A Sinopse e o Planejamento do Projeto

Bia Simonassi 2013

O Farol

O conteúdo deste eBook é baseado nos fundamentose princípios do Project Management Institutedivulgados em seu PMBOK.

PLANEJO

LOGOEXISTO

A sinopse ou “project chart” ou “template”é a certidão de nascimento do projeto.

É a sinopse que oficializa a existência do projeto.Antes dela, não existe projeto.

A sinopse é o documento oficial que apresentao projeto e suas principais informações.

Antes da aprovação formal da sinopse,o que existe é um pré-projeto.

Pré-projeto são todas as informações e dados levantados para elaborar a sinopse do projeto.

A partir da sinopse, pode-se visualizartodo o desenvolvimento do projeto.

A partir da sinopse, é possível traçar um plano de ação para atingir o objetivo do projeto.

A partir da sinopse, é possível elaborar um plano de negócios, de marketing, de captação, comercial.

É a sinopse que dá o sinal verdepara a execução do projeto.

A sinopse precisa ser avaliada tecnicamente e aprovada formalmente, antes de sua execução.

Uma vez aprovada, a sinopse vira referencial:tudo deve ser feito conforme pactuado.

Portanto, se houver dúvidas durante a execuçãodo projeto, consulte a sinopse aprovada.

Por isso é que, depois de aprovada,a sinopse não pode mais ser alterada.

Um formulário de sinopse é composto porcampos (partes) que descrevem o projeto.

A ordem e o nome dos campos pode variar,mas uma sinopse é só um formulário.

Uma vez que você entende o significadode cada campo, preencher a sinopse fica fácil.

A sinopse é preenchida em uma ordeme apresentada em outra.

Na apresentação da sinopse, a ordem dos campos depende do público-alvo.

Comece o preenchimento da sinopse pelo nomedo projeto: use uma expressão curta e forte.

Nomes longos nunca são lembrados, dão origem a apelidos e atrapalham a promoção do projeto.

Como projetos são empreitadas únicas,os nomes também não devem se repetir.

Para resolver o problema de identidadedos projetos, usamos códigos.

Em seguida, defina a duração do projeto:data de início e fim no formato dd/mm/aaaa.

Todas os prazos, metas e atividades do projetodevem ocorrer dentro deste intervalo pré-fixado.

O escopo é uma breve descrição que delimitao que o projeto vai e o que ele não vai fazer.

O escopo do projeto cabe em um parágrafoque resume a iniciativa, em linhas gerais.

O objetivo (gol) está dentro do escopo (campo)do projeto mas eles não são sinônimos.

Para escrever o escopo complete a expressão:“Este projeto trata de...”

Se precisar, deixe claro, também, o “não-escopo”:“este projeto NÃO trata de...”

Todo projeto começa com umalvo (objetivo) bem definido.

O objetivo é o que o projeto pretende fazer,dito de forma objetiva, clara e cirúrgica.

O objetivo sempre começa com umverbo, no infinitivo, que indica ação:

criar, lançar, mudar, aperfeiçoar, desenvolver, alcançar, descobrir, ultrapassar, conquistar...

A definição do objetivo é a parte críticado planejamento e da sinopse.

Seguir adiante sem definir com clareza e precisãoo objetivo do projeto é lançar mão da sorte!

Se o objetivo for mal definido, a sinopsee todo o planejamento ficam comprometidos.

O objetivo do projeto Apollo era direto e preciso:“Levar o Homem à Lua (e trazê-lo de volta vivo)”.

Enxergar direito o que vai ser feito,antes de iniciar o projeto, é fator crítico de sucesso!

Se o objetivo não for claro, direto e preciso,o projeto pode sofrer de miopia.

Definir um objetivo míope significaperder o foco do projeto e arriscar o insucesso.

Era uma vez duas tribos que queriamconquistar o espaço sideral.

Uma delas inventou uma super caneta que escrevia em gravidade zero para equipar a tripulação.

