CARTILHA DE ORIENTAÇÕES

BÁSICAS SOBRE GESTÃO DE

ARQUIVOS DE ORGANIZAÇÕES

MILITARES

2010

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Prefácio

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1. CONCEITOS BÁSICOS

1.1 ARQUIVOLOGIA

“Disciplina que tem por objeto o conhecimento dos arquivos e dos princípios e técnicas a serem aplicados

na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização”.

“É o estudo e arte dos arquivos”.

1.2 ARQUIVÍSTICA “Disciplina que trata dos princípios e técnicas da organização e utilização dos arquivos”.

“Princípios e técnicas a serem observados na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos

arquivos”.

“Aplicação prática da Arquivologia”.

1.3 ARQUIVO

Dicionário Aurélio: s.m. Conjunto de documentos, como papéis oficiais, impressos, manuscritos, cartas e

fotografias sobre determinado assunto. &151; Os arquivos existem desde a invenção da escrita, na

Antiguidade. Egípcios, assírios, persas, gregos e romanos possuíram arquivos. Na Europa, foi sobretudo a

partir da Idade Média que se organizaram os grandes arquivos nacionais. Devido ao grande número de

documentos acumulados no passado e a produção cada vez maior de novos documentos, foi-se

aperfeiçoando a arquivologia, que é o conjunto de técnicas de organização e manipulação de arquivos, os

Estados Unidos e a ex-União Soviética, que atualmente possuem os mais completos arquivos nacionais do

mundo, somente começaram a organizá-los no princípio deste século.

“Arquivo é o conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos por pessoa

física e instituições públicas ou privadas, em decorrência do exercício de atividade específica, qualquer que

seja o suporte da informação ou natureza do documento.”

Outros sentidos da palavra:

- móvel próprio para guarda de documentos;

- local (edifício, sala, etc.) de uma OM destinado à guarda de sua documentação;

- a própria instituição: Arquivo Nacional, Arquivo Público, Arquivo Histórico do Exército, etc.

1.4 ARQUIVAMENTO

Art 19 das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército)

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“É uma seqüência de operações que tem por finalidade a guarda ordenada de documentos textuais,

iconográficos, audiovisuais (filmográficos e sonoros), micrográficos, cartográficos, informatizados, etc.

1.5 DOCUMENTOS ORIGINAIS

Art. 11 das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército)

“O exemplar “ORIGINAL” de todos os documentos elaborados na OM e cada exemplar “ORIGINAL” de

outra procedência por ela recebido, deverão permanecer arquivados pelo período mínimo de cinco anos.

Esse é o “prazo mínimo de arquivamento obrigatório” para os documentos “ORIGINAIS” no Exército que

constem ou não da TBTEx.”

Art. 12 das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército)

“Por “exemplar original” entende-se:

I - todos aqueles documentos que possuem a assinatura de próprio punho da autoridade signatária e

recebidos pelo destinatário;

II - os documentos assinados por delegação e recebidos pelo destinatário;

III - no caso de documentos circulares, são consideradas originais, todas as primeiras vias recebidas pelos

destinatários; e

IV - todas as segundas vias de documentos que permanecem com o expedidor.”

1.6 COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO EXÉRCITO (CPADEx)

Art. 3° das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército)

“A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Exército (CPADEx) é o órgão central do

sistema destinado à análise, avaliação, seleção e arquivamento de documentos no âmbito de todo o

Exército, sendo integrada por Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos (SCPAD),

distribuídas e escalonadas em três níveis hierárquicos, conforme a estrutura do Exército.”

1.7 TABELA BÁSICA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS NO ÂMBITO DO EXÉRCITO (TBTEx)

Art. 9º das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército)

“A “Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos no Âmbito do Exército” (TBTEx) é

um instrumento de destinação, aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que determina

prazos de guarda, transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.”

Obs: Está em fase de análise pelo CONARQ a nova Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de

Documentos no Âmbito do Ministério da Defesa, a qual irá abranger os documentos das três Forças

Armadas.

