Aun Jamile
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UNIVERSIDADE DE TAUBAT
DEPARTAMENTO DE ECONOMIA, CINCIAS CONTBEIS, ADMINISTRAO E
SECRETRIO EXECUTIVO
SISTEMAS DE INFORMAES GERENCIAIS APLICADOS GESTO FINANCEIRA
J A M I L E A U N
M o n o g r a f i a a p r e s e n t a d a a o
D e p a r t a m e n t o d e E c o n o m i a , C i n c i a s
C o n t b e i s , A d m i n i s t r a o e S e c r e t r i o
E x e c u t i v o , c o m o p a r t e d o s r e q u i s i t o s
p a r a o b t e n o d o C e r t i f i c a d o d e
E s p e c i a l i z a o p e l o C u r s o d e P s -
g r a d u a o e m M B A - F i n a n a s e
C o n t a b i l i d a d e .
TAUBAT - SP 2000
-
UNIVERSIDADE DE TAUBAT
DEPARTAMENTO DE ECONOMIA, CINCIAS CONTBEIS, ADMINISTRAO E
SECRETRIO EXECUTIVO
SISTEMAS DE INFORMAES GERENCIAIS APLICADOS GESTO FINANCEIRA
J A M I L E A U N
M o n o g r a f i a a p r e s e n t a d a a o
D e p a r t a m e n t o d e E c o n o m i a , C i n c i a s
C o n t b e i s , A d m i n i s t r a o e S e c r e t r i o
E x e c u t i v o , c o m o p a r t e d o s r e q u i s i t o s
p a r a o b t e n o d o C e r t i f i c a d o d e
E s p e c i a l i z a o p e l o C u r s o d e P s -
g r a d u a o e m M B A - F i n a n a s e
C o n t a b i l i d a d e .
Orientador: Prof. Dr. Edson Aparecida de Arajo Querido Oliveira
TAUBAT - SP 2000
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BANCA EXAMINADORA
Data: 02/12/00
Resultado: Dez (10,0)
Prof. Dr. Edson Aparecida de Arajo Querido Oliveira
Assinatura_______________________________________________________
Prof. Dr. Francisco Cristovo Loureno de Melo
Assinatura_______________________________________________________
Prof. Dr. Jos Lus Gomes da Silva
Assinatura_______________________________________________________
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DEDICATRIA
Dedico este trabalho
A meu esposo Srgio
aos meus pais Jorge e Sueli
e a minha irm Janine.
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AGRADECIMENTOS
Agradeo a Deus por tudo o que me foi concedido.
A meu mestre Professor Doutor Edson Aparecida de Arajo Querido Oliveira meus
sinceros agradecimentos.
Agradeo a meus pais por tudo o que sempre fizeram por mim e a meu marido e colega de
estudo, Srgio, meu especial agradecimento pela pacincia, compreenso e o apoio de todos
os momentos.
queles que sempre acreditaram em mim, me incentivando direta ou indiretamente na
execuo desse trabalho, o meu muito obrigado.
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LISTA DE QUADROS
Quadro 2.1 Comparao entre Contabilidade Financeira e Contabilidade Gerencial..20
Quadro 3.1 Necessidades de Informao por Nvel Gerencial.....................................30
Quadro 3.2 Benefcios dos Sistemas de Informao....................................................32
Quadro 4.1 Sistema de Informao Contbil................................................................37
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LISTA DE FIGURAS
Figura 2.1 Estrutura da Controladoria..........................................................................19
Figura 4.1 Integrao do subsistema de oramento e outros subsistemas....................42
Figura 4.2 Integrao do subsistema de custos e outros subsistemas...........................44
Figura 5.1 Abrangncia e subsistemas de um SIGE.....................................................48
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AUN, Jamile. Sistemas de Informaes Gerenciais aplicados Gesto Financeira.
Taubat, 2000. 58 p. Monografia de Especializao MBA Finanas e Contabilidade -
Universidade de Taubat.
RESUMO
O trabalho tem como objetivo demonstrar a forte vocao que o sistema de informao
contbil tem para se tornar o grande sistema de informao gerencial dentro das
organizaes. O sistema de informao contbil freqentemente o maior dos subsistemas
de informaes nas empresas, quando no o nico formalmente estabelecido. O sistema
de informao contbil no pode fechar-se com um fim em si mesmo, ele deve ser admitido
como uma ferramenta de gesto e deve estar expandido harmoniosamente pelas diversas
reas de atividade da empresa. A contabilidade e o processo decisrio tm como elo de
ligao basicamente a informao. Em um sentido amplo a contabilidade supre os usurios
com informao necessria para a resoluo dos problemas ajudando a formular solues
para questes como: identificar o problema, observar as alternativas e escolher entre estas
qual a melhor. Conhecer o modelo decisrio do usurio e estar de acordo com a filosofia
gerencial da empresa tambm so fatores que auxiliam na produo de informao
relevante e precisa para o usurio. Os sistemas de informaes contbeis devem ser
configurados de forma a atender eficientemente s necessidades informativas de seus
usurios, bem como incorporar conceitos, polticas e procedimentos que motivem e
estimulem o gestor a tomar as melhores decises para a empresa. A informao deve ter um
sentido lgico para o gestor, portanto os conceitos de mensurao aplicados no sistema no
podem ser dogmticos, mas racionais. O mtodo o da observao do ambiente de trabalho
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da autora em empresa multinacional que opera no setor de equipamentos para gerao de
energia. A metodologia empregada na coleta de dados se apoia nas pesquisas bibliogrficas
em livros, teses e peridicos da rea de Contabilidade e Controladoria. Com o avano das
tecnologias da informao e da comunicao, as informaes passaram a ocupar um papel
de destaque dentro das empresas, mas um equvoco acreditar que quanto mais
informaes melhor, pois informaes em excesso podem dificultar a anlise do problema.
Tanto o excesso quanto a falta de informao levam a desinformao. Para permanecer
sempre em um processo evolutivo de contnuas mudanas visando atender os seus clientes,
extremamente necessria a sintonia entre a Contabilidade e o desenvolvimento
tecnolgico, matemtico e cientfico. A criatividade das empresas e a tecnologia da
informao sempre permitiro novas opes e facilidades informacionais e sistmicas.
Palavras-chave: Controladoria, Informao, Deciso, Gesto, Usurio.
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SUMRIO
RESUMO...........................................................................................................................7
1. INTRODUO.......................................................................................................... 11
2. A CONTROLADORIA.............................................................................................. 18
2.1 Comparao entre informaes da Contabilidade Financeira e da Contabilidade Gerencial ..................................................................................................................... 21 2.2 Conceito de Accountability................................................................................... 23
3. A INFORMAO CONTBIL ................................................................................ 25
3.1 Caractersticas da Informao Contbil ................................................................ 29 3.2 Informaes criando riquezas nas empresas ......................................................... 30 3.2 O Sistema de Informao Contbil Aplicado Gesto Financeira....................... 33
4. SUBSISTEMAS CONTBEIS LEGAIS E GERENCIAIS ...................................... 38
4.1 Subsistema de Contabilidade Societria e Fiscal .................................................. 42 4.2 Subsistema de Oramento ..................................................................................... 43 4.3 Subsistema de Custo.............................................................................................. 46 4.4 Subsistema de Contabilidade por Responsabilidade............................................. 48 4.5 Subsistema de Acompanhamento do Negcio ...................................................... 49
5. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTO EMPRESARIAL SIGE ..................... 50
5.1 Contabilidade dentro do SIGE .............................................................................. 53 6. CONCLUSO............................................................................................................ 55
7. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ....................................................................... 58
ABSTRACT....................................................................................................................57
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CAPTULO 1
INTRODUO
O trabalho tem como objetivo demonstrar a forte vocao que o sistema de
informao contbil tem para se tornar o grande sistema de informao gerencial dentro das
organizaes.
Desde os primrdios da Contabilidade pode-se observar sua finalidade de fornecer
aos usurios dos demonstrativos financeiros as informaes necessrias para a tomada de
decises.
As necessidades dos usurios tm passado por mudanas substanciais e at os
prprios usurios tm mudado, portanto correto afirmar que a funo dos sistemas de
informaes permanecem, mas o enfoque precisa ser continuamente revisto. Um ponto
bastante importante e complexo identificar o que til ou no para o processo decisrio a
fim de evitar a produo de informao irrelevante.
