ARQUIVOLOGIA Prof. Lucas Andrade · 1.2 - mÉtodos de arquivamento: Método de arquivamento que...

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ARQUIVOLOGIA Prof. Lucas Andrade

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Sumário

....................................................................................................................................................... 1

1- ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ....................... 3

1.1 - INTRODUÇÃO: ............................................................................................................... 3

1.2 - MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO: .............................................................................. 4

QUESTÕES DE CONCURSO ................................................................................................... 14

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: ....................................................................................... 15




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1- ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS

DE ARQUIVO:

1.1 - INTRODUÇÃO:

Antes de tratarmos do Arquivamento e ordenação dos documentos de arquivo,

precisamos falar um pouco sobre as operações de arquivamento. Para que as

informações fiquem disponíveis aos interessados nos documentos, independentemente

da finalidade dos mesmos, é necessário que o arquivista ou responsável pelo arquivo

realize determinadas operações de arquivamento (Guarda). Tais operações são

importantes para que a informação possua disponibilidade e fácil recuperação em

momento oportuno.




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Os documentos de arquivo são organizados, arranjados segundo

operações/processos que originam os sistemas de arquivamento direto e indireto. Além

dos sistemas direto e indireto, existe também a classificação de sistema semi-indireto

(método alfanumérico), entretanto não é um tipo de método básico e padronizado como

os anteriores, fazendo com que sua relevância em provas de concurso seja muito baixa,

assim falaremos especificamente dos sistemas de arquivamento direto e indireto.

Caro aluno Monster, sem mais delongas vamos aos métodos de arquivamento

propriamente ditos, destacando que os mais recorrentes em provas de concurso são os

métodos numéricos, geográficos, alfabéticos e ideográficos, consequentemente fique

atento a eles.

1.2 - MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO:

Método de arquivamento que dispensa a utilização e consulta a algum

índice prévio, método que utiliza a ordem alfabética das pastas onde se

encontram os documentos. Possui como vantagens ser de acesso rápido e fácil, direto e

de baixo custo, entretanto possui como desvantagens a possibilidade elevada de erros e

o possível aumento do volume dos documentos arquivados em cada divisão (Volume

no todo = “pequeno”). Marilena Paes trata do tema através da utilização das regras de

alfabetação listadas abaixo, sendo que a adoção dessa classificação em nosso material

ocorre pela incidência da mesma em provas de concursos. Vamos a elas!

a) Nomes Pessoas Físicas: Último sobrenome primeiro e depois prenome.

NOMES ARQUIVAMENTO

André Castro Castro, André

Lucas Andrade Ferreira Ferreira, Lucas Andrade

Ana Maria Menezes Menezes, Ana Maria




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Caso existam sobrenomes idênticos, utiliza-se novamente a ordem alfabética

para o prenome.

NOMES ARQUIVAMENTO

Lucas Ferreira Ferreira, André

André Ferreira Ferreira, Lucas

Maria Ferreira Ferreira, Maria

b) Sobrenomes compostos (substantivo + adjetivo) ou unidos por hífen:

NÃO podem ser separados.

NOMES ARQUIVAMENTO

André Casa Branca Casa Branca, André

Lucas Morro Branco Morro Branco, Lucas

Maria Serra-Azul Serra-Azul, Maria

c) Sobrenomes oriundos das palavras/expressões “Santo (a)” e “São”:

Regra anterior referente aos sobrenomes compostos (substantivo +

adjetivo).

NOMES ARQUIVAMENTO

André Santo Antônio Santa Clara, Maria

Maria Santa Clara Santo Antônio, André

Lucas São João São João, Lucas

d) Prenomes abreviados com suas iniciais: Aparecem primeiro quando há

sobrenomes iguais.

NOMES ARQUIVAMENTO

L. Ferreira Ferreira, L.

Lucas Ferreira Ferreira, Lucas

Luciano Ferreira Ferreira, Luciano

e) Desconsidere artigos e preposições (a, o, de, do, da, uma, um): No

método alfabético levar em conta também a regra disposta na letra “i”,

listada abaixo.

NOMES ARQUIVAMENTO

Lucas de Araújo Araújo, Lucas de

Lucas do Carmo Carmo, Lucas do

Luciano da Silva Silva, Luciano da




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f) Presença de sobrenomes que indicam grau de parentesco (Júnior,

Neto, Filho, Sobrinho, etc.): São escritos junto aos últimos sobrenomes,

porém não fazem parte da sequência de ordenação alfabética.

