Passo 01

O Controle Financeiro para a obtenção de Demonstrativos Confiáveis

Setor Financeiro

Muitos empresários diariamente tomam decisões erradas, por não

conseguirem obter os dados financeiros de forma fidedigna.

Consequências:

➢ Dificuldades de obtenção de dados para DLP e DFC➢ Sensação de “falta de resutado”➢ Empréstimos, dívidas e problemas financeiros➢ Consumo do Capital de Giro ➢ Falta de liquidez ➢ Estagnação (não crescem)

➢Receitas Financeiras Operacionais

➢Receitas Financeiras Não Operacionais

➢Despesas- Categoria de Despesas

➢Fornecedores

Descrição das Operações: Valores do DLP (R$)Valores doDFC (R$)

Vendas Brutas (R$) 190.131,62 -----------------

Descontos concedidos na Venda (R$) 37.306,22 -----------------

Vendas Líquidas (R$) 152.825,40 142.857,08

Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) 87.872,02 98.834,08

Lucro Bruto (R$) 64.953,38 44.023,00

Despesas Operacionais Variáveis (R$) 19.854,46 19.854,46

Margem de Contribuição (R$) 45.098,92 24.168,54

Despesas Operacionais Fixas (R$) 24.309,29 24.309,29

Lucro Operacional (R$) 20.789,63 -140,75

Receitas Não Operacionais (R$) 1.545,50 1.545,50

Despesas Não Operacionais (R$) 3.384,67 3.384,67

Lucro Líquido (Lucro Líq. Final Ajustado)-(R$) 18.950,46 -1.979,92

Descrição das Operações: Valores do DLP (R$)Valores doDFC (R$)

Vendas Brutas (R$) 190.131,62 -----------------

Descontos concedidos na Venda (R$) 37.306,22 -----------------

Vendas Líquidas (R$) 152.825,40 142.857,08

Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) 87.872,02 98.834,08

Lucro Bruto (R$) 64.953,38 44.023,00

Despesas Operacionais Variáveis (R$) 19.854,46 19.854,46

Margem de Contribuição (R$) 45.098,92 24.168,54

Despesas Operacionais Fixas (R$) 24.309,29 24.309,29

Lucro Operacional (R$) 20.789,63 -140,75

Receitas Não Operacionais (R$) 1.545,50 1.545,50

Despesas Não Operacionais (R$) 3.384,67 3.384,67

Lucro Líquido (Lucro Líq. Final Ajustado)-(R$) 18.950,46 -1.979,92

Descrição das Operações: Valores do DLP (R$)Valores doDFC (R$)

Vendas Brutas (R$) 190.131,62 -----------------

Descontos concedidos na Venda (R$) 37.306,22 -----------------

Vendas Líquidas (R$) 152.825,40 142.857,08

Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) 87.872,02 98.834,08

Lucro Bruto (R$) 64.953,38 44.023,00

Despesas Operacionais Variáveis (R$) 19.854,46 19.854,46

Margem de Contribuição (R$) 45.098,92 24.168,54

Despesas Operacionais Fixas (R$) 24.309,29 24.309,29

Lucro Operacional (R$) 20.789,63 -140,75

Receitas Não Operacionais (R$) 1.545,50 1.545,50

Despesas Não Operacionais (R$) 3.384,67 3.384,67

Lucro Líquido (Lucro Líq. Final Ajustado)-(R$) 18.950,46 -1.979,92

“As métricas financeiras são as principais, não só para as empresas, mas também governos e igrejas. NADA EXISTE SEM RECURSOS FINANCEIROS”

Vicente Falconi - O que importa é o resultado

A cada 10 farmácias que afirmam fazer controle financeiro, 9

reconhecem não fazer nenhuma conciliação bancária

(manual ou eletrônica).

Caixas

Registrar Formas de Recebimento

Garantir a idoneidade e segurança das informações extraídas do software

(vendas e descontos)

Recebimento de Valores

Prevenção de Roubos

Auxiliar no Controle de Estoque

Funções do Setor de Caixas

PROCEDIMENTOS SETOR DE CAIXAS

Abertura e Fechamento de Caixas

Grupos de Pagamento

Formas de Pagamento

Grupos de Pagamento

À VistaÀ

Prazo

Formas de Pagamento

Dinheiro

Cheque à Vista

Cheque à Prazo

Duplicata

Cartão de Débito

Cartão de Crédito

Método Antigo:

Conferência do dinheiro no fechamento.

