Avaliador de gestão 2014

AVALIADOR DE GESTÃO 2014

Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil

2014

Avaliador de Gestão

Introdução

No ano de 2012 o Supremo Conselho adotou o Avaliador de Gestão como uma

ferramenta para acompanhar e medir sua própria efetividade administrativa bem como a eficiência de seus Grandes Conselhos e Capítulos. Afinal como podemos planejar aonde chegar se não sabemos onde estamos? Como podemos focar em crescimento e qualidade se não conseguirmos medir nossos resultados operacionais? Como podemos melhorar se não soubermos quais são os nossos pontos de melhoria?

O Avaliador de Gestão utilizado em 2012 verificou somente a eficiência administrativa dos Capítulos DeMolay visto que eles possuem as mesmas obrigações básicas que são as de pagar as taxas anuais, conferir ambos os Graus da Ordem DeMolay duas vezes ao ano e investir em crescimento de seu quadro de membros.

Somando o resultado de cada Capítulo tivemos acesso ao o desempenho dos Grandes Conselhos Estaduais. Através deste resultado fomos capazes de medir a efetividade com a qual nossos representantes estaduais conseguiram gerir a Ordem DeMolay em seus estados e, através destes números, sabemos hoje quais são os pontos de melhoria de cada Grande Conselho Estadual.

Agora que já temos uma visão consolidada de como está à administração da Ordem DeMolay brasileira chegou a hora de respondermos as seguintes questões: nossos Capítulos seguem o programa de atividades da Ordem DeMolay? Os Capítulos proporcionam aos seus membros as atividades sociais, cívicas e esportivas que são tão importantes para ensinar o zelo, sentimento de coletividade, organização, planejamento e o trabalho em equipe?

Sim, acreditamos que nossos Capítulos são capazes de oferecer aos jovens tais atividades, pois acreditamos que o nosso programa de atividades é extremamente diversificado para que a Ordem possa manter o interesse dos membros, o envolvimento social e a consolidação do nome DeMolay perante a sociedade. Nossos ensinamentos e atividades não devem ser restritos às reuniões do Capítulo, mas, ao contrário, devemos mostrar para a comunidade nossos programas nos tornando verdadeiramente úteis e, com isso, fazendo valer a famosa citação de Wilton Cunha: “Para ser útil a sociedade não é necessário ser um DeMolay, mas para ser um DeMolay é preciso ser útil a sociedade”.

Em resposta a este raciocínio o Supremo Conselho apresenta a vocês o programa de avaliação de gestão para o ano de 2014 que avaliará de modo igualitário não só as atividades administrativas dos Capítulos, mas, também, as atividades nos Priorados e nas Cortes Chevalier.

Através deste projeto o time do Supremo Conselho espera conseguir verificar se os Capítulos estão trabalhando afinco com a parte administrativa. E nós contamos com vocês para alcançar os nossos resultados.

Nossos objetivos

Nosso objetivo para o ano de 2014 é manter o índice de eficiência administrativa que conquistamos em 2013 enquanto focamos, desde o princípio do ano, no cumprimento dos prazos por parte dos Capítulos. As Regras e Regulamentos dizem que os Grandes Conselhos possuem até 30 dias após a conferência do Grau para registrá-los no Supremo Conselho e, a partir de agora, este será um de nossos novos indicadores.

Para que consigamos alcançar este objetivo os Grandes Conselhos deverão

acompanhar através de sua estrutura organizacional o desenvolvimento e o planejamento das atividades dos Capítulos prestando o devido suporte e consultoria aos líderes jovens e adultos. O trabalho será árduo, mas precisamos implantar a cultura de que os Grandes Oficiais dos Grandes Conselhos comecem a se envolver e a trabalhar junto com os Capítulos DeMolay e seus Conselhos Consultivos.

A principal meta do Supremo Conselho é mostrar aos Capítulos que o Grande e

Supremo Conselho são organizações que existem não somente para fiscalizar o cumprimento de regras mas, também, para acompanhar nossos membros durante o desenvolvimento das atividades dos Capítulos DeMolay.

Paralelo a isso, o Supremo busca também uma avaliação mais minuciosa quanto aos

Priorados e as Cortes, fiscalizando agora, quanto as Cavaleiros, o número de investidos e o número de Ébanos. Quanto as Cortes, Compromisso Anual, Relatório e o envio do voto Chevalier.

