Arquivologia

Professor: FRANCISCO CARLOS

Conceito

Antigo: “Depósitos de papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os

direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos estabeleciam ou

reivindicavam direitos. Quando não mais atendiam a esta exigência, eram

transferidos para museus e bibliotecas” (Paes, 1986, p. 4).

Moderno: “É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por

um governo, organizado ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e

conservados por seus sucessores para efeitos futuros”. (Sólon Buck -arquivista

dos EUA).

Finalidade principal

Facilitar a consulta aos documentos pelos usuários (administradores/ pesquisadores), constituindo-se,

portanto, em base do conhecimento da História.

Funções básicas

Guarda para permitir o acesso aos documentos pelos

Conservação consulentes

Disponibilização (função principal)

Armazenar adequadamente os documentos e transmitir com

precisão as informações contidas nos mesmos.

• Ciências auxiliares da Arqueologia

• Diplomática – é o estudo de documentos quanto à sua autenticidade (o documento é verdadeiro?) e fidedignidade (possui fé pública), além da sua estrutura formal.

• Paleografia- Técnica que habilita a decifrar documentos antigos. Estuda a história da escrita e a evolução das letras. Permite o conhecimento dos materiais (papiro, pergaminho, papel etc.) e dos instrumento (cálamo, pena etc.) para escrever. O estudo da Paleografia propicia uma melhor entendimento dos registros documentais para o resgate de fatos históricos.

Arquivo corrente ou de primeira idade – guarda documentos

consultados com freqüência, devido ao seu uso

funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por

isso dizemos que eles possuem valor primário.

Arquivo intermediário ou de segunda idade – guarda documentos

que não são consultados mais com mais tanta freqüência, e que

aguardam a sua destinação final em depósito de armazenamento

temporário, ou seja, se serão permanentemente ou se serão

eliminados após determinado tempo. Também chamado de pré-

arquivo, os documentos ficam alocados geralmente distantes dos

escritórios de trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados,

quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o

administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário.

• OBS: O prazo precaucional (precaução) dos conjuntos documentos deverá ser cumprido nos arquivos intermediários (pressupõe a garantia de direitos).

• Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos propriamente ditos) – guarda documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a sociedade. Tais documentos perderam todo o valor administrativo (vide esquema mnemônico no 2, abaixo):

• Corrente tramita (consulta freqüente) • Intermediário transitoriedade (consulta não-frequente) • Permanente preservados sempre (matéria-prima da história)

• Arquivos correntes – devem estar localizados junto aos órgãos produtores(nos próprios escritórios ou próximo deles), a fim de facilitar o acesso aos documentos por eles mesmos (os administradores).

• Arquivos intermediários – devem estar em locais afastados dos órgãos que produziram ou receberam os documentos, devido à manutenção ser mais barata.

• Arquivos permanentes – os pesquisadores são o seu principal público. Por essa razão, devem estar localizados junto aos centros culturais ou próximos às universidades, com salas de consultas bem espaçosas, a fim de receber os usuários em locais bem acessíveis e num ambiente mais adequado.

• Transferência e recolhimento • Quando um documento passa do arquivo corrente para o intermediário,

dizemos que houve uma transferência de documentos. • Quando um documento passa do arquivo intermediário para o

permanente, dizemos que houve um recolhimento de documentos.

• Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivos • Arquivos correntes (setoriais)1 ano gerais ou centrais (continuação da

idade corrente) 5 a 10 anos- Intermediários 20 anos permanentes - a tempo de existência do documento, e não de sua guarda)25 ou 30 anos, a contar da data de sua produção ou do fim de seu trâmite.

• Valor primário (ou imediato, ou administrativo) – uso dos documentos pelo órgão de origem (produtor), baseando-se nos fins de sua criação.

• Valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou mediato) – uso dos documentos pelo órgão produtor e por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os quais eles foram gerados. O documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação.

Arquivo corrente – valor primário

Arquivo intermediário – valor primário

Arquivo permanente – valor secundário

• Classificação dos arquivos • Quanto à entidade produtora, os arquivos são classificados em: • Públicos • Privados

• Exemplos de arquivos públicos: • Arquivo Nacional (Federal); • Arquivo Público do Distrito Federal, entre outros.

• Exemplos de arquivos privados: • Arquivos pessoais • Arquivos institucionais (de igrejas, instituições de ensino etc.) • Arquivos comerciais de empresas), entre outros.

• Entidades mantenedoras

• Toda organização possui suas próprias características. De acordo com elas, os arquivos gerado podem ser:

• Públicos – em âmbitos Federal, estadual ou Municipal.

• Institucionais – escolas, igrejas, associações, entidades sem fins lucrativos;

• Comerciais – corporações, firmas;

• Familiares ou Pessoais.

• Extensão de sua atuação (abrangência)

• Setoriais – são os localizados junto aos órgãos operacionais, devido ao grande número de consulta aos documentos armazenados pelos diversos setores; descentralizados. Pelo fato de os documentos serem muito consultados, tais arquivos são considerados correntes. Os arquivos setoriais podem descartar documentos que não possuem valor administrativo e jurídico para eles, considerados, por isso, documentos de guarda eventual.