NOMES ARQUIVAMENTO

Lucas Araújo Neto Araújo Neto, Lucas de

Lucas Gonçalves Filho Ferreira Júnior, Luciano

Luciano Ferreira Júnior Gonçalves Filho, Lucas

Excepcionalmente quando possuirmos prenomes idênticos e não houver

outra forma de diferenciação no processo de arquivamento é que temos

de levar em conta os graus de parentesco. Veja!

NOMES ARQUIVAMENTO

Lucas Andrade Neto Andrade Filho, Lucas

Lucas Andrade Filho Andrade Júnior, Lucas

Lucas Andrade Júnior Andrade Neto, Lucas

g) No método de arquivamento alfabético não se leva em conta, para

fins de ordenação, os títulos relativos às pessoas. Aparecem entre

parênteses após o nome completo.

NOMES ARQUIVAMENTO

Dr. Lucas Andrade Andrade, Lucas (Desembargador)

Major Lucas Andrade Andrade, Lucas (Dr.)

Desembargador Lucas Andrade Andrade, Lucas (Major)

h) Havendo nomes estrangeiros deve-se ordenar pelo último

sobrenome, salvo nomes de orientais e japoneses. OBS: As regras das

letras “J” e “K” devem ser observadas na alfabetação de nomes

estrangeiros.

NOMES ARQUIVAMENTO

Joshua Smith Johnson, Peter

Patrick Jordan Jordan, Patrick

Peter Johnson Smith, Joshua

i) Partículas (se forem “Maiúsculas”) de nomes estrangeiros são

normalmente levadas em conta como integrantes do nome. Entretanto

podem ser desconsideradas também.




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NOMES ARQUIVAMENTO

Joshua di Smith Mac Johnson, Peter

Patrick O’Jordan O’Jordan, Patrick

Peter Mac Johnson Smith, Joshua di

j) Nome estrangeiro Espanhol: Penúltimo sobrenome (da família do pai)

vem escrito primeiro. OBS: Diferente da regra básica dos sobrenomes.

NOMES ARQUIVAMENTO

Dulce de Hernández Rodriguez Farías de Herrera, Ávilla de

Carmen del González y Díaz González y Díaz, Carmen del

Ávilla de Farías de Herrera Hernández Rodriguez, Dulce de

k) Nomes árabes, japoneses, chineses e orientais: O registro é realizado

da forma como se lê/vê, diretamente.

NOMES ARQUIVAMENTO

Hui Ying Hui Ying

Yuki Sato Omar Mohammed

Omar Mohammed Yuki Sato

l) Nomes de órgãos públicos, instituições, organizações, empresas:

Seguem a mesma linha dos descritos acima. Escritos como se lê/vê.

OBS: Não são levadas em conta na ordenação, preposições e artigos que

os constituem. OBS: É permitido inserir artigos que aparecem no início,

após os nomes e entre parênteses.

NOMES ARQUIVAMENTO

A Predileta Monster Concursos

Monster Concursos Padaria do Hudson

Padaria do Hudson Predileta (A)

m) Nomes de eventos como Seminários, Simpósios, Conferências,

Congressos, Reuniões, dentre outros: No arquivamento os números

romanos, arábicos e por extenso aparecem após os nomes entre

parênteses.




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NOMES ARQUIVAMENTO

7 Seminário de Arquivologia Conferência dos Arquivos (Segunda)

IV Reunião dos Arquivistas Reunião dos Arquivistas (IV)

Segunda Conferência dos Arquivos Seminário de Arquivologia (7)

Método de arquivamento inserido na classificação do sistema direto, visto que

não há a necessidade de consulta a um índice, por exemplo, pode-se buscar diretamente

pelo documento desejado. Caro aluno Monster, nesta classificação, o local

(procedência), a origem ou fonte é que devem ser utilizados para definir a organização

correta dos documentos.

Exemplificando: 1º - Belo Horizonte (capital); 2º - Aimorés; 3º - Ipatinga; 4º -

Timóteo; 5º - Ubá.

Exemplificando: 1º - Aimorés; 2º - Belo Horizonte (capital); 3º - Ipatinga; 4º -

Timóteo; 5º - Ubá.

