ............................................................................................................................ 54 15.2.1 Vantagens do Método ............................................................................................. 55 15.3 Preço Médio Ponderado ........................................................................................... 55 15.4 Custo Padrão ............................................................................................................. 56 15.5 Diferentes Pontos em Relação ao Nível de Estoque ............................................... 56 15.6 Estoques como um Investimento ............................................................................. 57 15.7 Estoque Relacionado a Duplicatas a Receber ........................................................ 57 15.8 Técnicas de Administração de Estoques. ................................................................ 59 15.8.1 Sistema ABC ............................................................................................................ 60 15.8.2 Modelo de Lote Econômico de Compras (LEC) .................................................... 60 15.8.3 Custos Básicos ......................................................................................................... 61 15.8.4 Sistemas MPR (Materials Requirement Planning) ............................................. 63 16 ESTUDO DE CASO .................................................................................................... 64 16.1 Histórico da Empresa ............................................................................................... 64
16.1.1 Missão ...................................................................................................................... 64 16.1.2 Visão ........................................................................................................................ 64 16.1.3 Valores ..................................................................................................................... 65 16.1.4 Objetivos .................................................................................................................. 65
17 DEPARTAMENTO DE COMPRAS ......................................................................... 66 17.1 Objetivo ...................................................................................................................... 67 17.2 Responsabilidade ...................................................................................................... 67 18 PROCEDIMENTOS .................................................................................................... 68 18.1 Aquisições de Material ............................................................................................. 68 18.2 Compras Emergenciais ............................................................................................. 69 18.3 Transferência de Materiais ...................................................................................... 69 18.4 Contratações de Serviços Especializados ................................................................ 69 18.5 Identificação de Problemas ...................................................................................... 70 18.6 Armazenamentos de Estoque ................................................................................... 71 18.7 Impactos Financeiros de Estoque ............................................................................ 73
19 PROPOSTA DE PLANO PARA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE QUALIDADE NO SETOR DE COMPRAS DA EMPRESA ....................................... 75 19.1 Obra ........................................................................................................................... 75 19.2 N° de Pedido .............................................................................................................. 76 19.3 Data e Hora ................................................................................................................ 76 19.4 Prazo de Entrega ....................................................................................................... 76 19.5 Aplicação/Solicitante ................................................................................................ 76 19.6 Descrição/Unidade/Quantidade ............................................................................... 77 19.7 Transferências de Materiais .................................................................................... 77 19.8 Ordens de Compras .................................................................................................. 78 19.9 Cadastro e Qualificação de Fornecedores .............................................................. 79 19.10 Avaliação de Fornecedores .................................................................................... 80 19.11 Recebimento e Inspeção de Produtos .................................................................... 80 19.12 Caderno de Instruções de Materiais ..................................................................... 81 19.13 Estoques de Materiais ............................................................................................. 82 19.14 Treinamentos ........................................................................................................... 82 19.15 Indicadores de desempenho ................................................................................... 83
20 CONCLUSÃO .............................................................................................................. 85 REFERÊNCIAS ................................................................................................................ 87
ANEXO .............................................................................................................................. 89
16
1 INTRODUÇÃO
Na atualidade em constante busca por inovações e necessidades de
aprimoramentos, passa-se a exigir das organizações uma gestão estratégica eficiente, a
qual se pode facilitar com a utilização de recursos no qual auxiliem os gestores na
tomada de decisões dentro da organização.
O presente estudo abordará os principais pontos da administração do setor de
aquisição de materiais da empresa Cicon Construtora. Abordará os princípios de uma
gestão de estoque, controle e funcionamento eficaz dentro do programa de qualidade.
Através da contribuição teórica de vários autores que realizaram estudos sobre a
aplicação de uma gestão de qualidade na organização, proporcionará a empresa uma
melhor visão do seu sistema de gerenciamento, e como o mesmo deverá ser aplicado.
Identificando por meio de análise é estudos, possíveis falhas que existam na
organização, baseando-se no atual processo de aquisição realizado pela empresa, bem
como apresentará soluções para que problemas como esses sejam eliminados da
organização.
Abordará por meio do estudo realizado, sugestões de melhoria do processo de
solicitação e produção, padronizando todas as etapas de acordo com as normas de
qualidade e certificação do processo realizado pela empresa, proporcionando a mesma
correção de falhas e perdas no processo aquisitivo. A partir de um seguimento padrão
dentro do contexto e normas da qualidade baseados na ISO 9001.
17
2 TÍTULO
APLICAÇÃO DO SISTEMA DE QUALIDADE NO SETOR DE COMPRAS:
3 TEMA
Sistema de Qualidade no Departamento de Compras: Um estudo de caso na empresa
Cicon
4 DADOS DA EMPRESA
4.1 Razão Social
Cicon Construtora Indústria e Comércio Noroeste Ltda.
4.2 Nome Fantasia
Cicon Construtora
4.3 Endereço
Marginal BR-040 km-44 B. Jardim Serrano s/n.
4.4 CNPJ
24.035.453/0001-11
4.5 Inscrição Estadual
470.554.160-0037
4.6 Quadro Societário
TABELA 1 Quadro Societário
Sócios Quotas Valores Edna Rodrigues de Oliveira 1020 878.577,00 Huíver Rodrigues de Oliveira 340 292.859,00 Higor Rodrigues de Oliveira 340 292.859,00 TOTAL 1700 1.464.295,00
Fonte: Cicon Construtora Indústria e Comércio Nota: Elaborado pelo autor
4.7 Capital Social
R$1.464.295,00 (Hum milhão quatrocentos e sessenta e quatro mil e duzentos e noventa
e cinco reais).
4.8 Organograma
Organograma atual Cicon Construtora
Fonte: CICON
Gerente Geral Gerente
Financeiro
Faturamento
Gerente RH
Auxiliar de RH
R$1.464.295,00 (Hum milhão quatrocentos e sessenta e quatro mil e duzentos e noventa
CICON CONSTRUTORA PARACATU-MG Organograma atual Cicon Construtora Indústria e Comércio Noroeste Ltda.
Figura 1: Organograma empresa Cicon
Fonte: CICON construtora ind. E com. Noroeste Ltda., 2010.
Administração
Gerente Produção
Almoxarifado
Usina de Concreto Compras
Gerente Logísitca
Gerente Vendas
Orçamentos
Medição e Controle
18
R$1.464.295,00 (Hum milhão quatrocentos e sessenta e quatro mil e duzentos e noventa
Indústria e Comércio Noroeste Ltda.
, 2010.
Gerente Obras
Medição e Controle Supervisor
de Obras
Mestre de Obras
Encarregados de Obras
Comercial
19
5 OBJETIVOS
5.1 Objetivo Geral
Propor um sistema de qualidade no setor de compras da empresa CICON
CONSTRUTORA INDÚSTRIA E COMÉRCIO NOROESTE LTDA de Paracatu-MG.
5.2 Objetivos Específicos
Ø Identificar dentro do processo de compras os principais erros que levam e
demandam mais perda de tempo para o setor;
Ø Propor um processo de controle de avaliação dos fornecedores atuais e futuros;
Ø Sugerir ao processo de compras a padronização da forma de pedidos;
6 PROBLEMATIZAÇÃO
Com base nos estudos realizados na empresa, constataram-se as seguintes falhas
nos pedidos: informações e especificações incorretas nas solicitações repassadas pelo
setor operacional ao setor de compras; Falta de informação como sendo um dos
principais problemas detectados no processo de solicitação de compras, fatores estes
enfrentada pela empresa no sistema produtivo da mesma.
20
6.1 Hipótese
O estudo tem como objetivo, propor o treinamento de todas as áreas envolvidas
no processo produtivo da empresa, desde operacional ao setor de compras, responsável
pela aquisição de bens e insumos da empresa.
Através da criação de um formulário para padronização dos pedidos constando
todas as informações necessárias, poderá haver melhoria nos resultados do processo
aquisitivo, resultados estes significativos para a empresa.
7 JUSTIFICATIVA
A justificativa deste estudo se deve à melhoria do processo produtivo,
padronizando todas as etapas de acordo com as normas de qualidade e certificação do
processo realizado pela empresa.
Proporcionando a empresa correção de falhas e perdas no processo aquisitivo de
insumos, materiais estes aplicados na prestação de serviço e produção da empresa. Com
a implantação do sistema de qualidade possibilitará à empresa padronizar os seus
pedidos e solicitações de compras, processo esse de grande importância, uma vez que
para cada necessidade haverá uma descrição minuciosa do produto a ser requisitado ao
setor de compras.
A partir de um seguimento padrão dentro do contexto e normas da qualidade
baseados na ISO 9001 o setor de compras será otimizado.
Segundo (KOTLER, 2000); “A ISO 9000 oferece uma estrutura para mostrar a
clientes como empresas voltadas a qualidade testam produtos, treinam funcionários,
mantêm registros e consertam defeitos”.
O produto solicitado descrito de forma correta facilitará o contato entre o setor
de compras e o seu eventual fornecedor, ambos garantindo à qualidade e a melhoria do
processo de compras da empresa, eliminando possíveis atrasos ou até mesmo compra de
um produto em desacordo com a necessidade da obra.
Kotler ressalta que:
21
Um dos maiores valores que os clientes esperam de fornecedores é alta qualidade de produtos e serviços. Os executivos de hoje vêem a tarefa de melhorar a qualidade mediana. Se as empresas quiserem continuar no páreo, e apresentando lucros, terão de adotar a gestão da qualidade total-TQM. (KOTLER, 2000, P.78).
8 RESULTADOS ESPERADOS
Espera-se que com esse trabalho, represente à importância da qualidade no setor
de compras e no processo produtivo da empresa. Possibilitando melhor controle, uso
das informações e comunicação dentro da organização, garantido assim que o setor se
beneficie dos formulários e treinamentos, em função de selecionar melhor seus
fornecedores, reduzindo assim o tempo de espera de seus serviços e produtos
requisitados.
9 METODOLOGIA DE TRABALHO
A metodologia do estudo orientou pela pesquisa bibliográfica e exploratória,
centrada nas contribuições teóricas de vários autores que realizaram estudos sobre a
aplicação de uma gestão de qualidade na organização.
A pesquisa bibliográfica permite que o pesquisador entre em contato direto
com tudo aquilo que foi escrito e pesquisado sobre determinado assunto. O que
possibilita o reconhecimento dos aspectos importantes que cercam o tema, no caso
específico deste estudo, a Implantação do Sistema de Qualidade.
O presente estudo trará da importância da utilização de um sistema de
qualidade dentro da empresa. Analisando as dificuldades encontradas pela mesma
dentro do seu processo de gerenciamento de serviços e aquisições de matéria-prima,
bem como analisará os pontos considerados relevantes para que o departamento de
compras desempenhe as suas atividades de maneira segura e ágil. Cercando assim as
possíveis falhas identificadas de modo que possam ser estudadas e sugeridas propostas
de melhorias para tais problemas. Podemos dizer que a empresa fornece qualidade
sempre que seu produto ou serviço atende às expectativas dos clientes ou as excede.
(KOTLER, 2000). Para que se possa obter a satisfação e fidelização de seus clientes
22
são necessárias que a empresa demonstre para tais o quanto a mesma presa por essa
qualidade.
10 CRONOGRAMA DE ATIVIDADES
TABELA 2 Cronograma de atividades
ETAPAS ANO LETIVO 2011
FEV MAR ABR MAI JUN JUL
Elaboração do Projeto
Desenvolvimento do projeto
Pesquisa bibliográfica
Entrega Projeto
Pesquisa de Campo
Tabulação dos dados
Redação Monografica
Entrega
Revisão Monográfica
Revisão FinalFonte: Elaborado pelo autor.
11 RECURSOS
11.1 Recursos Humanos
QUADRO 1
Recursos Humanos Fernando Antônio Antunes (Orientador) Huíver Rodrigues de Oliveira (Supervisor de estágio) Alan Ramos Brito (Graduando)
Nota: elaborado pelo autor.
23
11.2 Recursos Materiais
QUADRO2 Recursos Materiais
Descrição Custo Computador; R$ 0,00 Impressora; R$ 0,00 Cartucho de tinta para impressora; R$ 0,00 Papel A4 para impressão de relatórios; R$ 30,00 Caneta esferográfica; R$ 0,00 Clipper; R$ 0,00 Livros; R$ 0,00 Apostilas. R$ 0,00 R$ 0,00
Nota: elaborado pelo autor.
11.3 Recursos Financeiros
QUADRO 3 Recurso Financeiro estimado
Custos Quant. R$ total Energia elétrica Mês R$60,00 Despesa telefone Mês R$36,00 Despesa combustível Mês R$100,00 Xerox 100 copias R$10,00 Papel A4 2 pacotes R$30,00 Recarga de cartucho 5 recargas R$30,00
Nota: Elaborado pelo autor
11.4 Total de custos do projeto
QUADRO 4 Custos do projeto
Custos Quant. R$ total Recursos Humanos Mês R$00,00 Recursos Materiais Mês R$30,00 Recursos Financeiros Mês R$236,00 TOTAL R$266,00
Nota: Elaborado pelo autor
24
CAPÍTULO I
12 SISTEMAS GERENCIAIS
Na atualidade em constante busca por inovações e necessidades de
aprimoramentos, passa-se a exigir das organizações uma gestão estratégica eficiente, a
qual se pode facilitar com a utilização de recursos no qual auxiliem os gestores na
tomada de decisões dentro da organização.
A partir de então os gestores em busca de soluções para os problemas são
conduzidos a unirem as partes que compõem a organização. Com a finalidade de
formarem um sistema, que proporcionem condições para administrarem o processo
como um todo, devido à forma de trabalho impostas pelas organizações, demandam
uma busca intensificada por melhorias, controles, gestão e redução de custos.