Conhecer o modelo decisrio do usurio e estar de acordo com a filosofia gerencial
da empresa tambm so fatores que auxiliam na produo de informao relevante e
precisa para o usurio. Segundo FIGUEIREDO (1993) pode-se ressaltar quatro pontos no
que tange a Informao Contbil em uma perspectiva moderna:
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Durante muito tempo a Contabilidade ficou conhecida como aquele campo do
conhecimento que cuidava quase que exclusivamente de oferecer dados Tributao,
culminando por colocar em risco a utilidade da Contabilidade para outros propsitos;
Enquanto campo de pesquisa e estudo, a Contabilidade com alguma regularidade
oferece respostas as necessidades de informao dos gestores. Retirando-se os critrios
que lhe so introduzidos com o propsito de tributar, surge ento um campo frtil de
atuao onde a Teoria da Deciso enseja a seleo racional de alternativas, aparece
tambm a interface entre os dados coletados e a Teoria da Informao, embasado no
conceito de se conhecer o modelo decisrio do usurio da informao para melhor
atend-lo. Por ltimo, na fase de relatar os dados agrupados fica evidente o apoio que
deve vir de um domnio minimamente razovel da Teoria da Comunicao;
O ferramental contbil apto a servir de esteio ao painel de controle de eventos e
metas, na tarefa de subsidiar e orientar as decises; e
A funo de controle tem como pr-condio a informao: via de regra, no se
controla o que no se conhece, e no se conhece o que no se controla.
Para IUDCIBUS (1980) a Teoria da Comunicao da Contabilidade conceituada
como o mtodo de identificar, mensurar e comunicar informao econmica, a fim de
permitir decises e julgamentos adequados por parte dos usurios da informao. Este
processo de comunicao implica o reconhecimento dos tipos de informao necessria
para cada tipo principal de usurio da informao contbil e a avaliao da habilidade dos
usurios em interpretarem a informao adequadamente. No parte de posies doutrinrias
sobre qual o tipo de deciso que leva a resultados adequados e no entra em critrios de
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julgamento tanto sobre a tica de determinado procedimento como sobre o uso dos poderes
corporativos, mas procura entender as necessidades expressas de cada usurio e fornecer
uma resposta adequada, com a nica ressalva de que envolve, por parte do contador, um
entendimento sobre as restries do usurio, para utilizar uma grande gama de informaes,
e sobre as restries de mensurao da prpria Contabilidade. Reala, assim, a noo de
relevncia, talvez uma das poucas formas de delimitar a quantidade e a qualidade da
informao prestada, caso contrrio, no saberamos quais os limites a serem impostos
comunicao e informao econmica. Envolve um processo de participao entre
usurio e Contabilidade e uma noo sistmica de informao empresarial.
O cliente neste trabalho entendido como o usurio interno da informao contbil
o qual a utiliza em seu processo decisrio, visto que os relatrios do sistema tem por
objetivo a avaliao do resultado dos produtos/servios gerados pelas diversas atividades.
fundamental, para uma atuao bem sucedida do Contador, visualizar seu cliente como a
entidade mais importante e para a qual deve dirigir seus esforos.
Seria impossvel desenvolver um trabalho sobre sistemas de informaes gerenciais
sem uma anlise sobre a informao, principal produto da rea financeira, a qual tem seu
conceito relacionado com o benefcio obtido em relao aos custos, a reduo do grau de
incerteza e o aumento da qualidade da deciso. Atravs da boa informao os gestores
passam a ser avaliados por sua contribuio real para a empresa.
Pode-se deduzir que necessrio um nmero de informao adequado para que o
gestor tenha suas incertezas limitadas e possa tomar decises com qualidade e a tempo.
Porm os custos para gerar esta informao no devem superar seus benefcios.
Quando se fala em informao alguns aspectos subjetivos tm que ser levados em
conta pois um mesmo problema com as mesmas alternativas pode ter duas solues
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diferentes dependendo de quem decide. A informao no tem valor por si s e sim em
funo do problema em que se aplica e quanto melhor utilizada pelo usurio maior o valor
da informao.
Guerreiro (1999) definiu a informao a matria-prima do processo de tomada de
deciso. Informao til a que atende s necessidades especficas dos gestores, segundo
as reas em que atuam, operaes que desenvolvem e conceitos que lhes faam sentido
lgico. Os sistemas de informaes contbeis devem ser configurados de forma a atender
eficientemente s necessidades informativas de seus usurios, bem como incorporar
conceitos, polticas e procedimentos que motivem e estimulem o gestor a tomar as melhores
decises para a empresa. A informao deve ter um sentido lgico para o gestor, portanto
os conceitos de mensurao aplicados no sistema no podem ser dogmticos, mas racionais.
Os sistemas de informaes contbeis tradicionais utilizam conceitos que no atendem s
necessidades informativas para o gerenciamento das operaes.
O autor afirma ainda que entre as diversas fraquezas e insuficincias desses
conceitos, destacam-se: soma de moeda de diferente poder aquisitivo, o valor de um bem
ser influenciado pela condio de pagamento, valores histricos defasados, no-avaliao
do impacto das despesas e receitas financeiras das atividades operacionais, dificuldade de
anlise da contribuio dos produtos, reconhecimento de receita somente por ocasio da
venda, inibindo o reconhecimento de resultados das diversas atividades produtivas da
empresa, dificuldade de avaliao de desempenho das reas em funo de rateios arbitrrios
de gastos.
O trabalho utiliza alguns conceitos relacionados ao GECON, ou seja, Gesto
Econmica modelo baseado na viso de gesto por resultado econmico que compreende
um sistema de informao de Controladoria estruturado dentro de uma concepo holstica
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(PARISI: 1999). A preocupao bsica do sistema espelhar financeira e economicamente
o que ocorre nas diversas reas da empresa. Como pontos positivos para a utilizao desse
sistema pode-se considerar o maior envolvimento das pessoas com o resultado, aumentando
assim a sinergia entre as reas.
O GECON destaca as interaes entre o modelo de gesto, o processo de gesto e os
sistemas de informao da empresa como fundamental para assegurar a eficcia dos
gestores e consequentemente da empresa.
Conforme citado por PEREIRA (1999) os mdulos do sistema GECON sustentam-
se numa mesma base conceitual, que dada pelos seguintes modelos:
Modelo de deciso compreende as variveis associadas aos eventos que impactam a
situao patrimonial da entidade (eventos econmicos) e que se encontram sob a
responsabilidade de determinado gestor;
Modelo de mensurao compreende um conjunto de conceitos que permitem a correta
mensurao dos resultados proporcionados pelos eventos econmicos;
Modelo de identificao e acumulao compreende a identificao de quando, como,
onde e sob a responsabilidade de quem ocorre os resultados da organizao, permitindo a
acumulao desses resultados de acordo com os eventos, as atividades, os produtos e as
reas que os geraram;
Modelo de informao compreende os requisitos que as informaes geradas devem
atender, visando subsidiar o processo de avaliao de resultados e desempenhos, intrnseco
ao processo de gesto da empresa, por meio da comparao entre os resultados planejados e
realizados. As informaes so vistas como facilitadoras e indutoras das aes gerenciais
para a otimizao dos resultados.
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A metodologia empregada na coleta de dados se apoia nas pesquisas bibliogrficas
em livros, teses e peridicos da rea de Contabilidade e mais especificamente da
Controladoria.
Etimologicamente, mtodo uma palavra que vem do grego methodos (meta +
hods), caminho para se chegar ao fim (ANDRADE: 1999). Este caminho na busca do
conhecimento deriva da vontade do querer saber e humildemente o que este trabalho
quer, analisar e demonstrar a grande vocao que o sistema de informao contbil tem
para se tornar um forte instrumento de gesto de resultados.
O mtodo o da observao no ambiente de trabalho da autora em empresa
multinacional que opera no setor de equipamentos para gerao de energia e que foi o lugar
que fez despertar a curiosidade e a vontade para desenvolver o tema abordado.
A premissa bsica sobre a qual se desenvolve o trabalho que nas organizaes
decises econmicas so tomadas baseadas em informaes que devem estar disponveis a
tempo e adequadas de forma a atender os administradores.
O trabalho est estruturado em seis captulos, cujos objetivos e contedos assim se
resumem:
O primeiro captulo visa fornecer uma viso geral do trabalho, atravs da
caracterizao do problema, o objetivo proposto, a contribuio esperada do estudo, assim
como a metodologia de pesquisa adotada. Algumas premissas bsicas sobre as quais se
desenvolve o trabalho so aqui demonstradas, como a definio de usurio, informao e
sistema de informao gerencial.
A Controladoria estudada no segundo captulo como a grande administradora dos
sistemas de informaes gerenciais. Este captulo subdividi-se em 2 sees: comparao
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entre informaes da Contabilidade Financeira e da Contabilidade Gerencial e o Conceito
de Accountability nas organizaes.
O terceiro captulo contempla um estudo da Informao Contbil, suas principais
atribuies, caractersticas e sua importncia no processo decisrio. O Sistema de
Informao Contbil tambm tratado neste captulo, demonstrando os benefcios
provenientes do sistema, assim como definies de diversos estudiosos que demonstram a
proximidade entre a contabilidade e o gerenciamento estratgico.
