BEM-VINDO

a mais um Curso

Assessoria de Imprensa

PROFESSOR INSTRUTOR:

LUCYMARA

CORREIACERIMONIALISTA E

MESTRE DE CERIMÔNIAS

PEDAGOGA

PÓS GRADUAÇÃO EM GESTÃO DE

PESSOAS E QUALIDADE DO SERVIÇO

PÚBLICO

A Preparação de

Reuniões e

Cerimonias

O que é?

• Reunião: encontro de duas ou mais pessoas

• Uma reunião discussão de negócios ou assuntos comunitários.

• Nas organizações as reuniões são importantes eventos para contato pessoal e comunicação entre os coparticipantes/ telepresença

Primeiros passos:

• Objetivo

• Necessidade

• Informações

• Convite

• Pauta

• Espaço

• Ambientação

• Formatação

• Estipular tempo

Convite

• - Quem convida (SEMPRE pessoas, NUNCA entidades)

• - Motivo: de que se trata, qual o tipo de comemoração;

• - Serviço: Data, local e horário.

• - Adicionais (traje, confirmação de presença, informes importantes, valores, complementações necessárias).

• - Logomarcas, logotipos, assinaturas.

• - Indicativos (apoio, organização, promoção, patrocínio....)

Virtual ou físico?

Detalhes

• Definidos os objetivos da reunião, cuidar dos demais detalhes. o tempo para definir os assuntos, que deverá levar em conta todas as tarefas, um possível intervalo e o resumo final.

• As pessoas certas, com autoridade apropriada, devam tomar parte.

O melhor

• Como tirar o melhor partido das reuniões.

• participação ativa no cumprimento dos objetivos do encontro. É o líder que deve estabelecer a ordem do dia e dá-la a conhecer antecipadamente e fazer com que os participantes não cheguem de mãos a abanar, sem se terem preparado previamente

Compromisso

• É importante chegar-se a um compromisso.

• Quanto mais simples e realista for a decisão, melhor será compreendida e integrada por todos

• A partir de agora, todos os participantes passarão a estar envolvidos nas diversas operações que integram a ação.

Contrato

• Orientados por um objetivo claro, concreto e exequível, os participantes irão:

• Estabelecer prioridades

• Partilhar responsabilidades

• Fixar prazos

• Definir meios técnicos e financeiros,

• Avaliar resultados

• Introduzir reajustamentos

Continuidade

• Uma reunião terá sido benéfica e produtiva se cada participante, ao deixá-la, levar consigo um compromisso concreto.

• Uma vez que nenhuma reunião é um acontecimento isolado, mas que está na sequência da anterior, é deste compromisso que cada participante dará contas na reunião seguinte

Avaliação

• É uma forma de saber até que ponto a reunião foi proveitosa.

• É um processo de recolher dados e sua análise e permite:

• - Verificar a medida dos objectivos

• - Comprovar a utilidade e oportunidade dos assuntos discutidos

• - Certificar técnicas e métodos utilizados

Sempre avaliar

• - Diagnosticar novos assuntos a desenvolver e aprofundar

• - Introduzir reajustamentos e alterações para evitar a repetição de erros

• Ouvir, escutar, falar, comunicar e entender....“Eu sei que tu pensas que compreendeste

O que pensas que eu disse.

Mas não tenho a certeza

Que tu te dás conta que o que ouviste

Não é o que eu pretendia dizer”

Conflitos

• 1º - Os conflitos fazem parte da condição humana.

• - Os conflitos são, em parte, consequência natural das mudanças que afetam o quotidiano.

• 3º - Certos conflitos são previsíveis e, podem ser evitados ou minimizados.

• 4º - Os conflitos podem ser geridos.

Solução

• - Decidir-se pela escolha da melhor solução: Qual, quando, e como?

• - Pôr em execução a solução escolhida, seguida de uma avaliação e acompanhamento contínuos,

• As soluções que vão sendo propostas –sempre justificadas por referência a princípios –o consenso.

Toda reunião tem um objetivo e todo o objetivo deverá ser:

claro, para ser entendido.

preciso, para ser eficaz.

possível, para ser atingido.

flexivel, para ser reajustado.

atraente, para ser motivador.

quantificado, hierarquizado e temporizado para ser avaliado.

Reuniões de informação:

• Quando se convoca uma reunião para solicitar informações de outras pessoas, o planejamento do tempo deve incluir o tempo para a preparação do apresentador.

• Reuniões para solucionar problemas ou para tomada de decisões: uma decisão precisará ser tomada e acompanhada para que a solução possa se concretizar

Direções e diretrizes

• Reuniões para definir diretrizes:convocadas para solucionar problemas, não por ações operacionais, mas por meio de novas diretrizes.

Rotinas

• Reuniões periódicas de preparação de tarefas ou esforço grupal: sua validade deve ser comprovada no decorrer do tempo. Comum a grupos gestores.

• Reunião geral: o propósito é levantar assuntos e com sorte solucioná-los. Mesmo com uma pauta bem organizada, reuniões gerais tendem a ser um dos tipos de reuniões menos eficientes.

