Apostila de Administração de Material e Patrimônio para Concursos

APOSTILA PARA CONCURSOS PÚBLICOS

ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO

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www.acheiconcursos.com.br Conteúdo:

1. Administração de materiais;

2. O sistema de administração de materiais e patrimônio;

3. A administração de materiais nas organizações;

4. Identificação, classificação e controle de materiais e bens patrimoniais;

5. O método ABC de classificação de materiais;

6. Sistemas de armazenagem;

7. Dimensionamento e controle de estoques;

8. Planejamento e programação da produção;

9. Material Requirements Planning (MRP);

10. A Filosofia JIT e sua importância para a administração de materiais;

11. Os sistemas logísticos, subsistemas e atividades;

12. Os sistemas de distribuição;

13. Os sistemas de transportes;

14. O gerenciamento da cadeia de suprimento (SCM);

15. A cadeia de suprimento digital e os negócios eletrônicos.

ATENÇÃO:

Esta apostila é uma versão de demonstração, contendo 12 páginas. A apostila completa contém 275 páginas e está disponível para download aos

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Administração de materiais

O objetivo deste capítulo é apresentar o conceito de administração de materiais e sua evolução ao longo do tempo, como forma de estabelecer as bases para a aprendizagem desse conteúdo tão importante para a formação do administrador.

A administração de materiais é de vital importância para a redução de custos e aprimoramento dos processos produtivos, quando corretamente compreendida e desempenhada. Analisando-se os balanços das organiza-ções é possível perceber que os investimentos em estoques representam uma média de 1/3 dos ativos totais das empresas. Isso significa que é funda-mental gerenciar adequadamente os materiais que são utilizados nos pro-cessos produtivos.

Considerações iniciaisEssencialmente, a atividade administrativa implica o processo de trans-

formação de recursos de entrada em recursos de saída, conforme se visualiza na figura a seguir:

Fornecedores ClientesRecursos de entrada

Recursos de saída

Processamento dos recursos

Processos administrativos

Processos operacionais

Processos tecnológicos

Outros processos

Financeiros

Materiais

Humanos

Energéticos

Tecnológicos

Equipamentos

Etc.

Juros/Lucros

Produtos

Salários

Serviços

Marcas/Patentes

Etc.

Figura 1 – A dinâmica do funcionamento organizacional.

O a

utor

.

Administração de Material e Patrimônio

Os recursos de entrada são obtidos junto a fornecedores, e podem ser ordenados em grupos principais: recursos financeiros; recursos materiais; recursos humanos; recursos energéticos; recursos tecnológicos; equipamen-tos; facilidades1 etc.

A organização agrupa esses recursos e, utilizando-se de processos inter-nos, os transforma em recursos de saída, destinados aos seus clientes. Isso implica que os recursos colocados à disposição da organização, obtidos de seus fornecedores, devem ser bem gerenciados para se obter as saídas de recursos desejados pelos clientes da organização.

Essa transformação de recursos depende em grande parte da adminis-tração de materiais, que é responsável por obter e gerenciar os recursos que serão processados pela organização. É exatamente sobre essa atividade, a administração de materiais, que vamos discorrer nesta obra, buscando de-monstrar o seu papel para a Administração, como ela funciona e os resulta-dos que oferece aos sistemas organizacionais.

Recursos à disposição das organizaçõesComo se percebe, pela figura 1 (A dinâmica do funcionamento organiza-

cional), os recursos que são disponibilizados às organizações, para que atin-jam seus objetivos, têm sua origem naquilo que genericamente chamamos de fornecedores. Tais fornecedores podem disponibilizar às organizações os diferentes tipos de recursos de que elas precisam para operacionalizar seus processos produtivos, podendo ser visualizados na figura a seguir.

O a

utor

.

Materiais Patrimoniais

Financeiros (capitais)

Energéticos Tecnológicos Humanos

Recursos organizacionais

Figura 2 – Os recursos gerenciáveis pelas organizações.

1 Do inglês facilities, para significar todos os recur-sos adicionais necessários aos processos produtivos, como: instalações de ar comprimido, instalações elétricas, de gás etc.


