APOSTILA PRINCÍPIOS BÁSICOS DA ADMINISTRAÇÃO & SEUS FUNDAMENTOS

INDICEO que é administrar (conceitos)Segundo conceito sobre AdministraçãoTerceiro conceito sobre AdministraçãoEficiência, eficácia e produtividadeTipos de dirigentesDeveres de um gerenteGerentes em açãoAtividades dos gerentesQuem é o gerente e quem é o trabalhadorPor que existem gerentes?Habilidades gerenciaisOrganizaçõesOrganizaçãoPor que temos organizações?Tipos de organizaçõesObjetivo das organizaçõesDiferenças entre grupos formais e informaisCaracterísticas básicas da organização formalGrupos informaisElementos informais das organizaçõesOs recursos organizacionaisO que é estrutura organizacional?Especialização do trabalhoDepartamentalizaçãoAutoridade formal e hierárquicaElementos que constituem as organizações formaisAutoridade informal (liderança)Cadeia de comando ou hierarquiaNíveis hierárquicosUnidade de comandoCargoOrganizarFunções organizacionaisAutonomiaDisciplinaObediênciaDelegaçãoAtitudesTipos de estruturas organizacionais (Departamentalização em função de critérios pré-determinados)Tamanho da organizaçãoProcesso de Organização Como são classificadas as empresasMicroempresaO que é uma microempresa?O que é uma empresa de pequeno porte?Administração de RHTécnicas de ARHO processo de ARH segundo ChiavenatoPolíticas de RHAs sete atividades básicas da ARHPlanejamento de RHProcedimentos de planejamentoO administrador e o empreendedorAdministradorEmpreendedorEspírito empreendedorFatores que incentivam novos empreendedoresComo os empreendedores identificam oportunidadesNovos paradigmas da Administração. downsing. tercerização. multi-especialização. organização virtual. parceria. responsabilidade social empresarial. gestão ambiental. administração em rede. unidades de negócios. holding. clusters regionais. takeover. fusão

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Princípios e Conceitos Básicos da Administração& seus Fundamentos

1.0 O que é Administrar (Conceitos):

Processo de tomada de decisões sobre os objetivos organizacionais ou pessoais e a utilização de recursos necessários para efetivação dos mesmos.

A garantia da eficiência, eficácia e efetividade das ações administrativas dependem de quatro elementos fundamentais:

Planejamento: Definição de objetivos futuros e recursos necessários.Organização: Divisão de tarefas, atribuição de responsabilidade e distribuição de recursos.Direção: Acionar e mobilizar recursos.Controle: Assegurar a realização dos objetivos e/ou modificá-los quando necessário.

1.1 SEGUNDO CONCEITO SOBRE ADMINISTRAÇÃO

Para entender o que significa administração, é preciso ir além da interpretação da palavra. É preciso também compreender o papel que a administração desempenha para as organizações e para a sociedade.

Objetivos, decisões e recursos são as palavras-chaves na definição de administração. Administração é o processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos (Fig 1). O processo administrativo abrange quatro tipos principais de decisões, também chamadas processos ou funções: planejamento, organização, execução e controleA finalidade última do processo de administrar é garantir a realização de objetivos por meio da aplicação de recursos. Para melhor aproveitar o estudo da administração, você precisa pensar em situações práticas em que haja pessoas que utilizam recursos para produzir bens e serviços. Pense em organizações próximas, como padarias, supermercados, a prefeitura de sua cidade, e outras, com as quais você tem contato direto. Pense também em organizações distantes, mas que têm influência sobre a sua vida: a rede de televisão a cujos programas você assiste, as empresas que fabricam os produtos que você usa (como roupas e automóveis) e as companhias fornecedoras de serviços, como telefone, água e esgotos, e energia elétrica. Pense na organização em que você trabalha. Pense na maior de todas as organizações, o governo. Pense em si próprio e em sua família como administradores de recursos e tomadores de de decisões.Também, o processo de administrar (ou processo administrativo) é inerente a qualquer situação onde haja pessoas que utilizam recursos para atingir algum tipo de objetivo. A finalidade última do processo de administrar é garantir a realização de objetivos por meio da aplicação de recursos.

Apostila de Administração Aplicada I.Atualizado em: 27/02/04

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1.2 TERCEIRO CONCEITO SOBRE ADMINISTRAÇÃO

Ação!Administração significa, em primeiro lugar, ação. A administração é um processo de tomar decisões e realizar ações que compreende quatro processos principais interligados: planejamento, organização, execução e controle (fig 10). Os processos administrativos são também chamados funções administrativas ou funções gerenciais. Outros processos ou funções importantes, como coordenação, direção, comunicação e participação, contribuem para a realização dos quatro processos principais. A figura 11 descreve sucintamente os principais processos administrativos.

PLANEJAMENTO

CONTRÔLE ORGANIZAÇÃO

DIREÇÃO

Fig 10 – O Processo Administrativo

PROCESSO OU FUNÇÃO

DESCRIÇÃO

Planejamento Planejamento é o processo de definir objetivos, atividades e recursos.

OrganizaçãoOrganização é o processo de definir o trabalho a ser realizado e as responsabilidades pela realização; é também o processo de distribuir os recursos disponíveis segundo algum critério.

Direção

Execução é o processo de realizar atividades e utilizar recursos para atingir os objetivos. O processo de execução envolve outros processos, especialmente o processo de direção, para acionar os recursos que realizam as atividades e os objetivos.

ContrôleControle é o processo de assegurar a realização dos objetivos e de identificar a necessidade de modifica-los.

Fig 11 – Funções ou Processos do processo administrativo


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Entender a administração como processo que se compõe de outros processos ou funções é a essência do chamado enfoque funcional, ou abordagem funcional da administração, criado por Henri Fayol, no inicio do século XX (¹). O mais importante do enfoque funcional proposto por Fayol está em separar a tarefa da administração das tarefas operacionais e técnicas, como fazer as máquinas funcionar ou prestar serviços aos consumidores. Essa distinção é particularmente importante para as pessoas que administram organizações.

