PLANEJAMENTO E

ORGANIZAÇÃO DE

EVENTOS

FACILITADORA: ROSÂNGELA ANDRADE PESSÔA

INTRODUÇÃO

Poucas coisas tocam tão profundamente o ser humano como as cerimônias protocolares e cívicas. Elas representam um desafio constante à criatividade e à resistência físico - emocional das pessoas, porque quanto mais bem planejada, organizada, bela, mais elas nos marcam, mais ficam em nossa recordação. É ambas são eventos.

Quem não chora na abertura dos Jogos Olímpicos? Ou na Copa do Mundo? Quem não sente aquele frio no estômago, com o toque do Hino nacional de sua Pátria? E com a música de uma Banda? Isso é evento.

Quem não se emociona quando seu nome é citado para compor uma mesa diretora? E se seus passos forem acompanhados pelo o toque dos clarins? E quando se tem direito a m pronunciamento? Quem não gosta de participar, de expor suas idéias? Isso é possível acontecer nos eventos.

São muitos os fatores responsáveis pela procura cada vez maior da organização de eventos, por parte do empresário, na promoção e divulgação de seus produtos. Alguns podemos citar já outros analisaremos ao aparecerem, no decorrer do curso.

O primeiro deles é a necessidade do s humano em viver e conviver em grupos. O evento seleciona seu público alvo e o coloca junto em determinado local, em determinado horário. Ele sente que ouras pessoas têm o mesmo interesse, e que não estão sozinhos – proximidade, contigüidade física – hoje, com recursos da tecnologia, diríamos contigüidade: tudo dentro da definição de público.

O segundo, como bem aborda Cândido Teobaldo de Souza Andrade, em “Como Administrar Reuniões”, é o diálogo. A proximidade entre as pessoas gera o diálogo e disso, o ser humano também precisa. Quando aborda Dominique Pires, cita: O diálogo não consiste em expor o meu ponto de vista aos que pensam de maneira diversa da minha; consiste em por provisoriamente entre parênteses o que eu penso, para tentar primeiro compreender o ponto de vista dos outros e ver o que há apreciável nele. O que é isso, senão o que exercitamos em eventos como debate, painel ou mesa redonda? Podemos acrescentar que por meio do diálogo eliminamos nossas diferenças, criando um caminho mais próximo de nosso vizinho.

O mesmo autor afirma que: a interação social baseia-se na intercomunicação que se metodiza em forma de diálogo. Participar é dialogar, é comungar interesses, sentimentos e idéias: é compartilhar experiências, é viver em comunidade.

Contudo, a participação não é somente espontânea, muitas vezes ela é e pode ser programada em qualquer tipo de organização. Afinal de contas, participar é uma das grandes aspirações humanas, nem sempre correspondida por aqueles que detêm o poder.

Embora não seja nosso objetivo final nos determos no conceito de evento, e sim darmos condições ao profissional para que bem o organize, necessitamos dele para os passos seguintes, nos quais analisaremos seus tipos, áreas de interesse e categorias.

Pouco se aborda na literatura sobre o conceito de evento, estando, muitas vezes, caracterizado como um fato ou acontecimento, ou mesmo, sinônimo de reunião (Masahiro Miyamoto), quando esta tem uma conceituação mais precisa e utilizaremos como embasamento para diversos tipos de evento. Temos a definição de Margarida M. K. Kunsch, em “Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada”, que cita Carlos Alberto Robaça e Gustavo Barbosa, defendendo que o evento é um acontecimento que se aproveita para atrair a atenção do público e da imprensa sobre a instituição. Pode ser criado artificialmente, pode ser provocado por vias indiretas, ou pode ocorrer espontaneamente. Essa classificação desqualifica o conceito de evento, quando se analisa que qualquer acontecimento pode ser aproveitado pela empresa, para atrair a atenção do público sobre ela – até um acidente.