• Centrais ou gerais – como o próprio nome sugere, esses arquivos centralizam as atividades dos arquivos correntes. Recebem os documentos oriundos dos vários setores integrantes de uma instituição.

• Natureza dos documentos

Arquivos especais – custodiam documentos de formas físicas distintas, que merecem tratamento especial no seu armazenamento, acondicionamento, registro, controle, conservação, entre outros procedimentos técnicos.

Exs.: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, cd-rom etc.

Especializados – custodiam documentos procedentes da experiência do homem em um campo específico, não importando a forma física apresentada por eles. Tais arquivos são conhecidos, indevidamente, como “arquivos técnicos”.

Exs: de engenharia, contábeis, de imprensa, médicos ou hospitalares etc.

• Classificação dos documentos

• Introdução

• Assim como os arquivos, os documentos também possuem características diferenciadas. Baseando-se nelas, podemos classificá-los de acordo com:

• O gênero;

• A espécie;

• A natureza do assunto.

Gênero O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos suportes: Textuais –

manuscritos, datilografados ou impressos.

Cartográficos – documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia, engenharia e arquitetura. Exemplos: mapas, plantas e perfis.

Iconográficos – documentos com imagens estáticas. Exemplos: fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias), cartazes, cartões postais,

estampas, fiapositivos (slides), partituras.

Filmográficos – documentos com imagens em movimento. Exemplos: filmes, fitas videomagnéticas. Sonoros – documentos com registros fonográficos. Exemplos: discos, fitas audiomagnéticas.

Micrográficos – documentos ligados à microfilmagem de documentos Exemplos: rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela.

Informático – documentos ligados ao computador. Exemplos: disquetes, discos rígidos, discos ópticos.

• Natureza do assunto • Quanto à natureza do assunto, os documentos

podem ser caracterizados como: • Ostendivos ou ordinários – qualquer pessoa pode

consultar o documento (a sua divulgação não prejudica a instituição).

• Sigilosos – tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas. Por essa razão, devem ser adotadas medidas especiais de salvaguarda (segurança, proteção) na sua custódia e disseminação.

• Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser:

• Ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado. • Prazos de duração da classificação dos documentos: • Ultra-secreto – máximo de 30 anos; • Secreto – máximo de 20 anos; • Confidencial – máximo de 10 anos • Reservado – máximo de 5 anos. • Obs:Cada período poderá ser renovado por igual

período.

• Tipos de arquivamento

• Horizontal – os documentos são dispostos uns sobre os outros e arquivados em caixas ou estantes (nos arquivos permanentes ou de custódia), como também em escaninhos (para documentos do gênero cartográfico – mapas, plantas).

• Obs: Os escaninhos são pequenos compartimentos em gavetas.

• Vertical – os documentos são colocados uns ao lado dos outros (lateral) ou atrás (frontal), possibilitando uma consulta mais ágil, sem precisar retirar outros documentos. Os documentos são armazenados, geralmente, em arquivos de aço. Nos arquivos correntes este tipo de arquivamento é o mais utilizado nos dias de hoje, por ser fácil de ser executado, conservado e atualizado. Além disso. São mais econômicos e ocupam menor espaço.

• Correspondências • Definição • De acordo com a terminologia arquivística, correspondência é a comunicação

escrita, recebida (passiva) ou expedida 9ativa), apresentada sob várias formas (cartas, ofícios, memorandos, entre outras), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.

• Protocolo • Vimos no primeiro capítulo da presente obra as definições de protocolo existentes

na terminologia arquivística, as quais relembramos abaixo: • Denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registros,

distribuição e movimentação dos documentos e curso. • Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. • Livro de registro de documento recebidos e/ou expedidos.

• O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos: • Recebimento e classificação; • Registro e movimentação.

• Métodos de Arquivamento • Divisão • Classes • Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes: • Básicos • Padronizados

• Básicos • Podemos dividir os métodos básicos em: • Alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome) • Geográfico (principal elemento: local ou procedência) • Numérico (principal elemento: número) • Ideográfico (principal elemento: assunto)

• Os métodos Ideograficos podem ser:

• Alfabético (enciclopédico/dicionário)

• Numérico (duplex/decimal/unitermo ou indexação coordenada)

• Os métodos numéricos podem ser:

• Simples; Cronológico; Dígito-terminal

Os métodos padronizados são: Variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo.

PADRONIZADOS: Variadex Automático Soundex Mnemônico Rôneo Dica: VASM-R

• Sistemas • Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas. • Direto • Indireto • Sistema direto • O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento,

sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa. • Exs: métodos alfabéticos e geográfico. • Sistema indireto • Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético

remissivo ou a um determinado código. • Exs;Método numérico e variadex

Métodos básicos Alfabético É o mais simples e prático, desde que o elemento

principalconsiderado seja o nome (arquivamento de nomes = onomástico). As fichas ou pastas são colocadas em ordem alfabética, seguindo as “regras de alfabetação”.