No próximo tópico apresentaremos no detalhe todos os indicadores nos quais seremos

avaliados, pois através deles o Supremo Conselho espera:

Garantir que os Capítulos realizem e registrem as iniciações e elevações; Garantir que o registro das iniciações seja realizado no prazo; Realizar a manutenção de seu quadro de membros ativos; Garantir que os membros iniciados passem pela cerimônia de elevação; Manter o registro atualizado de todos os seus membros; Receber as taxas anuais no prazo estabelecido; Certificar-se de que os Capítulos e Priorados estão seguindo o programa de

atividades através da Campanha Nacional de Incentivo a Excelência; Garantir que os Priorados realizem a Investiduras ao Grau de Nobre Cavaleiro e

a Cerimônia de Investidura a Ordem do Ébano; Garantir que as Cortes fiscalizem os compromissos dos membros da Corte; Fiscalizar o envio do Voto Chevalier;

Alcançando estes objetivos nós vamos manter nossa administração alinhada e, a longo

prazo, vamos consolidar o nome de nossa organização como parceira da comunidade mostrando ao Brasil a força da Ordem DeMolay, a maior organização fraternal juvenil do mundo!

Os indicadores dos Capítulos

Para saber se vamos cumprir com os objetivos apresentados o Supremo Conselho precisa criar critérios de avaliação, chamados de indicadores, que através de medição poderão nos mostrar onde estamos, o que conseguimos fazer e no que precisamos melhorar.

A análise de indicadores de desempenho nos ajuda a identificar pontos de melhoria, a

criar treinamentos mais assertivos às necessidades dos membros da Ordem bem como a demonstrar quem está fazendo um trabalho dentro do esperado.

Os indicadores definidos pelo Supremo Conselho para os Capítulos e Grandes

Conselhos jurisdicionados são os seguintes:

Objetivo Meta Descrição

Realização de Iniciação 2 por ano Realizar e registrar a realização das Cerimônias de Iniciação e Elevação no primeiro e segundo semestre; Realização de Elevação 2 por ano

Registrar iniciações no prazo 20 dias A média em dias entre a iniciação e o cadastro deve ser de até 20 dias;

Número de Iniciados 8 A iniciação de 8 (oito) membros por Capítulo da Jurisdição;

Número de Elevados 6 A elevação de 6 (seis) membros por Capítulo da Jurisdição;

Regularidade Anual 100% Realizar o pagamento e envio dos relatórios da Taxa Anual do Capítulo e do Conselho Consultivo;

Participação na Campanha de Excelência

1 por semestre Providenciar a inscrição do Capítulo no CNIE(Campanha Nacional de Incentivo a Excelência)

Conclusão na Campanha de Excelência

1 por semestre O Capítulo preencher todos os requisitos da CNIE(Campanha Nacional de Incentivo a Excelência)

Observação:

Os Capítulos fundados no segundo semestre terão sua nota ao primeiro semestre “zerada” devido ao seu não funcionamento no primeiro semestre.

A média do cumprimento de cada um destes indicadores forma o resultado geral do

Capítulo e servirá como uma nota atribuída para a administração local de cada célula. A média resultante do resultado geral de cada Capítulo formará a nota do Grande Conselho no critério “Capítulos” e, por essa razão, o Grande Conselho deverá acompanhar as atividades das organizações para garantir uma avaliação positiva.

Esperamos que estes indicadores sirvam como direção para os nossos trabalhos e

esforços no ano de 2014. O lema de nossos Capítulos deve ser “administrar e trabalhar”.

Os indicadores dos Priorados

Neste ano os Priorados também serão avaliados para podermos medir como estão os seus trabalhos em prol da Ordem DeMolay e da Cavalaria. Veja abaixo os indicadores:


Realização de Investidura ao Grau de Nobre Cavaleiro

01 por ano Realizar e registrar Cerimônia de Investidura ao Grau de Nobre Cavaleiro durante a gestão.

Número de Investidos 08 A investidura de 08 (oito) novos membros por Priorado da Jurisdição;

Realização de Investidura a Ordem do Ébano

01 por ano Realizar e registrar Cerimônia de Investidura a Ordem do Ébano durante a gestão.

Número de Ébanos 04 Realizar e registrar a cerimônia de investidura a Ordem do Ébano durante a gestão.