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Claro que existem outros recursos que podem ser utilizados pelas organi-zações, como os recursos informacionais. Porém, relacionamos apenas os seis encontrados na figura 2, e daremos ênfase aos recursos materiais e aos patri-moniais, uma vez que os mesmos são o objeto de nosso estudo.

Os fornecedores dos recursos financeiros são chamados de capitalistas e podem fornecer capitais próprios, os sócios ou acionistas, ou capitais de ter-ceiros, os fornecedores, bancos etc.

Os fornecedores dos recursos energéticos podem ser os governos (energia elétrica, gás etc.) ou empresas privadas (madeira, óleo diesel etc.).

Os fornecedores de recursos tecnológicos (máquinas, equipamentos, soft-ware, processos etc.) podem ser tanto empresas públicas quanto privadas.

Os recursos humanos podem ser fornecidos por empresas terceirizadas ou contratados diretamente pela própria organização.

Os recursos materiais são as matérias-primas, materiais auxiliares e os in-sumos utilizados nos processos produtivos, os de escritório, de higiene e lim-peza etc., e devem ser corretamente administrados, uma vez que são recur-sos de uso contínuo e precisam ser adquiridos e gerenciados visando atingir os objetivos de redução de custos e/ou de maximização de resultados. Ge-ralmente, os recursos materiais encontram-se no chamado Ativo Circulante das organizações e recebem o nome genérico de estoques.

Por fim, os recursos patrimoniais são aqueles que compõem o chama-do Ativo Permanente das organizações e são representados por máquinas, equipamentos, veículos, móveis, utensílios e demais facilidades necessárias ao funcionamento da organização.

Recursos materiaisEssencialmente, entende-se por recursos materiais quaisquer bens que

sejam utilizados nos processos produtivos organizacionais. Segundo Mar-tins e Alt (2000, p. 6), “por transmitirem a ideia de que são capazes de gerar produtos e serviços e, portanto, produzir riquezas, os bens são muitas vezes considerados como sinônimo de recursos”.

Para a administração de materiais, os bens (parte do patrimônio da or-ganização) são sinônimos de recursos materiais e, assim, são considerados


apenas aqueles que integram o chamado Ativo Circulante das organizações e que, genericamente, recebem o nome de estoques. Ou seja, o objeto central da administração de materiais é o estoque à disposição das organizações.

Os estoques são compostos, basicamente, de materiais auxiliares, maté-rias-primas, produtos em processo (WIPs – Work in Process) e produtos acaba-dos. Cada um desses materiais merecerá um cuidado e atenção diferenciada para que os objetivos da organização possam ser atingidos. A correta gestão dos estoques é a essência da administração de materiais.

Recursos patrimoniaisPara a contabilidade, o patrimônio de uma organização é entendido como

o conjunto de bens, direitos e obrigações que são colocados à sua disposi-ção pelos sócios e/ou fornecedores. O papel da administração de materiais e do patrimônio é zelar por tais recursos, gerindo-os de forma a garantir sua utilização racionalmente para permitir que se atinjam os objetivos organiza-cionais de maximização dos resultados (lucro).

Esse “conjunto de bens, direitos e obrigações” representa um conjunto de recursos que, bem administrado, poderá contribuir com os objetivos da organização, uma vez que, ainda segundo a ciência contábil, o patrimônio líquido é representado pela seguinte equação:

Patrimônio Líquido = (Bens + Direitos) – Obrigações

No conjunto de bens e direitos encontram-se os recursos patrimoniais (ativos permanentes), os estoques, os recursos financeiros etc. e, no conjunto dos direitos, encontram-se os resultados da venda dos produtos e/ou ser-viços gerados pelos processos produtivos, representados, entre outros, por duplicatas a receber. Para a disciplina de administração de materiais quando nos referimos ao patrimônio, estamos dedicando atenção apenas aos bens que fazem parte do ativo permanente.