Cristina Giácomo defende em “Tudo acaba em Festa” que evento pode ser entendido como “acontecimento previamente planejado, a ocorrer num mesmo tempo e lugar, como forma de minimizar esforços de comunicação, objetivando o engajamento de pessoas a uma idéia ou ação. Ainda cita: o avanço da tecnologia é tão veloz no que diz a respeito ao uso de satélites e computadores que a definição pode se tornar absoleta no mesmo instante em que está sendo formulada”. Um evento pode, pelos recursos tecnológicos reunir pessoas, num mesmo acontecimento – seminários, simpósios, conferências – estando elas em espaços e locais diferentes e distantes. Discordamos da autora, afirmando que o evento não é uma forma de minimizar esforços de comunicação, pois todos os recursos de comunicação

dirigida são utilizados ou maximizados – escrita (anuais, programas, folders, outros), oral (discursos, debates, explanações), auxiliar (áudio –visuais) e aproximativa (contigüidade física, característica própria do evento), objetivando atingir os recursos almejados pelas empresas e instituições. Entretanto, reconhecemos que todos os conceitos são úteis para criarmos a nossa definição sobre evento, partindo do que já existe.

Pelas constatações acima, chegamos na definição que nos interessa.

“EVENTO é um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de empresas, produtos, serviços, idéias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia”.

Pelo exposto, verificamos que o evento aproxima as pessoas, promove o diálogo, mexe com emoções, cria sentimentos, permite a guarda de lembranças, marca presença. É um dos mais ricos recursos da comunicação, pois reúne, ao mesmo tempo, a comunicação oral, escrita, auxiliar e aproximativa. Fala, escreve, mostra e aproxima.

Concluímos que promover eventos é uma arte. O esforço dispendido, a energia solicitada, a disciplina, a dedicação, o clima, a sinergia criada entre os organizadores, ficam direcionados para a busca da perfeição, do melhor a se mostrar, para que o melhor possa ser lembrado.

É isso que veremos a seguir – conceituações ceras, um planejamento adequado, corretas ações de coordenação, de organização, que culminarão no clímax da implantação.

E o sucesso de sua realização é apenas uma conseqüência disso.

CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS

Partindo da definição que aceitamos de evento, e, somando à definição de reunião, segundo Cândido Teobaldo, em “Como Administrar Reuniões”, que diz em termos gerais, reunião é um agrupamento de pessoas, com a finalidade de analisar e debater determinado assunto, em direção a um consenso no encaminhamento têm como embrião a reunião.

O autor divide as reuniões em:

Reunião dialogal: baseada na informação, no questionamento, na discussão.

Reunião coloquial: baseada no entretenimento, no lazer, na aproximação entre as pessoas, na confraternização.

Ainda, sub-divide cada classificação:

DIALOGAL

INFORMATIVA: palestra, conferência, sessão de criatividade (brainstorm) seminário ou jornada, simpósio, entrevista coletiva ou individual, convenção e workshop.

QUESTIONADORA: foro, debate, mesa redonda, painel, encontro, semana e congresso.

DIALÉTICA: parlamento e júri

DELIBERATIVA: comissão de júri, assembléias, convenção partidária e conclave.

INSTRUTIVA: estudo de casos, círculo de estudos, grupos de verbalização e observação, jogo de empresa e dramatização.

COLOQUIAL

RECREATIVA: sessão de pequenos jogos, jogos de salão, excursão

SOCIAL: festa, baile, visita, tertúlia, brunch, almoço, jantar, café da manhã, coquetel e happy hour.

Trabalharemos com os tipos de eventos que derivam das reuniões dialogais – informativas e questionadoras – e coloquiais.

Partindo de que os eventos nascem de técnicas de reuniões e pela multiplicidade de eventos que se pode realizar empresarialmente, facilita seu estudo classificá-los por categoria, área de interesse e, em seguida, por tipo, podendo os diversos tipos serem agrupados em várias áreas ao mesmo tempo, Isso facilitará atingirmos o nosso objetivo, que são as regras de planejamento, coordenação, organização e implantação de um evento.

Lembramos que na classificação de reunião não estão inseridos os eventos:

EXPOSITIVOS OU DEMONSTRATIVOS – feira, salão, mostra, exposição, desfile. Lançamentos de produtos ( noite de autógrafos, vernissage);

COMPETITIVOS – concurso, torneio.

