ARQUIVOLOGIA Vocs conhecem alguma empresa que para desenvolver suas atividades no produza documentos? Arquivos: Soluo ou Problema? Por onde comear? O que posso descartar? O que deve ficar? Como conhecer os documentos? Estou qualificado? O ambiente fsico do arquivo adequado? Onde buscar informaes? ARQUIVSTICA: Conjunto de princpios e tcnicas serem observadas na PRODUO, ORGANIZAO, GUARDA, PRESERVAO E USO de documentos em arquivos. PRINCPIOS DA ARQUIVSTICA PRODUO: Nesse princpio o arquivista deve influenciar para que os documentos sejam planejados de forma padronizada, para assim, melhor atender as necessidades de informao. ORGANIZAO: o princpio, em que o arquivista busca utilizar as tcnicas de classificao, descrio e arranjo. A classificao, constitui a forma como os documentos sero ordenados para efeito de arquivamento. A descrio, corresponde ao uso das tcnicas utilizadas para recuperao dos documentos arquivados. O arranjo, a forma como o arquivo ser organizado em todos os seus processos. GUARDA: Aqui se estabelecem as preocupaes com os documentos, alertando que os mesmos tornam-se fontes de informaes para defesa de direitos, assim como para fins de comprovao histrica, cultural etc. PRESERVAO: Aqui deve ser destacado que os documentos selecionados para efeito de arquivamento permanente, no diminuem seus valores com o passar do tempo. USO: o princpio que justifica a necessidade dos demais princpios. O uso das informaes nos documentos de arquivo que comprovam sua razo de ser. MTODOS DE ARQUIVAMENTO A aplicao do Mtodo de Arquivamento requer antes de tudo, habilidade no conhecimento dos elementos que o arquivista deve considerar como os mais importantes no processo de arquivamento e recuperao dos documentos, facilitando dessa forma, a definio do mtodo mais adequado para cada caso. Portanto, na escolha do mtodo deve ser levado em considerao as caractersticas pelas quais os documentos so armazenados e consultados. Os mtodos bsicos mais utilizados so: ALFABTICO, GEOGRFICO e NUMRICO ELEMENTO PRINCIPAL MTODO NOME/ASSUNTO LOCAL

NMERO ALFABTICO GEOGRFICO NUMRICO MTODO ALFABTICO o mtodo mais simples de ser praticado, sendo utilizado quando o elemento principal no armazenamento e recuperao o NOME/ASSUNTO. O Mtodo Alfabtico, apresenta como vantagens: fcil assimilao, busca direta no elemento principal, fcil organizao e custo de manuteno menor. Como desvantagens, podemos citar os possveis erros de arquivamento que podem acontecer em funo de procedimentos errados nas regras de alfabetao. importante observar que sua simplicidade e facilidade de utilizao pode levar descuidos que podem prejudicar toda a sistemtica de ordenao. O Mtodo Alfabtico, deve ser baseado em regras de alfabetao. Existe para isso, 13 regras bsicas de alfabetao, que devem ser aplicadas como forma de melhor organizao dos documentos, quando utilizado esse mtodo. MTODO GEOGRFICO o mtodo praticado para acervos documentais cujo elemento principal ser considerado o LOCAL. As ordens geogrficas mais utilizadas so: ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE Quando se organiza um arquivo por ESTADOS, as capitais devem ser colocadas em primeiro lugar, isto , merecem destaque. Devemos tambm, seguir a ordem alfabtica nas cidades e correspondentes dentro de cada Estado. PAR Belm ANDRADE, Fabiany M. de ASSUNO, Elena Cludia COSTA, Alexandre A. da DELGADO, Flvia Helen B. Abaetetuba ANDRADE, Fabiany M. de ASSUNO, Elena Cludia COSTA, Alexandre A. da DELGADO, Flvia Helen B. PAS CIDADE CORRESPONDENTE Quando se tratar de correspondentes de outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o PAS, seguindo da cidade e seus correspondentes. BRASIL Belm ANDRADE, Fabiany M. de ASSUNO, Elena Cludia COSTA, Alexandre A. da DELGADO, Flvia Helen B. So Paulo ANDRADE, Fabiany M. de ASSUNO, Elena Cludia COSTA, Alexandre A. da DELGADO, Flvia Helen B.