Vantagens: Agilidade na recuperação da informação, custo baixo,sistema direto e de fácil implantação.

Desantagem: Erros mais constantes de arquivamento. O elemento principal para a recuperação da informação é o local ou

procedência (cidade, estado e país). A busca ao documento é feita de forma direta.

Vantagens: sistema direto, ordenação alfabética, fácil de usar. Desvantagem: Uso de duas classificação: local e nome do

correspondente.

• Numérico • Método que pertence ao sistema indireto. A consulta ao documento será

feita de forma indireta, recorrendo-se, sempre, a um índice alfabético remissiovo – busca primária da informação -, a fim de localizá-lo.

• Vantagem: erros reduzidos de arquivamento. • Desvantagem: sistema indireto, exigindo pesquisa aos índices. • Numérico simples: prático, não requer qualquer planejamento inicial. A

pasta é arquivada em ordem numérica. Elabora-se registro em livro ou fichas, para não acontecer a criação de duas ou mais pastas com o mesmo número. O documento receberá o no da pasta + um no seqüencial (ordem de entrada), facilitando, dessa forma, o seu rearquivamento e evitando o extravio. Pode-se aproveitar o no de uma pasta que venha a vagar. Tal método aplica-se com freqüência nos arquivos especiais e especializados.

• Numérico cronomógico: mais usado em sistemas de protocolo e adotado em repartições públicas, as mais variadas. Numera-se os documentos e não as pastas. Serão arquivados em ordem cronológica e, após por ordem numérica (data e número). Nesse método, quando se anula um registro, só se aproveita o no se houver coincidência de datas. Neste método, cada documento recebe seu próprio no de registro, formando-se um processo único e disposto em rigorosa ordem numérica.

• Numérico digito-terminal: O número é o elemento principal de identificação. Usado sobretudo quando há um volume grande de documentos, a fim de se reduzir erros no arquivamento, possibilitando, assim uma recuperação mais ágil da informação. Estes são divididos em três grupos, formando pares, e lidos da direita para a esquerda.

• Ex: No do dossiê: 983.021 (método numérico simples) • Transformando para o método digito-terminal: 98-30-21, sendo: • 21 – grupo primário ou inicial (no da gaveta)

• Ideográfico

• Métodos básicos ideográficos (por assunto):

- Dicionário - Duplex

- Alfabético - Enciclopédico

- Numérico - Decimal e Unitermo

• Variadex • É o método alfabético, acrescentando cores

(excelente auxiliar mnemônico) às letras. Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas.

• Soundex • Usa-se para arquivar nomes, reunindo-se pela

semelhança da pronúncia apesar de a grafia ser diferente.

• Mnemônico

• Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação.

• Rôneo

• Combina letras, números e cores. Está obsoleto.

• Gestão de documentos • Definição • De acordo com o art. 3º da no Lei 8.159/1991, gestão de documentos é “o

conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, viando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

• A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto,ela abrange todas as atividades (rotinas) inerentes às idades “correntes e intermediária”.

• Objetivo • Garantir, de maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e

destinação de documentos (de forma racional, econômica).

• Fases básicas

• Produção – Os documentos são criados em razão das atividades especificas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não-essenciais. Assim, diminui o volume a ser manusseado, facilitando o controle da massa documental.

• Utilização – Diz respeito ao fluxo documental, sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.

• Destinação de documentos – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados

Tabela de temporalidade

Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação (terminologia).

Arranjo Na organização de “ arquivos permanentes”, significa ordenar

os documentos em fundos, as séries dentro dos fundos, e, se for conveniente, os itens documentais dentro das séries.

As tarefas de arranjo são de 2 tipos: intelectuais e físicas. As primeiras compreendem a análise documental no que tange a sua forma, conteúdo e origem funcional. As segundas referem-se à arrumação dos papéis nos locais adequados, seu empacotamento, entre outras.

O princípio a proveniência deve ser observado na organização dos arquivos correntes, intermediários e permanentes (ele é considerado a base da arquivística).

Fundo – Conjunto de documentos de uma mesma proveniência.Um fundo pode ser aberto ou fechado. Fundo aberto recebe novos documentos, pois a entidade produtora continua em atividade. Fundo fechado não pode receber acréscimo de documentos, porque a entidade produtora não se encontra mais em atividade.

Princípios arquivísticos Além do princípio da Proveniência, existem outros princípios da Arquivologia.

Destacaremos, de forma resumida, os mais importantes, que são: Princípio da organicidade –as relações administrativas espelham-se nos

conjuntos documentais. Princípio da unicidade – os documentos de arquivo preservam seu caráter

único, em função de seu contexto de produção. Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística – os fundos devm ser

preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não-autorizada ou acréscimo indevido.

Princípio da cumulatividade – o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

Princípio do respeito à ordem original – o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade produtora.