CLASSIFICAÇÃO POR CATEGORIA

INSTITUCIONAL: quando visa criar ou firmar o conceito e imagem da empresa, entidade, governo ou pessoa.

PROMOCIONAL OU MERCADOLÓGICA: quando objetiva a promoção de um produto ou serviço de uma empresa, governo, entidade ou pessoa, e apoio a marketing, visando fins mercadológicos.

Essa classificação permitirá a correta definição do público, pois veremos que os eventos instituições contam com um público muito mais amplo do que os promocionais.

CLASSIFICAÇÃO POR ÁREAS DE INTERESSE

ARTÍSTICA: quando está relacionado a qualquer espécie de arte – música, dança, pintura, literatura e outros.

CIENTÍFICA: quando trata de assuntos científicos nos campos da medicina, física, química, biologia e outros.

CULTURAL: quando tem por objetivo ressaltar os aspectos da cultura, para conhecimento geral e promocional.

FOLCLÓRICA: quando trata das manifestações de culturas regionais de nosso ou outro país, abordando lendas, tradições, hábitos e costumes típicos.

EDUCATIVA: quando o objetivo final é a educação.

INFORMATIVA: quando objetiva somente fornecer informação, sem pretensões educativas ou culturais.

CÍVICA: quando trata de assuntos ligados à Pátria.

POLÍTICA: quando trata de assuntos ligados à política, que sejam eles relacionados a partidos políticos, associações de classe, entidades sindicais, comício ou outros.

GOVERNAMENTAL: quando trata de realizações do governo, em qualquer instância, mesmo que se insira em outra categoria.

EMPRESARIAL: quando trata de realizações das organizações, mesmo que se insiram em outras categorias.

LAZER: quando objetiva proporcionar entretenimento ao participante.

SOCIAL: quando visa somente o encontro entre pessoas, para confraternização.

DESPORTIVA: qualquer tipo de evento no setor esportivo, independente de sua modalidade.

RELIGIOSA: quando trata de assuntos religiosos, seja qual for o credo abordado.

TURÍSTICA: Seu objetivo é a exploração dos recursos turísticos de uma região ou país, através de viagens de conhecimento.

Observações: Alguns eventos podem se enquadrar em várias áreas de interesse ao mesmo tempo.

CLASSIFICAÇÃO POR TIPOS

Além das classificações acima, os eventos têm características distintas e próprias que permitem que os classifiquemos por tipos, o que determinará o seu planejamento e a sua organização. De nada adianta um evento bem planejado, com a denominação errada.

Os tipos mais comuns estão listados e conceituados a seguir:

CONFERÊNCIA

Caracteriza-se pela apresentação de um tema, informativo, geralmente técnico ou científico, por autoridade em determinado assunto, para um grande número de pessoas – platéia.

Platéia: numerosa, geralmente superior a 50 participantes. Isso porque a ausência de interrupções pelo plenário permite um grande auditório sem tumultos.

Mais formal do que a palestra, exige a presença de um presidente de mesa, que fará a apresentação do conferencista e coordenará os trabalhos.

Perguntas: deverão ser feitas no final do evento, por escrito e identificadas. Existem conferencistas que não admitem perguntas (o que deve ser decidido antes do evento), pois parte do pressuposto de que sendo autoridade no assunto, nada do que fala é para ser contestado ou debatido.

Número de participantes na mesa diretora: duas pessoas – presidente de mesa e o conferencista.

Pronunciamentos:

Tribuna: durante a conferência Mesa diretora: após a conferência, na sessão de perguntas e

respostas.

Recursos audiovisuais:

Permitidos Necessária a presença de um operador.

Duração ideal: 1 hora – sendo, 40 minutos para a conferência, e 20 minutos para perguntas/ respostas. Pode-se chegar até 1 hora e 30 minutos – mais tempo do que isso torna-se cansativo, sendo necessário um intervalo.

Local ideal: auditório amplo, arejado, com poltronas confortáveis.

Não permitir:

Fotos e flashes durante a conferência – a visualização, a escuta e distraem a atenção.

Cigarros no local.

É preciso autorização do conferencista para:

Gravações e filmagens.