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE Quando se organiza um arquivo por CIDADES, deve-se observar a ordem alfabtica das mesmas, no havendo destaque para as capitais Bragana Par ANDRADE, Fabiany M. de ASSUNO, Elena Cludia COSTA, Alexandre A. da DELGADO, Flvia Helen B. So Paulo ANDRADE, Fabiany M. de ASSUNO, Elena Cludia COSTA, Alexandre A. da DELGADO, Flvia Helen B. MTODO NUMRICO Quando o principal elemento ser considerado na recuperao de um documento o NMERO, a escolha do mtodo deve ser baseado no mtodo Numrico Simples ou Numrico Cronolgico. NUMRICO SIMPLES Esse mtodo caracteriza-se pela atribuio de um nmero para cada correspondente (pessoa fsica ou jurdica). recomendvel o uso de um ndice alfabtico remissivo, para facilitar ainda mais na recuperao do documento. EXEMPLO 01.01.123 SECTAM ARQUIVO GAVETA CORRESP. 01 01 123 01.01.137 GLM LTDA 01.02.158 ENCOL ESTANTE PRATEL. CORRESP. 01 02 158 02.03.235 PEREIRA, Joo NUMRICO CRONOLGICO Nesse mtodo, alm da ordem numrica, tem que observar a data de entrada como elemento diferenciador. Essa modalidade adotada em grande parte das entidades pblicas devido o grande fluxo documental. O documento depois de autuado colocado em pasta, onde alm do nmero de protocolo so transcritas outras informaes, que podem ser denominadas de processo. Em todo mtodo de arquivamento possvel ser aplicado os recursos de tecnologia da informao. O Mtodo Numrico vem crescendo muito devido o surgimento de diversos sistemas informatizados. EXEMPLO INPI 046157 Maio 2008 28 10h30:56 PROTOCOLO GERAL

Construo de Ambientes para Arquivos Os temas discutidos nesse tpico destinam-se a orientar para construes, adaptaes e reformas de espaos fsicos destinados a arquivos, com destaque para o Permanente/Central. O espao fsico para arquivos envolve algumas condies especiais a saber: Aberturas p/ circ. do Ar Acervo/Depsito Iluminao(NBR- 5413) Espao Fsico O Prdio O prdio, sala e/ou espao fsico destinado ao arquivamento de documentos, deve ser planejado de acordo com as necessidades bsicas de um Arquivo Permanente/Central. Independente do contexto onde esteja inserido, um arquivo destina-se sempre a oferecer servios para pblicos internos ou externos. QUAIS SO ESSAS NECESSIDADES BSICAS? Recolhimento Organizao Arranjo Guarda/Evoluo Preservao Segurana Acesso sem Limitaes/Barreiras O Arquivo Permanente/Central deve ser projetado de acordo com a estrutura funcional da empresa. Portanto, esta definir o tamanho necessrio ao espao que receber toda estrutura fsica e funcional para Gesto Documental no mesmo. Para o espao destinado ao Arquivo Permanente/Central, deve-se prever um crescimento mdio/anual de 5 8% em volume documental. Qual o espao ideal em m2 para o Arquivo Permanente/Central? Para que o espao fsico destinado ao Arquivo Permanente/Central, atenda as necessidades bsicas para seu eficaz funcionamento, necessrio tambm, colocar em prtica o conhecimento de alguns dados referentes a organizao e guarda dos documentos. Dados importantes para dimenso de espaos para arquivos rea destinada ao Acervo/Depsito = 60% rea destinada s atividades tcnicas e administrativas = 15% rea destinada ao atendimento/pblico = 25% 1 fileira de 3 estantes dupla-face ocupa uma rea de 1,88m2 e tem a capacidade de receber 180 caixas-arquivo 9 estantes dupla-face distribudas em um espao para guarda de documentos, necessitam de uma rea de 17m2 9 estantes dupla-face tem a capacidade mxima de armazenar 540 caixas-arquivo Em uma rea total de 50m2,, 60% corresponde a 30m2, logo, uma capacidade aproximada de 12 estantes dupla-face

