Fernando Andrade

Aprenda rápido

O Outlook como ferramenta de produtividade

Administração do tempo, gerenciamento de informações, planejamento,

trabalho em equipe, reuniões, acompanhamento de tarefas – tudo facilitado pelo Outlook.

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APRESENTAÇÃO 6

1 PRODUTIVIDADE NO OUTLOOK? 7A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO FACILITADA PELO OUTLOOK • O GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES FACILITADO PELO OUTLOOK • O PLANEJAMENTO FACILITADO PELO OUTLOOK • O TRABALHO EM EQUIPE • PREPARANDO A PRODUTIVIDADE • VÍCIOS QUE PRECISAM SER CORRIGIDOS • SOLUÇÕES FACILITADAS PELO OUTLOOK • REGRAS DE OURO • NÃO SEJA RESISTENTE A MUDANÇAS

2 CALENDÁRIO: PERFEITO PARA ADMINISTRAR O TEMPO 12COMPROMISSO TEM HORA. AÇÃO, NÃO • UM MÉTODO EFICIENTE PARA VOCÊ RELACIONAR AS AÇÕES DO DIA • FACILITE O PLANEJAMENTO DO SEU DIA COM O OUTLOOK • DIFERENCIE IMPORTANTE DE URGENTE COM A AJUDA DO OUTLOOK • A VISUALIZAÇÃO PRODUTIVA DO SEU CALENDÁRIO • UM COMPROMISSO UM POUCO DIFERENTE • DEIXANDO O CALENDÁRIO MAIS PRODUTIVO

3 UMA REUNIÃO PRODUTIVA 24ANTES, DURANTE E DEPOIS • O PASSO A PASSO PARA UMA REUNIÃO PRODUTIVA

4 ANOTAÇÕES: A INFORMAÇÃO CERTA NO LUGAR CERTO 29O QUE COLOCAR EM UMA ANOTAÇÃO: NEM MAIS NEM MENOS • O NOME DA ANOTAÇÃO É ESSENCIAL • O GRANDE TRUQUE: ANOTAÇÕES CLASSIFICADAS EM GRUPOS • ANOTAÇÕES COM CATEGORIA • COMO ENCONTRAR UMA DETERMINADA ANOTAÇÃO? • UMA ANOTAÇÃO BEM RELACIONADA

5 PLANEJAMENTO NA MEDIDA CERTA 36O PLANEJAMENTO DIÁRIO • O PLANEJAMENTO SEMANAL • PLANEJAMENTOS MENSAL, SEMESTRAL E ANUAL

6 CONTATOS: ÓTIMO PARA GERENCIAR INFORMAÇÕES 39DUAS REGRAS DE OURO PARA O USO PRODUTIVO DOS CONTATOS • INFORMAÇÕES QUE NINGUÉM PREENCHE – MAS DEVERIA! • PARABÉNS A VOCÊ! • ACRESCENTANDO NOVOS CAMPOS AOS CONTATOS • O CAMPO NOTA: TALVEZ MAIS ESSENCIAL QUE E-MAIL OU TELEFONE • AS ATIVIDADES DE UM CONTATO BEM RELACIONADO

7 A ARTE DE REALIZAR TAREFAS – SUAS E DE SUA EQUIPE 46AS SUAS TAREFAS • AS AÇÕES E TAREFAS DE SUA EQUIPE – ACOMPANHADAS POR VOCÊ • AS TAREFAS DE SUA EQUIPE – ATRIBUÍDAS COM O OUTLOOK • AS TAREFAS DE SUA EQUIPE – ACOMPANHADAS COM O OUTLOOK

8 UM EXEMPLO COMPLETO DE PRODUTIVIDADE NO DIA-A-DIA 51

9 PERGUNTAS E RESPOSTAS 60

Sumário

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Informática

e comportamento

Organização. Planejamento. Administração. Produtividade. Associar os programas de computador a essas palavras é o desejo de muitos, mas poucos conseguem. Por quê?

