Caso de sucesso Aché:

SAP GRC NFe – Automatizando

Entrada e Saída de Mercadorias.

Agenda

1. Sobre o Aché Laboratórios Farmacêuticos S/A

2. SAP GRC NFe – Automatizando Entrada e Saída de Mercadorias

a. Resumo do Projeto “e-DOCs”;

b. Macro fluxo de recebimento;

c. Estratégia e Metodologia da Implementação;

d. Benefícios operacionais;

e. Valor Gerado e Benefícios Alcançados;

f. Lições Aprendidas;

g. Conclusão;

3. Dúvidas

Aché Laboratórios, quem somos

O Aché Laboratórios é uma empresa 100% brasileira, com mais de 48 anos de atuação no mercado farmacêutico. Conta com três complexos industriais, um em sua sede, em Guarulhos (SP), e outro na capital em São Paulo, e participação acionária de 50% na Melcon, em Anápolis (GO), cerca de 3900 colaboradores e uma das maiores forças de vendas do segmento no Brasil. Para atender às necessidades dos profissionais de saúde e consumidores, o Aché oferece um portfólio abrangente com mais de 280 marcas em 695 apresentações de medicamentos sob prescrição, genéricos e MIP (isentos de prescrição), além de atuar também nos segmentos de dermatologia e nutracêuticos. Ao todo, são 132 classes terapêuticas e 17 especialidades médicas atendidas.

Resumo do Projeto e-DOCs

Justificativa do projeto Com o surgimento da NFe do projeto SPED, passamos a ter um padrão de

informação fiscal que permite integrar a cadeia de suprimentos através de projetos B2B. O Aché, com seu perfil inovador, decidiu implementar a solução NFe 10.0 da SAP, que explora estas novas oportunidades de integração.

Diferencial / Solução SAP? Integração nativa com o ambiente ERP;

Upgrade da solução utilizada para o processo de notas fiscais de saída;

Inovação e know-how SAP nos processos de nota fiscal eletrônica e robustez do produto GRC.

Objetivos do Projeto Eliminar erros no processo com a redução dos lançamentos manuais e

possibilitar a conferência antecipada das informações de fornecedores e clientes;

Aumentar a conformidade com as obrigações Legais, reduzir riscos fiscais;

Reduzir o tempo recebimento Físico e Fiscal.

Resumo do Projeto e-DOCs

2 bilhões de faturamento líquido anual

15 mil notas fiscais de entrada por mês

5 mil fornecedores

3 plantas produtivas e 4 centros de distribuição

25 processos de entrada automatizados

5 meses de projeto

30 pessoas diretamente envolvidas

Suprimentos

Fiscal Logística Qualidade

Financeiro

1

2

3

4

4

5

5

6

7

Armazenamento Eletrônico

Escrituração

5

Re

qu

isit

ante

Macro Fluxo de Recebimento

Onda 1: GRC Inbounds 1

Onda 2 GRC Outbounds 2

Estratégia e Metodologia de Implementação

Atividades Executadas:

Implementação do GRC 10.1 SP 13 na versão OUTBOUNDS v2.00;

Atualização do GRC 10.1 para SP 16 na versão OUTBOUNDS v3.10;

Capacitação de todos os envolvidos (Fiscal e Recebimento Logístico);

Go-Live Recebimento e Automação de todos os cenários, exceto SUBCONTRATAÇÃO;

Atividades Executadas:

Substituição do sistema atual (Triângulos NF-e)

Otimização no processo do faturamento;

Adaptação e automação das impressões de forma automática através do SAP;

Implementação da geração de PDF dentro do SAP através do MONITOR J1BNFE;

Go-Live – Faturamento na versão 3.10;

Projeto Ramp-up utilizando a metodologia ASAP:

Jan Mar Mai Jul Ago Out

2014

Jan Mar Mai Jul Ago Out

2015

Otimização do processo;

Redução de escriturações incorretas (three-way match);

Diminuição do risco de autuações fiscais provenientes de erros de escrituração;

Validação de assinatura digital e autorização de 100% das NFes recebidas junto a SEFAZ;

Redução dos custos de mão-de-obra relativos ao tempo de conferência e lançamentos utilizando a automatização;

Maior sinergia na cadeia compras, vendas e distribuição;

Benefícios Operacionais

Produtivo Não Produtivo

16.540 58.845 57.089 75,73%

jul/14 dez/15

GRC Inbonds

SAPeDocs % eDocs x SAP

Julho/14 Dezembro/14

Garantir a validade das informações;

Apresentar escriturações fiscais e contábeis de acordo o banco de dados da SEFAZ;

Garantir a segurança das informações das obrigações assessorias;

Redução do tempo de transporte ou evitar gastos com transporte de NF-e’s e CT-e’s divergentes sejam eles em valores, regras de impostos, etc...

Validação Antecipada das informações em tempo real;

Redução de Caminhões parados no Pátio, na espera de soluções relacionada a NF-e, para poder dar entrada nas mercadorias;

Redução de Impressões indevidas;

Redução de Armazenamento físico de papeis indevidos;

Melhorias e Benefícios Alcançados

Lições Aprendidas

Parceiro com experiência em implementação da ferramenta SAP GRC NF-e,

FH Consulting;

Envolvimento das áreas de negócio no projeto (Logística, Fiscal, Compras,

Vendas e TI);

Automação de testes através do SAP Solution Manager;

Relacionamento e comunicação com fornecedores e transportadoras;

Envolvimento dos key-users;

Apoio dos stakeholders;

Gestão de escopo e mudanças;

Equipe ABAP/PI para suporte operacional.

Através de um novo processo suportado por sistemas e ferramentas de automação, o projeto vem trazendo considerável ganho econômico que reflete no resultado operacional da companhia, em especial, mitiga latentes riscos fiscais e financeiros.

Conclusão

Agradecimento

Anselmo Junior Coordenador de Projetos anselmo.junior@ache.com.br

Uderson Luiz Fermino Especialista SAP uderson.fermino@ache.com.br

Dúvidas?