Regularidade Anual 100% Realizar o pagamento e envio dos relatórios da Taxa Anual do Priorado e do Conselho Consultivo;


Priorado e servirá como uma nota atribuída para a administração local de cada célula. A média resultante do resultado geral de cada Priorado formará a nota do Grande Conselho no critério “Priorados” e, por essa razão, o Grande Conselho deverá acompanhar as atividades das organizações para garantir uma avaliação positiva.

Os indicadores das Cortes

Neste ano as Cortes de Chevalier também serão avaliadas uma vez que o Supremo

Conselho espera dos Grandes Comendadores o auxílio para que os objetivos do Grau de Chevalier sejam realmente executados pelos membros. Veja abaixo os indicadores:

Objetivo Meta Tipo Descrição

Regularidade Anual 100% Administrativa Realizar o pagamento e envio dos relatórios da Taxa Anual da Corte e do Consultor da Corte;

Realização de um jantar para Chevaliers

1 Confraternização

A Corte de Chevalier deverá realizar um evento social, restrito a Chevaliers, onde o compromisso tradicional seja executado com a leitura do Livreto do Grau de Chevalier.

Relatório Anual 1 Administrativa

Enviar via pacote o relatório anual, anexando os arquivos necessários e informando os membros que realizaram seu compromisso anual. Prazo de envio desse relatório ao Supremo Conselho ‐ até o dia 30/11/2014.

A média do cumprimento de cada um destes indicadores forma o resultado geral da Corte e servirá como uma nota atribuída para a administração local de cada célula. A média resultante do resultado geral de cada Corte formará a nota do Grande Conselho no critério “Cortes” e, por essa razão, o Grande Conselho deverá acompanhar as atividades das organizações para garantir uma avaliação positiva.

Indicadores do Grande Conselho

Em 2014 os Grandes Conselhos terão indicadores de avaliação que, somados aos

indicadores dos Capítulos, Priorados e Cortes, ajudarão a formar o seu o próprio Resultado Geral. Veja abaixo os indicadores do Grande Conselho:


Média dos Capítulos 100% O cálculo deste indicador é realizado através da média simples do resultado geral dos Capítulos do estado;

Média dos Priorados 100% O cálculo deste indicador é realizado através da média simples do resultado geral dos Priorados do estado;

Média das Cortes 100% O cálculo deste indicador é realizado através da média simples do resultado geral das Cortes do estado;

Regularidade Anual 100% Realizar o pagamento da taxa anual e envio dos dados dos membros do Grande Conselho ao Supremo Conselho;

Envio dos Votos Chevalier 100%

Fiscalizar para que todos os membros que possuem Grau Chevalier encaminhem seu Voto de Fidelidade via correios para o Supremo Conselho.


Grande Conselho Estadual/Distrital e servirá como uma nota atribuída pelo Supremo Conselho para a administração do estado.

O Grande Conselho deve compreender que toda a estrutura administrativa da Ordem

DeMolay foi criada para dar base ao correto funcionamento das Organizações Filiadas e que, por isso, o Supremo Conselho está à disposição dos Grandes Conselhos enquanto eles fazem o contato com cada uma das organizações DeMolay.

Compreendendo os Indicadores

Cerimônias de Iniciação, Elevação e Investidura. O Mestre Conselheiro promete, no dia de sua instalação no cargo, que concederá o

Grau Iniciático e DeMolay pelo menos uma vez em sua gestão administrativa. Cada Conselho Consultivo – que tem mandato de um ano a começar em janeiro – acompanha a duas gestões do Capítulo.

O Supremo Conselho espera que cada Capítulo jurisdicionado realize 2 (duas) vezes a

Cerimônia de Iniciação e 2 (duas) vezes a Cerimônia de Elevação. Cada uma dessas cerimônias deverá acontecer pelo menos uma vez no primeiro e outra vez no segundo semestre. Ou seja, deve acontecer uma Iniciação e uma Elevação no período compreendido entre Janeiro e Junho e outra concessão no período entre Julho e Dezembro. Para que isso seja possível o Capítulo deverá trabalhar com planejamento visto que as cerimônias realizadas fora deste período não serão contabilizadas.

Para que não haja problemas na medição dos resultados é extremamente indicado que

o Grande Conselho se comunique com os Capítulos para que os graus do primeiro semestre sejam realizados entre Janeiro e Junho e os do segundo semestre entre Julho e Dezembro. Caso o Capítulo não observe este ponto sua avaliação será prejudicada.

