Apostila de Auxiliar Administrativo 16 Pgs

8/6/2019 Apostila de Auxiliar Administrativo 16 Pgs

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1. INTRODUO ADMINISTRAO

A Administrao um conjunto de normas e funes elaboradas para disciplinar elementos deproduo, que tm como objetivo alcanar um resultado eficaz e retorno financeiro. Administrarenvolve a elaborao de planos, pareceres, relatrios, projetos, arbitragens e laudos, em que exigida a aplicao de conhecimentos inerentes s tcnicas de Administrao.

Taylorismo ou Administrao cientfica o modelo de administrao desenvolvido peloengenheiro Frederick Winslow Taylor (1856-1915), que considerado o pai da administraocientfica. Caracteriza-se pela nfase nas tarefas, objetivando-se aumentar a eficincia daempresa aumentando-se a eficincia ao nivel operacional.Os estudos de Taylor baseavam-se na Organizao Racional do Trabalho, que defendia entreoutras coias: Anlise do trabalho e estudo dos tempos e movimentos: objetivava a iseno de movimentosinteis, estabelecendo um tempo mdio, a fim de que as atividades fossem feitas em um tempomenor e com qualidade, aumentando a produo de forma eficiente e eficaz. Diviso do trabalho e especializao do operrio, cada um se especializaria e desenvolveria asatividades em que mais tivessem aptides. Desenho de cargos e tarefas: desenhar cargos especificar o contedo de tarefas de umafuno, como executar e as relaes com os demais cargos existentes. Incentivos salariais e prmios por produtividade Condies de trabalho: O conforto do operrio e o ambiente fsico ganham valor, no porque aspessoas merecessem, mas porque so essenciais para o ganho de produtividade Padronizao: aplicao de mtodos cientficos para obter a uniformidade e reduzir os custos Superviso funcional: os operrios so supervisionados por supervisores especializados, e nopor uma autoridade centralizada. Homem econmico: o homem motivvel por recompensas salariais, econmicas e materiais.A Teoria Clssica da Administrao foi idealizada por Henri Fayol. Caracteriza-se pela nfase naestrutura organizacional, pela viso do homem econmico e pela busca da mxima eficincia.Fayol foi o primeiro a definir as funes bsicas do Administrador: planejar, organizar, controlar,coordenar e comandar - POCCC. Atualmente, sobretudo com as contribuies da AbordagemNeoclssica da Administrao, em que um dos maiores nomes Peter Drucker, os princpios

foram retrabalhados e so conhecidos como Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar (PODC).Teorias Administrativas, suas nfases e seus principais enfoquesnfase Teorias administrativas Principais enfoquesTarefas Administrao cientficaRacionalizao do trabalho no nvel operacionalEstrutura Teoria clssicaTeoria neoclssicaOrganizao Formal;Princpios gerais da Administrao;Funes do AdministradorTeoria da burocraciaOrganizao Formal Burocrtica;Racionalidade Organizacional;Teoria estruturalistaMltipla abordagem:Organizao formal e informal;Anlise intra-organizacional e anlise interorganizacional;Pessoas Teoria das relaes humanasOrganizao informal;Motivao, liderana, comunicaes e dinmica de grupo;Teoria comportamentalEstilos de Administrao;Teoria das decises;Integrao dos objetivos organizacionais e individuais;Teoria do desenvolvimento organizacional

Mudana organizacional planejada;Abordagem de sistema aberto;


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Ambiente Teoria estruturalistaTeoria neo-estruturalistaAnlise intra-organizacional e anlise ambiental;Abordagem de sistema aberto;Teoria da contingnciaAnlise ambiental (imperativo ambiental);

Abordagem de sistema aberto;Tecnologia Teoria dos sistemasAdministrao da tecnologia (imperativo tecnolgico);A teoria geral da administrao comeou com a nfase nas tarefas, com a administraocientfica de Taylor. A seguir, a preocupao bsica passou para a nfase na estrutura com ateoria clssica de Fayol e com a teoria burocrtica de Max Weber, seguindo-se mais tarde ateoria estruturalista. A reao humanstica surgiu com a nfase nas pessoas, por meio da teoriacomportamental e pela teoria do desenvolvimento organizacional. A nfase no ambiente surgiucom a Teoria dos Sistemas, sendo completada pela teoria da contingncia. Esta, posteriormente,desenvolveu a nfase na tecnologia. Cada uma dessas cinco variveis - tarefas, estrutura,pessoas, ambiente e tecnologia - provocou a seu tempo uma diferente teoria administrativa,marcando um gradativo passo no desenvolvimento da TGA. Cada teoria administrativa procurouprivilegiar ou enfatizar uma dessas cinco variveis, omitindo ou relegando a um plano secundriotodas as demais.1.1. Habilidades do AdministradorHabilidades Administrativas necessrias nos vrios nveis da organizao* Habilidade TcnicaConsiste em utilizar conhecimentos, mtodos, tcnicas e equipamentos necessrios pararealizao de tarefasespecficas. Esta habilidade obtida atravs da instruo e ou experincia.* Habilidade HumanaConsiste na capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas, compreender suasatitudes e motivaese aplicar uma liderana eficaz.* Habilidade Conceitual