Embora em virtude da alta demanda de mercado atual estar em busca de
sistemas que ofereçam uma idéia simples e clara para seus usuários, transmitindo
segurança, idoneidade e interface com usuário de forma interativa e fácil, os sistemas
disponíveis no mercado agrega interface lógica, porém não buscam uma interação de
maneira a facilitar aos seus usuários. Embora as organizações disponham de diversos
tipos de sistema que auxiliem nesses aspectos gerenciais, os mesmos oneram altos
custos para implantação e customização.
Percebe-se então que os sistemas gerenciais vêm de forma a auxiliar os gestores
dentro da organização nas mais variadas funções, possibilitando o controle direto dos
processos organizacionais e gerenciais, custos, análise do processo produtivo, logística
integrada dentre outros.
O Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes, que
conjuntamente forma um todo unitário, com determinado objetivo e efetuam
determinada função. (OLIVEIRA, 2002, apud BAZZOTTI; GARCIA, 2007).
Dentre as várias formas de classificação de sistemas gerenciais pode-se
classificar de duas maneiras: sistemas abertos e sistemas fechados.
Sistema gerencial aberto pode ser considerado como todas as atividades e
interações onde envolva a empresa com a sociedade é o ambiente onde à mesma atua,
25
ou seja, nada mais é do que a maneira de atuação e interação da empresa no meio social.
Onde há certa dependência do meio externo para se sobreviver.
As organizações sociais caracterizam-se como sistemas abertos, uma vez que a
organização realiza transações com o meio ao qual está inserida, sendo assim, converte
o imput de energias em outro imput. (KATZ; KAHN, 1987).
Em virtude das mudanças ocorridas no ambiente externo à organização se vê
obrigada a adaptar-se de acordo com o mesmo; Mudando então seus produtos, técnicas
e estruturas para sobreviverem. A interação e intercâmbio da organização com o
ambiente moldam a estrutura de sistemas abertos.
Dessa forma, à maneira com que as mudanças no ambiente externo aconteçam à
organização busca adequar-se mudando seus direcionamentos, produtos e estrutura de
acordo com o mesmo para a sua sobrevivência.
A empresa é visualizada como um sistema aberto em um dinâmico relacionamento com seu ambiente, recebendo vários insumos (entradas), transformando esses insumos de diversas maneiras (processamento ou conversão) e exportando os resultados na forma de produtos ou serviços (saídas). (CHIAVENATO, 2000 apud BAZZOTTI; GARCIA 2007, p.04).
Quanto ao sistema fechado o mesmo independe do meio externo para o
desenvolvimento das suas funções.
Cornachione, (1998) citado por Bazzotti; Garcia, (2007, p.04) afirma que “os
sistemas fechados são entendidos como os que não mantêm relação de interdependência
com o ambiente externo”.
Diferente do sistema aberto, o sistema fechado como cita o autor Padoveze, pode
ser considerado uma engrenagem ou uma peças de uma máquina dentro da empresa,
onde a mesma contribui para o andamento do processo. Por ser parte conjunta do
processo, o mesmo independe de do ambiente externo para seu funcionamento. Porém a
mesma depende do restante de suas engrenagens para o bom funcionamento, então se
pode dizer que o que se passa dentro do ambiente de seu funcionamento se torna
interdependente para o andamento do processo.
Padoveze, (2000) citado por Bazzotti; Garcia, (2007) cita como exemplo de
sistema fechado o relógio, onde o seu mecanismo trabalha em conjunto sem precisar do
meio externo para o seu funcionamento.
Dessa forma a interação ocorre entre as partes que compõem o sistema, não
tornando menos ou mais importantes, apenas não interagem com o meio externo.
26
Considerando essas partes menos ou mais importantes, cada uma terá sua
importância para o desempenho do processo. Como o relógio o sistema ou processo
dependerá das partes que irá compor o mesmo, uma vez que a mesma obtiver uma boa
interação e funcionamento o processo se desenvolverá sem nenhum tipo de problemas,
pois como mencionado, o principal será as partes que compõe essa engrenagem
(processo).
Os sistemas de informações, como qualquer outro sistema, possuem os mesmos
seis componentes que formam sua estrutura básica, ou seja:
Os dados, que são as entradas do sistema; O processamento de dados, que correspondem ao processo de transformação de dados em informações; As informações, que são as saídas do sistema; Os padrões que indicam a qualidade da informação desejada; O controle e avaliação necessários para verificar se as informações processadas pelo sistema estão atendendo aos objetivos estabelecidos; e Os objetivos do sistema de informações. (D’ASCENÇÃO, 2001, p.53).
Devido às constantes mudanças no ambiente externo, às organizações precisam
se precaver e se prepararem para lidar com os problemas internos e externos do
ambiente nos quais estão inseridas; Absorvendo e colhendo informações ao qual poderá
por meio destas criarem sistemas de informações gerenciais de forma a facilitarem as
tomadas de decisões do processo organizacional.
Para Pereira; Fonseca citado por Bazzotti; Garcia, (2007), os (SI) têm por
finalidade “a captura ou a recuperação de dados e sua análise em função de um processo
de decisão. Envolvem, de modo geral, o decisor, o contexto, o objetivo da decisão e a
estrutura de apresentação das informações”.
O sistema de informações terá a função de auxiliar os gerentes e empresários nas
suas tomadas de decisões dentro da organização.
Para á gerência esse sistema vem de forma segura e precisa reunir todos os
dados da empresa e transformá-las em informações. Onde possibilita o decisor a
identificar possíveis problemas, detectando suas eventuais causas e falhas no processo,
dando a visão para os gerentes, das possíveis soluções, proporcionando uma visão dos
resultados e possíveis soluções, voltado para o funcionamento da organização. Um
sistema de informação preciso, seguro e ágil dentro da empresa pode ser considerado
um dos pontos chaves para o bom desempenho é sucesso da organização.
27
12.1 Sistemas de Informações Gerenciais (SIG)
O SIG, Sistema de informação gerencial age de maneira a auxiliar os gestores na
tomada de decisões dentro do processo organizacional; Então o SIG age de maneira a
ajudar a organização atingir as suas metas. Além disso, o SIG proporciona ao
administrador uma visão geral de todo o processo básico da empresa. Dessa forma o
administrador tendo uma visão sistêmica de todo o processo, consegue através do SIG
organizar e melhora a maneira de atuação da empresa, onde se pode controlar e planejar
de forma eficiente e segura todo o processo de forma atualizada e hábil.
Segundo (REZENDE; ABREU, apud BAZZOTTI; GARCIA, 2007) em geral os
sistemas procuram atuar como:
Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua intrincada abrangência e complexidade; Instrumentos que possibilitam uma avaliação analítica e, quando necessária, sintéticas das empresas; Facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas intensidades e relações; Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica organizacional; Geradores de modelos de informações para auxiliar os processos decisórios empresariais; Produtores de informações oportunas e geradores de conhecimento; Valores agregados e complementares à modernidade, perenidade, lucratividade e competitividade empresarial.
Para a organização as ferramentas certas são essenciais para manterem o
desempenho e qualidade do sistema, obtendo assim informações seguras e na hora certa,
facilitando então o processo interno e externo da organização.
Segundo (D’ASCENÇÃO, 2001, p.48). “O propósito dos sistemas e dos canais
de comunicação, dentro do complexo organizacional, é o de apresentar as informações
de forma certa, segura e no momento certo”.
Os dados recolhidos na organização por meio de uma ferramenta que apresente
indicadores precisos obtendo informações claras para a organização possibilitará a
identificação é acompanhamento de todo o processo produtivo e funcional da mesma.
Onde qualquer falha ou erro dentro do processo poderá ser identificado e
corrigido, por meio do sistema, os dados e erros identificados poderão ser armazenados
e poderão ser utilizados para prevenir ou evitar erros e falhas futuras decorrentes das
situações iguais ou similares.
FIGURA 2
Com o auxílio de informações precisas, seguras e no momento certo, possibilita
o gestor uma visão ampla do
Assim os mesmos são capazes de tomar decisões que direcione a organização de
maneira eficaz é eficiente no desempenho dos seus processos. Por tanto os gestores
obtém uma margem maior de acertos nas to
do processo e gestão da organização.
Devido a gama de informações a
atua, consequentemente tende em aumentar à complexidade do processo de
informações. Dessa maneira
relevantes dispensáveis para a empresa, de maneira que os dados passem a ser de forma
segura e precisa em auxílio aos gestores.
As informações consideradas válidas precisam transmitir aos gestores a re
situação em que a organização se encontra, além de identificar problemas e dificuldades
nas diversas áreas de diferentes níveis. Uma informação precisa e segura proporciona ao
gestor uma visão ampla do problema, suas eventuais causas e possíveis soluçõe
da correção na execução do processo, seja ele eventual ou rotineiro.
Mas para isso os gestores necessitam de um sistema de gerenciamento eficaz e
eficiente que consiga absolver todos esses dados em seu grande volume e processá
de forma valida proporcionando subsídios para avaliação do impacto em
das diversas decisões tomadas pelos gestores na organização.
FIGURA 2: Modelo de um sistema de informação gerencial
Fonte: (REBOUÇAS, 2001, p.48)
Com o auxílio de informações precisas, seguras e no momento certo, possibilita
o gestor uma visão ampla do processo é da atual situação que a empresa se encontra.
ssim os mesmos são capazes de tomar decisões que direcione a organização de
maneira eficaz é eficiente no desempenho dos seus processos. Por tanto os gestores
obtém uma margem maior de acertos nas tomadas de decisões em função da melhoria
do processo e gestão da organização.
Devido a gama de informações absolvidas pela empresa é o ambiente em que
atua, consequentemente tende em aumentar à complexidade do processo de
informações. Dessa maneira, os dados precisam de uma adequação, en
dispensáveis para a empresa, de maneira que os dados passem a ser de forma
segura e precisa em auxílio aos gestores.
As informações consideradas válidas precisam transmitir aos gestores a re
situação em que a organização se encontra, além de identificar problemas e dificuldades
nas diversas áreas de diferentes níveis. Uma informação precisa e segura proporciona ao
gestor uma visão ampla do problema, suas eventuais causas e possíveis soluçõe
da correção na execução do processo, seja ele eventual ou rotineiro.
Mas para isso os gestores necessitam de um sistema de gerenciamento eficaz e
eficiente que consiga absolver todos esses dados em seu grande volume e processá
oporcionando subsídios para avaliação do impacto em
das diversas decisões tomadas pelos gestores na organização.
28
Com o auxílio de informações precisas, seguras e no momento certo, possibilita
uação que a empresa se encontra.
ssim os mesmos são capazes de tomar decisões que direcione a organização de
maneira eficaz é eficiente no desempenho dos seus processos. Por tanto os gestores
madas de decisões em função da melhoria
o ambiente em que
atua, consequentemente tende em aumentar à complexidade do processo de
entre definições
dispensáveis para a empresa, de maneira que os dados passem a ser de forma
As informações consideradas válidas precisam transmitir aos gestores a real
situação em que a organização se encontra, além de identificar problemas e dificuldades
nas diversas áreas de diferentes níveis. Uma informação precisa e segura proporciona ao
gestor uma visão ampla do problema, suas eventuais causas e possíveis soluções além
Mas para isso os gestores necessitam de um sistema de gerenciamento eficaz e
eficiente que consiga absolver todos esses dados em seu grande volume e processá-los
oporcionando subsídios para avaliação do impacto em consequência
29
Sistema de informação é o processo de transformação de dados em informações, E, quando esse processo está voltado para a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, diz-se que é um sistema de informações gerenciais. (REBOUÇAS, 2001, p.47).
O sistema de gerenciamento proporciona à organização um melhor entendimento
e controle do seu processo como um todo. Além de possibilitar o entendimento de todas
as informações adquiridas e como estás fluem dentro e durante o processo.
O sistema de informação é uma ferramenta de suma importância para a gerência
de uma organização, o mesmo age como auxílio e não trabalha por si só. Por tanto os
sistemas mostram o caminho para a gerência cabe o mesmo à decisão de levar as
informações à frente e implantá-las dentro do processo.
12.2 Benefícios de Implantação do (SIG)
Nesse sentido pode-se afirmar que o sistema de informações gerenciais pode,
sob determinadas condições, trazer os seguintes benefícios para as empresa:
Redução dos custos da operação; Melhoria do acesso às informações, proporcionando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço; Melhoria na produtividade; Melhoria nos serviços realizados e oferecidos; Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas; Estimulo de maior interação dos tomadores de decisão; Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões; Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações; Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que atendem e controlam o sistema; Redução do grau de centralização de decisões na empresa; e Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos. (REBOUÇAS, 2001, p.51).
Um sistema de informações que apresente bons resultados e informações
precisas para a empresa proporciona a mesma, ganhos na produção, minimizando erros
no processo, perdas com o retrabalho. Uma vez que as informações são apresentadas no
tempo e momento certo; O processo passará a ser mais rápido garantido também a
qualidade proporcionando a organização uma melhor interação do processo e maior
segurança nas tomadas de decisões, disponibilizará a empresa informações precisas para
a sua sobrevivência e adaptação para enfrentar as mudanças provocadas pela
globalização.
30
O Sistema de informação gerencial é uma ferramenta importante para os
gestores. Sua função de indicar e auxiliar nas tomadas de decisões da empresa, como
um indicador de resultados. Como todo outro sistema é de suma importância que a alta
e média administração esteja envolvida é participante do processo, pois só assim o
sistema atuará de forma eficaz e eficiente na organização em busca de resultados
positivos.
O executivo é, antes de tudo, um tomador de decisões independentemente de seu nível hierárquico na empresa. Portanto, esse executivo ou tomador de decisões precisa de elementos que lhe permitam: Caracterizar o problema que está exigindo uma ou mais decisões para sua solução; Compreender o ambiente que cerca as decisões; e Identificar os impactos que essas decisões poderão provocar para a empresa. (REBOUÇAS, 2001, p.48).