No captulo quatro a abrangncia e integrao entre os diversos subsistemas
contbeis da empresa so analisados e segregados nos seguintes subsistemas: Subsistema
de Contabilidade Societria e Fiscal, Subsistema de Oramento, Subsistema de Custo,
Subsistema de Contabilidade por Responsabilidade e Subsistema de Acompanhamento do
Negcio.
O quinto captulo apresenta brevemente a Contabilidade dentro do SIGE,
comunicando-se automaticamente com os diversos subsistemas da empresa, ocasionando
uma integrao total e funcional benfica ao controle dos gestores nas organizaes.
No captulo seis a concluso refora a idia dos sistemas de informaes gerenciais
aplicados gesto financeira e quais as preocupaes bsicas dos administradores desse
sistema para melhor atender seus usurios. Uma anlise crtica do trabalho assim como
outras possibilidades de estudos concernentes matria so aqui citados para trabalhos
futuros.
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CAPTULO 2
A CONTROLADORIA
A Controladoria o atual estado evolutivo da cincia contbil, PADOVEZE (1998)
afirma ser a Controladoria uma cincia visto apresentar objeto prprio de estudo, utilizar
mtodos racionais, estar em constante evoluo, ter carter preditivo, apresentar carter de
certeza na afirmao de seus enunciados, entre outros.
O autor afirma que no h razes tericas ou cientficas para distino entre
contabilidade e contabilidade gerencial, pois em sua essncia, a contabilidade
gerenciamento e sistema de informao, afirmando ainda que a contabilidade gerencial
nada mais nas empresas do que a Controladoria.
O autor ainda cita alguns autores quanto a misso da Controladoria:
Para CATELLI (1999), a misso da Controladoria assegurar a eficcia da
empresa por meio da otimizao de seus resultados.
Segundo HECKERT & WILSON (1963), Controladoria no compete o comando
do navio, pois esta tarefa do primeiro executivo; representa, entretanto, o navegador que
cuida dos mapas de navegao. sua finalidade manter informado o comandante quanto
distncia percorrida, ao local em que se encontra, e velocidade de embarcao,
resistncia encontrada, aos desvios da rota, aos recifes perigosos e aos caminhos traados
nos mapas, para que o navio chegue ao destino. Dessa forma, podemos explicitar a misso
-
da Controladoria: dar suporte gesto de negcios da empresa, de modo a assegurar que
esta atinja seus objetivos, cumprindo assim sua misso.
Os relatrios de gesto nada mais so alm de importantes mapas de navegao que
norteiam o comandante-gestor em sua tarefa de assegurar a eficcia da organizao.
Seguindo este pensamento pode-se ainda lembrar de Fayol que afirmou que a contabilidade
deve permitir que se saiba a todo instante onde estamos e para onde vamos.
No ano de 1982 o Conselho Regional de Contabilidade do Estado de So Paulo
publicou um trabalho contendo algumas questes quanto a necessidade dos servios de
contabilidade e qual a verdadeira misso do contador nas empresas. Essas questes foram
respondidas pelos professores IUDCIBUS/MARTINS (1982).
Quando o contador atua em consonncia com os objetivos estratgicos da empresa e
desenha e toca seu sistema de informao de acordo com as reais necessidades do
usurio, um grande apoio administrativo. Quando, entretanto, o contador se limita a
obedecer parmetros fiscais e legais, sem dar ateno ao aspecto da contabilidade para a
gerncia e para os administradores, fatalmente comearo a questionar a utilidade e os
custos que o setor contbil representa para a entidade. Na verdade, muitos setores
contbeis de vrias empresas representam um gasto quase sem utilidade gerencial para a
entidade que, se fosse possvel, as empresas eliminariam;
Alguns contadores custam mais que produzem basicamente porque montam seus
sistemas de informaes e tocam os mesmos sistemas sem ter uma noo clara do
custo/benefcio da informao. Os planos de contas so complexos e sem ateno para
captar rigorosamente as operaes da entidade. Os relatrios so pouco claros e sem
nenhuma adequao gerencial. Os balancetes de verificao so extremamente pesados
e analticos, no sendo utilizados pelos tomadores de deciso. O contador somente custa
-
mais do que produz quando se esquece do usurio, como fonte primria de sua atuao,
e considera a contabilidade com um fim em si mesma; e
O sentido mais alto da profisso do contador que ele o reprter de como e quo bem
as entidades utilizaram seus recursos (provindos da sociedade) na gerao de produtos e
servios de utilidade para a sociedade. Em ltima anlise o contador um sustentculo
da democracia econmica, pois informa sociedade sobre o resultado da utilizao dos
recursos que as pessoas conferiram s entidades e aos seus administradores para serem
geridos. importante notar que, se por um lado a contabilidade um instrumento de
gesto para os administradores, tambm , perante a sociedade, um elemento de
julgamento dos administradores com relao aos recursos conferidos s entidades de
qualquer natureza e fim.
Para que a contabilidade seja usada em todo seu potencial, cabe ao contador
implementar e manter um sistema de informao contbil de forma sistmica, ou seja,
integrada a todo o sistema empresa.
A Controladoria deve atuar em todas as etapas do processo de gesto da empresa,
com a finalidade de exercer corretamente sua funo de controle e reporte na correo do
planejamento. Mas a Controladoria no pode se afastar da execuo de suas tarefas
regulares, ligadas legislao e aspectos societrios.
A Controladoria deve estar ligada aos sistemas de informao necessrios ao
desenvolvimento de seu trabalho, como exemplificado na Figura 2.1.
-
Fonte: PADOVEZE: 1998
Figura 2.1 Estrutura da Controladoria
A Figura 2.1 demonstra de um lado a rea contbil e fiscal, responsvel pelas
informaes societrias, fiscais, guarda de ativos, gesto de impostos, entre outras
atribuies. Do outro lado tem-se a rea de planejamento e controle, responsvel pelos
oramentos, projees, custos e simulaes, tendo como ponto de partida para seu trabalho
as informaes existentes na escriturao, da decorrendo a importncia da integrao entre
os sistemas.
2.1 Comparao entre informaes oriundas da Contabilidade Financeira e da Contabilidade Gerencial
Os mtodos da contabilidade financeira e da contabilidade gerencial foram
desenvolvidos para diferentes propsitos e para diferentes usurios das informaes. A
contabilidade gerencial fornece informaes para os administradores, ou seja, aqueles que
AuditoriaInterna
Sistema deInformao Gerencial
Oramento eProjees
Contabilidadede Custos
Contabilidadepor
Responsabilidade
Acomp. Negciose EstudosEspeciais
Planejamento eControle
ContabilidadePatrimonial
ControlePatrimonial
ContabilidadeTributria
Escriturao
Controladoria
-
esto dentro da empresa e que so responsveis por ela. A contabilidade financeira
disponibiliza informaes para acionistas, credores e outros que esto fora da organizao.
O Quadro 2.1 ilustra este aspecto.
Quadro 2.1 Comparao entre Contabilidade Financeira e Contabilidade Gerencial
Fator Contabilidade Financeira Contabilidade Gerencial
Usurios dos relatrios Externos e internos Internos
Objetivo dos relatrios Facilitar a anlise financeira
para as necessidades dos
usurios externos
Facilitar o planejamento, controle,
avaliao de desempenho e
tomada de deciso internamente
Forma dos relatrios Balano Patrimonial,
Demonstrao dos
Resultados, Demonstraes
das Origens e Aplicaes de
Recursos e Demonstrao das
Mutaes do Patrimnio
Lquido
Oramentos, contabilidade por
responsabilidade, relatrios de
desempenho, relatrios de custo,
relatrios especiais no rotineiros
para facilitar a tomada de deciso
Freqncia dos relatrios Anual, trimestral e,
ocasionalmente mensal
Quando necessrio pela
administrao
Restries nas informaes
fornecidas
Princpios contbeis
geralmente aceitos
Nenhuma restrio, exceto as
determinadas pela administrao
Caracterstica da informao
fornecida
Deve ser objetiva, verificvel,
relevante e a tempo
Deve ser relevante e a tempo,
podendo ser subjetiva, possuindo
menos verificabilidade e menos
preciso
Perspectiva dos relatrios Orientao histrica Orientada para o futuro, para
facilitar o planejamento, controle,
e avaliao de desempenho antes
do fato, acoplada com uma
orientao histrica para avaliar
-
os resultados reais
Fonte: PADOVEZE: 1998 2.2 Conceito de Accountability
Controladoria compete garantir a maximizao do resultado global, analisando o
desempenho das diversas reas da empresa, demonstrando claramente os pontos fortes e
fracos da organizao.
Como conseqncia das relaes sociais, polticas e econmicas que ocorrem em
qualquer sociedade, nota-se a existncia da delegao de poder (empowerment) e sua
contrapartida, a gerao de responsabilidade (accountability).