Consiste em compreender a complexidade da organizao global e o ajustamento docomportamento das pes-soas dentro da organizao. Esta habilidade permite que o administrador se comporte de acordocom os obje-tivos da organizao total e no apenas de acordo com os objetivos e as necessidades de seugrupo.1.2. A empresa e seus recursosOs recursos so os meios que a empresa dispe para poderm funcionar e alcanar seusobjetivos, constituem a capacidade de ao de uma empresa.1.2.1. Recursos materiaisTambm denominads de recursos fsicos, englobam todos os aspectos materiais e fsicos que aempresa utiliza pra produzir: prdios, edifcios, fbricas, instalaes, mquinas, equipamentos,ferramentas, matrias-primas, materiais, etc.1.2.2. Recursos financeirosSo todos os aspectos relacionados com o dinheiro utilizado pela empresa para financiar suasoperaes. Engloba a totalidade dos recursos financeiros da empresa, como capital, toda aforma de dinheiro, crdito, financiamento, recurusos prprios ou de terceiros, para garantir asperaes da empresa, alm do faturamento, fluxo de caixa, investimentos, contas a receber, etc.1.2.3. Recursos Humanos toda forma de atividade humana. So os nicos recursos vivos e inteligentes da empresa,portanto, operam e dinamizam os demais recursos empresariais. Os recursos humanos sereferem toda atividade humana, seja ela mental, conceitual, verbal, decisorial, social, comotambm manual ou braal.1.2.4. Recursos MercadolgicosSo os meios pelos quais a empresa entra em contato com o seu ambiente exeterno,

principalmente seu mercado.So as vendas, a promoo, a propaganda, a distribuio deprodutos. So tambem chamados de recursos comerciais e envolvm todos os meios atravs dos


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quais a empresa faz fluir seus produtos ou servios at o consumidor final. Esses meios so:pesquisa de mercado, vendas, promoo, propaganda, assistncia tcnica e canais dedistribuio.1.2.5. Recursos administrativosConstituem o esquema administrativo da empresa, como a direo, a gerncia e a superviso.Envolve todos os meios de corrdena interna de todos os demais recursos empresariais.

1.3. Objetivos da AdministraoOs principais objetivos da Administrao proporcionar eficincia e eficcia s empresas. Aeficincia refere-se aos meios: os mtodos, processos, regras e regulamentos sobre como ascoisas devam ser feitas na empresa, a fim de que os recursos sejam adequadamente utilizados.A eficcia refere-se aos fins: os objetivos e resultados a serem alcaados pela empresa. A tarefada Administrao consiste em interpretar os osbjetivos propostos pela empresa e estabelecer asmaneiras de alcanc-los por meio da ao administrativa.

2. TRABALHO EM EQUIPE

O trabalho em equipe pressupe a existncia de uma equipe. E o que seria uma equipe? umpequeno nmero de pessoas com conhecimentos complementares, comprometidas compropsito, meta de performance e abordagem comuns, e pelos quais se mantm mutuamenteresponsveis.

Para que haja harmonia neste grupo, necessrio, que se tenham normas bem definidas;objetivos e metas comuns, e seja almejado o mesmo resultado. No pode haver equipes semobjetivos e metas de performance. Afinal as equipes esto para melhorar a eficciaorganizacional. No se trata de uma novidade para aproximar pessoas e aprimorar o clima daempresa. Embora isto deva ocorrer, no o seu objetivo principal. As equipes se alinham asgrandes metas organizacionais, as macroestratgias e a viso das equipes. Mas cada uma deveconstruir sua prpria viso, com valores e crenas que todos partilhem. Deve ter sua missodentro de um escopo mais amplo, universal, de forma a no limitar suas aes e a criatividadenecessria para inovar.

Todo grupo composto por diferentes indivduos, sendo importante estar consciente dasdiversas maneiras como influenciamos e distorcemos as informaes sobre o outro e o ambienteque nos cerca. Por isso fundamental ter a capacidade de se colocar no lugar do outro,facilitando a compreenso das suas atitudes, dificuldades e desejos (empatia). A equipe sermais produtiva quanto mais inteligente for, quanto melhor tiver conscincia de suas emoes esouber lidar com elas.

Qual a importncia em trabalhar em equipes? Em primeiro lugar, elas rompem a rigidezhierrquica das empresas baseadas em compartimentos, facilitando o processo de comunicaointerna; as equipes renem conhecimentos de vrias reas, aproximando pessoas diferentes,proporcionando a todas crescimento; atravs do grupo, o conhecimento flui melhor, e para quehaja um bom fluxo, o conhecimento tem que rolar para encontrar outro e produzir um terceiro (sassim h inovao); o trabalho em equipe proporciona o despertar do lder que h em cadapessoa, criando oportunidades de exerccio da liderana; e por fim neste trabalho geracomprometimento, cooperao, aprendizagem e transformao.

Qual a diferena entre grupo de trabalho e trabalho em equipe? Bom, o primeiro possui um lderformalmente definido (autoritrio), cada integrante representa o seu setor, defende o seu espaoe se manifesta em nome dele, nota-se um comportamento individualista; seguem diretrizes emetas organizacionais; sempre visando os produtos de trabalhos individuais; realiza reuniesformais, buscando eficincia; avalia-se a partir dos resultados da organizao e discute, decide edelega implementao. Os integrantes no tm a possibilidade de dialogar sobre o assunto echegar numa concluso comum nem mesmo dar opinies ou realizar crticas.

Agora o trabalho em equipe existe uma liderana compartilhada (democrtica); os indivduos seintegram equipe e procuram agregar conhecimentos; h a imposio de suas prprias metas;


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visa o produto de trabalhos coletivos; estimula-se nas reunies o dilogo, praticam-se dinmicaspara soluo de problemas; tem avaliao direta de seus produtos e por ltimo dialoga, decide eimplementa aes em conjunto. Nota-se que, o mesmo proporciona o estmulo nos integrantesde otimizar os seus conhecimentos, visto que o crescimento e o desenvolvimento da equipetorna possvel o aperfeioamento dos integrantes como tambm na prpria organizao.

Pode-se perceber que o trabalho em equipe fundamental para o desenvolvimento e o sucessoprofissional do indivduo e para o crescimento da organizao. Ento para saber trabalhar emequipe necessrio, respeitar o prximo como ser humano; saber ouvir o colega; ter um espritode cooperao; compartilhar idias e respeitar a opinio do prximo. Uma equipe como umafamlia, tendo que se manter unida com respeito, honestidade, confiana para que seja possvela realizao de um trabalho eficaz, criativo e de qualidade.

