Apostila nocoes de gestao de logistica

SECRETARIA DE DEFESA SOCIAL

ACADEMIA INTEGRADA DE DEFESA SOCIAL

CURSO DE APERFEIÇOAMENTO DE SARGENTO

POLICIAL MILITAR

APOSTILA BÁSICA DO CURSO DE

GESTÃO DE LOGÍSTICA

2010

Curso de Aperfeiçoamento de Sargento PM - Gestão de Logística

Elaborada pelo TC Clóvis Fernandes Dias Ramalho

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Elaborada por:

Clóvis Fernandes Dias Ramalho Tenente Coronel do Corpo de Bombeiros Militar de Pernambuco

Bacharel em Direito

Pregoeiro Público

Especialista em Logística e Licitações Públicas



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Curso de Aperfeiçoamento de Sargento PM

DISCIPLINA GESTÃO DE LOGÍSTICA

ÍNDICE

1 GESTÃO DE LOGÍSTICA - CONCEITO, HISTÓRICO E ABRANGÊNCIA ..... 5 2 CONCEITOS BÁSICOS .................................................................................... 11 3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA GESTÃO DE LOGÍSTICA NA PMPE 13 3.1 Comissão Permanente de Auditoria .................................................................. 13 3.2 Assessoria Jurídica ........................................................................................... 13 3.3 Diretoria de Apoio Logístico .............................................................................. 13 3.4 6ª Seção do Estado Maior Geral ....................................................................... 13 3.5 Comissões Permanentes de Licitação .............................................................. 13 4 PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DOS AGENTES RESPONSÁVEIS PELA

GESTÃO DE LOGÍSTICA – NÍVEL UNIDADE ADMINISTRATIVA ................. 16

4.1 Comandante ...................................................................................................... 16 4.2 Fiscal Administrativo .......................................................................................... 16 4.3 Almoxarife e Aprovisionador .............................................................................. 17 4.4 Dos Auxiliares dos Setores Administrativos ...................................................... 19 5 RESPONSABILIDADES DOS AGENTES RESPONSÁVEIS PELA GESTÃO

DE LOGÍSTICA ................................................................................................. 20

5.1 Generalidades ................................................................................................... 20 5.2 Da Responsabilidade Funcional ........................................................................ 21 5.3 Da Responsabilidade Pessoal ........................................................................... 22 5.4 Da Responsabilidade Coletiva .......................................................................... 23 6 FUNÇÕES PRECÍPUAS DA GESTÃO DE MATERIAIS APLICÁVEIS A

GESTÃO DE LOGÍSTICA ................................................................................. 24

6.1 Racionalização .................................................................................................. 24 6.2 Simplificação ..................................................................................................... 24 6.3 Padronização ..................................................................................................... 24



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7 FUNÇÕES ESPECÍFICAS DA GESTÃO DE MATERIAIS E SERVIÇOS APLICÁVEIS A GESTÃO DE LOGÍSTICA .......................................................

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7.1 Especificação Técnica de Bens e Serviços ....................................................... 25 7.2 Codificação de Bens e Serviços ........................................................................ 26 7.3 Cadastramento .................................................................................................. 27 7.3 Catalogação ...................................................................................................... 27 8 O FLUXO DA EXECUÇÃO DA DESPESA NA PMPE ..................................... 28 8.1 Previsão das Necessidades de Materiais e Serviços ............................. 28 8.2 Requisição (pedido) ................................................................................ 28 8.3 Processamento das Requisições ............................................................ 30 8.7 Licitação .................................................................................................. 31 8.8 Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação ................................................ 32 8.9 Nota de Empenho ou Contrato Administrativo ........................................ 32 8.10 Da execução Contratual .................................................................................... 33

8.11 Fiscalização Contratual ..................................................................................... 33 8.12 Recebimento Provisório e Definitivo de Bens, Serviços e Obras ...................... 34 8.13 Processo de Pagamento ......................................................................... 35 9 PRINCIPAIS LEGISLAÇÕES APLICÁVEIS AO SISTEMA DA GESTÃO DE

LOGÍSTICA .......................................................................................................

37 10 ADMINISTRAÇÃO DE ALMOXARIFADOS ..................................................... 39 10.1 Estoque de Materiais ......................................................................................... 39 10.2 Classificação dos Estoques ............................................................................... 40 10.3 Vantagens e Desvantagens dos Estoques ........................................................ 40 10.4 Controle de Estoques ........................................................................................ 40 10.5 Armazenamento de Materiais ............................................................................ 42 10.6 Vantagens e Desvantagens da Armazenagem ................................................. 43 10.7 Fatores e Procedimentos para Armazenamento de Materiais .......................... 43 10.8 Locais de Armazenagem ................................................................................... 44 10.9 Aprovisionamento .............................................................................................. 45 11 DISTRIBUIÇÃO OU FORNECIMENTO DE MATERIAIS ................................. 47 12 GESTÃO DE PATRIMÔNIO ............................................................................. 48 12.1 Conceitos Básicos ............................................................................................. 48 12.2 Classificação dos Bens Patrimoniais ................................................................. 48 12.3 Incorporação, Registro e Tombamento ............................................................. 49 12.4 Distribuição de carga Patrimonial ...................................................................... 50 12.5 Responsabilidades pelo Uso, Guarda e Conservação ...................................... 51 12.6 Movimentação de Bens ..................................................................................... 53 12.7 Inventário Patrimonial ........................................................................................ 53 12.8 Baixa Patrimonial ............................................................................................... 54 12.9 Doação de Bens Patrimoniais ........................................................................... 55 12.10 Irregularidade Patrimonial ................................................................................. 56



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1) GESTÃO DE LOGÍSTICA - CONCEITO, HISTÓRICO E ABRANGÊNCIA:

Gestão de Logística é uma da atividade meio (ou administrativa) desenvolvida por

todo organismo público ou privado que possua a

responsabilidade e competência para gerir bens e

serviços, objetivando a consecução de sua atividade

fim.

Nos órgãos Estatais essa gestão é pública,

devendo para tanto cumprir os princípios e normas

relativas a administração pública.

Gerir é administrar. Gerir recursos materiais

públicos é cumprir as premissas da Administração

Pública.

Cada órgão público exige um cabedal de recursos materiais específicos para o

atingimento de sua missão. Todas as etapas para que os materiais ou serviços venham

propiciar a execução da atividade meio ou fim da instituição é denominado Logística. É,

pois, a área da gestão responsável por prover recursos, equipamentos e informações

para a execução de todas as atividades de uma organização.

Gestão de Logística nas organizações públicas, a exemplo da Polícia Militar e

Corpo de Bombeiros, é a uniformidade de procedimentos no planejamento, na aquisição,

no recebimento, no armazenamento, no controle, no fornecimento e na gestão dos bens

permanentes e serviços, com objetivo de otimizar os recursos materiais e financeiros

disponibilizados à instituição. Inicia-se na verificação das necessidades e continua por

meio do planejamento das compras e serviços, enquadramento orçamentário e financeiro,

no procedimento licitatório, no recebimento, na inclusão em carga e tombamento (para os

bens permanentes), no armazenamento, na distribuição, no controle de estoque e

patrimonial.

A gestão de logística (ou administração de logística) tem assumido uma

importância muito grande, principalmente pelo rápido crescimento dos custos, da

escassez de recursos, da complexidade crescente dos materiais, produtos, serviços e

tecnologia.

A Secretaria de Defesa Social, através de seus órgãos operativos, similarmente a

qualquer outro órgão público, para o exercício de suas funções, seja operacional ou

administrativa, necessita de bens e serviço para desempenho das atribuições, os quais

devem ser geridos de forma a estarem sempre em condições de utilização. Para tanto, os



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processos de planejamento, compra, armazenamento, distribuição, transporte, emprego,

manutenção e controle devem atender requisitos hábeis, que propiciem ações que tragam

eficiência nas atividades executadas.

Pela definição do Council of Supply Chain Management Professionals1, "Logística

é a parte do Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento que planeja, implementa e

controla o fluxo e armazenamento eficiente e econômico de matérias-primas, materiais

semi-acabados e produtos acabados, bem como as informações a eles relativas, desde o

ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos

clientes" (Carvalho, 2002, p. 31).

Uma das principais ferramentas da logística é o WMS, Warehouse Management

System, em português - literalmente: sistema de automação e gerenciamento de

depósitos, armazéns e linhas de produção. O WMS é uma parte importante da cadeia de

suprimentos (ou supply chain) e fornece a rotação dirigida de estoques, diretivas

inteligentes de picking, consolidação automática e cross-docking para maximizar o uso do

valioso espaço do armazéns.

O termo logística, de acordo com o Dicionário Aurélio, vem do francês Logistique e

tem como uma de suas definições "a parte da arte da guerra que trata do planejamento e

da realização de: projeto e desenvolvimento, obtenção, armazenamento, transporte,

distribuição, reparação, manutenção e evacuação de material para fins operativos ou

administrativos". Logística também pode ser definida como a satisfação do cliente ao

menor custo total (Ferreira, 1986, p. 1045). Pode-se dizer então que os termos Logística e

Cadeia de Suprimentos tem o mesmo significado, já que ambos têm a finalidade de

satisfazer o cliente com o menor custo possível.

Outros historiadores defendem que a palavra logística vem do antigo grego logos,

que significa razão, cálculo, pensar e analisar.

O Oxford English dicionário define logística como: "O ramo da ciência militar

responsável por obter, dar manutenção e transportar material, pessoas e equipamentos".

Outra definição para logística é: "O tempo relativo ao posicionamento de

recursos". Como tal, a logística geralmente se estende ao ramo da engenharia, gerando

sistemas humanos ao invés de máquinas.

1 O Council of Supply Chain Management Professional (CSCMP) é a principal associação mundial de profissionais de gestão de cadeias de abastecimento. A CSCMP é uma associação sem fins lucrativos que fornece a liderança no desenvolvimento, na definição e aperfeiçoamento nas profissões que lidam com logística e gestão de cadeias de abastecimento. Tem como principal objectivo estar na vanguarda dos avanços e desenvolvimentos de profissionais nas áreas de gestão de cadeias de abastecimento fazendo com que os conhecimentos de difundam pela comunidade.



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Desde os tempos bíblicos, os líderes militares já se utilizavam da logística. As

guerras eram longas e geralmente distantes e eram necessários grandes e constantes

deslocamentos de recursos. Para transportar as tropas, armamentos e carros de guerra

pesados aos locais de combate eram necessários o planejamento, organização e

execução de tarefas logísticas, que envolviam a definição de uma rota; nem sempre a

mais curta, pois era necessário ter uma fonte de água potável próxima, transporte,

armazenagem e ditribuição de equipamentos e suprimentos. Na antiga Grécia, Roma e no

Império Bizantino, os militares com o título de Logistikas eram os responsáveis por

garantir recursos e suprimentos para a guerra.

Carl von Clausewitz dividia a Arte da Guerra em dois ramos: a tática e a

estratégia. Não falava especificamente da logística, porém reconheceu que "em nossos

dias, existe na guerra um grande número de atividades que a sustentam (...), que devem

ser consideradas como uma preparação para esta".

É a Antoine-Henri Jomini, ou Jomini, contemporâneo de Clausewitz, que se deve,

pela primeira vez, o uso da palavra "logística", definindo-a como "a ação que conduz à

preparação e sustentação das campanhas", enquadrando-a como "a ciência dos detalhes

dentro dos Estados-Maiores".

Em 1888, o Tenente Rogers introduziu a Logística, como matéria, na Escola de

Guerra Naval dos Estados Unidos da América. Entretanto, demorou algum tempo para

que estes conceitos se desenvolvessem na literatura militar. A realidade é que, até a 1ª

Guerra Mundial, raramente aparecia a palavra Logística, empregando-se normalmente

termos tais como Administração, Organização e Economia de Guerra.

A verdadeira tomada de consciência da logística como ciência teve sua origem

nas teorias criadas e desenvolvidas pelo Tenente-Coronel Thorpe, do Corpo de Fuzileiros

Navais dos Estados Unidos da América que, no ano de 1917, publicou o livro "Logística

Pura: a ciência da preparação para a guerra". Segundo Thorpe, a estratégia e a tática

proporcionam o esquema da condução das operações militares, enquanto a logística

proporciona os meios". Assim, pela primeira vez, a logística situa-se no mesmo nível da

estratégia e da tática dentro da Arte da Guerra.

O Almirante Henry Eccles, em 1945, ao encontrar a obra de Thorpe empoeirada

nas estantes da biblioteca da Escola de Guerra Naval, em Newport, comentou que, se os

EUA seguissem seus ensinamentos teriam economizado milhões de dólares na condução

da 2ª Guerra Mundial. Eccles, Chefe da Divisão de Logística do Almirante Chester Nimitz,

na Campanha do Pacífico, foi um dos primeiros estudiosos da Logistica Militar, sendo



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considerado como o "pai da logística moderna" Até o fim da Segunda Guerra Mundial a

Logística esteve associada apenas às atividades militares. Após este período, com o

avanço tecnológico e a necessidade de suprir os locais destruídos pela guerra, a logística

passou também a ser adotada pelas organizações e empresas civis.

Segundo o Centro de Comunicação Social do Exército Brasileiro, as primeiras

atividades logísticas desenvolvidas pelos militares brasileiros remontam a época imperial.

Em 1821, durante a regência de D. Pedro I, foram efetuadas as primeiras incumbências

referentes ao rancho da tropa, ao fardamento, ao equipamento, ao material de

acampamento, ao arreamento e aos utensílios usados no Exército.

Nas Forças Armadas do Brasil, a logística é parte integrante do Serviço de

Intendência – criado em 1920 com a vinda da Missão Militar Francesa. As atividades

logísticas desenvolvidas nas organizações militares do Brasil trabalham, tal qual nas

empresas, no sentido de desenvolver um planejamento eficaz e o provimento adequado,

nos locais especificados e nas devidas quantidades.

Já no meio empresarial, Martins e Alt (2003, p. 251) relatam que: “No Brasil, a

logística apareceu nos anos 1970, por meio de um de seus aspectos: a distribuição física,

tanto interna quanto externa[...]”. Ao perceberem que, em um país de dimensões

continentais como o Brasil as empresas deveriam ter um gerenciamento logístico eficaz,

os empresários atentaram definitivamente para a logística como um elemento que poder

gerar vantagem em relação à concorrência.