NAKAGAWA (1993) diz que Accountability a obrigao de se prestar contas dos
resultados obtidos, em funo das responsabilidades que decorrem de uma delegao de
poder. Nas grandes empresas, onde muito clara a noo de separao entre propriedade e
gerncia, os acionistas majoritrios, representando, muitas vezes, interesses de inmeros
investidores minoritrios, elegem os membros de seu conselho de administrao, os quais,
por sua vez, escolhem as pessoas que efetivamente devero gerir os negcios da empresa,
formando-se, assim, uma grande cadeia de accountability, que percorre toda a sua estrutura
organizacional.
Para IJIRI (apud NAKAGAWA), accountability o que distingue a Contabilidade
de outros sistemas de informaes em uma organizao ou em uma sociedade. Para ele, a
Contabilidade o nico sistema de informaes que permite s pessoas, que se tornaram
responsveis por alguma coisa, a quitarem com sucesso a accountability que assumiram em
uma organizao ou sociedade.
-
A necessidade de prestar contas dos resultados obtidos encontra na estrutura da
Controladoria o meio necessrio para suprir os usurios com informaes que levaro
tomada de deciso.
A informao contbil e seu sistema de informao sero estudados no captulo
subsequente, principalmente em seu aspecto de suprir as necessidades dos gestores com
qualidade e em tempo hbil, cumprindo seu papel de ferramenta gerencial dentro das
organizaes.
-
CAPTULO 3
A INFORMAO CONTBIL
A literatura de economia, administrao e contabilidade reconhecem a importncia
da informao como um recurso da organizao, e a teoria da informao tem se tornado
cada vez mais um tema importante.
Mas produzir informao implica em custos com a coleta, processamento de dados e
distribuio da informao gerada. Quanto mais informaes forem distribudas, maiores
sero os custos envolvidos no processo, demandando maior nmero de funcionrios e
mquinas para processamento dos dados. Devido a esse fato, os contadores e os gestores de
-
sistemas de informao devem estar preocupados com a determinao do nvel de gerao
de informao.
O valor da informao est no quo til ela ser na tomada de deciso, com o
objetivo de reduzir incertezas. Neste aspecto, alguns pontos devem ser observados
(GUERREIRO: 1989):
Volume de informao: de modo geral possvel afirmar que um sistema de
informao tem mais valor quanto maior o volume de informao que capaz de
gerar. A informao descreve determinados aspectos da realidade, e, quanto mais
analtica, de se supor que melhor descreve essa realidade. Uma melhor descrio pode
conduzir a uma melhor compreenso da realidade, e, portanto, a melhores decises.
Evidentemente, um maior valor no significa necessariamente uma maior utilidade da
informao, porque preciso considerar tambm o maior custo de um maior volume de
informao. De qualquer forma um maior volume de informao tem valor desde que
seja significativo, e que os usurios da informao tenham tempo e capacidade de
utiliz-lo. A informao no utilizada perde o valor econmico.
Seletividade: a seletividade uma caracterstica importante de um sistema de
informao. Um bom sistema de informao evita que o responsvel pela deciso tenha
que manusear uma gama imensa de informaes para selecionar a informao que
necessita. O prprio sistema deve realizar a maior parte da seleo e filtragem. Outro
aspecto da seletividade gerar informaes especficas para cada responsvel, evitando
a existncia de relatrios gerais que no servem a ningum.
Tempo de resposta: o tempo de resposta compreende o intervalo de tempo necessrio ao
processamento da informao. Um sistema de informao mais valioso quanto menor
-
for o seu tempo de resposta. Isso particularmente importante nos sistemas de controle,
como custos e contabilidade, na medida em que essencial saber com rapidez se os
eventos esto fora de controle para tomar as aes corretivas necessrias. A reduo do
tempo de resposta melhora a eficincia do controle.
Preciso: a preciso valiosa em todo sistema de informao. Existe preciso quando a
informao corresponde qualitativa e quantitativamente ao objeto que se quer medir.
Tambm existe preciso quando uma valor previsto coincide com o valor realmente
observado. Um sistema de previso preciso quando as previses coincidem com a
realidade, ou pelo menos, quando no se desviam alm de determinados limites de
controle.
Confiabilidade: um sistema confivel quando existe uma alta probabilidade que
funcione de forma adequada. Quanto mais vital a informao, tanto mais importante
que o sistema de informao seja confivel.
Generalidade: um sistema geral mais valioso que um sistema mais particular. Um
sistema geral aquele que pode satisfazer um amplo espectro de necessidade de
informao sem nenhuma modificao bsica. Ao conceber um sistema de informao,
difcil ou mesmo impossvel considerar antecipadamente todas as necessidades
possveis futuras. As condies mudam e provocam modificaes nas necessidades de
informao. A generalidade de um sistema aumenta a sua vida til em um meio sujeito
a mudanas.
Flexibilidade: a flexibilidade outra propriedade importante de um sistema de
informao. Um sistema flexvel quando pode ser facilmente modificado. Em um
meio em constantes mudanas, as necessidades de informao evoluem, da mesma
-
forma que a evoluo do usurio da informao faz com que um sistema tenha que se
modificar para atender as suas novas necessidades de informao.
Custos: os custos de um sistema que produz uma informao deve ser compensado
pelos benefcios provenientes das decises tomadas com base nessa informao.
Oportunidade: a oportunidade refere-se ao momento em que uma informao se
encontra disponvel. Existe uma vinculao direta entre o valor da informao e a
oportunidade, ou seja, uma informao recebida aps os acontecimentos sobre os quais
necessrio agir carece de significao, uma vez que a deciso no tem matria sobre a
qual atuar.
Correo: a caracterstica de correo no contexto de uma informao adequada,
envolve o sentido de livre de erro ou defeito, conforme as regras, aplicado
quantificao e registro dos eventos.
Relevncia: a relevncia diz respeito ao significado relativo que uma informao deve
ter para a deciso. Informao com contedo no significante uma informao que
no serve para o gerenciamento das atividades.
Relatividade: uma informao deve estar em contexto de relao, correlao ou
referncia a outros dados do mesmo tipo (histricos ou projetados) ou afins com o dado
apresentado, de forma a permitir a ponderao do seu valor num determinado contexto.
Entendimento: a informao que no facilmente compreensvel para o usurio tende a
ser ignorada porm no combatida. Nem sempre os usurios esto dispostos a
reconhecer sua incapacidade para obter vantagens de um sistema de informao que
pode estar muito desenvolvido. A incompreenso da informao pelos usurio estimula
a criao de sistemas paralelos normalmente informais.
-
3.1 Caractersticas da Informao Contbil A Contabilidade, na sua condio de cincia social, cujo objeto o Patrimnio,
busca, por meio da quantificao, da classificao, do registro, da eventual sumarizao, da
demonstrao, da anlise e relato das mutaes sofridas pelo patrimnio da Entidade, a
gerao de informaes quantitativas e qualitativas sobre ela.
As informaes geradas pela Contabilidade devem propiciar aos seus usurios base
segura s suas decises, pela compreenso da situao demonstrada, seu desempenho, sua
evoluo, riscos e oportunidades que oferece.
A informao contbil se expressa por diferentes meios, como demonstraes
contbeis, escriturao ou registros permanentes e sistemticos, documentos, livros,
planilhas, listagens, notas explicativas, mapas, pareceres, laudos, diagnsticos,
prognsticos, oramentos, relatrios os mais variados devido as inmeras necessidades
permanentes ou transitrias dos usurios.
Ela deve ser veraz e eqitativa, de forma a satisfazer as necessidades comuns a um
grande nmero de diferentes usurios, no podendo privilegiar a nenhum deles,
considerado o fato de que os interesses destes nem sempre so coincidentes.
A informao contbil deve propiciar revelao suficiente sobre a Entidade, de
modo a facilitar a concretizao dos propsitos do usurio, revestindo-se de atributos entre
os quais so indispensveis os seguintes:
- confiabilidade: o atributo que faz com que o usurio aceite a informao contbil e a
utilize como base de decises;
-
- tempestividade: refere-se ao fato de a informao contbil dever chegar ao conhecimento
do usurio em tempo hbil, a fim de que este possa utiliz-la para seus fins;
- compreensibilidade: A informao contbil deve ser exposta na forma mais
compreensvel ao usurio a que se destine; e
- comparabilidade: deve possibilitar ao usurio o conhecimento da evoluo entre
determinada informao ao longo do tempo.
3.2 Informaes criando riquezas nas empresas
Todas as empresas partem do pressuposto da continuidade, criando riquezas para
seus acionistas. A garantia da continuidade s obtida quando as atividades realizadas
geram um lucro, da derivam questes como quem responsvel pelo lucro, como pode-se
maximizar os lucros, como administrar em pocas de crise, entre outras.