Reuniões com carateres

específicos:• Assembleia• Seminário• Congresso• Fórum• Simpósio• Debate• Mesa redonda• Workshop• Convenção• Conferência

• Painel• Colóquio• Palestra• Inauguração• Assinaturas• Homenagens• Exposição e Feira• Oficina

Elementos Formais

– Tema da reunião; Objectivos previstos;Objectivos atingidos;Data / Local;Hora de início / Hora de termo; redator;Participantes

• Fazer sínteses intermédias, reformulações e conclusões parciais que permitam ao grupo aperceber-se dos resultados atingidos.

Cuidado

• Tipologias dos participantes

• O Conflituoso

• O Tímido

• O Intervencionista

• O Fala-barato

• O Contestatário

• O Comico

• O Fora de jogo

Atitudes

Evidenciar as diferenças

Definir com clareza o conflito – natureza e origem

Procurar o que há de significativo no conflito

Identificar as convergências e as divergências em relação ao conflito

Determinar com exactidão os pontos de desentendimento para sugerir soluções parciais

Evitar que a sua própria influência pese na decisão a tomar

Dominar-se para não resolver o assunto de uma só vez

Passar para o assunto seguinte assim que o conflito esteja resolvido e se tenha chegado a um acordo.

É importante que numa reunião o acordo (consenso) se estenda tanto aos objectivos como às soluções.

Técnicas

• Análise de problemas

• Técnica:identificação de um conjunto de informações relativas a uma determinada situação técnica ou humana.

• O problema: desvio ou desiquilíbrio entre o que deveria acontecer e o que acontece

• Imaginar as várias hipóteses de solução:

• - Quais as vantagens e desvantagens de cada uma delas?

Coffee break, breakfast, brunch, almoço

Obrigado pela atenção!

Aqui tem qualificação de verdade!

BEM-VINDO

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Assessoria de Imprensa

Professor Instrutor:

LUCYMARA

CORREIACERIMONIALISTA E

MESTRE DE CERIMÔNIAS

PEDAGOGA

PÓS GRADUAÇÃO EM GESTÃO DE PESSOAS E

QUALIDADE DO SERVIÇO PÚBLICO

Cerimonial, é um ramo de atividade onde se congregam os procedimentos sócio-culturais, protocolar público-privado das regras para a

realização de atos e solenidades.De uma certa forma o cerimonial é um instrumento

de equilíbrio, tratos e procedimentos. Um cerimonial é um conjunto de normas que tem

por finalidade ordenar corretamente o desenvolvimento do ato solene. Inclui

procedimentos como disciplina, hierarquia, ordem, elegância, respeito, bom senso, bom gosto e

simplicidade

Cerimonias

• O que é?

• - Preparação de uma cerimônia: Local; Público; Espaço; Mesa; Ambientação.

• O cerimonial valoriza as ações e gestos, cria sensibilidade, implica em honra, dignidade na celebração de cada ato. Evolui para a elevação social, para o desenvolvimento do indivíduo, do respeito ao próximo e assume o sentido natural da própria evolução humana

Trabalhar com Cerimonial é trabalhar com relações humanas. A essência de ambos é a mesma, isto é, o

encontro, o diálogo, a troca de informações. Pois não existe Cerimonial sem presença e interação humanas.Outra característica de nosso labor é a efemeridade. O sucesso de um evento dura o tempo de uma salva de

palmas, do fechar das cortinas, do lento apagar-se das luzes da ribalta.

Marcus Bessa | Assessoria do Cerimonial da Presidência do TJDFT

O protocolo é um conjunto de leis que regem o cerimonial público, entretanto não se deve tomá-lo ao

pé da letra, pois como está contido na própria lei, quando houver situações conflitantes, é o chefe do

cerimonial que determinará a atitude mais correta a ser tomada, conforme prevê o Ministério das Relações

Exteriores. Assim, além do preconizar a obediência, o cerimonial juntamente com a precedência são

referências de poder. Se alguém está em um nível hierárquico elevado significa que ele tem poder e

proeminência sobre outras autoridades.

Cerimonialista

• é um profissional de detalhes;

• De bem estar;

• De comunicação

• De imagem

• De apresentação

• De ligação

• De confiança!

Profissional - Dicas

• Aparencia e postura

• Bons hábitos

• Ética e Moral

• Teoria e prática

Postura

• Postura profissional

• A primeira impressão é a que vale, então é melhor estar preparado para mostrar uma postura profissional. E não é só a roupa que conta, as atitudes e a linguagem corporal também dizem muito sobre você.

Etiqueta

Dicas

• Se não tiver algo positivo a falar... Silencie!

• Elogios são bons... Se verdadeiros!

• Contornar situações só aumentam a viagem.. E o constrangimento!

• Comportamento é uma questão de bom-senso!

• Nem todos compartilham nossos gostos!