Recomenda-se para uma caixa-arquivo, a capacidade de armazenamento mdio de 600 folhas de papel, logo, um espao de 17m2 tem a capacidade mxima de armazenar 324.000 folhas de papel. ARQUIVOS DESLIZANTES Os arquivos deslizantes possuem grandes vantagens sobre as estantes convencionais e arquivos de gavetas, conforme veremos a seguir. Economia de 70% de espao, principalmente por no permitir o desperdio de espaos fixos para corredores de acesso. Possibilitam mais segurana no acesso aos documentos, alguns com travamento automtico ou manual. Apresenta uma esttica perfeita e confortvel. A maior dificuldade no uso desse recurso o custo elevado devido os processos de industrializao e funcionamento. ARQUIVOS DESLIZANTES X ESTANTES CONVENCIONAIS Dados importantes sobre capacidade de ocupao dos espaos Estudos mostram que uma empresa de mdio porte, transfere para o Arquivo Permanente uma massa documental aproximada entre 28 a 32 caixas-arquivo/ano Considerando que uma caixa-arquivo deve receber em mdia 600 folhas de documentos, 30 caixas-arquivo, receber um volume mdio de 180.000 documentos/ano Se multiplicarmos essa massa documental por 7 anos, o AP receber nesse perodo, cerca de 1.260.000 documentos, ou seja, quase o dobro da capacidade para os 30m2 Neste caso, em 7 anos, o AP precisaria de ampliar seu espao fsico em 100%. Portanto, possuir 60m2 s na rea do acervo/depsito Algumas Concluses 17m2 (Acervo/Depsito) esto para capacidade mxima 324.000 documentos, logo 9 estantes dupla-face 1 estante dupla-face tem capacidade para receber 60 caixas-arquivo e armazenar 36.000 documentos

9 estantes dupla-face tem capacidade para receber 540 caixas-arquivo e armazenar 324.000 documentos A mdia anual do envio de caixas-arquivo para o AP est entre 28 32, logo, 30 caixas corresponde a 180.000 documentos/ano, isto , 1 estante por ano Pode-se considerar como espao mnimo para instalao de um AP/Central, uma rea de 50m2 Quando o AP no dispe de muitos servios, isto , atendimento restrito, a rea do atendimento pode ser reduzida entre 10 a 15%, ampliando-se assim a rea do acervo/depsito. A Localizao A escolha do local para instalao de um arquivo, deve levar em considerao a ambincia adequada devido a preocupao com a preservao dos documentos, assim como o desenvolvimento da funo arquivstica na entidade. A rea fsica destinada a instalao do arquivo, deve ser seca, livre de riscos de inundaes, deslizamentos e infestaes trmicas. Portanto, uma rea livre de perigo para a segurana e preservao do acervo documental. No caso de construo, recomenda-se que antes da elaborao do projeto sejam solicitados estudos geotcnicos sobre a condio do terreno. Outros fatores importantes so as condies de resistncia a carga e a necessidade de expanso, esta no s est vinculada s limitaes do terreno, como tambm s limitaes legais de uso, de alteraes e adaptaes. Em se tratando de arquivo, geralmente a opo mais praticada a adaptao. Pode ser uma soluo, desde que observada todas as necessidades bsicas, mas sempre um grande risco. As adaptaes geralmente tornam-se muito dispendiosas por questes de funcionalidade. Independente de qualquer concepo com finalidade especfica, ou aproveitando-se um prdio j existente, devemos observar sempre trs quesitos bsicos: rea suficiente e condies de expanso; Resistncia estrutural a carga; e Condies de aerao e climatizao; indispensvel que o acesso para o pblico seja independente, impedindo que o mesmo tenha circulao pela rea destinada ao acervo. Os projetos de instalao de arquivos, devem estar distantes tambm, das seguintes reas: mar, zonas pantanosas, rios, ilhas e lagos; terrenos e subsolos midos ou alagados; regies de ventos salinos e com resduos arenoso; proximidade de indstrias que liberam poluentes; proximidade de usinas qumicas, eltricas e nucleares; proximidade de terminais de trfego areo e terrestre; proximidade com materiais inflamveis e explosivos; O Acervo/Depsito A rea destinada ao Acervo/Depsito, merecem ateno especial quanto s condies ambientais, resistncia estrutural, p direito, iluminao, segurana, roubo e vandalismo;