No dia-a-dia das organizaes as mais diversas informaes so necessrias e uma
classificao considerada eficiente pode ser a encontrada abaixo, a qual baseada em
MOURA (1999).
- Informaes bsicas: formam o conjunto de informaes mais utilizado na empresa.
So projees de fluxo de caixa, liquidez e medies padro, como a relao entre
estoques e vendas, contas a receber, duplicatas em atraso e vendas, entre outras.
-
- Informaes sobre produtividade: no s sobre a produtividade dos trabalhadores e sim
sobre a totalidade dos fatores, deve-se identificar as atividades que agregam valor no
processo como um todo e otimizar os processos com baixa produtividade. Uma das
maneiras de se medir esta nova produtividade atravs do EVA (economic value
added), ou seja, da anlise econmica do valor agregado. A partir do EVA pode-se
utilizar o benchmarking, comparando os resultados com outras empresas do setor.
Atravs desses mtodos pode-se saber se os processos so eficazes, mas somente com
um sistema de informaes pode-se dispor de informaes que levem ao diagnstico de
necessidades de melhorias, oportunidades de negcios e riscos.
- Informaes sobre competncia: necessrio manter um controle do desempenho da
empresa e de seus concorrentes, buscando pontos de vantagem competitiva. O sucesso
demonstra aquilo que o mercado valoriza e pelo qual ele est disposto a pagar.
- Informaes de alocaes de recursos: trata-se da alocao dos recursos escassos com
capital e pessoas. Para tomar decises a respeito de um investimento necessrio
avaliar o retorno sobre o investimento, o perodo de retorno, fluxo de caixa e o valor
presente descontado. Um sistema de informaes fornece meios, mas sero as pessoas
que formularo e colocaro em prtica as diversas aplicaes do sistema.
- Informaes do ambiente: a estratgia da empresa deve levar em conta o ambiente
externo administrao, mercados nacionais e internacionais, clientes, concorrentes,
economia mundial, entre outros. A informao no deve retratar apenas o que
aconteceu mas tambm fornecer dados para aes futuras.
-
O ponto de partida para a administrao eficiente comea pela habilidade de
especificar corretamente as necessidades informacionais, e esta habilidade propriamente
funo da definio de objetivos, traduzidos no planejamento, capacidade de controle e
determinaes organizacionais satisfatrias.
Em uma empresa, diferentes pessoas e setores tm necessidades bastante distintas
em suas atribuies, cabe portanto uma anlise como a sugerida no Quadro 3.1.
Quadro 3.1 Necessidades de Informao por Nvel Gerencial
Fonte: POLLONI: 2000
Informao fora integradora que combina os recursos da organizao num plano
direcionado para a realizao dos objetivos propostos. Visto que a informao
CARACTERSTICA ALTA GERNCIA MDIA GERNCIA BAIXA GERNCIADA INFORMAO PLANO ESTRATGICO PLANO TTICO PLANO OPERACIONAL
INFORMAO EM GERAL DETALHES SUMARIZADOS INFORMAO DETALHADA,DETALHE NORMALMENTE GRFICA PARA SEREM COMPARADOS RELATIVA S ATIVIDADES DO
PARA ILUSTRAR TENDNCIAS COM O PLANEJAMENTO DIA-A-DIAE NO ATIVIDADES E AVALIAR O DESEMPENHO
FONTE DEPENDE DE INFORMAES INTERNA, SUMARIZADA E PRATICAMENTE S DADOSGERADAS EXTERNAMENTE ALGUMAS VEZES EXTERNA INTERNOS/TRANSAES
FREQNCIA MENSAL OU ACOMPANHANDO CCLICA E PERIDICA PERIODICIDADE CICLO DE PLANEJAMENTO NORMALMENTE DIRIA
ESTRUTURAO NO OU POUCO DESDE POUCO AT MUITO MUITO ESTRUTURADOESTRUTURADO ESTRUTURADO
COMPLEXIDADE SUMRIO CONCISO OU RELATRIOS COMPLEXOS PLANOS POUCO COMPLICADOS GRFICOS SEM DETALHES E COMPARATIVOS MUITO DETALHADOS
NECESSIDADES DE INFORMAO POR NVEL GERENCIAL
-
fundamental, importante que ela seja efetivamente organizada e eficientemente
manipulada, e isto alcanado atravs de um sistema de informao gerencial, aqui
sugerido como o sistema de informao contbil.
3.2 O Sistema de Informao Contbil Aplicado Gesto Financeira
Sistema o conjunto de partes, elementos ou componentes inter-relacionados
(subsistema e/ou processos) e que visa realizao de determinados objetivos ou efeitos
situados no meio exterior (ou no ambiente) em que est inserido(Valeriano: 1998). O
ambiente de um sistema tudo o que est situado fora dos limites ou das fronteiras do
sistema considerado.
O autor enfatiza que a abordagem sistmica mais abrangente que a processual,
pois implica o conhecimento ou a definio do efeito ou da finalidade do resultado sobre o
meio ambiente, e deste sobre o sistema. O conceito de processo limita-se ao estudo do
comportamento interno dos agentes que trabalham os insumos para obter um resultado
enquanto o de sistema preocupa-se tambm com as interaes com o ambiente. Sistema mal
concebidos ou mal utilizados podem resultar em desaprovao por parte do usurio ou no
atendimento do retorno esperado.
Baseado na obra de GIL (1992) que pode ser adaptada a contabilidade, pode-se
dizer que sistema de informao pode ser definido como um conjunto de recursos humanos,
materiais, tecnolgicos e financeiros agregados sob uma seqncia lgica para o
processamento de dados e traduo em informaes.
A informao e os sistemas de informao tm evoludo atravs dos anos. Nos anos
60 e 70 a informao estava relacionada a aspectos burocrticos e os sistemas de
-
informao visavam reduzir custos e o tempo no processamento de documentos e
relatrios. Dos anos 70 em diante a informao passou a ter carter de controle mas
tambm como forte recurso estratgico para obter vantagem competitiva e os sistemas
passaram a apoiar o processo decisrio, sendo muito importantes prosperidade das
organizaes. Hoje portanto, assim como o capital e o trabalho, a informao considerada
como um recurso.
Os benefcios dos sistemas de informao devem ser medidos e classificados em
tangveis e intangveis. Os benefcios tangveis podem ser medidos em termos de reduo
de custos. Os benefcios intangveis so aqueles que afetam o desempenho mas so difceis
de serem mensurados. O Quadro 3.2 traz um breve resumo sobre estes benefcios.
Quadro 3.2 - Benefcios dos Sistemas de Informao
Benefcios Tangveis Benefcios Intangveis
Diminuio dos erros de processamento Aumentar a satisfao dos clientes
Diminuir o tempo de processamento Aumentar a moral dos empregados
Eliminao de tarefas Aumentar a satisfao com o servio
Reduzir despesas Melhorar o servio ao cliente
Aumentar receitas Melhorar o processo de tomada de deciso
Eliminao de papis Melhorar a habilidade para avaliar novas
alternativas de competitividade.
Fonte: MOURA: 1999
-
O ponto forte da informao contbil a mensurao econmica das transaes,
uniformizando os dados em termos de expresso monetria. Essa caracterstica habilita o
sistema de informao contbil a mostrar a empresa globalmente, pois consegue atribuir
valor a tudo, levando a um processo de gesto do empreendimento como um todo. O
sistema de informao contbil efetiva a contabilidade dentro da organizao e gera dois
tipos de output:
Sadas do sistema para atender os usurios externos, como os acionistas, credores,
governo, etc. Essas sadas so geradas pela Contabilidade Financeira e envolvem o
Balano Patrimonial, Demonstrao de Resultado, Demonstrao da Origem e
Aplicao dos Recursos, entre outras. Esses demonstrativos seguem os Princpios
Contbeis Geralmente Aceitos, as normais comerciais e legais e outras restries;
Sadas do sistema para atender a gerncia da empresa. Essas sadas so geradas pela
Contabilidade Gerencial e visam atender decises especiais como fabricar x comprar,
planejado x real, etc. Este tipo de informao demanda um maior grau de flexibilidade,
incluindo conceitos como custos de oportunidade, valores de reposio e outras
variveis a serem definidas claramente.
Do trabalho de RICCIO (1989) pode-se extrair as seguintes definies de
contabilidade e o objetivo do sistema de informao contbil:
SRGIO DE IUDCIBUS define:
-
construo de um arquivo bsico de informao contbil, que possa ser utilizado
de forma mais flexvel por vrios tipos de usurios...porm extrados todos os
informes do arquivo bsico ou data-base estabelecido pela Contabilidade...
...a funo da Contabilidade (objetivo) permanece praticamente inalterada
atravs dos tempos, ou seja, quanto a prover informao til para a tomada de
decises econmicas.