O mesmo se aplicará aos Ilustres Comendadores Cavaleiros que deverão realizar pelo

menos uma veze ao ano, a Cerimônia de Investidura ao Grau de Cavaleiro e a Cerimônia de Investidura a Ordem do Ébano.

Iniciar somente não é importante. O jovem precisa receber o Grau DeMolay para poder

ter o direito ao voto e também para ocupar os cargos que trazem uma grande experiência para a vida pessoal. Por essa razão o Supremo Conselho espera que cada Capítulo eleve pelo menos 06 (seis) jovens no ano de 2014.

Através do cumprimento deste indicador o Capítulo e o Grande Conselho garantem a

continua manutenção do número de membros ativos da Ordem DeMolay e, ainda, leva a mensagem de nossa Ordem para um maior número de pessoas.

Registrar as iniciações no prazo

Cumprir prazos é um dos mais importantes ensinamentos práticos da Ordem DeMolay.

É extremamente indicado que o Grande Conselho crie, por meio de lei, os seus procedimentos para recolhimento de taxas e recebimento de informações de graus. Caso o seu Grande Conselho não possua uma lei que discipline este procedimento os Capítulos tem um prazo de até 10 (dez) dias corridos após a realização de um grau para enviar o registro e o pagamento para o Grande Conselho Estadual.

Já o Grande Conselho Estadual/Distrital, por sua vez, tem um prazo de até 30 (trinta)

dias corridos – já incluindo o prazo do Capítulo – após a realização de um grau para enviar o registro e pagamento para o Supremo Conselho.

Em resumo, de acordo com as Regras do Supremo Conselho, a realização de um Grau tem um prazo de até 30 (trinta) dias corridos para chegar ao Supremo Conselho. Veja no quadro abaixo quantos dias, em média, cada estado têm levado para registrar a iniciação dos novos membros junto ao Supremo Conselho:

Dados atualizados no dia 07/03/2014, às 08h00. Temos progredido e queremos garantir que todos os Grandes Conselhos cumpram seus

prazos para que possamos, quem sabe, entregar as patentes de membros aos novos iniciados no dia de suas iniciações, tal como ocorre com a fraternidade maçônica.

A meta do Supremo Conselho para o ano de 2014 é que as iniciações sejam registradas

em até 20 (vinte) dias corridos após a sua realização. Os Capítulos que levarem uma média de 0 (zero) a 20 (vinte) dias para registrar suas iniciações receberá nota máxima neste critério e, a demora em cumprir o prazo, diminui sistematicamente o percentual de avaliação deste objetivo.

Por esta razão o Grande Conselho necessitará treinar os envolvidos em seu processo

interno de recepção de graus e garantir que todos compreendam os prazos, valores, métodos

internos de pagamento e outros procedimentos que o estado ache necessário para uma rápida e correta tramitação de informações.

Número de iniciados e elevados

GCE Capítulos Iniciados Média

AC 05 40 08

AL 02 19 10

AM 03 34 11

AP 01 10 10

BA 42 440 10

CE 16 221 14

DF 05 42 08

ES 15 83 06

GO 18 197 11

MA 07 52 07

MG 56 456 08

MS 18 167 09

MT 15 164 11

PA 16 143 09

PB 22 182 08

PE 10 58 06

PI 04 22 06

PR 17 193 11

RJ 04 59 15

RN 19 182 10

RO 09 107 12

RR 04 39 10

RS 21 126 06

SC 20 189 09

SE 05 45 09

SP 58 495 09

TO 05 32 06

Supremo 417 3797 09

Através do cumprimento deste indicador o Capítulo e o Grande Conselho garantem a continua manutenção do número de membros ativos da Ordem DeMolay e, ainda, leva a mensagem de nossa Ordem para um maior número de pessoas.

Visando o crescimento da Ordem DeMolay e a manutenção do número de membros ativos o Supremo Conselho incentiva que cada Capítulo realize a iniciação de no mínimo 08 (oito) novos membros por ano o que nos dá uma média de quatro novos membros por semestre.

A meta 8 (oito) é definida através da média de iniciados por estado no ano de 2014 uma vez, que em 2013, ainda existe um considerável percentual de Capítulos que ainda não realizaram o registro de suas iniciações. Conforme podemos observar no quadro ao lado a média nacional de iniciados é de 09 (nove) membros por Capítulo enquanto o objetivo do Supremo Conselho é de 08 (oito), ou seja, menor do que a realidade apresentada pelas estatísticas.