O sistema de informações gerenciais possibilita aos gestores trabalharem tanto
com informações e dados computadorizados, bem como dados obtidos manualmente
dentro do processo de sistema. Contudo é necessário que estas informações possuam e
sejam de fontes seguras, de maneira a proporcionar ao gestor responsável pela tomada
de decisões, uma análise dos resultados em função das decisões tomadas.
13 MANUAIS ADMINISTRATIVOS
13.1 Introdução
Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções,
atividades, política, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e
cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa. (REBOUÇAS, 2001 p.388).
Manual administrativo tem o objetivo de direcionar os funcionários e executivos
da empresa para toda e qualquer atividade e procedimentos dentro da organização.
Orientando o funcionário para o melhor desempenho de suas atividades seja ela de
caráter rotineiro ou não. Podemos dizer que o manual é a ferramenta de direção do
gestor para garantir que o processo esteja se desempenhado de modo que não ajam
inseguranças nos variados setores da empresa.
31
Toda a conduta e normas da empresa são direcionadas através do manual,
obtendo assim uma padronização dos processos administrativos da organização.
13.2 Vantagens do Manual Administrativo
Possibilitam o controle das informações para o desempenho e acompanhamento
processo de atividades da empresa, Proporciona e facilita para os gestores na criação e
efetivação de normas e procedimentos administrativos, Facilitam na normatização do
processo, devido ajudar na fixação e padronização dos modelos administrativos, Podem
ser adequado no decorrer do processo. Adequá-los de acordo com a organização,
Minimizam os possíveis conflitos e equívocos existentes na organização, possibilitam
um Tempo maior para treinamentos e avaliações do processo Administrativo, podem ser
usado como instrumento para o aumento da motivação dos envolvidos no processo da
empresa, etc.
13.3 Desvantagens do Manual Administrativo
Principais desvantagens do manual administrativo:
São pouco flexíveis; Não representam a solução de todos os problemas do processo; Os custos de elaboração, manutenção e gerenciamento podem ser elevados; Incluem somente as relações do processo, não apresentando as relações informais que estão presentes em qualquer processo; Perdem a importância e o valor quando não são utilizadas de forma adequada e permanente. (D’ASCENÇÃO, 2001, p. 153).
Como toda a ferramenta, o manual administrativo precisa ser usado de forma
correta. Para que não ocorram perdas em seus valores, tornando-os desnecessários, e em
geral, pouco flexíveis;
Deve se ficar atento quanto à questão dos detalhes. Dessa forma, evita-se que o
manual seja detalhado de uma forma erronia, tornando-os obsoletos diante de qualquer
mudança, por menor que seja.
32
Possuem o ponto de partida, mas não a solução para todos os problemas
enfrentados no dia-a-dia da empresa.
Ficar atento quanto ao processo de elaboração do mesmo, pois uma vez mal feito
acarreta sérios inconvenientes dentro do processo administrativo da empresa. Os
mesmos incluem apenas aspectos formais da empresa.
13.4 Elaboração
Para a elaboração de um manual administrativo é preciso uma redação simples,
de forma precisa e clara, de fácil entendimento do processo, instruções autênticas, de
forma clara e suficiente para elaboração do manual.
A revisão do mesmo deve ser de maneiras continua, ou seja, deve haver um
processo de atualização e distribuição dos dados corretamente que garanta o bom
desempenho do processo.
Com base nas análises das vantagens e desvantagens quanto à utilização dos
manuais, entende-se que os mesmo devem atender a alguns requisitos como:
Necessidade real e efetiva da empresa, Ter diagramação simples, curta, clara e entendível, bem como bom índice ou sumário; Ter instruções autênticas, necessárias e eficientes; Ser distribuído a todos os funcionários que dele necessitem; Ter racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários do sistema; Ter adequada flexibilidade; e Ter um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição. (REBOUÇAS, 2001, p. 390).
O manual por tanto, deve atender tanto as necessidades reais como as
necessidades básicas da empresa. De forma a proporcionar o fácil entendimento do
processo administrativo da empresa, de forma eficaz e eficiente. Estando atento para
que o mesmo não seja complexo ao ponto de se tornar obsoleto o processo na empresa.
Alguns dos tipos de manuais administrativos que atendem a empresa e suas
necessidades em suas diversas áreas.
33
13.5 Tipos de Manuais Administrativos
Os manuais administrativos podem ser classificados em: manual de organização,
normas e procedimentos, políticas e diretrizes, instruções especializadas, empregado e
finalidade múltipla. (REBOUÇAS, 2001, p. 392).
a) Manual de Organização:
Caracteriza e enfatiza aspectos formais das relações entre os diversos
departamentos da empresa. Tem como função organizar, distribuir as responsabilidades
e deveres para cada cargo da gerencia ou assessoria da empresa. Independente do
tamanho, cada empresa seja ela micro ou macro, deve existir um manual de
organização.
Possuem finalidades como:
Estabelecer as várias unidades organizacionais da empresa, identificar o plano
organizacional, como a empresa está organizada e direcionar as informações de acordo
com a política e objetivos. (REBOUÇAS, 2001).
b) Manual de normas e procedimentos:
Tem como objetivos descrever as atividades dentro do processo, e detalhar como
as mesmas serão desempenhadas dentro do processo administrativo da empresa.
Possuem finalidades como: possibilitar a execução das atividades de maneira uniforme
dos serviços, coordenarem de forma a garantir a consecução racional dos propósitos da
empresa, bem como vincular instruções corretas das informações a serem processadas
pela central de serviços.
34
c) Manual de Políticas e Diretrizes:
Contém de forma detalhada a política da empresa, e como a mesma deverá ser
seguida pelos gestores e funcionários no processo de tomada de decisões, onde leva aos
objetivos estabelecidos possuindo as seguintes finalidades: padronização das atividades
da empresa, criação de condições para delegação, gerar condições para que os gestores
gastem tempo apenas com decisões fora dos padrões e rotinas bem como gerar melhores
condições para avaliação dos planos organizacionais.
d) Manual de Instruções Especializadas:
Agrupa é instrui de maneira especifica as diversas atividades ou tarefas,
utilizado e recomendado a empresas que possuam o quadro de funcionários
suficientemente grande onde justifiquem sua preparação.
Os principais benefícios dos manuais de instruções e especializações são:
Possibilitar uma melhor capacitação do funcionário, por meio de melhores treinamentos
profissionais para seus colaboradores e proporcionar um guia de trabalho e consulta,
para o grupo profissional da empresa.
e) Manual do Empregador:
O manual do empregador, disponibilizado para o mesmo geralmente no primeiro
dia na empresa, tem o objetivo de guiá-lo orientando quanto aos procedimentos,
políticas e normas da empresa.
Possui a finalidade de proporcionar ao novo funcionário o rápido entendimento
da empresa. Proporcionar um bom clima entre o novo funcionário e a empresa,
esclarecer seus direitos e deveres perante a empresa bem como facilitar o treinamento
do novo funcionário.
35
f) Manual de Finalidade Múltipla:
Devido aos vários aspectos considerados pelos tipos apresentados, geralmente é
um único manual, onde aborda as demais áreas da empresa atendendo aos vários
aspectos e necessidades da organização. Devido ao grande volume de atividades,
números de empregados e simplicidade da estrutura organizacional. Tem a finalidade de
manter o funcionário informado sobre os mais variados aspectos da empresa e servir
como base de treinamento e avaliação do plano organizacional da empresa.
36
CAPITULO II
14 TRATAMENTO DE ESTOQUES
14.1 Estoques como Meio de Proteção
Estoques são formas de uma organização proteger-se das imprevisibilidades dos
processos com os quais a empresa lida ou está envolvida. A falta de qualidade de seus
processos internos bem como dos externos dos quais depende pressionam no sentido de
elevar o volume de estoques.
O estoque é um meio de proteção que a empresa utiliza, para garantir o bom
desempenho de seus processos, na prestação ou comercialização de seus serviços e
produtos. Se por um lado o excesso de estoques representa para algumas empresas
custos operacional e de oportunidade do capital empatado, por outro lado empresas de
níveis baixos de estoque podem originar perdas de economias e custos elevados devido
à falta de produtos.
Segundo Saggioro et al.:
Apesar de sua importância, complexidade e extensão, a gestão de estoque é ainda negligenciada em muitas empresas, sendo até classificada como uma questão não estratégica e restringida à tomada de decisões em níveis organizacionais mais baixos. Outras empresas, entretanto já percebem que a gestão de estoques pode trazer vantagens competitivas e estão inclusive olhando os estoques ao longo de toda a cadeia de suprimentos ao qual fazem parte. (SAGGIORO et al., 2006).
O estoque pode ser considerado como um meio de sobrevivência da empresa, no
mercado de negócios. Há empresas que optam por não manterem estoquem, pois o
mesmo representa altos custos com mercadoria parada, funcionários para manter o
monitoramento garantindo a qualidade dos produtos, além de gastos elevados com
locais apropriados para estocagem da mercadoria.
Existem diversas classificações dos estoques. De acordo com a natureza dos
produtos fabricados, das atividades da empresa, os estoques recebem diferentes
classificações (SEVERO FILHO, 2006).
37
14.2 Composição dos Estoques
O estoque pode receber diferentes classificações, de acordo com a natureza e
produtos fabricados, bem como à atividade e o ponto de atuação da empresa no
mercado. (SEVERO FILHO, 2006, p. 62). Matéria-prima; Materiais auxiliares;
Materiais de manutenção; Materiais de escritório; Materiais e peças em processos e
produtos acabados.
Os mesmos se fazem necessários para compensar a imprevisibilidade da
empresa nos processos organizacionais e ambientais.
A gestão de estoques é um conceito que está presente em praticamente todo o tipo de empresas, assim como na vida cotidiana das pessoas. Desde o início da sua história que a humanidade tem usado estoques de variados recursos, de modo a suportar o seu desenvolvimento e sobrevivência, tais como ferramentas e alimentos (SAGGIORO et al., 2006, p.9).
O estoque é essencial para a sobrevivência da empresa, sejam de produtos ou
serviços. A empresa precisa manter estoque para seu funcionamento desde a
comercialização até a transformação de matéria-prima em produto final.
O estoque não está aplicado somente na empresa, mas como no dia-a-dia, ao se
estocar alimentos para o consumo do mês, ação comum do ser humano. Observa-se a
importância de um estoque ao ser considerado como uma das partes principais para a
sobrevivência da empresa, se o mesmo apresentar falhas refletirá no processo
acarretando vários problemas desde o baixo desempenho da produção até a paralisação
da mesma por falta de matéria-prima.
14.3 Justificativas para Constituir uma Gestão de Estoque
Ambiente interno da empresa: quebras de equipamentos, não cumprimento de
prazos e condições de fornecimentos por parte dos fornecedores, fragilidade dos
processos gerenciais em especial no planejamento.
Ambiente externo da empresa: variação constate da demanda, condições
climáticas adversas, socioeconômicas, entre outros, são eventos externos à organização
38
e que podem demandar estoques de proteção para regular o processo de produção e
entrega de produtos.
“Como é impossível conhecer exatamente a demanda futura e como nem sempre os suprimentos estão disponíveis a qualquer momento, deve-se acumular estoques para assegurar a disponibilidade de mercadorias é minimizar os custos totais de produção e distribuição”. (BALLOU, 2008, p.204).
Uma das principais vantagens do estoque para a empresa é sua utilização para
enfrentarem situação de faltas de produtos no mercado, devido à grande demanda por
certo serviço ou produto. Bem como satisfazer a procura uniforme desses produtos, de
forma que enfrentem variações ou balanços na procura pelo mesmo.
14.4 Marketing e Logística Integrada
“A logística integrada pode se vista como desdobramento da função praça, um
dos quatro elementos fundamentais do marketing, ter o produto desejado pelo cliente no
lugar e na hora certa”. (SAGGIORO et al., 2006, p.11).
A logística integrada pode ser decomposta em três áreas principais: Logística Inbound, representando a gestão de suprimentos e a interface da empresa com seus fornecedores; Logística industrial, representando as operações de planejamento, programação e controle de produção dentro da empresa; Logística outbound, representando a distribuição física de produtos e interface da empresa com seus clientes. Juntas as três áreas formam o processo de atendimento da demanda e prestação de serviços ao cliente desde a compra de matérias-primas até a entrega de produtos acabados. (SAGGIORO et al; 2006, p.11).
A gestão de estoque é o resultado da união entre a interação do sistema de
transporte e o sistema de armazenagem, ou seja, é uma função fundamental da logística
integrada. Uma gestão de estoques efetiva pode ser considerada como, aquela que
garante e mantém os seus níveis de serviços desejados pelo cliente, levando em
consideração o mínimo de custos possíveis.
39
Figura 3: Relação entre marketing, logística integrada e gestão de estoque.
Fonte: (SAGGIORO, 2006, p.11)
Segundo Eduardo Saggioro Garcia: “Em relação aos custos associados à gestão
de estoques, estes podem ser separados em três áreas principais: Custos de manutenção
de estoques; Custos de pedido; Custos de falta”. (SAGGIORO et al., 2006)
Custos de manutenção de estoques são custos correspondentes à quantidade de
produtos armazenada e ao tempo que os mesmo ficaram em estoque. Já o custo de
oportunidade do capital. Representa a perda de receitas, ou seja, por ter o capital
investido em estoques em vez de ter investido em outra atividade econômica.
Considerado um dos custos mais importante
Custo de pedido são custos referentes a uma nova compra, para reposição de
estoque, os mesmos podem variar entre custos variáveis ou fixos. Os custos fixos
associados a um pedido são o envio da encomenda, receber essa mesma encomenda e
inspeção. O exemplo principal de custo variável é o preço unitário de compra dos
artigos encomendados. (Saggioro et al., 2006).