Após a Segunda Guerra Mundial, observou-se um grande avanço nas questões

ligadas a logística. Mendes (2000, p. 15-16) diz que algumas condições econômicas e

tecnológicas contribuíram também para o desenvolvimento da logística, como: “Alterações

nos padrões e atitudes da demanda dos consumidores, [...] pressão por custo, [...]

avanços na tecnologia de computadores, [...] experiência militar”.

A logística, através do Serviço de

Intendência, evoluiu muito dentro das Forças

Armadas. Hoje, este setor deixou de ser apenas

um serviço de apoio ao combate, mas sim, um

elemento de suma importância que pode definir

o curso de uma guerra. Em um recente conflito

da era Contemporânea, a Guerra do Golfo, pôde-se observar que o papel da logística foi

preponderante para a vitória das forças americanas – prevendo e provendo os recursos

de maneira eficaz e na hora certa.



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O Centro de Comunicação Social do Exército Brasileiro divulga que o Serviço de

Intendência, atualmente, é responsável pela distribuição de fardamentos, equipamentos

etc., além dos variados tipos de munição e gêneros alimentícios. Dentro das organizações

militares, este setor é incumbido de outras missões, como transporte de pessoal e

suprimentos; serviço de banho e lavanderia; suprimentos reembolsáveis etc. Além disso,

os intendentes prestam o serviço de assessoramento aos comandantes de Unidades

Militares na parte de administração financeira, controle interno, contabilidade e

informática.

As novas exigências para a atividade logística no mundo passam pelo maior

controle e identificação de oportunidades de redução de custos, redução nos prazos de

entrega e aumento da qualidade no cumprimento do prazo, disponibilidade constante dos

produtos, programação das entregas, facilidade na gestão dos pedidos e flexibilização da

fabricação, análises de longo prazo com incrementos em inovação tecnológica, novas

metodologias de custeio, novas ferramentas para redefinição de processos e adequação

dos negócios. Apesar dessa evolução, até a década de 40 havia poucos estudos e

publicações sobre o tema. A partir dos anos 50 e 60, as empresas começaram a se

preocupar com a satisfação do cliente. Foi então que surgiu o conceito de logística

empresarial, motivado por uma nova atitude do consumidor. Os anos 70 assistem à

consolidação dos conceitos como o MRP (Material Requirements Planning).

Após os anos 80, a logística passa a ter realmente um desenvolvimento

revolucionário, empurrado pelas demandas ocasionadas pela globalização, pela alteração

da economia mundial e pelo grande uso de computadores na administração. Nesse novo

contexto da economia globalizada, as empresas passam a competir em nível mundial,

mesmo dentro de seu território local, sendo obrigadas a passar de moldes multinacionais

de operações para moldes mundiais de operação.

Pode-se observar que a concepção logística dentro das empresas foi evoluindo

consideravelmente no que tange a parte de fluxo de produtos e serviços.

A partir do momento em que os gerentes passaram a utilizar os ensinamentos que

o militares deixaram – principalmente após a Segunda Guerra Mundial – nas empresas,

controlando e coordenando de forma coletiva todas as atividades logísticas, houve um

salto muito grande de qualidade na prestação de serviço e no atendimento aos clientes.

Hoje em dia, os administradores deparam-se com inúmeras decisões referentes às

atividades logísticas devido ao crescimento do mercado, alargamento das linhas de

produtos e dos vários meios de comunicações existentes. Com isto, deve-se analisar



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severamente todas as variáveis que circundam o sistema logístico, a fim de obter a

otimização das operações envolvidas no processo.

O tema logística estará sempre sob objeto de interesse dos empresários. A

redução dos custos logísticos aliados ao aumento de produtividade neste setor nunca

deixará de ser perseguido pelos gestores. Diante do mercado globalizado em que

vivemos e com constantes mudanças, qualquer alteração pode provocar incertezas para o

planejamento e operação das atividades logísticas. Isto exigirá habilidade e constante

atualização por parte da administração das empresas.



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2) CONCEITOS BÁSICOS:

Para o estudo desta disciplina, imperioso se faz o conhecimento dos termos e

definições aplicáveis à Gestão de Logistica pública, como se ver abaixo:

AGENTE DA ADMINISTRAÇÃO: Todo agente que participa da administração do

patrimônio público.

ATIVIDADE ADMINISTRATIVA: Conjunto de operações que viabilizam a prática dos

atos e fatos administrativos resultantes da ação dos agentes da administração, em todos

os níveis considerados.

CADEIA DE SUPRIMENTO: Conjunto de órgãos de direção e execução que,

articulados entre si, acionam o sistema de suprimento.

CARGA: Conjunto dos bens patrimoniais da OME, permanentes e de consumo,

devidamente incorporados e escriturados.

COMANDANTE: Designação genérica equivalente a Chefe, Diretor, Ajudante Geral

ou outra denominação dada a bombeiro militar que, investido de autoridade legal, for

responsável pela administração, emprego, instrução e disciplina de uma OME.

COMISSÃO: Atribuição temporária de serviço a um agente, não catalogada na

estrutura organizacional de uma OME.

COMPRA: toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou

parceladamente.

CONTRATAÇÃO: Toda despesa efetuada com recursos do tesouro estadual, ou

decorrentes de convênios, sejam compras, serviços ou obras de engenharia.

FASES DO SUPRIMENTO: São as etapas que compõem a atividade logística de

suprimento, em número de quatro, como se segue: Determinação e cálculo das

necessidades; Obtenção; Armazenagem; e Distribuição.

GESTÃO: Tempo de permanência do agente em um cargo; gerência ou

administração de recursos (humanos, financeiros, materiais); ação do agente como

administrador.

LOGÍSTICA DE MATERIAIS: Conjunto de atividades relativas à previsão e provisão

dos meios necessários à realização das missões da organização, obedecendo aos

princípios básicos de flexibilidade, continuidade, economia, segurança, unidade de

direção e prioridade. Tem como base, os sistemas de suprimento, armazenamento,

transporte e tecnologia da informação de comunicação.



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MANUTENÇÃO - Atividade logística que compreende as ações executadas para

conservar em condições de uso confiável todo o material existente, ou restaurá-lo a essa

situação.

OBRA: Toda construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação, realizada

por execução direta ou indireta, e que necessite de projeto aprovado por engenheiro e/ou

arquiteto habilitado.

OME: Organização Militar Estadual, abrangendo os Órgãos de Direção Geral e

Setorial, Órgãos de Apoio e Órgãos de Execução, que possua sob sua responsabilidade,

o controle e gerenciamento de bens patrimoniais.

SERVIÇO: Toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para

a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação,

conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens,

publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais.

SISTEMA DE SUPRIMENTO: É um conjunto integrado de pessoal, instalações,

princípios, características, normas, métodos, processos e procedimentos, objetivando

suprir na quantidade exata, na qualidade requerida, no momento preciso e no local certo,

e da forma mais econômica.

SUPRIMENTO: É todo artigo necessário para equipar, instalar e proporcionar o

funcionamento, o treinamento e o emprego da tropa, estando dividido em grupos, classes

e famílias.



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3) ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA GESTÃO DE LOGÍSTICA NA PMPE:

O apoio técnico-administrativo aos órgãos integrantes do Sistema de Aquisição de Bens e

Serviços da PMPE será prestado pela Comissão Permanente de Auditoria, Assessoria Jurídica,

Diretoria de Apoio Logístico, Diretoria de Finanças e 6ª Seção do Estado Maior Geral, e/ou por

outros Órgãos da Corporação, mediante determinação ou delegação do Comandante Geral,

através da execução das seguintes atividades:

3.1) Comissão Permanente de Auditoria: correição ordinária em todos os processos de licitação,

em qualquer fase do procedimento e especialmente antes das deliberações; propondo, quando for

o caso, retificações, revogações, anulações, medidas de modernização de serviços e todos os

demais atos de competência normativa.

3.2) Assessoria Jurídica: exame e aprovação de minutas dos editais de licitação, contratos,

acordos convênios ou ajustes, elaborados pelas respectivas Comissões, nos termos do parágrafo

único do artigo 38 da Lei Federal nº 8.666/93; emissão de pareceres e despachos nos processos

de dispensa e inexigibilidade de licitação ou quando solicitado pelo Presidente da Comissão

Central, em matéria referente às licitações e contratos administrativos.

3.3) Diretoria de Apoio Logístico: coordenação e controle da execução, no âmbito das comissões,

das atividades relativas a material, patrimônio e serviços, e todos os demais atos de competência

normativa.

A Diretoria de Apoio Logístico da PMPE (DAL) apóia a supervisão do Comandante Geral,

como também: planeja, coordena, fiscaliza, e controla as atividades de logística da Corporação,

além de propor padronização de normas, prioridades, distribuição, e critérios para aquisição de

diversos materiais e serviços.

A Diretoria de Apoio Logístico é composta pelos seguintes setores:

� DAL/1 – Seção de Suprimentos.

� DAL/2 – Seção de Patrimônio.

� DAL/3 – Seção de Materiais.

� DAL/4 – Seção de Expediente.

Os órgãos de Apoio Logístico subordinados à DAL, têm a seu cargo o atendimento das

necessidades de suprimento e manutenção de todas as OMEs, em observância as diretrizes e

políticas baixadas pelo Comandante Geral, sendo também responsável pela aquisição de

materiais, contratação de serviços, controle dos materiais fornecidos como também na prestação

dos serviços de logística, inclusive o de processamento eletrônico de dados.

São os seguintes os órgãos que compões a cadeia de apoio logístico da PMPE:



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Centro de Suprimento e Manutenção – Material Bélico (CSM/MB):

� Executa o suprimento e manutenção de todo o material de engenho bélico.

� Mantém o registro e controle do estoque de material bélico da Corporação.

� Controla a qualidade dos materiais adquiridos e da prestação dos serviços.

Centro de Suprimento e Manutenção – Intendência (CSM/Int):

� Executa o suprimento e manutenção de material de intendência e de transporte e o apoio

de subsistência da PMPE.

� Controla a qualidade dos materiais adquiridos e dos serviços prestados.

Centro de Suprimento e Manutenção – Telefonia (CSM/Tel):

� Executa as atividades de suprimento de materiais, instalação e manutenção do sistema

telefônico.

Centro de Engenharia e Construção (CEC):

� Controla a qualidade da execução das obras e serviços de manutenção, reforma e

ampliação das edificações da PMPE.

Centro de Processamento de Dados (CPD):

� Executa a coleta de dados numéricos referentes ao funcionamento dos sistemas

integrantes da Corporação.

� Analisa estatisticamente os dados apurados.

� Executa o processamento eletrônico de dados.

Elabora o anuário estatístico da PMPE.

3.4) Diretoria de Finanças: coordenação e controle da execução, no âmbito das Comissões, das

atividades relativas a finanças e todos os demais atos de competência normativa.

3.5) 6ª Seção do Estado-Maior Geral: coordenação e controle da execução, no âmbito das

Comissões, das atividades relativas à dotação orçamentária e financeira e todos os demais atos

de competência normativa.

3.6) Comissões Permanentes de Licitação: Órgãos participantes do Sistema de Apoio Logístico da

PMPE. São compostos pelas seguintes comissões de licitação:

� Comissão Permanente de Licitação Central – CPL/CENTRAL;

� Comissão Permanente de Licitação para Contratação de Serviços e Obras – CPL/CSO;

� Comissão Permanente de Licitação do Agreste – CPL/AGRESTE;

� Comissão Permanente de Licitação do Sertão – CPL/SERTÃO;



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� Comissão Permanente de Licitação do Centro de Apoio ao Sistema de Saúde –

CPL/CASIS;

� Comissão Permanente de Licitação do Centro de Assistência Social – CPL/CAS; e

� Comissão Permanente de Licitação do Colégio da Polícia Militar – CPL/CPM-DGP.



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4) PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DOS AGENTES RESPONSÁVEIS PELA GESTÃO DE

LOGÍSTICA – NÍVEL UNIDADE ADMINISTRATIVA:

Os militares envolvidos e responsáveis pela gestão de recursos materiais, além outras

normas constantes de regulamentos específicos, devem cumprir as seguintes atribuições:

4.1) COMANDANTE:

� Gerenciar todas as atividades administrativas da OME.

� Fazer cumprir a fiscalização sobre todos os processos administrativos relacionados a

gestão de materiais e serviços, exigindo os relatórios e prestações de contas.

� Adotar medidas administrativas cabíveis e necessárias sobre os resultados apontados nas

investigações e relatórios gerenciais.

� Designar comissão específica para procedimentos de exame e aceitação de materiais e

serviços.

� Designar comissão específica para os procedimentos do inventário de materiais.

� Designar comissão específica para exame e descarga de materiais.

� Designar encarregado para apurar através de Inquérito Técnico danos causados aos bens

da OME.

4.2) FISCAL ADMINISTRATIVO:

� Assessorar o Comandante nos assuntos de administração patrimonial, material e

financeira da OME.

� gerenciar o sistema de suprimentos da OME

� Coadjuvar o Comandante no planejamento, na coordenação e no controle administrativo

da OME.

� Informar ao Comandante, de imediato, sobre irregularidade que constatar ou que chegar

ao seu conhecimento, a fim de que sejam tomadas as providências julgadas necessárias, para

evitar danos e/ou prejuízos à Fazenda Estadual.

� Fiscalizar e fazer cumprir através dos escalões subordinados, as normas e disposições

referentes à gestão financeira, patrimonial, aquisições e recebimento de materiais, transportes e

comunicações, segurança das instalações, manutenção dos bens móveis e imóveis, além dos

serviços gerais da OME.

� Proceder a permanente fiscalização dos registros contábeis, referentes à administração

patrimonial, responsabilizando-se por sua conferencia e exatidão.

� Diligenciar para que sejam dirimidas dúvidas e solucionadas questões dos demais agentes

a ele subordinados.

� Diligenciar para que as despesas liquidadas sejam encaminhadas para pagamento.



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� Zelar para que sejam procedidos os registros contábeis dos bens móveis e imóveis da

OME, de acordo com os preceitos deste regulamento e das instruções que regulam o assunto.

� Zelar para que os recursos gerados ou recebidos na OME, como resultado da exploração

econômica de bens móveis e/ou imóveis, por indenização e por motivos indicados em outras

instruções, sejam, de imediato, recolhidas à conta bancária específica, obedecidas as instruções

sobre o assunto.

� Orientar e supervisionar o recebimento e o exame de material destinado a OME.

� Solicitar ao Comandante, sempre que julgar necessário, a presença de técnicos ou peritos,

para exame qualitativo de material especializado a ser recebido pela OME.