Observação: Empresarialmente, a conferência tem alto retorno de captação e memorização, pois o tema é apresentado por profissional de renome no

assunto, e passado à platéia como verdade absoluta. Entretanto, não exercita ou estimula o raciocínio.

PALESTRA

Caracteriza-se pela apresentação de um tema pré-determinado a um grupo pequeno, que já possui noções sobre o assunto. O palestrante deve dominar o tema, mas não é necessário ser especialista.

Platéia: por serem permitidas as perguntas, o plenário não pode ser superior a 50 pessoas para evitar tumultos e excesso de manifestações/colocações.

Menos formal do que a conferência, exige a presença de um coordenador, para coordenação dos trabalhos, como apresentação do palestrante, triagem de perguntas, e controle do tempo de pronunciamento.

Perguntas: podem ser feitas diretamente pela platéia durante a apresentação, após a autorização do palestrante (palestrista, palestrador, também está correto), devendo o questionador se identificar.

Número de participante na mesa diretora: duas pessoas – palestrante e o coordenador.

Pronunciamentos:

Tribuna: durante a conferência Mesa diretora: após a conferência, na sessão de perguntas e

respostas.

Recursos audiovisuais:

Necessários Podem ser operados pelo o próprio palestrante.

Duração ideal: 1 hora – sendo, 40 minutos para a palestra, e 20 minutos para perguntas/respostas. Pode-se chegar até 1 hora e 30

minutos – mais tempo do que isso torna-se cansativo, sendo necessário um intervalo.

Local ideal: auditório amplo, arejado, com poltronas confortáveis.

São permitidas:

Fotos e flashes durante a palestra, mas deve ser determinado o momento certo, para não atrapalhar a apresentação do palestrante.

Gravações e filmagens.

Não permitir:

Cigarros no local.

Observação: Empresarialmente, a palestra tem bom retorno, mas menor do que a conferência, pois o tema não é apresentado como verdade absoluta, o que, aliás, somos contra. Exercita e estimula o raciocínio bem mais do que a conferência.

COLÓQUIO

Semelhante à conferência, apresentado por conferência de renome e expert no assunto, possui como objetivo final o esclarecimento de um tema ou tomada de decisão. Usado mais em classes específicas: médica e outras.

Plenário: dividido em grupos para debates e estudos. Resultado: apresentado por líderes de cada grupo. Decisão final: fica por conta da votação do plenário. Em alguns casos,

não se adota a divisão em grupos, somente a votação sobre as variáveis propostas.

Observação: O retorno é alto, se esse tipo de evento for utilizado para classes específicas, que necessitam de tomada de decisões. Exercita o raciocínio, cria controvérsias, estimula opiniões.

VIDEOCONFERÊNCIA

Caracteriza-se pela apresentação de um tema a grupos de pessoas, que têm interesse sobre o assunto, estando elas dispostas em espaços diferentes e distantes. Essa apresentação é feita por meio de recursos audiovisuais e eletrônicos, que permitem a integração entre os participantes.

A mais recente das criações no segmento, a Videoconferência tem sua origem na dinâmica do mundo globalizado, que visa encurtar distâncias, racionalizar diálogos e acelerar a troca de informações entre pessoas ou empresas.

Para a montagem de uma sala de Videoconferência são necessários os equipamentos: câmera, codificador, decodificador e painel de controle, que emitem os sinais por meio de satélites, que são decodificados nas salas especiais de recepção.

Vantagens da Videoconferência:

Limita gastos com viagens; Racionaliza as reuniões, limitando seu tempo de duração; Permite que várias pessoas recebam a mesma informação, no mesmo

tempo, mesmo estando elas em locais diversos e distantes.

Problemas da Videoconferência:

Embora permita a participação do público assistente, ela nunca será ativa, pois se faz por meio de recursos eletrônicos, e limita o tempo para perguntas/respostas;

A integração entre participantes é relativa, pelos mesmos motivos abordados acima.

Entretanto, está utilizada pelas empresas cada vez mais, e acreditamos que, solucionados todos os problemas que fazem parte das novas tecnologias, será a técnica adequada para o início do próximo milênio.