1.8 PRAZOS DE GUARDA, FASE CORRENTE E FASE INTERMEDIÁRIA

Art. 10 das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército)

“Prazos de Guarda: refere-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos, nas fases

corrente e intermediária, tempo este contado a partir da data de elaboração do documento. Conforme

conceituação do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o prazo de guarda, na fase intermediária, não

inclui o tempo previsto da fase corrente; logo:

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“PRAZOS DE GUARDA” = “PRAZO DA FASE CORRENTE” + “PRAZO DA FASE INTERMEDIÁRIA”

Fase Corrente: refere-se ao período em que o documento é freqüentemente consultado;

Fase Intermediária: relaciona-se ao período em que o documento tem que cumprir o prazo de guarda

previsto e é consultado com menor freqüência.”

1.9 SUPORTE ARQUIVÍSTICO

Material no qual são registradas as informações. (Ex: papel, papel fotográfico, fita VHS, DVD, CD, película

de microfilme, etc).

1.10 PAPEL ALCALINO

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O que é?

Onde adquiri-lo?

Quais os tipos?

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2. ARQUIVOS DAS OM

FINALIDADES DOS ARQUIVOS DAS OM

Para centralizar em um local determinado os documentos produzidos e recebidos que tenham valor

administrativo, jurídico e histórico. Essa medida facilitará as consultas aos documentos.

Os arquivos das OM são muito consultados pelos reservistas e militares da reserva ou reformados. Eles são

fontes de informações para pesquisas históricas, comprovação de direitos, etc. A Justiça é outra grande

cliente dos arquivos. As solicitações da Justiça geralmente são feitas por intermédio de um documento

chamado DEFESA DA UNIÃO. Nesses casos, a precisão e a rapidez no atendimento ao solicitado evitarão

futuros problemas para a OM. Além disso:

Servir a administração - fornecem informações e documentos necessários ao desenvolvimento das atividades;

- facilitam o acesso aos documentos;

- preservam a documentação da OM; e

- possibilitam o controle da produção de documentos.

Servir à História - fornecem informações e/ou documentos para reconstituir ou escrever a história política, social ou

econômica de uma nação;

- servem de memória de uma OM; e

- constituem fontes de pesquisa.

Acessibilidade - colocar à disposição dos usuários (sociedade) documentos que fornecem informações de caráter

probatório ou simplesmente informativo.

FUNÇÕES DOS ARQUIVOS

- recolher e ordenar todos os documentos que circulam na OM;

- avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua conservação definitiva ou sua eliminação;

- garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes das diversas seções da OM;

- arquivar os documentos, visando à recuperação da informação;

- conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda;

e

- executar as funções específicas conforme a organização e a administração da OM.

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ARQUIVOS PREVISTOS NAS OM

Art 20 das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército)

“Em cada OM deverão existir:

I – Arquivo Corrente; e

II – Arquivo Geral da OM.”

ARQUIVO CORRENTE

Art 21 das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército)

“É um local, normalmente na própria Seção, destinado ao depósito de todos os documentos que estão

cumprindo o “prazo mínimo de arquivamento obrigatório de cinco anos”. São ordenados, normalmente, de

acordo com o ano de elaboração.”

Em todas as seções e repartições deverá haver um arquivo corrente, nos quais deverão ser arquivados

todos os documentos recebidos e expedidos. Dependendo do tamanho da seção ou repartição, poderão ser

poucos ou muitos documentos. As OM poderão adotar procedimentos próprios para aperfeiçoar o

arquivamento de documentos em função das instalações disponíveis, do volume de documentos e do

pessoal existente.

Em um Pelotão, por exemplo, serão arquivadas as partes expedidas. Em uma subunidade serão arquivadas

dentre outros, os requerimentos, as partes, os QTS, etc.

Este arquivo deverá ficar guardado em uma dependência, arquivo de aço, armário ou até mesmo em uma

gaveta. Este local chamado de Arquivo Corrente, na realidade será um DEPÓSITO DE DOCUMENTOS.

ARQUIVO GERAL

É uma Seção, subordinada geralmente à 1ª Seção, Ajudância Geral ou Secretaria, responsável pela guarda

de toda documentação permanente expedida ou recebida pela OM.

