Auditoria Proceso de Compras

8/16/2019 Auditoria Proceso de Compras

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NOMBRE DE LA FIRMA DOCUMENTO DEPROCESOSDE CONTADORES (Ciclo de compras y

cue!as por pa"ar# (Ci$ras e%presadas e miles de pesos#

Clie!e& Per'odo!ermiado el&

Re$erecia

Compañía Ejemplo Diciemre )*+,-..

Prop/si!oEl propósito de este papel de trabajo es documentar:• Las actividades de inicio, procesamiento y salida de las actividades

relacionadas con los estados fnancieros.• Los riesgos relacionados con los estados fnancieros.

• Los controles que mitigan los riesgos identifcados.

• Concluir sobre el riesgo residual con el propósito de mitigarlos medianteotros procedimientos de auditoría.

AplicailidadEste papel de trabajo deber ser completado y revisado en su totalidad para laprestación del servicio de !uditoria E"terna y#o $evisoría %iscal.

E0idecia de Re0isi/Como evidencia de revisión, este papel de trabajo debe ser frmado por quienlo reali&ó y revisó.

Car"o Fec1a(dd2mm2aaaa#

&

Firma

$eali&ado por: Ecar"ado& !uditor %inanciero y !uditor '(

$evisado por: Ecar"ado& !uditor encargado

$evisado por: 3ere!e& )erenteencargado

$evisado por: Socio& *ocioencargado

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Co!eido+. bjetivo de auditoría-. Cuentas relacionadas. Evaluación preliminar del riesgo in/erente y de control0. $iesgos y controles del proceso1. 2atri& de controles relevantes y determinación de aquellos controles a los

que se les reali&arn las pruebas3. 4rocedimientos de evaluación de la efcacia operativa de los controles5. Evaluación fnal del riesgo in/erente y de control6. 4rocedimientos sustantivos analíticos y de detalle


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O4e!i0o de audi!or'a

Integridad, existencia y exactitud de las compras, cuentas por pagar y pagos.

Valuación de las cuentas por pagar y pagos.

Cue!as relacioadas y e0aluaci/ prelimiar del ries"o i1ere!e y deco!rol

Cue!a

Saldos Ase0eracioesRies"os

prelimiares

E0aluaci/

co!roles

Sus!a!i0o

E$o5ue

Proceso

A!erior

Ac!ual I E E 6 P R P2O

FR I

R C

R EIS

D7E

EO PA PD

COT

SUS

7ancos yCorporaciones

+.-1.685

+.016.865 9 9 9 9 9 7 7 7 9 9 9 9 9Compras

!vances yanticiposentregados

.013.568

1.685.531 9 9 9 9 9 ! 7 2 9 9 9 9 9Compras

(nventario+6.03.1

80-.106.8+ 9

9 9 9 99

! 7 2 Compras

4roveedores1.180.-

+1..10 9

9 9 7 7 7 Compras

Re0elacioes para !eer e cue!a


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Ries"os y co!roles del proceso y ma!ri8 de co!roles rele0a!es y

de!ermiaci/ de a5uellos co!roles a los 5ue se les reali8ar9 lasprueas

'eniendo en cuenta el conocimiento adquirido a trav;s de di<erentes t;cnicasde auditoría, documente el proceso incluyendo las actividades de inicio,procesamiento y registro.

!ctividades de inicio, procesamiento y registro

Este es un ejemplo general, el cual podría aplicar para su Compañía.


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InicioSolicitud de

pedido

i!ponibilidad pre!upue!tal

"control 2#

"$ontrol 5#

%&!'ued

a

Pro(eed

or

$otizaci)n del

pro(eedor *rden de compra

Aprobaci

)n de

compra

"$ontrol

1#

+ntrada al

Almac,n

aceptaci)n del

pedido

$ontabilizaci)n -

regi!tro

pre!upue!tal

*rden de pago

"$ontrol 4#

"$ontrol #

Pago








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/a nece!idad de la compra !e genera en el departamento de producci)n para lo cual la per!ona 'ue nece!ita el bien o !er(icio debe ingre!ar al !i!tema la !olicitud del pedido -

la u!tiicaci)n en el ormato e!tablecido en el mi!mo - lo dirige al departamento de

compra! e!te lo imprime con la re!pecti(a autorizaci)n - bu!ca el pro(eedor.