Exemplificando (Fictício) - Cidades com nomes iguais em estados

diferentes: 1º - Brasília (Distrito Federal); 2º - Brasília (Sergipe); 3º - Ouro Preto

(Minas Gerais); 4º - Ouro Preto (Paraná); 5º - Ouro Preto (Rio Grande do Sul).

Caro aluno, no último exemplo acima, devemos levar em consideração a

seguinte ordenação em caso de mais de uma cidade com nomes iguais, simultaneamente

a mais de um caso assim. Para que fique mais claro veja a sequência que deve ser

respeitada (usada no exemplo anterior):




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Lembrando pessoal que a ordenação e o arquivamento, no Método Geográfico,

leva em conta também outras formas de localização geográfica, diferentes de unidades

político administrativas, como por exemplo, setores dentro de um órgão público.

O método geográfico é vantajoso por ser simples de utilizar e ainda por cima

direto, entretanto, ainda que direto, utiliza local e o correspondente (interessado: Pessoa

física ou jurídica / deve ser obedecida regra de alfabetação. : Minas Gerais -

Ipatinga - Andrade, Lucas “primeiro” e “em seguida” Minas Gerais - Ipatinga - Silva,

José), ou seja, duas formas de classificação - desvantagem.

Agora começaremos a estudar os métodos indiretos de arquivamento e

ordenação pessoal. O primeiro deles é o Método Numérico, mas em que consiste tal

método professor? Bom, sendo bem objetivo mesmo, o método numérico leva em conta

o do documento (atribuído a ele), simples assim!

utiliza um índice remissivo. Dentro dos métodos numéricos temos ainda a seguinte

divisão:

1) Numérico Simples

Neste método há a simples atribuição numérica aos documentos, relacionada

com a ordenação de registro ou entrada. A ordem alfabética não é levada em conta

devido à presença de um índice ou lista remissiva. Lembrando que o

correspondente/relacionado (ou cliente) também é levado em conta no registro e por

vezes também no índice remissivo. de utilização: Arquivos Especializados

(artigos científicos, cadastro de colaboradores, projetos arquitetônicos, etc.) e Especiais

(filmes e fotografias, microfilmes, CD’s, etc.).

2) Numérico Cronológico

Como definido no próprio nome, aqui o que interessa para nós são os números e

a data, ou seja, a ordem numérica e cronológica. Geralmente os documentos são




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numerados segundo certa classificação (assunto) ou padronização ( : Extrato

de ponto, Notas fiscais, Protocolização = formação de um processo com número de

protocolo e demais descrições específicas) e enfim, no arquivo, são adicionados usando

normalmente dia, mês, ano e a numeração específica. O Método Numérico Cronológico

possui como vantagens a diminuição do número de erros e a possibilidade de aumentar

o sigilo das informações do documento, justamente porque utiliza ordenação por

números e datas.

3) Numérico Dígito-Terminal

O arquivamento de grandes volumes documentais utiliza principalmente este

método, em virtude da diminuição de erros pela presença de dígitos em grupos. A

sequência numérica é respeitada, porém normalmente se utiliza três grupos de dois

dígitos cada (números aos pares), sendo que a leitura é realizada da direita para a

esquerda. Lê-se da direita para a esquerda, mas somente depois de separar os

respectivos pares numéricos da forma como se apresentam, mas como assim professor?

Não entendi nada! Calma meu aluno, vou explicar melhor abaixo com :

31 - 15 - 05

Grupos dos dígitos: Grupo Primário (05), Secundário (15) e Terciário (31).

O documento em questão está inserido na pasta com o número descrito acima e

sua leitura é feita assim: busco nas pastas do grupo primário final 05, depois no grupo

secundário final 15 e em seguida no terciário terminado em 31. OBS: Na ausência de

algum dígito/número é preciso adicionar os zeros necessários (à esquerda) para

completar os seis números, : o número 10225 deve ser escrito como

010225. Agora vamos arquivar os documentos do Monster Concursos!

DOCUMENTOS ORDENAÇÃO ARQUIVAMENTO

002578 Lucas Andrade 00 25 78 Lucas Andrade 98 34 25 Ivone Cota

885125 Luciano Silva 88 51 25 Luciano Silva 88 51 25 Luciano Silva

983425 Ivone Cota 98 34 25 Ivone Cota 10 21 63 Rafael Braz

102163 Rafael Braz 10 21 63 Rafael Braz 00 25 78 Lucas Andrade

Este método tem como vantagens a diminuição de erros, o crescimento do

volume documental de forma distribuída entre os grupos (3) de dois dígitos, o

arquivamento ágil e acesso e localização rápidos, dentre outras vantagens mais




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relacionadas aos arquivistas e/ou responsáveis. Já as desvantagens estão ligadas à

organização física diferenciada do convencional e também a leitura diferenciada dos

números dos documentos de arquivo.

