CAF Apresentação dos resultados da auto-avaliação nos serviços centrais da DRTQP Ponta Delgada,...

CAF Apresentação dos resultados da auto-avaliação nos serviços centrais da DRTQP

Ponta Delgada, 19 de Março de 2007

Metodologia

Equipa de Auto-Avaliação

Ana Beatriz MiraCarmélia Salgadinho BrancoDória Lopes RovoredoGoreti AfonsoIdílio Fernandes Lara MeloLúcia LimaPedro AraújoRita Gonçalves dos Santos

Metodologia

Apresentação da CAF à DRTQPApresentação da CAF à DRTQP

Acom

pan

ham

en

to e

Valid

ação

Acom

pan

ham

en

to e

Valid

ação

Apresentação de resultados da AAApresentação de resultados da AA

Preenchimento da grelha de AAPreenchimento da grelha de AA

Planeamento da auto-avaliaçãoPlaneamento da auto-avaliação

Processo de auto-avaliação

Con

du

ção d

os

pro

cessos d

e a

uto

-avaliação

Con

du

ção d

os

pro

cessos d

e a

uto

-avaliação

Metodologia

Apresentação da CAF à DRTQP

Apresentação da CAF à DRTQP

Apresentação de resultados da AAApresentação de resultados da AA

Preenchimento da grelha de AAPreenchimento da grelha de AA

Planeamento da auto-avaliação

Planeamento da auto-avaliação

• Proposta à gestão de topo;

• Apresentação da CAF, da equipa AA e do cronograma de tarefas à gestão de topo e gestores intermédios;

• Definição da metodologia a seguir pela equipa AA.

• Apresentação aos colaboradores.

• Reunião da equipa AA para identificação de iniciativas e indicadores;

• Recolha de evidências;

• Reunião da equipa AA para preenchimento da grelha AA e atribuição da pontuação.

• Análise dos resultados;

• Elaboração do relatório final e plano de melhorias ;

• Apresentação dos resultados ao gestor de topo e Vise-Presidência;

• Apresentação dos resultados à gestão intermédia e colaboradores.

Metodologia

Elementos facilitadores

Metodologia

Dificuldades

Metodologia

RELATÓRIO

Apresentação dos resultados

1 Liderança 1,4

2 Planeamento e Estratégia 1,7

3 Gestão das Pessoas 1,7

4 Parcerias e Recursos 2,0

5 Gestão dos Processos e da Mudança 1,8

6 Resultados Orientados para o Cidadão/Cliente 2,0

7 Resultados relativos às Pessoas 2,1

8 Impacto na Sociedade 0,5

9 Resultados de Desempenho-Chave 2,1

Mei

os

Res

ult

ado

s

Cri

téri

os

Total global - 15,3


MeiosMeios ResultadosResultados

1 - LIDERANÇA 2 -PLANEAMENTO E

ESTRATÉGIA

3 - GESTÃO DASPESSOAS

4 - PARCERIAS ERECURSOS

5 - GESTÃO DOSPROCESSOS E DA

MUDANÇA

6 - RESULTADOSORIENTADOS

PARA OSCIDADÃOS/CLIENTES

7 - RESULTADOSRELATIVOS ÀS

PESSOAS

8 - IMPACTO NASOCIEDADE

9 - RESULTADOSDE DESEMPENHO

CHAVE

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

5


Pontuação Global Sectorial / DRTQP

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

DP

E

DS

T

DIF

P

OE

FP

FR

E

DS

E

SA

A

GE

AJ

DC

IAF

P e

GD

R

Sectorial

DRTQP


Fácil acesso às chefias

intermédias e à gestão de

topo

Equipamento tecnológico de última geração

Clara definição de

procedimentos

Grande visibilidade

do DR

Empenhamento dos

colaboradores

Existência do CID

Atendimento permanente

Pontos fortes

Parcerias


Pontos fracos

Oportunidades de melhoria

Plano de melhorias


Critérios de prioritização das acções de melhoria

Imp

act

oC

ap

acid

ade

Sa

tis

faç

ão

Elevado (5 pontos) Médio (3 pontos) Baixo (1 ponto)

Terá um impacto significativo em mais do que um objectivo da organização ou indicadores de desempenhoPode ser implementada no curto prazoRequer poucos recursos materiais e humanos para ser alcançadaPode ser controlada pela organização

A acção tem impacto directo na melhoria da satisfação do cidadão / cliente

Terá algum impacto em pelo menos um objectivo da organização ou indicador de desempenho

É possível implementar no curto prazoRequer um n.º razoável de recursos para ser alcançadaPode ser controlada pela organização

A acção tem impacto indirecto na melhoria da satisfação do cidadão / cliente

É provável que tenha impacto em qualquer objectivo da organização ou indicador de desempenho

É improvável de ser implementada no curto prazoRequer um n.º significativo de recursos para ser alcançadaDepende de factores externos à organização

Improvável impacto na satisfação do cidadão / cliente

Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 1 (Liderança)

Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK

Definir um conjunto de mecanismos formais que permitam a partilha da informação inter e intra departamental.