3. RELACIONAMENTO INTERPESSOAL

O relacionamento interpessoal envolve o conhecimento de aspectos internos do prprio "eu",como o conhecimento dos prprios sentimentos, a gama de respostas emocionais, o processode pensamento, a auto-reflexo e um "senso de"ou intuio relativa s realidades espirituais, ouseja, sair de dentro de si e olhar-se como um observador distante.Favorece a formao de um modelo acurado e verdadeiro de si mesmo, revelando elevadoautoconhecimento, ao agir de forma eficaz diante de situaes na vida. Da mesma forma,envolve a capacidade,de experimentar, discernir padres de nossa conexo com a ordem maiordas coisas, de perceber maiores estados da conscincia, de experimentar a atrao do futuro ede sonhar e realizar potenciais no percebidos ainda.Essa aptido bastante valorizada atualmente, pois as pessoas com essa capacidadeconseguem estabelecer relacionamentos interpessoais mais produtivos.Saber trabalhar em equipe origina-se na aptido intrapessoal:"se me conheo, consigoestabelecer relacionamentos saudveis e reconhecer o outro."

4. PESSOA FSICA E JURDICA

Pessoa fsica a pessoa natural, isto , todo indivduo (homem ou mulher), desde o nascimentoat a morte. A personalidade civil da pessoa comea do nascimento com vida. Para efeito deexercer atividade econmica, a pessoa fsica pode atuar como autnomo ou como scio deempresa ou sociedade simples, conforme o caso,pessoa jurdica a entidade abstrata com existncia e responsabilidade jurdicas como, porexemplo, uma associao, empresa, companhia, legalmente autorizadas. Podem ser de direitopblico (Unio, Unidades Federativas, Autarquias etc.), ou de direito privado (empresas,sociedades simples, associaes etc.). Vale dizer ainda que as empresas individuais, para osefeitos do imposto de renda, so equiparadas s pessoas jurdicas.

4.1 Tipos de empresas

A atividade econmica organizada produtiva pode ser exercida individualmente ou de formacoletiva, objetivando a partilha do resultado.Se a opo for a de Empresrio Individual, o patrimnio particular se confunde com o daempresa.As sociedades empresrias - quando a empresa for constituda por pelo menos dois scios -devem adotar um dos tipos societrios a seguir:

. Sociedade Limitada - o tipo de sociedade mais comum adotada pelas pequenas empresas.Conta com responsabilidade limitada dos scios - restrita ao valor de suas quotas -, e deconstituio mais simples.

. Sociedade em Nome Coletivo - deve ser constituda somente por pessoas fsicas, sendo quetodos os scios respondem solidria e ilimitadamente pelas obrigaes sociais.

. Sociedade em Comandita Simples - possui dois tipos de scios comanditados: pessoas fsicas,


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responsveis solidria e ilimitadamente pelas obrigaes sociais; e os comanditrios obrigadossomente pelo valor de sua quota.

. Sociedade Annima - tem o capital dividido em aes, e a responsabilidade dos scios ouacionistas ser limitada ao preo de emisso das aes subscritas ou adquiridas.

. Sociedade em Comandita por Aes - tem o capital dividido em aes, regendo-se pelasnormas relativas s sociedades annimas.

A pessoa jurdica no se confunde com as pessoas fsicas dos proprietrios. A empresa temdireitos e obrigaes e tudo que for praticado em seu nome, ela quem responde perante a lei.Entretanto, o juiz pode decidir que os efeitos de certos atos sejam estendidos aos bensparticulares dos scios.

5. NOES FINANCEIRAS

Pode-se definir Finanas como a arte e a cincia de administrar fundos. Praticamente todos osindivduos e organizaes obtm receitas ou levantam fundos, gastam ou investem. Finanasocupa-se do processo, instituies, mercados e instrumentos envolvidos na transferncia defundos entre pessoas, empresas e governos.Finanas a aplicao de uma srie de princpios econmicos e financeiros objetivando amaximizao da riqueza da empresa e do valor das suas aes.

5.1 - O que maximizao da riqueza?

a contribuio para o valor da empresa pela seleo daqueles investimentos que possuem amelhor compensao entre risco e retorno.E como se define compensao entre risco e retorno? Dado um nvel de risco, a taxa desejadade retorno que justifica a execuo de um investimento.

5.2 - Decises de Administrao Financeira

O administrador financeiro deve preocupar-se com trs tipos bsicos de questes:

5.2.1 - Oramento de Capital: Processo de planejamento e gesto dos investimentos de umaempresa em longo prazo. Nessa funo o administrador financeiro procura identificar asoportunidades de investimento cujo valor para a empresa superior a seu custo de aquisio.Em termos amplos, isto significa que o valor do fluxo de caixa gerado por um ativo supera ocusto desse ativo.5.2.2 - Estrutura de Capital: Combinao de capital de terceiros e capital prprio existente naempresa. O administrador financeiro tem duas preocupaes, no que se refere a essa rea.Primeiramente, quanto deve a empresa tomar emprestado? Em segundo lugar, quais so asfontes menos dispendiosas de fundos para a empresa? Alm destas questes, o adm. financeiroprecisa decidir exatamente como e onde os recursos devem ser captados, e, tambm, cabe aoadm. financeiro a escolha da fonte e do tipo apropriado de recurso que a empresa, por ventura,tomar emprestado.5.2.3 - Administrao do Capital de Giro: Capital de giro so os ativos e passivos circulantes deuma empresa. A gesto do capital de giro de uma empresa uma atividade diria que visaassegurar que a empresa tenha recursos suficientes para continuar suas operaes e evitarinterrupes muito caras.

5.3 - Decises financeiras bsicas

5.3.1 - Investimentos: A preocupao primordial diz respeito avaliao e escolha dealternativas de aplicao de recursos nas atividades normais da empresa.

Consiste ainda num conjunto de decises visando dar empresa a estrutura ideal em termos deativos fixos e correntes para que os objetivos da empresa como um todo sejam atingidos.