A outra tribo usou lápis, economizou recursos e manteve o foco na conquista do espaço.

Para atingir um objetivo, é precisomanter o foco no alvo do projeto.

Se houver desvios, o projeto pode não alcançarseu objetivo e não gerar os resultados esperados.

Objetivo mal definido ou mal compreendido émeio caminho andado para o fracasso do projeto.

A partir do objetivo é possível definir o produto.Produto é o resultado do projeto bem-sucedido.

Produto é algo tangível que será entregue ao cliente, caso o projeto alcance seu objetivo.

Produto é o resultado quantificávele mensurável que o projeto produz.

Produto é tudo aquilo que comprovaque o objetivo do projeto foi atingido.

Quanto mais tangível for o produto,mais fácil será encerrar o projeto.

Produto é o resultado concreto do projetoque o cliente vai receber, se tudo der certo.

Entre objetivo e cliente existe uma ligação direta:a ponte que os une é o produto.

Cliente é o beneficiado pelo projeto.É o principal stakeholder.

respiração

comida

sexo

sono

homeostase

excreçãosegurança

amorrelacionamento

(auto)estima

confiançaconquistarespeito

realizaçãopessoal

moralidadecriatividade

espontaneidadesolução de problemas

ausência de preconceitoaceitação dos fatos

vidasaúde

empregorecursosfamília

propriedade

amizadefamília

intimidade

O projeto só existe porque o cliente tem necessidades a serem satisfeitas.

O cliente é a razão de existir do projeto.Sem cliente não existe projeto algum.

É o cliente que define as especificações do produtoe como o resultado do projeto deve ser.

É o cliente que determina se o resultado do projeto corresponde ao esperado ou não (validação).

As premissas são as condições prévias que devem ser atendidas antes de se iniciar o projeto.

A justificativa é um conjunto de motivos queatraem as pessoas para aderirem ao projeto.

Boas justificativas trazem estatísticas, dados e fatosconcretos que seduzem os stakeholders do projeto.

A justificativa é o texto mais longo da sinopsee pode vir em forma de lista.

Para escrever a justificativa, pense nos stakeholders e complete a frase: “considerando que...”

A justificativa deve atender aos interesses dos stakeholders para que eles apoiem o projeto.

Stakeholders são pessoas (físicas e jurídicas) que influenciam ou são influenciadas pelo projeto.

Identificar os obstáculos ajuda a definir metas: resultados parciais na direção do objetivo.

As metas também podem ser determinadasa partir da EAP (WBS) do projeto.

A conclusão das metas leva à conclusãodo objetivo e do projeto, por definição.

As metas são as paradas intermediáriaspara se chegar a um destino (objetivo) final.

Portanto, o cumprimento das metas dá uma sensação de aproximação do objetivo.

Metas devem ser quantificáveis, conter um prazoe mencionar um responsável para executá-las.

A equipe é composta por funcionários responsáveis pelo cumprimento das metas do projeto.

A partir das metas, é possível fazer umaestimativa do orçamento do projeto.

O orçamento do projeto deve dar uma noção de grandeza do investimento no projeto.

Estime despesas por conta: fornecedores, viagens, consultorias, material, eventos, campanhas,

etc...

O retorno do investimento pode ser calculadoe usado como justificativa: VPL, TIR, payback...

A sinopse finaliza com assinaturas, como um contrato, para selar um compromisso.

A aprovação da sinopse inaugura a fase de desenvolvimento (execução) do projeto.

EXERCÍCIOS

Miopia de Objetivo 1MODO DE USAR:1. Leia o objetivo do projeto no retângulo2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto

Realizar um curso na empresa, em 2013

Miopia de Objetivo 2MODO DE USAR:1. Leia o objetivo do projeto no retângulo2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto

Atualizar o site da empresa, em 2013

Miopia de Objetivo 3MODO DE USAR:1. Leia o objetivo do projeto no retângulo2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto

Lançar um novo produto, em 2013

FIM