+l departamento de compra! cuenta con una ba!e de dato! de pro(eedore! por cada bien

o !er(icio comprado - por empre!a! 'ue !e an pre!entado en lo! proce!o! de cotizaci)n para lo cual !e in(ita a tre! pro(eedore! la orma de e!coger al pro(eedor e!tá a cargo

del departamento de compra! 'uien compara lo! a!pecto! t,cnico! - el precio !i todo!cumplen t,cnicamente la deci!i)n !iempre !erá por el pro(eedor 'ue orezca el meor

precio lo! concepto! t,cnico! e!tán a cargo de 'uien !olicit) la compra 'ue con!i!te en

(eriicar 'ue lo 'ue el pro(eedor orece cumple con la! nece!idade!.

na (ez !eleccionado el pro(eedor el departamento de compra! !olicita al área decontabilidad - pre!upue!to la Solicitud de i!ponibilidad Pre!upue!tal 'ue corre!ponde

al tope máimo pre!upue!tado para el total de compra! para cada uno de lo! rubro!

durante el a6o con lo cual el 7,cnico de Pre!upue!to elabora en el !i!tema el $ertiicadode i!ponibilidad Pre!upue!tal el cual debe !er aprobado - irmado por la 8erencia

8eneral - la irecci)n de $ontabilidad - Pre!upue!to. (2) (5)

$on la !olicitud de Pedido la cotizaci)n el concepto t,cnico - la di!ponibilidad

pre!upue!tal aprobada! por el 8erente el departamento de compra! elabora 9*rden de


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$onciliaci)n%ancaria

"$ontrol 3#








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$ompra:(1) para el pro(eedor - para el Almac,n 'uien e! el 'ue recibe el pedido -

elabora 9+ntrada de Almac,n: !olicitando la aceptaci)n de 'uien autoriz) la compra por medio de la aceptaci)n del pedido. Po!teriormente el t,cnico de contabilidad elabora

*rden de Pago la cual debe !er autorizada en el !i!tema por parte de la irecci)n

;inanciera (4) (6) inalmente lo! documento! pa!an a 7e!orer<a para el pago - al in deme! en la conciliaci)n !e conirman lo! pago! realizado! a lo! pro(eedore!. (3)

4ruebas de diseño

Control 1: Se observaron las órdenes de compra No XX No XX del XX deSep!"#, evidenciando $ue en el sistema e%isten las autori&aciones delcoordinador gerente del 'rea.

Control (: )ara las mismas compras anteriores se observaron los certi*cados

de disponibilidad presupuestal *rmados por el +erente +eneral el irector de contabilidad presupuesto.

Control -: Se solicitó observó la conciliación bancaria del mes de sep!"#corroborando $ue ue /ec/a $ue lleva la *rma del irector deContabilidad.

Control 0: El personal de 2 de auditoría veri*có en el sistema $ue los per*lesde acceso para aprobar pagos solo corresponde al subgerente

*nanciero.

Control 3: Se observó el acta reali&ada a *nales del año anterior No %% del%%%% del (""X donde la 4unta irectiva aprobó el presupuesto para lavigencia actual.

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Control 5: En tesorería se solicitaron los c/e$ues emitidos en el momento para los cuales se observó $ue llevaban ( *rmas entre las $ue siempreestaba la *rma del director de tesorería otro irector o gerente de'rea. Se veri*co el comprobante de egreso No %%% del %%% de %%%%

=ocumente los controles identifcados relacionados con las actividades deinicio, procesamiento y registro, seleccione los controles a probar teniendo encuenta que se probarn aquellos que cubran la mayor cantidad deaseveraciones.

RIES3O IDENTIFICADO

=escripción: =ue !e regi!tren compra! de biene! o !er(icio! no recibido! o no

autorizado!.