Recomenda-se que a rea destinada ao Acervo/Depsito tenha o mximo de 200m2; recomendvel que um p direito tenha o mximo de 2,70m, pois as estantes tem em mdia 2,20 de altura, isto , 50cm a menos. Quanto maior o espao excedente entre o topo da estante e o p direito, maior ser o consumo de energia para climatizao e, em caso de fogo, mais fcil ser o alastramento das chamas. A preocupao com a quantidade mdia de 600 folhas por caixa arquivo est amplamente associada a carga que ter cada estante. Uma caixa-arquivo com 600 folhas pesa em mdia 2,50Kg Uma prateleira com carga completa pesa 15Kg Uma estante com carga completa recebe o equivalente a 150Kg; Logo, uma rea de O,62m2 recebe peso mdio de 150Kg A preocupao com a quantidade mdia de 600 folhas por caixa arquivo est amplamente associada a carga que ter cada estante. VEJA O RECOMENDADO 100 Kg/m2 para estantes metlicas fixas Condies Ambientais/Temperatura e UR As condies adequadas de temperatura e de umidade relativa(UR) do ar so elementos vitais para preservao de documentos em arquivo. A UR no pode estar abaixo de 40%, nem acima de 65%. A faixa segura da UR entre 45% e 55%, com variao diria de 5%, tanto para mais como para menos. A temperatura deve sempre est relacionada com a UR, logo o ideal 20C, com variao de 1C, tanto para mais como para menos. UMIDADE RELATIVA TEMPERATURA 45% a 55% 20C O clima do ambiente externo outro fator de muita influncia, principalmente nos climas tropicais, pois foram o uso permanente de sistemas de climatizao artificial. Em climas onde o calor e a umidade elevada durante o ano todo, h uma necessidade permanente do controle da Temperatura e da UR. Os investimentos sobre a climatizao do arquivo, podem ser reduzidos com estudos sobre o seu posicionamento, levando-se em considerao a vegetao, topografia do local e menor insolao. recomendvel que o sistema de climatizao do acervo/depsito seja independente, pois deve atender s necessidades exclusivas de preservao dos documentos. Nos sistemas nicos para todo o prdio, as famosas centrais de ar, ocorre com muita frequncia as baixas regulagens de temperaturas, quando no o desligamento completo da central, isto devido os limites do conforto humano, que tambm merece ser respeitado. O sistema de condicionador de ar ideal o que permite o controle automtico da temperatura, da UR e ainda filtra os agentes poluentes antes de insuflar o ar no ambiente interno. Porm, os custos com instalao e manuteno so elevados, da pouco utilizados.

A sada para as empresas, arcar com os custos de manter o sistema operando durante o horrio de expediente, mas o problema so os excedentes acima de 48 horas, principalmente nos climas tropicais, pois o recomendado so as 24 horas/dia Os arquivos de fotos, filmes, registros eletrnicos, fitas, etc, devem ter cuidados mais especiais, devido algumas diferenas entre alguns formatos, conforme abaixo: DOCUMENTO/FORMATO COND. AMBIENTAIS Fotografias PB T 12C e UR 35% Fotografias Colorida T 5C e UR 35% Registros Magnticos T 18C e UR 40% O ar dos centros urbanos e industriais contm uma grande diversidade de partculas e gases. As partculas, so compostas pela parte slida dos poluentes e possuem dimenses microscpicas, o que geralmente identificamos como p(poeira). Os gases, so os poluentes mais perigosos para os documentos. Entre os mais comuns temos: dixido de enxofre, sulfeto de hidrognio, xido de nitrognio e o oznio. Estes, comprovadamente possuem ao altamente destrutiva sobre os documentos. importante saber, que as mquinas destinadas aos servios do arquivo, tambm liberam reagentes qumicos que liberam gases e vapores nocivos sade humana Em microfilmagem, o processo de duplicao diazica libera o gs de amnia, altamente prejudicial a sade humana. As copiadoras e impressoras eletrostticas volatilizam solventes e liberam uma quantidade considervel de vapores de oznio prejudiciais aos documentos . A desinfetao de documentos atravs da fumigao no deve ser mais praticada em virtude dos gases txicos e compostos oxidantes danosos. Outros poluentes podem advir da vaporizao de solventes de pinturas, adesivos, cartazes, e de produtos de limpeza que contm derivados de petrleo. EQUIPAMENTOS PARA SOLUO Desumidificador

Soluo contra excesso de umidade

essencial escolher o desumidificador de acordo com o volume total do ambiente, isto , REA X ALTURA UR acima de 60% requer o uso desse aparelho Higrmetro

Instrumento que permite a leitura de temperatura e umidade do ambiente Capacidade mnima e mxima de medir a temperatura: entre 0 C a 50 C Capacidade mnima e mxima de medir a UR: entre 25% a 95% Umidificador