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Nessa rea, o enfoque bsico a obteno do maior resultado (retorno) possvel, dado o riscoque os proprietrios da empresa esto dispostos a correr.5.3.2 - Financiamento: O que se deseja fazer definir e alcanar uma estrutura ideal em termosde fontes de recursos, dada a composio dos investimentos. preciso compreender, desde j, que a funo financeira, cuja finalidade assessorar aempresa como um todo proporcionando-lhe os recursos monetrios exigidos, no determina, por

isso mesmo, quais as aplicaes a serem feitas pela empresa. Isto decorre dos objetivos e dasdecises da administrao e/ou dos proprietrios da empresa em um nvel mais alto. administrao financeira resta conseguir os recursos necessrios para financiar essa estruturade investimento ao mais baixo custo possvel.5.3.4 - Utilizao (destinao) do lucro lquido: H uma rea de decises tambm comumenteconhecida pelo nome de poltica de dividendos, que se preocupa com a destinao dada aosrecursos financeiros que a prpria empresa gera em suas atividades operacionais e extra-operacionais.

5.4. Matemtica Financeira

A Matemtica financeira utiliza uma srie de conceitos matemticos aplicados analise dedados financeiros em geral.Juro uma remunerao ou taxa cobrada sobre algum recurso emprestado. Ele pode sercobrado de duas formas: simples e composto.Juros simplesOs juros so sempre calculados sobre o valor inicial da transao, no importando o montantefinal e o perodo.A formula para juros simples :

Exemplo: Um homem tem uma dvida de R$ 1000,00 que deve ser paga com juros de 8% a.m.(ao ms) pelo regime de juros simples e devemos pag-la em 2 meses. Os juros que o homempagar sero:

Ao somarmos os juros ao valor principal temos o montante (M), de 1160,00 no caso.

Juros compostos aquele que, a partir do segundo perodo financeiro calculado sobre o Montante do perodoanterior. O Juro composto quando a cada perodo os juros so incorporados ao Principal e onovo Principal passa tambm a render juros. A formula para juros compostos :

Exemplo: Um homem empresta R$1000 com juros de 10%, no outro ms dever R$1100, e noprximo R$1210, R$1331 e etc. O juro calculado sobre o montante principal mais os juros doperodo anterior.

Taxa de jurosTaxa de juro o valor do juro expresso como percentagem de determinado capital. A taxa de

juro pode ser representada de duas formas: Forma Percentual: 5%; 1,25%; 0,04%. Exemplo:Dada uma taxa de 10% ao ano, ento a aplicao de $ 100,00, por um ano, gera um juro de$10,00. Forma Unitria: 0,05; 0,0125; 0,0004 Exemplo: Dada uma taxa de 0,10 ao ano, ento aaplicao de $ 100,00, por um ano, gera um juro de $10,00.6. TICA NO TRABALHO

A tica est presente em todas as raas. Ela um conjunto de regras, princpios ou maneira depensar e expressar. tica uma palavra de origem grega com duas tradues possveis:costume e propriedade de carter.

O que ser tico?

Ser tico nada mais do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar os outros. ser

altrusta, estar tranqilo com a conscincia pessoal. " cumprir com os valores da sociedadeem que vive, ou seja, onde mora, trabalha, estuda, etc."


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tica tudo que envolve integridade, ser honesto em qualquer situao, ter coragem paraassumir seus erros e decises, ser tolerante e flexvel, ser humilde.Todo ser tico reflete sobre suas aes, pensa se fez o bem ou o mal para o seu prximo. tera conscincia " limpa".

O que tica profissional?

Um profissional deve saber diferenciar a tica da moral e do direito. A moral estabelece regraspara garantir a ordem independente de fronteiras geogrficas. O direito estabelece as regras deuma sociedade delimitada pelas fronteiras do Estado. As leis tm uma base territorial, valendoapenas para aquele lugar. Pessoas afirmam que em alguns pontos elas podem gerar conflitos. Odesacato civil ocorre quando argumentos morais impedem que uma pessoa acate certas leis. Asvezes as propostas da tica podem parecer justas ou injustas. tica diferente da moral e dodireito porque no estabelece regras concretas.

A tica profissional se inicia com a reflexo. Quando escolhemos a nossa profisso, passamos ater deveres profissionais obrigatrios. Os jovens quando escolhem sua carreira, escolhem pelodinheiro e no pelos deveres e valores. Ao completar a formao em nvel superior, a pessoa fazum juramento, que significa seu comprometimento profissional. Isso caracteriza o aspecto moralda tica profissional. Mesmo quando voc exerce uma carreira remunerada, no est isento dasobrigaes

Sabemos que existem vrios tipos de TICA: tica social, do trabalho, familiar, profissional.tica profissional refletir sobre as aes realizadas no exerccio de uma profisso e deve seriniciada antes da prtica profissional.Se voc j iniciou a sua atividade profissional fora da rea que voc gosta no quer dizer quevoc no tenha deveres e obrigaes a cumprir como profissional..Como ser um profissional tico?

Ser um profissional tico nada mais do que ser profissional mesmo nos momentos mais

inoportunos. Para ser uma pessoa tica, devemos seguir um conjunto de valores.Ser tico proceder sem prejudicar os outros. Algumas das caractersticas bsicas de como serum profissional tico ser bom, correto, justo e adequado.

Alm de ser individual, qualquer deciso tica tem por trs valores fundamentais, como: Ser honesto em qualquer situao - a virtude dos negcios. Ter coragem para assumir as decises - mesmo que seja contra a opinio alheia. Ser tolerante e flexvel - deve-se conhecer para depois julgar as pessoas. Ser ntegro - agir de acordo com seus princpios Ser humilde - s assim conseguimos reconhecer o sucesso individual.

7. COMUNICAO E REDAO EMPRESARIAL

A Comunicao Empresarial consiste num processo de gerenciamento que integra todas asatividades orientadas para o relacionamento entre uma organizao e os ambientes interno eexterno. Sua responsabilidade fundamental criar e manter fluxos de informao e influnciarecproca entre a empresa, seus pblicos de interesse e a sociedade em geral".