Instrumentos de pesquisa Guia Serve para orientar os usuários no conhecimento e utilização dos fundos

integrantes do acervo de um arquivo permanente. È o mais abrangente dos instrumentos de pesquisa,pois utiliza uma linguagem simples, capaz de atingir pessoas com os mais variados interesses. O guia da aos pesquisadores uma visão de conjunto dos serviços arquivísticos.

Inventário As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são

identificadas e descritas de forma sucinta (sumário) ou pormenorizada (analítico).

O inventário descreve a composição do fundo ou parte dele. O sumário é de suma importância e deve ser o 1º instrumento a ser criado para os fundos dos arquivos e provados. O analítico exige pleno conhecimento do tema a ser descrito.

Catálogo Criado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou

geográfico, descreve unitariamente os documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma resumida ou analítica.

Repertório Descreve, detalhadamente, documentos previamente selecionados,

pertecentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.

No repertório há um juízo de valor, determinando a inclusão ou não de documento específico. Os itens são descritos minuciosamente, cabendo, como apoio, a apresentação de parte desse instrumento pelo critério cronológico.

Conservação e restauração de documentos Um documento deve ser conservado em local apropriado, com temperatura e

umidade baixas, em um local elevado, e acondicionado de maneira adequada. Principais operações de conservação Desinfestação, limpeza, alisamento e restauração ou reparo, entre outras. Desinfestação – combate ou inibe as atividades dos insetos. O método mais

eficiente para combatê-los é a fumigação. Limpeza – fase posterior à fumigação. Os documentos devem ser limpos com um

pano macio, um aspirador de pó, uma escova adequada. Alisamento – documentos são passado a ferro. Restauração – são determinados procedimentos para recuperar documentos em

mau estado físico de conservação. É feita por especialistas dessa área (requer muito conhecimento desses profissionais).

• Método de restauração – Banho de gelatina – documento é mergulhado em cola

específica, aumentando a sua durabilidade. Ficam sujeitos ao ataque dos fundos e dos insetos;

– Tecido – usa-se pasta de amido; – Silking – tecido mais consistente (musseline de seda), de

alto custo; – Laminação – folha de papel de seda e outra de acetato de

celulose – Laminação manual – acetato de celulose em contato com

a acetona;

- Encapsulação – películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento

Microfilmagem Microfilme é o resultado do processo de reprodução

em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução (Decreto no 1.799/1996 – regulamentada a lei da microfilmagem).

Objetivos Reduzir o volume documental; Garantir a sua durabilidade(expectativa de vida: 500

anos

• Vantagens • Economia de espaço; • Redução do volume de papéis e documentos; • Segurança na conservação dos documentos vitais da empresa; • Facilidade de consulta a documentos arquivados; • Durabilidade do suporte; • Complementação de acervos; • Reprodução fiel e exata do documento microfilmado (ás vezes, um

documento encontra-se em mau conservação, já tendo inclusive ocorrido perda da informação.

• Preservação dos documentos originais; • Favorece o sigilo documental.

Desvantagens Alto custo É difícil a comparação entre imagens, em um mesmo microfilme. Automação O gerenciamento eletrônico dos documentos funciona com softwares e

handwares específicos e usa, geralmente, as mídias ópticas para armazenamento. A sua finalidade é otimizar e racionalizar a gestão documental.

Os documentos são preparados, no GED, para serem digitalizados em “escãners especiais”. Depois de digitalizados, eles são conferidos e gravados em meios magnéticos ou discos ópticos.

Conceito de Guia

Instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente.Sua finalidade é informar sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo

Classificação quanto a função da GUIA

- Guia Primária – Indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo;

- Guia Secundária – Indica uma subdivisão da primária;

- Guia Subsidiária – Indica uma subdivisão da secundária;

- Guia Especial – Indica a localização de um nome ou assunto de grande frequência;

- Guia Fora – É a que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta de arquivo.

• Guia Fora – Indica a ausência de uma pasta do arquivo.

• Prazo de empréstimo de um documento arquivistico é de dez (10) dias, podendo ser renovado por igual período.

• Para facilitar a cobrança e controle dos prazos, usa-se os arquivos de prosseguimentos ou andamento, conhecidos como FALLOW-UP – Sistema de vigilância

Valoração de Documentos

Para aplicação dos critérios de avaliação dos documentos de arquivos, deve-se identificar os seus valores primários e secundários.

A) Valor Primário – Refere-se ao valor que o documento apresenta para a consecução dos fins explícitos a que se propõe tendo em vista seu uso para fins legais e fiscais

A-1) Valor Administrativa – Valor que possuem os documentos que testemunham a política e os procedimentos adotados pelo organismos,no desempenho de suas funções;

A-2) Valor Legal ou Jurídico – Valor que possuem os documentos que envolvemos direitos a curto ou a longo prazo,tanto do governo, quanto de terceiros e que possuem caráter probatório (comprovação).

A-3) Valor Fiscal – Valor que possuem os documentos relativos a operações e a comprovação de despesas e receitas.

