Agrupamento de Escolas de Mem

Martins

Técnicas de secretariado

Modulo 14

Circuito da

Documentação

Trabalho realizado por:

• Ana Calado Nº1

• David silva Nº4

Circuito da

Correspondência

Considera-se correspondência toda e

qualquer forma de comunicação escrita,

produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e

servidores de uma instituição.

Classificação da correspondência

Nunca deve ser aberta, mas sim conduzida directamente á direcção. É conveniente, contudo, registar a sua entrada, de preferência em livro próprio.

Também não deve ser aberta, mas sim dirigidaaos respectivos destinatários.

A correspondência dita patente, é que vaientrar no circuito de tratamento

PARTICULAR

PATENTE

CONFIDENCIAL

Tipos de Correspondência

InternaRecebida Expedida

É a correspondência que entra na empresa.

Deve ser devidamente analisada para ser

entregue no departamento ao qual é

destinada.

Informa os colaboradores da

empresa de normas ou decisões em vigor a partir de

determinada data. Geralmente são

colocados num local acessível para que

todos tomem conhecimento

.

É o registo no livro próprio toda a correspondência que sai da organização para o

exterior. O registo deve conter informações relativas ao destinatário, tais como:

referência e tipo de documento expedido, data da expedição, nome e morada do

destinatário e assunto resumido.

Fases do

Circuito

Abertura

Registo de

Entrada

Distribuição

Resposta ou

Arquivo

Assinatura

Registo de

Saída

Expedição e

Arquivo

Abertura

Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos

cantos dos sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas. Isto porque as cartas

são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos ficam, por vezes,

coladas no interior.

É importante referir a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo.

Registo das

Entradas

Tiram-se cópias dos originais recebidos, para

um exemplar ficar no departamento e o outro seguir para o respectivo

destino.

Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser

colocado o respectivo carimbo da entrada contendo a data e o número da

entrada.

Nos serviços públicos e nas empresas mas

tradicionalistas, utiliza-se o

Livro de Registo para a

correspondência recebida.

Distribuição

A distribuição da correspondência pode ser feita de

diversas formas, mas sempre de forma a

poder ser controlada. E, para esse efeito

utiliza-se o chamado livro de protocolo.

Resposta ou Arquivo

Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada.

Se não for necessário dar sequência ao assunto, a correspondência vai

imediatamente para o arquivo.

Se é necessário uma resposta, devem ser feitas as anotações necessárias

para a sua execução ou, então, se for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de a escrever.

Não esquecer que:

Toda a correspondência urgente deve ter uma

resposta imediata; não se deve adiar a

resolução de assuntos pendentes, tornando-os

eternamente esquecidos.

A execução de uma carta resposta implica disponibilidade de tempo e disponibilidade mental. Portanto, a

redacção da carta deve ser executada por uma pessoa experiente, de forma a

minimizar as perdas de tempo e conseguir uma boa qualidade de

comunicação.

A resposta pode ser executada de diversas formas:

Ditado indirectoOnde o dactilógrafo ou o processador de texto executa o texto através de uma minuta, um

registo que estenografou ou um registo gravado num dictafone.

Ditado directo Em que o dactilógrafo ou

processador de texto executa directamente o texto que lhe é

transmitido.

Assinatura

Depois de finalizada a

correspondência deve ser de novo lida e em seguida

assinada.

Registo de Saída

Devem ser tiradas cópias dos originais e encaminhadas devidamente.

O registo das saídas também é normalmente feito em livro próprio.

Expedição e Arquivo

– Se carta esta datada e assinada.

– Se contém o material referido em anexo.

– Se o endereço corresponde ao do sobrescrito.

Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se verificar se:

Vantagens do Correio Electrónico

Rápido e barato;

Meio ideal para contactar;

Você pode compor e rever a mensagem antes de enviá-la;

Você pode conferir seu correio Electrónico de qualquer computador no mundo;

Você pode facilmente incluir tudo ou parte das mensagens recebidas, ou a mensagem que você está a responder..

Desvantagens do Correio Electrónico

Nem sempre você fica sabendo quando ou se sua mensagem foi lida

As mensagens podem ser criptográficas

Difícil de apagar completamente as mensagens e destruí-las;

Falta de privacidade, alguém pode se fazer passar por você; enviando uma mensagem em seu nome. Não há assinatura autenticada;

Função repassar: um receptor pode repassar a mensagem de um remetente para um grande número de pessoas ( você critica seu chefe, e seu colega remete sua

crítica para todos os empregados da empresa incluindo o chefe)