� Assistir, sempre que puder, ao fornecimento de material e a prestação de serviços à

frações da OME, diligenciado para a execução oportuna e de acordo com as tabelas em vigor.

� Prestar informações e pareceres sobre assuntos de sua competência.

� Participar, quando determinado, das reuniões de prestação de contas e ficar em condições

de apresentar as variações patrimoniais ocorridas.

� Ter sob sua coordenação a redação dos atos e fatos administrativos que devem ser

publicados em boletim da OME.

� Fiscalizar e orientar os trabalhos desenvolvidos pelas Comissões de Exame e

Recebimento de bens e das Comissões de Exame e Descarga de bens.

� Acompanhar e orientar os trabalhos desenvolvidos pelos encarregados dos Inquéritos

Técnicos, de sorte a ser obtido resultado concreto das investigações.

� Fazer cumprir as disposições referentes aos processos de Inventário, fiscalizando os

trabalhos desenvolvidos pelas Comissões designadas, e propondo ao Comandante a adoção de

mediadas administrativas relacionadas as alterações ocorridas.

4.3) ALMOXARIFE E APROVISIONADOR:

� Responsabilizar-se pela gestão e contabilidade dos bens a seu cargo, mantendo em ordem

e em dia a respectiva escrituração, de acordo com a legislação e modelos em vigor, em especial o

estoque de materiais de consumo e a posição patrimonial de material permanente.

� Providenciar a manutenção necessária dos bens, certificando-se sempre pelo correto

serviço de acordo com as prescrições previamente estabelecidas.

� Efetuar pedidos de aquisição de material ou de prestação de serviços, submetendo-os ao

Fiscal Administrativo.

� Participar à Divisão Administrativa, com a periodicidade estabelecida na legislação em

vigor, o movimento de entrada e saída de material do almoxarifado e depósitos, sob sua

responsabilidade.

� Confeccionar a documentação que autoriza a despesa e apresentá-la ao Fiscal

Administrativo.



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� Distribuir aos setores da OME o material mandado fornecer mediante ordem em boletim ou

pedido regulamentar, após o mesmo ter sido submetido ao Fiscal Administrativo.

� Receber, passando recibo nos documentos que lhe forem apresentados, o material

destinado à unidade, cuja entrega lhe seja feita diretamente pelos Órgãos Provedores, assumindo,

individualmente, toda responsabilidade, quer sob o ponto de vista quantitativo, quer sob o aspecto

qualitativo.

� Possuir relação de todo o material distribuído sem responsável direto e permanente, com

designação dos lugares em que esse material se encontre.

� Dirigir o armazenamento do material que deva ser remetido a qualquer setor ou a outro

destino, remetendo uma guia dentro do próprio volume e outra com o ofício de remessa.

� Estar em dia com a legislação e ordens referentes ao material distribuído aos setores da

OME, a fim de que possa manter a contabilidade e escrituração respectivas dentro das normas

em vigor.

� Zelar pelas boas condições de armazenamento todo o material da OME, agindo nas

necessidades de reparação ou substituição dos bens estragados ou extraviados, e certificar-se se

os serviços de limpeza e conservação do material obedecem às prescrições regulamentares.

� Participar ao Fiscal Administrativo, logo que se verifique, a avaria ou a falta de qualquer

artigo sob sua responsabilidade, prestando-lhe os necessários esclarecimentos e indicando os

responsáveis, se for o caso.

� Dirigir os trabalhos do rancho da OME, de acordo com os preceitos regulamentares,

executando ou fazendo executar a escrituração respectiva.

� Receber, guardar, conservar nas melhores condições e distribuir os gêneros alimentícios

de conformidade com as tabelas em vigor.

� Receber todo o material do rancho e zelar pela sua guarda e conservação.

� Fiscalizar os serviços de rancho e zelar pela disciplina e higiene do pessoal das cozinhas,

copas e refeitórios.

� Submeter ao Fiscal Administrativo, para verificação ou conferência e conseqüente

aposição do visto ou conferido conforme o caso, os documentos organizados no Setor de

Aprovisionamento.

� Proceder, na forma de instruções específicas, ao controle dos gêneros alimentícios

existentes no almoxarifado.

� Examinar, fazendo pesar, medir ou contar os gêneros alimentícios recebidos.

� Cumprir e fazer cumprir, quando for o caso, as instruções específicas no tocante às

aquisições dos gêneros alimentícios.

� Prestar informações e dar pareceres sobre assuntos de sua inteira competência.

� Adotar providências para processamento do inventário, conforme regulamento específico.



19

4.4) DOS AUXILIARES DOS SETORES ADMINISTRATIVOS:

Os graduados e outras Praças das seções administrativas da OME são auxiliares diretos dos

respectivos chefes de seção, competindo-lhes:

� Executar os trabalhos de escrituração nos serviços de tesouraria, almoxarifado, rancho,

serviços gerais, segurança predial e outros que lhes forem confiados, mantendo-os

permanentemente em ordem.

� No serviço da tesouraria, a execução dos trabalhos de contabilidade, escrituração e

arquivo que lhes forem distribuídos;

� No serviço do almoxarifado, a execução dos trabalhos de escrituração, na guarda, na

organização e na conservação dos bens armazenados e dos trabalhos de recebimento e

distribuição do material.

� No serviço do aprovisionamento, a execução dos trabalhos de escrituração, o recebimento,

a conservação e a distribuição dos gêneros alimentícios, de conformidade com as disposições

regulamentares.

� Ao graduado do rancho incumbe a direção do serviço de cozinha e de refeitório e o zelo

pela ordem, pelo asseio e pela disciplina e obediência às normas de prevenção de acidentes

nestas dependências.

� Nas cozinhas incumbe o serviço de copa e faxina, o controle e manutenção do material

carga e do relacionado que lhes forem distribuídos e o fiel cumprimento das normas de prevenção

de acidentes.

� Ao cozinheiro compete receber os gêneros alimentícios do dia, preparar as refeições em

conformidade com o cardápio estabelecido, proceder à entrega das mesmas aos auxiliares de

rancho para distribuição, zelar pela boa ordem do serviço na cozinha, pelo asseio e pela disciplina

e observância das normas de prevenção de acidentes e responder pela carga e conservação do

material que lhe for distribuído.



20

5) RESPONSABILIDADES DOS AGENTES RESPONSÁVEIS PELA GESTÃO DE

LOGÍSTICA2:

5.1) GENERALIDADES:

A responsabilidade dos agentes da administração decorre do princípio da

prevalência total do interesse público ou coletivo sobre o particular, além da previsão

constitucional elencada no art. 37, § 6º.

Todo servidor, militar ou civil, investido em função, cargo ou encargo, que vier a

causar prejuízos ao patrimônio público, às pessoas físicas e/ou jurídicas ou ao serviço,

terá sua responsabilidade administrativa, civil e/ou criminal, vinculadas às omissões ou

atos ilegais em que incorrer ou praticar.

A responsabilidade será civil quando ocorrer prejuízos para o Estado ou para

pessoa física ou jurídica.

A responsabilidade civil não isenta o responsável da sanção administrativa e/ou

criminal relativa ao evento.

A responsabilidade civil imputada ao agente ou auxiliar culpado acarretará o

ressarcimento dos danos ou prejuízos causados ao Estado ou a terceiros, com as

cominações legais, em decorrência da respectiva ação regressiva promovida pelo Estado.

Os débitos resultantes de responsabilidade civil não se anulam pela absolvição

administrativa ou criminal do agente, exceto quando, em última instância, a ação civil

correspondente for julgada improcedente.

O ressarcimento dos danos sob responsabilidade do agente público (civil ou militar)

se dará de for administrativa ou judicial.

Os auxiliares dos agentes da administração respondem perante os respectivos

chefes diretos.

A responsabilidade que resultar de perda, dano ou extravio de recursos, valores ou

outros bens entregues aos auxiliares do agente, será a este imputada, exceto se ficar

comprovada a culpa de seu chefe ou de outrem.

O Estado responderá pelos danos que os agentes da administração causar a

terceiro, cabendo-lhe ação regressiva contra os responsáveis, nos casos de culpa ou

dolo.

2 Adaptado do Regulamento de Administração do Exército Brasileiro, Decreto nº 98.820, de 12 de janeiro de 1990.



21

A responsabilidade do estado é objetiva, estando presente o nexo de causalidade e

o dano. A responsabilidade do agente público é subjetiva, devendo estar presente a

culpa, o dano e o nexo de causalidade.

A comprovação de ausência ou exclusão de nexo causal, dano ou culpa isenta a

responsabilidade civil, quanto esta for objetiva e subjetiva.

A força maior, o causo fortuito, culpa da vítima e a culpa de terceiro são elementos

de exclusão do nexo causal.

Nos casos de roubo, furto, extorsão, incêndio ou dano material, a isenção de

responsabilidade fica dependente da ausência de culpa do agente da administração.

Nenhuma ordem emanada de autoridade superior ou responsável que venha

implicar em prejuízo para o Estado, ou contrariem a legislação vigente, deve ser

cumprida, sob pela de responsabilização solidária do agente executor, salvo as

decorrentes de atos lícitos previstas na lei (art. 5º, inc. XXV CRFB/88, art. 188 Código

civil, lei de licitações).

Ordens decorrentes de atos ilícitos nunca podem ser cumpridas, devendo ser

comunicadas para adoção das medidas cabíveis e necessárias a sua apuração.

5.2) DA RESPONSABILIDADE FUNCIONAL:

O servidor, militar ou civil, no desempenho de qualquer função administrativa, será

responsabilizado essencialmente:

1) Pelos atos que executar no exercício de suas funções, em desacordo com

leis, regulamentos e disposições vigentes;

2) Pelas omissões nos seus deveres funcionais;

3) Pela ineficiência de sua administração em qualquer cargo ou encargo;

4) Pelas conseqüências da não observância, por negligência, de disposições

legais ou de ordens emanadas de autoridades competentes;

5) Pelos compromissos que assumir em nome da OME, sem estar autorizado;

6) Pelas despesas ordenadas sem o respectivo crédito ou em desacordo com a

especificação orçamentária vigente;

7) Pelos erros que resultem em pagamentos indevidos;

8) Pelo cumprimento de ordem de natureza administrativa, que julgar ilegal ou

prejudicial ao Estado, sem providências para resguardar sua responsabilidade;

9) Quando, previamente avisado, não tomar providências oportunas e

adequadas para evitar e corrigir atos ilegais praticados por servidor subordinado;



22

10) Pelo atraso que causar às conferências de escrituração, prestações de

contas, tomadas de contas, passagens de bens, entregas ou transmissões de valores,

remessas de documentos e andamentos de processos;

11) Pela não efetivação dos descontos obrigatórios e autorizados;

12) Pelas faltas e irregularidades constatadas na passagem de bens,

transmissão de recursos e outros valores, tomada e prestação de contas, conferência de

escrituração, e no recebimento, distribuição, remessa, inclusão e exclusão de material.

13) Pelo desempenho incorreto das obrigações decorrente do seu cargo ou

encargo;

14) Pelo irregular enquadramento das despesas, em relação às finalidades

básicas exigidas pelas disposições pertinentes;

15) Pelas irregularidades na escrituração que lhe esteja afeta, sem a

observação das medidas corretivas aplicáveis.

5.3) DA RESPONSABILIDADE PESSOAL:

O agente encarregado da gestão de bens, valores e recursos públicos ou de

terceiros, responderá:

1) Pelos recursos recebidos, até a prestação de contas;

2) Pelos erros de cálculos;

3) Pelos pagamentos que efetuar;

4) Pelo emprego indevido dos bens, valores e recursos a seu cargo;

5) Pelos danos que cometer culposamente no exercício da função.

O agente que subscrever qualquer documento é responsável pela autenticidade

das informações nele contidas.

O agente encarregado de conferir documento administrativo responderá pela

exatidão dos cálculos e das quantias porventura inseridas em desacordo com as

observações registradas.

5.4) DA RESPONSABILIDADE COLETIVA:

A responsabilidade dos componentes da administração que participarem de

determinado evento é, em princípio, solidária.

A administração da OME ou o escalão imediatamente superior poderá atribuir

valores proporcionais às responsabilidades dos agentes e/ou auxiliares envolvidos no

evento.



23

A responsabilidade só não abrangerá aquele que através da indispensável

ponderação, seguida da participação escrita, definir sua discordância relativa ao fato

considerado.

Os membros das comissões serão todos responsabilizados quando, de comum

acordo, participarem de qualquer ata lesivo aos interesses do Estado ou de terceiros, ou

contrário às disposições vigentes.

As comissões ou encarregados designados para inspecionar ou examinar o

desempenho funcional dos agentes da administração de uma OME, terão

responsabilidade solidária, quando vierem a ser constatadas irregularidades ocorridas no

período considerado e ficar comprovado que aquelas comissões ou aqueles

encarregados tiveram informações ou dados para responsabilizar os faltosos e não o

fizerem.



24

6) FUNÇÕES PRECÍPUAS DA GESTÃO DE MATERIAIS APLICÁVEIS A GESTÃO DE

LOGÍSTICA:

6.1) RACIONALIZAÇÃO:

A racionalização é a luta contra o desperdício, sendo a simplificação sua principal

técnica para eliminar o desnecessário. Racionalizar é o melhor caminho para utilização

dos recursos, aplicando logicamente os elementos funcionais, para diminuir o nível de

desperdício de tempo, energia, material e oportunidade, a fim de se conseguir eficácia

(fazer a coisa certa), através da eficiência (uso racional dos recursos – fazer mais

gastando menos), aumentando a produtividade para alcançar a efetividade (mudança no

ambiente externo). Diminuir o desperdício.

6.2) SIMPLIFICAÇÃO:

A simplificação é a técnica organizacional que consiste em analisar o trabalho para

identificar o nível de participação de cada fase ou etapa de um fluxo ou uma rotina, para

consecução do propósito, objetivando classificá-las para eliminar as desnecessárias e

integrar logicamente as imprescindíveis, constituindo seqüências ou ciclos mais

produtivos e menos dispendiosos, para fazer incidir as energias e os recursos disponíveis

nas partes do conjunto que podem melhor aproveitar os investimentos. Eliminar o

desnecessário.

6.3) PADRONIZAÇÃO:

Análise de materiais a fim de permitir o seu intercâmbio, possibilitando a não-

entocagem de quantidade excessivas.