CVM-IBRACON-IPECAFI define:
A Contabilidade , objetivamente, um sistema de informao e avaliao
destinado a prover seus usurios com demonstraes e anlises de natureza
econmica, financeira, fsica e de produtividade, com relao entidade objeto de
contabilizao.
Os objetivos da Contabilidade, pois, devem ser aderentes, de alguma forma
explcita ou implcita, quilo que o usurio considera como elementos importantes
para seu processo decisrio.
BARRY E. CUSHING define:
o termo sistema de informao contbil definido como um conjunto de recursos
humanos e de capital, dentro de uma organizao, responsvel pela preparao de
informaes financeiras e tambm das informaes obtidas da coleta e
processamento de transaes.
Dois papis bsicos do sistema de informao contbil no processo de deciso
gerencial:
-
a) a informao contbil sempre provoca um estmulo deciso pela
gerncia por mostrar situaes em que um ao requerida;
b) a informao contbil sempre proporciona uma base para a escolha de
uma entre vrias alternativas.
o sistema de informao contbil deve ser desenvolvido para atender eficazmente
a essas necessidades.
DAVID H. LI define:
Enquanto os atributos dos eventos includos em sistema de informao contbil
amplo sejam difceis de generalizar, eles tm duas caractersticas em comum:
(1) so antecipatrios (preditivos), e dizem respeito ao desempenho futuro
da empresa, e
(2) tem um efeito monetrio possvel de ser estimado.
EDSON LUIZ RICCIO define:
Assim, com base nas diversas proposies examinadas, podemos resumir os
objetivos de um sistema de informao contbil como sendo:
1. Prover informaes monetrias e no monetrias, destinadas s
atividades e decises dos nveis operacional, ttico e estratgico da
empresa, e tambm para os usurios externos ela.
2. Constituir-se na pea fundamental do sistema de informao gerencial
da empresa.
-
As definies acima mostram que para se utilizar a Contabilidade em todo o seu
potencial, ela deve estar implementada de acordo com um enfoque sistmico, pois alm de
ser um sistema de informao, a Contabilidade, como um sistema aberto, est inserida
dentro do ambiente do sistema empresa. A abrangncia dos subsistemas contbeis
demonstrada no captulo quatro.
CAPTULO 4
SUBSISTEMAS CONTBEIS LEGAIS E GERENCIAIS
A gesto dos sistemas de informaes contbeis devem fundamentar um
planejamento estratgico que apresente diretrizes que no estejam somente preocupados
com os aspectos legais, mas sim com prticas gerenciais que viabilizem a empresa como
sria, atuante e inovadora no mercado. Quando a alta administrao est comprometida
com a qualidade da informao contbil e com seus subsistemas, estes passam a ser
-
considerados como ferramenta eficaz para os planos estratgicos, tticos e operacionais,
realimentando o sistema de informao gerencial e favorecendo aes preventivas e
corretivas sempre que necessrio.
As empresas vm comumente partilhado o sistema de informao contbil em duas
grandes reas: a rea societria e fiscal e a rea gerencial. Esta diviso vlida para fins de
entendimento, mas na verdade o ideal a perfeita integrao entre ambas,
operacionalizadas como um todo. Pode-se dividir os sistema de informaes contbeis em
trs reas e nos seguintes principais subsistemas:
Quadro 4.1 Sistema de Informao Contbil
SISTEMA DE INFORMAO CONTBIL
REA LEGAL/FISCAL REA DE ANLISE REA GERENCIAL
Contabilidade Geral
Consolidao de Balano
Controle Patrimonial
Anlise de Balano
Anlise Fluxo de Caixa
Gesto de Impostos
Oramentos e Projees
Custos e Preos de Venda
Contabilidade por Respon-
sabilidade
Fonte: PADOVEZE: 1998
-
Os subsistemas de informao contbil devem preferencialmente ter as seguintes
facilidades e operacionalidades, conforme a obra de PADOVEZE (1998), com a qual
pessoalmente concordo, podendo verificar essas necessidades na prtica em minha
experincia profissional:
Flexibilidade e integridade: A flexibilidade necessria tendo em vista o aspecto
gerencial da informao contbil e a segurana necessria pela prpria caracterstica
de ser um grande sistema de informaes legais e fiscais que deve ser mantido por
muitos anos;
Parametrizao: Deve permitir a criao de novas estruturas informacionais a partir do
banco de dados existente. Ex.: a possibilidade de se criar outros tipos de perodos,
utilizando o banco de dados de datas;
Multiempresa e multiusurio: O conceito de multiempresas no necessariamente
implica que seja uma empresa dentro de formas legais. O conceito de multiempresas
pode ser o conceito de unidades de negcios onde no h uma empresa diferente de
forma explcita. necessrio tambm o atendimento a todos os usurios do grupo
empresarial;
Atualizao das informaes: O processo de entrada dos dados deve ser imediato em
cada conta (on line) e a atualizao deve ser imediata (real time);
Tabelas e relacionamentos: importante que o sistema tenha condies de construir
tabelas (centros de custos, linhas de produtos, etc.) para facilitar o manuseio dos dados.
Alm disso o sistema deve propiciar uma estrutura de relacionamentos.
Relacionamento uma facilidade operacional de ligao entre contas contbeis, seja
-
uma a uma, seja atravs do conceito de tabelas de contas, centros de custos ou outras
estruturas da conta contbil;
Gerador de relatrios: Operacionalidade que permite aos usurios formatar seus
prprios relatrios com muita facilidade, sem necessidade de conhecimento das
tecnologias de informtica. Os geradores desses relatrios devem propiciar a
possibilidade de um relatrio completo, ou seja:
a- acessar todas as informaes do sistema;
b- fazer a edio da forma desejada pelo usurio;
c- possibilitar introduo de clculos com as informaes oriundas do sistema (ndices,
percentuais, entre outros);
d- adicionar textos e informaes no constantes do sistema;
e- o relatrio deve passar a fazer parte do processo de atualizao do sistema-me.
Lanamentos automticos: So considerados facilitadores no dia-a-dia das empresas,
automatizando funes como rateio e distribuio de saldos ou lanamentos de uma
conta para outra. A possibilidade de migrao para outros aplicativos como planilhas
eletrnicas e processamento de texto tambm so de grande valia na execuo de
relatrios especiais, os quais no esto parametrizados no sistema.
A seguir encontram-se relacionados alguns dos subsistemas de informaes
contbeis das organizaes com uma breve explanao a respeito de suas caractersticas,
demonstrando as principais estruturas que vm sendo utilizadas nas empresas, as
operacionalidades que devem ser atendidas por cada um deles bem como as principais
informaes e relatrios que devem ser gerados por esses subsistemas.
-
4.1 Subsistema de Contabilidade Societria e Fiscal
Tambm chamado de sistema de Contabilidade Geral, pode ser denominado como o
corao do sistema de informao contbil. Quanto melhor organizado e estruturado este
subsistema, melhor ser a sua utilizao integrada com os demais subsistemas.
Como enfoque bsico, este subsistema tem como objetivo as informaes contbeis
fundamentais, processamento, armazenamento e a gerao dos seguintes relatrios e
arquivos:
lanamentos contbeis;
livro Dirio;
livro Razo;
balancetes;
plano de contas e
balano patrimonial e demonstrao de resultados.
Cabe ao administrador deste subsistema a tarefa de continuamente rever o modelo
de informao contbil adotado, de forma a atender tanto internamente como externamente
os usurios. Esta anlise deve levar em conta qual o formato ideal da informao, como o
dado deve ser tratado, se o dado j existe disponvel em outro subsistema, quais os prazos,
entre outros.
Pode-se perceber ainda que uma outra tarefa complementar da Contabilidade, a
conciliao contbil, tem continuamente diminudo nas empresas que adotam os sistemas
integrados de gesto empresarial parametrizados de maneira inteligente.
-
A gesto de impostos encontra na Contabilidade Societria e Fiscal os dados bsicos
para administrar as inmeras possibilidades de excees tributrias, permitindo um
gerenciamento eficaz dos impostos gerados pela empresa, buscando a otimizao e a
reduo do impacto financeiro ocasionado por eles.
Dentro deste subsistema pode-se considerar tambm o subsistema de Controle
Patrimonial, o qual assegura o controle fsico dos ativos e sua valorizao, registrando os
eventos patrimoniais como aquisies, transferncias, reformas, vendas, doaes, entre
outros. Uma parte bastante importante do planejamento das empresas deriva desse
subsistema, o planejamento dos investimentos.
Por ser o grande banco de dados da Contabilidade, o subsistema da Contabilidade
Geral presta-se mais a fornecer dados para outros subsistemas do que gerar dados
relevantes para o gerenciamento da empresa.
4.2 Subsistema de Oramento
Em princpio, todas as informaes constantes do sistema contbil devem compor o
oramento. Dentro desse conceito, Contabilidade Geral soma-se o Oramento, e esse
conjunto de subsistemas trabalha as informaes contbeis de forma integrada, em trs
mdulos: informaes contbeis do passado, informaes contbeis do presente e
informaes contbeis do futuro, onde esto as informaes do oramento.