Iniciar somente não é importante. O jovem precisa receber o Grau DeMolay para poder ter o direito ao voto e também para ocupar os cargos que trazem uma grande experiência para a vida pessoal. Por essa razão o Supremo Conselho espera que cada Capítulo eleve pelo menos 06 (seis) jovens no ano de 2014.

Regularidade Anual das Organizações Para ser considerado regular cada Capítulo, Priorado e Corte precisa, anualmente,

enviar sua taxa e relatório anual além da nomeação do Conselho Consultivo. Em 2013 o Supremo Conselho alcançou índices históricos de regularidade e, em 2014, espera que todas as organizações se regularizem no prazo estipulado pelas regras, ou seja, até o dia 15/03 de cada ano.

Cumprir com o compromisso de pagar as taxas anuais no prazo é ensinar para os

jovens a responsabilidade financeira para a vida adulta.

Compromisso Tradicional e Relatório do Grau de Chevalier

O Supremo Conselho avaliará as Cortes de Chevalier na realização do Compromisso

Tradicional do Grau de Chevalier e do envio do Relatório Anual da Corte. Nossa meta é que o Compromisso Tradicional do ano de 2014 seja, de fato, efetivo. O

jantar de confraternização deste compromisso, que é restrito aos membros do Grau de Chevalier, serve como um encontro anual de amigos, muito semelhante com um encontro de turmas das faculdades.

O Grande Comendador Chevalier deverá enviar até o dia 30/11/2014 o seu resumo

sobre a realização do jantar trazendo sua impressão sobre o evento bem como o relatório anual que indicará como cada membro cumpriu sua obrigação. Para tal, o Supremo Conselho disponibilizou realizar esses registros através do pacote, onde serão anexadas todas as informações, o qual não será cobrado nenhuma taxa cabendo apenas o Ilustre Comendador Cavaleiro informar ao seu Grande Conselho o número do pacote.

O Grande Comendador Chevalier, que será eleito e instalado durante o jantar de 2014,

terá como obrigação organizar a observância anual e de enviar o relatório do próximo ano.

Outras informações

Períodos de apuração

As iniciações, elevações, deverão ser realizadas duas vezes ao ano, uma vez a cada semestre. As investiduras ao Grau de Nobre Cavaleiro e da Ordem do Ébano deverão ser realizadas pelo menos uma vez em cada gestão de Priorado, que tem seu mandato de 01 (um) ano. Para que o controle seja eficaz é importante que as organizações se planejem para que tudo o que for relativo ao primeiro semestre seja realizado entre JANEIRO e JUNHO e todas as atividades do segundo semestre sejam realizadas entre JULHO e DEZEMBRO.

É necessário compreender este período de apuração, pois caso uma atividade da

primeira gestão do ano seja realizada em JULHO ela será contabilizada como uma atividade do segundo semestre.

Os rankings

O ranking dos Capítulos, Priorados, Cortes e Grandes Conselhos será publicado

quinzenalmente na área restrita do portal do Supremo Conselho para consulta de todos os membros da Ordem DeMolay.

Conclusão

Acompanhar é preciso! Através dos dados levantados nessa avaliação o Supremo

Conselho poderá, juntamente com os Grandes Conselhos, conhecer a real necessidade de nossa Ordem, criar programas de atividades adequados, ajustar os ponteiros e aumentar o potencial de nossa Ordem e de seus membros.

Envolva-se! O Supremo Conselho quer se envolver com os Grandes Conselhos e espera

que ele se envolva diretamente com o Capítulo. Queremos ajudá-los em seu trabalho, dispor de informações, contatos e de todas as ferramentas possíveis para ajudá-los neste grande trabalho que é o de administrar o universo que é a Ordem DeMolay.

Esperamos que os Grandes Mestres Estaduais/Distritais se envolvam, esperamos que

usem todos os seus Grandes Oficiais, Oficiais Executivos, Mestres Conselheiros Regionais e Estaduais para dar a devida assistência aos Capítulos que, no fim das contas, são a nossa razão de existir.

Cobrem ações, cobrem resultados, reconheçam o que foi feito de bom e ajustem o que

estiver errado. Não podemos pecar pela omissão, pois queremos uma juventude forte, ativa, envolvida, responsável e, principalmente, reconhecida por sua utilidade a comunidade.

GRANDE MESTRE NACIONAL

OMAR ROGÉRIO PEREIRA BARBOSA

Avaliador de gestão 2014

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