Custos de falta são custos derivados de quando não existe estoque suficiente
para satisfazer a procura dos clientes em um dado período de tempo. Como exemplo
tem: pagamento de multas contratuais, perdas de venda, deteorização de imagem da
empresa, perda de Marketsare, e utilização de planos de contingência. (Saggioro et al.,
2006).
40
14.5 Estoques como Beneficio
14.5.1 Vantagens de Constituir Estoques:
- Uma das principais vantagens de se constituir um estoque é poderem ser usados para
enfrentar uma situação de falta, e de privação do que é necessário de forma a satisfazer
uma procura uniforme, seja ela constante ou não. Enfrentando variações ou balanços na
procura.
- Possibilidade de se poder adquirir a baixos preços para se revender quando os preços
são elevados.
- Evitar o desconforto devido a entregas e aquisições com elevada frequência.
Em síntese, a operação entre o processo de entrega de um produto ou material e
a utilização do mesmo efetuar a diferentes cadencia, pode dizer que o papel dos
estoques é agir como reguladores entre esses processos. Zermati, (2000).
14.6 Funções da Gestão de Estoques
A partir da pressão e da necessidade de desenvolvimento, dentro do conceito de
retorno de investimentos como uma medida de desempenho das empresas, as mesmas se
viram praticamente obrigadas a se tornarem consciente da importância de se constituir
um estoque como elemento de custos, dentro de seu processo produtivo.
Problemas no processo como, planejamento de produção e do sistema de
logística, são processos constituintes de grande atenção, pois os mesmos são problemas
que a empresa geralmente enfrenta na gestão de estoques, problemas esses geralmente
ligados à ação, basicamente os problemas são formulados em torno das seguintes
questões:
“Por que devemos manter um estoque, se sim quanto; O que afetam o equilíbrio
dos estoques; E como esses efeitos são originados; O que fazer para manter o
equilíbrio.” (SEVERO FILHO, 2006, p.61).
De posse desses questionamentos pode se afirmar que:
41
O controle de estoques é uma questão de balancear os custos de manutenção de estoques, de aquisição e de faltas. Estes custos Têm comportamentos conflitantes. Quanto maior a quantidade estocada maiores serão os custos de manutenção. Será necessária menor quantidade de pedidos, com lotes maiores, para manter os níveis de investimentos. Lotes maiores implicam menos custos de aquisição de faltas. (BALLOU, 2008, p.213).
Manter um controle de estoque é importante para a empresa, pois todo estoque
onera altos custos. O mesmo deve ser controlado de maneira que a empresa adquira
apenas o necessário para a sua comercialização. Uma vez que a mesma terá de ficar
atenta quanto a produtos que ficaram estocados por muito tempo onde pode haver
depreciação em decorrência do tempo que ficou parado.
Medir a quantidade e controlá-la proporciona a empresa vantagens
principalmente nos seus pedidos, uma vez que os produtos que são pedidos em menor
lote e em maior quantidade poderão ser adquiridos em um custo menor devido à
quantidade adquirida.
Beneficiando a empresa até mesmo ao comercializar para seus clientes, onde
pode ser ofertado a um preço acessível devido à mesma ter adquirido a um melhor preço
devido à quantidade.
O interessante para a empresa adquirir estoques em maior quantidade e em
menor lote e frequência de pedidos, pois assim poderá adquirir em menor custo.
Reduzindo até mesmos os seus altos gastos com a aquisição de mercadorias em
estoque.
14.7 Políticas de Gerenciamento de Estoques
Estabelece e implantar políticas de estoque, requer o desenvolvimento por parte
gerencial durante todo o processo. Questões de como, definir produtos e suas eventuais
distribuições de acordo com a demanda de um local especifico.
A partir de uma política de gerenciamento de estoques realizada corretamente
com a natureza da empresa, a mesma possibilita um melhor estudo da eventual demanda
de um determinado produto pela empresa. Possibilitando assim a mesma a planejar de
forma adequada à distribuição e os pontos estratégicos para alinha a disponibilidade dos
produtos para seus clientes. “As empresas devem estabelecer e implantar políticas de
42
estoques com base em considerações de natureza estratégica e isto requer o
desenvolvimento de todo um processo gerencial”. (BOWERSOX; CLOSS, 2009,
p.254).
14.8 Controles de Estoques
Considerado como um processo rotineiro da empresa onde, consiste na
verificação e controle de todos os produtos de diversas naturezas diariamente. O mesmo
se faz necessário para o cumprimento da política de estoques.
Pode ser realizado de duas formas: manual, por meio de anotações e controles
documentais, ou por computador, em arquivos e planilhas eletrônicas.
A principal diferença a se considerar é a velocidade, a precisão e os custos dos
mesmos.
Para se implantar uma política desejada de gerenciamento de estoques, “Torna-
se necessário desenvolver procedimentos de controle, que definam a frequência segundo
a qual os níveis de estoques são examinados e comparados com parâmetros de
ressuprimento, ou seja, quando e quanto pedir”. (BOWERSON; CLOSS, 2009, p.255).
Ao se desenvolver o processo e suas eventuais etapas de verificação, é possível
se medir o nível de saídas e reposição do estoque. Pois a mesma passa a ser capaz de
medir o índice de demanda de seus clientes e a constantes variações de seu estoque, de
maneira a estimar os intervalos de um pedido para outro, bem como a sua quantidade.
14.8.1 Procedimentos de Controles Permanentes
Os procedimentos de controles permanentes são procedimentos executados
diariamente, processo esse realizado com a finalidade de identificar as necessidades de
ressuprimento da empresa. O mesmo exige que seja realizado de maneira informatizada,
devido à grande importância de um controle preciso dos produtos estocados, bem como
o seu quantitativo.
43
Procedimentos permanentes exigem a definição de pontos de ressuprimento e
quantidades a serem perdidas. (BOWERSOX; CLOSS, 2009).
QUADRO 5 Ponto de ressuprimento em unidades
PR= D x T + ES PR= ponto de ressuprimento em unidades D= demanda diária média em unidades T= tempo médio de ressuprimento em dias ES=estoque de segurança em unidades
Fonte: (BOWERSOX; CLOSS, 2009 p.255). Nota: Adaptado pelo autor
Controles permanentes coparam a soma dos estoques existentes e do já pedido
aos fornecedores, com o quantitativo do ponto de ressuprimento correspondente a cada
produto. É necessário estabelecer uma quantidade satisfatória para o estoque para cada
produto, se a quantidade disponível mais a quantidade já pedida são menores do que
aquela estabelecida para o ponto de ressuprimento, o controle de estoques dá início a
outro pedido de ressuprimento. Matematicamente, isso pode ser representado por:
(BOSWERSOX; CLOSS, 2009).
QUADRO6 Ponto de ressuprimento de estoque
Se E+QP<PR, então pedir Q em que: E= estoque disponível QP= quantidade de pedido aos fornecedores PR= ponto de ressuprimento em unidades Q= Quantidade do novo pedido
Fonte: (BOWERSOX; CLOSS, 2009 p.255). Nota: Adaptado pelo autor
Estoque médio num sistema de controle permanente pode ser calculado. (BOSWEROX;
CLOSS, 2009).
QUADRO 7 Estoque médio
E=Q/2+ES em que: E= estoque médio Q= Quantidade do pedido ES=estoque de segurança
Fonte: (BOWERSOX; CLOSS, 2009 p.255). Nota: Adaptado pelo autor
44
14.8.2 Procedimento de Controle Periódico
O procedimento de controle periódico, diferente do controle permanente é
exercido sobre cada item a intervalos regulares, semanais ou mensais. Uma vez que o
ponto básico de ressuprimento. (BOWERSOX; CLOSS, 2009).
O mesmo deve ser ajustado para considerar as extensões dos intervalos entre as
revisões de controle de estoques.
Segundo Bowersox; Closs, (2009) a formula para se calcular o ponto de
ressuprimento do estoque periódico da empresa é:
QUADRO 8 Ponto de ressuprimento médio
PR=DX(T+P/2) +ES em que: PR= ponto de ressuprimento D= demanda diária média T= tempo médio de ressuprimento P= período entre duas contagens sucessivas EZ= estoque de segurança
Fonte: (BOWERSOX; CLOSS, 2009 p.256). Nota: Adaptado pelo autor
Como esse processo de verificação é realizado periodicamente, pode ocorrer à
falta de algum dos produtos em estoque, antes que seja realizada a próxima revisão do
estoque. Devido a esse contratempo pode se adotar a suposição, produto a produto,
sendo a seguinte conceito, em que o produto atingirá uma quantidade mínima abaixo do
ponto de ressuprimento antes da contagem periódica seguinte.
14.8.3 Rateio de Estoques
O rateio de estoques e um método de planejamento de estoques, onde
proporciona a cada centro de distribuição uma cota equitativa dos estoques disponíveis
de uma fonte comum, como o deposito de uma empresa. (BOWERSOX; CLOSS,
2009).
45
Figura 4: RATEIO DE ESTOQUE.
Fonte: (BOWERSOX; CLOSS, 2009 p.260).
No processo de rateio, mediante suas regras, o encarregado do planejamento dos
estoques da empresa é quem determinarão a quantidade de produtos que poderão ser
destinados para cada centro de distribuição, levando em conta os estoques que estão
disponíveis na fabrica.
O sistema de rateio é um método limitado onde em sua capacidade de coordenar
estoques de vários estágios.
O rateio coordena níveis de estoques em múltiplos locais, mas não considera
fatores específicos dos locais, como diferenças de tempo de ressuprimento, lote
econômico de compra ou necessidades de estoque. (BOWERSOX; CLOSS, 2009).
14.9 CONCEITOS PARA CONTROLE DE ESTOQUE
Os estoques podem ter sua quantidade controlada seja por inventários de
maneira que o mesmo possa atender os requisitos de nível de serviços e ao mesmo
tempo reduzir minimizando os custos de manutenção dos estoques.
Segundo (BALLOU, 2008), os métodos de controle de estoques podem ser:
46
14.9.1 Métodos de empurrar estoques (tipo push).
O mesmo consiste em alocar estoques aos armazéns conforme a necessidade
esperada nos mesmos. Este enfoque é particularmente vantajoso quando os lotes
econômicos de produção ou compra são maiores que as necessidades de curto prazo dos
depósitos. (BALLOU, 2008).
14.9.2 Métodos de puxar estoque (tipo Pull)
Podem-se manter controles mais apurados dos estoques se cada local
armazenagem for tratada separadamente dos outros. Apenas estoque necessário para
atender a demanda de um determinado ponto precisa ser mantido (BALLOU, 2008). Por
tanto os estoques a serem mantidos e as suas respectividades, podem ser emitidos a
qualquer momento, sem levar em conta possíveis efeitos dos tamanhos de lote ou
sequenciação dos pedidos.
14.9.3 Estoques para demanda
Um dos métodos mais simples é o método de estoque para demanda, muitos
métodos de fácil entendimento, apesar de não serem teoricamente os mais eficientes.
São os melhores na pratica, pois são sempre bem executados. (BALLOU, 2008).
A idéia básica do método é manter os níveis de inventario proporcionais à sua demanda. Primeiro deve verificar a duração do tempo de suprimento para o item considerado. Digamos que seja de duas semanas. Como as previsões de demanda e do tempo de ressuprimento têm incerteza, uma semana extra de demanda é adicionada para servir como estoque de segurança. (BALLOU, 2008. P.219).
O estoque da empresa deve ser proporcional a sua demanda, para que a mesma
evite que os produtos fiquem muito tempo estocado ou até mesmo que faltem na sua
47
produção e comercialização. E de grande importância que se mantenha um estoque de
segurança, pois a organização deve se precaver quanto ao tempo de ressuprimento de
um fornecedor, calculando possíveis atrasos no fornecimento, seja por falhas do
fornecedor ou até mesmo algum imprevisto da carga.
Atraso como esses sendo calculados pela empresa evitará problemas na
produção. Decorrentes a falha e atrasos na reposição de estoque, garantindo então o
fluxo normal do processo e evitando gastos excessivos para a empresa em relação ao
seu estoque.
Os estoques sempre estarão em proporção direta com o nível de demanda. Isto
não e conveniente, pois os estoques mantêm-se proporcionais à demanda mesmo
quando este crescer. (BALLOU, 2008).
14.9.4 Lead time
Lead time, o tempo de entrega ou ciclo de entrega de uma mercadoria.
Cristopher introduz que o conceito de Lead time corresponde à diferença entre o que designa por logistic lead time ou end-to-end pipeline time associado ao tempo total em toda a cadeia, e o ciclo da encomenda para o cliente, entendido como este como o tempo que o cliente esta preparado para esperar, desde o momento do pedido até a entrega, ou seja, na perspectiva do fornecedor, o tempo máximo disponível para a satisfazer o pedido. (MOURA, 2006. P.42).
O lead time corresponde ao período de tempo entre o momento em que o pedido
é recebido até o momento em que é realizada a entrega ao seu cliente, ou seja, é o
período de tempo necessário para o pedido e entrega de uma mercadoria entre o
fornecedor e seu cliente.
14.9.5 Pontos de Reposição
Conhecido também como método do estoque mínimo, objetiva a manter
investimento ótimo em estoques, ou seja, caso o estoque esteja muito elevado, custos de
48
manutenção serão excessivos. (BALLOU, 2008). O ponto de reposição vem abordar
quanto à importância de reposição certa para o estoque é controle de gastos do mesmo.
Onde a empresa, obtendo um nível de estoque alto, passa a ter mais gastos para
manutenção e controle, mas também por outro lado deve se ficar atento quanto ao
estoque baixo, pois o mesmo pode levar a empresa a uma perda singela de suas vendas
afetando diretamente seus lucros.
Calculado seu lote econômico de compra, a empresa precisa determinar quando
emitirá os pedidos. Na prática, deve levar em conta o tempo necessário para emitir e
receber os pedidos. Supondo uma taxa constante de demanda para o estoque.