Como se pode perceber, pelos conteúdos acima, a administração de re-cursos materiais é diferente da administração dos patrimoniais, embora sua gestão tenha a mesma finalidade, ou seja, contribuir para que se atinjam os objetivos das organizações, em termos de minimizar os recursos (materiais ou patrimoniais) para possibilitar uma maximização dos resultados.


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Conceito de administração de materiaisPara compreender o significado da administração de materiais, é necessá-

rio compreender o significado das duas palavras: administração e materiais.

A palavra administração designa tanto a ciência que estuda os fenôme-nos organizacionais, quanto o local onde se localizam os serviços adminis-trativos ou, ainda, o conjunto de regras que objetivam ordenar e controlar os processos organizacionais, com produtividade e eficiência, visando atingir resultados predeterminados.

Por outro lado, a palavra materiais assume o significado do conjunto de objetos, instrumentos, equipamentos, ferramentas ou outros que são utiliza-dos em um serviço ou processo produtivo. Ou, ainda, o mobiliário ou conjun-to de utensílios de uma organização.

Dessas duas palavras, assim conceituadas, podemos inferir que adminis-tração de materiais implica gerenciar os recursos à disposição de uma deter-minada organização para atingir os objetivos estabelecidos. Porém, não são todos os recursos apresentados na figura 1 que são objeto do gerenciamen-to pela área de atuação da administração de materiais. Apenas os recursos materiais propriamente ditos e os relacionados com o patrimônio é que são objetos de preocupação da área de materiais.

Inicialmente, podemos definir a administração de materiais como sendo o conjunto de regras, ou normas, que visam ordenar os processos organizacio-nais relacionados com os materiais à disposição da organização, com produti-vidade e eficiência, de forma a atingir objetivos preestabelecidos.

Segundo diferentes autores, existem formas diversas de se conceituar a administração de materiais. Segundo Arnold (1999, p. 26), a administração de materiais é a função “responsável pelo fluxo de materiais a partir do forne-cedor, passando pela produção até o consumidor” ou, ainda, “planejamento e controle da distribuição e administração da logística”.

Para Martins e Alt (2000, p. 5),

[...] a administração dos recursos materiais engloba a sequência de operações que tem seu início na identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final.


Para Arnold (1999, p. 26) “administração de materiais é uma função coor-denadora responsável pelo planejamento e controle do fluxo de materiais”.

Por outro lado, Francischini e Gurgel (2002, p. 5) definem a administra-ção de materiais como a “atividade que planeja, executa e controla, nas con-dições mais eficientes e econômicas, o fluxo de material, partindo das es-pecificações dos artigos a comprar até a entrega do produto terminado ao cliente”.

Outra definição útil é a do Council of Supply Chain Management Professio-nals (CSCMP), ou Conselho dos Profissionais de Administração das Cadeias de Suprimentos, que definem a administração de materiais como sendo “a logística de entrada de materiais, desde os fornecedores até o processo pro-dutivo”. Ou, ainda, a movimentação e a administração de materiais e produ-tos acabados desde a obtenção (compra), até o processo de produção2.

Nos três primeiros conceitos apresentados, temos em comum a existência de um “fluxo” de materiais desde o fornecedor, atravessando a organização, até chegar ao cliente final. Apenas para o CSCMP é que o fluxo se encerra no processo produtivo. Além disso, também está implícita no conceito a existên-cia de uma “quantidade” de materiais em movimentação. Como fluxo se rela-ciona com tempo, isso significa que temos duas variáveis essenciais a serem consideradas nos conceitos apresentados: (1) quantidade; e (2) tempo.

Essas duas variáveis (quantidade e tempo) serão sempre objetos de preo-cupação da administração de materiais. Importante esclarecer, também, que o objeto de preocupação da administração de materiais, sua razão de ser, deve estar focada em:

utilizar da maneira mais racional possível os recursos da organização �

(maximizando-os); e

apresentar um nível de serviço em consonância com o desejado pelo �

cliente.

Isso significa que a administração de materiais deve preocupar-se em ge-renciar adequadamente os fluxos de materiais ao longo dos processos, de forma a garantir sua melhor utilização e, ao mesmo tempo, oferecendo o mais alto nível de serviços possível aos clientes.