Soluo contra excesso de ar seco Abaixo de 45% da UR considerado excesso de ar seco, logo a necessidade de uso do umidificador. Em nosso Estado, no h necessidade do uso desse aparelho. Anti-Mofo

Soluo contra propagao do mofo. Ajuda no combate a proliferao de bolores, caros, fungos e o cheiro de mofo. Dimensionado para ambientes pequenos e fechados, deve ser instalado prximo de fileiras de estantes. Segurana/Incndio Principais riscos de incndio: Acidentes eltricos;

Exploses provocadas por gs Armazenamento de combustvel Manuteno com uso de maarico Muitos acervos valiosos tm sido destrudos pelo fogo. Esse tipo de desastre ocorre em sua maioria por problemas em instalaes eltricas. Segurana/Inundaes Principais riscos de inundaes: Acidentes hidrulicos/sanitrios M manuteno hidrulica/sanitria Temporais de muita intensidade reas propcias a alagamentos Falta de manuteno preventiva Deve-se evitar ao mximo a passagem de tubulaes centrais em reas prximas de arquivos. Gesto de Documentos em Arquivos TTD: Importncia na Gesto de Documentos de Arquivos TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL-TTD O QUE ? o instrumento, onde determina-se prazos de permanncia de documentos no arquivo corrente e/ou intermedirio, assim como a guarda definitiva no arquivo permanente. A eliminao de documentos de arquivo, sujeitar-se- s normas do CONARQ, com destaque os documentos produzidos por todos os rgos integrantes do poder pblico.(Seo VII Art. 34 do Decreto 2.910 de 20/12/98) importante observar, que a TTD como impresso digital, isto , cada entidade deve ter a sua. Em alguns casos pode at haver coincidncias, devido as legislaes especficas para guarda de alguns documentos. Os documentos que merecem maiores cuidados, em relao ao tempo de guarda, so os que esto relacionados s reas: CONTBIL, FISCAL, PESSOAL E FINANCEIRA. importante que cada entidade faa a constituio legal de sua Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Dependendo do porte da entidade, poder haver mais de uma Comisso. Cabe a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, a responsabilidade de orientar e realizar os processos de anlise, avaliao e seleo da documentao no mbito da instituio. A Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituio. A TTD deve ser vista como um documento institucional e normativo, servindo de base para questes que dizem respeito a perodos de permanncia de documentos no arquivo da mesma. POR QUE ? Os processos de arquivamento que no estejam norteados por uma TTD, necessitam frequentemente de novas reorganizaes, pois o crescimento em volume passa a no ter limites, ser descontrolado e desordenado. Assim sendo, a equipe do arquivo ter que dedicar boa parte de seu tempo para frequentes trabalhos de TRIAGEM.

Quanto mais abrangente for a TTD, no tocante a cobertura da massa documental produzida pela entidade, maior ser a eficcia da mesma no processo de arquivamento. Qualquer pessoa envolvida com processos de arquivamento, no importando o tamanho da massa documental, tem que ter o conhecimento mnimo sobre a aplicao da TTD. VANTAGENS So inmeras as vantagens de aplicao de uma TTD: Racionalizao da ocupao do espao fsico; Agilidade na recuperao da informao; Definies de responsabilidades para com a gesto dos processos de arquivamento; Diminuio com custos operacionais; Controle geral da massa documental; Eficcia sobre a gesto documental. PONTOS BSICOS PARA DESENVOLVIMENTO Conhecimento bsico da estrutura funcional do rgo ao qual o arquivo est contextualizado. (Organograma) Conhecimento bsico dos prazos de guarda de documentos, segundo a legislao vigente. Capacidade de argumentao para conscientizar e envolver os responsveis pelas definies de prazos de permanncia dos documentos no arquivo Conhecimento bsico dos conceitos, caractersticas e terminologias documentais Conhecimento bsico sobre as caractersticas de documentos contbil, fiscal, pessoal, tributveis, previdencirios, entre outros. DICAS IMPORTANTES A legislao do IR, determina que a pessoa jurdica e fsica deve conservar os documentos relativos a sua atividade, por um perodo de 5 anos. Exemplificando: Documentos relativos a Declarao de Rendimentos Ano Base: 1999 Exerccio: 2000 A contagem do prazo prescricional inicia-se em 1 de janeiro de 2001 e termina em 31 de dezembro de 2005. FGTS e demais encargos vinculados Previdncia Social, devem ser guardados pelo prazo de contribuio do segurado (35 anos homens e 30 anos para mulheres) O STJ e o STF, entendem que as contribuies para o fundo no so tributos, portanto vale a norma que determina para tais contribuies a prescrio de 30 anos. O prazo legal para a guarda da Ficha de Registro de Empregado de 35 anos, porm, como um documento que contm todos os dados do empregado, aconselhvel sua guarda permanente. Os documentos referentes a movimentaes bancrias, ou seja, todas as transferncias entre contas correntes com valor igual ou superior a R$ 1.000,00, feitas por meio de cheque, DOC ou ordem de pagamento devem ser registradas e as pessoas fsicas ou jurdicas identificadas.

