Avaliação de eventosAvaliação de eventos

Profª. Fernanda Alves Rocha Guimarães

Avaliação do evento

• A avaliação do evento é o processo de observação, mensuração e monitoração crítica da implementação de um evento a fim de avaliar seus resultados de forma precisa.

• Ela possibilita a criação de um perfil de evento que delineia as características básicas e dados estatísticos importantes de um evento.

211 de abril de 2023Tema da Apresentação

• A avaliação do evento interessa a várias categorias de profissionais que concorrem para o sucesso do evento:– O promotor, responsável pelo seu planejamento, organização e

execução. Precisa saber se conduziu bem e se atendeu aos objetivos tanto do próprio evento como do patrocinador. Precisa medir e avaliar os resultados.

– Os patrocinadores, que contribuíram para que o evento se viabilizasse. Precisa saber se o investimento teve o retorno desejado, de acordo com os seus objetivos, previamente explicitados, e que não são necessariamente os mesmos do promotor do evento.

– Outros profissionais que colaboraram conforme suas respectivas especialidades.

Avaliação do evento

11 de abril de 2023Tema da Apresentação 3

• Avaliação => feedback sobre os trabalhos realizados e melhora-los, se for o caso.

•  Através das informações obtidas da avaliação pode-se:– identificar os pontos fortes e fracos;– avaliar o conteúdo técnico e científico dos temas abordados e da

atuação dos palestrantes;– fazer avaliação administrativa e qualitativa dos serviços

apresentados;– estimar o alcance dos objetivos propostos;– conhecer o perfil dos inscritos, dos expositores e demais

componentes do público-alvo definido;– checar e avaliar os checking-list e cronogramas, entre outros.

Avaliação do evento

11 de abril de 2023Tema da Apresentação 4

• A avaliação somente terá sentido se os resultados forem devidamente comparados com os respectivos objetivos.

• É importante ter alguns critérios para avaliar eventos:

– Critérios objetivos: estão relacionados aos resultados, tendem a ser concertos e mensuráveis quantitativamente: prazos, especificações de desempenho, padrões de qualidade específicos, limites de recursos, custos.

– Critérios subjetivos: dizem respeito ao projeto e tendem a ser qualitativos: atitude de cooperação, imagem positiva, comprometimento da equipe, qualidade total, conduta ética.

Avaliação do evento

11 de abril de 2023Tema da Apresentação 5

• Tendo em mãos os objetivos do evento e do patrocinador e os critérios de avaliação de cada um, organiza-se um check-list de avaliação. 

Avaliação do evento

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Check-list para avaliação dos objetivos

Objetivos Critérios Atingiu

(sim / não) Observações /

sugestões 1. Objetivo geral 2. Objetivos específicos

2.1 Etc.

Avaliação do evento

11 de abril de 2023Tema da Apresentação 7

• Essa lista torna possível uma leitura objetiva dos resultados e ilustra de forma convincente as conclusões apresentadas.

• Também é importante realizar uma avaliação do evento em si. Para esse tipo de avaliação, deve-se tomar os itens da organização do evento e verificar, em relação a cada um, o que funcionou muito bem, o que funcionou mais ou menos, o que funcionou mais ou menos e o que não funcionou.

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Check-list para avaliação da organização de um evento

Itens da organização Muito bom

Bom Razoável Ruim Observações e sugestões

para mudanças Local Datas Horário Agenda Palestras Palestrante A Palestrante n... Refeições / cardápios Infra-estrutura Organização do evento Atendimento da equipe de organização

Serviço do hotel Duração total do evento

Oportunidades de lazer

Agência de viagem oficial do evento

Convite Recepção Etc.

• São vários os aspectos de cada evento cuja avaliação feita pelos visitantes interessa ao promotor do evento e ao patrocinador, assim como são vários os tipos de visitantes cuja opinião interessa, mas de forma diferenciada.

• O instrumento de pesquisa não deve ser muito extenso, pois deve-se ter em mente que o participante é visita.

• Um inventivo externo como um brinde ou sorteio pode propiciar a colaboração de visitantes que, de outra forma, tentariam esquivar-se.

Avaliação do ponto de vista dos visitantes

11 de abril de 2023Tema da Apresentação 9

• Após tudo avaliado, é necessário discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também proporcionar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor.

• Essa discussão pode ser feita em diferentes etapas, sendo a primeira delas no local do próprio evento, seja durante sua realização, seja logo após o seu término, quando estão “quentes” as impressões gerais.

Apresentação dos resultados aos patrocinadores

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• Para aumentar a interação com o público-alvo, além de conhecer qual foi a cobertura realizada e o alcance da mídia impressa e eletrônica, ao terminar o evento é necessário solicitar à Assessoria de Imprensa algumas atividades:– Ordenação e arquivo de todos os press releases, anúncios e

espaço de mídia espontânea obtida, bem como o cálculo da centimetragem paga e gratuita obtida para o evento. Organizar o clipping de jornais e revistas nas quais foram veiculadas notícias sobre o evento.

– Preparar e distribuir o último press release para a imprensa, com informações finais dos resultados alcançados pelo evento.

– Avaliação final do trabalho e do impacto obtido.

Assessoria de imprensa

11 de abril de 2023Tema da Apresentação 11

• ALLEN, Johnny et al. Organização e gestão de eventos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.

Referências

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