A resposta está no comportamento. De que adianta um programa com agenda se o usuário não sabe planejar seu tempo? Para que serve uma facilidade que permite delegar tarefas se o usuário não consegue trabalhar em equipe? Para que cadastrar contatos e digitar anotações se não houver uma metodologia efi ciente para pesquisas futuras?

Este livro surgiu a partir do sucesso do seminário O Outlook como ferramenta de produtividade, que aborda exatamente esses problemas. Vo-cê conhecerá aqui alguns dos principais tópicos discutidos no evento.

O Outlook é uma das ferramentas mais completas existentes em seu computador. E uma das mais desperdiçadas. Para aproveitá-lo é preciso, sim, um bom conhecimento do programa, mas o mais importante é a atitude. Usar bem o Outlook tem muito pouco a ver com tecnologia:importante mesmo é o comportamento do ususário. E isso só depende de você, concorda?

Fernando Andradefandrade@faconsultoria.com

Dedico este livro à minha esposa Cecília, pelo amor, apoio e dedicação incondicionais que tornaram possível este trabalho.

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Capítulo 1

Produtividade

no Outlook?

A produtividade é conseqüência direta de um trabalho bem plane-jado, bem organizado, bem priorizado. Enfi m, um trabalho bem feito. E feito com prazer! Vamos refl etir um pouco:

Gastamos tempo demais no trabalho para não colocar o prazer como prioridade número um. Trabalhar por dinheiro é como estar numa prisão à espera de liberdade condicional, que talvez nunca chegue. Andy Grove, ex-presidente da Intel

Quem faz as coisas com prazer não trabalha – cumpre uma missão e, assim, se diverte e se realiza. Joãosinho Trinta

Mas eis que chega a roda vida e carrega o destino prá lá. Chico Buarque

Não menos que saber, duvidar me apraz. Dante, em “Ensaios”, de Montaigne

Não tenhamos pressa. Mas não percamos tempo! José Saramago

Menos é mais. Franklin Lloyd Wright

Quem não leva a sério a preparação de algo, está se preparando para o fracasso.Benjamin Franklin

Todas são frases muito sábias, que fazem pensar. As três últimas, em particular, têm relação mais direta com a produtividade obtida com

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o Outlook: administração do tempo, gerenciamento de informações e planejamento. São temas como esses que discutiremos nas próximas páginas.

A administração do tempofacilitada pelo Outlook

Que melhor lugar para planejar seu tempo do que em uma agenda? O Calendário do Outlook é uma das ferramentas mais efi cazes para que seu dia de 24 horas seja mais do que sufi ciente para fazer tudo o que você precisa.

No entanto, apenas saber usar o Outlook para marcar compromis-sos, ações ou tarefas não é sufi ciente. É preciso ter métodos e critérios bem claros. Todos os dias da semana são iguais? Como encarar o fi nal de semana? Onde – e como – fazer um planejamento diário, semanal, mensal e até anual?

Embora o Calendário seja sempre lembrado quando se pensa em administração do tempo, o Outlook também tem outros recursos igualmente úteis para esse trabalho. Anotações, Tarefas, Contatos e, claro, e-mails são fundamentais para a ótima distribuição do seu tempo.

O gerenciamento de informaçõesfacilitado pelo Outlook

A verdadeira produtividade é resultado direto do gerenciamento efi ciente de informações. E o Outlook, novamente, proporciona todos os meios para isso.

O recurso ligado mais diretamente ao gerenciamento de informações é Anotações. É lá que você guarda idéias, projetos, metas e informações de todos os tipos. Mas, para funcionar, você precisa fazer tudo isso com muito método. Se você não puder encontrar a informação certa na hora certa, de nada adianta, concorda?

Contatos, Tarefas e até mesmo os e-mails também são fontes de informação. E você precisa igualmente de uma metodologia efi ciente para localizar tais informações.

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O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE 9

Este livro apresenta idéias já testadas – e amplamente aprovadas – para você fi nalmente conseguir gerenciar todas as suas informações. Graças ao Outlook!

O planejamentofacilitado pelo Outlook

É no planejamento que o Outlook mostra algumas de suas melhores funcionalidades. Usados em conjunto, o Calendário, as Anotações, as Tarefas, os Contatos e até mesmo os e-mails, proporcionam uma ferra-menta perfeita de planejamento.