No Arquivo Geral da OM encontramos documentos desde o seu primeiro dia de funcionamento (criação) até

os dias atuais. Se esta OM for oriunda de outra (Ex: transformação do 1º Batalhão de Saúde em 21º

Batalhão Logístico) provavelmente o arquivo da OM de origem também estará guardado nesse depósito. Os

documentos podem ser ofícios, IPM, sindicâncias, requerimentos, boletins internos, etc. Também podem ser

arquivadas fotografias, cartas topográficas, plantas das instalações da OM, etc.

Inciso II do Art 20 das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército)

“Arquivo Geral da OM, subdividido em dois arquivos:

a) Intermediário; e

b) De Guarda Permanente.”

ATENÇÃO:

1. Os documentos reservados devem ser guardados em armários ou gavetas com fechadura.

2. Os documentos de 2ª Seção (INTELIGÊNCIA) obedecem às normas próprias existentes para o trato

desse tipo de documentação.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

Inciso II do Art 21 das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército)

“É destinado à guarda de documentos originais já analisados pela Subcomissão Permanente de Avaliação

de Documentos (SCPAD), oriundos do “Arquivo Corrente” que estão cumprindo o prazo de guarda previsto

na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos no Âmbito do Exército (TBTEx). Tais

documentos deverão ser reorganizados em função do ano previsto para a sua eliminação (e não mais do

ano de elaboração), a fim de possibilitar o seu rápido acesso.”

Parágrafo único

“Os Arquivos Intermediários deverão estar em um local apropriado, denominado “Arquivo Geral da OM”.

ARQUIVO DE GUARDA PERMANENTE

Inciso II do Art 21 das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército)

“É um local destinado à custódia de documentos de rara consulta e que devem ser permanentemente

arquivados, por serem de grande valor histórico para a OM.”

Parágrafo único

“Os arquivos de Guarda Permanente deverão estar em um local apropriado, denominado “Arquivo Geral da

OM”.

OS DOCUMENTOS NELE GUARDADOS NÃO PODERÃO SER DESTRUÍDOS OU ELIMINADOS!

RESPONSÁVEIS PELOS ARQUIVOS DAS OM

Arquivo de Guarda Permanente

Art 24 do RISG (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército)

“O ajudante-secretário é um auxiliar imediato do Cmt U, incumbindo-lhe:

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Inciso VI – manter, em dia e em ordem, o arquivo da documentação da unidade, de acordo com as normas

em vigor.”

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Arquivo Corrente Os chefes de todas as seções e repartições que expedirem ou receberem documentos. Ex. Cmt Pel, Cmt

SU, Ch Seção, Ch Divisão, etc.

FONTES DE CONSULTA NECESSÁRIAS

VERIFICAR O QUE É REALMENTE IMPORTANTE E ONDE ENCONTRÁ-LAS.

- Regulamento Interno e dos Serviços Gerais (RISG);

- Orientação para Preservação e Difusão do Acervo Cultural do Exército Brasileiro, elaborada pela Diretoria

de Assuntos Culturais, atual DPHCEx;

- Normas para Recolhimento de Acervos ao Arquivo Histórico do Exército;

- Ofício N° 014 CPADEx, de 3 de abril de 2009;

- Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim do

Exército Brasileiro;

- Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da

Administração Pública;

- Temporalidade Subclasse 080 Militares;

- Orientações Gerais para Preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos do Exército;

- Normas para Utilização dos Arquivos, Bibliotecas e Museus por parte de Historiadores e outros estudiosos

(Port Min nº 2449, de 27 Set 79);

- Normas para a Preservação e Difusão do Patrimônio Cultural do Exército Brasileiro;

- IG 10-42 (Instruções Gerais para a Correspondência, as Publicações e os Atos Administrativos no Âmbito do

Exército); e - IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército).

Observação: as fontes de consulta citadas acima se encontram disponíveis na página eletrônica do AHEx

(www.ahex.ensino.eb.br).