1. O Que Comunicao?

Comunicao o processo de transmitir a informao e compreenso de uma pessoa paraoutra. Se no houver esta compreenso, no ocorre a comunicao. Se uma pessoa transmitiruma mensagem e esta no for compreendida pela outra pessoa, a comunicao no se efetivou.

1.1 O Processo de Comunicao

Cada perodo de comunicao diferente de qualquer outra e composto de trs etapas


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subdivididas:1 - Emissor: a pessoa que pretende comunicar uma mensagem, pode ser chamada de fonte oude origem.a) Significado: corresponde ideia, ao conceito que o emissor deseja comunicar.b) Codificador: constitudo pelo mecanismo vocal para decifrar a mensagem.2 - Mensagem: a ideia em que o emissor deseja comunicar.

a) Canal: tambm chamado de veculo, o espao situado entre o emissor e o receptor.b) Rudo: a perturbao dentro do processo de comunicao.3 - Receptor: a etapa que recebe a mensagem, a quem destinada.a) Decodificador: estabelecido pelo mecanismo auditivo para decifrar a mensagem, para que oreceptor a compreenda.b) Compreenso: o entendimento da mensagem pelo receptor.c) Regulamentao: o receptor confirmar a mensagem recebida do emissor, representa a voltada mensagem enviada pelo emissor(Feedback).

Pode-se, portanto, dizer que a comunicao s pode ser considerada eficaz quando acompreenso de receptor coincide como o significado pretendido pelo emissor.

1.2 Rudos na Comunicao

O processo de comunicao nunca perfeito. No decorrer de suas etapas sempre ocorremperturbaes que prejudicam o processo, no qual so denominados rudos. Rudo umaperturbao indesejvel em qualquer processo de comunicao, que pode provocar perdas oudesvios na mensagem, qualquer fonte de erro, distrbio ou deformao da fidelidade nacomunicao de uma mensagem, seja ela sonora, visual, escrita etc.

1.3 Tipos de Comunicao

1.3.1 Comunicao Verbal:

Quase toda a comunicao verbal realizada por escrito e devidamente documentada por meio

de protocolo, mas composta pela palavra.

Comunicao Oral: so as ordens, pedidos, conversas, debates, discusses.

Comunicao Escrita: so as cartas, telegramas, bilhetinhos, letreiros, cartazes, livros, folhetos,jornais, revista.

1.3.2 Comunicao No-Verbal:

Atravs desta comunicao no-verbal ocorre a troca de sinais: olhar, gesto, postura, mmica.Comunicao por mmica: so os gestos das mos, do corpo, da face, as caretas.Comunicao pelo olhar: as pessoas costumam se entender pelo olhar.Comunicao pela postura: o modo como nos sentamos, o corpo inclinado para trs ou parafrente, at mesmo a posio dos ps. Tudo isso na maioria das vezes o nosso subconscientetransmitindo uma mensagem.Comunicao por gestos: pode ser voluntria, como um beijo ou um cumprimento. Mas tambmpode ser involuntria, como por exemplo, mos que no param de rabiscar ou de mexer emalgo. Isso sinal de tenso e, ou nervosismo.

1.4 Os Canais de Comunicao

A comunicao dentro das empresas para ser clara e precisa, necessita de um organogramabem planejado, para que a mensagem no chegue distorcida. A seguir veremos os modelos decanais de comunicao que ocorrem dentro de empresas:

a) Canais VerticaisPodem ser descendentes (de cima para baixo) e referem-se comunicao entre o superior e os


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subordinados, veiculando ordens ou instrues. Podem ser ascendentes (de baixo para cima) ereferem-se comunicao entre o subordinado e o supervisor, veiculando informaes arespeito do trabalho executado.b) Canais HorizontaisReferem-se s comunicaes laterais entre dois rgos (dois departamentos, duas sees) oudois cargos (dois gerentes) no mesmo nvel hierrquico.

Ao tratar da comunicao estamos solucionando, em muitos casos, antigos e persistentesproblemas, que podem dar lugar a pessoas e ambientes mais leves e motivados, proporcionandomais e melhor de si, com produtividade e desenvoltura de quem percebe que possvel crescere gerar crescimento conseqente.

REDAO EMPRESARIAL

*So textos produzidos no ambiente empresarial. Podem ser memorando, circular, comunicado,ata, mensagens eletrnicas...

Redigir - comunicar idias sobre determinado assunto, expressando o ponto de vista doemissor. Deve se escrever com ordem e mtodo. Ordem a lgica, coerncia, coeso e Mtodo o tipo e funo.

Quem escreve bem, pensa bem, expressa com clareza suas idias, apresenta argumentosconvincentes, usa a fora poderosa da linguagem. Escrever bem reunir idias, emoes,argumentos, organiz-los em frases bem ordenadas que possam ser compreendidas,imediatamente, pelos leitores de maneira agradvel, concisa e sem erros gramaticais. Para queisso ocorra preciso praticar a LEITURA e a REDAO.

Pontos a serem observados:O que voc quer de fato dizer com o texto? Qual a mensagem principal? Quem o leitor(receptor destinatrio)? Como organizar as idias?

a) definir a mensagem principal:- verificar o nvel de linguagem do receptor e o contedo;

b) organizar o texto em tpicos: idias e argumentos em escala de importncia;c) tempestade cerebral: deixar a idias flurem livremente, ler criticamente os resultados,eliminar o que no serve.

Estruturao do texto:

1) Pirmide invertida informao mais importante em primeiro lugar (comunicados,cartas de reclamao, convites para eventos, anncios de empregos...);

2) Losango usado para assuntos mais complexos e delicados introduo /assunto principal / informaes complementares (recusa a um pedido, cancelamento decompromisso / resposta reclamao...);

3) Problema X Soluo apresentao do problema / possveis solues / concluso (soluo).