Infelizmente, quase ninguém usa o Outlook para planejar. E os poucos que o usam ainda não aproveitam o que há de melhor.

O trabalho em equipe

Como acompanhar suas tarefas? Como acompanhar as tarefas de sua equipe? O recurso Tarefas do Outlook talvez seja uma das melhores alternativas para o trabalho em equipe. Além de facilitar o gerenciamento das tarefas, ele permite até mesmo a comunicação com a equipe a cada etapa vencida de uma tarefa. Mais, possibilita também a delegação muito efi ciente de tarefas – uma das soluções mais alardeadas para a administração efi ciente de seu tempo.

Preparando a produtividade

No entanto, todas essas facilidades oferecidas pelo Outlook só fun-cionarão efetivamente se você tiver uma proposta clara de organização, metodologia e efi ciência – sem o Outlook. O programa sozinho não faz milagres, o maior trabalho depende de você e seu estilo de vida.

Para usar o Outlook produtivamente, precisamos entender primeiro como está nossa produtividade atualmente – independentemente do Outlook! O que precisamos analisar?

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Vícios que precisam ser corrigidos

Alguns vícios atrapalham, e muito, nossa produtividade. Precisamos combatê-los com todas as nossas forças:

ü Falta de planejamentoü Informações insufi cientes e inefi cientesü Ausência de disciplina no cumprimento da agendaü Falta de defi nição clara de objetivos na execução das tarefasü Acúmulo de tarefasü Não comprometimento com os resultadosü Menosprezo ou ênfase inadequada a certas atividades ü Cobrança incompleta e descontínuaü Fragmentação e superfi cialidadeü Indefi nição de prioridadesü Centralização de poderü Resistência a mudançasü Reuniões intermináveisü Excesso de reuniõesü Uso improdutivo do telefoneü Disponibilidade excessivaü Computador desorganizadoü Retrabalhoü Projetos urgentesü Falta de comunicação adequada

Soluções facilitadas pelo Outlook

Felizmente é muito fácil resolver tudo isso, desde que você queira realmente!

ü Aprenda a dizer NÃOü Sempre faça planejamentosü Estabeleça prioridadesü Evite adiamentos intermináveis das tarefasü Estimule novos talentos e encoraje colaboradores a resolverem

problemas por si própriosü Delegue tarefas corretamente e libere seu tempo

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ü Procure novas formas de fazer seu trabalhoü Cuidado com o telefone: ele pode ajudar ou atrapalharü Não demore ao telefone e com clientesü Cuidado com as pseudo-atividadesü Trabalhe mais devagar – e ganhe velocidadeü Saiba comunicar suas idéiasü Demore para decidir, mas execute rapidamenteü Política de portas fechadas: não receba pessoas toda horaü Mantenha um ambiente ideal de concentraçãoü Organize suas informaçõesü Se tiver de ler um documento muito longo, faça primeiro

uma leitura dinâmicaü Organize seu computadorü Retire seu nome da lista de circulação de materiais desnecesários

dentro da empresaü Retire seu nome de listas de distribuição de e-mails

Regras de ouroü Seu planejamento e organização têm de tomar menos tempo

possívelü Faça de seu Outlook um companheiro de verdade. Confi e a ele

uma porção de coisas que não precisam consumir esforço de fi xação. Guarde sua memória para as coisas, os momentos e as experiências agradáveis, e não para pequenas informações, datas e compromissos que uma vez acontecidos desaparecem como vapor.

Não seja resistente a mudanças

A maioria das pessoas acha que tem mente aberta. Se há alguma coisa nova que vá melhorar nossa vida, certamente experimentaremos – é o que todos dizem, mas não é o que fazem. Este livro propõe uma série de mudanças que, se bem aplicadas, certamente tornarão sua vida mais produtiva. Experimente tudo o que for sugerido aqui, não resista. Só depois de experimentar você poderá afi rmar: funciona ou não funciona. E certamente funcionará!