Esses documentos devem ser mantidos sob a forma de arquivos fsicos ou eletrnicos, pelo prazo mnimo de 5 anos. Aps esse perodo, podem ser descartados. Os cartes, fichas ou livros de ponto, devem ser mantidos no arquivo por 5 anos. Para definio da TTD, importante observar que alguns documentos por Lei j possuem seus tempos de permanncia para guarda. O QUE GUARDAR E POR QUANTO TEMPO? Segundo a legislao PRONTURIOS MDICOS Guarda Permanente para documentos arquivados em meio eletrnico, ptico, magntico ou microfilme. Mnimo de 20 Anos em suporte em papel. MENSALIDADE ESCOLAR 6 anos. Prazo exigido pela justia para comprovar benefcios obtidos. NOTA FISCAL Deve ser guardada durante toda a vida til do produto ou enquanto a garantia for assegurada. Serve tambm para avaliao patrimonial da entidade. DOCUMENTOS DE CONTAS DE GUA, LUZ E TELEFONE 5 anos. Em caso de queixa contra a empresa, o consumidor dever apresentar apenas as 6 ltimas contas. A cada ano, eliminar 6 meses. 35 ano o prazo legal. Mas, recomenda-se a guarda permanente. DOCUMENTOS DE EMPREGADOS IPTU aconselhvel a guarda por 5 anos. IPVA 5 anos. DECLARAO DE IR 5 anos. Alm dos documentos apresentados para dedues. DOCUMENTOS BANCARIOS 5 anos. Tempo exigido para comprovar dvidas DOCUMENTOS DE CONDOMNIO 5 anos. Tempo exigido para comprovar dvidas ESCRITURA DE IMVEL Guarda permanente enquanto houver posse do mesmo. DOCUMENTO DE CONSRCIO Guardar at do pagamento da ltima cota e liberao da alienao fiduciria sobre o veculo. DOCUMENTOS DE CARTO DE CRDITO Os comprovantes de compras devem ser guardados at a chegada da fatura mensal com os devidos lanamentos de compras. Guardar as faturas pagas por pelo menos 1 ano. DOCUMENTOS DE PAGAMENTOS DE IMVEIS Guardar por 5 anos. COMPROVANTE DE ALUGUEL Guardar por 3 anos. PAGAMENTO DE CONDOMNIO Guardar por 5 anos. CONTRATOS DE SEGURO. Guardar por 1 ano.