A padronização é conhecida pelos compradores como a melhor base para a

eficiência das compras, pois tende a obter para todas as necessidades similares o artigo

que a necessidade indica ser o melhor. Permite ao comprador adquirir em grandes

quantidades o que é possível somente quando o item deve ser adquirido para todas as

Unidades de serviço; facilita a permuta de artigo entre as mesmas, a manutenção dos

estoques pela eliminação de variedades desnecessárias e a concentração de atenção,

fazendo, portanto, que os itens de estoque prontos para uso etc. Similitude e reiteração

documentada.

A padronização pode ser de métodos, processos e critérios; tipos; dimensões;

qualidade; desempenho de performance.



25

7) FUNÇÕES ESPECÍFICAS DA GESTÃO DE MATERIAIS E SERVIÇOS APLICÁVEIS

A GESTÃO DE LOGÍSTICA:

7.1) ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA DE BENS E SERVIÇOS:

Especificação técnica é a descrição minuciosa do bem ou serviço e possibilita melhor

entendimento entre o consumidor e o fornecedor quando ao tipo de material a ser requisitado,

identificando-o e distinguindo-o de seus similares. Deve-se especificar o formato, tamanho, peso,

medidas, material em que é fabricado. É o mesmo que descrição dos atributos do material.

Quanto maior a especificação (detalhada) mais informação sobre o item e menos dúvidas se

terá a respeito de sua composição e características. A especificação facilita as compras do item,

pois permite ao fornecedor uma idéia precisa do material a ser adquirido. Facilita a inspeção e o

exame do material no ato de recebimento.

Todo objeto pretendido na previsão de despesa deve ser devidamente especificado.

As principais vantagens de uma boa especificação são:

� Facilita às tarefas de coleta de preços.

� Facilita a negociação empreendida pelo comprador com o fornecedor.

� Indica as informações necessárias ao transporte, identificação, inspeção,

armazenagem e preservação dos materiais.

� Fixa os requisitos e características exigíveis na fabricação e no fornecimento de

materiais.

� Elimina dúvidas na identificação de um material.

� Possibilita que se efetue a padronização.

� Possibilita a catalogação.

Os r requisitos básicos para especificar bens e serviços para a gestão de materiais e serviços

consiste em:

1) Observância do princípio constitucional3 da isonomia (igualdade de condições a todos os

licitantes), no sentido de não possibilitar o direcionamento das especificações para determinado

produto, bem como as previsões da legislação de licitação, notadamente os requisitos presentes

no art. 7°, 14 e 15 da Lei n° 8.666/93, e demais normas afins.

2) Deve ser completa, objetiva, sem indicar marca ou referência do produto, salvo nos casos

que for tecnicamente necessário (peças originais de reposição, durante o período de garantia).

3) Deve conter ao indicativo da funcionalidade do bem ou serviço, não podendo restringir por

características inócuas ou que não interfiram no padrão de qualidade.

3 Art. 37, XXI CRFB/88.



26

4) Deve ser exigido os laudos de conformidade com normas de qualidade e/ou construção,

tais como: INMETRO, Certificado de Aprovação (CA) do Ministério do Trabalho e Emprego, CE,

ISI, NFPA, OSHO, IMCI, dentre outros.

5) Usar termos técnicos adequados e usuais e critério de qualidade para determinado uso.

6) A denominação deverá, em princípio, ser sempre no singular.

7) A denominação deverá prender-se ao material especificamente e não a sua forma ou

embalagem, apresentação ou uso;

8) Utilizar, sempre que possível, denominações únicas para materiais da mesma natureza.

9) Utilizar abreviaturas devidamente padronizadas.

7.2) CODIFICAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS:

Codificação (classificação ou identificação) de bens e serviços, com um conjunto de

caracteres, visa traduzir suas principais características.

Segundo VIANA (2000), “é a representação por meio de um conjunto de símbolos

alfanuméricos ou simplesmente numéricos que traduzem as características dos materiais, de

maneira racional, metódica e clara”.

Os principais objetivos da codificação consistem possibilitar:

� rápida visualização das características gerais dos materiais.

� simplificação da requisição do material quando permite que seja feita apenas pelo código.

� utilização de sistemas automatizados de controle que:

• Facilitam a comunicação interna dentro da organização.

• Evitam a duplicidade de itens no estoque.

• Facilitam a padronização de materiais.

• Facilitam o controle contábil.

• Permite o pleno controle de estoque, de compras em andamento e de recebimento.

Nos órgãos da administração executiva do Estado de Pernambuco, o sistema de codificação

decimal é o utilizado para cadastramento de materiais, serviços e obras, contendo peculiaridades

específicas.

A codificação de produtos e serviços, precede a licitação e o empenhamento, é efetuado por

meio do Sistema E-FISCO, através da Gestão de Banco de Preços (GBP).

No GBP os itens a serem cadastrados se dividem em:

• GRUPO = nível máximo de classificação de materiais e serviços.

• CLASSE = segundo nível de classificação.

• MATERIAL/SERVIÇO = Descrição genérica.

• ITEM DE MATERIAL/SERVIÇO = Descrição detalhada.



27

Exemplo:

Grupo ---> 35 - Maquinas e Equipamentos para Serviços Gerais

Classe ---> 3520 - Equipamentos para Acondicionar e Embalar

Material ---> 3999 - 3 - Maquina para Embalagem

Item de Material ---> 27597 - 2 - Confeccionada em chapa de aço com

pintura Epoxi, utilizada para Embalagem de alimentos, 110/220 volts

com seletor de voltagem, pesando 6kg, peso c/ embalagem 6,5 Kg,

cubagem de 0,03m cúbicos, dimensão 300mm x 150mm.

7.3) CADASTRAMENTO:

O cadastramento de bens e serviços consiste em registrar em sistema informatizado ou fichas

de estoque, as especificações e códigos dos materiais.

Nos órgãos da Administração direta do Estado de Pernambuco, o cadastramento é efetuado

através do Sistema E-Fisco, na Gestão do Banco de Preços (GBP).

No sistema de Gestão de Banco de Preços (GBP) do E-FISCO, os materiais e serviços são

divididos em GRUPOS,

7.4) CATALOGAÇÃO:

Consiste em ordenar, de forma lógica, as informações relativas aos materiais cadastrados, de

forma a facilitar a consulta pelas diversas áreas da instituição.

As principais características da catalogação são

� Oferecer diversas opções de na localização de informações.

� Facilitar a procura correta do material desejado.

� Possibilitar a conferência dos dados de identificação dos materiais.



28

8) O FLUXO DA EXECUÇÃO DA DESPESA NA PMPE:

Na PMPE o fluxo da execução da despesa, além de seguir os dispositivos

constitucionais e legais, é também orientada e regida pelo Regimento Interno do Sistema

de Aquisição de Bens e Serviços, aprovada pela Portaria do Comando Geral nº 45, de

30/11/2009.

8.1) PREVISÃO DAS NECESSIDADES DE MATERIAIS E SERVIÇOS:

Pode decorrer das necessidades normais, atreladas ao exercício das atividades

meio e fim das missões institucionais, ou decorrer de situações anormais surgidas no

cumprimento dessas atividades.

Na primeira situação, a Administração deve possuir adequada estrutura e

planejamento para consecução das medidas ordinárias para manutenção de suas

atividades, sem que haja solução de continuidade.

No segundo caso, independente das situações fortuitas, decorrentes da

imprevisibilidade, a Administração deve manter as condições suficientes de manutenção

preventiva e corretiva das falhas, de forma a evitar a descontinuidade da prestação dos

serviços públicos.

Portanto, a previsibilidade das necessidades de compras e serviços deve ocorrer

com vistas as demandas normais e extraordinárias, todavia, sempre com a precisão e

celeridade adequadas.

8.2) REQUISIÇÃO (PEDIDO):

Diante da previsão de necessidades de compras ou serviços, deve o agente

administrativo proceder a respectiva requisição, que deve atender aos seguintes

requisitos mínimos, sob pena de devolução ao setor requisitante para as devidas

retificações:

� Registro da existência de Dotação Orçamentária para fazer face às

despesas com o objeto pretendido (Art. 7º, § 2º, Inc. III; Art. 14 e Art. 38, Caput, tudo da

Lei nº 8.666/93).

� Indicação da finalidade.

� Especificação completa do bem a ser adquirido ou serviço a ser contratado

sem indicação de marca ou inclusão de características ou especificações exclusivas (sem

similaridade), de forma a direcionar o objeto a determinada marca ou o serviço a uma

empresa específica (Art. 7º, § 5º e Art. 15, § 7º, Inc. I da Lei nº. 8.666/93).



29

� No caso de aquisições de bens e serviços comuns, os itens a serem

contratados deverão estar obrigatoriamente acompanhados dos códigos existentes em

sistema específico (E-FISCO ou outro que venha a substituí-lo), os quais poderão ser

obtidos através do Portal de Compras Corporativas do Estado.

� No caso de aquisições de bens de qualquer natureza, definição das

unidades e quantidades a serem adquiridas em função do consumo e utilização prováveis

(Art. 15, § 7º, Inc. II da Lei nº. 8.666/93).

� Projetos Básicos nos casos de contratação de obras e serviços (Art. 7º, § 2º,

Inc. I da Lei 8.666/93).

� Orçamento estimado de cada item a ser licitado em planilha de quantitativos

e preços unitários (Art. 40, § 2º, Inc. II da Lei nº. 8.666/93), com base nos valores

praticados no mercado, por ocasião da elaboração do pedido/requisição. Deverão ser

anexados no mínimo três cotações de empresas do ramo pertinente ao objeto a ser

licitado, ou ser justificado os motivos do não atendimento deste requisito.

� Definição do local e do prazo de entrega do bem a ser adquirido ou do prazo

para conclusão da obra ou serviço a ser executado, ou ainda do cronograma de execução

ou de entrega de cada item licitado no caso de fornecimento de bens com entrega

parcelada (Art. 40, Inc. II da Lei nº. 8.666/93).

� Registro do prazo de pagamento das despesas advindas do objeto a ser

licitado, observados o disposto no Art. 5º, § 3º e Art. 40, Inc. XIV, alínea “a” da Lei

8.666/93.

� Definição do prazo de garantia ou de validade, quando for o caso, de acordo

com a natureza do objeto, além das condições de assistência técnica, fiscalização

contratual e sansões administrativas.

� Outras informações julgadas pertinentes, devendo ainda ser observado o

disposto na Portaria SAD N° 316, de 04 de Março de 2008, ou outra que venha substituí-

la.

Concluído o processo licitatório efetuado por uma das Comissões de Licitação

integrante do Sistema de Aquisição de Bens e Serviços da PMPE, excertos do referido

procedimento será encaminhado pelo Presidente da respectiva Comissão à Unidade

requisitante, vez que, permanecerão descentralizados os Estágios da Despesa

(Empenho, Liquidação e Pagamento), bem como o processo de contratação, devendo o

empenhamento ocorrer por meio das Notas de Provisões de Crédito Orçamentário



30

encaminhadas às OMEs, ou, quando for o caso, formalizado pela própria Diretoria de

Finanças da Corporação ou Divisão de Finanças do CASIS.

As hipóteses de Dispensas de Licitação previstas nos Incisos I e II do Artigo 24 da

Lei Federal nº. 8.666/93, e suas alterações, poderão ser formalizadas pelas diversas

OMEs da Polícia Militar, através de seus respectivos Setores de Fiscalização

Administrativa.

Os órgãos e unidades que integram a Corporação, e não possuam Comissões

Permanentes de Licitação, deverão encaminhar suas requisições de bens e serviços para

a SUBCHEFIA DO ESTADO MAIOR GERAL, observando sempre a necessidade de

compilar os objetos idênticos e de mesma natureza para instauração de um único

procedimento licitatório, com conseqüente ganho de economia de escala.

No caso das unidades requisitantes serem integrantes do Sistema de Saúde da

Corporação, suas requisições deverão ser encaminhadas diretamente à CHEFIA DO

CENTRO DE APOIO A SISTEMA DE SAÚDE, que tomará as providências legais no

sentido de atender o pleiteado.

As requisições de despesas serão verificadas, observado sua conveniência e

finalidade, além da legalidade, formalidade da requisição e compatibilidade orçamentária

e financeira.

8.3) DO PROCESSAMENTO DAS REQUISIÇÕES:

Quando a requisição tratar de compra de bens, e não havendo disponibilidade em

estoque, ou não haja possibilidade de remanejamento de outra OME, e sendo aprovada a

pertinência da requisição, a SUBCHEFIA DO ESTADO MAIOR GERAL solicita ao

Comandante Geral (Ordenador de despesas) a liberação de recursos financeiros, para

execução da despesa nas seguintes situações:

1) Através de Nota de Provisão de Crédito Orçamentário (NPCO) diretamente pela

OME requisitante, verificado a possibilidade legal em razão do valor da despesa

elencada; ou

2) Através de licitação, devendo previamente encaminhar a documentação para a

Diretoria de Apoio Logístico que deverá elaborar o Termo de Referência (para bens e

serviços comuns) ou Projeto Básico (obras e serviços de engenharia), e a respectiva

Solicitação de Aquisição (SA) no E-FISCO. Quando se tratar de bens ou serviços relativos

ao sistema de saúde, o CASIS adotará similar procedimento.



31

Quando o objeto pretendido não houver sido cadastrado no E-FISCO, deverá ser

feito previamente a elaboração do Termo de referência, na condição de cadastro de

material ou serviço, ou item de material ou serviço, conforme o caso.

Termo de Referência está para o Pregão, assim como o Projeto Básico está para

as modalidades licitatórias ditas clássicas ou convencionais4, especialmente cujo objeto

seja obra e serviços de engenharia.

Tanto o Termo de Referência quanto no projeto básico, têm por objetivo, conter a

especificação do objeto, de forma clara, concisa e objetiva, o prazo de execução, prazo e

forma de pagamento, as sanções aplicáveis, as obrigações do contratado e do

contratante e demais elementos essenciais à execução do contrato5.

8.4) LICITAÇÃO:

Licitar é um comando constitucional, previsto no art. 37, inc. XXI, que preconiza,

ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e

alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure

igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam

obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei,

o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica

indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações.

No Brasil, a Lei nº 8.999/93 estipula as regras gerais sobre licitações e contratos no

âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, dos poderes executivo,

legislativo e judiciário. A licitação destina-se a garantir a observância do princípio

constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração

e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da

legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade

administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos

que lhes são correlatos.

São modalidades de licitação prevista na lei de licitação, convite, tomada de

preços; concorrência, concurso e leilão. São aplicados de acordo com o tipo e o valor do

objeto a ser pretendido contratar.