EFICIÊNCIA, EFICÁCIA e PRODUTIVIDADE

A noção de eficácia é multidimensional e inclui, entre outras, as noções de produtividade e eficiência. Esta medida contém a preocupação de ver homem, para que os membros da organização possam ter uma vida psíquica saudável, o que implicará maior êxito da organização.Esta noção leva em conta não só a estrutura interna da organização, como também o ambiente no qual a organização opera.(MARCOVITCH, Jacques. Contribuição ao estudo da eficácia organizacional.)

EFICÁCIA: resultados e produtos decorrentes da atividade principal de uma empresa, a realização de suas metas e objetivos com vistas ao atingimento do que ela considera sua missão e propósitos básicos.

A eficiência é um conceito relacionado à método, processo, operação, enfim, ao modo certo ou errado de fazer as coisas e pode ser definida pela relação entre quantidade produzida e recursos consumidos.A eficiência preocupa-se como o menor custo possível por unidade produzida, ou seja, ela está na base da filosofia dos padrões (orçamentos).

EFICIÊNCIA: relação entre quantidade produzida e recursos consumidos. Relaciona-se a método, processo, operação, enfim, ao modo certo ou errado de se fazer as coisas.

Para analisarmos a produtividade, precisamos identificar, analisar e minimizar a influência de fatores. Exemplos reais: - É totalmente sem consistência medirmos a produtividade, numa área de vendas, sem considerar as condições de entrega, os prazos de pagamento e a margem de lucro da operação;- É realmente importante, no setor de compras, podermos avaliar o número de pedidos emitidos, pela quantidade de produtos acabados obtidos, mas há que se levar em conta o número de pessoas envolvidas neste processo, o percentual de pedidos recebidos no prazo combinado e a freqüência de faltas de estoque, bem como os custos pagos pelos produtos adquiridos (preço, fretes, transportes, etc.).Devemos sempre avaliar o quanto uma ação isolada, para aumento de produtividade, interfere em outro indicador, e como eles juntos afetam o desempenho do negócio. Fundamental também, é comparar a produtividade alcançada pela empresa, com a de outras do mesmo segmento, que apresentem meios e processos equivalentes.A produtividade depende também de aspectos comportamentais humanos e, principalmente, da cultura inerente a cada organização. O clima organizacional atua ora como causa, ora como efeito nos resultados de produtividade.


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PRODUTIVIDADE: relação entre resultados obtidos e os recursos consumidos. É a interação de diversas condições organizacionais, que só adquirem significado quando se transformam em fonte de bem-estar empresarial, organizacional e social.

São instrumentos para avaliar os desempenhos das atividades, eventos e áreas dentro de uma organização.

Eficiência: é a relação entre os recursos que deveriam ser consumidos e os recursos realmente consumidos. Se o valor for maior do que um, somos mais eficientes do que achávamos que seríamos.

EFICIÊNCIA =

Recursos consumidosRecursos orçados

Eficácia: é a relação entre os resultados obtidos e os resultados desejados ou previstos. Se o valor for maior do que um, somos mais eficazes do que prevíamos.

EFICÁCIA =

Resultados (objetivos obtidos)Objetivos (resultados pretendidos)

Produtividade: é a relação entre os resultados obtidos e os recursos consumidos.

PRODUTIVIDADE =

Resultados obtidosRecursos consumidos

Elementos diferenciais entre eficiência e eficácia:

Tipos de Dirigentes:

Eleitos.Autonomeados.Indicados.Concursados.


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Um grupo de pessoasAs pessoas que administram qualquer conjunto de recursos, são administradores ou

gerentes. São os gerentes que fazem o processo administrativo funcionar. Alguns gerentes são chefes de outras pessoas. Os chefes tem autoridade sobre outros funcionários (equipe de funcionários). A autoridade é um tipo especial de recurso, que dá aos gerentes a capacidade ou poder de tomar decisões e acionar o trabalho de seus funcionários e outros recursos. A responsabilidade é um atributo que permite a outros gerentes, acionistas, clientes, seus funcionários ou a sociedade, cobrar os gerentes pela forma como os recursos são utilizados e pelos resultados de suas decisões e ações.

Os gerentes formam um grupo, chamado a administração ou a gerência. As pessoas que integram esse grupo desempenham um mandato (têm autoridade e responsabilidade durante um período), também chamado administração ou governo (exemplo: administração Kennedy).

2.1 DEVERES DE UM GERENTE

Os 16 deveres dos Gerentes, segundo Fayol...(Extraído do livro “Teoria Geral da Administração”, de Antonio César Amaru Maximiano, Editora Atlas, 3a. edição, pág 49).

I Assegurar a cuidadosa preparação dos planos e sua rigorosa execução

IICuidar para que a organização humana e material seja coerente com o objetivo, os recursos e os requisitos da empresa

III Estabelecer uma autoridade construtiva, competente, enérgica e únicaIV Harmonizar atividades e coordenar esforçosV Formular as decisões de forma simples, nítida e precisaVI Organizar a seleção eficiente do pessoalVII Definir claramente as obrigaçõesVIII Encorajar a iniciativa e o senso de responsabilidadeIX Recompensar justa e adequadamente os serviços prestadosX Usar sanções contra faltas e errosXI Manter a disciplinaXII Subordinar os interesses individuais ao interesse geralXIII Manter a unidade de comandoXIV Supervisionar a ordem material e humanaXV Ter tudo sob controleXVI Combater o excesso de regulamentos, burocracia e papelada

2.2 GERENTES EM AÇÃO

Se você é ou já foi gerente de qualquer tipo de organização, ou passou o dia observando um gerente em ação, é possível que tenha algumas dúvidas sobre as definições apresentadas até aqui. De fato, muitos pesquisadores já sentiram essas dúvidas e propuseram-se a estudar sistematicamente a atividade dos gerentes.

2.2.1 Atividades dos Gerentes


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Reflita sobre sua experiência, entreviste ou observe um gerente. Provavelmente, você chegará às mesmas conclusões desses pesquisadores. O dia de um gerente é feito de atividades variadas, que não são padronizadas e que tem predominantemente curta duração. Aqui está uma amostra, com os respectivos exemplos.