Na evolução dos conceitos como consequência da evolução da admi-nistração, como se verá no próximo tópico, o que existiam eram termos

2 No original em inglês: Materials Management - Inbound logistics from suppliers through the pro-duction process. The mo-vement and management of materials and products from procurement through production.


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diferentes com significados semelhantes. Ou seja, tratava-se de atividades relacionadas com o deslocamento de materiais e um fluxo de informações, desde uma fonte de matéria-prima até o cliente final. Ao longo do tempo, a evolução natural conduziu ao conceito mais amplo de logística, que vem ocupando espaço nas organizações, conquistando respeito profissional e in-fluindo na estratégia das organizações.

Finalmente, podemos conceituar a administração de materiais como sendo o conjunto de regras, ou normas, que visam adequar os processos orga-nizacionais aos fluxos de materiais à disposição da organização, garantindo sua maximização, para atingir os objetivos organizacionais e os de satisfação do cliente em termos de nível de serviço.

Ao longo do texto, utilizaremos indistintamente as expressões adminis-tração de materiais, suprimentos, gestão de suprimentos ou logística de su-primentos, com o mesmo significado acima exposto.

Uma vez que sabemos conceitualmente o que é administração de mate-riais, podemos analisar sua evolução ao longo do tempo e como as organi-zações evoluíram sob essa perspectiva.

Evolução das organizações e da administração de materiais

Para se compreender como as organizações evoluíram, e com elas a admi-nistração de materiais, é necessário entender o ambiente no qual as organi-zações se inserem, ou seja, o cenário (“pano de fundo”) em que elas precisam competir. Para isso, efetuamos um corte temporal a partir da II Grande Guerra Mundial (IIGGM), iniciando com a década de 1950 para explicar esse ambiente e suas consequências para as organizações. Uma vez que, segundo Corrêa e Corrêa (2004, p. 34-35):

A guerra praticamente ocorreu sobre a Europa e o Japão. Numa situação de guerra, os envolvidos não apenas visam a objetivos militares, mas também industriais de seus inimigos, de onde saem equipamentos e suprimentos. Isso significa que ao final da IIGGM a capacidade produtiva mundial encontrava-se severamente deprimida. Ao mesmo tempo, a capacidade de demanda, reprimida por muitos anos durante a guerra, estava vivendo um período de “bolha de consumo”.

No início da década de 1950, o mundo vivia ainda as consequências do pós-guerra, em que as indústrias estavam focadas em atender às demandas de um mundo em reconstrução, um mercado francamente comprador, exi-


gindo grandes volumes de produção para atender a duas necessidades bási-cas: redução de custos operacionais; satisfazer clientes ávidos por novidades. Quando as empresas precisam competir através de grandes volumes, para reduzir seus custos operacionais, a administração de materiais deve estar focada no gerenciamento de seus inventários.

Na década de 1960, com o mundo reconstruído e clientes atendidos em suas necessidades, em termos de produtos básicos, surgem os grandes su-permercados, sobretudo nos Estados Unidos da América, e com as empresas necessitando realizar grandes esforços para concretizar vendas, passa a ser imperioso agregar valor aos produtos através da adição de serviços. Nesse cenário, o marketing ocupa o espaço central das preocupações organizacio-nais e a ênfase da administração de materiais passa a ser a distribuição dos produtos.

Já na década de 1970 o mundo assiste ao fenômeno da “invasão” de pro-dutos japoneses, sem compreender muito bem o que acontecia. O início da década teve a primeira grande crise do petróleo (1973), quando o barril de petróleo chegou à casa dos U$30.00, fazendo com que os países produtores auferissem grandes ganhos com suas exportações e, como consequência, buscassem aplicações para seus recursos financeiros. Isso gerou uma enorme onda de investimentos de capitais, levando as organizações a focarem na lu-cratividade, uma vez que precisavam remunerar adequadamente os capitais investidos. Nesse caso, a administração de materiais teve que se concentrar nos processos produtivos para garantir eficiência operacional.