(GITMAN, 1997).
14.9.6 Sistemas Alternativos para puxar estoques
Um método alternativo, que serve para eliminar este inconveniente, é o da
quantidade variável, período fixo. Conhecido também como reposição periódica, onde
se tem um tempo fixo para efetuar previsões do nível de estoques. (BALLOU, 2008).
Quando o período de revisão ocorre e a quantidade estocada é determinada, um
período de ressuprimento é enviado, sendo este calculado como diferença entre um
nível máximo e o nível médio no instante da revisão. (BALLOU, 2008.
GRAFICO 1: Comportamento Típico de Consumo e Reposição
Fonte: (BALLOU, 2008. p.220)
49
14.10 Curva ABC
As diversas técnicas de controle de estoques discutidas nas seções anteriores
podem ser aplicadas a qualquer item Do inventario. Caso nenhum ajuste seja feito.
(BALLOU, 2008).
Entretanto, o capital investido em estoques como os custos operacionais podem
ser diminuídos, a partir do momento que o mesmo for reconhecido que nem todos os
itens estocados merecem a mesma atenção por parte da administração ou precisam
manter a mesma disponibilidade para satisfazer os clientes.
A classificação ABC serve muito bem para esse propósito. O principio da curva
ABC refere-se ao fato de que, grosso modo 20% de uma linha de produtos são
responsáveis por 80% das vendas realizadas. (BALLOU, 2008).
A linha de produtos pode ser classificada desde o item de maior até o de menor
venda. Os produtos são divididos em um ou mais grupos, tais como AB, ABC ou
ABCD. O julgamento e a experiência servem como determinantes. (BALLOU, 2008).
O julgamento e a excelência servem como principais guias para determinar quais produtos da lista são designados como de classe A, B, etc. Entretanto, uma quebra em 20-30-50% costuma manter a idéia expressa no princípio. Assim, podemos estabelecer níveis de serviços diferenciados para as diversas classes, de forma a reduzir o capital total empatando em estoques, ou podem ser usados métodos diferentes para controlar o estoque e, assim minimizar o esforço total de gestão. (BALLOU, 2008. P.224).
A curva ABC possibilita a empresa a gerir de forma organizada com seu
estoque, reduzindo os seus gastos com produtos de baixa circulação. O que acarreta
altos custos para serem mantidos em estoque. Uma vez que, através do método da curva
ABC, os produtos podem ser identificados e geridos por categorias determinando desde
o produto de maior até o de menor circulação em estoque.
14.11 Método Just-in-Time
O método just-in-time é um método bastante utilizado devido ao fato de o
mesmo não trabalhar com a mercadoria em estoque. O que consequentemente reduz os
50
gastos de uma empresa em manter estoque para atender aos seus clientes. Mas o mesmo
é utilizado apenas por empresas que conhecem e tem certeza das necessidades de
ressuprimento de seus produtos, podendo assim evitar o uso de estoques.
A idéia do just-in-time é suprir produtos para a linha de produção, depósito ou cliente apenas quando eles são necessários. Se as necessidades de material ou produtos e os tempos de ressuprimento são conhecidos com clarezas, pode-se evitar o uso de estoques. Os lotes são pedidos apenas nas quantidades suficientes para atender o consumo com antecedência de apenas um tempo de ressuprimento. (BALLOU, 2008. P.226).
O sistema just-in-time é utilizado por empresas onde o produto comercializado
possui um custo alto para se manter em estoque ou pode ser considerado um produto de
difícil demanda. Porém por ser um sistema de reposição imediata de estoque de eventual
necessidade e não é mantida em estoque, a empresa deve conhecer a fundo seu
fornecedor e os prazos de ressuprimento, pois esse método requer uma interação precisa
entre cliente e fornecedor.
FIGURA 5: Sistema de Distribuição just-in-time Fonte: (BALLOU, 2008. p. 227)
O método do just-in-time, não Leva a empresa a trabalhar com o estoque zero,
caso aconteça de que o tempo de ressuprimento não seja reconhecido com certeza pela
empresa. Então quantidades ou o tempo pode ocorrer de serem maiores.
O just-in-time leva a resultados similares aos das outras técnicas, os produtos
tem alto calor unitário e necessitam de alto nível de controle, as necessidades ou
demandas são conhecidas com alto grau de certeza. (BALLOU, 2008).
O just-in-time pode ser considerado como uma forma de estoque normal igual a
um estoque normal de qualquer outra empresa, porém o mesmo por ser um estoque de
reposição imediata, necessita de um controle rigoroso para que não haja falhas no
51
processo. Onde todos os controles terão por obrigatoriedade serem precisos e claros
para o bom desempenho e funcionamento da empresa.
52
CAPITULO III
15 ESTOQUE NA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA
O estoque representa para a empresa fatores significativo nos seus resultados. De
maneira que, uma gestão eficiente e eficaz são fatores considerados essenciais para
competitividade da mesma.
A gestão de estoques é diferente da administração de outros ativos e obrigações. Estes ativos têm um teor físico, o que não se igualam aos ativos puramente financeiros. Porém como outros ativos, os estoques representam custos significativos para as empresas. (ROGER, et al, 2004).
O estoque é um ativo de suma importância para a empresa, Devido a essa
importância o mesmo deve ser cuidadosamente administrado, de forma que some como
diferencial perante o mercado. O mesmo deve ser tratado de forma clara e precisa, pois
o estoque de forma direta ou indireta onera custos, uma vez que deve analisar
estrategicamente, para determinar o que é importante manter, de forma a reduzir os
custos das mercadorias estocadas.
Porém, a crescente complexidade, instabilidade e rapidez com que as mudanças ambientais se operam, proporcionado principalmente pela globalização dos mercados obriga à adoção de instrumentos mais eficientes de coleta e interpretação de dados e informações, que procurem incluir o risco nas análises organizacionais. Neste sentido, especificamente em relação à gestão de estoques. (ROGER, et al, 2004).
Em função da crescente complexidade e instabilidade, consequências estas
geradas pela globalização. As organizações terão de se adaptar buscando em
ferramentas e mecanismos, análises precisas e seguras, de maneira que se tornem mais
ágeis garantindo rapidez na identificação e coleta de dados, diagnosticando os prováveis
erros e falhas que levam a empresa a resultados insatisfatórios causando instabilidade da
mesma. Com a aplicação dos novos mecanismos, a organização passará a coletar os
dados e informações segurança com rapidez, gerando respostas e soluções precisas, para
o andamento do processo.
53
De acordo com Ferreira (2007), podemos considerar quatro critérios usualmente
utilizados, na gestão de estoques, sendo eles:
QURADRO 9: Critérios utilizados na gestão de estoque
PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair).
UEPS (último a entrar, primeiro a sair).
Preço médio ponderado
Custo Padrão (Standard Cost.).
Fonte: (FERREIRA, 2007, p. 33) Nota: Adaptado pelo autor
15.1 Peps
Sistema PEPS, ou seja, primeiro a entrar e primeiro a sair:
Este critério, também conhecido como FIFO (first-in, first-out) apura que os primeiros artigos que entrarem no estoque, vão ser aqueles que vão sair em primeiro lugar, deste modo o custo da matéria-prima deve ser considerado pelo valor de compra desses primeiros artigos. (FERREIRA, 2007, p.33).
O estoque em relação ao custo de reposição, considerando de forma expressiva,
pode apresentar relações no que se diz respeito aos custos e despesas recentes, refletidos
na empresa. Por tanto produtos que obtiveram sua entrada em primeiro no estoque,
influenciaram no preço dos que já estavam anteriormente estocados, uma vez que a
ferramenta PEPS, utilizada neste processo citada por Ferreira (2007), o custo da
matéria-prima deverá ser considerada pelo valor da compra realizada dos primeiros
produtos.
15.1.1 Vantagens do método
De acordo com (FERREIRA, 2007, p.34) As vantagens de utilização deste método são:
54
O movimento estabelecido para os materiais, de forma ordenada e contínua, simboliza uma condição necessária para um perfeito controle dos materiais, principalmente quando eles estão sujeitos a mudança de qualidade, decomposição, deterioração, etc.; O resultado conseguido reflete o custo real dos artigos específicos utilizados nas saídas; Os artigos utilizados são retirados do estoque e a baixa dos mesmos é dada de uma maneira sistemática e lógica. (FERREIRA, 2007, p.33).
Para empresas que possuam em estoque mercadorias onde apresentem mudanças
de qualidade, ou com grau de decomposição acelerados, e de fundamental importância
que sejam estabelecidos controles de um maior rigor, de maneira ordenada e continua,
pois para produtos desta classe a qualidade e controle haverá de se medida e monitorada
diariamente. Com o monitoramento preciso de tais produtos os resultados obtidos serão
satisfatórios para a empresa, que por fim terá sua meta cumprida conseguindo o lucro
estimado e as necessidades de seus clientes atendidas.
Pois vale ressaltar que para a empresa, produtos com que obtenha sua qualidade
comprometida em função da sua rápida deterioração precisaram ter sua saída de forma
rápida, para que os mesmos não se transformem em prejuízos em estoque, por uma falta
de controle e medição de qualidade.
15.2 Ueps
Também conhecido como FIFO (last-in first-out) é um método de avaliar
estoque. O custo do estoque é obtido como se as unidades mais recentes adicionadas ao
estoque, últimas a entrar fossem primeiro a sair. (FERREIRA, 2007).
Segue-se que, de acordo com o método UEPS, o custo dos artigos vendidos (saídas) tende a se refletir no custo dos artigos comprados mais recentemente (comprados ou produzidos). Também permite reduzir os lucros líquidos expostos. (FERREIRA, 2007, p.35).
Por serem debitados contra a receita os custos mais recentes de compras, e não o
custo total de reposição de todos os artigos utilizados, a aplicação deste método não
obtém a realização do objetivo básico. (FERREIRA, 2007, p.35).
Ao se trabalhar com o método UEPS, a empresa deve estar atenta ao seu tipo de
produto mantido em estoque. Uma vez que esse sistema trabalha primeiramente a saída
55
dos últimos produtos adquiridos pela empresa, deixando então as mercadorias
adquiridas recentemente em estoques.
O mesmo administrado de forma incorreta pode acarretar futuramente grandes
prejuízos para a empresa, em função da durabilidade dos produtos mantidos em estoque.
15.2.1 Vantagens do Método
Segundo (FERREIRA, 2007, p.35) as vantagens da utilização deste método são:
Procura determinar se a empresa apurou ou não de forma correta os seus custos correntes, face à sua receita corrente. De acordo com este método, o estoque é avaliado em termos do nível de preço da época em que o UEPS foi introduzido. É uma forma de se custear os artigos consumidos de uma maneira realista e sistemática; Numa temporada de alta de preços, os preços maiores das compras mais recentes, são ajustados mais rapidamente às produções, reduzindo o lucro; O método tende a minimizar os lucros das operações, nas indústrias sujeitas a oscilações de preço.
Embora os estoques representem normalmente um investimento apreciável pelas
empresas, sua administração é, em geral, de responsabilidade da área industrial
(GITMAN, 1997). É de fundamental importância que a empresa apure seus estoques,
mas para que o mesmo seja bem sucedido é importante que seja realizado de forma
correta, em face de suas receitas correntes. O método UEPS vem reforçar e auxiliar esta
avaliação, pois de acordo com o mesmo o estoque é avaliado pelo seu nível de preço. A
partir de então a empresa terá uma visão melhor de seus custos correntes na
administração de seus estoques.
15.3 Preço médio ponderado
O preço médio ponderado é o método utilizado em empresas, onde seus estoques
tenham um controle permanente, e que a cada aquisição, o seu preço médio seja
atualizado, pelo método do custo médio ponderado. (FERREIRA, 2007).
56
Método esse utilizado pelas empresas para atendimento ás legislações fiscais. As
empresas multinacionais com operações no Brasil frequentemente têm de avaliar o
estoque segundo o método do custo padrão, para atender aos padrões da matriz, e
também fazê-lo segundo o custo médio para atendimento á legislação brasileira.
15.4 Custo Padrão
O método de custo padrão, tanto as entradas de estoque quanto as saídas são
apropriado ao custo padrão estabelecido pela empresa, usualmente é aquele que foi
utilizado na elaboração do planejamento orçamentário anual. (FERREIRA, 2007). Toda
diferença ocorrida entre o preço real de compra de um determinado produto podem ser
decorrentes das variações no preço ou custo real de produção do mesmo decorrente de
variações na produtividade, são apropriados nas contas de variação do preço de compra
ou variação de manufatura. Respectivamente essas contas são contas de resultado de
modo que qualquer variação afeta diretamente o resultado do mês em que ocorre, ainda
que o material não tenha sido vendido.
15.5 Diferentes Pontos em Relação ao Nível de Estoques
O nível de estoque de uma empresa pode ser observado e caracterizado por
vários aspectos, bem como seu prazo de reposição e quantidade a ser repor. O mesmo se
caracteriza por variáveis avaliadas pela gerencia.
Os executivos das áreas financeiras, de Marketing de produção e de compras de
uma empresa normalmente têm pontos de vista divergentes quanto aos níveis de
estoque, pois cada uma dessas áreas visualiza os níveis de estoque de seu jeito.
(GITMAN, 1997).
Um plano de produção realizado de forma correta e sem falhas, possibilita uma
correção e controle dos estoques, uma vez que, disponibilizará que o nível desejado de
produtos acabados esteja satisfatório.
57
15.6 Estoques como um Investimento
O estoque é um investimento importante para as empresa, porém os mesmos
exigem de grande importância quanto ao seu monitoramento e controle, no qual exigem
grande comprometimento de recursos, recursos esses onde a empresa poderia aplicá-los
em qualquer outro lugar ou área rentáveis da mesma.