ORGANIZAÇÃO DO DEPÓSITO DE DOCUMENTOS

Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu

suporte e suas especificidades, a saber:

- documentos textuais, como manuscritos e impressos;

- documentos encadernados;

- documentos textuais de grande formato;

- documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;

- documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;

- documentos em meio micrográfico;

- documentos fotográficos;

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- documentos sonoros;

- documentos cinematográficos; e

- documentos em meios magnéticos e ópticos.

Obs: os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose devem ser armazenados separadamente, de

acordo com sua base e condição de preservação.

CUIDADOS COM O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

Art. 23 das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército)

“É necessário muito cuidado quanto ao arquivamento, pois um documento arquivado erroneamente poderá

ficar perdido, sem possibilidades de recuperação:

I - estes documentos deverão ser arquivados, de modo adequado, em pasta, fichário, estante, armário,

prateleira, caixa, gaveta, embalagem, estojo, mapoteca, banco de dados, etc.;

II - deve-se evitar, na medida do possível, os efeitos da deterioração de documentos, causados por agentes

ambientais, biológicos, humanos e desastres naturais, conforme o que estabelece o capítulo n° 3

(Preservação do Acervo), da “Orientação para Preservação e Difusão do Acervo Cultural do Exército

Brasileiro”, elaborada pela Diretoria de Assuntos Culturais; e...”

CONTROLE DA DOCUMENTAÇÃO

Registrar SEMPRE no livro de cautelas a entrada ou saída de qualquer documento do depósito.

Outro artifício importante para auxiliar no controle da saída de documentos e depois facilitar a sua guarda é

o GUIA-FORA. Trata-se de um papel ou cartão, de preferência colorido, que é colocado no local do

documento, no ato de sua retirada, com uma parte ficando a mostra para sinalizar a saída e a localização

do documento. Esse procedimento facilitará a sua guarda no local correto.

DICA IMPORTANTE: A informação deve estar adequadamente identificada, classificada e controlada, para

que a localização e a devolução ao local de depósito sejam realizadas de forma ágil e sem riscos de danos

ou extravios. Para que esses procedimentos sejam efetivos e possam assegurar a manutenção das

condições de acesso, eles devem ser regularmente revistos.

É importante que os registros relativos aos documentos sejam incorporados a um sistema de informações,

como um banco de dados, e que os sistemas de recuperação sejam amplamente compatíveis.

CUIDADOS COM O ARQUIVAMENTO

Art. 23 das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército)

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“É necessário muito cuidado quanto ao arquivamento, pois um documento arquivado erroneamente poderá

ficar perdido, sem possibilidades de recuperação:

I - ............

II - ...........

III - para tanto, deve-se atentar para os seguintes procedimentos de arquivamento de documentos:

a) ............

b) quanto à instalação:

1. selecionar o melhor local para a instalação do arquivo, de modo que ele ofereça boas condições à

preservação dos documentos;

2. selecionar os métodos de arquivamento mais adequados, tais como: por assunto, cronológico, tipo de

documento, de base alfabética, de base numérica, geográfico, ou a combinação deles;

3. estabelecer a quantidade de pastas, estantes, prateleiras e armários necessários, de acordo com o

método de arquivamento selecionado;

“Exemplo de distribuição de documentos por pastas”

4. identificar, de maneira visível, as pastas, gavetas, armários, caixas, etc, por meio de anotações

registradas do lado de fora das mesmas, para facilitar a consulta; e

5. para os documentos que serão arquivados além do prazo mínimo de arquivamento obrigatório (5 anos),

deverá ser elaborada uma “Folha de Referência” para cada conjunto documental.”

CARACTERÍSTICAS DO LOCAL ADEQUADO PARA SE MONTAR UM DEPÓSITO

O ideal é que o lugar escolhido seja:

Áreas Externas

A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança contra perigos

iminentes, evitando-se, por exemplo:

- áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações, como margens de rios e subsolos;

- áreas de risco de incêndios, próximas a postos de combustíveis, depósitos e distribuidoras de gases, e

construções irregulares;

- áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica, como refinarias de

petróleo;

- áreas próximas a instalações estratégicas, como indústrias e depósitos de munições, de material bélico e

aeroportos.