Boa leitura!

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Calendário: perfeito para

administrar o tempo

Administrar bem o tempo nada mais é do que fazer o que foi programado na hora programada. Simples, não é? O problema é que parece que o dia não tem horas sufi cientes para acomodar todas as ações planejadas.

Já que não podemos criar mais horas no dia (ah, que bom seria se isso fosse possível!), o segredo é administrar bem as horas que existem. O Outlook é perfeito para isso. Desde que bem utilizado.

Compromisso tem hora. Ação, não

Para usar efi cientemente os recursos do calendário do Outlook, é muito importante diferenciar compromisso de ação. A diferença é simples: compromisso tem hora marcada, ação não.

Capítulo 2

O Outlook também trabalha com tarefas, muitas vezes confundidas com ações. A diferença é clara: na tarefa, você defi ne a data de início, término e porcentagem de andamento (por exemplo, um projeto); a ação precisa ser fei ta no dia (por exemplo, pagar o condomínio). Simplifi cando, ações são tarefas simples.

ATENÇÃO

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Um método efi ciente para você relacionar as ações do dia

Imagine um dia típico, em que você tenha muitas ações programadas. Seu calendário Outlook fi caria muito estranho, cheio de ações. A leitura seria bastante difícil – veja a fi gura ao lado.

Você pode relacionar todas as ações do dia de uma forma muito mais efi ciente: crie uma ação genérica Hoje e digite todas as ações do dia.

Clique duas vezes na parte cinza do dia onde

você quer criar a ação genérica Hoje.

No quadro que aparece, digite Hoje na linha

Assunto.

Agora vem o melhor: na parte de comentários

do quadro, digite tudo o que você precisa

fazer no dia.

Agora, sempre que você quiser ver todas as ações do dia, basta clicar duas vezes na ação genérica Hoje. Essa visualização não é realmente mais efi ciente?

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Facilite o planejamento do seu dia com o Outlook

Planejar seu dia é muito importante. Você pode fazer isso logo no início da manhã (se for do tipo diurno) ou no fi nal do dia anterior (se for do tipo noturno). Consulte seu relógio biológico: qual seu momento mais produtivo?

Muita gente considera essa hora de planejamento um desperdício de tempo. Em vez de perder uma hora planejando, é melhor aproveitá-la trabalhando. Esse é um engano clássico. Experimente investir apenas uma hora nesse planejamento. Você verá que seu dia ganhará de duas a três horas! Melhor ainda, com um pouco de prática, às vezes só 15 minutos são sufi cientes para você planejar seu dia.

Para fazer o planejamento diário com o Outlook, a idéia é usar uma ação Hoje e uma tarefa Hoje. A ação Hoje contém o que precisa ser feito no dia – está no Calendário. A tarefa Hoje é uma espécie de área de trabalho onde você planeja seu dia.

Para que serve a área de trabalho Hoje? É exatamente nela que planejamos nosso dia. Na fi gura acima, a área de trabalho Hoje ainda apresenta uma ação para as 17 horas. Por quê? Porque não deu tempo de cumpri-la, e isso é perfeitamente normal. Por melhor que seja seu planejamento, nem sempre é possível cumpri-lo à risca. No entanto, com a prática, ações não executadas são cada vez mais raras.

Vamos planejar nosso dia? Veja novamente a fi gura: o que temos?

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a) Ação não cumprida no planejamento anterior (Conferir conteúdo do site). Não se preocupe se você ainda não estiver entendendo o que signifi ca esse planejamento anterior. Continue lendo este texto, que tudo fi cará claro!

b) Eventos programados para o dia atual (E-mail BKB, Fábio, Lavar carro etc.)

c) Compromisso com hora marcada para o dia atual (11 horas BankBoston)

Muita coisa, cer-to? Vamos ao pla ne-jamento!

O primeiro pas so

é trazer a área

de trabalho para

sua te la. Abra a

ação genérica

Hoje.