Tomar decisões e resolver problemas: o fornecedor deixa de fazer a entrega e é preciso encontrar um substituto; um cliente importante pediu concordata e o caixa da empresa será afetado.

Processar informações: ler a correspondência, as noticias de economia e finanças, os resumos providenciados pela empresa, os relatórios de atividades dos funcionários, escrever um relatório para apresentar aos superiores.

Representar a empresa: fazer um discurso durante uma comemoração, comparecer ao tribunal em nome da empresa, fazer contatos com autoridades para defender interesses da empresa, assinar correspondência e documentos em nome da empresa.

Administrar pessoas: selecionar novos funcionários, autorizar um funcionário a freqüentar um curso, resolver conflitos e tomar decisões sobre demissões e admissões.

Cuidar da própria carreira: estudar, adquirir novas habilidades e informações, procurar estabelecer e manter relações com pessoas importantes da empresa, manter-se atualizado com as inovações.

Algumas dessas atividades são realizadas individualmente; outras, em grupo, algumas são iniciadas pelo gerente. Outras são iniciadas por outras pessoas e o gerente reage a elas. A lista pode crescer muito se forem acrescentadas atividades, como participar de reuniões, dar e atender telefonemas, fazer visitas e inspeções, negociar com clientes ou conseguir financiamentos em bancos.

2.2.2 Quem é o Gerente e quem é o Trabalhador?

Gerentes são indivíduos que supervisionam as atividades dos outros.Trabalhadores são funcionários que trabalham diretamente num cargo ou tarefa e não têm nenhuma responsabilidade pela supervisão do trabalho de outros: operários.

2.2.3 Por Que Existem Gerentes?

Os gerentes atuam como canal de comunicação mediante a coordenação das atividades de suas unidades com as atividades das demais unidades de uma organização. Os gerentes também garantem a responsabilidade.as organizações reduzem a ambigüidade quanto aos resultados do desempenho mediante a designação de gerentes , que passam a ser responsáveis pela realização das metas de desempenho.

Os gerentes representam despesas gerais ou adicionais para a operação de qualquer organização. Dessa forma, precisam justificar sua existência “adicionando valor”, ou seja, criando benefícios que excedam os custos que representam.


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2.2.3.1 Habilidades Gerenciais:

Aptidões ou comportamentos que são fundamentais ao sucesso num cargo gerencial

Habilidades conceituais dizem respeito à aptidão mental para analisar e diagnosticar situações complexas, ajudando os gerentes a perceber como as coisas se relacionam e a tomar decisões acertadas.

Habilidades interpessoais incluem a capacidade de trabalhar em equipe, entender e motivar as outras pessoas, tanto individualmente como em grupo.

Habilidades técnicas para aplicar conhecimento especializado ou experiência.

Habilidades políticas para ampliar sua posição, construir uma base de poder e fazer contatos corretos.

3. ORGANIZAÇÕES

3.1 Organização:

Arranjo sistemático de duas ou mais pessoas que desempenham papéis formais e partilham de um propósito definido comum.É uma entidade social composta de pessoas e de recursos, deliberadamente estrutura e orientada para alcançar um objetivo comum.Duas ou mais pessoas que se unem para atingir um objetivo comum (satisfação das necessidades dos clientes).A organização é uma entidade social porque é constituída por pessoas.A palavra organização significa qualquer empreendimento humano moldado intencionalmente para atingir determinados objetivos. Essa definição é aplicável a todos os tipos de organizações, sejam elas lucrativas ou não, como empresas, bancos, financeiras, hospitais, clubes, igrejas, etc.

O que é uma Organização?

Em quase todos os momentos de nossas vidas, somos membros de alguma organização: família, sociedade, grupo de estudos, associação de bairro, time de futebol, organizações religiosas, empresa, etc.Há várias formas de conceituar-se a organização, devido a este fator seu conceito se molda à realidade vivida por cada autor, imputando-lhe assim diversas propriedades pessoais e distintas, dando ao assunto características que variam de autor a autor, criando, às vezes, sentidos aparentemente antagônicos.Mas, para efeito desta pesquisa, tentarei usar um enfoque mais geral, procurando assim, informar opiniões de abrangência e caráter objetivo.


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Algumas organizações são estruturadas em modelos mais formais, como por exemplo: o Exército e as grandes corporações, outras organizações, como o time de futebol de seu bairro, por exemplo, tem uma estrutura mais informal, mas todas as organizações formais ou informais têm inúmeros pontos em comum. O mais óbvio desses elementos básicos é o objetivo ou finalidade. O objetivo pode variar de organização para organização, mas, sem objetivo, a organização não tem razão de existir. Além disso, todas as organizações também têm algum programa ou método, para alcançar seus objetivos. Por outro lado, é necessária a existência de um bom plano, a fim de que a organização seja eficaz no atendimento de seus propósitos. Esses elementos básicos já citados, quais sejam: objetivo (finalidade), programa (ou método), plano, necessitam de líderes (ou administradores), para sua operacionalização.A partir desse contexto, surge a definição abaixo, para organização:“Duas ou mais pessoas trabalhando juntas e de modo estruturado para alcançar um objetivo especifico ou um conjunto de objetivos”. “É a forma que assume toda associação humana, para consecução de um propósito comum” (Mooney).Mas, também, organização pode ser entendida como:“Um processo de identificar e grupar logicamente as atividades da empresa, de delinear e escalonar as autoridades e responsabilidades, e de estabelecer as relações de trabalho entre as pessoas e órgãos que constituem a estrutura de modo que, os recursos disponíveis sejam aplicados de maneira mais eficiente, a fim de que a empresa e empregado, realizem seus objetivos mútuos”. Organizar é, pois: “o processo de arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros de uma organização, de modo que eles possam alcançar eficientemente os objetivos da mesma”. Organização também entendida como uma empresa é a função administrativa que se incumbe do agrupamento de atividades necessárias para atingir os objetivos da mesma. E, como tal, elas se classificam em empresas industriais, comerciais e de prestação de serviços. Como empresa, podemos entender “uma organização social que utiliza uma variedade de recursos para atingir determinados objetivos”.Organizar, seria partir de algo que ainda não existe. Quando a necessidade apontar para “organização de uma empresa ou setor especifico”, estamos diante de um projeto de criação, de estruturação. Ao contrário, somente podemos Reorganizar, algo existente.Costuma-se empregar o conceito de “organizar” como um esforço para obter-se uma coisa nova, ainda inexistente: implantar um setor numa empresa ou criar uma empresa. E, “reorganizar”, tem o sentido de dar novo formato, introduzir melhorias no processo, racionalização de procedimentos, simplificação das rotinas existentes, padronização de máquinas e equipamentos, redução de custos, etc.