CONTROLES :UE MITI3AN EL RIES3O

>?mero delcontrol:

+

>ombre delcontrol:

Autorización de los pedidos por parte del director del área

que realizó la solicitud y el Gerente.bjetivocubierto:

bjetivo +.

Cómo seejecuta:

7oda! la! compra! !on autorizada! primero por el director del área

'ue !olicit) el bien o !er(icio - inalmente por el gerente.

/a per!ona 'ue nece!ita el bien o !er(icio debe ingre!ar al !i!tema

la !olicitud del pedido - la u!tiicaci)n en el ormato e!tablecido en

el mi!mo con lo cual el director del área ingre!a al !i!tema con !ucla(e de acce!o - peril re(i!a la u!tiicaci)n de la compra -

autoriza la !olicitud po!teriormente pa!a al gerente para !u

aprobaci)n. +l control !e realiza cada (ez 'ue ei!te una orden de

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pedido - e! autorizada por un ni(el !uperior e id)neo.

Por lo anterior Si el control unciona en !u di!e6o e! po!ible 'ue pre(enga errore! o irregularidade! en lo! e!tado! inanciero!

relacionado! con la integridad - ei!tencia de co!to! ga!to!

operacionale! cuenta! por pagar - banco!.

Con que<recuencia:

iaria, mensual, semanal, anual, depende de laCompañía.

@uien loejecuta:

depende de la Compañía.

'ipo de control: )uede ser preventivo, detectivo o correctivoEl control tieneun componentetecnológicoA

*( 9>

El control seejecuta como<ue diseñadoA

*( 9>

Controlanti<raudeA *( 9

>

*e probar elcontrolA *( 9

>

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RIES3O IDENTIFICADO escripción: =ue !e realicen pago! de biene! o !er(icio! no recibido! o no

autorizado!.


>?mero delcontrol:

-

>ombre delcontrol:

Certifcado de disponibilidad presupuestal.

bjetivocubierto:

bjetivo +

Cómo seejecuta:

7odo pago eectuado por la compa6<a debe lle(ar el certiicado dedi!ponibilidad pre!upue!tal debidamente enumerado - irmado por

el 8erente 8eneral - el irector de $ontabilidad - Pre!upue!to una

orden de compra entrada de almac,n actura - la orden de pago en

con!ecuti(o generada por el Proe!ional de 7e!orer<a por el (alor a

pagar 'uien re(i!a 'ue toda! la! )rdene! de pago cumplan con lo!

re'ui!ito! de le- en cuanto a impue!to! - dea !u (i!to bueno en

!e6al de aprobaci)n del pago.

Por lo anterior con!idero 'ue el di!e6o del control e! adecuado. Si el

control unciona en !u di!e6o e! po!ible 'ue pre(enga errore! e

irregularidade! en lo! e!tado! inanciero! relacionado! con la

integridad ei!tencia - eactitud de cuenta! por pagar - banco!.Con que<recuencia:

iaria, mensual, semanal, anual, etc, depende de laCompañ6a

@uien lodepende de la Compañ6a.

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>?mero delcontrol:

>ombre delcontrol:

Conciliaciones bancarias

bjetivocubierto:

bjetivo +

Cómo seejecuta:

/o! etracto! de la cuenta! !on en(iado! por el banco. /a $ompa6<a

realiza men!ualmente conciliacione! bancaria! por el Proe!ional de

$ontabilidad 'uien !e encarga de identiicar 'ue la inormaci)n delo! banco! corre!ponda a lo regi!trado contablemente en ca!o

dierencia! con el banco !olicitan la aclaraci)n a tra(,! de un

comunicado al banco una (ez terminada pa!a a re(i!i)n por parte

del irector de $ontabilidad - po!teriormente a Auditoria Interna'uiene! re(i!an la inormaci)n de contabilidad en el !i!tema.

Con que<recuencia:

iaria, mensual, semanal, anual, depende de laempresa

@uien loejecuta:

depende de la empresa.