Aqui você já vê uma primeira vantagem em usar a área de trabalho. Uma ação não cumprida no planejamento anterior aparece novamente (Conferir conteúdo do site, na ilustração). Assim, você a considerará no novo planejamento. Talvez você até queira mudar seu horário, já que o defi nido anteriormente não foi adequado. Nesse nosso exemplo, não faremos isso.

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Olhando a fi gura da página anterior, vemos que já existe um com-promisso defi nido (com hora marcada, 11 horas).

Digite a hora correspondente desse compro-

misso em Hoje e o copie/cole na li nha se -

guinte.

Assim, você planeja seu dia aos poucos. O próximo passo? Temos vá-rias ações sem horário defi nido. Vamos levá-las para a área de tra ba lho.

Abra a ação Hoje (defi nida para

o dia atual), selecione todas as

ações, copie e cole na área de

trabalho.

Assim que você leva as ações

para a área de trabalho, não

tem mais sentido mantê-las no

dia correspondente. Não há mais

necessidade desse lembrete.

Delete a ação diária Hoje.

Veja que o compromisso já foi digitado na posição certa (11 horas, antes de 17 horas).

Uma agenda bem planejada nunca tem ações diárias Hoje no passado. Isso signifi ca que tudo o que foi planejado, foi cumprido. Parece utopia, mas, não é. Experimente!

Sua área de trabalho agora tem várias ações sem hora defi nida. Cabe aqui uma refl exão: quando você marcou essas ações em seu Outlook, não havia sentido defi nir um horário para elas. Há alguns dias, você não saberia dizer qual o melhor horário para ligar para Rui. Hoje, você precisa defi nir esse horário.

Digite horários conforme você imagina seu dia de hoje e distribua as

ações nesses horários.

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Alguns comentários sobre o planejamento mostrado na fi gura ao lado:

• Há uma boa folga entre os vários horários. Imprevistos sempre acontecem, você precisa ter espaço para tratá-los.

• Não tente marcar ações demais, você não terá como cumpri-las. Dica: sua área de trabalho Hoje não pode ter setas de rolagem. Você sabe, isso acontece se houver muito texto – ou ações – digitado.

• Não marque tudo na área de trabalho (al-moço, por exemplo). Não é preciso ser ex-tremamente metódico nesse planejamento diário. Tenha um pouco de liberdade!

• Para facilitar a visualização, veja que as ações são precedidas por um ponto (.).

À medida que você for realizando as ações, apague-as. Assim, ao fi nal do dia, não deve haver mais nenhuma ação nessa área de trabalho. Esse é o objetivo. É assim que você tem certeza de que fez um bom planejamento diário. É assim que o Outlook se torna uma ferramenta preciosa para sua produtividade.

DICA

Uma boa idéia é marcar a primeira atividade para 8:30, mesmo que o dia comece às 8:00.

DICA

Uma recomendação fi nal: não dependa exclusivamente do Outlook – exercite um pouco sua memória. Em outras palavras, tente não marcar todas as ações, procure se lembrar de algumas por conta própria. Faz bem para a mente!

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18 FERNANDO ANDRADE

Muitas vezes, as soluções mais simples são as mais efi cientes. Ao longo deste livro, você verá muitas soluções simples assim! Aproveite-as! Aplique-as!

Diferencie importante de urgente com a ajuda do Outlook

Os métodos tradicionais de administração do tempo e análise de produtividade sempre sugerem: diferencie urgente de importante. Em uma defi nição livre:

Urgente: você precisa agir rapidamente. Por exemplo, responder a ligação telefônica de um cliente.

Importante: a ação tem de ser executada. Por exemplo, fazer a análise de seu fl uxo de caixa.

O problema é que nem tudo que é importante é urgente. Por exem plo:até que ponto o cliente que deixou um recado é importante o sufi ciente para você ligar de volta rapidamente? Por outro lado, embora ações importantes não tenham um tempo certo para serem feitas, você não pode prorrogar indefi nidamente a análise do fl uxo de caixa. Em algum momento ela passa a ser urgente.

Qual a conclusão? Algumas ações são – ao mesmo tempo – importantes e urgentes. São as que você não pode deixar de cumprir. Você se lembra das ações planejadas para seu dia? Algumas delas são realmente muito importantes e bastante urgentes.

