Circuito da documentação modulo 14 tatiana, monica, tiago
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Agrupamento de Escolas de Mem Martins
Circuito da Correspondência
Disciplina de Técnicas de SecretariadoMódulo XIV
Trabalho Realizado por:
Mónica Borges
Nº9
Tiago SantosNº16
Tatiana EmílioNº15
Circuito da Correspondência Conceito
…
O circuito da correspondência não é mais do que as fases pela qual a correspondência passa dentro e fora da empresa, desde o remetente até ao destinatário.
Classificação da Correspondência
Patente
Confidencial
Secreta
Patente
É um documento disponibilizado com acesso ao público .
Confidencial
É um documento confidencial que só pode ser mostrado a um número restrito de pessoas.
Secreta
É um documento confidencial, mas com um acesso ainda mais restrito, isto é, tem um grau de
confidencialidade ainda maior.
Tipos de Correspondência
Recebida
Expedida
Interna
Recebida
É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente analisada é entregue ao
departamento ao qual é destinada.
Entrada(Verificação)
Não Necessária
Necessária
EmpresaConfidencialDirigida(Particular)
Arquivo Eliminação
ExpedidaÉ o registo em livro próprio toda a correspondência que
sai da organização para o exterior. O registo deve conter informações relativas ao destinatário, tais
como: referência e tipo de documento expedido, data da
expedição, nome e morada do destinatário e assunto resumido.
Interna
É toda correspondência que circula no interior da empresa, através de memorandos, comunicados,
ordem de serviços, entre outros.
Fases do Circuito da Correspondência
Registo de SaídaRegisto de Entradas
Resposta/Arquivo
AssinaturaAbertura
Expedição e Arquivo
Distribuição
Fases do Circuito da Correspondência:Abertura …
Na fase de abertura, é importante ter atenção, ao modo como as cartas são dobradas, de modo
a não danificar o conteúdo da carta;
Fases do Circuito da Correspondência:Registo de Entradas…
O registo tal como na receção e na abertura deverá ser realizada por um só departamento, uma vez que se deve tirar sempre uma cópia
dos originais recebidos.Esta deverá ser feita após colocar o respectivo
carimbo que contém a data e o número da entrada, porém há empresas que utilizam o Livro de Registo para a correspondência;
Fases do Circuito da Correspondência:Distribuição …
A fase da distribuição, tem inúmeras formas de ser feita, mas sempre com o controlo do Livro
de Protocolo.
Fases do Circuito da Correspondência:Resposta/Arquivo…
Na resposta ou arquivo, após a leitura da correspondência, o destinatário dá-lhe o devido tratamento, esta segue directamente o arquivo,
caso contrário a correspondência requer uma resposta.
Fases do Circuito da Correspondência:Resposta …
Devem ter resposta imediata todas as questões urgentes; após terminada a carta de resposta,
caso seja necessário, ela deve ser de novo lida e assinada pela direcção da empresa ou pelo
responsável do serviço, dependendo dos casos.
Fases do Circuito da Correspondência:Assinatura…
Nesta etapa da correspondência a preocupação do profissional de secretariado centra-se na
identificação da correspondência recebida ou arquivada podendo ser carimbados todos os
documentos com o nome do funcionário responsável, isto é com a sua Assinatura.
Fases do Circuito da Correspondência:Registo de Saída …
O registo é feito no livro de Protocolo, sendo o seu riscado idêntico ao das entradas, e as cópias são separadas dos originais para
seguirem caminho.
Fases do Circuito da Correspondência:Expedição e Arquivo…
Na expedição o secretário vai dar resposta e continuidade à correspondência recebida que
necessitar de contrapartida, a restante correspondência pode ser fotocopiada e arquivada de acordo com os critérios da
empresa.
Corr
eio
Ele
trón
ico Um correio eletrónico ou e-mail é um
método que permite compor, enviar e receber mensagens através de
sistemas eletrónicos de comunicação. O termo e-mail é aplicado tanto aos
sistemas que utilizam a Internet e são baseados em protocolos
, que permitem a troca de mensagens dentro de uma empresa ou organização e
são, normalmente, baseados em protocolos proprietários.
Corr
eio
Ele
trón
ico
Van
tag
ens:
Rápido e barato;
Como é escrito, pode-mos compor e revisar a mensagem antes de enviá-la;
Ideal para comunicações internacionais (despesas, problemas em encontrar os colegas,
diferenças de fuso horário);
Conveniência e privacidade (podemos escolher a hora e o momento certo para ler);
Possibilidade de enviar a mesma mensagem a um grupo pré-definido de pessoas;
Possibilidade de incluir arquivos, documentos, imagens, dados;
Permite procurar através do remetente, data, assunto, e podem ser guardadas em pastas
individuais;
Etc.
Corr
eio
Ele
trón
ico
Desv
an
tagen
s:
Não dá para ver quando ou se sua mensagem foi lida (alguns programas notificam o remetente
quando a correspondência foi aberta);
Difícil de apagar:
As mensagens eletrónicas ficam armazenadas numa variedade de lugares nos discos dos
computadores. É difícil de apagar completamente e destruí-las;
Disfarce: alguém pode se fazer passar por ti; enviando uma mensagem em teu nome. Não há
assinatura autenticada;
Etc…
http://www.slideshare.net/litositz/circuito-documental-da-organizaohttps://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Expedi%C3%A7%C3%A3o+e+recep%C3%A7%C3%A3o+da+correspondencia+Tania+le%C3%A3o+e+Carneiro.pdfhttp://cairuanalise.wordpress.com/2013/05/29/as-vantagens-e-desvantagens-do-correio-eletronico/
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