Videoconferência com PC

Videoconferência por monitores

BRAINSTORMING ( SESSÃO DE CRIATIVIDADE )

Caracteriza-se por uma reunião com o objetivo de se atingir uma meta final por meio das idéias de seus participantes, que são liberadas proporcionando liberdade de imaginação e da criatividade.

Utilizada nas agências de publicidade, para a elaboração de campanhas publicitárias, onde o conjunto de idéias soltas formam o contorno do que se pretende atingir.

Informal, não segue regras pré-estabelecidas, e acontece em ambientes descontraídos.

Muito utilizado nos Estados Unidos (propostas por A.F. Osborn), já está tendo grande aceitação no Brasil.

Observações: Pela suas características, não seguindo regras pré-determinadas, tendo um planejamento mais solto, não incluímos o brainstorming na categoria de eventos, mas sim de uma técnica de reunião. Foi citado em nosso livro somente para o leitor tenha conhecimento da existência do brainstorming, como uma técnica de reunião.

WORKSHOP

Caracteriza-se pela reunião de pessoas de um mesmo segmento de mercado ou que tenham os mesmos interesses no qual o palestrante demonstra sua experiência e trabalha, com os participantes, sobre o tema abordado. É dividido em duas partes: teórica e prática.

Termo estrangeiro usado para definir uma oficina de trabalho. Por ser um termo novo na relação de eventos, tem sido utilizado

abusivamente.

Observação: Como todo evento que tem sua parte após a explanação, o Workshop alcança alto de captação e memorização entre os participantes.

SEMINÁRIO

Evento inicialmente acadêmico,caracterizava-se pela reunião de um grupo de pessoas que tinha por objetivo a apresentação de um tema, anteriormente pesquisado, para platéia com algum conhecimento sobre o

assunto. Atualmente seu conceito está mais amplo e Seminário é um evento que se caracteriza pela discussão de um tema proposto, no qual se estuda todos os aspectos desse tema, pesquisa por grupos e apresentado por representante, mas não há tomada de decisão. Apresentado sob a forma diagonal - informativa, questionadora ou instrutiva – como palestras, painel, debate ou mesa redonda em período pré-determinado.

Necessário:

Coordenador: que domine o assunto Apresentador: escolhido pelo grupo

Perguntas: permitidas

Duração: somente um dia – realizado em mais de um dia de Jornada. Entretanto, é muito comum a realização de evento, denominado Seminário, em período superior a um dia, talvez pelo conhecimento que os empresários tenham deste, em detrimento à Jornada.

A denominação Seminário é comumente utilizada de modo errado, no lugar de Simpósio, e às vezes até de Congresso.

Observação: O Seminário tem a seu favor, além do nome que é muito simpático aos empresários, a possibilidade de se analisar, discutir e estudar determinado assunto sob todos seus ângulos. Estimula o raciocínio e traz alto retorno para o conceito empresarial da entidade promotora.

PLANEJAMENTO

A partir deste tópico faremos um planejamento global, voltado para os eventos empresarias, com todas as fases detalhadas, Caberá a cada um,

utilizando sua capacidade de coordenação e seu bom senso, adaptá-lo para o tipo e tamanho do evento que estará organizando.

A organização de um coquetel se difere de um café da manhã ou de uma feira ou congresso, mas todos eles passam pelas mesmas fases:

PLANEJAMENTO

COORDENAÇÃO

ORGANIZAÇÃO

IMPLANTAÇÃO

O Planejamento é a peça fundamental ao desenvolvimento de qualquer atividade e, de modo especial, para a organização de eventos. Deve-se levar em conta a decisão política de realizá-lo e três fatores são básicos ao seu sucesso:

OBJETIVOS

PÚBLICOS

ESTRATÉGIAS

OBJETIVOS

É o que se pretende alcançar com o evento, seja ele institucional ou promocional.

Os objetivos são fatores determinantes para:

CRIAR

ESTABELECER

FIRMAR

MANTER

DIVULGAR

O conceito ou a imagem de uma empresa, instituição, pessoa, ou produto.

Fixado o objetivo do evento, a partir dos fatores acima, que se determina o seu público-alvo e suas estratégias.

