As Principais Ferramentas de Gestão de Projetos

Bia Simonassi 2013

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O conteúdo deste eBook é baseado nos fundamentose princípios do Project Management Institutedivulgados em seu PMBOK.

“CÉREBRO:UM APARELHOCOM O QUALPENSAMOS

QUE PENSAMOS.”Ambrose Bierce

A principal ferramenta do Gerente de Projetosé sua competência.

Competência é um conjunto de habilidadesque forma um perfil específico.

Ferramenta é um acessório (tecnologia)que auxilia o Homem a fazer algo.

O Homem inventa ferramentas para tudo e depois as confunde com suas próprias habilidades.

A segunda ferramenta fundamental para gerenciar projetos é o famoso Gráfico de Gantt.

PlanejadoRealizado

Período do Projeto

tempo

metas

Meta 1

Meta 2

Meta 3

Meta 4

Meta 5

Henry Gantt (1861 – 1919) foi engenheiro e consultor industrial nascido em Maryland (EUA).

Foi assistente de Taylor e, como ele, era obcecado pelo aumento da eficiência e da produtividade.

Desenvolveu o Gráfico de Gantt que hoje é ferramenta básica de gerenciamento.

Mas foi um conceito radical, inovador e revolucionário, na época em que foi proposto.

O Gráfico de Gantt é uma ferramenta de visualização do progresso do projeto.

O Gráfico de Gantt é uma vitrine, um mapa panorâmico da situação atual do projeto.

Inicialmente foi utilizado em grandes construções como a Represa Hoover, no Arizona (EUA).

O gráfico sofreu evoluções com o tempo e tornou-se essencial para o gerenciamento de projetos.

O gráfico de Gantt é baseado na unidade básicade medida dos projetos: o tempo.

O gráfico de Gantt basicamente mostra umafoto da situação atual do projeto.

E destaca o que está em dia, o que está atrasadoe o que está adiantado!

O gráfico de Gantt é umaespécie de calendário dinâmico.

No gráfico, o tempo é organizado em umasequência linear de atividades...

...onde a data de hojeé sempre a referência.

O diagrama mostra o que foi planejado e compara com o que foi efetivamente realizado.

PLANEJADO REALIZADO

Com Gantt é possível (pre)ver atrasos e tomar providências (ações preventivas e corretivas).

Todo sistema de gestão de projetosé baseado no Gráfico de Gantt.

O Gantt pode ser feito no excell ou no MSProject: ambos mostram uma panorâmica do projeto.

Todo software de projetos usa o Gantt como ponto de partida e agrega indicadores a ele.

A principal vantagem de fazer umsoftware de projetos sob medida é que...

...ele atende quase que perfeitamentea todas as necessidades dos usuários.

A desvantagem de fazer o próprio SW de projetos é que ele pode acabar virando um Frankenstein.

Comprar um SW pronto pode trazer a ilusão do uso imediato, mas a necessidade do treinamento...

...e a resistência a tudo que é novo e externopode acabar atravancando a implementação.

Com o tempo, um software comprado prontoperde a aderência com as necessidades internas.

E, em geral, tem limites claros e rígidospara customizações e adaptações.

Então, o ideal é construir o SW de projetos de acordo com a maturidade crescente da empresa.

O mais importante, porém, é saber que não se depende de software algum para fazer projetos.

Projetos são feitos por cabeças pensantes. Softwares são apenas ferramentas facilitadoras.

E por falar em ferramenta, mapa mental é a representação gráfica de uma ideia.

Mapas mentais são muito úteis na fase de planejamento dos projetos.

Principalmente, quando ainda não está claro“o que será feito”, a partir da ideia inicial.

Ou a qualquer momento, para se ter umapanorâmica memorizável do projeto.

Com mapas mentais, pode-se limitar o foco de ação e definir mais facilmente escopo e não escopo.

Com mapas mentais, pode-se planejar o conteúdo do projeto para definir metas, posteriormente.

O princípio do mapa mental é a associação de ideias que é um fenômeno natural do cérebro humano.

De acordo com este fenômeno, estimular a mente sobre um tema, com cores, palavras e imagens...

...pode gerar ideias novas, diferentes e inesperadas relacionadas (in)diretamente com o tema.

A conexão das ideias é pessoal, não é um ato racional e vai depender de muitas coisas:

...da bagagem cultural da pessoa, das suas experiências, da sua formação e educação,...

...do seu grau de conhecimento ou intimidade com o assunto, da qualidade da memória de cada um...

Para fazer um mapa mental, pode-se usar papel em branco e canetinhas coloridas ou um software.