B) Valor Secundário – Refere-se a possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados. O documento passa a ser fonte de pesquisa e informações para o próprio a serviço e de terceiros ( informações caráter histórica ou vital)

Paralelo Entre Arquivo e Biblioteca

• Arquivo

Único exemplar;

Assunto Específico;

Conjunto orgânico;

Doc.administrativo;

Doc.produzido;

Doc.basicamente em suporte de papel.

• Biblioteca

Objetivo cultural;

Compra, doação ou

permuta;

Peças isoladas;

Vários exemplares;

Órgão colecionador;

Legislação de Arquivo

Professor: Francisco Carlos M. da Conceição

Lei 8.159/91 CAPÍTULO I Disposições Gerais Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção

especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e

operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de

seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos

públicos na forma desta lei.

Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II

Dos Arquivos Públicos

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Regulamento

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes,

intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,

mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de

uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos

produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Regulamento

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição

CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas

Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.

§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário

§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.

Disposições Finais

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar)

LEI 12.527/11- DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011

Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art.37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

Art. 3o Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes:

I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção;

II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações;

III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação

IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública;

V - desenvolvimento do controle social da administração pública.

Art. 4o Para os efeitos desta Lei, considera-se:

I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;

II - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;

III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;

IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;

V - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação;

VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;

VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;

VIII - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino;

IX - primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações.

Art. 5o É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão.

CAPÍTULO II

DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO

Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:

I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação;

II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e

III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso

Art. 7o O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter:

I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada; 3

II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;

III - informação produzida ou custodiada por pessoa física ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado;

Art. 9o O acesso a informações públicas será assegurado mediante:

I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para:

a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações;

b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades;

c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e

II - realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação.

CAPÍTULO III

DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I Do Pedido de Acesso Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a

informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1o desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida.

§ 1o Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação.

§ 2o Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet.

§ 3o São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos

determinantes da solicitação de informações de interesse público.

Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível.

§ 1o Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias:

I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão;

II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou

III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação.

Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro teor de decisão de negativa de acesso, por certidão ou cópia

Seção II

Dos Recursos

Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência.

Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.

Seção II

Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo

Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:

I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;

II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;

III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;

IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;

V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;

VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;

VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou

VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.

Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.

§ 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:

I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;

II - secreta: 15 (quinze) anos; e

III - reservada: 5 (cinco) anos.

§ 2o As informações que puderem colocar em risco a segurança do

Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos (as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.

§ 3o Alternativamente aos prazos previstos no § 1o, poderá ser

estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência de determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo máximo de classificação.

§ 4o Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que

defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público.

Seção III Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de

informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção.

§ 1o O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados por lei.

§ 2o O acesso à informação classificada como sigilosa cria a obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo.

Seção III Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de

informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção.

§ 1o O acesso, a divulgação e o tratamento de informação

classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados por lei.

§ 2o O acesso à informação classificada como sigilosa cria a

obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo. II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos

titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e sociedades de economia mista; e

III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II e das que exerçam funções de direção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade, observado o disposto nesta Lei.

§ 1o A competência prevista nos incisos I e II, no que

se refere à classificação como ultrassecreta e secreta, poderá ser delegada pela autoridade responsável a agente público, inclusive em missão no exterior, vedada a subdelegação.

§ 2o A classificação de informação no grau de sigilo

ultrassecreto pelas autoridades previstas nas alíneas "d" e "e" do inciso I deverá ser ratificada pelos respectivos Ministros de Estado, no prazo previsto em regulamento

§ 3o A autoridade ou outro agente público que classificar informação como ultrassecreta deverá encaminhar a decisão de que trata o art. 28 à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35, no prazo previsto em regulamento.

Art. 28. A classificação de informação em qualquer grau de sigilo deverá ser

formalizada em decisão que conterá, no mínimo, os seguintes elementos:

I - assunto sobre o qual versa a informação; II - fundamento da classificação, observados os critérios estabelecidos no

art. 24; III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do

evento que defina o seu termo final, conforme limites previstos no art. 24; e

IV - identificação da autoridade que a classificou. Parágrafo único. A decisão referida no caput será mantida no mesmo grau

de sigilo da informação classificada.

Seção V

Das Informações Pessoais

Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.

§ 1o As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem:

I - terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e

II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem.

§ 2o Aquele que obtiver acesso às informações de que trata este artigo será responsabilizado por seu uso indevido.

§ 3o O consentimento referido no inciso II do § 1o não será exigido quando as informações forem necessárias:

I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa

estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização única e exclusivamente para o tratamento médico;

II - a realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, previstos em lei, sendo vedada a identificação da pessoa a que as informações se referirem;

III - ao cumprimento de ordem judicial; IV - à defesa de direitos humanos; ou V - à proteção do interesse público e geral

preponderante.

Lei da Microfilmagem - Lei 5433/68 | Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968

Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais.

§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle.

§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.

§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de têrmo, por autoridade competente, em livro próprio.

§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.

§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de têrmo em livro próprio pela autoridade competente.