3.2 Por Que temos Organizações?

Porque são mais eficientes do que indivíduos agindo independentemente.

3.3 Tipos de organizações:

Lucrativas (empresas em geral).Não lucrativas (governo, entidades não governamentais).

3.4 Objetivo das organizações:


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Produção de bens.Prestação de serviços.Desenvolvimento de Idéias.Todas as anteriores em conjunto.

3.5 Diferença entre Grupos Formais e Informais:

Grupos Sociais Primários (relações sociais pessoais, informais e voluntárias).Grupos Sociais Secundários (relações sociais formais).

3.5.1 CARACTERISTICAS BÁSICAS DA ORGANIZAÇÃO FORMAL

Sob o ponto de vista da organização formal, uma organização empresarial consiste em um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços. A estrutura orgânica deste conjunto de encargos está condicionada pela natureza do ramo de atividade, pelos meios de trabalho, pelas circunstâncias sócio-econômicas da comunidade e pela maneira de conceber a atividade empresarial. As principais características da organização formal são:

Divisão do TrabalhoO objetivo imediato e fundamental de todo e qualquer tipo de organização é produzir algo: é a produção de bens ou serviços. E, para ser eficiente, esta produção deve se basear na divisão do trabalho, que nada mais é do que a maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas.O procedimento de dividir o trabalho começou a ser praticado mais intensamente com o advento da Revolução Industrial, provocando uma mudança radical no conceito de produção, principalmente pela fabricação maciça de grandes quantidades através do uso da máquina, em substituição ao artesanato, e do uso da especialização do trabalhador na linha de montagem.

EspecializaçãoComo conseqüência da divisão do trabalho, cada órgão ou cargo, passa a ter funções específicas e especializadas. A Teoria Clássica defende o pressuposto de que a concentração dos esforços em campos limitados e restritos, permite incrementar a quantidade e a qualidade da produção. A especialização do trabalho proposta pela Administração Científica portanto, constitui uma maneira de aumentar a eficiência e de diminuir os custos de produção.Simplificando as tarefas, atribuindo a cada posto de trabalho tarefas simples e repetitivas que requeiram pouca experiência do executor e escassos conhecimentos prévios, reduzem-se os períodos de aprendizagem, facilitando as substituições de um individuo por outro., permitindo-se melhorias de métodos de incentivos no trabalho e, decididamente, aumentando-se o rendimento da produção.

HierarquiaUma das conseqüências do principio da divisão do trabalho é a intensa diversificação funcional dentro da organização. Porém, uma pluralidade de funções desarticuladas entre si não forma uma organização eficiente. Como decorrência das funções especializadas, surge


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inevitavelmente a função de comando, cuja missão é dirigir e controlar todas as atividades para que se cumpram harmoniosamente as suas respectivas missões.

Distribuição da Autoridade e ResponsabilidadeA hierarquia da organização formal, representa a distribuição da autoridade e da responsabilidade entre os diversos níveis da estrutura. Cada nível hierárquico que está acima dos demais níveis, tem maior peso nas decisões. Por toda a organização, existem pessoas cumprindo ordens de outras situadas em níveis mais elevados, o que denota suas posições relativas, bem como o volume de sua autoridade em relação às demais posições.

RacionalismoUma das características básicas da organização formal, é o seu racionalismo. Uma organização é substancialmente um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos a cujas prescrições e normas de comportamentos todos os seus membros devem se sujeitar.O principio básico desta forma de conceber uma organização é que, dentro de limites toleráveis, os seus membros se comportarão racionalmente, isto é, de acordo com as normas lógicas de comportamento prescritas para cada um deles. Dito de outra forma, a formulação orgânica de um conjunto lógico de encargos funcionais e hierárquicos, está baseada no principio de que os homens vão funcionar efetivamente de acordo com tal sistema racional.

3.5.2 Grupos Informais:

Corresponde a um conjunto de pessoas que se unem por motivos de interesses, amizade ou por compartilharem os mesmos valores.Surgem de forma espontânea quando as pessoas convivem por certo tempo.Influenciam o desempenho das pessoas que atuam nas organizações formais.Surgem de necessidades pessoais de reconhecimento, filiação e estima.Produzem uma identidade social àqueles que a eles pertencem.Desempenham funções de ataque e defesa pessoal.

3.5.2.1 Elementos Informais das organizações:

Atitudes.Sentimentos.Amizades.Conflitos.Valores e Normas de Conduta.

3.6 Os recursos Organizacionais:

Recursos Humanos.Recursos Financeiros.Recursos Materiais.


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Recursos Tecnológicos.Outros (tempo, esforço, etc...).

3.6.1 O Que É Estrutura Organizacional?

Constitui a estruturação ou organização (composição) da Instituição Organizacional em função de critérios pré-determinados (departamentos, seções, cargos, etc...).Constitui a forma como as tarefas serão divididas, agrupadas e coordenadas.Normalmente é representada graficamente pelo Organograma Organizacional. 3.6.2 Especialização do Trabalho:

Representa o grau de detalhamento da divisão do trabalho.A divisão do trabalho, ou especialização do trabalho, descreve o grau em que as tarefas organizacionais são subdivididas em cargos distintos. Um trabalho completo não é executado por apenas uma pessoa. Ao contrário, ele é dividido em etapas, cada uma finalizada por uma pessoa diferente. Ao final dos anos 1940, a especialização do trabalho permitiu às empresas industriais a utilização mais eficiente das qualificações de seus funcionários. Dessa forma, os gerentes acreditavam que a divisão do trabalho oferecia uma fonte inesgotável de aumento da produtividade. Especialização é a distribuição de diferentes atividades entre as pessoas no sentido de aumento o potencial de capacidades, economia de tempo, aquisição de habilidades por treinamento e prática, e em conseqüência, aumento da produção, redução de custos e economia de escala.