A lei 10.520/2002 criou uma nova modalidade de licitação, o Pregão, que pode

ocorrer na forma eletrônica ou presencial. Este tipo de modalidade, que é utilizado para

4 Previstas no art. 22 da Lei nº 8.666/93. 5 Art. 13, § 1° do Decreto Estadual n° 32.539/08. Dispõe sobre a modalidade de licitação, denominada pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns no âmbito do Poder Executivo Estadual, e dá outras providências.



32

licitar pretensões contratuais cujo objeto sejam bens e serviços comuns, independente do

valor, trouxe celeridade, transparência, economia e eficiência aos procedimentos

licitatórios.

No Estado de Pernambuco o pregão é regido, além das previsões da lei nº

10.520/2002, nos termos da Lei n° 12.986, de 17 de março de 2006, e regulamentado

pelos Decretos n° 32.539/2008 (pregão eletrônico) e Decreto nº 32.541/2008 (pregão

presencial)

Quando se tratar de Sistema de Registro de Preços, observar-se-á o disposto nos

Decreto n° 34.314, de 27 de novembro de 2009.

8.5) DISPENSA OU INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO:

Nos termos dos art. 24 e 25 da Lei n° 8.666/93.

8.6) NOTA DE EMPENHO OU CONTRATO ADMINISTRATIVO:

Adjudicado o objeto em favor do licitante vencedor do certame e homologado o

respectivo processo licitatório, ou mesmo ratificado a dispensa ou inexigibilidade de

licitação, o termo de contrato poderá ser expedido, materializando-se apenas pela Nota

de Empenho ou através de Contrato Administrativo, conforme requisitos legais.

Em ambos, o contratado deverá adimplir o objeto licitado, conforme condições e

obrigações inicialmente estabelecidas no edital da licitação, que continuará vigido, em

razão do princípio da vinculação ao instrumento convocatório6.

O instrumento de contrato é obrigatório nos casos de concorrência e de tomada de

preços, bem como nas dispensas e inexigibilidades cujos preços estejam compreendidos

nos limites destas duas modalidades de licitação, e facultativo nos demais em que a

Administração puder substituí-lo por outros instrumentos hábeis, tais como carta-contrato,

nota de empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço.

É dispensável o "termo de contrato", a critério da Administração e

independentemente de seu valor, nos casos de compra com entrega imediata e integral

dos bens adquiridos, dos quais não resultem obrigações futuras, inclusive assistência

técnica.

Compras para entrega imediata são aquelas com prazo de entrega até trinta dias

da data prevista para apresentação da proposta.

6 Art. 3° da Lei n° 8.666/93.



33

8.7) DA EXECUÇÃO CONTRATUAL:

Após a conclusão da licitação, através da Homologação pelo Ordenador de Despesa, será

procedida a contratação do fornecedor de bens, serviço ou obra, sendo expedido o competente

termo contratual, através da simples Nota de Empenho ou Contrato Formal.

Nas compras com entrega imediata e integral contratações de pronta entrega, entendidas

como aquelas cujo prazo de conclusão não exceda 30 (trinta) dias corridos, dos quais não

resultem obrigações futuras, inclusive assistência técnica, a Nota de Empenho servirá para

formalizar a contratação, ficando o fornecedor vinculado a todas as obrigações e determinações

contidas no instrumento convocatório da licitação.

Nos demais casos é obrigatório o Contrato formal, contendo todas as cláusulas necessárias e

suficientes para execução do objeto licitado.

Seja qual o meio de formalização, o objeto licitado deverá ter sua execução acompanhada por

um agente administrativo, comumente designado como Fiscal do Contrato, e quando da entrega

ou conclusão do serviço ou obra, deve ser atestado o recebimento definitivo por uma Comissão

específica, possibilitando o pagamento e inclusão no patrimônio da organização.

8.8) FISCALIZAÇÃO CONTRATUAL:

O Ordenador de Despesa, ou autoridade competente, deverá desde a aprovação do Termo

de Referência, estabelecer quem será designado para o encargo de Fiscal do Contrato, com

menção expressa em cláusula contratual.

Compete ao Fiscal do Contrato, de posse da documentação hábil (contrato administrativo,

nota de empenho, proposta comercial da empresa e instrumento convocatório da licitação, termo

de referência, termo de especificações técnicas), o acompanhamento e fiscalização da execução

do objeto contratado, devendo adotar, dentre outras medidas:

� Manter permanente contato com a empresa contratada, inteirando-se da execução do

objeto, auxiliando no que couber, para o fiel cumprimento das prescrições contratuais.

� Analisar e emitir parecer quanto às solicitações para prorrogação do prazo de execução

dos contratos.

� Registrar todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o

que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados, onde as decisões e

providências que ultrapassarem a sua competência, solicitando aos escalões competentes, em

tempo hábil, a adoção das medidas convenientes;

� Emitir parecer sobre a solicitação formal de aditamento contratual pela empresa

contratada, com a finalidade de prorrogação de prazo, acréscimos ou supressões financeiras.

� Solicitar a instauração de procedimento administrativo quando do descumprimento de

cláusulas do contrato, em especial o inadimplemento contratual, parcial ou total, de entrega,

execução ou prazo.

� Auxiliar, no que couber, a Comissão de Exame e Recebimento.



34

� Nos contratos de prestação de serviços ou obras, deverá certificar a nota Fiscal-Fatura e

remeter para o órgão competente pelo pagamento.

� Nos contratos de serviço continuado, comunicar formalmente o término da vigência do

contrato, sugerindo ou não, a renovação ou nova contratação, sempre em tempo hábil, nos termos

do regulamento específico.

� Elaborar e remeter a autoridade competente, Relatório de Fiscalização Contratual.

8.9) RECEBIMENTO PROVISÓRIO E DEFINITIVO DE BENS, SERVIÇOS E OBRAS:

Concluída a execução do contrato, com a entrega do bem ou finalização do serviço ou obra,

deverá ser procedida a análise quantitativa e qualitativa do objeto, verificando sua conformidade

com os termos do Instrumento Contratual ou mesmo com o instrumento convocatório da licitação.

Conforme art. 73 da Lei de Licitações, executado o contrato, em se tratando de obras e

serviços, o objeto será recebido Provisoriamente, pelo responsável por seu acompanhamento e

fiscalização, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em até 15 (quinze) dias da

comunicação escrita do contratado. Será recebido Definitivamente, por servidor ou comissão

designada pela autoridade competente, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes,

após o decurso do prazo de observação, ou vistoria que comprove a adequação do objeto aos

termos contratuais.

Da mesma forma, conforme previsão da lei especial de licitações, em se tratando de compras

ou de locação de equipamentos, o objeto será recebido Provisoriamente, para efeito de posterior

verificação da conformidade do material com a especificação, e Definitivamente, após a

verificação da qualidade e quantidade do material e conseqüente aceitação.

O recebimento provisório ou definitivo não exclui a responsabilidade civil pela solidez e

segurança da obra ou do serviço, nem ético-profissional pela perfeita execução do contrato,

dentro dos limites estabelecidos pela lei ou pelo contrato.

Conforme art. 74 da Lei de Licitações, poderá ser dispensado o recebimento provisório nos

casos de gêneros perecíveis e alimentação preparada, serviços profissionais, obras e serviços

contratadas no casos de dispensa de licitação por valor inferior ao limite de licitação, desde que

não se componham de aparelhos, equipamentos e instalações sujeitos à verificação de

funcionamento e produtividade.

Recebimento é o ato pelo qual o material licitado é entregue no local previamente designado,

não implicando, necessariamente, em aceitação, transfere apenas a responsabilidade pela guarda

e conservação do material, do fornecedor à Unidade recebedora. A prova do recebimento é

constituída pela assinatura da autoridade competente, no documento fiscal e, serve apenas como

ressalva ao fornecedor, para os efeitos de comprovação da data de entrega.

A Aceitação é o ato pelo qual o servidor competente declara na Nota Fiscal ou em outro

documento hábil, haver recebido o bem que foi adquirido, tornando-se neste caso, responsável



35

pela quantidade e perfeita identificação do mesmo, de acordo com as especificações

estabelecidas na Nota de Empenho, contrato de aquisição ou outros instrumentos.

A Comissão de exame e aceitação devem ser compostas por no mínimo 03 (três) agentes

públicos (militares e/ou civis), devendo ser considerado a especialização e capacitação

profissional dos membros da Comissão, relativa ao tipo de compra, serviço ou obra. Conforme a

especificidade do material, serviço ou obra examinada, caso seja comprovadamente necessário, a

Comissão de Exame e Recebimento poderá, convidar empresas ou técnicos, habilitados para

colaborar com todo o processo de exame.

Compete a Comissão de Exame e Aceitação, dentre outras atribuições:

� Efetuar a análise quantitativa e qualitativa do objeto, verificando sua conformidade com as

especificações previstas no contrato ou instrumento convocatório da licitação. A analise poderá

ser apenas física, por comparação de amostras ou padrões pré-estabelecidos, laudos ou

certificações de entidades técnicas, ou através de análise laboratorial.

� Em caso de conformidade com as especificações exigidas, a Comissão deverá atestar o

recebimento definitivo favorável, firmando o respectivo Termo de Exame e Aceitação, remetendo-

o ao escalão competente.

� Certificar a nota fiscal-fatura, a cargo do Presidente da Comissão.

� Encaminhar os objetos examinados ao responsável pelo armazenamento.

� Em caso de inadimplemento contratual, a Comissão deverá, em princípio expedir Termo de

Exigência, devendo solicitar as correções necessárias, em prazo determinado. Persistindo as

inconformidades a Comissão deverá rejeitar o objeto analisado, firmando Termo específico, que

possibilitará a instauração do procedimento administrativo próprio para apurar as

responsabilidades.

8.13) PROCESSO DE PAGAMENTO:

O órgão responsável pelo pagamento das despesas, ao receber as notas fiscais

devidamente certificadas, procedem a Liquidação da Despesa, que consiste na

verificação da legalidade e regularidade do contrato, ou seja, se o objeto da despesa foi

realmente prestado à administração, observando o valor exato e o credor deste recurso

público, conforme assevera o dispositivo da Lei nº 4.320/64 abaixo indicado:

“Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. § 1° Essa verificação tem por fim apurar: I - a origem e o objeto do que se deve pagar; II - a importância exata a pagar; III - a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação. § 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base: I - o contrato, ajuste ou acordo respectivo;



36

II - a nota de empenho; III - os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço”.

Assim como nos processos licitatórios, bem como nas dispensas e

inexigibilidade de licitação, os processos de liquidação da despesa deve,

obrigatoriamente, verificar a regularidade fiscal do contratado, em especial quanto:

1) Regularidade com a fazenda Pública (Nacional, Estadual ou Municipal)

conforme o caso:

2) Regularidade com o Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS):

3) Regularidade com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS):

4) Regularidade dos fornecedores, com a verificação das empresas Impedidas

ou Suspensas de licitar ou contratar com órgãos da administração pública:



37

9) PRINCIPAIS LEGISLAÇÕES APLICÁVEIS AO SISTEMA DA GESTÃO

DE LOGÍSTICA:

a) Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964 (Código Financeiro Federal).

b) Lei 5.172, de 25 de outubro de 1966 (Código Tributário Nacional).

c) Lei nº 7.741/78 (Código de Administração Financeira de Pernambuco).

d) Art. 198, § 3° da CRFB/88 (regularidade com o INSS).

e) Decreto nº 98.820, de 12 de janeiro de 1990 (Regulamento de Administração

do Exército).

f) Lei nº 8.429, de 2 de junho de 1992 (improbidade administrativa).

g) Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 (licitações e contratos).

h) Lei nº 9.012, de 30 de março de 1995 (regularidade do FGTS).

i) Lei nº 9.648, de 27 de maio de 1998 (limites para licitação).

j) Lei nº 9.854, de 27 de outubro de 1999 (declaração de empregabilidade de

menor).

k) Decreto nº 34.314, de 27 de novembro de 2009 (registro de preços).

l) Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000 (Responsabilidade Fiscal).

m) Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002 (Pregão).

n) Portaria STN nº 448, de 13 de setembro de 2002 (Classificação Despesa

Pública).

o) Decreto nº 25.467, de 19 de maio de 2003 (Gestão Patrimonial Imobiliário do

Governo do Estado de Pernambuco).

p) Decreto nº 26.945, de 22 de julho de 2004 (compras corporativas).

q) Lei nº 12.676, de 22 de outubro de 2004 (altera o Código De Administração

Financeira).

r) Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005 (regulamenta o pregão).

s) Lei nº 12.986, de 17 de março de 2006 (Pregão).

t) Lei Complementar Nº 123, de 14 de dezembro de 2006 (ME & EPP).

u) Decreto nº 30.286, de 21 de março de 2007 (contratação serviços

terceirizados).

v) Decreto nº 30.492, de 01 de junho de 2007 (aquisições bens TI).

w) Decreto nº 31.058, de 23 de novembro de 2007 (contratação de serviços).

x) Decreto nº 31.276, de 04 de janeiro de 2008 (E-FISCO).

y) Lei nº 13.462, de 09 de junho de 2008 (serviços terceirizados).

z) Decreto nº 32.541, de 24 de outubro de 2008 (Pregão Presencial).



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aa) Decreto nº 32.539, de 24 de outubro de 2008 (Pregão Eletrônico).

bb) Portaria do Comando Geral nº 45, de 30/11/2009 (Regimento Interno do

Sistema de Aquisição de Bens e Serviços da PMPE).

cc) Normas Administrativas Relativas ao Material de Motomecanização do

Exército;

dd) Regulamento Interno e dos Serviços Gerais – R-1.



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10) ADMINISTRAÇÃO DE ALMOXARIFADOS:

Recebido definitivamente o bem, seja de consumo ou permanente, deverá ser incorporado ao

patrimônio da organização, seja para a manutenção das atividades diárias (materiais de

consumo), seja para agregar valor de capital (materiais permanentes).

Material de Consumo é todo aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente

sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos.

Material Permanente é todo aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua

identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos, devendo ser tombado.

Para a gestão dos bens adquiridos pela organização, a logística de almoxarifados é

primordial, englobando as funções de Estoque, Armazenagem e Distribuição.

10.1) ESTOQUE DE MATERIAIS:

Estoques são os elementos que constituem o suporte de qualquer organização,

considerando-se que, em geral, quando uma demanda ocorre, nem sempre é possível o

fornecimento imediato do item desejado. São quaisquer quantidades de bens físicos que sejam

conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo.