Na década seguinte, 1980, em virtude da conquista de mercado pelos japoneses, as organizações, compreendendo que o sustentáculo das in-dústrias japonesas era o fenômeno da gestão da qualidade, investiram em programas de qualidade e fizeram com que o cenário passasse a represen-tar uma competição mundial extremamente acirrada, em que conquistava clientes aquela organização com produtos com qualidade, preços competi-tivos e entregas pontuais. Isso conduziu a administração de materiais a ge-renciar os fluxos de materiais (matérias-primas) tanto nas compras, quanto na produção, como nas vendas, de forma a assegurar a qualidade desde o início até o final do processo.

Na década de 1990, como reflexo do processo evolutivo, as empresas se tornam globais, ou seja, passam a atuar em diferentes pontos do globo ter-restre e, para isso, estabelecem parcerias com seus fornecedores e/ou distri-


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buidores, para garantir que seus produtos cheguem antes que os do con-corrente aos clientes. Também ganha força a preocupação com as questões ecológicas, levando as organizações a cuidarem com a compra de materiais ecologicamente corretos e com produtos idem. Isso conduz a administração de materiais a novas técnicas de gerenciamento, uma vez que era necessá-rio ajustar os processos internos aos processos dos seus fornecedores e/ou clientes, fazendo com que o foco passasse a ser nos processos gerenciais.

Ao iniciar o século XXI, na década de 2000, o fenômeno da globalização ganha ainda mais força e a adição de inúmeros novos competidores globais (suportados, inclusive, pelas facilidades da tecnologia da informação dispo-nível), ao invés de parcerias, as empresas começam a estabelecer alianças tanto com fornecedores quanto com clientes, as preocupações com as ques-tões ecológicas evoluem ainda mais (observe as exigências de certificação ambiental para inúmeras empresas) e ganha espaço a preocupação com as questões sociais.

A esse cenário, a administração de materiais é obrigada a responder com ações flexíveis e extremamente ágeis, uma vez que as organizações com-petem com velocidade cada vez maior e, por outro lado, atuando em um número maior de países. Além disso, o surgimento do comércio eletrônico também exige maior atenção às questões espaço-temporais.

Um resumo do processo evolutivo aqui descrito encontra-se no quadro a seguir.

Quadro 1 – Quadro evolutivo da administração de materiais

Época Cenário de negócios Ênfase organizacional Ênfase de materiais

(RO

DRI

GU

EZ, 2

004.

Ada

ptad

o.)

Anos 1950 Volume de produção Foco nos custos opera-cionais Foco no inventário

Anos 1960 Vendas Agregação de valor atra-vés de serviços Foco na distribuição

Anos 1970 Investimento de capitais Foco na lucratividade Foco na produção

Anos 1980 Competição acirrada Foco na gestão da quali-dade total

Foco em compras – pro-dução – vendas

Anos 1990 Globalização, parcerias, ecologia

Competição baseada no tempo

Foco nos processos gerenciais

Anos 2000Globalização, alianças, ecologia e responsabili-dade social

Competição baseada no tempo e no espaço geográfico

Foco na flexibilidade e na agilidade


O quadro mostra como as organizações evoluíram e de que forma as exi-gências sobre os sistemas gerenciais foram se ampliando. Na verdade, as exi-gências em cada um dos cenários de negócios continuam sendo feitas sobre os sistemas gerenciais. Tudo isso fez com que a administração de materiais fosse ganhando cada vez mais relevância para as organizações.

A administração de materiais, com o apoio das Tecnologias da Informa-ção e de Comunicação (TICs), tem atuado de forma integrada na gestão do fluxo de materiais através dos processos produtivos. Assim, os sistemas inte-grados de gestão empresarial (ERPs) são os responsáveis por assegurar que a administração de materiais consiga cumprir os objetivos organizacionais com eficiência e eficácia.

A partir dessa evolução, e da inclusão da área dentro do sistema logís-tico, a expressão mais utilizada para designar a área de materiais é gestão de suprimentos que, segundo Arnold (1999, p. 30), “inclui todas as atividades em movimentar bens, do fornecedor para o início do processo produtivo” e, incluindo-se a distribuição física, do final do processo produtivo até o cliente final (consumidor3).