§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento.

§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.

DECRETO Nº 1.799 DE 30 DE JANEIRO DE 1996

Regulamenta a Lei Nº 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 3º da Lei Nº 5.433 de 8 de maio de 1968,

DECRETA:

Art. 1º - A microfilmagem, em todo o território nacional, autorizada pela Lei Nº 5.433 de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.

Art. 3º - Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

At. 4º - A microfilmagem será feita em equipamentos

que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.

Parágrafo único – Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como as cópias terão, na sua parte superior, área reservada à titulação, à identificação e à numeração seqüencial, legíveis com vista desarmada, e fotogramas destinados à indexação

Art. 7º - Na microfilmagem de documentos de cada série será precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos:

I – identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados; II – número do microfilme, se for o caso;

III – local e data da microfilmagem;

IV – registro no Ministério da Justiça;

V – ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;

VI – menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior;

VII – identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução;

VIII – nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados;

IX – nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 8º - No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:

I – identificação do detentor dos documentos microfilmados;

II – informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;

III – termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto;

IV – menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior;

V – nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 12º - A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração do filme cópia.

Parágrafo único – A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13º - Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Art. 14º - Os translados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.

Decreto 4915/03 | Decreto nº 4.915 de 12 de dezembro de 2003

Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dá

outras providências.

Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal. § 1o Para os fins deste Decreto, consideram-se

documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos por órgãos e entidades da administração pública federal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

§ 2o Considera-se gestão de documentos, com base no art. 3o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 2o O SIGA tem por finalidade:

I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;

II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;

III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;

V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;

VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;

VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.

Art. 3o Integram o SIGA:

I - como órgão central, o Arquivo Nacional;

II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes;

III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes.

Art. 4o Compete ao órgão central:

I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais;

III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA;

IV - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;

V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo.

Art. 5o Compete aos órgãos setoriais: I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de

documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas;

III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;

IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;

V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim;

VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;

VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização.

Art. 6o Fica instituída, junto ao órgão central, a Comissão de Coordenação do SIGA, cabendo-lhe:

I - assessorar o órgão central no cumprimento de suas atribuições;

II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo, a serem implantadas nos órgãos e entidades da administração pública federal, após aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as alterações ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo;

IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessários, visando à modernização e ao aprimoramento do SIGA.

Art. 7o Compõem a Comissão de Coordenação do SIGA:

I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá;

II - um representante do órgão central, responsável pela coordenação do SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional;

III - um representante do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão;

IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado pelo

Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão; V - os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos

equivalentes. § 1o Poderão participar das reuniões como membros ad-hoc, por

solicitação de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a voz e não a voto, quando julgado necessário pela maioria absoluta de seus membros.

§ 2o O Arquivo Nacional promoverá, quarenta e cinco dias após a

publicação deste Decreto, a instalação da Comissão de Coordenação do SIGA, em Brasília, para discussão e deliberação, por maioria absoluta de seus membros, de seu regimento interno a ser encaminhado pelo órgão central do SIGA para a aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República.

Art. 8o Deverão ser constituídas nos Ministérios e nos órgãos equivalentes, no prazo máximo de trinta dias após a publicação deste Decreto, subcomissões de coordenação que reúnam representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação do SIGA.

Parágrafo único. As subcomissões serão presididas por representante designado pelo respectivo Ministro.

Art. 9o Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão central para os estritos efeitos do disposto neste Decreto, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da administração pública federal.

Art. 10. Fica instituído sistema de informações destinado à operacionalização do SIGA, com a finalidade de integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da administração pública federal.

Parágrafo único. Os órgãos setoriais e seccionais são responsáveis pela alimentação e processamento dos dados necessários ao desenvolvimento e manutenção do sistema de que trata o caput deste artigo.

Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA, o encaminhamento, para aprovação do Ministro Chefe da Casa Civil da Presidência da República, das normas complementares a este Decreto, deliberadas pela Comissão de Coordenação do SIGA.

MEDIDA PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001 Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil

Art. 1º Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a

integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações

habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Art. 2º A ICP-Brasil, cuja organização será definida em regulamento, será composta por uma autoridade gestora de

políticas e pela cadeia de autoridades certificadoras composta pela Autoridade Certificadora Raiz - AC Raiz, pelas

Autoridades Certificadoras - AC e pelas Autoridades de Registro - AR.

Art. 10º Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos

de que trata esta Medida Provisória. § 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica

produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em

relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 - Código Civil. § 2º O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro

meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem

certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a

quem for oposto o documento.

Tabela de temporalidade É o instrumento com o qual se determina o prazo de

permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público.

Segundo Wadson Faria, a tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento de gestão arquivística que determina:

A)os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (setorial);

B)quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (central);

C)e por quanto tempo devem ali permanecer.

Além disso, a TTD estabelece critérios para a migração de suporte (microforma, digitalização etc.) e para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.