Ao redigir um texto necessrio: Definir objetivos claros; Conhecer o assunto sobre o qual vai escrever; Despertar o interesse do leitor; Adaptar a linguagem ao leitor; Reler, refazer, aprimorar o texto.

Modalidades de textos

ATA relato de reunio, assemblia ou conveno;

- normas a serem observadas:


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Lavrar em livro prprio ou em folhas soltas, de tal modo que impossibilite a introduo demodificaes; Sintetizar de maneira clara e precisa as ocorrncias verificadas; Texto digitado ou manuscrito, mas sem rasuras; O texto ser compacto, sem pargrafos ou com pargrafos numerados, mas no se far uso de

alneas; Na ata do dia, so consignadas as retificaes feitas anterior; Nos casos de erros constatados no momento de redigi -Ia, emprega-se a partcula corretiva"digo"; Quando o erro for notado aps a redao de toda a ata, recorre -se expresso: "em tempo",que colocada aps todo o escrito, seguindo-se ento o texto emendado: Em tempo: na linhaonde se l "bata", leia-se ''pata''; Os nmeros so grafados por extenso;

So elementos constitutivos bsicos de uma ata:a) dia, ms, ano e hora da reunio (por extenso), local da reunio;b) relao e identificao das pessoas presentes;c) declarao do presidente e secretrio;d) ordem do dia;e) fecho.

Modelo de abertura de ata

Ata da Reunio (Assemblia/Conveno) Ordinria(ou Extraordinria) de .... / ... ./ ....Aos .... dias do ms de........de 200... na................, na Rua......, reuniram-se s ... horas, na n ... ,So Paulo, SP,

Modelos de fechos de ataa. ...Nada mais havendo a tratar, Fulano de Tal agradece a presena do Sr. Beltrano, do Sr. XY,

das demais autoridades presentes e declara encerrada a reunio, da qual eu , Secretrio emexerccio, lavrei a presente ata, que vai assinada pelo Sr. Presidente e por mim.b. A sesso encerrou-se s...... horas. Eu, ... ........., Secretrio em exerccio, lavrei, transcrevi eassino a presente ata.

CIRCULAR comunicao dirigida a muitas pessoas, ou rgos para transmitir avisos, ordem ouinstrues (o assunto tem carter geral).

MODELO

Senhores:

Nossa empresa desenvolve suas atividades na rea de legislao do estrangeiro e conta comexperincia de mais de 15 anos. Visando ampliar o nmero de assinantes, estamos oferecendopromocionalmente nosso Informe X, que trata especificamente do assunto.Alm de informes peridicos, dispomos de um setor que atende inteiramente grtis, durante umano, a consultas sobre qualquer assunto relativo permanncia ou estada do estrangeiro nopas. A assinatura d direito a receber um informe trimestral. Havendo qualquer modificao ounovidade sobre a legislao de estrangeiro, expediremos uma circular extra, para mant-lossempre bem informados, sem qualquer nus adicional. A cobrana ser confiada ao Banco Y,com a anuidade de $ ....... (.....), por meio de nota fiscal de servios, com vencimento em ......

(a) Fulano de Tal

MEMORANDO nota ou carta ligeira comunicando alguma questo, entre departamentos.


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_ devem constar em um memorando:

timbre, endereo (quando se trata de empresa privada), cdigo (iniciais do departamento),nmero do memorando, localidade, assunto (ementa), receptor (destinatrio), texto, assinatura,anexos.

MEMORANDO N (exemplo)PARA: DEPARTAMENTO:Fulano de tal MarketingDE: DEPARTAMENTO:Beltrano da Silva Relaes PblicasData: 14-3-2006Assunto: Estgio de Fulano de talA partir de 1 de fevereiro de 2006 ... , o Sr. Fulano de tal, novo assistente do Gerente deRelaes Pblicas, far estgio no Departamento de Marketing, durante uma semana.Gostaramos de contar com sua assistncia pessoal, de modo que o Sr. Fulano de tal possa tero mximo de aproveitamento e conhecimento de nossos produtos e de nossos clientes.

COMUNICADO (aviso, declarao, esclarecimento ...) usado para tornar pblico umdeterminado fato.

Exemplo:

ABANDONO DE EMPREGOA Empresa X, com sede na Av , So Paulo, Capital, faz saber, para os fins do disposto no artigo482, Letra I, da CLI: que Fulana, brasileira, solteira, residente na Rua ......... , So Paulo, Capital,portadora da Carteira Profissional n Srie So Paulo, deixou de comparecer ao servio a partirdo dia ..../..../...., praticando assim "Abandono de Emprego" nos termos do artigo 487, lI, da CL T.

COMUNICADO

A Empresa Y informa aos clientes, amigos, fornecedores, bancos que, a partir de ... do corrente,seus telefones de nmeros...de sua Sede/Depto. De Vendas em So Paulo, na Rua - CEP ,sero substitudos pelo nmero seqencial (011).....- seis troncos. O telex permanece o mesmo,n.... Comunica igualmente os novos nmeros de sua Unidade em...... , Rua .

MENSAGENS ELETRNICAS (e-mail) mensagem clara, objetiva, concisa e gramaticalmentecorreta

tema/assunto no se usam abreviaturas, piadas e brincadeiras.

Exemplos de mensagens eletrnicas

Verificamos que ainda no recebemos sua resposta a nossas solicitaes de .......... Por favor,queira enviar-nos sua proposta. Gostaramos de manter nossa boa relao comercial com suaempresa. Por isso, esperamos sua compreenso para os aumentos de preo de nossa tabela.Para o andamento equilibrado de nossos pedidos, gostaramos de saber o nvel de seu estoquepara o produto X.

OFCIO meio de comunicao escrita dos rgos do servio pblico.