Importância da administração de materiaisDiante do processo evolutivo por que passou, a administração de mate-

riais assume importância essencial para as organizações ao ter que realizar o equilíbrio entre o nível de serviços a ser oferecido aos clientes e o custo de fornecer tal nível de serviços.

Ainda segundo Arnold (1999, p. 31),

[...] agrupando-se todas as atividades envolvidas na movimentação e estocagem de bens em um departamento, a empresa tem uma oportunidade melhor de fornecer o melhor serviço a um custo mínimo e assim aumentar lucros. A preocupação geral da administração de materiais é balancear prioridade e capacidade. O mercado estabelece a demanda. A administração de materiais deve planejar as prioridades da empresa (quais bens produzir e quando) para atender a essa demanda. A capacidade é a habilidade do sistema de produzir ou entregar bens. Prioridade e capacidade devem ser planejados e controlados para atender à demanda de consumidores a um custo mínimo.

Como é possível perceber, trata-se de um desafio enorme e, para tanto, é necessário compreender o fluxo, apresentado na figura a seguir, que começa nos fornecedores, atravessa a organização, passa pelos canais de distribui-ção, até chegar aos clientes finais.

3 Usamos a expressão clien-te, de forma abrangente, para incluir todos os elos da chamada cadeia de su-primentos: atacadistas, dis-tribuidores, varejistas etc., e não apenas o consumidor ou usuário final.


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Figura 3 – O fluxo de materiais.

Fornecedor ClientesSuprimentos Distribuição Física

Processo Produtivo

MP Transformação (WIPs) PA

A gestão de suprimentos é a gestão de um fluxo de materiais.

Legenda:

MP = Matéria-prima

WIPs = Work in Process ou Progress (Produtos em Processo)

PA = Produtos Acabados

O a

utor

.

A gestão desse fluxo de materiais implica uma série de atividades (que compõem processos) que, em última análise, visam assegurar a disponibi-lidade dos materiais certos, na hora certa, no lugar correto, em condições de utilização, por um custo que atenda às expectativas da organização e de seus clientes.

A área de materiais é, em essência, uma importante área operacional das organizações, “e paradoxalmente, no nível das unidades de operações pro-priamente dito, a tomada de decisões em muitas empresas ainda não obe-dece a uma consideração mais sistêmica de impactos nos resultados globais da organização” (CORRÊA; CORRÊA, 2004, p. 45).

A área de materiais é uma

[...] atividade de gerenciamento estratégico de recursos escassos (humanos, tecnológicos, informacionais e outros), de sua interação e dos processos que produzem e entregam produtos e serviços visando atender a necessidades e ou desejos de qualidade, tempo e custo de seus clientes. Além disso, deve também compatibilizar este objetivo com as necessidades de eficiência no uso dos recursos que os objetivos estratégicos da organização requerem. (CORRÊA; CORRÊA, 2004, p. 45)

O comentário acima deixa clara a importância estratégica da adminis-tração de materiais para, com um adequado gerenciamento dos recursos escassos, atender aos interesses dos diferentes públicos das organizações, gerando as saídas esperadas por cada um desses públicos, que estão relacio-nadas na figura 1: juros, para os capitais de terceiros; lucros, para os capitais próprios; produtos e/ou serviços, para os clientes; salários, para os empre-gados; marcas e/ou patentes, para a sobrevivência da organização; tributos, para os governos; e, ainda, outras saídas que atendam às necessidades ou desejos de outros públicos específicos.

(...) ESTE É UM MODELO DE DEMONSTRAÇÃO DA APOSTILA E CONTÉM APENAS UM TRECHO DO CONTEÚDO ORIGINAL. O DESENVOLVIMENTO DA MATÉRIA CONTINUA POR MAIS PÁGINAS NA APOSTILA COMPLETA, QUE VOCÊ PODERÁ OBTER EM http://www.acheiconcursos.com.br .

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