A diferença é paga pelo funcionário.

Contar o dinheiro no momento do fechamento.

O Caixa fica no “escuro”, e não sabe o valor.

Método Moderno:

Conferência dos valores com o registro das vendas (Cupom Fiscal).

A Estatística é que diz se diminui o bônus do funcionário.

Envelope do Caixa com o dinheiro, vai direto para o Banco.

Mesmo com a Farmácia cheia de clientes, o caixa é fechado sem stress.

Conferência de Pré-Vendas (Check-in / Check-out)

Sangria

Caixa-Cego

Auditoria (Conferir todas as formas de recebimento)

Cancelamentos devem ser restritos e analisados periodicamente

Conferência regular de Contas a Receber

Conferência diária de Estoques

Processos Importantes

Diferenças de valores de Caixas?

Diferenças de Estoque?

Cobrar ou não cobrar?

Peguei funcionário roubando... O que fazer?

Conta corrente

Cofre gerência

Caixas Farmácia

Despesas

Fornecedores

Fluxo de Dinheiro

Funções do Controle Financeiro

Controlar o Fluxo de Dinheiro da empresa

Categorizar Receitas e Despesas

Acompanhar os Saldos das Contas Bancárias da Farmácia

Verificar a efetividade do Planejamento de Receitas e Despesas

Obter dados precisos para Demonstrativos (DLP e DFC)

SEM CONTROLE FINANCEIRO NÃO É POSSÍVEL A OBTENÇÃO DO DFC

Descrição das Operações: Valores do DLP (R$)Valores doDFC (R$)

Vendas Brutas (R$) 190.131,62 -----------------

Descontos concedidos na Venda (R$) 37.306,22 -----------------

Vendas Líquidas (R$) 152.825,40 142.857,08

Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) 87.872,02 98.834,08

Lucro Bruto (R$) 64.953,38 44.023,00

Despesas Operacionais Variáveis (R$) 19.854,46 19.854,46

Margem de Contribuição (R$) 45.098,92 24.168,54

Despesas Operacionais Fixas (R$) 24.309,29 24.309,29

Lucro Operacional (R$) 20.789,63 -140,75

Receitas Não Operacionais (R$) 1.545,50 1.545,50

Despesas Não Operacionais (R$) 3.384,67 3.384,67

Lucro Líquido (Lucro Líq. Final Ajustado)-(R$) 18.950,46 -1.979,92

Como fazer o acompanhamento dos

saldos das contas bancárias?

Sem ferramentas efetivas

para o controle, o resultado é um só!

Utilizando

Gerenciador Financeiro

(manual ou eletrônico)

Gerenciador Financeiro Manual

Livro Conta Corrente – Campos importantes:

Controle conta corrente excel

Exemplos de

Gerenciadores Financeiros

Eletrônicos

Meu Dinheiro Web

www.meudinheiroweb.com.br

ZeroPaper

http://www.quickbooks.com.br/zeropaper

Contas Online

www.contasonline.com.br

Financeiroweb

www.financeiroweb.com.br

Myfinance

www.myfinance.com.br

Organizze

www.organizze.com.br

Quadro de Despesas – Representatividade sobre a venda bruta (%)Despesas operacionais variáveis (%)Venda

Comissões (Funcionários, etc): 2,20

Impostos Totais 10,04

Outras Despesas 0,87

TOTAL DESPESAS OP. VARIÁVEIS 13,11

DESPESAS OPERACIONAIS FIXAS (%) Venda

Agua 0,08

Aluguel 4,26

Benefícios a Funcionários 0,68

Doações e Perdas 0,45

Encargos Sociais 0,75

Energia 0,39

Folha Pagto/Sal.Fixos 8,30

Informática/Assist Terc. 0,23

Lastro Inadimplentes 1,00

Lastro Rh 1,60

Manutenções Diversas 0,80

Marketing/Merchandising 0,95

Material Limpeza e Hig. e Aliment. 0,04

Mensalidades Diversas 1,03

Pagamento Plano Saúde 0,55

Papelaria/Gráfica 0,02

Pró-Labore Sócios 3,01

Quebra de Caixa 0,21

Serviço de Cobrança 0,50

Serviço Entrega em Dom. 2,50

Serviços de Terceiros 1,26

Taxas Bancárias 0,64

Telefones/Internet 0,79

Viagens/Correios/Fretes 0,08

TOTAL DESPESAS OPERACIONAIS FIXAS 30,12

TOTAL DESPESAS VARIÁREIS + FIXAS 43,23

DESPESAS NÃO OPERACIONAIS

Acionistas/Investidores

Anuidades Diversas (CRF; Sindicatos; etc)