Em geral quanto maior forem os saldos médios dos estoques, maiores a quantia
investida e os custos envolvidos e vice-versa. O administrador financeiro, ao avaliar
alterações planejadas nos níveis de estoque deve considerá-los de custo versus
benefício. (GITMAN, 1997, p. 714).
15.7 Estoque relacionado a Duplicatas a Receber
“O nível e a administração dos estoques e das duplicatas a receber estão
intimamente relacionados. Geralmente no caso de empresas industriais, quando um item
é vendido, passa-se do estoque para duplicata a receber finalmente, para caixa”.
(GITMAN, 1997, p.714).
Não se deve considerar independente as funções de administrar estoques e
duplicatas a receber, devido á íntima relação entre ativos circulantes. Onde considera
que ao disponibilizar créditos para o cliente, em consequência aumentará o volume de
vendas, obrigando a empresa a dispor de um volume alto de estoque e de duplicatas a
receber, vendas essas que só poderão ser garantidas com o aumento dos estoques.
Em decorrência de maiores períodos de créditos disponibilizados, possibilitarão
que a empresa possa transferir itens de seu estoque para duplicatas a receber.
Segundo Gitman, (1997) há uma vantagem em tal estratégia, pois o custo de
manter uma mercadoria em estoque é maior do que o custo de se manter uma duplicata
a receber.
O mesmo ocorre devido que o custo de manter estoque inclui, além de retorno
sobre os fundos investidos, custos com armazenagem, seguros e outros associados à
manutenção de bens físicos.
58
QUADRO 10: Análise dos estoques e duplicatas a receber
Fonte: (GITMAN, 1997, p.715) Nota: Modificado pelo autor
De acordo com Gitman (1997) p.715.
O quadro mostra que ao transformar $150.000 de estoques em duplicatas a receber, as Mills Industries podem baixar os custos de manter estoques e duplicatas a receber, de $105.000 para $90.000 – uma adição de $15.000 ($105.000 - $90.000) aos lucros. Esse lucro é conseguido sem alterar o nível do investimento médio em estoques e duplicatas a receber do seu total de $500.000. Antes, atribui-se de modo que a maior parte deles seja mantida na forma de duplicatas a receber, que custam menos do que manter estoques.
Ao analisar o sistema de estoque e duplicatas a receber, pode se considerar que,
para a empresa seja uma alternativa viável para redução de custos com estoque. E uma
oportunidade para o aumento dos lucros, uma vez que o custo de transformar custo de
estoque para duplicatas a receber, refletem em uma redução considerável na margem de
lucros para a organização.
Os altos investimentos realizados no custeio de estoques podem ser revertidos,
em duplicatas a receber, pois os mesmo têm o custo abaixo dos custos necessários para
se manter um estoque.
“A administração internacional de estoques é muito mais complicado para
exportadores em geral, e para companhia multinacionais em particular, do que para
empresas unicamente doméstica”. (GITMAN, 1997, p.716).
59
A impressão que se tinha das economias de escala seriam decorrência da comercialização globalizada dos produtos pode revela-se ilusória, nos casos em os produtos precisão ser adaptados à necessidade especifica dos mercados locais como ocorre frequentemente, ou em que a produção seja realizada em fabricas em todo o mundo. Quando a matéria-prima, bens intermediários ou produtos acabados precisam ser transportados a longas distâncias principalmente por transporte marítimo inevitavelmente ocorre maior número de atrasos, confusões, danos, roubos e outras dificuldades, do que no caos de operações realizadas no interior de um único país. (GITMAN, 1997, p.716).
“O administrador internacional de estoque valoriza a flexibilidade e se preocupa
menos com as qualidades econômicas de compras de estoque do que com a certeza da
entrega dos itens onde e quando necessário, e em condições de serem como planejado”.
(GITMAN, 1997, p.716).
O administrador deve estar atento a todos os detalhes do produto a ser adquirido
pela sua empresa. Pois além de se prezar com a qualidade dos produtos requisitados,
esse será sua garantia de sobrevivência, o mesmo deve estar atento com os prazos de
entrega e reposição de estoques.
Produtos que demandam mais tempo para entrega o ideal e realizar
programações antecipadas, para que o estoque mínimo existente na empresa resista até a
chegada de novas mercadorias para reposição.Uma vez que nem toda a mercadoria
comercializada pela empresa estará de pronta entrega para as empresas, pois riscos de
atrasos tanto na produção ou na entrega devem ser colocados em conta.
15.8 Técnicas de Administração de Estoques
O LEC é uma técnica muito indicada para se determinar a quantidade ótima do
pedido que minimize os custos pedir e de manter estoques. (GITMAN, 1997, p.716).As
técnicas comumente utilizadas na administração de estoques segundo Gitman (1997)
são:
QUADRO 11: Técnicas comumente utilizadas na administração de estoques
Sistema ABC Modelo do lote econômico de compras (LEC) Ponto de reencomenda Sistema MRP (materials requirement plannig) Sistema Just-in-time (JIT)
Fonte: (GITMAN, 1997, p.716) Nota: Adaptado pelo autor
15.8.1 Sistema ABC
Uma empresa que usa o sistema ABC classifica seus estoques em três grupos A,
B e C onde possibilitam que os itens que requerem maior investimento na empresa
sejam identificados e distribuídos de forma correta e precisa. (GITIMAN, 1997).
15.8.2 Modelo de Lote Econômico de Compra (LEC)
Instrumentos no qual determina a quantidade ótima de compra de um item de
estoque o qual leva em conta os vários custos operacionais e financeiros envolvidos
com o fim de determinar a quantidade do pedido e minimizar os c
(GITMAN, 1997).
FIGURA 6
Segundo Gitman (1997), a figura acima e representada da seguinte maneira:
Uma empresa que usa o sistema ABC classifica seus estoques em três grupos A,
B e C onde possibilitam que os itens que requerem maior investimento na empresa
sejam identificados e distribuídos de forma correta e precisa. (GITIMAN, 1997).
e Lote Econômico de Compra (LEC)
Instrumentos no qual determina a quantidade ótima de compra de um item de
estoque o qual leva em conta os vários custos operacionais e financeiros envolvidos
com o fim de determinar a quantidade do pedido e minimizar os custos de estocagem
FIGURA 6: Modelo de lote econômico de compras Fonte: (GITMAN, 1997 P.718)
(1997), a figura acima e representada da seguinte maneira:
60
Uma empresa que usa o sistema ABC classifica seus estoques em três grupos A,
B e C onde possibilitam que os itens que requerem maior investimento na empresa
sejam identificados e distribuídos de forma correta e precisa. (GITIMAN, 1997).
Instrumentos no qual determina a quantidade ótima de compra de um item de
estoque o qual leva em conta os vários custos operacionais e financeiros envolvidos
ustos de estocagem.
(1997), a figura acima e representada da seguinte maneira:
61
O objetivo explícito do modelo LEC encontra a quantidade de compras que minimiza o custo total do estoque. O lote econômico de compras possa ser encontrado graficamente, traçando-se as quantidades do pedido sobre o eixo x e os custos sobre o eixo y. A figura mostra o comportamento geral desses custos: a linha de custos total representa a soma dos custos de pedir e de manter estoques, enquanto o custo mínimo total ocorre no ponto LEC, onde a linha de custo de pedir cruza a linha de custo de manter estoques.
A quantidade de estoque e de pedidos é um fator importante para a empresa.
Saber quando, quanto e como pedir é essencial para a empresa, pois à mesma deve saber
mensurar seus pedidos e controles de estoque, pois o mesmo onera altos custos para ser
mantido.
De modo que, um pedido desnecessário acarretará altos custos além de ter sua
qualidade comprometida, levando em conta seu tempo de decomposição.
Saber o quanto pedir pode representa lucro ou prejuízo para a empresa, uma vez
que a empresa saiba mensurar seus gastos com aquisição do produto, o mesmo pode ser
adquirido em grandes lotes, o que significará vantagens de compra com valores mais
baixos devido ao grande volume adquirido. Mas o mesmo deve ser realizado após serem
analisados todos os dados e o lote econômico de compras para que não seja um fator de
prejuízo para a organização, ao adquirir produtos em grandes quantidades, e não obtiver
saída para os mesmos. Por isso e de suma importância que sejam analisados e coletados
todos os dados para se chegar a ponto ideal de pedidos para gestão de estoque.
15.8.3 Custos Básicos
Excluindo o custo efetivo da mercadoria, os custos relacionados com o estoque
segundo (GITMAN, 1997, p.717), podem ser divididos em três grupos gerais:
QUADRO 12: Custos relacionados aos estoques
Custo de emissão de pedidos
Custo de manutenção do estoque
Custo Total
Fonte: (GITMAN, 1997, p.717) Nota: Adaptado pelo autor
62
a) Custo de Emissão de Pedidos
Os custos de emissão de pedidos incluem os custos fixos administrativos de se
efetuar e receber um pedido. O custo de preencher um pedido de compra, processar os
papéis necessários, receber um pedido e de verificá-lo, confrontando-o com a fatura.
(GITMAN, 1997).
No ambiente interno e externo da empresa a logística exerce a função de
responder pela movimentação de materiais, desde a chegada da matéria-prima até a
entrega do produto final ao cliente. Os Centros de Custo deverão programar suas
compras no sentido de evitar as aquisições repetitivas. Dependendo do setor em que a
empresa atua e da sazonalidade, é necessário um nível mínimo de estoque haja como
amortecedor entre oferta e demanda.
“Os custos de emissão de pedidos são considerados como custos fixos
administrativos de efetuar e receber um pedido de estoque, normalmente é definido em
termos monetários por pedido”. (GITMAN, 1997).
Segundo Ballou(2004), custos fixos são os de aquisição de manutenção de
direitos de trafego, instalações de terminais, equipamentos, transporte e administrativos.
Contudo e aconselhável considerar como fixos os custos constantes da empresa.
b) Custo de Manutenção de Estoques
“São os custos variáveis unitários da manutenção de um item em estoque
durante um período determinado. Esses custos são geralmente definidos em termos
monetários por unidade ou por período”. (GITMAN, 1997, p.717).
Os custos de manutenção de estoques incluem componentes como: custos de
armazenagem, custo de seguros, custo de deteorização e obsolescência e, sobretudo o
custo de oportunidade ou financeiro de se empatar dinheiro. (GITMAN, 1997).
63
c) Custo Total
“O custo total do estoque é definido como a soma dos custos de pedir e de
manter estoques. O custo total é importante no modelo do LEC, pois o objetivo deste é
determinar a quantidade do pedido que o minimize”. (GITMAN, 1997, p.717).
15.8.4 Sistema MPR (Materials Requirement Planning)
“Para determinar o que e quando encomendar, e quais as prioridades nas
emissões de pedidos de materiais. O sistema MPR utiliza-se dos conceitos do LEC para
determinar quais quantidades devem ser pedidas”. (GITMAN, 1997, p.720).
Com a utilização de um computador e possível gerar simulações da listagem de
insumos em estoque que compõem um determinado produto, o mesmo leva em conta a
quantidade atual de estoque e o respectivo tempo e processo de fabricação do produto
para estoque.
Para um dado plano de produção, o computador simula as necessidades requeridas de materiais, comparando as necessidades de produção com os saldos disponíveis em estoque. Com base no tempo para recebimento das matérias-primas, o sistema MPR determina quando as ordens de compras deverão ser emitidas a pensar de uma forma global acerca de suas necessidades de estique para, assim, poder efetuar adequadamente seus planos de produção. (GITMAN, 1997, p.720).
A vantagem do sistema MPR é que ele força a empresa a pensar de uma forma
global acerca de suas necessidades de estoque para, assim, poder efetuar adequadamente
seus planos de produção. (GITMAN, 1997, p.720).
64
CAPÍTULO IV
16 ESTUDO DE CASO
16.1 Histórico da Empresa
A seriedade e o compromisso são características constantes no trabalho da Cicon
Construtora Indústria e Comércio Noroeste Ltda. Atuando no mercado de trabalho
desde abril de 1988, vem traçando uma história de sucesso e crescimento junto aos seus
clientes e parceiros. Oferecendo mão de obra especializada, tecnologias avançadas,
compromisso com meio ambiente e segurança, mantém ainda, o contínuo
aperfeiçoamento do seu quadro técnico como ponto de excelência e preservação dos
padrões de qualidade, objetivando o atendimento às necessidades e expectativas dos
clientes através de uma equipe multi funcional.
16.1.1 Missão
"Buscar a satisfação do cliente, agregando qualidade, compromisso e segurança
aos serviços e produtos oferecidos nas diversas áreas de construção civil e industrial".
16.1.2 Visão
"Ser referência nas áreas de construção civil e industrial, saneamento básico e
fornecimento de concreto usinado, garantindo confiança e credibilidade".
65
16.1.3 Valores
Comprometimento das pessoas, Ética, Liderança em SMS, Honestidade,
Iniciativa, Inovação, Respeito, Responsabilidade Social Ambiental, Superação,
Tradição.
16.1.4 Objetivos
Executar obras com qualidade, dentro dos prazos contratuais melhorando
continuamente nossos produtos e serviços, de forma a satisfazer os nossos clientes.
17 DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Organograma atual Cicon Construtora Indústria e Comércio Noroeste Ltda.
Fonte: CICON
Gerente Geral Gerente
Financeiro
Faturamento
Gerente RH
Auxiliar de RH
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
CICON CONSTRUTORA PARACATU-MG Organograma atual Cicon Construtora Indústria e Comércio Noroeste Ltda.
Figura 1: Organograma empresa Cicon
Fonte: CICON Construtora Ind. e Com. Noroeste Ltda., 2010.
Administração
Gerente Produção
Almoxarifado
Usina de Concreto Compras
Gerente Logísitca
Gerente Vendas
Orçamentos
Medição e Controle
66
Organograma atual Cicon Construtora Indústria e Comércio Noroeste Ltda.
