AUTORIZACION VACACIONES PERSONAL ADMINISTRATIVO

ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓN

Elaborado por:

Revisado por:

Gloria Marín Montealegre

Aprobado por:

Janil Avendaño Hernández

Cargo:

Cargo: Director Técnico

Cargo: Secretario de Despacho

AUTORIZACION VACACIONES PERSONAL ADMINISTRATIVO

PROCEDIMIENTO Código: P-EDU-23

Versión: 02

Fecha: 14/06/2011

Autorización Vacaciones Personal Administrativo

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO............................................................................................................ 3�

2. ALCANCE ......................................................................................................... 3�

3. DEFINICIONES................................................................................................. 3�

4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 3�

5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4�

6. CONTENIDO..................................................................................................... 6�

7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 7�

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 7�

9. ANEXOS ............................................................................................................ 7�


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1. OBJETO Autorizar las vacaciones a que tienen derecho los funcionarios administrativos por haber laborado un año continuo y establecer su disfrute de acuerdo con las necesidades del servicio. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la Secretaría de Educación del Departamento y las Instituciones Educativas, inicia con la alimentación del registro de vacaciones que tiene establecido la Secretaría, continua con la evaluación de las fechas y períodos reportados por los Rectores y termina con la aprobación de las vacaciones a cada funcionario y su reconocimiento en la nómina del respectivo mes. 3. DEFINICIONES 3.5 VACACIONES Es una de las garantías fundamentales de los trabajadores, el derecho al descanso. Una de las formas lo constituyen las vacaciones, cuya finalidad esencial es que quien vende su fuerza laboral, recupere las energías que gasta en la actividad diaria que desarrolla y de esa manera se preserve su capacidad de trabajo lo cual resulta indispensable, como quiera que se trata por lo general del único medio de subsistencia de las personas. 4. NORMATIVIDAD - Ley 4 del 18 de Mayo de 1992. Mediante la cual se señalan las normas,

objetivos y criterios que debe observar el gobierno nacional para la fijación del régimen salarial y prestacional de los empleados públicos, de los miembros del Congreso Nacional y de la fuerza pública y para la fijación de las prestaciones sociales de los trabajadores oficiales y se dictan otras disposiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 150, numeral 19, literales e) y f) de la Constitución Política.

- Ley 715 del 21 de diciembre de 2001. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política.


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- Ley 995 de 2005, por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y niveles.

- Decreto 3135 de 1968, por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.

- Decreto 1848 de 1969, por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968. - Decreto 1045 de 1978, por el cual se fijan las reglas generales para la

aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional.

- Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. ( Artículo 36)

- Decreto 404 de 2006, por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional.

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Educación. SUBPROCESO: Administración y Financiera Educativa. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Departamento Administrativo de la Función Pública, Instituciones Educativas del Departamento, Personal Administrativo. CLIENTE: Administrativos. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos - Acumulación de disfrute de vacaciones del personal Administrativo. - Conceder vacaciones sin tener derecho a ello. 5.3.2 Puntos de Control


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- Hojas de vida de los funcionarios. - Actos administrativos de reconocimiento de vacaciones. - Control de vacaciones del personal administrativo.


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6. CONTENIDO

No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO

1

Analizar el registro de vacaciones con que cuenta la Dirección Administrativa y actualizar los registros

Registro de vacaciones actualizado

Auxiliar Administrativo

2 días

2 Elaborar circular requiriendo a las Instituciones Educativas el reporte de disfrute de vacaciones del personal administrativo

Circular Profesional Universitario

15 minutos

3 Remitir Circular a Rectores de las Instituciones Educativas Circular remitida

Auxiliar Administrativo y/o

Profesional Universitario

4 horas

4 Recepcionar la información de los Rectores

Información recepcionada

Auxiliar Administrativo 3 días

5 Registrar en el formato determinado Información registrada

Auxiliar Administrativo 2 días

6 Remitir información mensual al auxiliar administrativo responsable de elaborar el acto administrativo de reconocimiento de vacaciones

Información remitida


15 minutos

7 Elaborar acto administrativo de reconocimiento de vacaciones

Acto administrativo

elaborado

Auxiliar Administrativo 1 día

8 Notificar a los funcionarios del acto administrativo de reconocimiento de vacaciones

Actos administrativos

notificados


SAC

15 minutos

9 Remitir a la oficina de nóminas los actos administrativos para la liquidación de la nómina

Acto administrativo

remitido a nóminas


15 minutos

10 Hacer seguimiento al cronograma de vacaciones del personal administrativo

Vacaciones con seguimiento


11 Requerir a las Instituciones Educativas frente a cualquier cambio o modificación de las fechas planteadas para vacaciones

Instituciones Educativas requeridas


12 Evaluar el cumplimiento del cronograma de vacaciones de la vigencia

Vacaciones evaluadas


13 Archivar (Archivo de gestión) Archivo Auxiliar Administrativo

15 minutos


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7. REGISTROS DE CALIDAD

IDENTIFICACIÓN

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN

FINAL

Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado

Tiempo de Retención Método

F-EDU-40

Registro de vacaciones

personal adminis-trativo


Carpeta-Base de datos

Cronológico Funcionarios Dirección

Administrativa

3 años Selección y eliminación

(Archivo Central)

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No aplica. 9. ANEXOS 9.1 F-EDU-40 Registro de vacaciones personal administrativo.

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