So partes de um ofcio: Timbre ou cabealho; ndice e nmero: iniciais do rgo que expede o ofcio, seguidas do nmero de ordem dodocumento, separados por uma diagonal;

Local e data: devem ser escritos na mesma altura do ndice e do nmero (coloca-se ponto apso ano);


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Assunto (ou ementa); Vocativo (tratamento ou cargo do destinatrio); Texto: exposio do assunto; Fecho; Assinatura (nome, cargo e funo); Endereo (frmula de tratamento, nome do receptor e cargo e funo do signatrio, seguidos

da localidade e do destino; Iniciais do nome e sobrenome do redator e do digitador.

INTRODUES ATUAIS- Comunicamos a V. Sa. que... .- Informamos V. Exa. de que .FECHOS ATUAIS- Atenciosas saudaes.- Respeitosas saudaes.- Atenciosamente. - Respeitosamente.

8. NOES DE DEPARTAMENTO PESSOAL

Nas empresas de menor porte, normalmente inexiste o Departamento Pessoal, pois asatividades so normalmente supridas pelo "Contador" da empresa. J nas empresas de maiorporte, podemos quase sempre encontr-lo, de estrutura meramente simples ou ento at osmais sofisticados, em nvel de Diretoria.Basicamente o Departamento Pessoal, constitudo por trs setores: Admisso, Compensaoe Desligamento.O setor de Admisso de Pessoal tem por atribuio cuidar de todo o processo de integrao doindivduo na empresa, dentro dos critrios administrativos e jurdicos. Tem incio na busca doprofissional no mercado de trabalho, adequar nas funes do cargo e efetuar o registro deacordo com as conformidades da legislao do trabalho.O setor de Compensao de Pessoal tem por atribuio cuidar de todo processo de controle defreqncia, pagamento de salrios e benefcios, bem como de pagamentos de taxas, impostos e

contribuies. A partir da integrao dos empregados na empresa, tem incio no controle do fluxode freqncia ao trabalho, elaborao da folha de pagamento, controle de benefcios e finalizaem clculos de tributos.O Setor de Desligamento de Pessoal tem por atribuio cuidar de todo processo dedesligamento e quitao do contrato de trabalho, estendendo-se na representao da empresa

junto aos rgos oficiais (DRT, Sindicato, Justia do Trabalho, etc.) e cuidar de toda rotina defiscalizao. Tem incio a partir do desligamento do empregado e termina quando da sua efetivaquitao do contrato de trabalho.

Assim, podemos organizar da seguinte maneira:DEPARTAMENTO PESSOALSETOR DE ADMISSO SETOR DE COMPENSAO SETOR DE DESLIGAMENTOAtribuies:Recrutamento e SeleoIntegraoRegistro Atribuies:Jornada de TrabalhoFolha de PagamentoBenefciosTributao Atribuies:Resciso do contrato de TrabalhoJustia do TrabalhoFiscalizao

9. NOES DE ARQUIVO

1.1-O que Arquivo?


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A Associao de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definio: Arquivo o conjunto dedocumentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulaoao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou p rivadas.

Os conjuntos de atas de reunies da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatrios de

atividades, mais os conjuntos de pronturios mdicos, de boletins de notas, de fotografias etc.,constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suasatividades. Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativoresponsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua

jurisdio. ARQUIVO tambm conhecido como mvel ou armrio que guarda documentos (masno vamos considerar essa definio nesse texto).

1.2-Tipos de Arquivos

Pblicos (federal, estadual, municipal); Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes); Comerciais (empresas, corporaes, companhias) ;e Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos etc)

Temos tambm os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes soregistradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e so chamados de Especiais.Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo. Existem aqueles que guardamdocumentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Mdicos, deImprensa, de Engenharia, Literrios e que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicase com materiais especficos. So conhecidos como Arquivos Especializados

1.3-Sistema de Arquivos

Sistema um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesmaentidade, pblica ou privada, que independentemente da posio que ocupam nas respectivas

estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo deobjetivos tcnicos comuns.

Exemplo: Sistema de Arquivos da Unicamp

E Documento?

a unidade constituda pela INFORMAO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE(material, base), produzida em decorrncia do cumprimento de uma ATIVIDADE.O documento pode ser Simples (ofcio, relatrio, ficha de atendimento) ou Composto (Processo)

1.4-Natureza dos Documentos

Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suasatribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seusprodutos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem comoso diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de umArquivo. Vamos conhec-los:1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo comofoi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha,rolo, tira de microfilme, mapa;2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e anatureza das informaes nesse contidas.Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma)3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos

utilizado na comunicao de seu contedo.Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias,


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negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais(esculturas objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom,)4.Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividadeque a gerou.Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento deDepartamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio

Mdico, Tabela Salarial.

2-Como Organizar um Arquivo? interessante que a sua Unidade ou rea de trabalho tenha um plano de classificao para quevoc possa guardar os documentos dentro dos dossis ou pastas certas. Classificao ,portanto, a sequncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades daentidade produtora, visam a distribuir os documentos de um Arquivo.

2.1-Plano de Classificao

Todas as Unidades possuem planos de classificao de documentos. Cada rea identifica assuas Pastas, Caixas e etc. do modo como conhecem. Mas, interessante entender como asistemtica para se montar um Plano que facilite o trabalho de arquivamento, acesso edestinao dos documentos.Vamos apresentar um modelo denominado estrutural/funcional que se baseia nas estruturas efunes da instituio, pode ser utilizado por qualquer Unidade da Unicamp. Siga as etapasabaixo sugeridas:a) Identifique as Atribuies e Atividades da Instituio e da rea em que voc trabalha Vocpoder encontrar essas informaes pesquisando nos atos legais que vezes so Portarias,Deliberaes, Estatuto, outras vezes, voc encontra essas informaes nas primeiras Atas eRelatrios da sua rea. Em ltimocaso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as.b) Relacione e organize o que voc levantou.Dica: aproveite e organize uma Pasta com os atos relativos a implantao de sua rea/rgoe/ou o que voc conseguiu descrever.

c) Identifique os tipos de documentos que nascem a partir do cumprimento das atividadesidentificadasRelacione-os abaixo das suas respectivas atividades foram levantadas

3. Rotinas de arquivamento:Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossis e mveis correspondentes, osfuncionrios de arquivo devero obedecer a uma seqncia de etapas:

3.1. Inspeo: consiste na verificao de cada documento quanto ao seu destino, pois este podechegar ao Arquivo por diversos motivos:a) para arquivamentob) para solicitar informaoc) para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc.d) em obedincia a uma rotina importante que o funcionrio ao fazer esta inspeo, verifique se os documentos possuemautorizao para serem arquivados (OK, arquive-se) e se a ao nele contida j foi cumprida eencerrada. Verificar o ltimo despacho.