Origem:A palavra cerimônia vem do latim caerimoniale e refere-se às

cerimônias religiosas. O cerimonial tem sua origem nas sociedades primitivas. É a linguagem que regulamenta os rituais. Os rituais são

paralelos ao aparecimento da humanidade e eram criados para garantir o nascer do sol, o cair da chuva e a fertilidade do solo.

Rituais são reconhecidos como arte. Um ritual bem executado é mais que uma mera apresentação teatral. Usa elementos e símbolos e evoca a cultura e as crenças dos povos envolvidos. O uso do ritual é paralelo ao aparecimento da humanidade. Os homens dependiam

da caça e os primeiros rituais foram criados para apaziguar a natureza e garantir sobrevivência. O resultado de todo ritual é um

crescente equilíbrio, força, energia, e conforto individual ou de grupos.

A tônica constante do cerimonial é o respeito recíproco, a solidariedade e a cooperação. O cerimonial coexiste com a Filosofia (buscando método, fundamentos e princípios para percepção da realidade); com o Direito (codificando as regras de conduta para dar a cada um dos participantes as prerrogativas, privilégios e imunidades às quais têm direito) e com a Ética (apoiando-se na moral positiva. Interpreta um conjunto de regras de comportamento e formas de vida através das quais o homem se instrumenta para realizar o valor do BEM). Pela ética, o cerimonial cultua a arte (música, escrita, dança, decoração, esporte, literatura e etc.), da qual tira o sentido estético que toda solenidade, ou mesmo a rotina da vida, necessariamente deve ter no seu contexto coreográfico e simbólico. Rege o comportamento (etiqueta) e os costumes, favorecendo a projeção de atitudes participativas, responsáveis, conscientes, dos critérios de valor que enriquecem o diálogo e a cumplicidade do homem consigo mesmo, com a sociedade e com o próprio universo.

Vamos criar um evento?

Check list:LocalPopulação alvoConvitePalcoMesaBandeiraConvidadosComunicação.....

Composição de mesa

Serviços de mesa

Serviços de mesa:

À americana:

À francesa: a travessa se apresenta à esquerda do convidado para que ele se sirva.

À Brasileira: alimentos na mesa

À inglesa: Empratado; serve pela esquerda e retira pela direita; talheres ficam no prato (direto),Garçom serve o prato em frente ao convidado (indireto);

À Russa: Termina-se o preparo próximo ao convidado e serve-o.

Regra do :

30 -

+

60 -

+

90 -

Convite

ConviteConvite

Símbolos Nacionais

Bandeiras e Hinos

Quando usar?Quais?Tamanho?Quando hastear e quando arriar?Dia da BandeiraDecreto: Sua apresentação e seu uso são regulados pela Lei n. 5.700 de 1º de setembro de 1971.

Ordem de Bandeiras

Ordem de Precedência

No momento, no Brasil vigora o Decreto nº 70274 de 09/03/1972, com alterações feitas pelo Decreto nº 83186, de 19/02/1979, que determina as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência, instrumento indispensável para quem atua na área de eventos. Critérios gerais de precedência

Segundo o caráter do ato, costuma-se ceder, por cortesia, a precedência

aos representantes estrangeiros e autoridades visitantes.

Anfitrião é o ponto de partida para organizar a precedência.

Idade: o mais velho tem precedência sobre o mais novo.

Sexo: a mulher tem precedência sobre o homem.

Antigüidade histórica: antigüidade no credenciamento (representantes

diplomáticos), data de criação da instituição.

Ordem alfabética.

Titulação: organizada com base nos títulos (Bacharel, Mestre, Doutor).

- Cerimonial Federal

- Cerimonial Militar

- Cerimonial Tribunal de Justiça

- Cerimonial Tribunal de Contas

- Cerimonial de Casas Legislativas

- Cerimonial de Governo de Estado

- Cerimonial de Governos Municipais

- Cerimonial Real ou Imperial

- Cerimonial de Relações Exteriores

- Cerimonial Acadêmico

Recepção de AutoridadesRecepção de autoridades e visitantes estrangeiros e brasileiros há uma série de providências que devem ser tomadas para o sucesso da visita. Estas providências podem ser agrupadas numa check-list,. Vale lembrar que cada instituição pode preparar seu check-list, de acordo com suas necessidades e particularidades. Interesse do visitanteO visitante normalmente demonstra interesse não só pela instituição e/ou projeto que veio conhecer, como também pela região, Estado ou municípioTrajes

Papel do responsável pelo receptivoAssim, o responsável é a "vitrine" da instituição. Quanto mais bem preparado estiver, melhor será a impressão que se guarda do local.

CHECK-LIST

•Avaliação da visita

Controle de tempo

- contrato,

negociação e

criatividade!!!!

Serviços de mesa

À americana:À francesa: a travessa se apresenta à esquerda do convidado para que ele se sirva.À Brasileira: alimentos na mesaÀ inglesa: Empratado; serve pela esquerda e retira pela direita; talheres ficam no prato

Obrigado pela atenção!

Aqui tem qualificação de verdade!