Áreas Internas

Nas áreas de depósito, os cuidados devem ser dirigidos a:

- a área dos depósitos não deve exceder a 200 m2. Se necessário, os depósitos deverão ser

compartimentados. Além dos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas,

sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas de menor insolação;

- em caso de piso superior de prédio, prever condições estruturais de resistência a cargas;

- escolher um local arejado, seco, sem umidade ou infiltrações;

- escolher um local que tenha condições de expansão;

- evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as áreas de depósito;

- evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações, dando preferência

a terrenos mais elevados, distanciados do lençol freático. No caso de depósitos em andares térreos, prever

pisos mais elevados em relação ao solo e com boas condições de drenagem deste, pelas mesmas razões;

- não estar próximo ao rancho, depósito de gêneros, cantinas, instalações de animais (baias, canis, etc) ou

lixeiras; e

- promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial com soluções de baixo custo, inclusive

com a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar.

DICAS IMPORTANTES

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CUIDADOS COM A SELEÇÃO E TREINAMENTO DO PESSOAL Art. 23 das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) “É necessário muito cuidado quanto ao arquivamento, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação: I - ............ II - ........... III - para tanto, deve-se atentar para os seguintes procedimentos de arquivamento de documentos: a) selecionar e treinar pessoal capacitado para desenvolver as seguintes atividades no gerenciamento de documentos: 1. recebimento e expedição: consiste no serviço de protocolo da documentação. Engloba as seguintes atividades: recebimento, registro, distribuição e expedição de documentos; 2. classificação: consiste na atividade de avaliar o conteúdo dos documentos, após protocolados, direcionando-os aos respectivos responsáveis; e 3. arquivamento: consiste na disposição ordenada da documentação, após cessada sua tramitação, para posterior e oportuna consulta.” PESSOAL NECESSÁRIO PARA ADMINISTRAR UM ARQUIVO DE OM Arquivo Corrente O próprio expedidor do documento poderá ser o responsável pelo seu arquivo corrente. Em uma SU o sargenteante poderá ser o responsável. Em uma seção do Estado-Maior da OM, um militar poderá ser designado pelo chefe da seção para controlar os documentos do arquivo corrente daquela seção. Arquivo Geral da OM Depende do tamanho do arquivo, em alguns casos basta um graduado e um auxiliar, desde que estejam capacitados para desempenhar a missão. Fatores que podem influenciar no efetivo: - o tamanho do acervo; - o seu estado de conservação; - as condições das instalações; e - a demanda por pesquisas. DICAS IMPORTANTES

??

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PRINCIPAIS CONSEQÜÊNCIAS DE UMA MÁ GESTÃO DOS ARQUIVOS - Dificuldade na recuperação de informações. - Negação de direitos aos cidadãos ou militares da ativa e reserva. - Perda de documentos de valores históricos e culturais da OM e da Força. - Prejuízo para a administração pública. SANÇÕES PASSÍVEIS PELA MÁ ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS LEI Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. LEI Nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998 “Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências.

...................

CAPÍTULO V

Seção IV

DOS CRIMES CONTRA O ORDENAMENTO URBANO E O PATRIMÔNIO CULTURAL Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I – bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; II – arquivo, registro, museu, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato

administrativo ou decisão judicial; Pena: reclusão, de um a três anos, e multa. Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de detenção, sem prejuízo

da multa.

(D.O.U., 13 de fevereiro de 1998 e retificada em 17 de fevereiro de 1998).” DECRETO Nº 3.179, de 21 de setembro de 1999

“Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio

ambiente, e dá outras providências. .........

CAPÍTULO II

Seção IV

DAS SANÇÕES APLICÁVEIS ÀS INFRAÇÕES CONTRA O ORDENAMENTO URBANO E O PATRIMÔNIO CULTURAL

Art. 49. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I – bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; II – arquivo, registro, museu, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; Multa de R$ 10.000 (dez mil reais) a R$ 500.000 (quinhentos mil reais).

(D.O.U., 22 de setembro de 1999).”