Nesta inspeo tambm ser examinado se os documentos possuem anexos e se esses estono documento. Aqueles que se encontrarem irregulares devero retornar ao setor de origem, ouse for do seu conhecimento complet-lo.

3.2. Leitura cada documento deve ser lido cuidadosamente afim de verificar o seu contedo esob que classificao dever ser arquivado. (se j existe pasta ou se h necessidade de abrirnova).

3.3. Seleo selecionar o material que ser realmente arquivado, daquele que poder ser


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descartado imediatamente, sem prejuzo para a instituio (como cpias, comunicadospassageiros). A manuteno de um arquivo dispendiosa e ocupa muito espao, portanto estetrabalho de seleo requer conhecimento, critrio e cuidado, para no deixar de arquivar o que necessrio, nem entulhar o arquivo de papis desnecessrios.

Ateno: o responsvel pela seleo deve conhecer as exigncias que determinam a

conservao de documentos, tanto por lei como por necessidade de servio.

3.4. Marcar a hora e a data de entrada do documento no arquivo, a fim de anular todas aspossveis controvrsias sobre a chegada do documento no arquivo;3.5. Registro: registrar diariamente, em um livro (ou outro sistema) os documentos que daroentrada no Arquivo ou no Expediente. Colocar a data, procedncia, breve descrio decontedo, nmero daRR/Procedncia e o cdigo de localizao (de encaminhamento ou arquivamento). Issopossibilitar estabelecer uma estatstica diria de arquivamentos efetuados, e facilitar a busca.

4. Classificao

Determinar como ser arquivado o documento, de acordo com o mtodo e a lassificaoadotados pela organizao. Escrever lpis no documento onde dever ser arquivado.Lembre-se: analisar o tipo do documento, a atividade que o gerou, a sua procedncia e a data.

Ex.1 Procedncia: Gabinete do Reitor. Comunicado com Normas para Contratao deFuncionrios, em um Arquivo da Direo Pasta: Diretoria - RH-ATOS/GR (podero entrarPortarias e demais atosdo Reitor relativos a RH).Ex.2 Procedncia: SUS. - Ofcio ao Diretor solicitando reunio para tratar de assuntos relativo aConvnio. (j despachado pelo Diretor) Pasta: Diretoria - CONVNIOS/SUS/CONTRATO

5. Ordenao

a disposio dos documentos dentro das Pastas e destas dentro do Arquivo. A escolha daforma de ordenao depende muito da natureza dos documentos. Vejam os mtodos bsicos:5.1. Ordenao Alfabtica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a sequnciadas letras do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopdico e dicionrio quando se trata deassuntos.5.2. Ordenao Cronolgica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a sucessotemporal5.3. Ordenao Geogrfica: disposio de acordo com as unidades territoriais (pases, estados,municpios, distritos, bairros e outras).5.4. Ordenao Temtica: disposio de acordo com temas ou assuntos Ordenao Numrica:disposio de acordo com a seqncia numrica atribuda aos documentos. Depende de umndice auxiliar para busca de dados.Ex. Na Pasta MANUTENO/PRDIO voc poder arquivar os documentos em ordemcronolgica, assim sendo teramos: primeiro o Memorando pedindo o conserto, depois aresposta do ESTECsolicitando a compra de torneira nova, em seguida a Informao de que j foi adquirida atorneira, e por ltimo a Informao do ESTEC que o servio foi concludo.

importante no Arquivo que os documentos de uma mesma funo sejam guardados juntos,para que se perceba como comeou a ao e como terminou, formando assim os dossis defcil compreensopara quem pesquisa. EVITE MANTER SEPARADOS DOCUMENTOS EXPEDIDOS ERECEBIDOS SIMPLESMENTE. PROCURE AGRUPAR AQUELES QUE CORRESPONDAM MESMA AO.

6. Arquivamento


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Guarde os documentos dentro das Pastas e das Caixas j contidas no arquivo ou monte-as deacordo com o plano de classificao. Nesse ltimo caso faa as etiquetas indicando o cdigo daatividade correspondente. No se esquea de anotar no canto superior esquerdo da Pasta ocdigo dorgo/rea respectivos.Dica: Se o seu arquivo for constitudo por Pastas Suspensas voc pode montar a pasta

suspensa com o cdigo da atividade na Projeo e guardar os documentos em pastas lisas (ouintercaladora) ou mesmo em papel almao sem pauta. Repete-se o cdigo nessa ltima,

juntamente com o perodo que se refere a documentao. Isso facilita as transferncias dosdocumentos semi-ativos para outros arquivos ou para a eliminao, porque voc poder mandarapenas o miolo, deixando a pasta suspensa pronta para o perodo seguinte. Guarde finalmenteno mvel respectivo que tambm dever estar identificado.

* Apostila montada de acordo com contedo programtico de diveros cursos para atender s

necessidades dos alunos do Curso de Assistente Administrativo (Projeto de Extenso -

Administrao para Todos).

Dayana SoaresTcnica em GestoGraduanda em AdministraoContatos:[email protected]

Fonte: http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/apostila-de-um-curso-de-assistente-administrativo-projeto-de-extensao-de-uma-instituicao-de-ensino-superior-de-joao-pessoa/29079/
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]

Apostila de Auxiliar Administrativo 16 Pgs

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