PÚBLICOS

É quem se pretende atingir com a realização do evento, sendo que sua correta identificação é um dos fatores para o sucesso do mesmo.

Para esta identificação, devem ser considerados os seguintes pontos:

Identificação dos públicos de interesse no universo de públicos existentes (vide Esfera de Púbicos, a seguir).

Dimensionamento do público alvo da empresa.

Grau de relacionamento público/empresa.

Definição do público alvo para o evento, em função de suas características.

Margarida Kunsch, em “Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada”, afirma que, cada organização tem seus públicos.

ESTRATÉGIAS

São as ações desenvolvidas e executadas para se alcançar os objetivos propostos e atingir os resultados desejados, ou seja, a sensibilização do público-alvo para com a empresa.

EM UM EVENTO, DEVEMOS CONSIDERAR COMO ESTRATÉGIA:

AS SUAS VARIÁVEIS DETERMINAÇÃO DE LOCAL

DETERMINAÇÃO DE DATA E HORÁRIO

PROGRAMAÇÃO VISUAL

TRAJE E DIVULGAÇÃO

VARIÁVEIS

Fatores que podem influir direta ou indiretamente no resultado do evento: sazonalidade, clima, cultura regional, e outros. Avaliar cautelosamente as variáveis, que poderão prejudicar o evento.

Lembrar que todos os itens que serão abordados a seguir correm paralelamente e precisarão ser analisados em conjunto, para se obter um resultado homogêneo.

LOCAL

Depende diretamente do tipo de evento que irá ser realizado. Se for uma palestra logicamente será um auditório. Se for um coquetel, salão adequado. Assim, escolher entre: Auditório, Centro de Convenções, Centro de Eventos, Clube, hotel ou Outros.

CRITÉRIOS DE ESCOLHA

INFRA-ESTRUTURA DE APOIO OPERACIONAL

INFRA-ESTRUTURA DE APOIO LOGÍSTICO

APOIO EXTERNO

SegurançaEstacionamentoProximidade de meios de transporte, como: ( ponto de

táxi/lotação/ônibus/aeroporto/porto/terminal rodoviário/metrô)

Proximidade de locais, como: (hotéis/bares/lanchonetes/restauranes/correios/farmácias/hospitais).

Levantados todos os itens acima, deve ser feito um quadro comparativo, para permitir a escolha do melhor local para a realização do evento.

A seleção deverá estar embasada no que oferecer melhores condições de preços, acomodações, serviços prestados, equipamentos, localização, proximidade dos pontos de transportes e serviços de apoio.

DATA E HORÁRIO

A definição da data e do horário deve estar relacionada com o tipo do evento. Neste caso, entram em jogo, além das variáveis, o bom senso, que fará o organizador analisar o melhor mês, data e dia da semana.

Exemplos básicos:

Happy Hour – Evento que objetiva o entrosamento entre funcionários, se for realizado no sábado/domingo/feriado, a freqüência diminuirá, se não for nula.

Congresso: atualmente, está muito comum fazer a sessão solene de abertura de um congresso, que terá seu início em uma segunda-feira, no final de tarde do domingo. Repare o baixo índice de público na sessão de abertura no domingo.

Show (direcionado a comunidade de bairro, para lançamento de campanha): se realizado no período da tarde de útil baixo índice de público.

Eventos nas segundas-feiras de manhã e sextas-feiras à tarde têm menor freqüência do que nos outros dias .

Eventos nos dias 5 e 10 têm menor freqüência do que outros dias do mês.

Analisados o melhor dia e horário, checar com a disponibilidade do Hotel/ Centro de Eventos/ Centro de Convenções ou outro local que tenha escolhido. Tudo pronto? Ótimo. Não pare, pois são muitos os itens a serem vistos e revistos.

PROGRAMAÇÃO VISUAL

Muitos questionam quanto ao real da programação visual na organização de eventos, no meio de tantas marcas, logotipos, logomarcas e símbolos já existentes, inclusive das instituições

promotores dos mesmos. A sua importância deve ser analisada partindo de que a programação visual objetiva:

REGISTRO E IDENTIFICAÇÃO DO EVENTO

A programação visual como um todo, tem função captar a atenção do público-alvo por meio de sua mensagem clara, direta, limpa, bonita e agradável.

