Automação Comercial - Loja de materiais de construção

AUTOMAÇÃO COMERCIAL

MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO

EM UMA LOJA DE

Igor Botani Gonçalves - UNITAU - 2009

LojasEm geral são parecidas

Problemas Similares• Milhares de items parecidos;• Falta de identificação;• Falta de controle dos produtos vendidos; • Grande diversidade de medida

(metro/quadrado/ cubico, sacos, milheiros, etc)


BENEFÍCIOS

AUTOMAÇÃO


BENEFÍCIOS

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• Tabela única de preços com detalhes que auxiliam a disposição dos produtos na loja.

• Facilidade para fazer orçamentos;

• Controle e reposição do estoque programados;

• Disponibilidade de informações em tempo real (de estoque a relatórios).


PONTOS IMPORTANTES

Considerar antes da automação:

• Comunicação

• Depósito

• Administração

• Caixa

• Área de Vendas


COMUNICAÇÃO

Compreende toda a transmissão e recepção de dados entre os diversos dispositivos da loja, Ligados a uma rede (cabo ou radiofrequência)

Matriz (meios eletronicos - Electronic Data Interchange (EDI) e Internet)


DEPÓSITO

Operações de recebimento, armazenagem e distribuição dos produtos.

Entrada e saída: por scanners ou digitados.

A entrada dos produtos em granel pode ser feita de acordo com sua unidade de medida padrão.

Os Scanners registram a entrada e saída de produtos, ou então deverá ser digitada a nota fiscal ou recebida por meio eletrônico.

O registro de entrada/saída dos produtos deve ser feita no momento em que são movimentados.


ADMINISTRAÇÃO

Na administração é possível recuperar:• Quais produtos foram os mais vendidos • Em qual época do ano que houve as melhores

vendas.

Outros pontos: • Quais vendedores que fizeram mais vendas• Quais foram realmente efetivados• Possibilidade de criar estratégias de reposição de

estoque, maximização de lucros e desempenho de funcionários.


CAIXA

O vendedor da loja gera um cupom que é entregue ao cliente, especificando os produtos que o cliente deseja comprar.

O caixa recebe este cupom, registrando no PDV a venda, atualizando instantaneamente os produtos que foram vendidos.

Caso o PDV esteja conectado a uma impressora fiscal, a internet, a máquinas de cartão de créditos/débito, o cliente possui diversas opções e pagamento e a nota fiscal eletrônica pode ser gerada automaticamente, atendendo a legislação.


Vendas

É importante a existência de microcomputadores ou de outro tipo de terminal de venda, e de impressoras;

Assim, os vendedores podem:• Fazer uma consulta ao estoque; • Criar uma cotação dos produtos ;• e finalmente fazer a pré-venda.

Quando a venda é concluída, o vendedor registra pelo leitor de código de barras os produtos que foram vendidos.

Quando os mesmo são a granel, o ideal é possuir uma tabela no próprio computador.


Deve atender alguns casos específicos:

Quando a loja decide fazer uma promoção de algum tipo de kit.

É necessário saber o preço individual de cada produto para que a loja não saia com prejuízo.

Outro ponto:

É o controle exato sobre produtos

(como por exemplo areia, pedra e cimento)

visto que são produtos difíceis de se contar a saída e entrada.


Adoção do sistema para automatização


ADOÇÃO DO SISTEMA

É bom escolher um sistema que tenha sido desenvolvido especificamente para o setor de materiais de construção.

Durante a adoção, mas antes de entrar em uso efetivo, todos os produtos devem ser codificados.


ETAPAS

Para que a implantação seja concretizada de forma correta e sem empecilhos, não pode haver pressa, sendo necessário seguir passo-a-passo, sendo eles:

1ª Etapa: Planejamento2ª Etapa: Uma fundação segura3ª Etapa: Prepare a massa4ª Etapa: Levantando a primeira parede5ª Etapa: Acerte na escolha6ª Etapa: Bloco por bloco7ª Etapa: O software8ª Etapa: Escolha dos equipamentos9ª Etapa: Mão na massa10ª Etapa: Pende no acabamento11ª Etapa: Treinamento12ª Etapa: Prepare a coluna13ª Etapa: Segurança14ª Etapa: Comece a pintura15ª Etapa: De casa nova


1ª Etapa: Planejamento

É preciso saber quais metas que são pretendidas e qual o valor disponível para ser investido na automação.

No Planejamento é preciso descrever as metas de trabalho e os objetivos pretendidos com a implantação da automação.