Benfeitorias/Investimentos

Clientes Inadimplentes (Extra Lastro Inadimplentes)

Comissões Extras (Metas Atingidas)

Despesas Extras Diversas

Despesas Financeiras Extras

Doações/Perdas (Extras)

Financiamentos/Empréstimos (Pagto)

Fornecedores Extras (Estocagem)

Indenizações Trabalhistas (Extras Lastro Rh)

Marketing e Merchandising (Extras)

Multas Fiscais

Seguro Empresarial

RECEITAS FINANCEIRAS NÃO OPERACIONAIS

DividendosEmpréstimo vindo de Acionista (Empréstimo Mútuo Societário)Financiamentos/Empréstimos (Captação Dinheiro)Investimento AcionistaJuros s/ duplicatasMultas Cobradas ClientesReceitas Correspondente BancárioRendimentos AplicaçõesVenda Recarga Celular (Chip)

1 – Cadastrar Cofre Gerência e Contas Bancárias

2 – Fazer os lançamentos

3 – Conciliação Bancária

4 – Conferir Saldo

5 – Capturar Dados

5 passos Gerenciador Financeiro - Gestor Bulla

Cadastro de

Cofre Gerência

Contas Bancárias

Lançamentos de

Movimentações

Financeiras

Lançamentos

Recorrentes

Transferências entre ContasMovimentação entre Contas da mesma

empresa

Cofre – Conta BancáriaConta Corrente – Conta CorrenteConta Corrente – Conta Aplicação

MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA SIMPLES

Conciliação Bancária

Conferência

Verificar se as informações que foram lançadas no Gerenciador

Financeiro, aconteceram de fato nas Contas Bancárias

A “Projeção de Fluxo de Caixa” deverá ser realizada no início de cada ano, e acompanhada mensalmente.

Permite que o Administrador da Farmácia tenha uma visão antecipada da situação financeira.

Ela reflete com antecedência como ficará o DFC da Farmácia.

Fluxo de Caixa

Capital de Giro

Ao setor financeiro compete o papel de determinar qual é o valor do “Capital de Giro” necessário para a manutenção da Farmácia.

Também pode ser chamado de cálculo do “Caixa Mínimo Necessário” (ou CMN).

Na prática poderá pode ser obtido:

Capital de Giro = (Valor do CMV) + (Metade do Valor das Despesas Totais).

Nota: Utilizar a média mensal de pelo menos do último trimestre para o calculo desses valores.

✓Agendar as Contas a Pagar em Gerenciador Financeiro ou no sistema informatizado da Farmácia.

✓Acompanhar a Dotação Orçamentária de Despesas – Limite de valores a ser gasto com cada categoria de despesas

✓Acompanhar a Dotação Orçamentária de Compra – Conforme o DLP do mês anterior.

✓Fazer as Previsões: utilizar simulações no DFC Acumulado da Farmácia.

Setor Financeiro – Outras funções:

Exemplo de controle de compras conforme

Dotação Orçamentária

Demonstrativo de Lucros e Perdas (DLP) (R$): jan/13 fev/13 mar/13 abr/13 mai/13 jun/13

Vendas Brutas (R$) 307.393,25 322.588,39 354.201,75 346.324,84 351.511,96 0,00

Descontos concedidos na Venda (R$) 52.839,87 57.325,53 62.269,97 60.708,32 60.204,57 0,00

Vendas Líquidas (R$) 254.553,38 265.262,86 291.931,78 285.616,52 291.307,39 0,00

Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) 146.995,81 153.058,28 165.706,15 164.335,38 167.766,95 0,00