3.6.3 Departamentalização:

É a base na qual os cargos são agrupados para coordenar tarefas comuns é chamada de departamentalização. As atividades podem ser agrupadas por função e buscar economias de escala mediante a lotação de funcionários com qualificações e orientações comuns em unidades comuns.

3.6.4 Autoridade formal e hierárquica:

Refere-se aos direitos inerentes a uma posição de dar ordens e esperar que elas sejam obedecidas.Segundo Max Weber, representa a probabilidade de uma ordem ou comando ser ou não obedecida, isto em função da posição hierárquica do líder em relação àquele(s) a quem foi dada a ordem.A autoridade formal é legitimada pela burocracia, ou seja, na competência técnica e legal.

3.6.4.1 Elementos que constituem as organizações formais:


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Objetivos.Tecnologia.Recursos.Estrutura.

3.6.5 Autoridade Informal (liderança):

Legitimada pelos atributos de personalidade e por habilidades pessoais do líder. 3.6.6 Cadeia de Comando ou Hierarquia:

É a linha de autoridade que interliga as posições da organização e especifica quem se subordina a quem.É o conjunto de níveis de autoridade existentes em uma organização formal.

3.6.7 Níveis Hierárquicos:

Estratégica: Responsabilidade da Alta Administração (Define a missão e os objetivos - gerais e específicos – da organização).Tática: Responsabilidade da Média Gerência (Define as estratégias de execução e coordenação).Operacional: Responsabilidade da Supervisão de 1ª Linha (Operacionaliza as estratégias anteriormente definidas).

3.6.8 Unidade de Comando:

Princípio que define que um trabalhador deve ter apenas uma pessoa perante a qual ela é diretamente responsável.

Obs.: Estes conceitos possuem hoje relevância menor devido aos avanços na informática e tendência à maior participação dos funcionários.

3.6.9 Cargo:

É a menor divisão do trabalho e representa uma posição, com um título, dentro da estrutura organizacional.Os cargos podem apresentar relações de subordinação, supervisão ou relações formais colaterais com outros cargos.

3.6.10 Organizar:

É um processo de decisão com finalidade de dividir tarefas entre pessoas ou grupo de pessoas para melhor atingir um objetivo, atribuindo responsabilidades.

3.6.11 Funções Organizacionais:


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Representa um conjunto de atividades que contribuem para a missão da organização (Ex.: Mkt., R.H., P&D etc...)

3.6.12 Autonomia:

Poder de decisão conferido ao ocupante de um cargo.

3.6.13 Disciplina:

É uma decisão auto-imposta e voluntária, a qual depende de atitude de cada pessoa, da informação que dispõe e da educação que recebeu.

3.6.14 Obediência:

Corresponde a obrigação de se estar “respondendo” a decisão imposta por vontade alheia.

3.6.15 Delegação:

Representa a transferência, entre pessoas, de parte das atribuições e autonomia para o ocupante de outro cargo, porém sem transferir responsabilidade sobre os resultados.

3.6.16 Atitudes:

São predisposições pessoais a responder de maneira positiva ou negativa ao ambiente.

3.7 Tipos de Estruturas Organizacionais: (departamentalização em função de critérios pré-determinados)

Organização por Função: Dep.RH, Dep. Mkt.Organização Territorial (localidade): Vendas filial SP, RJ e MG.Organização por Produto: fábrica de carros e fábrica de caminhões.Organização por Fases: montagem, pintura e acabamento.Organização por Cliente: produto X/cliente A e produto Y/cliente B.Organização Disciplinar (conhecimento/pesquisa): Escola - área de humanas e área de exatas.Organização por Período (turno): supervisor do turno A e supervisor do turno B.Organização Divisional (autonomia e responsabilidade): Divisão da América de Sul e Divisão da América do Norte. (ocorre quando existe uma descentralização)Organização por Projeto (atividades esporádicas, com começo meio e fim - força-tarefa): trabalho por encomenda, eventos e Pesquisa e Desenvolvimento.

Características básicas que, em conjunto, compõe a Cultura de uma Organização:

Inovação e Ousadia: o grau em que os funcionários são incentivados a serem inovadores e a correrem risco.Atenção ao detalhe: o grau em que se espera que os funcionários demonstrem precisão, análise e atenção aos detalhes.Busca de Resultados: o grau em que a administração se concentra mais em resultados ou efeitos do que nas técnicas e processos utilizados para alcançar esses resultados.


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Concentração das Pessoas: o grau em que as decisões da administração levam em consideração o efeito dos resultados sobre o pessoal da organização.Orientação para Equipe: o grau em que as atividades de trabalho são organizadas mais em torno das equipes do que em torno de indivíduos.Agressividade: o grau em que as pessoas são mais agressivas e competitivas do que contemporizadoras.Estabilidade: o grau em que as atividades organizacionais enfatizam a manutenção do status quo em oposição ao crescimento.

Obs.: Cada uma destas características existe em um continuum, variando muito de empresa para empresa.

3.8 Tamanho da Organização:

Embora o tamanho de uma organização influencie significativamente sua estrutura, a relação não é linear. As grandes organizações (com mais de 2.000 funcionários) possuem mais especialização, departamentalização, níveis verticais, regras e regulamentos do que as pequenas organizações. Entretanto, o tamanho afeta a estrutura em uma relação decrescente e seu impacto é menos importante à medida que uma organização se expande.

3.8.1 PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO

Organizar é o processo de dispor qualquer coleção de recursos em uma estrutura que facilite a realização de objetivos. Numa empresa, especificamente, pode-se dizer que organizar consiste em:Determinar as atividade específicas necessárias ao alcance dos objetivos;Agrupar as atividades em uma estrutura lógicaDesignar as atividades às específicas posições e pessoasEntão organização, como processo administrativo, é a função que determina quem vai fazer o quê e quais as responsabilidades de cada um. Além de distribuir os recursos disponíveis.Um dos principais problemas da administração é exatamente definir a estrutura organizacional, que define a autoridade e as responsabilidades das pessoas, como individuo, e como integrante de grupo. O sistema de comunicação de uma estrutura organizacional fornece a interligação das unidades de trabalho e possibilita sua ação coordenada.

