Arquivos digitais formação

ARQUIVOS DIGITAIS

Marta Antunes

28/07/2009

O que é um Arquivo? Segundo o Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de

Janeiro:

“Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exercício da sua actividade por uma entidade, pública ou privada, e conservados, respeitando a organização original, tendo em vista objectivos de gestão administrativa, de prova ou de informação, ao serviço das entidades que os detêm, dos investigadores e dos cidadãos em geral”

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O Arquivo Digital na Sociedade da Informação

Os arquivos existem desde o tempo da Roma An t iga ( chamados na a l tu ra Tabularium)

Com o evoluir da sociedade, os arquivos aproveitam o desenvolvimento tecnológico, e p a s s a m a d e s e m p e n h a r u m p a p e l fundamental na Sociedade da Informação

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A Digitalização

A primeira imagem digitalizada (1957)

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Arquivos Digitais Nacionais

Projecto RODA – Direcção Geral de Arquivos

Objectivo: concretizar o estudo de uma solução, de modo a ir ao encontro dos propósitos do eGoverno.

Metodologia: definição de requisitos para um arquivo digital - um modelo conceptual e um modelo de dados; uma estrutura de meta-informação, requisitos técnicos, etc.

3 fases: Planeamento, prototipagem e disseminação

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Arquivos Digitais Nacionais A Biblioteca Nacional Digital

Objectivo: cumprir as suas funções legais através da utilização das tecnologias da informação para poder fornecer documentos digitalizados e edição digitais aos seus utilizadores.

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Arquivos Digitais Nacionais

O Digitarq – Arquivo Distrital do Porto

Objectivo: projecto para servir de base à construção de um arquivo digital

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Implementação de um Arquivo Digital

Planeamento

Criação de um grupo de trabalho Definição dos objectivos Análise SWOT Desenho do workflow da documentação Identificação dos sectores intervenientes no

processo

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Atribuição de permissões de acesso e modificações

Requisitos: Físicos (equipamento, espaço,…) Humanos (nº de técnicos, necessidade de

especialização ou não,…)

Identificação de possíveis obstáculos: Verbas, tempo,…

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Digitalização

Recomendações da National Library of Australia: Garantir que as mãos estão sempre limpas; Util izar luvas de algodão para carregar os

documentos; Ter sempre bastante espaço para acomodar o

material com que se trabalha; Transportar os materiais sempre que possível dentro

de pastas;

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Não molhar os dedos para manusear material original; Garantir que todos os itens são transportados na sua

totalidade; Os materiais danificados devem ser transportados

dentro de bolsas de polyester ou pastas; Evitar tocar directamente na superfície do material; Nunca utilizar o material original como suporte para

escrever; Não empilhar diferentes materiais (ex: livros e

pinturas);

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Não deve haver comida nem bebida perto dos documentos;

Remover clips e pins cuidadosamente; Substituir os clips e pins por clips de plástico: Se for necessário marcar uma página, utilizar um

pedaço de papel branco e não post-its; Evitar a tentação de reparar itens danificados, e

nunca usar fita cola para reparar; Limpar sempre os scanners antes das digitalizações.

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Identificar a tipologia de documentos a digitalizar

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Atribuição de perfis de digitalização e testes de verificação

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Formatos de imagens aconselhados A mesma imagem deve ser digitalizada em 2

formatos: TIFF - para as imagens matriz (formato de

armazenamento); JPEG - para as imagens que vão ser visualizadas

regularmente (formato de compressão)

Definição de títulos normalizados para todas as imagens

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Esquemas de meta-informação

O que é meta-informação? Informação que descreve outra informação e

sistemas de informação. Num contexto de sistemas de arquivo, refere-se a

informação que deve ser criada e associada aos documentos de arquivo, por forma a facultar a sua compreensão no contexto de produção e a facilitar e documentar a gestão contínua dos mesmos.

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Esquemas de meta-informação:

Descritiva Descreve e identifica os objectos

Ex: ISAD (G), ISAAR (CPF)

Preservação Garante a autenticidade dos objectos

Ex: PREMIS

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Técnica Relacionada com o funcionamento do sistema

Ex: NISO Z39.87

Estrutural – Organiza e estrutura objectos complexos (livros – capítulos – secções – página) Ex: METS

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Plano de preservação

Os diferentes dispositivos de armazenamento digital, têm requisitos diferentes de software e hardware

Existem várias ameaças a estes dispositivos. Deteoração física Evolução tecnológica (que pode tornar estes

dispositivos obsoletos)

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Deve ser criado um plano de preservação física (ou plano de backups):

Os objectos digitais (imagem + meta-informação) deverão ser armazenados no disco rígido de um ou mais servidores, e em unidades de armazenamento portáteis (CD-R e DVD).

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Cópias dos objectos digitais sempre em dois tipos de armazenamento

Pelo menos uma cópia deverá ser guardada numa localização diferente da original

Os dispositivos devem ser “refrescados”(copiar o seu conteúdo para outro dispositivo igual) com alguma regularidade

Todas as transferências para dispositivos portáteis devem ter um registo

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Software para a gestão de arquivos digitais

GISA - Gestão Integrada de Sistemas de Arquivo Software proprietário de Gestão de Arquivos,

concebido para acompanhar diversas fases do ciclo vital da informação e as várias operações da cadeia arquivística. http://gisa.paradigmaxis.pt

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Software para a gestão de arquivos digitais

FEDORA - Flexible Extensible Digital Object Repository Architecture Software open source para gerir, preservar e ligar

o conteúdo digital www.fedora-commons.org

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Vídeo 1- O processo de digitalização (http://roda.iantt.pt/pt)

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Vídeo 2 - Preservação Digital (http://www.digitalpreservationeurope.eu/)

Arquivos Digitais - Marta Antunes 25

Legislação

Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro Estabelece o regime geral dos arquivos e do

património arquivístico.

Decreto-Lei nº 290-D/99, de 2 de Agosto Aprova o regime jurídico dos documentos

electrónicos e da assinatura digital.

Lei nº 67/98, de 26 de Outubro Lei de protecção de dados pessoais. 26

Bibliografia e Referências Electrónicas

ANTUNES, Marta - Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto, Porto: Universidade do Porto, Faculdade de Letras, 2007

FARIA, Luís e CASTRO, Rui - relatório da primeira fase RODA: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo . Minho: Universidade do Minho, 2006

TANNER, Simon - From vision to implementation: strategic and management issues for digital collections. Loughborough: A British Counscil International Seminar, 13 to 18 February 2000. (http://

heds.herts.ac.uk/resources/papers/Lboro2000.pdf) 27

Bibliografia e Referências Electrónicas

http://roda.iantt.pt/pt http://bnd.bn.pt http://www.adporto.org http://www.nla.gov.au/digital/care_handling.html http://www.minervaeurope.org/structure/workinggroups/servprov/

documents/techguid1_0.pdf http://www.digitalpreservationeurope.eu http://www.adporto.pt/ficheiros_a_descarregar/siade1.pdf http://www.ica.org

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