Comissão permanente de avaliação de documentos

É necessário que cada organização faça a constituição legal de sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Dependendo do porte da mesma, poderá haver mais de uma Comissão.

A comissão permanente de avaliação de documentos tem por finalidade assessorar à Divisão de Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a avaliação documental, também orientar e realizar a análise, avaliação e seleção da produção documental produzida e acumulada, deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituição.

Características Tabela de temporalidade documental deve ser vista

como um documento institucional e normativo, servindo de suporte para questões que se referem a períodos de permanência de documentos no arquivo da mesma. Os processos de arquivamento que não estejam orientados por uma TTD, necessitam freqüentemente de novas reorganizações, pois o crescimento em volume passa a não ter limites, ser descontrolado e desordenado.

A equipe do arquivo terá que dedicar um tempo considerável para trabalhos de triagem freqüentes, pois quanto mais ampla for a TTD, no que diz respeito a cobertura da massa documental produzida pela organização, maior será a eficácia da mesma no processo de arquivamento. A pessoa responsável pelo processo de arquivamento tem que ter um conhecimento básico sobre as ferramentas da TTD para que haja o melhor funcionamento do arquivo.

Vantagens

São inúmeras as vantagens da aplicação de uma TTD, como por exemplo, diminuição da ocupação do espaço físico, agilidade na recuperação da informação, definições de responsabilidade para com a gestão dos processos de arquivamento, diminuição com custos operacionais, controle geral da massa documental, eficácia sobre a gestão documental

As organizações devem levar em consideração algumas orientações práticas para efetivação das TTDs que são as seguintes: planejar com simplicidade sobre os mecanismos de execução, a participação de todos da organização para criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, obtenção de conhecimento sobre a estrutura funcional da organização, de seu objetivo, ou seja, das atividades meio e fim, conhecer a tipologia documental produzida ou recebida pela organização

Plano de Classificação de Documentos

Conceito:

“Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução ( corrente, intermediário e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir” (Marilena Leite Paes)

a) Para a elaboração desse plano devem ser considerado os seguintes elementos:

b) Posição do arquivo na estrutura da instituição; c) Centralização ou descentralização e coordenação dos

serviços de arquivos; d) Escolha do métodos de arquivamento adequados; e) Estabelecimento de normas de funcionamento; f) Recursos Humanos; g) Escolha das instalações e do equipamento; h) Constituição de arquivos intermediários e permanentes; i) Recursos Financeiros.

Produção do arquivo na estrutura da instituição:

Embora não se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posição do órgão de arquivo na estrutura de uma instituição, recomenda-se que esta esteja a mais elevada possível, isto é, que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em sua vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade.

Centralização ou descentralização e coordenação

serviços de arquivo.

Ao elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou à descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. È importante esclarecer de imediato que a descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados, embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados

Centralização: Por sistema centralizado de arquivo correntes

entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local, como também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, frequentemente designado como Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar.

Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores responsabilidades de padronização de normas e procedimentos, nítidas delimitação de responsabilidades, constituição de conjuntos arquivísticos mais completos, redução dos custos operacionais, economia de espaço e arquivamento.

Descentralização O bom senso indica que a descentralização deve

ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição.

A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:

a) Centralização das atividades de controle ( protocolo ) e descentralização dos arquivos;

b) descentralização das atividades de controle ( protocolo) e dos arquivos.

Quando se fala em atividades de controle está-se referindo àquelas exercidas em geral pelos órgãos de protocolo e comunicações, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes.

A descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou parcialmente descentralizados.

O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, da classificação, da tramitação dos documentos.

A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituição à qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada.

Coordenação:

Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência é imprescindível a criação de uma Coordenação Central, tecnicamente planejada, que exercerá funções normativas, orientadoras e controladas.

A coordenação terá por atribuições:

a) Prestar assistência técnica aos arquivos setoriais;

b) Estabelecer e fazer cumprir normas gerias de trabalho, de forma e manter a unidade de operação e eficiência do serviço dos arquivos setoriais;

c) Determinar normas específicas de operação, a fim de atender às peculiaridade de cada arquivo setorial;

d) Promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário;

e) Treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais ,tendo em vista a eficiência e a unidade de execução de serviços;

f) Promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exames, debate e instruções sobre assunto de interesse dos sistema de arquivos.

Escolha de métodos de arquivamento

A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente.

Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou número.

Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais seus auxiliares.

Estabelecimento de normas de funcionamento. Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e

mantenham uniformidade de ação é imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo em seus diversos estágios de evolução, como também do protocolo, uma vez que esse serviço é, na maioria das vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo

Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação, irão, juntamente com modelos e formulários, rotinas, códigos de assuntos e índices, integrar o Manual de Arquivo da Instituição.

Recursos Humanos Formação e Regulamentação Profissional: O arquivo possui, atualmente, importância capital

em todos os ramos da atividade humana. No entanto, ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviços de arquivamento, falta essa que irá influir, naturalmente, na vida da organização.