*(>

9

El control se

ejecuta como<ue diseñadoA

*( 9>

Control


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anti<raudeA *( 9

>*e probar elcontrolA *( 9

>

RIES3O IDENTIFICADO

=escripción: =ue !e realicen pago! de biene! o !er(icio! no recibido! o no

autorizado!.


>?mero delcontrol:

0

>ombre delcontrol:

Autorización de pagos a tra!s del siste"a

bjetivocubierto:

bjetivo +.

Cómo seejecuta:

+!te control !e realiza cada (ez 'ue !e elabora una orden de pago e!

eecutada por la Subgerencia ;inanciera a tra(,! del !i!tema para lo

cual tiene a!ignado un peril de acce!o. +l control e! realizado por

un ni(el !uperior.

Por lo anterior con!idero 'ue el di!e6o del control e! adecuado. Si el


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control unciona en !u di!e6o e! po!ible 'ue pre(enga errore! e

irregularidade! en lo! e!tado! inanciero! relacionado! con laintegridad ei!tencia - eactitud de cuenta! por pagar - banco!.

Con que<recuencia:

iaria, mensual, semanal, anual, etc, depende de laCompañía

@uien loejecuta:

depende de la Compañía


*( 9>


*( 9>


>


>


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RIES3O IDENTIFICADO

escripción: =ue !e regi!tren compra! de biene! o !er(icio! no recibido! o noautorizado!.


>?mero delcontrol:

1

>ombre delcontrol:

'oda adquisición debe estar soportada con ladisponibilidad presupuestal.

bjetivocubierto:

bjetivo +

Cómo se

ejecuta:

/a di!ponibilidad pre!upue!tal e! preparada al inalizar el a6o para la

!iguiente (igencia - !e encuentra en cabeza de la Subgerencia;inanciera 'ue en conunto con lo! irectore! de cada área elaborananalizan la! cira! - una (ez e!ta! con!olidada! redactan el

9Acuerdo de Pre!upue!to: 'ue e! de manera global - !u

de!agregaci)n e! eecutada por la 8erencia 8eneral a tra(,! de un

acta 'ue indica la orma como !e (a a lle(ar el pre!upue!to por cada

uno de lo! rubro!. /a unta irecti(a !e encarga de aprobar el

pre!upue!to. na (ez aprobada el 7,cnico de Pre!upue!to ingre!a la

inormaci)n en el !i!tema de pre!upue!to. $uando no a-

di!ponibilidad !e puede acer un tra!lado pre!upue!tal el cual debe

e!tar autorizado por la gerencia.

Por lo anterior con!idero 'ue el di!e6o del control e! adecuado !i el

control unciona en !u di!e6o e! po!ible 'ue pre(enga errore! oirregularidade! en lo! e!tado! inanciero! relacionado! con la

ei!tencia - eactitud de lo! co!to! ga!to! operacionale! - cuenta!

por pagar.


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Con que

<recuencia:

iaria, mensual, semanal, anual, etc

@uien loejecuta:

epende de la compañía


*( 9>


*( 9>


>


>

RIES3O IDENTIFICADO

=escripción: =ue !e realicen pago! de biene! o !er(icio! no recibido! o no


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Re$erecia


autorizado!.


>?mero delcontrol:

5

>ombre delcontrol:

#ir"as autorizadas para pagos en c$eque

bjetivocubierto:

7bjetivo 1

Cómo seejecuta:

$ontrol manual 'ue !e realiza cada (ez 'ue !e (a a eecutar un pago

en ce'ue. /o! ce'ue! !iempre re'uieren 2 irma! entre la! 'ue!iempre debe e!tar la irma del irector de 7e!orer<a - $artera.

/o! banco! - entidade! inanciera! !olo pagaran ce'ue! orealizaran tran!accione! pre(ia conirmaci)n tele)nica.

Si el control unciona en !u di!e6o e! po!ible 'ue pre(enga

errore! e irregularidade! en lo! e!tado! inanciero!

relacionado! con la ei!tencia - eactitud de cuenta! por pagaracreedore! oiciale! impue!to! nomina por pagar - banco!.