4. COMO SÃO CLASSIFICADAS AS EMPRESAS:

Organização também entendida como uma empresa é a função administrativa que se incumbe do agrupamento de atividades necessárias para atingir os objetivos da mesma. E, como tal, elas se classificam em empresas industriais, comerciais e de prestação de serviços. Como empresa, podemos entender “uma organização social que utiliza uma variedade de recursos para atingir determinados objetivos”.

1. Empresas industriais


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São aquelas que transformam matérias-primas, manualmente ou com auxílio de máquinas e ferramentas, fabricando mercadorias. Abrangem desde o artesanato até a moderna produção de instrumentos eletrônicos. Exemplos: fábrica de móveis artesanais, fábrica de roupas, fábrica de esquadrias, fábrica de computadores.

2. Empresas comerciaisSão aquelas que vendem mercadorias diretamente ao consumidor – no caso do comércio varejista – ou aquelas que compram do produtor para vender ao varejista –comércio atacadista. Exemplos: armarinho, loja de ferragem, supermercado, atacado de laticínios

3. Empresas de prestação de serviçosSão aquelas cujas atividades não resultam na entrega de mercadorias e, sim, no oferecimento do próprio trabalho ao consumidor. Exemplos: restaurante, lavanderia, cinema, hospital, escola

4. Setores de atividadeDentro dos ramos de atividade existem vários setores que podem ser explorados por uma empresa, como por exemplo:

4.1 Setores industriais: gráfica, calçado, vestuário, bebidas, mobiliário, couros, metalurgia, mecânica, entre outros;4.2 Setores comerciais: veículos, tecidos, combustíveis, ferragens, roupas, acessórios e outros;

4.3 Setores de prestação de serviços: alimentação, transporte, turismo, saúde, educação, lazer, entre outros.

As empresas, também podem classificar-se segundo a propriedade, tipo de produção ou tamanho:Quanto a PropriedadePúblicas ou EstataisPrivadas ou ParticularesMistasQuanto ao Tipo de ProduçãoPrimárias ou ExtrativasSecundárias ou de TransformaçãoTerciárias ou Prestadoras de ServiçosQuanto ao TamanhoGrandesMédiasPequenasMicros 5. MICROEMPRESA

5.1 O que é uma microempresa?


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Resposta: Microempresa é a pessoa jurídica ou a firma individual que tiver receita bruta igual ou inferior a R$ 244.000,00 (duzentos e quarenta e quatro mil reais) (Lei n.º 9.841, de 05/10/1999, art. 2.º, inciso I).

5.2 O que é uma empresa de pequeno porte?

Resposta: Empresa de pequeno porte é a pessoa jurídica e a firma mercantil individual que, não enquadrada como microempresa, tiver receita bruta anual superior a R$ 244.000,00 (duzentos e quarenta e quatro mil reais) e igual ou inferior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais) (Lei n.º 9.841, de 05/10/1999, art. 2.º, inciso II.).

6.0 ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS

As técnicas de administração de recursos humanos, constituem ferramentas poderosas para que, empresa e colaborador, atinjam seus objetivos. Utilizadas pelas organizações, as técnicas objetivam a otimização dos recursos existentes, bem como, o atingimento da produtividade, eficiência, eficácia empresarial. Para tanto, atua nos diversos ambientes, buscando aumentar as oportunidades de melhoras.

6.1 TÉCNICAS DE ARH

ALGUMAS TÉCNICAS DE ARHUTILIZADAS NO AMBIENTE EXTERNO UTILIZADAS NO AMBIENTE INTERNO

Pesquisa de mercado de trabalhoRecrutamento e seleçãoPesquisa de salários e benefíciosRelações com SindicatosRelações com entidades de formação profissionalLegislação trabalhistaEtc.

Análise e descrição de cargosAvaliação de cargosTreinamentoAvaliação do desempenhoPlano de carreirasPlano de benefícios sociaisPolítica salarialHigiene e segurançaEtc.

TÉ

CN

ICA

S D

E

AD

MIN

IST

RA

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E

RE

CU

RS

OS

HU

MA

NO

S

Aplicadas Diretamente Sobre Pessoas

recrutamentoentrevistaseleçãointegraçãoavaliação do desempenhotreinamentodesenvolvimento de pessoal

Aplicadas Indireta-mente Sobre

Cargos Ocupados

análise e descrição de cargoavaliação e classificação de cargoshigiene e segurança


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as Pessoas através de:

Planos Genericos

planejamento de RHbanco de dadosplano de benefícios sociaisplanos de carreirasadministração de salários


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6.2 O PROCESSO DE ARH, Segundo Chiavenato

PROCESSO OBJETIVO ATIVIDADES ENVOLVIDAS

PROVI-SÃOQuem irá trabalhar na Organização?

Pesquisa de Mercado de RH

Recrutamento de Pessoas

Seleção de Pessoas

APLICA-ÇÃO

O que as pessoas farão na Organização?

Integração de Pessoas

Desenho de Cargos

Descrição e Análise de Cargos

Avaliação de Desempenho

MANU-TENÇÃO

Como manter as pessoas trabalhando na Organização?

Remuneração e Compensação

Benefícios e Serviços Sociais

Higiene e Segurança no Trabalho

Relações Sindicais

DESEN-VOLVI-MENTO

Como preparar e desenvolver as pessoas?

Treinamento

Desenvolvimento Organizacional

MONITO-RAÇÃO

Como saber o que são e o que fazem as pessoas?