Uma das vantagens da técnica de arquivo é capacitar os responsáveis pelo arquivamento para um perfeito trabalho de seleção dos documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, separação dos papéis que possuem valor futuro, contendo informações valiosas, dos documentos inúteis.

Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. È a memória viva da instituição, fonte e base de informações, oferece provas das atividades institucionais; aproveita experiências anteriores, o que evita a repetição, simplifica e racionaliza o trabalho.

Para que se atinjam esses objetivos, torna-se necessária a preparação de pessoal especializado nas técnicas de arquivo.

Escolha das Instalações e Equipamentos:

De igual importância pra o bom desempenho das atividades de arquivamento é a escolha do local adequado, quer pelas condições físicas que apresente iluminação, limpeza, índices de umidade, temperatura, quer pela extensão de sua área, capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras.

Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles que estão envolvidos com a organização dos arquivos.

Considera-se equipamento o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis do trabalho arquivístico.

Atributos: Para o bom desempenho das funções dos

profissionais de arquivo, são necessárias, além de um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintes características: saúde, habilidade em lidar com o publico, espírito metódico, discernimento, paciência, imaginação, atenção, poder de análise e de crítica, poder de síntese, discrição, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.

Material de Consumo:

Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazo.São as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção e outros;

Material permanente é aquele quer tem grande

duração e pode ser utilizado várias vezes

para o mesmo fim. Na sua escolha, além do

Tipo e tamanho dos documentos, deve-se

levar em conta os seguintes requisitos:

a)Economia de espaço ( Aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependência );

b)Conveniência do serviço ( Arrumação racional);

c)Capacidade de expansão ( previsão de

atendimento a novas necessidades;

d)Invulnerabilidade ( Segurança );

e)Distinção (Condições estéticas);

f)Resistência (Conservação)

Constituição de Arquivos Intermediários e Permanentes Toda organização, seja ela pública ou privada, de

pequeno, médio ou grande portes, acumula através dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de análise, avaliação e seleção rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja por exigências legais, ou ainda por questões meramente histórica.

Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais.

Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários, estes só deverão ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade.

Em geral, existem em âmbito governamental, em

face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física.

As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no caso de instituições de grande porte, com filiais, escritórios, representações ou similares, dispersos geograficamente e detentores de grandes volumes de documentação.

Recursos Financeiros

Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos dos disponíveis não apenas para instalação dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manutenção.

Elaboração do projeto de arquivo

Considerados todos os elementos descritos, o especialista estará em condições de elaborar o projeto de organização, a ser dividido em três partes:

a)A Primeira constará de uma síntese da situação real encontrada;

b)A segunda, de análise e diagnóstico da situação;

c)A terceira será o plano propriamente dito, contendo as prescrições, recomendações e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a implantação.

Implantação e acompanhamento – Manuais de

Arquivo.

Principais elementos que devem constituir os

manuais de arquivo:

a)Apresentação, objetivos e abrangência do manual;

b)Informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades, ssua interação e subordinação

c)Organograma e fluxograma;

d)Conceitos gerais de arquivo, definição das

operações de arquivamento, terminologia;

e)Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos

e formulários utilizados, planos de classificação

de documentos com seus respectivos códigos e

índices;

f)Tabelas de temporalidade de documentos, que,

pela sua amplitude, podem ser apresentadas em

separado.

Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos.

Por ser o arquivo uma atividade dinâmica, o manual deverá ser periodicamente revisto e atualizado, a fim de atender às alterações que surgirem em decorrência da evolução da própria instituição.

Protocolo

Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo assegurar a imediata localização e recuperação, garantindo, assim o cesso à informação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente,pois é quando os documentos tramitam bastante.

O protocolo realiza as seguintes atividades

de rotina:

A)Recebimento e Classificação:

►Receber as correspondências;

►Separar a correspondência oficial da particular;

►Distribuir a correspondência particular;

►Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso

►Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários;

►Abrir a correspondência ostensiva;

►Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a existência de antecedentes;

►Interpretar e classificara correspondência, com base no código de assuntos adotado, se for o caso;

►Apor carimbo de protocolo – numerador/datador , sempre que for possível, no canto superior direito do documento – processo de autuação;

B)Registro e Movimentação: ► Preparar a ficha de protocolo em duas vias, anotando: número de protocolo; data de entrada; procedência; espécie, número e data do documento; código e resumo do assunto; primeira distribuição; ► Arquivar as fichas de protocolo, em ordem numérica; ► Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos; anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino; ► Encaminhar os documentos aos respectivos destinos,de acordo com despacho de autoridade competente

C)Expedição:

► Receber a correspondência ( original, envelope e cópias em quantidade a serem determinadas);

► Verificar se não faltam folhas ou anexos;

► Numerar e completar a data, no original e

nas cópias;

► Separa o original das cópias;

► Expedir o original, com os anexos se for

o caso, pelo meio mais conveniente

(ECT, malote, etc);

► Encaminhar as cópias, acompanhadas

dos antecedentes dos que lhe deram

origem, ao setor de arquivamento, isto é,

ao arquivamento propriamente dito.