Destaque-as! Pinte-as de negrito e ver-melho. É uma recomendação simples, aparen-temente até ingênua, mas de uma efi ciência muito grande. O que você não pode deixar de fazer no dia salta aos olhos imediatamente!

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A visualização produtiva do seu Calendário

a) E-mails à esquerdaMais adiante, você verá sugestões para um trabalho produtivo com

e-mails. Por ora, preste atenção em:• Apenas oito pastas particulares de assuntos• Máximo de três níveis para estas pastas

Muitas pastas de e-mails mais atrapalham do que ajudam. Veja na ilustração que eu consegui reunir todos – absolutamente todos – os meus e-mails em apenas oito pastas. Mais ainda, há pouca subdivisão de pastas – no máximo três.

b) Calendário ao centroPara personalizar seu Calendário, escolha Ferramentas, Opções. Na

guia Preferências, clique em Opções de calendário.

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• Semana de segunda-feira a domingo• Primeiro dia da semana: segunda-feira• Horário comercial das 8 horas às 19 horas

c) Meses e tarefas à direita• Um a três meses visualizados• Tarefas apenas com as colunas principais

Um compromisso um pouco diferente

Marcar compromissos no Outlook é muito simples. No entanto, alguns compromissos têm particularidades que precisam ser analisadas com calma. Veja este exemplo: ginástica postural, na hora do almoço, duas vezes por semana, durante dois meses, em semanas alternadas.

O segredo aqui é marcar um compromisso periódico. Felizmente, o Outlook consegue dar conta de todas as exceções.

No Calendário, clique duas vezes no dia e horário da primeira

ginástica.

No quadro do Compromisso que se abre, clique no botão Tornar

periódico. Aparecerá o quadro Compromisso recorrente.

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Defi na horário de início, fi m e duração.

Indique que a recorrência do compromisso é de base semanal.

Mostre que o compromisso acontece a cada duas semanas.

Defi na segunda-feira e quinta-feira como os dias da semana dese-

jados.

Para fi nalmente mostrar que a ginástica dura dois meses, indique que

o compromisso deve ser repetido durante oito semanas.

Pronto, um trabalho que parecia muito complicado, com muitos detalhes, foi resolvido facilmente.

Deixando o Calendário mais produtivo

Alguns recursos do Outlook podem deixá-lo ainda mais efi ciente. Veja:

Outlook sempre aberto no CalendárioNo início do dia, antes de ler e-mails, conversar com a equipe ou

atender telefonemas, comece analisando o que já está marcado. Para isso, é melhor o Outlook exibir logo de início o Calendário.

Escolha Ferramentas, Opções, selecione a guia Outras e clique no

botão Opções avançadas.

No quadro Op ções avan-

çadas, escolha Ini ciar na

pasta: Calendário.

Os feriados fi cam por conta do OutlookO Outlook tem um calendário interno de feriados de vários países.

Deixe-o marcar no Calendário os feriados dos países importantes para você.

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Escolha Ferramentas, Opções, selecione a guia Preferências e clique

no botão Opções de calendário.

Em Opções de calendário, clique no botão Adicionar feriados.

Em Adicionar feriados ao calendário, assinale o país (ou países) de-

sejado.

Compromissos organizados por coresVocê também pode atribuir cores a seus compromissos, conforme

sua categoria. Assim fi ca fácil olhar o Calendário e imediatamente avaliar os tipos de compromissos marcados.

No quadro do novo compromisso, selecione a cor desejada em Ró-

tulo.

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A agenda de grupoQue tal olhar a agenda de várias pessoas ao mesmo tempo? Assim,

fi ca mais fácil descobrir, por exemplo, onde estão as pessoas em deter-minado momento.

Para trabalhar com agendas de grupo, clique no botão Agendas na

janela do Calendário.

Clique no botão Nova para criar uma nova agenda e, em seguida,

digite um nome para a nova agenda.

Pronto. Agora é só clicar no botão Adicionar outros para indicar quais

as pessoas cujas agendas você quer olhar.

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