Lucro Bruto (R$) 107.557,57 112.204,58 126.225,63 121.281,14 123.540,44 0,00

Despesas Operacionais Variáveis (R$) 41.599,51 34.018,61 34.656,65 36.924,93 37.582,88 0,00

Margem de Contribuição (R$) 65.958,06 78.185,97 91.568,98 84.356,21 85.957,56 0,00

Despesas Operacionais Fixas (R$) 49.742,85 53.162,02 47.499,85 48.573,47 57.865,18 0,00

Lucro Operacional (R$) 16.215,21 25.023,95 44.069,13 35.782,74 28.092,38 0,00

Receitas Não Operacional (R$) 0,00 0,00 100.000,00 0,00 0,00 0,00

Despesas Não Operacional (R$) 20.611,25 19.111,90 22.454,44 19.039,90 20.604,57 0,00Lucro Líquido (Lucro Líquido Final Ajustado)-(R$) -4.396,04 5.912,05 121.614,69 16.742,84 7.487,81 0,00

DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA DE COMPRA jan/13 fev/13 mar/13 abr/13 mai/13 jun/13

Medicamentos de Referencia e Marca Especiais 99.501,30 74.478,39 78.254,28 81.817,84 85.934,32 86.480,22

Medicamentos Similares 17.561,74 16.683,04 18.962,74 20.822,23 19.456,07 20.637,56

Medicamentos Genéricos 18.960,31 16.692,63 16.815,07 19.872,01 19.078,32 17.734,71

Perfumarias e Correlatos 42.375,21 39.141,76 39.026,20 43.194,06 39.866,68 42.914,46

Manipulados e Homeopaticos 23,93 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Total a ser comprado no mês (R$) 178.422,49 146.995,81 153.058,28 165.706,15 164.335,38 167.766,95

Data Saldo disponível para compras em Setembro NF-e entrada em setembro 01/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0002/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0003/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0004/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0005/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0006/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0007/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0008/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0009/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0010/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0011/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 53.589,9312/09/2013 R$ 56.410,07 R$ 8.933,1613/09/2013 R$ 47.476,91 R$ 1.884,2814/09/2013 R$ 45.592,63 R$ 6.013,5915/09/2013 R$ 39.579,04 R$ 0,0016/09/2013 R$ 39.579,04 R$ 0,0017/09/2013 R$ 39.579,04 R$ 2.877,6418/09/2013 R$ 36.701,40 R$ 5.966,4019/09/2013 R$ 30.735,00 R$ 4.075,5220/09/2013 R$ 26.659,48 R$ 2.839,0021/09/2013 R$ 23.820,48 R$ 8.114,8622/09/2013 R$ 15.705,62 R$ 0,0023/09/2013 R$ 15.705,62 R$ 0,0024/09/2013 R$ 15.705,62 R$ 2.831,2325/09/2013 R$ 12.874,39 R$ 4.516,9526/09/2013 R$ 8.357,44 R$ 6.865,1527/09/2013 R$ 1.492,29 R$ 0,0028/09/2013 R$ 1.492,29 R$ 1.440,3629/09/2013 R$ 51,93 R$ 0,00

30/09/2013 R$ 51,93 R$ 0,00

DESAFIO

REPRODUZIR o DLP no DFC

Na vida, só há uma coisa pior do que estar no caminho errado: é estar no caminho errado com certeza de que

está no caminho certo!(Roberto Shinyashiki)

PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil: Gestão e Estratégia. 1(a) ed. Atlas, 2000.ANGELO, Claudio Felisoni, SILVEIRA, Jose Augusto e FÁVERO, Luiz Paulo. Finanças no Varejo: Gestão Operacional. São Paulo, 3(a).ed. Saint Paul Editora, 2006.MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. São Paulo, 9(a). ed. Atlas, 2003.PADOVEZE, Clóvis Luis. Introdução á Administração Financeira. São Paulo, Thomson, 2005.CHRISTOVÃO, Daniela e WATANABE, Marta. Guia Valor Econômico de Tributos. São Paulo, Ed. Globo, 2002.Revista ABCFARMASites Pesquisados:www.sebrae.com.brwww.sefaz.go.gov.brwww.abcfarma.ogr.brwww.anvisa.gov.brwww.sebraesp.com.brwww.abcfarma.org.br.