Método Ideográfico, conhecido também como Método por Assuntos, arquiva os

documentos dispondo-os por assunto mesmo. Em virtude desta peculiaridade, necessita

de conhecimento prévio e amplo por parte do arquivista, da instituição como um todo e

também das áreas de interesse e assuntos da mesma. Método que possui a seguinte

divisão representada abaixo:

O Monster Concursos trabalha com uma série de setores e neles existe uma

gama de assuntos, digamos então que esses são distribuídos em anúncios, pagamentos

de tributos, treinamento de pessoal e etc. Assim, a empresa trabalha com a organização

e arquivamento por assunto ou Método Ideográfico.

Ideográfico Alfabético

1. Dicionário: Parece com um dicionário e usa a ordem alfabética.

NOMES ARQUIVAMENTO

Treinamento de Pessoal Anúncios

Pagamentos de Tributos Pagamentos de Tributos

Anúncios Treinamento de Pessoal

2. Enciclopédico: Aqui o arquivamento utiliza títulos (Agrupamento

maior) em ordem alfabética também. Parece uma enciclopédia, lembre-se

da “Barsa”. Sou dessa época pessoal rsrsrs.




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Ideográfico Numérico

1. Decimal: Ordenação e arquivamento respeita uma divisão de 10 classes

maiores, subdivididas em outras 10 subclasses e assim por diante -

Definição do DBTA. Diferentemente do Duplex, a criação de classes e

subclasses é limitada, utiliza “pontos” para separar os respectivos

números e também utiliza base decimal.

CLASSES SUBCLASSES

1 - Edição 1.1 Renderização

OBS: Usou pontos (1.1;1.2; etc) e limita-se ao 1.10.

1.1 Edição Áudio e Vídeo

2 - Obras 2.1 Infraestrutura

OBS: Usou pontos (2.1;2.2; etc) e limita-se ao 2.10.

2.2 Acabamento

2. Duplex: Ordenação e arquivamento de documentos por classes (dentro

possui assuntos) em numeração sequencial, subdivididas em outras

subordinadas (usando “hífen” para a divisão das classes) - Definição do

DBTA. Ponto diferencial deste método é que as classes são “ilimitadas”

CLASSES SUBCLASSES

1 - Edição 1-1 Renderização

1-1 Edição Áudio e Vídeo

2 - Obras 2-1 Infraestrutura

2-2 Acabamento

3. Unitermo: Método que traz números em ordem crescente, de acordo

com o registro ou entrada no arquivo, possuindo como finalidade

identificar e localizar o documento. Porém, a numeração está relacionada




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à análise dos documentos, com seus elementos identificadores (termo

extraído do documento que traz um conceito, ideia, assuntos, fatos,

dentre outras informações). Possui um número de registro em local

visível no documento, controlável por livro próprio.

Métodos de arquivamento padronizados são pouco utilizados aqui no Brasil, mas

não significa que não sejam importantes. Possuem uma baixa incidência em provas,

caindo mais em concursos específicos da área de arquivologia, portanto para nós basta

saber que existem e memorizar algumas características relevantes de cada um deles.

Variadex: Método padronizado mais provável de aparecer em prova pessoal,

então nós daremos maior atenção a ele. Combina as letras do alfabeto com cores

distintas, variação do método alfabético. Usa-se e as mesmas são

atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada do documento no arquivo.

: as cores podem ser modificadas, trocadas, cambiáveis. Uma cor é

associada a um grupo ou sequência de letras do alfabeto, A - C e

abreviação; usa-se a cor vermelha; já de D - G e abreviação usa-se a cor verde.

Automático: Método usado para arquivar “nomes” evitando acumular pastas

com sobrenomes idênticos. Faz combinação de letras, números e também de cores.

Muito utilizado na Europa, não é utilizado no Brasil.

Soundex: Método também usado para o arquivamento de nomes, sendo reunidos

por pronúncias semelhantes, mas com grafias distintas. Enfoque no “som”. Muito

utilizado também na Europa, mas não utilizado no Brasil.