Assim, a matéria deve ser encarada sob dois pontos: estético e semântico.

Do ponto de vista estético, a programação visual é de capital importância ao evento e sua concepção deve conter elementos marcantes.

CRIATIVIDADE

ORIGINALIDADE

FORMA VISUAL

BELEZA

HARMONIA

EQUILÍBRIO

MEMORIZAÇÃODo ponto de vista semântico. A programação visual transmite a

mensagem que deverá atingir o público-alvo e sua construção é feita de duas formas:

VERBAL ( LETRAS/PALAVRAS)

ICÔNICA (DESENHO/IMAGEM)

Caso a entidade promotora do evento não tenha optado por uma programação visual própria para aquele acontecimento, mesmo assim, ela deve registrar o evento por meio da utilização de sua própria marca, será inserida em todos os meios de comunicação do evento, tais como:

Adesivo para carro,AnaisBloco de anotações BraçadeiraBrindeCaneta Cartão de agradecimentos pela presençaCartão de boas-vindasCertificadoConvite CracháEnvelopeFicha de inscriçãoFolheto informativo(folder)LápisMapa de acessoMaterial para imprensa:lauda/press-release/press-kitMaterial publicitário e visual:

banners/faixa/cartazete/out-door/anúncioPainel para informações/fotos/recortes de jornaisPapel de cartaPastaPlaca indicativa do local/placa sinalizadoraProgramaReciboRegimentoRegulamentoTicket de almoçoTicket de estacionamento

Nesta etapa, deverá ser iniciado o processo de criação e produção das peças previamente determinadas e acima citadas. Daremos, a seguir, as coordenadas ou exemplos para a criação das principais peças para um evento, lembrando que o texto deve ser adaptado ao tipo do evento que se pretende realizar.

CARTÃO DE AGRADECIMENTOS PELA PRESENÇA OU DE BOAS VINDAS

CERTIFICADO

CONVITE

DIVULGAÇÃO

No planejamento global do evento, a divulgação se constitua em um dos elementos de importância, quer seja a assessoria de imprensa, quer seja a publicidade. Nos dois campos a divulgação tem duas premissas básicas.

Informar sobre o evento como um todo

Criar a expectativa junto aos diversos públicos

A divulgação para a imprensa, ou assessoria de imprensa, deve ser encarada profissionalmente e, caso a organização do evento não tenha condições ou infra-estrutura para a sua implantação, aconselhamos a contratação de empresa especializada – assessoria de imprensa.

COORDENAÇÃO

A coordenação é o ato de comandar, controlar, delegar, ligar, unir, somar e harmonizar atribuições e responsabilidades com a finalidade de atingir o objetivo proposto.

É a fase executiva do evento, na qual o profissional usará as técnicas de administração para obter os resultados projetados com a efetiva participação

de todos os profissionais envolvidos no acontecimento. Entretanto, não esquecer que o Planejamento corre paralelo à coordenação do evento e que, enquanto, o primeiro está sendo feito, esta está sendo montada.

A coordenação é geral e setorial, como demonstra o organograma que segue.

As atribuições e responsabilidade da coordenadoria geral e das coordenadorias setoriais serão fixadas e estabelecidas na fase preliminar do evento, por meio da Comissão Organizadora ou do organizador, se a primeira não existir. Atribuições e responsabilidades:

Coordenadoria Geral:

Planejamento geral dos trabalhos Distribuição de atribuições e tarefas Supervisão dos trabalhadores das coordenadorias setoriais em

todas as suas fases Aprovação de orçamentos Elaboração do relatório final Avaliação final

Coordenadorias Setoriais:

Elaboração do programa, regulamento, folheto informativo e de todos os impressos necessários

Elaboração do mailing list e sua atualização Definição do projeto de divulgação Confirmação de reservas de locais do evento Contratação e coordenação dos serviços de infra-estrutura de

apoio administrativo Contratação e coordenação dos serviços de apoio operacional Seleção e contratação de pessoal temporário Contratação de serviços de terceiros Elaboração dos relatórios setoriais

A seguir, modelo de organograma:

ORGANIZAÇÃO

A Organização é a parte mais complexa e executiva do processo de montagem de um evento.