Mesmo em instituições em que podemos aplicar o conceito de just-in-time haverá sempre a

necessidade de que um pulmão alimente as demandas no menor tempo possível.

Daí a necessidade da existência dos estoques.

Em suma, a administração de Estoques trata da previsão, do registro, do controle e da

movimentação dos materiais de uma organização, pois representam investimentos financeiros

(ativo circulante) e, por isso, devem ser bem dimensionados.

Em toda organização que busca a eficiência na prestação dos serviços de sua missão,

almejando cumprir os objetivos, as estratégias e as metas, no horizonte temporal preconizado o

papel da gestão de estoques é altamente relevante, porque a qualidade dos serviços prestados e

sua confiabilidade dependem, diretamente, dos materiais, que devem estar sempre disponíveis.

São funções do Estoque:

• Garantir o abastecimento de materiais à organização, neutralizando os efeitos de:

� Demora ou atraso no fornecimento dos materiais.

� Sazonalidade no suprimentos.

� Riscos de dificuldade no fornecimento.

• Proporcionar economias de escala:

� Através da compra ou produção em lotes econômicos.

� Pela flexibilidade do processo produtivo.

� Pela rapidez e eficiência no atendimento as necessidades.



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10.2) CLASSIFICAÇÃO DOS ESTOQUES:

� Estoque de produção – matérias-primas, componentes, embalagens, etc.

� Estoque MRO – manutenção, reparo e operação.

� Estoque de produtos acabados – produção.

� Estoque de suporte administrativo – material de escritório, de informática, etc.

10.3) VANTAGENS E DESVANTAGENS DOS ESTOQUES:

Os estoques determinam as seguintes vantagens:

� Melhoram o nível de serviço.

� Permitem produção e compra econômicas.

� Agem como proteção contra aumentos de preços.

� Protegem a organização de incertezas na demanda e no fornecimento.

� Servem como segurança contra eventualidades e fatalidades.

Todavia, apresentam as seguintes desvantagens:

� Capital permanece inativo.

� Os estoques podem se deteriorar e/ou se tornarem obsoletos.

� Manter estoques envolvem diversos custos, como: aluguel do armazém, gastos com a

manutenção e controle (mão-de-obra, energia, materiais auxiliares etc.).

10.4) CONTROLE DE ESTOQUES:

A Administração de estoques depende de um eficiente sistema de controle administrativo,

cujo objetivo é fornecer respostas a algumas perguntas básicas, tais como:

� Qual o saldo disponível (em quantidade e valor) dos diversos itens de estoque?

� Qual o montante de entrada, saída e devolução de cada item?

� Qual o consumo dos diversos itens de estoques?

Vale ressaltar que cumpre ao administrador de materiais ou a um técnico especializado, saber

quais as fichas que melhor se adaptam à organização, que indicam os melhores controles

necessários a que se auxiliem no levantamento geral dos materiais estocados.

Esse controle é efetuado através de sistemas informatizados e planilhas ou fichas físicas.

O controle através de planilhas ou fichas utiliza o método das Fichas de Estoque, que

consiste na técnica de “Duplo Controle” é um sistema de controle de materiais simples e seguro,

pois possibilita a conferência rápida dos saldos em estoque, sem haver necessidade de pesar,

medir os saldos existentes, permitindo, por outro lado, localizar imediatamente qualquer erro,

esquecimento, inversões de lançamentos efetuados, etc.

São Funções do controle de estoque:

� Determinar o que deve permanecer em estoque. Número de itens.

� Determinar quando se deve reabastecer o estoque. Prioridade.



41

� Determinar a quantidade de estoque que será necessário para um período pré-

determinado.

� Acionar o departamento de compras para executar a aquisição de itens de materiais

(reposição).

� Receber, armazenar e suprir com os materiais estocados de acordo com as necessidades.

� Efetuar o controle da quantidade e respectivos valores, gerando informações sobre o

estoque existente.

� Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais

estocados.

� Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.

Este sistema apóia-se na movimentação de duas fichas:

a) Ficha de Prateleira ou Estoque Físico.

b) Ficha de Controle Geral.

A Ficha de Prateleira é o documento informativo em tempo real, do quantitativo físico do

material estocado na prateleira. Se destina a controlar o material no próprio local em que está

estocado. O seu uso evita estar contando, pesando, medindo ou calculando os materiais cada vez

que desejamos nos certificar de sua real existência física. A ficha permanece junto ao material,

quer esteja nas prateleiras ou em outros locais. A mesma será movimentada cada vez que o

material é retirado ou, de forma inversa, quando registramos novas entradas. Portanto, a Ficha de

Prateleira se limita a registrar os movimentos de “entradas e saídas”, bem como exibir

automaticamente o saldo existente.

Essa ficha de estoque físico registra todas as entradas e saídas, é sem dúvida alguma, um

poderoso auxiliar para o pessoal que trabalha com os estoques, em caso de dúvida sobre um

fornecimento ou entrada de um material.

Apesar de sua denominação “Ficha de Prateleira”, ela deverá ser utilizada em todos os locais,

onde existem materiais estocados que sejam recebidos ou fornecidos parceladamente.

A Ficha de Controle Geral é a planilha escrita ou digitada contendo relação quantitativa de

suprimentos que estão estocados fisicamente no Centro de Distribuição ou Almoxarifado da OME.

Consolida todas as informações das Fichas de Prateleiras (que são individuais para cada item de

material). É uma espécie de arquivo ou backup das informações contidas no sistema AES, ou

seja, um arquivo virtual, não palpável. É utilizada nos casos de indisponibilidade do sistema AES.

Deve ser continuamente atualizada para manter correlação com o sistema informatizado.

A Ficha Controladora deve conter as seguintes informações:

� Identificação do item (nome, código, especificação, unidade de medida).

� Controle do item (estoque – máximo, mínimo, demanda de consumo (mensal).

� Entradas do material no estoque (quantidades, preço unitário).

� Saídas de material do estoque (em quantidades, preço unitário).



42

� Saldo em estoque (quantidade disponível).

� Valor do saldo em estoque (custo unitário, custo unitário médio).

� Rotação do estoque (soma das entradas, somo das saídas e porcentagem das entradas

sobre as saídas).

Para manter os estoques em níveis de operação eficientes, a administração de almoxarifados

devem efetuar procedimentos para revisão contínua dos estoques, devendo ser cada item de

material ser monitorado continuamente ou após cada transação, devendo haver um quantitativo

prefixado, denominado Ponto de Ressuprimento, quando o estoque descer a certa quantidade

para ser adotado medidas para novo pedido ou requisição, denominado Sistema de Reposição

Periódica.

O controle de estoques é exercido a partir de diversas informações, dentre as quais:

� Previsão das demandas a serem atendidas.

� Tempo de ressuprimento.

� Nível de recurso financeiro disponível.

� Controle dos prazos de entrega.

Ponto de Ressuprimento (PR) trata-se de uma quantidade (saldo em estoque) que, ao ser

atingida pelo estoque em declínio, determina a adoção de medidas para o ressuprimento do item.

É o nível de estoque onde é necessário preparar um pedido de compra para o item.

Representa o ESTOQUE MÍNIMO do item de material.

Nível Máximo (NM) é a quantidade máxima admissível em estoque para cada item de

material, sempre procurando evitar uma imobilização desnecessária e, conseqüentemente,

problemas de armazenagem. Essa quantidade quando ultrapassada ocorre o que se denomina

excesso de estoque Em condições normais o estoque deve flutuar entre o estoque máximo e o

estoque de segurança.

10.5) ARMAZENAMENTO DE MATERIAIS:

A armazenagem é constituída por um conjunto de funções de recepção, descarga,

carregamento, arrumação e conservação de matérias-primas, produtos acabados ou semi-

acabados. Uma vez que este processo envolve mercadorias, este apenas produz resultados

quando é realizada uma operação, nas existências em trânsito, com o objetivo de lhes acrescentar

valor. Pode-se definir a missão da armazenagem como o compromisso entre os custos e a melhor

solução para a organização. Na prática isto só é possível se tiver em conta todos os fatores que

influenciam os custos de armazenagem, bem como a importância relativa dos mesmos.

Em suma, armazenar compreende a guarda, localização, segurança e preservação de

materiais adquiridos, produzidos e movimentados por uma organização a fim de atender a suas

necessidades operacionais, sejam elas de consumo, revenda, transformação ou reserva para uso

eventual.



43

10.6) VANTAGENS E DESVANTAGENS DA ARMAZENAGEM:

A armazenagem quando efetuada de uma forma racional poderá trazer inúmeros benefícios

os quais se traduzem diretamente em reduções de custos, em razão de:

� Redução de risco de acidente e consequente aumento da segurança.

� Satisfação e aumento da motivação dos trabalhadores.

� Incremento na produção e maior utilização da tecnologia.

� Melhor aproveitamento do espaço.

� Redução dos custos de movimentações bem como das existências.

� Facilidade na fiscalização do processo e consequente diminuição de erros.

� Redução de perdas e inutilidades.

� Versatilidade perante novas condições.

A armazenagem pode apresenta as seguintes desvantagens:

� Os materiais armazenados estão sujeitos a capitais os quais se traduzem em juros a

pagar.

� A armazenagem requer a ocupação de recintos próprios ou o aluguer que se traduz em

rendas.

� A armazenagem requer serviços administrativos.

� A mercadoria armazenada têm prazos de validade que têm de ser respeitados.

� Um armazém de grandes dimensões implica elevados custos de movimentações.

10.7) FATORES E PROCEDIMENTOS PARA ARMAZENAMENTO DE MATERIAIS:

A armazenagem é o procedimento de guarda dos bens recebidos, de acordo com as

características e emprego de cada material. Logo, a escolha do método de armazenagem

dependerá dos seguintes fatores:

a) Características de cada produto: A armazenagem deve ter em conta a natureza dos

materiais, sua composição física e química, tamanho e peso, de modo a obter-se uma disposição

racional do armazém, sendo importante ser agrupados por:

� Categorias: Materiais de escritório e expediente, materiais de informática, gêneros

alimentícios, materiais de limpeza e conservação, materiais operacionais, uniformes, colchões,

dentre outros, devem ser grupados e armazenados em prateleiras ou espaços específicos.

� Composição Química: As tintas, vernizes, líquidos corrosivos ou inflamáveis, produtos

venenosos, devem ser armazenados

� Tamanho e Peso: Dentro de cada categoria, os materiais maiores e mais pesados devem

ser armazenados nas partes mais baixas e próximos ao local de expedição, ao contrário daqueles

mais leves.

� Frequencia de Consumo: Dentro de cada categoria, os materiais de saída freqüente devem

ser localizados nas prateleiras mais baixas e próximo a área de expedição, ao contrário dos



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materiais de saída pouco freqüente. Quanto a freqüência de expedição, maior será o envolvimento

de homens, máquinas e principalmente dos materiais contendo grande fluxo de operações com:

� Desacomodação.

� Carregamento.

� Movimentações internas do local.

� Movimentações externas do local.

� Descarregamento.

b) Espaço disponível para estocagem: Leva em consideração a existência de Estantes

Metálicas do tipo porta-pallets, ou mesmo no chão em vão livre, dependendo do tipo de material a

ser armazenado (peso excessivo, quantidade ou tamanho).

c) Tipo de Embalagem: O tipo de embalagem influencia o modo de armazenamento de

materiais. Quando acondicionados em caixas de tamanho pequenas e médias, podem ser

guardados nas prateleiras das estantes metálicas. Quando estiverem em caixas de madeira,

poderão ser empilhadas uma sobre as outras, verificando o limite máximo permitido.

10.8) LOCAIS DE ARMAZENAGEM:

A instalação e organização do almoxarifado subordinam-se a três fatores: entrada em

estoque, armazenagem, permanência e saída.

A entrada em estoque só deverá ocorrer após o exame e recebimento definitivo do bem de

consumo ou permanente, processado através da conferência da documentação, da quantidade do

material e qualidade do material.

As operações de armazenagem ocorrem, em geral, em instalações específicas, que recebem

diversas denominações, como armazém, depósito, almoxarifado, galpão e outras.

Almoxarifado é o setor responsável pela guarda, armazenamento, controle e distribuição de

bens permanentes e de consumo, utilizados diariamente nas atividades administrativas e

operacionais da organização, provenientes dos órgãos de suprimento ou adquiridos com recursos

financeiros da própria Organização Militar.

Aprovisionamento é tipo de almoxarifado especial, destinado a guarda, armazenamento,

controle e distribuição ao armazenamento de gêneros alimentícios, provenientes das compras por

licitações centralizadas, em nível da Diretoria de Apoio Logístico ou adquiridos com recursos

financeiros destacados para a Organização Militar.

Depósito é tipo de almoxarifado destinado à guarda de materiais em grande quantidade ou de

baixa saída, tais como material obsoleto, material de construção, sucatas e materiais aguardando

a alienação (leilão).

Centro de Distribuição é o Setor responsável pelo recebimento de bens permanentes e bens

de consumo, provenientes das compras por licitações centralizadas, a nível da Diretoria de Apoio



45

Logístico, e distribuídos para atender a cadeia de suprimento da Corporação. É o principal

componente da armazenagem, uma vez que foram atribuídas maiores e mais nobres

responsabilidades inerentes aos modernos conceitos logísticos, em relação aos antigos

almoxarifados. É característica de um Centro de Distribuição moderno a ausência de colunas ou

estruturas internas fixas, independentemente de sua área ou pé-direito, onde são posicionadas

unidades de estocagem.

No Centro de Distribuição são agrupadas diversas atividades do processo logístico, dentre as

quais os almoxarifados também executam algumas delas, dependendo da sua responsabilidade.

As mais comuns são:

� Recebimento, exame e conferência.

� Armazenagem.

� Manuseio e a distribuição de material.

� Controle de estoque.

� Segurança.

� Distribuição e Transporte.

10.9) APROVISIONAMENTO:

Tipo de almoxarifado que se encarrega pelo recebimento, armazenamento e distribuição dos

gêneros alimentícios, além do gerenciamento do sistema de rancho e cozinha da instituição.

O armazenamento de cosmetíveis líquidos apresentados de latas ou frascos de vidro será

sempre preferível escolher áreas de temperatura baixa, porém não alcançando o ponto de

congelação, bem arejada e com a mínima exposição aos raios do sol.

Os gêneros alimentícios sólidos, como farinha, pastas alimentícias etc, não sujeitos a

congelação devem estocar-se em áreas sem calefação ou, em último caso, em áreas o menos

quente possível.