5 5 5 125 1

Criar uma calendarização com respectiva ordem de trabalhos, de reuniões gerais em que participem os dirigentes de topo e as chefias intermédias.

5 5 5 125 2

Implementar práticas para um melhor acompanhamento das dificuldades individuais.

5 5 5 125 3

Desenvolver um estilo de liderança que promova a motivação dos colaboradores.

5 5 5 125 4

Definir de forma expressa e clara a missão e a visão a médio e longo prazos e divulgá-las por toda a organização, pelos cidadãos/clientes e por todas as partes interessadas através de mecanismos já existentes.

5 5 5 125 5

Construir a missão, a visão e os valores para que se ajustem com relativa facilidade a mudanças do ambiente externo.

5 5 3 75 6

Criar uma calendarização de reuniões em que participem as chefias intermédias e os colaboradores.

5 5 3 75 7

Apresentação dos resultados Continuação


Implementar uma cultura de debate da classificação de serviço com os colaboradores.

3 5 5 75 8

Implementar um sistema de uma avaliação a 360º. 5 3 5 75 9

Criar um sistema de recolha de ideias e opiniões que dê origem a uma cultura de abertura traduzida pelo envolvimento das partes interessadas na formulação da visão, da missão, dos valores dos objectivos estratégicos e operacionais.

5 3 3 45 10

Divulgar o mapa actualizado de férias do pessoal. 3 5 3 45 11

Criação de Manual de Procedimentos, por cada serviço, que contenha expressamente as funções, responsabilidades e autonomias para cada nível de gestão e divulgá-lo às partes interessadas.

3 3 3 27 12

Implementar um sistema de avaliação que permita a atribuição de prémios (ex. de assiduidade, produtividade, pontualidade).

5 1 5 25 13

Generalizar a prática de comunicar as ausências dos gestores.

1 5 3 15 14

Criar um mecanismo de Auditorias Internas. 3 1 3 9 15

Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 2 (Planeamento e Estratégia)


Envolver os colaboradores no processo de elaboração do Plano de Actividades e proceder à sua divulgação interna.

5 3 5 75 1

Proceder à divulgação interna do Rel. Activ. 3 5 3 45 2

Partilhar com os colaboradores os aspectos relevantes abordados em reuniões de chefia.

3 5 3 45 3

Realizar periodicamente balanços dos vários sectores para definição de orientações e estratégias.

5 3 3 45 4

Exarar documentalmente as orientações para os serviços, emanadas das reuniões informais, para efeitos de aplicação de critérios uniformes.

3 3 3 27 5

Elaboração de Inquéritos p/ recolha de Informação sobre aspectos relevantes p/ a activ. da DRTQP.

5 1 5 25 6

Reorganizar os Placards informativos de forma + apelativa.

1 5 5 25 7

Diligenciar o alargamento do período de relevância dos IRCT’s para efeitos dos Quadros de Pessoal.

5 1 3 15 8

Publicitar o mapa de saídas dos motoristas. 1 5 1 5 9

Publicitar o calendário de tarefas do pessoal auxiliar. 1 5 1 5 10

Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 3 (Gestão das Pessoas)


Promover uma maior política de diálogo / troca de informação, entre os vários serviços da DRTQP. 5 5 5 125 1

Criar mecanismos para avaliação da satisfação dos colaboradores.

5 5 5 125 2

Reformular o sistema de arquivo com vista à sua optimização.

3 3 5 45 3

Proporcionar a formação específica e ajustadas a algumas categorias (ex. Técnicos de Emprego e auxiliares) e a algumas áreas formativas (ex. auditorias, acreditação).

3 3 5 45 4

Actualizar e implementar o Manual de Acolhimento. 3 3 3 27 5

Apostar no e-learning. 3 3 3 27 6

Contratar serviço de manutenção mensal dos aparelhos de ar condicionado.

1 5 5 25 7

Maior flexibilidade na atribuição de Jornadas Contínuas aos colaboradores.

1 5 5 25 8

Apresentação dos resultados Continuação


Divulgar o Plano de Emergência. 1 3 5 15 9

Criar medidas enquadradoras para os fumadores. 1 3 5 15 10

Criar um espaço para permanência dos motoristas e do pessoal auxiliar.

1 3 5 15 11

Melhorar as condições de trabalho do Observatório do Emprego e Formação Profissional (manutenção do edifício e instalação de ar condicionado).