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ACESSO E SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS LEI Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991

“CAPÍTULO V

DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1° Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos. § 2° O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3° O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção. Art. 24 Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.” DOCUMENTOS DE VALOR HISTÓRICO As Tabelas de Temporalidades são os documentos que definem, tanto da Administração Publica quanto nas Forças Armadas, os documentos de valor histórico que deverão se mantidos em guarda permanente. DOCUMENTOS SEM VALOR ARQUIVÍSTICO Art. 14 das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército) “ Documentos sem valor arquivístico são documentos, mesmo “ORIGINAIS”, que: I - tratem de assuntos que são recapitulados em outros documentos de maior hierarquia; II - não possuam valor histórico; III - não respaldem direitos, obrigações e/ou comprometimento legal ou fiscal; IV - não exijem imposição de temporalidade por outros órgãos de controle e da administração pública; e V - não se prestam para consultas futuras. Parágrafo único. Esses documentos, ao fim do ‘prazo mínimo de arquivamento obrigatório’, de 5 anos, e após avaliação pela SCPAD da OM, serão, em princípio, eliminados, ou, em casos excepcionais, poderão ser conferidos aos mesmos, novos prazos de guarda.” A IMPORTÂNCIA DOS ASSENTAMENTOS DE CB E SD a. Simplificar a escrituração do Histórico do Pessoal Militar do Exército, particularmente das folhas de alterações, registrando nelas os fatos mais significativos da carreira militar, previstos em Normas, em rigorosa ordem cronológica. b. Manter atualizados os Registros Funcionais com informações sobre a vida funcional de cada militar. c. Permitir a atualização permanente e imediata dos registros do pessoal militar existentes no Banco de Dados do Sistema de pessoal sob responsabilidade do DGP. DOCUMENTOS DIGITAIS Art. 32 das IG 11-03 (Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército)

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“A gestão de documentos tramitados pelos meios eletrônicos e de microfilmagem é regulada por legislação específica.” A Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007 (E-Arq Brasil-Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR) aponta uma série de requisitos para a criação de Arquivos Digitais que dever portar dados passiveis de serem inseridos na Classificação e Gestão Documental, incluindo a recuperação das informações no futuro. A atual legislação brasileira que garante autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica e digitais encontra-se em processo de regulamentação, segundo o CONARQ. ATENÇÃO: A guardar de documentos nos diversos tipos de suporte digitais exige cuidados especiais. Dentre eles, destacamos: - não manter a mídia próxima de locais com campo magnético ou sob ação do calor ou de raios solares; - verificar a existência de softwares e hardwares compatíveis com as mídias existentes; e - fazer cópia de segurança.

OBS: O ORIGINAL DE TODOS OS DOCUMENTOS RECEBIDOS OU EXPEDIDOS DEVERÁ SER ARQUIVADO EM SUPORTE DE PAPEL.

GLOSSÁRIO Acervo - Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. Acesso - Possibilidade de consulta a documentos e informações. Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização. Condicionamento - Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso. Armazenamento - Guarda de documentos em depósitos. Arquivamento - Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação. Arquivista - Profissional de nível superior, com formação em arquivologia ou experiência reconhecida pelo estado. Arquivo - Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Arquivo Corrente - Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objetivo de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. Arquivo Intermediário - Conjuntos de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação. Arquivo Permanente - Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Também chamado de arquivo histórico. Arquivologia - Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Atividade-fim - Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Atividade-meio - Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Avaliação - Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Catálogo - Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou geográficos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica. Classificação - Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. Coleção - Conjunto de documentos com características comuns, reunidos intencionalmente. Comissão de avaliação e destinação - Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade. Consulta - Busca direta ou indireta de informações. Controle ambiental - Conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente de armazenamento propício à preservação, correspondendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como prevenção de infestação biológica, procedimentos de manutenção, segurança e proteção contra fogo e danos por água. Custódia - Responsabilidade jurídica, temporária ou definitiva de guarda e proteção de documentos dos quais não se detém, a propriedade. Depósito - local de guarda de documentos. Destinação - decisão com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.