Banco de Dados/Sistema de Informação

Controles – Freqüência – Produtividade - Balanço Social


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6.3 POLITICAS DE ARH

PR

OV

ISÃ

O D

E R

H

Pesquisa de Mercado de RH

Pesquisa e análise do mercado de rh;Onde recrutar (fontes de recrutamento);

RecrutamentoComo recrutar(técnicas de recrutamento);Prioridade do recrutamento interno sobre o externo;

Seleção

Critérios de seleção e padrões de qualidade;Graus de descentralização das decisões acerca da seleção de pessoas;Técnicas de seleção;

AP

LIC

AÇ

ÃO

DE

RH

IntegraçãoPlanos e mecanismos(centralizados e descentralizados) de integração dos novos participante ao ambiente interno da organização;

Análise e Descrição de Cargos

Determinação dos requisitos básicos de força de trabalho (requisitos intelectuais, físicos, responsabilidades envolvidas e condições de trabalho) para o desempenho do papel;

Planejamento e Alocação de RH

Determinação da quantidade de rh necessária e a alocação desses recursos em termos de posicionamento em cargos dentro da Organização;

Plano de CarreirasDeterminação da seqüência ótima das carreiras, definindo as alternativas de oportunidades possíveis dentro da Organização;

Avaliação de Desempenho

Planos e sistemáticas para contínua avaliação da qualidade e adequação dos rh;

MA

NU

TE

NÇ

ÃO

DE

RH

Administração de Salários

Avaliação e classificação de cargos visando ao equilíbrio salarial interno;Pesquisas salariais visando ao equilíbrio salarial interno;Política salarial;

Planos de Benefícios Sociais

Planos e sistemáticas de benefícios sociais adequados à diversidade de necessidades dos participantes da organização;

Higiene e Segurança no Trabalho

Critérios de criação e desenvolvimento das condições físicas ambientais de higiene e segurança que envolvem os cargos;

Relações TrabalhistasCritérios e normas de procedimentos sobre relações com empregados e com sindicatos;

DE

SE

NV

OL

-V

IME

NT

O

DE

RH

TreinamentoDiagnóstico e programação da preparação e reciclagem dos rh para o desempenho dos cargos;

Desenvolvimento de RH

Aprimoramento a médio e longo prazos dos rh disponíveis, visando a contínua realização do potencial existente em posições mais elevadas na organização;


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Desenvolvimento Organizacional

Aplicação de estratégias de mudança visando a saúde e excelência organizacional;

MO

NIT

O-R

AÇ

ÃO

DE

RH

Banco de DadosRegistros e controles para a devida análise quantitativa e qualitativa dos rh disponíveis;

Sistemas de Informação

Meios e veículos de informação adequados às decisões sobre rh;

Auditoria de RHCritérios de avaliação e adequação permanentes das políticas e procedimentos de rh.

6.4 AS SETE ATIVIDADES BÁSICAS DA ARH

O planejamento de recursos humanos, projetado para assegurar que as necessidades de pessoal sejam constante e adequadamente atendidas, é realizado através da análise de:fatores internos, como as necessidades de qualificações, vagas, expansão e redução departamentais atuais ou esperadas; e,

fatores no ambiente externo, como o mercado de mão-de-obra. O uso de computadores para produzir e armazenar informações sobre todos os empregados, tem permitido que as organizações sejam mais eficientes em seu planejamento de recursos humanos;

O recrutamento cuida de desenvolver um conjunto disponível de candidatos que combine com o plano de recursos humanos. Os candidatos são localizados geralmente através de anúncios em jornais e revistas técnicas, agências de emprego, informações boca-a-boca e visitas a faculdades e universidades;

A seleção implica o uso de formulários de inscrição, currículos, entrevistas, teste de emprego e de habilidades, e verificações de referências, para avaliar e classificar os candidatos para os administradores que irão, finalmente, selecionar e contratar um candidato;


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A socialização é concebida para ajudar os indivíduos selecionados a se ajustarem tranqüilamente à organização. Os recém-chegados são apresentados aos seus colegas, familiarizados em suas responsabilidades e informados sobre os objetivos, as políticas e as expectativas da organização quanto ao comportamento do empregado;

O treinamento e o desenvolvimento objetivam aumentar a capacidade dos empregados de contribuir para a eficácia da organização. O treinamento é projetado para aprimorar as habilidades no trabalho atual; os programas de desenvolvimento são projetados para preparar os empregados para a promoção;

A avaliação de desempenho compara o desempenho de trabalho de um individuo com os padrões ou com os objetivos desenvolvidos para o cargo do individuo. O baixo desempenho pode provocar uma ação corretiva, como treinamento adicional, rebaixamento ou despedida, ao passo que o alto desempenho pode merecer um bônus ou uma promoção. Apesar do supervisor imediato do empregado fazer a avaliação, o departamento de ARH é responsável por trabalhar com a administração de nível mais alto para estabelecer as políticas que guiam todas as avaliações de desempenho;

Promoções, transferências, rebaixamentos e desligamentos refletem o valor do empregado para a organização. Os que tem alto desempenho, podem ser promovidos ou transferidos para ajuda-los a desenvolver suas habilidades, ao passo que, os de baixo desempenho, podem ser rebaixados, transferidos para posições de menor importância ou até mesmo despedidos. Todas essas opções, por sua vez, afetarão o planejamento de recursos humanos.

6.5 PLANEJAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

A necessidade de planejamento de recursos humanos pode não ser facilmente percebida. Afinal de contas, pode-se perguntar: se uma organização precisa de pessoas novas, por que simplesmente não contrata-las? De fato, as necessidades de recursos humanos de uma organização dificilmente podem ser atendidas tão rápida ou simplesmente quanto esta pergunta sugere. Uma organização que não planeje seus recursos humanos freqüentemente descobrirá que não está alcançando com eficácia nem suas necessidades de pessoal, nem seus objetivos gerais.

Planejamento de Recursos Humanos: planejamento para as necessidades futuras de pessoal de uma organização, levando-se em conta atividades internas e fatores no ambiente externo.

Por exemplo: uma empresa industrial pode querer aumentar a produtividade com novo equipamento automatizado mas, se não começar a contratar e a treinar pessoas para operar o equipamento antes da instalação, ele pode ficar inativo durante semanas ou mesmo meses. De modo semelhante, uma organização composta apenas de homens brancos e que não planeje adicionar mulheres e membros de grupos minoritários ao seu pessoal, provavelmente será acusada num processo legal de direitos civis. O planejamento de recursos humanos é, hoje em dia, uma tarefa desafiadora, devido ao ambiente cada vez


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mais competitivo, à perspectiva de falta de mão-de-obra, às mudanças demográficas e à pressão do governo para proteger os empregados e o meio ambiente.