1 3 5 15 12

Garantir aos serviços que necessitam de confidencialidade no atendimento, os espaços físicos adequados.

3 1 5 15 13

Criar um Plano de Saúde. 1 3 5 15 14

Promover mecanismos de recolha de sugestões e ideias interno (ex. Caixa de sugestões com questionário dirigido aos funcionários).

1 5 3 15 15

Criar um bar/refeitório com condições adequadas, face ao número de funcionários existentes.

1 1 5 5 16

Contratar uma firma de segurança. 1 1 5 5 17

Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 4 (Parcerias e Recursos)


Criar um centro de custos p/ cada serviço da DRTQP. 5 3 5 75 1

Promover formação específica nas áreas sujeitas a parceria.

3 3 5 45 2

Criar uma intranet na DRTQP. 3 3 5 45 3

Diminuir o tempo de resposta aos pedidos de apoio técnico solicitados pelos serviços da DRTQP ao gab. de informática.

3 3 5 45 4

Proceder à ident. todos os funcionários nas secretárias. 1 5 5 25 5

Proceder à identificação, c/ crachás, do pessoal auxiliar e recepcionistas.

1 5 5 25 6

Proceder à introdução dos elementos identificativos nos e-mails em toda a DRTQP.

1 5 5 25 7

Proporcionar lugares de estacionamento a todos os colaboradores.

5 1 5 25 8

Implementar um sistema eficaz de controlo das entradas e saídas dos cidadãos / clientes.

1 3 5 15 9

Proporcionar um lugar de estacionamento para os cidadãos /clientes portadores de deficiência.

1 1 5 5 10


Tabela de prioritização – Critério 5 (Gestão dos Processos e da Mudança)


Implementar, ao nível legislativo, uma maior articulação entre a proposta técnica apresentada e os trâmites subsequentes à concretização de diplomas. 5 3 5 75 1

Proceder à introdução e permanente actualização dos conteúdos informativos no portal do gov, no espaço afecto à DRTQP.

3 5 5 75 2

Promover um maior envolvimento de todos os funcionários nas mudanças chave da organização. 5 3 5 75 3

Optimizar e reajustar os recursos humanos em função das necessidades.

5 3 3 45 4

Possibilitar a utilização do SGC fora do local de trabalho. 5 1 5 25 5

Divulgar a existência da Caixa de Sugestões junto dos cidadãos/clientes.

1 3 5 15 6


Tabela de prioritização – Critério 6 (Resultados Orientados para os Cidadãos / Clientes )


Elaborar instrumentos para aferição da satisfação dos cidadãos /clientes (internos e externos) sobre o desempenho global da organização. 3 3 5 45 1


Tabela de prioritização – Critério 7 (Resultados Relativos às Pessoas)

Acções de Melhoria I C S IxCxS RANKCriar instrumentos de aferição sobre motivação, envolvimento das pessoas e desenvolvimento de competências.

5 3 5 75 1

Criar instrumento de aferição sobre a satisfação dos funcionários em relação às condições de trabalho. 3 3 5 45 2

Criar um núcleo de actividades recreativas/culturais. 3 3 5 45 3

Proceder ao tratamento estatístico dos instrumentos de Notação Periódica

1 3 3 9 4

Proceder a uma análise comparativa entre os balanços sociais anuais.

3 3 1 9 5


Tabela de prioritização – Critério 8 (Impacto na Sociedade)


Quantificar e qualificar o impacto económico e social junto da comunidade local. 3 1 3 9 1

Proceder ao apuramento dos dados recolhidos sobre a implementação do Plano de Operacionalidade do Plager.Gov. 1 3 1 3 2

Criar um plano estratégico com vista à utilização de fontes de energia renováveis, e mecanismos de quantificação desse mesmo impacto. 1 1 3 3 3


Tabela de prioritização – Critério 9 (Resultados de Desempenho- Chave)


Implementar medidas de análise e avaliação dos seguintes resultados externos:

a)Grau de cumprimento dos objectivos em termos de resultados e de impacto (na sociedade). 5 3 5 75 1

b)Melhoria da qualidade do serviço ou produto. 5 3 5 75 2

c)Quantificação e qualificação da relação custo-eficácia (resultados conseguidos ao menor custo possível).

5 3 5 75 3

d)Grau de eficiência do serviço 5 3 5 75 4

e)Indicadores de desempenho resultante de inspecções e auditorias anteriormente realizadas. 5 3 5 75 5


Continuação


Implementar medidas de análise e avaliação dos seguintes resultados internos:

a)Indicadores relativos à participação de todas as partes interessadas na organização.

5 3 5 75 6

b)Indicadores relativos à capacidade da organização em satisfazer e conciliar as necessidades de todas as partes interessadas.