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Digitalização - Processo de conversão de um documento para formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner. Documentação - Conjunto de documentos. Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações e documentos. Documento - Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. Documento bibliográfico - Gênero documental integrado por impressos, como livros, folhetos e periódicos. Documento cartográfico - gênero documental integrado por documentos que contêm representações gráficas da superfície terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos, como mapas, plantas, perfis, fotografias aéreas. Documentos eletrônicos - Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessível por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais. Documento iconográfico - Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotografadas, como fotografias e gravuras. Documento Impresso - documento textual impresso ou multigrafado. Documento ostensivo - documento sem qualquer restrição de acesso. Documento sigiloso - documento que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso. Documento textual - gênero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos, como atas de reunião, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e relatórios. Eliminação - destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Filme - película ou filme de plástico capaz de fixar em positivo ou negativo. Filme de acetato - filme com base composta de acetato de celulose, utilizado em substituição ao filme de nitrato por oferecer maior segurança contra a inflamabilidade. Filme de nitrato - filme cujo suporte é o nitrato de celulose, não mais utilizado por estar sujeito à combustão espontânea. Fundo - Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Gestão de documentos - conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Guia - instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos. Guia-fora - indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Higienização - retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação dos documentos. Instrumento de Pesquisa - meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes. Inventário - instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. Listagem de Eliminação - relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente. Também chamada de lista de eliminação. Livro de registro - livro que recebe, de maneira sistemática, anotações referentes às atividades da entidade produtora, em geral apresentando termo de abertura e termo de encerramento e folhas numeradas e rubricadas. Manuscrito - Texto escrito à mão. Termo que, utilizado genericamente, engloba textos datilografados e digitados. Mensuração - aferição da dimensão física de um acervo, total ou parcial, obtida pelo cálculo do comprimento de sua disposição em estantes (metro linear), por seu volume (metro cúbico) ou pela área ocupada (metro quadrado). Medição ou aferição das dimensões planas ou tridimensionais de um documento. Microfilme - filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio de leitor de microformas. Planificação - aplainamento mediante pressão, de documentos dobrados, enrolados ou amarrotados. Prazo de eliminação - prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados. Prazo de guarda - prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. Preservação - prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico. Protocolo - serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

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Recolhimento - operação pela qual um conjunto de documento passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Restauração - conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados. Sistema de gestão de documentos - conjuntos de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos. Tabela de temporalidade - instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. Termo de doação - instrumento legal particular que define e formaliza uma doação a arquivo. Termo de eliminação - instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido a prazo de guarda. Topográfico - instrumento de controle ou gestão de depósito destinado a indicar a localização física das unidades de arquivamento nós depósitos. Umidade relativa - razão entre a quantidade de vapor d água e a quantidade necessária para a saturação da atmosfera à mesma temperatura. A umidade relativa do ar é expressa percentualmente. Usuário - pessoa física ou jurídica que consulta arquivos. Também chamada consulente, leitor ou pesquisador. Valor intrínseco - valor que um documento possui em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua produção, de suas assinaturas ou selos. Valor Legal - valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. Valor permanente - valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também chamado valor arquivístico ou valor histórico. Valor primário - valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Valor probatório - valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal. Valor secundário - valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. Velatura - processo de restauração que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer face de uma folha. Volume - folhas encadernadas sejam manuscritas, datilografadas ou impressas. LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA BRASILEIRA

LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de

arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da lei.

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Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II

DOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de

suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

§ 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,

constituam objeto de consultas freqüentes. 31 § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos

produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições publicas de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III

DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e

social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser

depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do

Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV

DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS

Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1º São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.

§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 3° São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4° São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5° Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-

jurídica.

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Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda,

e acompanhar e programar a política nacional de arquivos. Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades

regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos

documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo

e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21. Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei.

CAPÍTULO V

DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na

classificação dos documentos por eles produzidos. § 1° Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem

como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos.

§ 2° O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

§ 3° O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.

Art. 24 Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em

vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

§ 1° O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2° A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

Art. 27. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170° da Independência e 103° da República. – FERNANDO COLLOR, Jarbas Passarinho.

(D.O.U. de 9 de janeiro de 1991) BIBLIOGRAFIA

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