O subsistema de oramento tem os seguintes objetivos principais:
executar o plano oramentrio da empresa;
-
orar o que deve acontecer;
administrar as responsabilidades e a integrao das informaes;
efetuar o controle oramentrio.
O sistema oramentrio fornece os seguintes relatrios:
oramento geral da empresa,
oramento original e oramento ajustado;
oramento consolidado;
oramento por divises ou unidades de negcio;
relatrios de controle oramentrio (real x orado e anlise das variaes).
Quanto a este ltimo item, as facilidades do subsistema do oramento podem
permitir atravs de um controle em real-time o corte de uma despesa que suplante o
oramento, fornecendo um aviso ao gestor, o qual dever liberar uma verba adicional para
essa despesa ou barr-la, constituindo assim uma importante ferramenta na administrao
de projetos e das reas de responsabilidade.
-
Alm disso, deve fornecer informaes para a formao do custo-padro, formao
e/ou anlise de preos de venda, planejamento e simulao de resultados e avaliao de
projetos e investimentos, em uma completa integrao entre as reas, como demonstrado na
Figura 4.1 abaixo.
Fonte: PADOVEZE: 1998
Figura 4.1 Integrao do subsistema de oramento e outros subsistemas
ORAMENTOS
Carteira de PedidosPreviso de Vendas De Vendas
Acompanhamento do Negcio
Estoque Produtos Acabados De Produo
Estoque de MateriaisCompras De Materiais
Processo de Fabricao
Folha de Pagamento De Mo-de-Obra Sistema OramentrioEfetivo
Contabilidade Geral De Despesas Demonstraces Contbeis
Controle Patrimonial De Depreciaes Relatrios Diversos
Financiamentos, Recebimentos De Produtos Financeiros
Projetos De Investimentos
Planejamento Financeiro De Caixa
-
O subsistema de oramentos necessita de informaes-chaves oriundas das diversas
reas da empresa como por exemplo: o estudo da capacidade e logstica, oramento de
materiais, oramento de mo-de-obra, oramento de despesas gerais, oramento de
produo, oramento de caixa, oramento de investimentos e principalmente o oramento
de vendas que determina todos os demais. Isto demonstra a grande importncia de existir
sinergia entre as diversas reas da empresa.
4.3 Subsistema de Custo
O subsistema de custos tratado com um enfoque gerencial, ou seja, como um auxlio
ao processo decisrio, muitas vezes gera relatrios de cunho especial, gerados e
formatados de maneira diferente a cada estudo ou anlise solicitada. Alguns relatrios
tendem a ser usados de forma rotineira como:
custo unitrio dos produtos;
custo por ordem ou encomenda;
comparao entre preos de venda praticados x preos de venda calculados;
levantamento de custos nas ordens de trabalho;
custo de fabricao por setor ou departamento e
anlise das variaes entre o custo-padro e o custo real.
4.3.1 Anlises de custos
-
A rapidez e a flexibilidade so operacionalidades necessrias a esse subsistema
devido a dinmica prpria do processo decisrio sobre custos e preos de venda. A
integrao com outras reas como compras, engenharia e faturamento deve existir de forma
a demonstrar o maior detalhamento possvel das transaes para o gestor.
Gerencialmente, pode-se considerar os itens abaixo relacionados no processo de
integrao do sistema de custo, o qual demonstrado na Figura 4.2:
a-faturamento;
b-compras e cotaes;
c-estoque de produtos;
d-margens esperadas das encomendas e
e-custo unitrio.
Estrutura dos Produtos
Processo de Fabricao
Compras e Cotaes
Controle de Estoques (materiais e produtos acabados) Sistema Oramentrio
Contabilidade Fiscal e Societria Sistema de Custos Contabilidade por Responsabilidade
Controle Patrimonial Anlise de Balano
Coletor de Dados
Cho de Fbrica
Faturamento
-
Fonte: PADOVEZE: 1998
Figura 4.2 Integrao do subsistema de custos e outros subsistemas
4.4 Subsistema de Contabilidade por Responsabilidade
Este o subsistema gerencial por excelncia. Tem como objetivo apresentar a
contabilidade por segmentos da empresa onde exista um responsvel por determinados
custos e receitas.
Esse subsistema consiste no mximo aproveitamento que se pode ter dos dados dos
demais sistemas de informaes operacionais e de apoio gesto da empresa, pois a
contabilidade por responsabilidade precisa ser abastecida de informaes como receitas,
despesas gerais, investimentos, depreciaes, materiais, entre outros. Os principais
relatrios gerados so:
demonstrao de resultados por atividade ou centro de lucro;
balano patrimonial por responsabilidade ou centro de lucro;
receitas e despesas;
anlise da rentabilidade por centro de investimento, entre outros.
Esse subsistema tende a ser especfico para cada empresa, dependendo da nfase
que ela d para seus produtos, divises e suas necessidades de informaes para gerir os
negcios.
-
4.5 Subsistema de Acompanhamento do Negcio
A empresa tem necessidade de se situar no mercado de seus produtos, analisar o
pas e o mundo. O acompanhamento do negcio rene informaes para o planejamento
estratgico da empresa, anlise das oportunidades e ameaas do ambiente.
Essas informaes devem ser inseridas de alguma forma dentro desse subsistema, e,
em conjunto com as informaes internas, permitiro dar uma viso do acompanhamento
do negcio e seus mercados.
A tecnologia EDI (Exchange Data Informations) Troca Eletrnica de Dados,
uma operacionalidade bastante bem-vinda uma vez que grande parte das informaes de
origem externa. As principais informaes e relatrios gerados nesse subsistema so:
anlise de balano dos concorrentes;
anlise percentual e evolutiva dos dados da conjuntura econmica e do setor;
anlises comparativas e evolutivas entre a empresa e os dados do setor;
estatstica de vendas por regies, clientes, produtos, mercados, entre outros.
-
Este subsistema funciona como um monitor do planejamento estratgico, sendo de
grande utilidade para suportar decises gerenciais na empresa e tambm fundamental na
execuo dos oramentos, principalmente o planejamento de vendas.
Mesmo que demonstrados aqui separadamente, na prtica o que ocorre a
integrao entre os subsistemas, o que tem evoludo muito graas as facilidades
implementadas pelos sistemas integrados de gesto empresarial.
CAPTULO 5
SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTO EMPRESARIAL SIGE
A tecnologia tem permitido a realizao de uma concepo de integrao muito
avanada e praticamente em linha com o processo operacional da empresa. A possibilidade
de uma completa integrao entre os subsistemas de informao, sejam eles operacionais
ou de apoio gesto, faz com que os sistemas integrados de gesto empresarial permitam o
que se denomina de integrao interfuncional, focalizando os processos de negcios.
A base da integrao interfuncional a viso de fluxo. Todos os subsistemas que
tm necessidade de se comunicar com os demais, devem faz-lo de forma total,
independentemente de que reas ou departamentos sejam responsveis por determinadas
informaes.
-
A proposta do SIGE a construo de um sistema de informao que atenda a
empresa como um todo. Um SIGE s pode ser concebido dentro de uma viso de
abrangncia total.
Todos os subsistemas devero ser integrados, e portanto, interligados
computacionalmente, por meio do conceito de banco de dados e outros conceitos que
permitam a navegabilidade dos dados e sua reestruturao em termos de informao til.
Esses sistemas so tambm conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning
Planejamento de Recursos Empresariais). Atravs deles todos os subsistemas componentes
dos sistemas operacionais e os subsistemas de apoio gesto se integram em um fluxo
dinmico de informaes.
Com isso, todos os dados esto disponveis para a empresa, dentro de uma viso de
fluxo ininterrupta, conforme demonstrado na Figura 5.1, e todas as informaes esto
disponveis para utilizao desde sua origem at seu impacto final, o qual normalmente de
natureza econmico-financeiro.
ComissoPagamentos
Engenharia
Administrao EstoquesRequisio Materiais
Capacidade de Produo
RH
Folha de Pagamento
Pedidos de VendasExpedio
PlanejamentoOrdens de Produo
Solicitaes de ComprasPedidos de Compras
Custos
Qualidade
Gesto Patrimonial
Previso de VendasMarketing, Estatstica
Estrutura de Produtos
Entradas
Produo, Mquinas,Controle de Eficincia
Servios
Tesouraria
Cadastro de Clientes
LanamentosContabilidade
Contas a PagarEmisso de Cheques
Contas a Receber
ContabilizaoProjetos
LivrosFiscais
Gerenciamento de Projetos Logstica
-
Fonte: Folhetos Oracle e Microsiga
Figura 5.1 Abrangncia e subsistemas de um SIGE
As empresas hoje possuem um grande nmero de avanos tecnolgicos que podem
ser utilizados para incrementar, flexibilizar e agilizar seus sistemas de informaes.