6.5.1 Procedimentos de Planejamento

O planejamento de recursos humanos, tem quatro aspectos básicos:

planejamento para necessidades futuras, decidindo de quantas pessoas, com que tipo de habilidades, a organização vai precisar;

planejamento para o equilíbrio futuro, comparando o número de empregados necessários com o número de empregados atuais que se espera que fiquem na organização, o que leva ao...

planejamento do recrutamento ou da dispensa dos empregados; e,

planejamento do desenvolvimento dos empregados, para garantir que a organização tenha um suprimento regular de pessoal experiente e capaz.

7.0 O Administrador e o Empreendedor

7.1 Administrador:

Profissional pago para gerenciar pessoas e tomar decisões organizacionais, envolvendo recursos disponíveis na mesma, para efetivação de seus objetivos.O administrados não é necessariamente um empreendedor.

7.2 Empreendedor:

Pessoa com iniciativa e propensão para assumir riscos, com facilidade para identificar oportunidades de negócios.Pessoa com grande interesse/necessidade de empreender/realizar.Pessoa criativa e com feeling para iniciar negócios e identificar oportunidades.

7.2.1 Espírito Empreendedor:

Processo de iniciar um negocio, organizar os recursos necessários e assumir seus respectivos riscos e recompensas.

7.2.2 Fatores que Incentivam Novos Empreendedores:

Mudanças recentes na economia, gerando novas oportunidades de negócios.A redução drástica do quadro de pessoal das organizações contemporâneas (Downsizing).Indenizações oriundas de demissões, aposentadoria precoce, indenizações decorrentes de Planos de Demissão Voluntária (PDV).Interesse dos funcionários em se tornarem autônomos.


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Crescentes opções de franquias, as quais possuem taxa de fracasso menor do que a abertura típica de um negócio próprio (devido ao apoio fornecido pelo franqueador em termos de marketing, operações e administração). 7.2.3 Como os Empreendedores Identificam Oportunidades:

Identificando necessidades sociais.Observando deficiências em produtos ou serviços já existentes no mercado.Observando tendências.Derivando oportunidades em função de sua ocupação atual.Procurando outras aplicações para produtos ou serviços já existentes no mercado.Explorando hobbies.Lançando moda.Imitando o sucesso alheio.

7.2.4 Novos Paradigmas da Administração:

Downsizing (diminuição de tamanho): em busca de maior eficiência na utilização de seus recursos e redução de custos, as organizações achataram a hierarquia, simplificaram seus processos de trabalho, promoveram o aumento da produtividade e diminuíram seus quadros, afetando definitivamente as estruturas hierárquicas e as perspectivas para o desenvolvimento de carreira.

Terceirização: consiste em uma estratégia para diminuição do tamanho da organização e redução de custos com tarefas ditas secundárias, significa colocar para fora, demitir e contratar quem era empregado.

Multi-especialização: em busca de maior eficiência, as organizações procuraram tornar sua força de trabalho menos especializada, substituindo o operário especializado por outro polivalente ou multifuncional.

Organização Virtual: é o produto da possibilidade de transferir e receber informações entre locais distantes. Essa possibilidade foi materializada pela evolução da micro-eletrônica em geral e dos computadores em particular, interligados em redes por meio de sistemas de comunicação. A comunicação entre dois pontos, para qualquer finalidade, torna dispensável a presença física dos clientes e funcionários. Assim, a organização virtual é aquela que não precisa estar em lugar nenhum, mas está em todos os lugares.

As Organizações Virtuais atuam nas seguintes dimensões:Dimensão Virtual (no ambiente on-line).Dimensão Real (o produto, o fornecedor e o cliente são reais).Dimensão Sem Fronteiras (não existe relação de distância e tempo).

Parceria: ocorre quando duas ou mais Organizações, concorrentes ou não, se unem para melhorar seu processo produtivo.

Responsabilidade Social Empresarial: trata-se do compromisso contínuo nos negócios pelo comportamento ético que contribua para o desenvolvimento econômico, social e ambiental.


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A Responsabilidade Social remete, em síntese, à construção de uma cidadania organizacional no âmbito interno da empresa e à implementação de direitos sociais no âmbito externo. A Responsabilidade Social é uma forma de conduzir os negócios da empresa de tal maneira que a torna parceira e co-responsável pelo desenvolvimento social, ou seja, as organizações perceberam que a responsabilidade social poderá alavancar sua imagem junto à comunidade, os consumidores, e aos funcionários, passando a representar um grande diferencial competitivo.

Gestão Ambiental: representa o esforço das organizações em satisfazer as expectativas dos consumidores por produtos que determinem menores impactos ambientais ao longo de seu ciclo de vida (produção, embalagem, consumo, descarte, etc...), e a divulgação desses esforços de modo a gerar maior consumo desses produtos e maiores lucros para a empresa. A gestão ambiental é boa para a empresa porque busca a eficiência no uso dos materiais, ajuda a reduzir os custos de produção e aumenta a credibilidade e legitimidade da organização junto a consumidores, clientes e sociedade em geral.

Administração em Rede: ocorre quando duas ou mais Organizações Autônomas se unem e se complemento no desenvolvimento de um determinado processo produtivo.

Unidades de Negócios: correspondem a Organizações Autônomas que pertencem a um mesmo grupo (holding).

Holding: corresponde a uma Organização que administra um grupo de outras Organizações Autônomas (Unidades de Negócios).

Clusters Regionais: ocorrem quando as Organizações de uma determinada região se organizam, de forma complementar, em prol do desenvolvimento de uma dada atividade produtiva.

Takeover (Incorporação ou Aquisição): ocorre quando uma Organização compra (incorpora ou adquire) outra(s) Organização(s) do mercado.

Fusão: ocorre quando duas ou mais Organizações se fundem dando origem a uma terceira e nova Organização.


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APOSTILA PRINCÍPIOS BÁSICOS DA ADMINISTRAÇÃO & SEUS FUNDAMENTOS

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