DOCUMENTO DE PLANO DE SADE. Guardar por 5 anos. NOTAS DE SERVIOS DE PROF. LIBERAIS Guardar por 5 anos. E o que no est amparado pela legislao? a que deve entrar em ao o trabalho srio e competente da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. a que deve entrar em ao a experincia do pessoal do arquivo sobre o conhecimento bsico dos diversos tipos documentais. a que deve entrar em ao a instalao da TTD, pois nesses tipos documentais que comeam as particularidades da definio de cada tabela. nesse quadro de documentos, que na maioria das vezes est a maior produo documental na empresa. Vamos ento, conhecer alguns deles. ATA - Documento que relata os acontecimentos de uma reunio os sesso. Arquivamento - Ser Permanente quando a Ata, relatar acontecimento de grande importncia para histria da entidade, assim como quando comprovar atos importncia administrativa. Quando a Ata, relata acontecimentos rotineiros, como reunies mensais pode ser prevista sua Guarda Temporria, por um perodo mximo de 5 anos. Lembramos que, o que deve prevalecer no arquivamento temporrio ou permanente de uma Ata, a importncia do assunto relatado na mesma, independente da reunio ou sesso ser ordinria ou extraordinria. CERTIDO - Documento que atesta que algo aconteceu de acordo com o que j se encontra registrado em outro documento. Arquivamento - Ser Temporrio, porm com a preocupao de guarda por um perodo de no mximo 5 anos. MEMORANDO - Comunicado breve geralmente utilizado para transmitir ordens ou relembrar decises, prazos, compromissos etc. Geralmente seu uso interno, mas s vezes transmitidos entre entidades. Arquivamento - Ser Temporrio, com previso mxima de 1 ano. OFCIO - Correspondncia que geralmente utilizada entre rgos pblicos, ou de um rgo pblico para outra pessoa fsica e/ou jurdica. Hoje j muito comum, o ofcio tambm ser utilizado por organizaes no pblicas. Arquivamento - Ser Temporrio. Dependendo do valor do teor do assunto e do perodo de cobertura do mesmo, deve ser arquivado pelo prazo mximo de 2 anos. Isto serve tanto para os ofcios emitidos como para os recebidos. DECLARAO - Documento que visa documentar formalmente uma informao sobre uma pessoa ou fato, obrigando aquele que a expede a expressar a verdade. Arquivamento - Ser Temporrio. O tempo ser determinado pelo grau de responsabilidade relatado na mesma. Via de regra se guarda pelo mximo de 1 ano. recomendado que no se aceite uma declarao que j possua mais de 1 ano de vigncia. REGIMENTO - Conjunto de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de uma instituio. Arquivamento - Ser Permanente. Embora possa sofrer mudanas em seu contedo, mesmo assim deve ser preservado para efeito de comprovaes futuras, se necessrio. REGULAMENTO - Conjunto de normas estabelecidas para perfeita execuo de uma Lei.

Arquivamento - Ser Permanente. Embora possa sofrer mudanas em seu contedo, mesmo assim deve ser preservado para efeito de comprovaes futuras, se necessrio. REQUERIMENTO - Documento pelo qual se faz solicitao uma autoridade competente. Arquivamento - Ser Temporrio, podendo-se estabelecer o mximo de 6 meses para guarda. RELATRIO - Documento que relata acontecimentos relativos a determinada ocorrncia ou execuo de uma atividade. Arquivamento - Ser Permanente, quando levado em considerao o valor do teor de seu contedo, principalmente quando seu relato tem como objetivo comprovar e/ou atestar defesa de algum direito . Arquivamento - Ser Temporrio, quando o valor do teor de seu contedo, no justificar comprovao e/ou atestar defesa de algum direito . Neste caso guard-lo pelo prazo mximo de 2 anos. CIRCULAR - Correspondncia interna, destinada vrios destinatrios. Arquivamento - Ser Temporrio. Deve ser arquivada pelo prazo mximo de 1 ano. PROCESSOS - o documento que rene outros documentos (ofcios, portarias, despachos, pareceres etc) relativos aos atos administrativos que transcorrem no mbito interno das empresas. O tempo de permanncia dos processos nos arquivos, deve ser determinado exclusivamente pela instituio que os produziu. Portanto, esta definio deve ser baseada na prpria experincia prtica da mesma. Arquivamento - Permanente, quando envolver atos relativos aos servidores da instituio. Arquivamento - Temporrio, quando envolver atos relativos s atividades de negociaes comerciais. Neste caso guardar pelo prazo mximo de 5 anos. Colocando em prtica Para colocar em prtica uma TTD em uma instituio recomendvel levar em considerao 4 pontos bsicos: Planejamento e Simplicidade sobre os mecanismos de execuo; Envolvimento da entidade como um todo, resultando na criao da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos; Conhecimento da estrutura funcional da entidade, de sua Misso, assim como das atividades meio e fim; Conhecimento da tipologia documental produzida e/ou recebida pela entidade. Para colocar em prtica uma TTD recomendvel levar em considerao 7 pontos bsicos: A CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS - Toda classificao tem sempre uma finalidade comum, ou seja, separar atravs de cdigos o que est sendo classificado. No caso dos arquivos, os documentos, so as referncias e, deve ser levado em considerao: Unidade Produtora Classe Sub-classe Assunto/Tipologia Fase Corrente Fase Intermediria

Destino Final Portanto, estes so os elementos essenciais a constarem num formulrio de definio de uma TTD.