Construtora Ind. e Com. Noroeste Ltda., 2010.
Gerente Obras
Medição e Controle Supervisor
de Obras
Mestre de Obras
Encarregados de Obras
Comercial
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17.1 Objetivo
Estabelecer procedimentos onde garantam que os documentos de compra de
materiais controlados ou contratação de serviços controlados contenham dados que
descrevam claramente o que esta sendo comprado ou contratado.
17.2 Responsabilidades
a) Diretor
• Aprovar as compras de materiais e contratações de fornecedores;
b) Engenheiro de Obra
• Solicitar materiais e serviços;
• Selecionar e aprovar os fornecedores de materiais, serviços de obra, projetistas e
consultores;
• Aprovar as compras de materiais e contratações de fornecedores;
• Efetuar a contratação dos fornecedores de serviços de obras;
• Acompanhar o desempenho dos fornecedores de materiais e serviços;
• Efetuar a avaliação de desempenho dos prestadores de serviços.
c) Departamento de Compra
• Selecionar e aprovar os fornecedores de materiais e serviços de obras;
68
• Efetuar as compras de materiais;
• Fazer a manutenção do cadastro de fornecedores aprovados.
• Efetuar a avaliação de desempenho dos fornecedores de materiais.
18 PROCEDIMENTOS
18.1 Aquisições de Material
Quando da necessidade, o departamento solicitante deverá preencher a
Solicitação de Compras/Serviços, preenchendo todos os campos com objetividade e
clareza. (fornecer todos os dados corretamente do material no qual se faz necessário
para a obra)
Se houver necessidade e/ou particularidade em determinadas compras, o
requisitante juntamente com o comprador deverá consultar o CM – Caderno de
Materiais, normas técnicas ou catálogos técnicos, projetos e memoriais descritivos. E
quando for o caso, fizer uso de anexos apropriados para detalhamento do material
necessário.
O solicitante da compra enviará ao departamento de Aquisição onde o
comprador verificará se tem o produto no estoque. Caso sim, o comprador entregará o
material ao requisitante ficando o mesmo com a solicitação de compras para arquivo.
Caso não, o comprador deve realizar consultas de cotações, com no mínimo 03 (três)
fornecedores. No caso de fornecedores ou fabricantes exclusivos de produtos, não é
necessário o preenchimento do Mapa comparativo de preços.
O Mapa Comparativo de preços deve ser encaminhado ao responsável da área
que analisará criticamente as especificações técnicas, prazo de entrega, forma de
pagamento e definição do fornecedor para a aquisição. Caso julgue necessário, o
responsável de área pode entrar em contato com o fornecedor.
Escolhido o fornecedor, o comprador emitirá uma Ordem de Compras, que será
autorizado à compra pela Diretoria ou Engenharia, mantendo consigo uma original para
o arquivo e será enviando uma cópia ao responsável pelo recebimento, antes de enviar a
ordem de compras.
69
18.2 Compras Emergenciais
De acordo com o escopo da organização, será permitido efetuar compras
emergenciais mediante a necessidade do produto/serviço a ser aplicado pela área
solicitante e autorizado pela direção, que disponibilizará os recursos para as compras
(quando possível) procurar fornecedores já qualificados.
18.3 Transferência de Materiais
Quando da necessidade de transferência de materiais entre diferentes áreas ou
obras, inclusive almoxarifado, o responsável pelo envio deve preencher o formulário e
enviá-lo junto ao material ao local de destino.
O responsável pelo recebimento deve inspecionar o material recebido e verificar
quantidades conforme Ordem de Transferência, assinando o formulário e enviando uma
cópia ao comprador.
18.4 Contratações de Serviços Especializados
Quando da necessidade de contratar serviços relacionados à obra, projetos,
consultorias e outros a diretoria, gerência técnica deve consultar o cadastro e
qualificação de fornecedores e/ou qualificarem o fornecedor pretendido.
Com as propostas em mãos a diretoria e/ou gerência técnica analisa criticamente
e define o fornecedor.
Escolhido o fornecedor, a gerência técnica deve elaborar as etapas para aprová-
lo e submetê-lo ao comprador, que por sua vez irá encaminhá-lo a diretoria, para seu
conhecimento e liberação de pagamento.
70
18.5 Identificação de Problemas
Através de um diagnostico realizado dentro da empresa, relacionando todo o
processo de funcionamento da mesma, o setor de compras apresenta algumas
dificuldades para melhor desempenho e agilidade no processo, em decorrência de falhas
encontradas nas solicitações de aquisição de materiais para realização e prestação de
serviços.
Procedimentos como Solicitações de compras com informações incompletas ou
rasuradas, em inconformidade com o prazo de entrega e aplicação em obras são
repassados constantemente para o departamento de compras. O mesmo por sua vez
encontra dificuldades para processar e programar esses pedidos devido ao processo ter
iniciado de maneira incorreta. Condutas como essas comprometem de forma brusca no
desempenho e qualidade nos serviços do setor de compras da empresa.
Uma vez identificada às necessidades de uma área, essas deverão ser passadas e
programadas o quanto antes para serem atendidas. Falhas como estas geram gastos
desnecessários ou além do previsto para a empresa devido às informações serem
recebidas de forma incorreta ocasionando um maior índice de retrabalho para o setor de
compras, responsáveis pelas aquisições de insumo da empresa.
Atraso na entrega dos produtos pelo fornecedor ou transportadora são problemas
que comprometem o desempenho da empresa frente aos seus clientes.
Fornecedores são peças chaves para que à empresa cumpra com as metas
propostas, esse devem ser de confiança e comprometidos, pois a empresa depende que
as entregas sejam efetuadas dentro do prazo proposto, pelo fato de trabalhar com grande
parte do seu estoque no sistema just-in-time.
Dentro do processo no qual garanta qualidade ao setor de compras da empresa, o
mesmo apresenta falhas na distribuição de informações para os setores ligados às
compras, setor como o de recebimento, responsável pela inspeção e recebimento de
todas as mercadorias adquiridas.
Informações são de grande importância para o padrão de qualidade da empresa.
Porém as mesmas chegam com dificuldades ou até mesmo não são repassadas para o
setor de recebimento, dificultando assim a certeza de que foi comprado tal material para
a empresa e se os mesmos correspondem realmente às características e quantidades reais
e corretas da compra realizada.
71
Para tal processo necessita que seja apresentado um documento ou ordem de
compras emitidas pelo setor de compras da empresa, no qual comprove que foram
realizadas as compras correspondentes a essas entregas. Porém o mesmo não está sendo
apresentado o que dificulta e demanda maior tempo no recebimento das mercadorias.
18.6 Armazenamentos de estoque
Todo estoque requer cuidados e controles pela empresa, porém encontram-se
algumas dificuldades na armazenagem correta para determinados produtos aos quais
exigem um cuidado maior. Conforme identificado nas imagens abaixo:
FIGURA 7 Estoque de Brita 01
Fonte: Cicon Construtora Ind. e Com. Noroeste Ltda.
Materiais armazenados pela empresa como: areia, cimento, cal, brita, ferragens,
madeira, pré-moldados entre outros, necessitam de locais e formas adequadas para
armazenagem. Para que os mesmos não sejam comprometidos e nem gerem gatos a
mais para a empresa devido a uma má gestão no controle de qualidade do estoque.
Para estoques como de areia e britas foram encontradas algumas irregularidades
como: a falta de uma baia a qual possa garantir a total armazenagem do material
evitando assim a mistura ou contato desses materiais no local. Conforme imagens
abaixo.
72
FIGURA 8 Estoque de Areia Lavada Fina
Fonte: Cicon Construtora Ind. e Com. Noroeste Ltda.
FIGURA 9 Estoque de Brita 0
Fonte: Cicon Construtora Ind. e Com. Noroeste Ltda.
73
FIGURA 10 Estoque de Pó de Brita
Fonte: Cicon Construtora Ind. e Com. Noroeste Ltda.
Quanto à identificação e distribuição de cada local de destinação do estoque, não
está sendo feita de forma adequada. Uma vez que para o processo de qualidade total de
estoque os mesmos devem estar devidamente identificados distribuídos e armazenados
de forma corretas garantido assim à qualidade do produto. Evitando o
comprometimento da mercadoria, ao qual possa vir a refletir no produto final da
empresa.
18.7 Impactos financeiros do estoque
Todo estoque onera custos para a empresa, devido a altos custos com
armazenamento ou até mesmo a baixa periodicidade de alguns desses materiais. A
empresa possui na composição de seu estoque materiais grosseiros como areia, brita,
cimento e cal hidratado, materiais estes utilizados na produção de concreto um dos
principais ramos de atividade da empresa além da prestação de serviços na construção
civil.
Materiais como esses requerem um controle de estoque eficiente devido à grande
demanda pelo produto. Estoques como esses não possuem risco de perdas devido ao
74
tempo, com exceção do cimento uma das principais matérias-primas na produção do
concreto. Porém requer que os mesmos sejam armazenados de forma correta para evitar
perdas do material por armazenagem incorreta. Materiais como esses por terem alto
índice de consumo na produção, demandam altos custos de aquisição pelo fato de
constantemente estarem sendo adquiridos.
Produtos assim necessitam de fornecedores específicos já determinados pela
empresa, onde possam ser adquiridos em alta quantidade e pelo preço acessível para
serem repassados ao consumidor final.
As compras devem ser calculadas e precisas para serem mantidas em estoque,
devido ao fato de que a empresa possa garantir um produto de qualidade e preços
acessíveis para seus clientes.
Produtos estocados como cimento em sacado devem ser controlados
rigorosamente, devido ao prazo de vencimento de cada lote adquirido pela empresa.
Pois o produto parado ou até mesmo vencido para a empresa representará grandes
prejuízos gerando uma baixa nos lucros é resultados, e consequentemente refletirá no
preço do produto final devido a determinadas perdas.
A sua gestão deve ser tratada de forma clara e precisa, pois o estoque de forma
direta ou indireta onera custos para a empresa, uma vez que, a mesma deve analisar
estrategicamente para determinar o que é importante se manter para a empresa. De
forma a reduzir os custos das mercadorias estocadas.
Com a utilização do método just-in-time na sua produção a empresa reduz os
custos de armazenagem de determinados produtos e reduz os riscos na perda de
qualidade do mesmo, devido o produto ser adquirido apenas na certeza de sua utilização
em obra.
Porém o setor de aquisição deve estar atento e alinhado junto ao seu
recebimento. Uma vez que o produto não e encontrado em estoque a empresa deve ter a
certeza que o seu fornecedor está enviando o produto correto e no tempo certo.
Produtos aos quais não correspondem a especificações técnicas fornecidas
acarretam custos não previstos e atrasos na produção. Em alguns casos não condiz que a
empresa troque-o devido aos custos gerados por determinada ação, obrigando a estocá-
lo aguardando uma oportunidade em que possa ser aplicado seu reaproveitamento e
minimização do prejuízo.
Toda diferença ocorrida entre o preço real de compra de um determinado
produto podem ser decorrentes das variações no preço ou custo real de produção do
75
mesmo, decorrente de variações na produtividade. São apropriados nas contas de
variação do preço de compra ou variação de manufatura, respectivamente.
19 PROPOSTA DE PLANO PARA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE
QUALIDADE NO SETOR DE COMPRAS DA EMPRESA.
Para se obter o sistema de qualidade total dentro do setor de compras da empresa
sugere que sejam realizados das seguintes formas.
Quando da necessidade de pedido de materiais para a obra, onde são
identificados os materiais e produtos necessários na utilização dos serviços a fim de
proporcionarem melhor clareza nos pedidos, facilitando assim o total controle e
agilidade em ambos os setores, compras e obras. Será sugerido um formulário de
solicitação de COMPRAS/PEDIDOS, conforme anexo A, que será fornecido para o
responsável de cada área de serviço da empresa.
Formulário no qual supra necessidades de compras e serviços, a qual um dos
grandes problemas do setor é especificações e pedidos incorretos, dificultando o setor a
desempenhar suas atividades com mais agilidade, clareza e segurança. O mesmo conterá
informações consideradas de grande importância para o processo de compras como:
19.1 Obra
Está opção terá a finalidade de informar para o setor de compras o destino do
material requisitado, e encaminhá-lo para a respectiva obra. Estas informações não
beneficiarão apenas o setor de compras, mas também manterá a gerência informada de
todo o andamento de aquisição das obras, facilitando a liberação e aprovação do
material para compra.
76
19.2 N° de pedido
Caberá ao mesmo a finalidade de informar e controlar os pedidos requisitados
para determinada obra, facilitando assim o rastreamento e monitoramento de cada
pedido já processado ou em processo de compras.
19.3 Data e hora
Será utilizada para informar a data e hora de realização do pedido de compras,
na intenção de controlar a questão tempo. Evitar e poder identificar respectivas falhas
no atraso de aquisição e entrega do material correspondente ao pedido.
19.4 Prazo de entrega
Terá a finalidade de informar para o setor de compras a determinada urgência do
material solicitado, e se o mesmo será processado em caráter de emergência ou não para
sua respectiva compra.
19.5 Aplicação/solicitante
Essas informações serão responsáveis na identificação de aplicação e utilização
de determinado material. Identificará o seu solicitante, caso haja a necessidade do setor
de compras esclarecerem algumas duvidas sobre a compra a ser realizada.
77
19.6 Descrição/unidade/quantidade
Considerada como parte principal do formulário, com a finalidade de esclarecer
e informar todos os dados do material para aquisição de forma clara, objetiva e correta
para o setor de compras. Identificando assim as unidades de medias e quantidade
necessárias para aquisição.
O material que conter especificações incorretas automaticamente será barrado
pelo setor de compras. E o mesmo solicitará que o formulário seja corrigido, colocando
as devidas especificações para cada material solicitado, ou até mesmo poderá ser
requisitado que o pedido seja refeito pelo solicitante da obra. Evitando assim problemas
e atrasos futuros na execução dos serviços prestados pela empresa.