Um profissional deve ser responsável pela supervisão pela implantação, sendo que deve ser um funcionário ou alguma outra pessoa que entenda como a loja funciona.


2ª Etapa: Uma fundação segura

Deverá ser feito uma descrição completa de como que a loja funciona.( a parte de vendas, o estoque, etc ), servindo para identificar os pontos mais críticos do negócio e que precisam de atenção redobrada.

Após tudo ser definido, é preciso escolher por ordem de importância as áreas a serem atendidas primeiro.


3ª Etapa: Prepare a massa

Para que o processo de implantação da automação comercial tenha sucesso, os profissionais da empresa precisam estar envolvidos, eles deverão receber orientação e treinamento sobre a automação e como podem colaborar no processo.


4ª Etapa: Levantando a primeira parede

O dever do contratante é ficar responsável por como que a loja funciona e orientar o a pessoa contratada quanto a isso, e não orientar como que a automação deverá ser feita, pois para isso existe o profissional da automação.


5ª Etapa: Acerte na escolha

A escolha de qual sistema a ser adotado.

Antes de fazer a escolha, visite outros estabelecimentos que utilizam alguma das soluções apresentadas, tire referencias no mercado e acompanhe a demonstração de funcionamento do sistema desejado.

Leve em conta os serviços prestados, a manutenção e o suporte, não apenas o preço.


6ª Etapa: Bloco por bloco

Após a escolha do sistema, é necessário fazer um cronograma das atividades a serem seguidas, onde será definido quais as primeiras áreas a serem adotadas. Crie um cronograma em que as áreas possam ser automatizadas gradativamente, não criando a dependência de uma área com a outra.


7ª Etapa: O software

O software escolhido deve ser desenvolvido especificamente para a área de atuação a loja.

Ele deve suportar o orçamento de produtos baseados em sacos, em milheiros, etc.,

Caso a loja seja apenas uma entre outras da mesma rede, é interessante suportar o controle de diversas lojas simultaneamente.

Deve possuir o recurso de consulta de clientes em instituições de cobranças.


8ª Etapa: Escolha dos equipamentos

Após a escolha do software, é necessário a escolha do hardware que se adeque ao software. Alguns hardwares disponíveis são:

• Microterminais, • impressoras fiscais e não-fiscais, • PinPad's, emissor de cupom fiscal, • leitor de código de barras, • PDV's ou caixas registradoras, • impressora de cheques, etc.


9ª Etapa: Mão na massa

Seguindo o planejamento e o cronograma previamente elaborados, agora é a hora de iniciar a implantação do sistema. Faça apenas o que estiver dentro do prazo e orçamento estipulado, dê prioridade às áreas mais críticas da loja.


10ª Etapa: Pende no acabamento

Com a automação sendo implantada, talvez seja necessário alguma mudança física na loja, como disposição dos balcões de vendas, instalação elétrica para os equipamentos, etc.


11ª Etapa: Treinamento

De nada adianta um sistema que consiga gerencias a loja completamente se seus funcionários não souberem opera-lo. Reserve um pouco do prazo e do orçamento para treina-los.


12ª Etapa: Prepare a coluna

Nesta parte é feita a preparação da loja para a utilização do sistema, como:

• codificação dos produtos, • instalação dos microtermianis

e demais hardwares, • levantamento do inventário, • a montagem inicial do banco de dados, • cadastros gerais ( de funcionários,

fornecedores, clientes, custos, etc. ).


13ª Etapa: Segurança

Como prevensão, utilize alguma medida de segurança para seu sistema, como backup's do banco de dados e microterminais redundantes e no-breaks para quedas de energia.


14ª Etapa: Comece a pintura

Primeiramente a implantação da automação devera atender o estoque, controlando os códigos dos produtos e suas quantidades.

Após, deverá ser implantado a parte administrativa ( contas a pagar e receber, compras de fornecedores, relatório de vendas, etc ).

E finalmente, deverá ser implantado a automação no caixa, onde será instalado as máquians registradoras e seus periféricos.


15ª Etapa: De casa nova

Mesmo com o sistema de automação implantado, não dispense o profissional responsável.

Componentes dão problemas e alterações no sistema acontecerão, portanto esta pessoa ainda o ajudará bastante.

É importante manter um relacionamento de parceria com o seu fornecedor.

E lembre-se, processos de acompanhamento, assistência técnica, manutenção e atualização do sistema precisam estar previstos no contrato.


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