Os locais destinados ao armazenamento de comestíveis não poderão ter goteiras que

permitam a passagem d’água e, conseqüentemente, da unidade. Os gêneros alimentícios jamais

devem estar em contato com os muros e as paredes, quer sejam divisórias ou não.

Os gêneros alimentícios deverão ser colocados em recintos fechados, fora do alcance dos

insetos ou roedores.

As instruções do fabricante e os prazos de validade sempre devem ser observados e

controlados.

Os técnicos em conservação de alimentos recomendam a existência das seguintes zonas de

estocagem:

� Área seca comum: espaços onde o controle da temperatura se mantém pela ventilação e

circulação de ar.

� Área de calefação: onde se pode aplicar calor, para evitar o esfriamento ou a congelação.

� Área fria – aquela em que se poderá manter a temperatura abaixo de 20º C.



46

� Área de esfriamento – onde se pode manter a temperatura entre 0º e 10º C.

� Área de refrigeração (congelamento) – espaço com temperatura corrente abaixo de Oº

(gelo).

As causas de deteriorização de gêneros alimentícios podem ser atribuídas a um ou vários dos

seguintes fatores:

� Biológico: causa mais comum; provocada pela ação de bactérias, mofos e ferimentos;

alimentos tornam-se impróprios ao consumo humano.

� Reações Químicas: ocorrem no interior dos tecidos, com colapso das estruturas de suas

células devido à presença de microorganismo.

� Contaminação: provocada pelos insetos ou roedores.

� Temperaturas: inadequadas ou mudanças bruscas porem acelerar as determinações.

� Odores Estranhos: alguns gêneros absorvem odores, o que os torna impróprios ao

consumo humano.

� Danos Físicos: a movimentação e manipulação pouco cuidadosas, principalmente de frutas

frescas ou legumes causam importantes e freqüentes determinações.

A forma de proteção ou minimização de perda de gêneros alimentícios em razão do ataque

de insetos, consiste um se manter uma vigilância contínua e adotar medidas rápidas. Os insetos

poderão perfeitamente se ocultar nas frinchas dos assoalhos ou nas paredes de local de

estocagem ou então nos equipamentos de transporte e movimentação.

Inspeções superficiais raramente revelará a presença de insetos porque se escondem em

lugares escondem em lugares escuros, fechados ou são microscópios. A contaminação, às vezes,

se manifesta por teias de aranha, gorgulhos, larvas, pequenas furos nos invólucros ou sacos. O

melhor meio para exterminar insetos é a Fulminação.



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11) DISTRIBUIÇÃO OU FORNECIMENTO DE MATERIAIS:

A distribuição é a função responsável pela disponibilização dos itens de material necessários

às operações de uma organização, sendo necessária outra função logística, o transporte.

Trata-se de uma atividade crucial na cadeia de suprimentos porque envolve custos de

transporte, diretamente proporcionais ao nível de capilaridade da rede. Por exemplo, se um

Almoxarifado ou Centro de Distribuição supre muitos outros órgãos de uma determinada região, o

custo de distribuição envolvido está associado à quantidade e à freqüência de veículos e pessoas

empregados para tal.

Como regra geral, devem ser distribuídos os materiais que deram entrada a mais tempo no

almoxarifado, ou aqueles que cujos lotes têm o prazo de validade a vencer.

Em nenhuma hipótese poderá ser distribuído materiais danificados, deteriorados ou com

validade vencida.

A distribuição de itens de materiais armazenados no Centro de Distribuição ou almoxarifados

é procedida pela Guia de Remessa, que é o documento que acompanha o material remetido à

OME, em condições de uso imediato, no qual constam suas principais características.

Após a emissão da Guia de Remessa e entrega do material, o processo é finalizado com a

publicação em boletim da Nota de Suprimento, que é o documento oficial expedido pelo órgão de

suprimento de materiais ou Diretoria de Apoio Logístico, com objetivo de registrar os bens de

consumo ou permanentes distribuídos, informando os principais dados para efeito de cadastro e

inclusão no sistema informatizado de controle de estoque (AES), consistindo na especificação

sucinta do bens, sua unidade metrológica, o quantitativo fornecido, o número do código do E-

FISCO, o valor unitário e total, a OME suprida.



48

12) GESTÃO DE PATRIMÔNIO:

Administração Patrimonial é o conjunto de ações que mantém o controle sobre os Bens

Patrimoniais próprios e de terceiros no âmbito estadual.

O Sistema de Administração Patrimonial deve atuar nos seguintes campos:

� Controle físico dos bens patrimoniais próprios e de terceiros sob a responsabilidade do

Estado.

� Geração de cálculos e subsídios à contabilidade e custos.

� Reavaliação dos bens patrimoniais do Ativo Imobilizado.

� Inventário Patrimonial para confirmação e atualização de bens próprios e de terceiros sob

a responsabilidade do Estado.

� Responsabilização do usuário pela guarda e conservação dos bens próprios e de terceiros

em seu poder a partir do menor nível hierárquico.

Todos os bens patrimoniais sob gestão de qualquer OME pertencem ao Estado de

Pernambuco.

12.1) CONCEITOS BÁSICOS:

� Depósito de Bens Inservíveis (DBI) - local destinado à guarda dos bens descarregados.

� Carga patrimonial é o rol de bens patrimonial confiados a um servidor, denominado

Detentor de Carga, para a execução das atividades de sua Unidade ou Subunidade.

� Gerência de Patrimônio do Estado é o titular responsável pelo controle do patrimônio da

Secretaria de Administração Estado de Pernambuco, a quem compete à gerência do Sistema de

Patrimônio.

� Gestor Setorial de Patrimônio é o titular da Diretoria de Apoio Logístico, responsável pela

execução de administração patrimonial da Corporação.

� Patrimônio conjunto de bens, direitos e obrigações suscetíveis de apreciação econômica

obtidos através de compra, doação ou outra forma de aquisição devidamente identificado e

registrado.

12.2) CLASSIFICAÇÃO DOS BENS PATRIMONIAIS:

Quanto ao tipo os bens patrimoniais podem ser classificados em:

� Bens móveis: são todo mobiliário e equipamentos que compõe o acervo patrimonial da

Corporação. São também chamado de bens inventariáveis ou imobilizado do ativo permanente.

� Bens Imóveis: são os imóveis em geral, tais como as terras, edificações, obras em

andamento, benfeitoria e instalações incorporadas, etc., quando adquiridos por compra ou

doação, através de escritura pública devidamente transcrita no Registro de Imóveis, pelo seu valor

total.

� De consumo: é todo aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua

identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos.



49

� Permanentes: é todo aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua

identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos, devendo ser tombado.

Quanto à situação patrimonial, um bem é classificado como:

� Bom: Quando estiver em perfeitas condições e em uso normal.

� Ocioso: Quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado.

� Recuperável: Quando sua recuperação for possível e o orçamento para a devida

recuperação for inferior a 50% (cinqüenta por cento) de seu valor de mercado.

� Antieconômico: Quando sua manutenção for onerosa, cuja recuperação orçar mais do que

50% (cinqüenta por cento) de seu valor de mercado, ou seu rendimento precário, em virtude de

uso prolongado, desgaste prematuro ou obsolescência.

� Irrecuperável: é aquele que não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina,

devido à perda de suas características e em razão da inviabilidade econômica de sua

recuperação.

Quanto a forma de incorporação do bem ao patrimônio:

� Compra: é toda aquisição remunerada de material com utilização de recursos

orçamentários.

� Doação: é toda aquisição de material permanente recebida pela Corporação, entregue

gratuitamente por entidades públicas ou privadas voluntariamente, seja e pessoa física ou jurídica.

� Cessão: são aqueles bens recebidos pela Corporação, com transferência gratuita de posse

e direito de uso, por órgãos ou entidades da administração pública com prazo determinado

através de contrato ou convênio.

� Comodato: são aqueles bens, móveis ou imóveis utilizados pela Corporação, adquiridos

por empréstimo através contrato unilateral gratuito, para ser usado temporariamente e depois

restituído após determinado prazo.

� Produção interna: são aqueles bens confeccionados, produzidos no próprio órgão.

12.3) INCORPORAÇÃO, REGISTRO E TOMBAMENTO:

Incorporação é o ato de inclusão em carga dos bens patrimoniais adquiridos formalmente pela

Corporação. A incorporação ao patrimônio deverá ser efetivada somente após o recebimento

físico dos bens e à vista da documentação correspondente. Portanto, não será admitida a

incorporação provisória. Entende-se como incorporação quando o bem existe fisicamente e

contabilmente, sendo que na falta de um desses fatores não estará concretizada a incorporação.

Os bens permanentes adquiridos devem ser distribuídos às unidades só depois de

incorporados ao patrimônio.

A OME, no caso de bens por ela adquiridos através de Repasses Financeiros (REFIN),

obrigatoriamente deverá remeter a Diretoria de Apoio Logístico, o processo completo de exame e

recebimento, para que seja procedida a incorporação no sistema e tombamento do material.



50

Incorporado o bem, Diretoria de Apoio Logístico remeterá a OME documento constando o

número de tombamento patrimonial, que deverá ser parte integrante da prestação de contas do

repasse financeiro à Diretoria de Finanças.

O Registro Patrimonial é o procedimento administrativo que consiste em cadastrar o bem

patrimonial adquirido discriminando-o detalhadamente as características, especificações, valor de

aquisição e demais informações.

Depois de registrado o bem, será procedido a publicação em Boletim específico, constando o

número de tombamento patrimonial e a distribuição para o uso.

Não poderão ser incorporados vários bens em um único cadastro, exceto quando se tratar de

acessórios específicos e indispensáveis ao funcionamento do bem.

Alguns bens não poderão ser incorporados em conjuntos. São aqueles que pelas suas

características independem do funcionamento ou uso de outros, ou seja, separadamente. Ex: jogo

de sofás, sistemas computacionais (CPU, vídeo, impressora etc.), armários modulados etc.

Tombamento é o procedimento administrativo, que consiste em identificar cada material

permanente com um número único de registro patrimonial, denominado Número de Tombamento

(NT), Número de Patrimônio (NP) ou Registro Geral de Patrimônio (RGP).

O número de patrimônio é posto mediante gravação, fixação de plaqueta, etiqueta ou

qualquer outro método adequado às características físicas do bem e, será definitivo e imutável,

durante sua existência.

A afixação da plaqueta deverá ocorrer preferencialmente logo após o processo de

tombamento, sendo executada pelo responsável do controle patrimonial na unidade detentora do

bem.

A plaqueta atualmente utilizada é confeccionada a partir de uma lâmina de alumínio,

padronizada para toda a Corporação.

A OME detentora do bem deverá, obrigatoriamente, fixar uma etiqueta ou plaqueta constando

o número de tombamento, no corpo do objeto em local de fácil visualização.

Quando não for possível a fixação da plaqueta de tombamento patrimonial, adotar outros

meios para identificação da peça.

Nenhum bem incorporado ao patrimônio deve ficar sem número de identificação.

Quando ocorrer o extravio de um bem patrimonial, independente da apuração através do

processo administrativo, o bem adquirido para reposição receberá com nova numeração. O antigo

bem avariado será descarregado.

12.4) DISTRIBUIÇÃO DE CARGA PATRIMONIAL:

Compete a Diretoria de Apoio Logístico a distribuição de material permanente adquirido pela

Corporação de acordo com a destinação prevista no processo administrativo de aquisição

correspondente.



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Compete ao Detentor de Carga, a distribuição e remanejamento interno na OME, do material

permanente que se encontram no almoxarifado, desde que cumpra os procedimentos previstos

nesta norma.

Nenhum material permanente pode ser distribuído ou posto em uso, sem o respectivo número

patrimonial de tombamento.

A distribuição dos materiais permanentes adquiridos, obrigatoriamente, só deve ser

concretizada após o cumprimento de todas as exigências previstas nesta norma.

12.5) RESPONSABILIDADES PELO USO, GUARDA E CONSERVAÇÃO:

Detentor da Carga é o Comandante da OME, ou titular dos Órgãos Setoriais com controle

patrimonial independente, que tem a responsabilidade pela conveniente utilização do material e

possui competência para a prática de atos administrativos. O Detentor de Carga é o responsável

por qualquer bem de sua carga patrimonial, cuja responsabilidade não tenha sido por ele atribuída

a outro servidor, mesmo que não seja o usuário do bem.

Comandante é a designação genérica equivalente a Chefe, Diretor, Ajudante Geral ou outra

denominação dada a militar que, investido de autoridade legal, for responsável pela

administração, emprego, instrução e disciplina de uma OME.

Encarregado de Patrimônio é o militar ou servidor designado formalmente pelo Detentor da

Carga, para auxiliar na administração e controle dos bens patrimoniais da OME e assuntos

correlatos.

Usuário da Carga patrimonial é o militar ou servidor responsável, cabendo a este a

responsabilidade por seu uso, guarda e conservação, respondendo pelas irregularidades

ocorridas.

Termo de Responsabilidade de Usuário é o documento do qual identifica o material

relacionado existente em um órgão ou seção, e define o responsável (usuário) pelo uso guarda e

conservação do bem patrimonial.

� O Termo de Responsabilidade deve ser conferido pelo responsável dos bens, quando

houver mudança de chefia ou quando solicitado pelo Detentor de Carga.

� Em caso de mudança de chefia, o substituto, após a conferência física dos bens, deverá

assinar o Termo de Responsabilidade, assumindo plena responsabilidade sobre os mesmos.

Compete ao Detentor de Carga Patrimonial:

� Ao assumir uma função, solicitar ao Encarregado de Patrimônio, que realize um

levantamento físico para conferência da carga patrimonial recebida, com base no inventário

patrimonial e termos de responsabilidades do usuário, repassado pelo Detentor de Carga anterior.

� Ao ser dispensado de uma função, solicitar ao Encarregado de Patrimônio, que realize

inventário para a transferência de sua carga patrimonial, para outro detentor.

� Adotar medidas e estabelecer procedimentos complementares às normas vigentes, que

visem a garantir o efetivo controle do material permanente existente em sua unidade.



52

� Assinar Termo de Responsabilidade de Usuário (TRU), relativo aos bens distribuídos e

inventariados na Unidade.

� Realizar conferência periódica (parcial ou total), sempre que julgar conveniente e oportuno,

independentemente dos inventários.

� Manter controle da distribuição interna e externa, de bens de sua carga patrimonial, bem

como do período de validade de garantia destes.