19.7 Transferências de materiais:
Para que se consiga obter um padrão de qualidade com eficiência é necessário
controle total de todos os materiais, seja de aquisição ou mantidos em estoque. Para
controlar os materiais que são solicitados pelos encarregados de campo, onde o produto
encontra-se disponível no almoxarifado da empresa. A transferência para obra sugere
que seja feito por meio de um FORMULÁRIO DE TRANSFERÊNCIA DE
MATERIAIS, conforme anexo B, autorizando a transferência do material solicitado do
pátio para a obra.
Esse documento será nomeado como ordem de transferência. Por meio deste o
responsável pelo almoxarifado poderá mediante autorização da gerência e do setor de
compras, fornecerem o material sem que haja a necessidade de aquisição do produto
solicitado, uma vez que esse se encontra disponível no estoque.
Seu funcionamento partirá da mesma linha de raciocínio da solicitação de
compra e serviços. Uma recebida à solicitação de compras/serviços o setor de compras
identificará se o material está disponível em estoque, já de posse da liberação efetuada
pela gerência, o mesmo poderá autorizar ao almoxarifado o fornecimento de tal produto
para a obra requerente. Para garantir o bom desempenho e qualidade no processo, o
78
responsável pelo almoxarifado preencherá um bloco de ordem de transferência de
material do estoque para a obra.
Esse documento deve ser enviado junto com o material até a obra, onde o
encarregado após receber o produto e inspecioná-lo, estando em comum acordo com as
suas necessidades assinará o documento de ordem de transferência. É encaminhará de
volta para o almoxarifado comprovando que o material foi recebido, inspecionado e em
comum acordo para aplicação em obra.
19.8 Ordens de compras
Para facilitar nas compras e padronizar todos os pedidos realizados pelo
departamento de compras, será sugerida a padronização de um FORMULÁRIO DE
ORDEM, conforme anexo C, disponível no programa de compras utilizado pela
empresa.
O formulário possibilitará a cotação de preços de no mínimo três fornecedores a
serem avaliados para o fornecimento à empresa. No final da cotação será escolhido o
fornecedor que melhor se adéque ao fornecimento para a empresa com melhor prazo e
preço de seus produtos.
Após esta avaliação a ordem de compras será emitida firmando a compra e
fornecimento do produto por ambas as partes, empresa e fornecedor. A ordem de
compras possibilitará à empresa e ao fornecedor o entendimento correto do pedido e a
garantir que o material solicitado esteja conforme combinado por ambas as partes.
O documento será emitido pela empresa ao seu fornecedor onde o mesmo deverá
enviar uma copia ou numeração contida no documento acompanhando a nota fiscal do
produto para a empresa.
Esse processo facilitará para o setor de recebimento da empresa a receber e
inspecionar o material adquirido de forma a garantir qualidade no processo e eliminar as
possíveis falhas e erros de recebimento.
Uma vez que o setor de recebimentos terá em mãos uma copia da ordem de
compras das mercadorias a serem recebidas contendo as informações do fornecedor,
características dos materiais e quantidade, juntamente com o valor do produto
79
adquirido. Dessa maneira será possível ao setor de compras controlarem todo o processo
de suas compras desde o pedido até o seu fornecimento.
19.9 Cadastro e qualificação de fornecedores
Para inclusão de novos fornecedores, o fornecedor deve passar por um processo
de seleção através do preenchimento do Cadastro e Qualificação de Fornecedores
realizados pelo comprador. Mediante a esse processo sugere a criação de uma FICHA
DE CADASTRO E QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES, Conforme anexo D.
Os fornecedores serão selecionados com base na sua capacidade em atender às
necessidades da empresa, sendo que nem todos os requisitos do questionário precisam
ser atendidos e sua aprovação deve ser decidida em função do tipo de material e serviço.
Os fornecedores já cadastrados na empresa antes da implantação desta versão
serão considerados automaticamente qualificados e constarão da Planilha de Avaliação
de fornecedores. Para inclusão de novos fornecedores na Planilha de Fornecedores
Avaliados, a empresa deverá seguir os critérios abaixo:
No caso do fornecimento ser realizado por empresa formalmente participante do
Programa Setorial da qualidade de produtos de seu subsetor industrial, atendendo os
requisitos estabelecidos no Projeto da Meta Mobilizadora Nacional da Habitação, a
mesma poderá ser dispensada do processo de qualificação, como também as empresas
que possuírem o PBQP-H. Os fornecedores que não se enquadram no caso acima serão
qualificados de acordo com o seguinte roteiro:
A qualificação dos fornecedores de Serviços/Materiais controlados e Serviços
Especializados de Engenharia serão feita através do formulário Cadastro e Qualificação
de Fornecedores.
Feita a qualificação, o comprador e/ou engenheiro fará a primeira avaliação do
novo fornecedor, respectivamente, para materiais e serviços devendo alcançar o valor
mínimo de 60% para os itens avaliados, para que o mesmo possa ser mantido na
Planilha de Avaliação de fornecedores.
80
19.10 Avaliação de fornecedores
Para garantir e monitorar de forma precisa o fornecimento das compras
realizadas pela empresa sugere-se à implantação de um sistema a de avaliação dos
fornecedores. Esse por sua vez possibilitará a avaliação de todo o processo de compras
realizadas e o seu respectivo fornecedor. Facilitará assim diagnosticar possíveis
problemas com fornecedores de matéria-prima, máquinas e equipamentos e se os
mesmos estão cumprindo rigorosamente todos os prazos e garantias frente à empresa.
Com a aplicação do sistema de avaliação no processo de compra, será possível
distinguir quais fornecedores poderão ser mantidos no quadro de fornecimento da
empresa e quais apresentam problemas ao qual será prejudicial à empresa mantê-los
como fornecedores. Modelo de avaliação de fornecedores, conforme Anexo E.
Dessa forma a empresa terá uma preservação maior dos prazos de desempenho
de seus serviços frente a seus clientes. Pois garantirá que todos os fornecedores
envolvidos no processo e mantidos dentro do quadro de fornecimento da mesma, estão
aptos e apresentam-se transparentes e comprometidos com o trabalho da empresa.
19.11 Recebimento e inspeção de produtos
Para garantir que todos os materiais recebidos na empresa e enviados para a obra
estejam em conformidade e com sua qualidade certificada sugere-se a criação de um
carimbo de inspeção de materiais. No qual garanta que todos os materiais foram
avaliados e tiveram sua qualidade certificada antes de sua aplicação em serviços. Esse
conterá as seguintes informações:
81
FIGURA 11 Carimbo de Inspeção de Materiais
Fonte: Cicon Construtora Ind. Comercio Noroeste Ltda. Nota: Adaptada pelo autor
A aplicação do carimbo garantirá que qualquer inconformidade com o produto
ou material recebido desde sua entrega ate a nota fiscal sejam verificados, caso seja
identificados qualquer problema o material será vetado pelo setor de recebimento e o
fornecedor será informado para as devidas providencias e solução dos problemas. Essa
será uma das formas seguras para garantir a qualidade de todos os produtos e materiais
recebidos e fornecidos pela empresa.
19.12 Caderno de instruções de materiais
De modo a garantir e auxiliar nas especificações de materiais, problema esse
identificado como um dos fatores de grande dificuldade no setor de compras. Sugere
que seja criado um caderno de descrição e especificação de materiais a ser fornecido
82
para os encarregados de campo de maneira a orientá-los no preenchimento e
identificação dos respectivos materiais solicitados ao setor de compras.
Esse caderno conterá especificações dos materiais considerados como materiais
controlados sendo: areia, pré-moldados, brita, tijolo, ferro/aço, madeira, tubos e
conexões PVC/cobre, metais etc.
Com a criação do caderno de instruções de materiais, pretende - se solucionar os
problemas com especificações de materiais levados ao setor de compras, facilitando
assim o processamento com maior agilidade e clareza das informações bem como a
comunicação precisa das obras com o departamento de compras.
Esse caderno será fornecido para cada encarregado de obras, como também será
repassada uma copia para o almoxarifado, responsável pelo recebimento de materiais da
empresa. Outra copia ficará no departamento de compras de maneira a auxiliar o
comprador em alguma duvida existente quanto à especificação de algum material.
19.13 Estoques de Materiais
Quanto à armazenagem de materiais como areia e brita sugere a criação e
padronização de baias apropriadas facilitando assim a divisão dos materiais,
impossibilitando o contato dos mesmos devido a não existência de contenções no local.
Aplicando o sistema de baias para esses materiais obterá uma armazenagem segura
evitando assim a perda dos mesmos em períodos chuvosos e até mesmo a sua vazão
descontrolada devido à constante movimentação de veículos no local de armazenagem.
A identificação de cada baia com o seu respectivo material será um fator
importante, pois assim os veículos que chegarem para descarga dos materiais
identificarão o devido local de cada material.
19.14 Treinamentos
Para padronização do processo de qualidade do departamento de compras e seus
envolvidos, sugere-se à realização de treinamentos com os responsáveis, encarregados
83
de obra da empresa, como também o responsável pelo almoxarifado, responsável pelo
armazenamento e recebimento de todos os materiais recebidos pela empresa, juntamente
com o departamento de compras.
Ao qual sejam aplicadas as devidas orientações que garantam a qualidade e o
fácil entendimento para o processo de aquisição e solicitação de materiais para
utilização em seus serviços.
Apresentando aos mesmos cada formulário e orientado quanto à forma correta
de utilização e aplicação no processo de aquisição de materiais.
Esclarecendo a todos os envolvidos as suas respectivas duvidadas quanto ao
funcionamento e gerenciamento das compras, bem como orientações fundamentais e
cruciais, quanto à importância de um pedido preenchido, requisitado e monitorado
corretamente, dentro dos prazos cabíveis ao desenvolvimento das atividades de cada
setor envolvido, em função de um único resultado.A qualidade no desempenho de
serviços prestados pela empresa.
19.15 Indicadores de desempenho
Com a realização do processo de aplicação do sistema de qualidade, espera-se
que o mesmo possa contribuir na redução dos gastos e perdas de materiais adquiridos
pela a empresa, de forma que problemas encontrados como solicitação e aquisição de
insumos, sejam sanados, uma vez que os pedidos onde apresentarem falhas decorrentes
de uma solicitação incorreta serão eliminados.
A implantação do sistema de qualidade proporcionará à empresa controlar todo o
processo aquisitivo, minimizando seus gastos com materiais desnecessários e até
mesmo a selecionar melhor seus fornecedores, evitando possíveis perdas e atrasos no
fornecimento.
Abaixo segue os indicadores de desempenho para mensuração do sistema de
qualidade.
84
QUADRO 13 Indicadores de desempenho Continua.
ATIVIDADES INDICADORES
Preenchimento das solicitações de compras/serviços efetuadas corretamente.
95%preenchidas corretamente.
Programação de compras dentro prazos e cronograma das obras.
91% de eficiência na programação.
Controle e acompanhamento das compras realizadas pelo dep. Compra.
100% de eficiência
Preenchimento de cadastro dos fornecedores. 100% preenchidos
Avaliação de fornecedores atuais e futuros.
97% de confiabilidade
Recebimento e inspeção de materiais. 100% inspecionados
Armazenamento e identificação de materiais em Estoque.
100% controladas
Estocagem de materiais como: areia, brita, cascalho. 90% de redução dos desperdícios.
Transferência de materiais para as obras. 100% de controle
Processamento das informações e pedidos de compra.
99% de eficiência
Margem de erros nos pedidos de compras.
1%
Redução de custos e retrabalho com a troca de materiais.
35% de redução de custos
Comunicação entre os supervisores de obras e o dep. de compras.
100% de eficiência
Redução de custos de aquisição, por meio de pesquisa e cotação de preços de materiais adquiridos pela empresa.
30% de redução
Comunicação entre o dep. de compras e almoxarifado.
100% eficiência
Processamento de pedidos.
0% de retrabalho
Redução do tempo de fornecimento do material para a obra.
96% de redução
85
Conclusão. Redução do tempo de fornecimento do material para a obra.
96% de redução
Especificações preenchidas corretamente.
100%
Redução de falhas e perdas no processo aquisitivo. 100%
Pesquisa e análise de dados de novos fornecedores.
99% de garantia
Manutenção do cadastro de fornecedores aprovados.
100% de eficiência
Sinalização e identificação de materiais em estoque.
100% identificados
Identificação e conhecimentos dos materiais a receber pelo setor de almoxarifado da empresa.
99% de conhecimento
Descrição e especificação de materiais para compra. 98%realizados corretamente
Qualidade das informações de compras repassadas para o financeiro da empresa.
100% de Qualidade
Fonte: elaborado pelo autor
20 CONCLUSÃO
Para a organização as ferramentas certas são essenciais para manterem o
desempenho e qualidade do sistema, obtendo assim informações seguras no momento
certo, facilitando então o processo interno e externo da organização.
Através dos estudos realizados pode verificar o grande percentual de
contribuição do programa de qualidade para a organização. E como o mesmo
proporcionará grandes benefícios e redução de custos na aquisição de insumos.
Com a implantação do programa de qualidade, os processos antes considerados
críticos pelo departamento de compras, terão um novo padrão de funcionamento. Onde
86
todos os pedidos passarão a chegar contendo todas as informações cabíveis para a
realização da compra.
Um dos grandes benefícios para a empresa será a abertura de várias
oportunidades no mercado, devido à certificação do padrão de qualidade obtidos pela
organização.
O sistema de qualidade proporciona à organização um melhor entendimento e
controle do seu processo como um todo. Além de possibilitar o entendimento de todas
as informações adquiridas, e como estas fluirão dentro e durante o processo.
87
REFERÊNCIAS
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