Particularmente, os SIGE permitem uma utilizao muito grande de aplicativos e
tecnologias de apoio. Dentre as tecnologias de apoio disponveis atualmente podemos citar:
a leitura tica, a scannerizao, telecomunicao e satlite, Internet, correio eletrnico,
coletores eletrnicos de dados, troca eletrnica de dados, multimdia, browser, entre outros.
Em um SIGE as possibilidades de ganhos tendem a ser concretas, principalmente no
que diz respeito ao tempo de resposta de uma informao demandada, como por exemplo
um fechamento contbil-gerencial em um sistema no integrado utilizar 10 dias do ms e
um sistema integrado despender 3 dias e com melhor qualidade. Dentre outros benefcios
pode-se destacar:
reduo do ciclo operacional, desde a entrada do pedido do cliente, passando
pela estocagem, faturamento, entrega da mercadoria e recebimento;
aumento da produtividade e da eficincia;
reduo do custo de compras com acelerao dos processos e melhores
informaes;
melhor atendimento ao cliente, proporcionando um aumento nas vendas;
reduo de gastos com comunicao tradicional como telefone e fax e
liberao de mo-de-obra para ocupar tarefas menos manuais e mais analticas.
-
Quanto mo-de-obra, necessrio ressaltar a grande importncia do treinamento
para que o SIGE funcione adequadamente, visto que o entendimento e o comprometimento
so extremamente necessrios em um sistema integrado. Para tanto, um dos elementos
fundamentais o comprometimento da alta administrao da empresa. Nenhum sistema
implantado com sucesso se no houver a clara evidncia de que a alta administrao est
comprometida com o processo.
5.1 Contabilidade dentro do SIGE
O papel da contabilidade e por extenso do Sistema de Informao Contbil dentro
do SIGE reforado pelas prprias caractersticas da cincia contbil e da funo do setor
contbil dentro das organizaes.
Todas as aes da empresa dentro das mais diversas reas como comercializao,
administrao e produo devem conduzir a resultados positivos, os quais podemos chamar
de lucro. Pode-se afirmar que a contabilidade a nica cincia especializada em mensurar
os resultados, portanto todas as aes terminam por convergir para o Sistema de
Informao Contbil, que , essencialmente, um sistema de avaliao de gesto econmica.
A contabilidade se caracteriza, fundamentalmente, como a cincia do controle. Esse
controle no se d somente aps a ocorrncia dos fatos e sim durante seu acompanhamento,
e principalmente durante o seu planejamento. Pode-se dessa forma dividir a contabilidade
em 3 fases: antecedente, concomitante e subsequente.
-
Todas as aes da empresa dentro de suas diversas reas devem conduzir a
resultados economicamente positivos, e a cincia contbil a mais especializada em avaliar
economicamente a empresa e seus resultados, por isso todas as aes acabam por convergir
para o Sistema de Informao Contbil, que essencialmente, um sistema de avaliao de
gesto.
Analisando o fluxo de informao dentro da empresa, verifica-se que, em linhas
gerais, em um determinado momento, todas as informaes existentes ou geradas na
empresa terminam na contabilidade, para o processo de mensurao dos resultados.
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CAPTULO 6
CONCLUSO
Uma das premissas bsicas de um trabalho cientfico a sua aplicabilidade prtica a
qual espera-se ter alcanado em seu propsito de demonstrar a forte vocao que os
sistemas de informaes contbeis tm para se tornar o grande sistema de informaes
gerenciais apto a atender os gestores com informao til e tempo. A reviso bibliogrfica
do tema principal e outros subjacentes foi o mtodo escolhido e desenvolvido no decorrer
do trabalho. Um modelo de sistema de informao contbil no foi aqui demonstrado
devido as inmeras particularidades que estes podem ter nas diversas organizaes e
portanto privilegiou-se estudar os diversos subsistemas ligados contabilidade e integrados
entre si e com o sistema-empresa.
Na medida em que a Contabilidade assume sua responsabilidade como orientadora
das decises nas organizaes, entende-se como necessria uma reconceituao quanto a
sua forma e quanto ao seu contexto, assim como tambm uma nova dimenso para a figura
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do Controller, o gestor do sistema de informao contbil/gerencial, constituindo-se em
matria ampla para trabalhos futuros.
Face as consideraes expostas neste trabalho, conclui-se que a necessidade de se
tomar uma deciso est presente no dia-a-dia dos gestores. Estes procuram amenizar os
riscos de suas aes atravs da utilizao de informaes que possam auxili-los neste
processo.
Cabe a contabilidade preocupar-se em fornecer no somente informaes de
natureza quantitativa, mas tambm qualitativa, e para isso torna-se necessrio conhecer as
variveis que influenciam o processo decisrio. Tomar deciso um processo bastante
complexo, pessoas diferentes diante de uma mesma situao, tomam decises distintas, ou
at a mesma pessoa pode tomar decises diferentes sobre um mesmo problema, em
momentos distintos.
Isso ocorre porque a tomada de decises tambm influenciada por fatores
subjetivos como a emoo, os sentimentos e a intuio. Alm desses, podemos citar a
prpria cultura organizacional, os valores e as crenas pessoais e principalmente o tempo
para decidir sobre o problema.
Com o avano das tecnologias da informao e da comunicao, as informaes
passaram a ocupar um papel de destaque dentro das empresas, mas um equvoco acreditar
que quanto mais informaes melhor, pois informaes em excesso podem dificultar a
anlise do problema. Tanto o excesso quanto a falta de informao levam a desinformao.
A informao contbil no se restringe as demonstraes contbeis, mas tambm em
relatrios gerenciais diversos, de carter de acompanhamento do negcio e preditivo.
Ateno especial deve ser dada ao fato que, a existncia da informao contbil por si s,
-
no implica em sua utilizao. As pessoas devem se sentir motivadas a utilizar este
ferramental, cientes de seus benefcios.
A contabilidade e seus sistemas de informaes vm evoluindo atravs do tempo, e,
de simples registro das mutaes dos componentes patrimoniais vm agora adquirindo uma
funo gerencial que tem poder de influncia nas diretrizes administrativas das empresas.
Para permanecer sempre nesse processo evolutivo de contnuas mudanas visando
atender os seus clientes, extremamente necessria a sintonia entre a Contabilidade e o
desenvolvimento tecnolgico, matemtico e cientfico. A criatividade das empresas e a
tecnologia da informao sempre permitiro novas opes e facilidades informacionais e
sistmicas.
A anlise do passado no exclui em nada a obrigatoriedade de prever o futuro, o que
realmente significativo para a empresa. A necessidade do usurio deve ser a preocupao
constante do contador. A expectativa que o usurio tem em relao ao nvel de informao
e os prazos para recepo das mesmas devem ser a meta a se atingir.
Pode-se realmente afirmar que os sistemas de informaes contbeis devem gerar
verdadeiros mapas de navegao que nortearo os rumos a serem tomados pelos gestores da
empresa.
-
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
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graduao: noes prticas. 3 Ed. So Paulo: Atlas, 1999.
CATELLI, Armando (Coordenador). Controladoria: uma abordagem da gesto econmica
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Contabilidade - uma viso crtica e o caminho para o futuro. So Paulo: 1992.
FIGUEIREDO, Sandra, CAGGIANO, Paulo Cesar. Controladoria: teoria e prtica. 2
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-
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Taubat, 2000. 58 p. Monograph of Specialisation MBA Financial and Accountancy
Taubat University.
ABSTRACT
This essay has the target to demonstrate the strong vocation of the accounting information
system into the organisations, where normally it is the only information system formally
established. The information system is a management tool of the decision process, linking
all organisation areas. The accountancy furnishes the user with necessary information to
solve problems, helping to create solutions for questions as: identify the problem, observe
the alternatives and choose among them, which is the best. To know the decision process
and the company philosophy are conditions to produce accurate and indispensable
information. The accounting information system must be configured to attend efficiently
the manager information necessities, incorporating concepts, politics and procedures, which
motivate and stimulate the administrator takes the best decisions to the company. The
information must have a logical meaning, the concepts of measure adopted in the system
must be logical and rational, and therefore they cannot be dogmatic. The method is based
on the own experience of the author in a worldwide power generation equipment company.
Books, thesis and periodic of the accounting are used as bibliography. With the progress of
-
the technology information and communication, information transformed in an eminent
point into the companies, but it is a mistake to understand that more information is the best
to the company, because as excess as well absence can difficult the analysis of the problem.
The harmony between the accountancy and the technology development is necessary to
provide an evolution process to help the internal clients of information. The enterprise
creativity and the technology information always will permit new options and facilities to
produce information and systems.
Key-worlds: Accountancy, Information, Decision, Administration, User.