Toda organização de um evento exige condições de comando do profissional responsável pelo projeto para coordenar e controlar todas suas etapas, pois cada evento tem sua peculiaridade própria e cabe ajusta-lo aos meios disponíveis à sua implantação.

A Organização e uma exposição de arte, por exemplo, não é igual à de um congresso, mas os princípios são os mesmos, como:

Definição de objetivos Critérios de escolha de públicos Estratégias que se pretende adotar Definição dos apoios necessários Avaliação orçamentária

A definição correta e objetiva dos apoios necessários resultará na agilidade de ações e otimização dos resultados de evento. São eles:

APOIO OPERACIONAL

APOIO LOGÍSTICO

APOIO DE PESSOAL

APOIO EXTERNO

APOIO OPERACIONAL

Como Apoio Operacional entendemos toda a infra-estrutura física necessária que irá fornecer suporte, direta ou indiretamente, à realização do evento, como: plenário, salões, secretaria, salas vip, de imprensa, de comissões técnicas, cabines de som, luz e tradução simultânea e outras.

APOIO LOGÍSTICO

São todos os itens que irão permitir a operacionalização do evento, fornecendo subsídios ao apoio administrativo, de pessoal interno e externo. Neste item abordaremos, também, a decoração do evento, definindo os componentes que melhor se adaptam aos diversos tipos de solenidades e os que não devem ser utilizados.

APOIO DE PESSOAL

Trata-se de todo o pessoal necessário ao evento, quer seja interno da empresa, quer seja contratado temporariamente ou de empresa terceirizada, que deverá ser previamente selecionado, ficando essa incumbência com a Coordenadoria de Pessoal.

Tratando-se do pessoal interno da empresa, é uma simples, pois parte-se do pressuposto de que conhecem bem a empresa na qual trabalham e que desempenham funções compatíveis à que vão executar. Ainda assim deverão ser:

Coordenados e supervisionados; Treinados; Responsáveis; Amáveis e simpáticos; Uniformizados.

Os profissionais autônomos, contratados para o evento em caráter temporário, desconhecem a filosofia da empresa. Assim, é preciso:

Treinamento; Referências profissionais; Documento de identidade; Endereço e telefone comprovados; Contrato de prestação de serviços; Uniformes adequados com a sua atividade.

Como se trata de contratação para serviço temporário e de responsabilidade, o ideal a concentração de empresas especializadas nos

diversos segmentos que necessitamos – segurança, manobrista, buffet, etc. Para isso necessita-se de:

Tomada de preço; Análise qualitativa de serviço; Contrato de prestação de serviço.

Relações de pessoal ou serviços que podem ser necessários:

Digitador Oficce-boyRecepcionista Operador de som / luzSecretária MédicoMestre de cerimônias EnfermeiroJornalista EletricistaFotógrafo EncanadorTradutor /intérprete MotoristaMaitre / garçon ManobristaRepresentante religioso Segurança

Importante:

1 Coordenadora e 4 recepcionistas = P/ 120 pessoas ( 1 p/ cada 50 pessoas)

CRONOGAMA DE ATIVIDADES

Para o acompanhamento de todas as fases do evento é necessário estabelecer o cronograma de atividades, fixando-se os prazos de início, limite

e final de cada etapa, assim como o profissional responsável pela sua execução.

O modelo abaixo deverá ser adaptado ao tipo e porte do evento, itens de trabalho e serviços.

Evento:Cliente:Data: Hora: Local:Profissional Responsável:

Nº ATIVIDADES DATAINÍCIO

DATALIMITE

DATAFINAL

OBSERVAÇÃO

01 PLANEJAMNETO02 PROGRAMAVISUAL03 DIVULGAÇÃO04 LISTAGEM

PÚBLICO05 ORGANIZAÇÃO06 APOIO

OPERACIONAL07 APOIO LOGÍSTICO08 APOIO DE PESSOAL09 APOIO EXTERNO

APOIO EXTERNO