Rôneo: Basta saber que está Obsoleto, não é usado para arquivar “nada”,

lembre-se disso em prova.

Mnemônico: Método utilizado com o intuito de codificar os assuntos por meio

da combinação de letras no lugar dos números. As letras utilizadas são consideradas

símbolos. Tal método permite auxiliar o arquivista e/ou responsável pelos arquivos a

memorizar melhor, de maneira que a informação seja recuperada mais rapidamente.

Também já está obsoleto.




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QUESTÕES DE CONCURSO

QUESTÃO 1 - Ocorre o arquivamento quando uma autoridade determina a guarda

do documento depois de cessada a sua tramitação.

QUESTÃO 2 - Após a classificação do documento, é necessário ordená-lo, ou seja,

determinar a posição em que esse documento vai ser disposto em uma unidade de

classificação.

QUESTÃO 3 - Na organização de arquivos, o princípio da proveniência

fundamenta os principais procedimentos.

QUESTÃO 4 - Deve-se organizar a documentação arquivística nas fases

intermediária e permanente, para evitar o tratamento de informação que pode ter

sido descartada na fase corrente.

QUESTÃO 5 - A respeito do disposto no código de classificação de documentos de

arquivo relativos às atividades meio da administração pública federal, aprovado pelo

Conselho Nacional de Arquivos, julgue o item que se segue: Ordenação é uma fase

posterior à classificação de documentos.

QUESTÃO 6 - A respeito do disposto no código de classificação de documentos de

arquivo relativos às atividades meio da administração pública federal, aprovado pelo

Conselho Nacional de Arquivos, julgue o item que se segue: A classificação define a

organização física dos documentos arquivados.

QUESTÃO 7 - Acerca dos instrumentos de gestão, avaliação e classificação

documental, julgue o item seguinte: Denomina-se como avaliação a organização dos

arquivos correntes dispondo-os em sequência alfabética, de acordo como o método

de arquivamento previamente adotado pela empresa.

QUESTÃO 8 - Acerca da tabela de temporalidade de documentos, julgue o

próximo item: A tabela de temporalidade de documentos de arquivo é o instrumento

de gestão arquivística responsável pela organização dos documentos.

QUESTÃO 9 - A respeito de arquivamento e ordenação dos documentos de

arquivo, julgue o item subsecutivo: O método de arquivamento de documentos de

arquivo mais utilizado é o decimal.

QUESTÃO 10 - A respeito de arquivamento e ordenação dos documentos de

arquivo, julgue o item subsecutivo: O método de sistema direto facilita a operação

de arquivamento dos documentos.




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GABARITO:

1) CORRETO 6) CORRETO

2) CORRETO 7) INCORRETO

3) CORRETO 8) INCORRETO

4) INCORRETO 9) INCORRETO

5) CORRETO 10) CORRETO

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

Arquivística - Temas Contemporâneos, 3ª Edição - Editora Senac, 2012 - Vanderlei

Batista dos Santos.

Arquivo, Teoria e Prática, 3ª Edição, FGV, 2015 - Marilena Leite Paes.

Arquivos Permanentes. Tratamento documental, 4ª Edição, 2006 - Heloísa

Liberalli Bellotto.

Decreto 7.845 de 2012 - Regulamenta a Lei 8.159 de 1991, disponível em:

http://www.planalto.gov.br/ccivil03/Ato2011-2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA) - Disponível em:

http://conarq.gov.br/publicacoes-2/26

Gestão em Arquivologia - Abordagens Múltiplas, Eduel, 2008 - Linete Bartalo,

Nádia Aparecida Moreno.

Lei federal 8.159 de 1991 - Política Nacional de Arquivos, disponível em:

http://www.planalto.gov.br/ccivil 03/Leis/L8159.htm.

Arquivos Modernos - Princípios e Técnicas, Editora FGV 2006 - Schellenberg,

T.R.

Arquivo Nacional - Classificação, Temporalidade e Destinação de documentos de

arquivo - Acessado em 25 de Junho de 2018. Disponível em:

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/imagens/publicacoes/cctt_meio.pdf e

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/imagens/publicacoes/cctt_fim.pdf


http://www.planalto.gov.br/ccivil03/Ato2011-2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60

http://conarq.gov.br/publicacoes-2/26

http://www.planalto.gov.br/ccivil%2003/Leis/L8159.htm

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/imagens/publicacoes/cctt_meio.pdf

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