� Supervisionar as atividades relacionadas com o bom uso e guarda dos bens localizados

em sua OME.

� Nomear comissão Anual especificamente no mês de setembro, para fazer um inventário

dos bens da OME e, encaminhar à Diretoria de Apoio Logístico, constando todos bens

relacionados, as irregularidade detectadas e providências tomadas.

� Comunicar imediata e formalmente à Diretoria de Apoio Logístico, quaisquer

irregularidades ocorridas com os bens da OME e providências tomadas.

� Nomear comissão, para exame e recebimento dos materiais permanente adquiridos pela

OME.

� Nomear comissão, para avaliação e descarga dos materiais permanente, que se

encontram inservíveis na OME.

� Instaurar processo investigativo de imediato, após informação e devida comprovação, de

desaparecimento ou avarias de bens patrimoniais e, concluído o processo, encaminhar para a

Diretoria de Apoio Logístico.

Compete ao Encarregado de Patrimônio:

� Conferir os bens constantes nos Termos de Responsabilidade de Usuário.

� Manter o cadastro de material permanente da OME devidamente atualizado.

� Fazer inspeção periódica nos diversos setores que compõem a OME, orientando aos

Usuários, quanto aos procedimentos de utilização e guarda dos bens no setor.

� Providenciar para que as posições dos bens estejam atualizadas.

� Manter organizado toda documentação dos bens existentes na OME.

� Emitir e controlar os Termos de Responsabilidade de Usuário (TRU), atribuídos aos

servidores responsáveis pelo uso contínuo de bens de sua carga patrimonial.

� Manter atualizados os “Termos de Responsabilidades” das seções devidamente assinados

pelos usuários em 2 (duas) vias, sendo uma fixada em local visível na seção e outra arquivada em

pasta especifica.

� Zelar para que o material descarregado seja preservado, até a sua remessa para o

depósito do Estado.

� Participar ao Detentor de Carga, de todas as alterações de movimentação, bem como da

situação dos registros e estado de conservação.

� Providenciar todas as formalidades legais, para inclusão em carga ou descarga dos bens

da OME.



53

� Solicitar a descarga dos materiais permanentes obsoletos, quebrados e irrecuperáveis ou

de recuperação antieconômica.

Compete ao Usuário:

� Aceitar a carga patrimonial dos bens, atribuída pelo respectivo Detentor de Carga,

mediante assinatura aposta em Termo de Responsabilidade de Usuário (TRU).

� Devolver a responsabilidade ao Detentor de Carga ao deixar de ser usuário dos bens,

requerendo deste a baixa do respectivo Termo de Responsabilidade de Usuário (TRU).

� Manter em segurança e observar as condições de guarda e uso os bens que estiverem sob

sua responsabilidade.

� Comunicar imediata e formalmente ao Detentor de Carga, ocorrência de irregularidade

com os bens sob sua responsabilidade.

� Cabe ao usuário a responsabilidade pela falta de bens constantes no termo de

responsabilidade.

12.6) MOVIMENTAÇÃO DE BENS:

Os bens patrimoniais podem movimentados:

� No âmbito da Corporação, por determinação do Diretor de Apoio Logístico.

� Dentro da própria OME, por determinação do Detentor de Carga.

� Entre as OME da Corporação desde que seja aprovado pelos respectivos titulares, através

do preenchimento do termo de Movimentação de Bens e homologado pela Diretoria de Apoio

Logístico.

12.7) INVENTÁRIO PATRIMONIAL:

É o procedimento administrativo que consiste na contagem física dos bens patrimoniais da

OME, como também, a identificação do usuário responsável.

No Inventário, deve ser verificada a coincidência da descrição do material com os registros de

controle patrimonial e, se o bem está ocioso ou se apresenta qualquer avaria que o inutilize, o que

enseja seu recolhimento ao depósito do patrimônio.

No Inventário é verificada a integridade e afixação da plaqueta de tombamento, cujo

comprometimento deve ser imediatamente comunicado ao Detentor de carga.

O Inventário pode abranger um ou certo conjunto de bens ou a totalidade de bens existentes

em um ou mais endereços individuais na OME.

O inventário tem como objetivos:

� Verificar a exatidão dos registros de controle patrimonial, mediante a realização de

levantamentos físicos em um ou mais endereços individuais da OME.

� Confirmar a existência física e localização dos bens cadastrados.

� Fornecer subsídios para a avaliação e controle gerenciais de materiais permanentes.

� Sanar irregularidades relativas à identificação e controle de bens patrimoniais.



54

� Confirmar a responsabilidade dos usuários pelos bens sob sua guarda.

� Manter atualizados os controles e registros do patrimônio.

Os tipos de inventário são:

Anual: realizado para comprovar a exatidão dos registros de controle patrimonial, de todo o

patrimônio da OME, demonstrando o acervo de cada Detentor de Carga, as variações

patrimoniais ocorridas no exercício.

De transferência: realizado quando da mudança de um detentor de carga patrimonial e, deve

ser remetido a Diretoria de Apoio Logístico no prazo de 30 dias corridos a contar da data de

recebimento da função.

De extinção: realizado quando da extinção ou transformação de uma OME.

O inventário anual será realizado por uma comissão de inventário, designada pelo Detentor

de Carga, composta de no mínimo 03 (três) membros, que estabelecerá prazo para conclusão,

devendo remeter, quando concluso, à Diretoria de Apoio Logístico.

No desempenho de suas funções, a comissão de inventário deverá ter livre acesso a qualquer

recinto, para efetuar levantamento e vistoria de bens.

Durante a realização de qualquer tipo de inventário, fica vedada toda e qualquer

movimentação física de bens, localizados nos endereços individuais abrangidos pelos trabalhos,

exceto mediante autorização especifica do Detentor de Carga.

A comissão de inventário deve apresentar ao Detentor de Carga, um relatório

circunstanciando de todas as irregularidades encontradas e demais aspectos observados nos

trabalhos.

No caso de não serem localizados os bens patrimoniais durante o inventário, será instaurado

processo investigativo para apuração de responsabilidade.

O relatório conclusivo do processo deverá conter, entre outras se julgadas necessárias, as

seguintes informações:

� Descrição e número patrimonial dos bens não localizados.

� Indicação dos responsáveis pelo ressarcimento dos bens, individuais.

� Valor a ser ressarcido pelo Estado.

� Prazo para ressarcimento.

12.8) BAIXA PATRIMONIAL:

Considera-se baixa patrimonial ou descarga, a retirada de bem do acervo patrimonial do

Estado, mediante registro da transferência para Depósito de Bens Inservíveis.

São as seguintes as formas de baixa de bens patrimoniais:

� Baixa por alienação dar-se-á quando da existência de bens inservíveis considerando as

seguintes características: Bens ociosos, Bens antieconômico e Bens irrecuperáveis.



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� Baixa por sinistro dar-se-á quando da ocorrência de assalto, roubo, acidente, incêndio ou

catástrofe. Devidamente comprovada por laudo pericial. Este tipo de baixa é autorizado pelo

gerencia geral de patrimônio do Estado.

� Baixa por determinação dar-se-á da ocorrência de extravio, avaria, acerto de cadastro e

outras decisões de interesse do Estado, sendo autorizado pelo Gestor Central. No caso de

extravio e avaria a baixa por determinação somente ocorrerá após a reposição ou ressarcimento

do bem, ou ainda no caso de prejuízo ter sido imputado ao Estado.

A baixa de bens patrimoniais será conduzida por comissão formalmente designada, composta

no mínimo de 03 (três) membros, e deverá elaborar o Termo de Avaliação e Descarga, constando

os seguintes dados:

� Descrição do bem e número de tombamento.

� Valor estimativo no período de descarga.

� Laudo técnico de servibilidade ou inservibilidade.

� Parecer favorável ou não à baixa do bem.

Os bens a serem descarregados serão previamente avaliados através de laudo técnico, que

comporá o processo, onde será informada a característica da inservibilidade (ocioso

antieconômico ou irrecuperável).

Concluído o processo, a Comissão o remeterá ao Detentor da Carga para efetivação da baixa

patrimonial.

Para fins de atualização de cadastro no sistema de patrimônio, o Detentor da Carga deve

encaminhar o Termo de Avaliação e Descarga ao órgão de controle logístico, anexando os

seguintes documentos:

� Portaria de nomeação da Comissão, para avaliação e descarga do material inservível.

� Documentos que auxiliaram na avaliação do bem (Cotações de preços, laudos técnicos de

profissionais habilitados, etc).

� Demais documentos, que comprovem os gastos anteriores com o material (Notas fiscais,

empenhos, fichas do bem, etc).

Só após a atualização no cadastro no sistema, pelo órgão de controle logístico e publicação

em Boletim, o bem será considerado descarregado.

O material descarregado será transferido para local especifico dentro da OME, denominado

de Depósito de Bens Inservíveis (DBI), e continuará sob a guarda e responsabilidade da OME, até

que seja recolhido ao depósito da Secretaria de Administração do Estado.

A plaqueta fixada no bem, no ato de tombamento após a aquisição, não poderá ser removida

por hipótese alguma, mesmo após a descarga.

12.9) DOAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS:

A doação de bens móveis no âmbito da corporação, só será permitida exclusivamente para

fins e uso de interesse social, bem como para outros órgãos da Administração Pública, conforme



56

está previsto na Portaria SAD nº 2.406, DE 28/09/2007 (Publicada no DOE nº 186 de 29 de

setembro de 2007).

Somente será objeto de doação, o material classificado como ocioso, recuperável,

antieconômico e irrecuperável.

A doação de bens será justificada pela autoridade competente, observados os seguintes

critérios quanto à destinação do material:

� OCIOSO E RECUPERÁVEL, para órgãos ou entidades públicas da esfera federal,

estadual ou municipal, integrantes de qualquer Poder, mediante registro da solicitação.

� ANTIECONÔMICO E IRRECUPERÁVEL, para órgãos ou entidades públicas referidas

anteriormente e para as instituições filantrópicas.

A doação dos bens ocioso, recuperável, antieconômico e irrecuperável será feita, para os

órgãos ou entidades públicas da esfera estadual através do termo de Movimentação de Bens –

MB e, registro obrigatório na Gerência de Patrimônio das respectivas entrada e saída.

O Órgão ou entidade doadora ficará responsável, pela nomeação de uma comissão de

avaliação de bens inservíveis, composta por no mínimo 03 (servidores) do seu quadro, devendo

ser nomeado pelo menos um servidor com conhecimento técnico, para avaliação do bem a ser

doado.

A comissão ficará responsável, para emitir atestado acerca da condição dos bens a serem

doados, bem como pela elaboração do respectivo laudo de avaliação, considerando que a

avaliação prévia será feita considerando-se o preço de mercado ou, na impossibilidade de obtê-lo,

pelo valor histórico corrigido ou valor atribuído por avaliador competente.

A entidade sem fins lucrativos a ser beneficiada deverá comprovar esta qualidade, mediante a

apresentação de estatuto devidamente registrado, anexar os documentos relacionados no Anexo I

da Portaria SAD nº 2.406, DE 28/09/2007, bem como declarar a destinação que será dada ao

objeto doado, esta exclusivamente em prol do Donatário, de modo que o interesse público seja

devidamente justificado, conforme determina o art. 17, caput e inciso II, a, da Lei nº 8.666/93.

A doação de bens móveis será feita pela Gerência de Patrimônio do Estado e, seguirá o

procedimento disposto no Anexo I da Portaria SAD nº 2.406, DE 28/09/2007.

12.10) IRREGULARIDADE PATRIMONIAL:

Considera-se Irregularidade Patrimonial, toda ocorrência que resulte em prejuízo ao Estado,

relativamente a bens de sua propriedade, percebidas por qualquer servidor em desempenho do

trabalho ou resultante de levantamentos em inventários.

As irregularidades podem ocorrer por:

� EXTRAVIO: desaparecimento de bem ou de seus componentes por furto, roubo, ou ainda

por culpa, ou negligência de funcionários ou terceiros.

� AVARIA: danificação parcial ou total de bem ou de seus componentes, decorrente de uso

indevido, desgaste natural ou sinistro.



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� INOBSERVÂNCIA De Prazos de Garantia.

� MAU USO: emprego ou operação inadequada de equipamentos e materiais, quando

comprovado o desleixo ou a má-fé.

É dever do usuário do patrimônio, comunicar imediatamente ao Detentor de Carga, qualquer

irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados.

A comunicação de bem desaparecido ou avariado deve ser feita de maneira circunstanciada,

por escrito, sem prejuízo de participações verbais, que informalmente antecipem a ciência dos

fatos ocorridos.

O Detentor de carga deve realizar imediatamente, levantamento de verificação da

irregularidade comunicada, providenciando a instauração de processo investigativo para apuração

de responsabilidade.

A instauração de processo investigativo poderá ser dispensada nos seguintes casos:

� Quando o extravio ou avaria do bem for ocasionado por roubo ou assalto, cuja ocorrência

tenha sido imediatamente registrada na Polícia Judiciária.

� Quando a avaria for ocasionada por desgaste natural ou sinistro.

� Quando o usuário responsável pela guarda do bem se prontificar a indenizar o Estado.

A indenização do bem extraviado se dará pela reposição do bem, de qualidade e em estado

semelhante ao bem extraviado ou pelo pagamento, em pecúnia, do valor de mercado do bem,

observando o estado de conservação quando do seu extravio.

Constatada a irregularidade em levantamento de verificação, o Detentor de Carga deve:

� No caso de avaria, concluir que a perda das características do material decorreu do uso

normal ou de outros fatores, que independem da ação do usuário, propondo ao Gestor Setorial a

justificada baixa patrimonial em processo administrativo.

� No caso de avaria resultante de emprego ou operação inadequada de equipamentos e

materiais, quando comprovados o desleixo ou a má-fé, deve-se apresentar a irregularidade para

avaliação do Gestor Setorial, que será tratada conforme os dispositivos desta norma.

� No caso de extravio, notificar o usuário ou responsável, para que apresente justificativa.

� Quando se tratar de material, cuja unidade seja "jogo", "conjunto" ou "coleção", suas peças

ou partes danificadas deverão ser recuperadas ou substituídas, por outras com as mesmas

características, de forma a preservar a funcionalidade do conjunto.

A indenização dos bens determinada, pela comissão de apuração de irregularidades, deve

compensar não só o valor das peças avariadas ou extraviadas, mas também, o dano causado a

todo conjunto.

Apostila nocoes de gestao de logistica

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