5 3 5 75 7

c)Quantificar e qualificar todas as evidências relativas à melhor utilização de tecnologias de informação (na gestão do conhecimento interno e/ou no trabalho em rede e comunicação interna e externa).

5 3 5 75 8


Continuação


Consolidar a prática do uso de medidas de avaliação dos seguintes itens:

a)Grau de execução orçamental. 5 5 3 75 9

b)Grau de realização dos objectivos financeiros. 5 5 3 75 10

c)Grau de realização dos interesses financeiros dos vários departamentos. 5 5 3 75 11

d)Percentagem da despesa cabimentada. 5 5 3 75 12

e)Grau de execução da receita. 5 5 3 75 13

Apresentação dos resultados Plano de melhorias

Ficha da acção 1: Partilha de informação (formas) – Critério 1

Desenvolvimento da acção Actividades a realizar

Benefícios

Defenir um conjunto de mecanismos formais que

permitam a partilha da informação

inter e intra departamental

Divulgar informação relevante por correio electrónico

Criar pastas partilhadas acessíveis a todos os departamentos, com conteúdos pré-definidos

Partilhar pastas, dentro de cada departamento, de toda a informação produzida

Criar uma intranet

Permitir que toda a informação relevante se

encontre acessível, de forma imediata

e actual, a todas as partes

interessadas

Setembro 2007

Responsável: Gestão de topo e intermédia


Ficha da acção 2: Reunião de chefias – Critério 1

Desenvolvimento

da acção Actividades a realizarBenefícios

Criar uma calendarização com respectiva

ordem de trabalhos, de

reuniões gerais em que participam os dirigentes de topo

e as chefias intermédias

Criar um calendário de reuniões de chefias

Divulgar previamente a ordem de trabalhos

Distribuir previamente a documentação objecto de análise

Criar uma rotina de reuniões semanais

entre chefias, e optimizá-las em

termos de resultados,

libertando a chefia de topo de

abordagens sistemáticas

Junho 2007

Responsável: Gestão de topo


Ficha da acção 3: Acompanhamento de dificuldades individuais – Critério 1

Desenvolvimento


Implementar práticas para um

melhor acompanhamento das dificuldades

individuais

Promover junto dos colaboradores a identificação de dificuldades individuais

Acompanhar e orientar a execução de tarefas específicas, através da partilha mútua de conhecimentos

Distribuir previamente a documentação objecto de análise

Promover um verdadeiro espírito

de equipa e cooperação

Junho 2007

Responsável: Chefias intermédias


Ficha da acção 4: Liderança proactiva – Critério 1

Desenvolvimento


Desenvolver um estilo de liderança

que promova a motivação dos colaboradores

Dirigir palavras de estímulo e de reconhecimento Aumento da

motivação

Junho 2007

Responsável: Chefias e colaboradores

Atitudes assertivas

Demonstrar flexibilidade face a situações pessoais concretas

Gerir conflitos de forma moderadora

Acolher e implementar sugestões e ideias

Promover a criatividade e inovação

Melhoria no desempenho

individual


Ficha da acção 5: Missão e Visão – Critério 1

Desenvolvimento


Definir de forma expressa e clara a missão e a visão a

médio e longo prazos e divulgá-

las por toda a organização, pelos cidadãos/clientes e por todas as partes

interessadas através de

mecanismos já exitentes

Criar um documento que defina a Visão e a respectiva Missão

Divulgar o documento

Definição clara da Visão e Missão

Junho 2007

Responsável: Gestão de topo


Ficha da acção 6: Diálogo e troca de informação (conteúdos) – Critério 3

Desenvolvimento


Promover uma maior política de diálogo / troca de informação entre

os vários serviços da DRTQP

Definir quais as necessidades de partilha de informação relevante, para os diversos departamentos

Propor ao CID a criação de um boletim informativo interno

Criar um sistema de recolha de informação relevante, em função das necessidades acima identificadas

Criar uma cultura de partilha de

informação

Junho 2007

Responsável: Chefia de topo e intermédia


Ficha da acção 7: Avaliação da satisfação dos colaboradores – Critério 3

Desenvolvimento


Criar mecanismos para a avaliação da

satisfação dos colaboradores

Elaboração de um inquérito pela psicóloga da DRTQP

Distribuição do inquérito pelo SAA

Tratamento estatístico dos dados recolhidos pela psicóloga

Conhecer o grau de satisfação dos

colaboradores

Janeiro 2008

Responsável: Psicóloga e SAA

Implementação

Aposta no futuro desejável para a DRTQP

Compromisso com o envolvimento no projecto de mudança

QUESTÕES

OBRIGADA

RITA GONÇALVES DOS SANTOS

Email: [email protected]

Diapositivos elaborados por Ana Beatriz Mira

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