Con que<recuencia:

iaria, mensual, semanal, anual, etc, depende de laCompañía

@uien loejecuta:

depende de la Compañía


*(> 9


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*( 9>


>


>

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Procedimie!os de e0aluaci/ de la e;cacia opera!i0a de los co!roles

=iseñar los procedimientos para probar la efcacia operativa de los controlesseleccionados en la sección anterior.

N<mero y Nomre del

Co!rol

Procedimie!o =ec1o por y $ec1a

Re$> PT Resul!ados

* Para una mue!tra de 30compra! o !er(icio!

di!tribuida! en el a6o

(erii'ue !i el control

contin&a uncionandoigual - 'ue la orden de

!er(icio o de compra !eencuentre debidamente

irmada por el director decompra! - autorizada por

la gerencia.

99""#""#""

PT& ????? Efca& # >oefca&

, e la mue!tra!eleccionada para probar

el control n&mero 1

(eriicar 'ue cuenten con

lo! !iguiente! re'ui!ito! para el pagoB

C$ertiicado de

di!ponibilidad pptal.

C*rden de compra o!er(icio

C+ntrada al almac,n o acta

de cumplidoCactura

""""#""#""

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N<mero y

Nomre delCo!rol

Procedimie!o =ec1o por y

$ec1a

Re$> PT Resul!ados

C*rden de pago irmada

) Solicite la! conciliacione!

bancaria! corre!pondiente!al me! de - de

20 - (erii'ue 'ueB el

!aldo contable de la

conciliaci)n cruce contrala contabilidad - 'ue el

!aldo de banco! cruce

contra el etracto bancario

oportunidad en la eca de preparaci)n !i ei!ten

partida! conciliatoria!

!igniicati(a! !e

encuentren debidamente u!tiicada! e identiicada!

(erii'ue la! eten!ione!

aritm,tica! - 'ue !e

encuentre re(i!ada por unni(el !uperior de 'uien la!

prepar).

""""#""#""

@ +l proe!ional de 7I(eriicará 'ue la

autorizaci)n de pago! en el

!i!tema a-a !idorealizada acorde al peril.+l proe!ional de 7I

!olicitará el li!tado de

u!uario! con permi!o para

""""#""#""

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N<mero y

Nomre delCo!rol

Procedimie!o =ec1o por y

$ec1a

Re$> PT Resul!ados

ingre!ar al !i!tema -

(alidará lo! re!ultado!

e la mue!tra

!eleccionada para probarlo! $ontrole! Do.1C2

(erii'ue 'ue ei!ta la

di!ponibilidad

pre!upue!tal debidamenteaprobada.

+l proe!ional de 7I

probará el con!ecuti(o de

la di!ponibilidad pre!upue!tal (eriicando

'ue no ei!tan altante! o

duplicado! en lo!

certiicado!. Ademá!(eriicará lo! controle! de

acce!o para autorizar lo!

certiicado! de

di!ponibilidad pre!upue!tal

""""#""#""

+!coa una mue!tra de 30

pago! realizado! conce'ue durante el a6o -

(erii'ue 'ueB contenga la!

irma! adecuada! - 'uee!ta! corre!pondan a la!

per!ona! de!ignada! para

tal in de acuerdo con la

de!cripci)n del control.

""""#""#""


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Re$erecia



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Re$erecia


E0aluaci/ ;al del ries"o i1ere!e y de co!rol

Con base en el riesgo in/erente asignado en la etapa de planeación y elresultado de la evaluación de controles, califque y documente la evaluaciónfnal del riesgo de ocurrencia de errores e irregularidades signifcativas.

$iesgo(n/erente

8ajo En la planeación no se identi*caron riesgossigni*cativos relacionados con las compras.

$iesgo deControl

9E*ca& e acuerdo con los resultados de la evaluaciónde controles se pudo observar $ue los controlesidenti*cados uncionan de manera eectiva.

$iesgo de

error oirregularidad

98ajo espu;s de los procedimientos de auditoría reali&ados se

puede concluir $ue el riesgo para este objetivo se mantiene bajo.


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