De qualquer forma, uma vez que você tenha um cérebro, você pode escolher outra ferramenta...

...de acordo com suas preferênciase habilidades pessoais.

A principal regra para fazer um mapa mental énão julguar as ideias que surgem. Deixe-as fluir...

Deixe as ideias relativas ao tema central virem para o papel do jeito que elas surgem na sua mente.

Mais tarde, haverá tempo suficiente para julgamento, racionalismo e edição do mapa.

O mapa mental não obedece ao raciocínio linearao qual estamos acostumados.

Ele funciona com base na associação de ideiasque é um fenômeno não-linear da mente humana.

Você pode criar mapas mentais sobrequalquer coisa, sozinho ou em grupo.

Você está pronto para criar um mapa mental,desde o início, agora mesmo?

Comece escrevendo ou desenhando aideia principal no centro da página em branco.

Se não for no centro da página, você corre o riscode fazer algo linear e não um mapa mental.

A partir da ideia central, desenhe braços coloridos onde vc vai colocar as ideias relativas à central.

Cada ideia relativa à ideia central vai em um dos braços coloridos, até esgotarem todas as ideias.

Se os braços não forem coloridos, o mapa vai sair também, mas vai ficar limitado e incompleto...

...porque as cores ajudam seu cérebro a ampliara capacidade de associar as ideias.

Pergunte à ideia central o que ela faz você lembrare anote em um dos braços coloridos. Não Julgue!

Repita este processo até você sentirque esgotou a primeira rodada.

Você pode repetir essas rodadas, com intervalos, até sentir que esgotou a inspiração.

Quando os braços coloridos estiverem completos, pode-se repetir o mesmo processo nos sub-braços.

Somente então, você pode editar,organizar e ordenar as ideias que surgiram.

Quanto mais imagens, em vez de palavras, melhor para o entendimento e a memorização do mapa.

A EAP (ou WBS) é arepresentação gráfica de um projeto.

Ao contrário do mapa mental, a EAP é um estrutura linear que funciona bem para detalhar...

...o objetivo do projeto em metas e as metas em tarefas menores até que o trabalho fique claro.

Método cartesiano: dividir o todo em partes menores, e assim por diante,...

...até que as partes fiquem de um tamanhoperfeitamente executável e controlável.

Então, para fazer a EAP, toma-se o objetivo do projeto que ocupa o primeiro nível da EAP.

Desmembra-se o objetivo em metas que, somadas, dão como resultado o próprio objetivo.

Em seguida, desmembram-se as metas emtarefas menores, facilmente executáveis.

Este sistema cartesiano de desmembramentopode ser feito até o sexto nível, sem susto.

Mas, em geral, basta desmembrar o objetivoem metas e as metas em tarefas (3 níveis).

O importante é lembrar que a soma de todos os elementos do nível de baixo deve ser igual...

...ao elemento do nível exatamente acima,de forma que a soma das partes seja igual ao todo.

EXERCÍCIOS

Mapa Mental 1MODO DE USAR:1. Pegue uma folha em branco e canetinhas coloridas2. A partir da ideia central, escreva ou desenhe ideias correlatas nos braços3. Não julgue suas ideias, apenas deixe-as fluir4. Pergunte à ideia central o que ela lembra você e escreva em um dos braços5. Desenhe mais braços, se precisar6. Repita a operação até esgotar sua inspiração7. Pendure seu mapa no varal e compare os resultados com seus colegas

PLANEJAMENTOPLANEJAMENTO

Mapa Mental 2MODO DE USAR:1. Pegue uma folha em branco e canetinhas coloridas2. A partir da ideia central, escreva ou desenhe ideias correlatas nos braços3. Não julgue suas ideias, apenas deixe-as fluir4. Pergunte à ideia central o que ela lembra você e escreva em um dos braços5. Desenhe mais braços, se precisar6. Repita a operação até esgotar sua inspiração7. Pendure seu mapa no varal e compare os resultados com seus colegas

PROJETOPROJETO

EAP 1MODO DE USAR:1. Utilize o diagrama abaixo para completar a EAP, a partir da ideia proposta2. Desenhe mais “post its”, se for o caso, até esgotar a inspiração3. Pendure sua EAP no varal e compare os resultados com seus colegas

CORPOHUMANO

EAP 2MODO DE USAR:1. Utilize o diagrama abaixo para completar a EAP, a partir da ideia proposta2. Desenhe mais “post its”, se for o caso, até esgotar a inspiração3. Pendure sua EAP no varal e compare os resultados com seus colegas

ESTÁDIODE

FUTEBOL

FIM