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Jornada para o Microsoft Teams com a divisão Cloud Communications da NTT Ltd.Uma abordagem em três estágios para promover a mudança, aumentar o envolvimento e impulsionar a produtividade

E-book | Jornada para o Microsoft Teams com a divisão Cloud Communications da NTT Ltd.

As complexidades, as oportunidades e o futuro do cenário das comunicações unificadas (UC)

Os avanços na tecnologia de nuvem estão evoluindo a um ritmo acelerado. Com eles, surge uma mudança no espaço das UC, com mais organizações percebendo a importância de migrar as comunicações de plataformas no local para plataformas na nuvem.

O cenário está mudando.

O investimento na nuvem de UC ultrapassou em grande medida as licenças de UC no local durante o terceiro trimestre do ano passado, com 447 licenças de nuvem contra 183 licenças de plataformas no local.1

Para essas organizações com sistemas legados no local, vários aplicativos e licenças não implementadas, o custo e a manutenção podem ser difíceis de gerenciar.

Estudos mostram que 40% de todas as licenças de software de UC ainda não foram implementadas, com 70% dos funcionários informando que usam uma combinação de dispositivos todos os dias no trabalho.2

Não apenas é importante que você faça essa mudança usando a tecnologia certa, mas o parceiro certo também é essencial para ajudar a guiá-lo por uma jornada possivelmente complexa.

Quando falamos em tecnologia, quem busca migrar para uma plataforma de comunicações unificadas na nuvem, como o Microsoft Teams, está preparado para desfrutar de uma infinidade de benefícios.

Adicione a voz na nuvem ao Microsoft Teams para impulsionar a produtividade dos usuários, aumentar a disponibilidade e acelerar as comunicações. Os ganhos financeiros oferecidos pela oportunidade de voz na nuvem são um motivo ainda mais convincente para fazer essa mudança.

Segundo a Forrester, as empresas alcançaram em média um ROI de 261% ao longo de um período de três anos usando a Voz na nuvem do Microsoft 365 ao:

Economizar tempo. A integração da telefonia com a plataforma de colaboração do Microsoft Teams permite chamadas de voz unificadas, melhorando o desempenho do sistema e a qualidade da chamada.

Impulsionar a receita. A melhoria e a integração da comunicação em voz proporcionam fácil acesso aos contatos internos e externos. Elas também aumentam as vendas, reduzem o tempo de lançamento no mercado e permitem uma tomada de decisão mais rápida.

Eliminar custos de soluções e suporte. A substituição das soluções de telefonia anteriores pela voz na nuvem reduz os custos de manutenção de PBX e elimina a necessidade de usar contratos de suporte.

Reduzir os custos de uso da telecomunicação. As cobranças de chamadas de longa distância e roaming móvel internacional são bastante reduzidas.

Com o fim das tecnologias analógicas se aproximando rapidamente, será ainda mais difícil e caro para que as empresas mantenham sistemas de PBX legados.

Agora é a hora para as organizações embarcarem em uma nova jornada e repensarem a estratégia de comunicações.

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Definir sua cultura e suas comunicações atuais

Com 75% das grandes e médias empresas usando dois ou mais fornecedores de PBX4, a jornada das UC pode ser um tanto complexa. Além disso, se a abordagem errada for usada, ela apresentará vários riscos.

Para que sua jornada ocorra com tranquilidade, um bom ponto de partida é definir o status da sua cultura e das suas comunicações atuais.

Ao entender sua empresa e por que você quer fazer essa mudança, é possível definir melhor sua estratégia de UC de voz na nuvem.

Perguntas a se fazer

Onde você está em sua jornada de comunicação?

O que move seu desejo de mudança?

Como você descreveria sua cultura no local de trabalho?

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Criar seu caso de negócios

Quando falamos em impulsionar o crescimento dos negócios, o investimento em UC pode estar competindo com diversas outras iniciativas de transformação digital. Criar um caso de negócios que demonstre seu entendimento dos principais determinantes, juntamente com etapas claras para alcançar o sucesso e o ROI pretendido ajudarão a fortalecer seu caso.

Veja como:

MetodologiaSeu caso de negócios deve começar com sua metodologia por trás da mudança para o Teams. O objetivo é identificar o custo, os benefícios, a flexibilidade e os fatores de risco que afetam a decisão da sua empresa de investir no Teams.

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Importantes determinantes para o investimento

Entreviste suas partes interessadas e considere áreas como:

• Custos com chamadas e soluções de telefonia existentes

• Modelo CAPEX em comparação com OPEX com custos de hardware e manutenção tanto para ferramentas de telefonia como de colaboração

• Necessidades de colaboração da empresa a inovar

• Envolvimento dos funcionários e o impacto de forças de trabalho flexíveis e distribuídas

• Uso do dispositivo em diversas funções

Demonstrar sua visão do ROI

A implementação do Teams economiza tempo para os funcionários e oferece a eles as ferramentas para melhorar os resultados comerciais, como um tempo de lançamento no mercado mais rápido, receitas maiores e operações melhores. Seja claro.

Possível retorno sobre o investimento:

• 90 minutos de economia por semana para 10% dos usuários

• Mais economia de 7,6 minutos por dia graças a uma melhor qualidade da chamada

• Com uma captura de produtividade de 50% em um ano, isso resulta em um benefício líquido de aproximadamente US$ 7,5 milhões ao longo de três anos

• A substituição de uma solução de telefonia ultrapassada elimina US$ 726 mil por ano em hardware, resultando em economias de US$ 3,1 milhões ao longo de três anos

• Redução de US$ 2,3 milhões nos custos com dispositivos, já que os usuários podem acessar usando apenas um


Sua jornada para o Teams: apresentação de nossa abordagem em três estágios

Na divisão Cloud Communications da NTT Ltd., aplicamos uma abordagem comprovada de três estágios para adotar uma plataforma de UC com o Microsoft Teams com tranquilidade e sucesso.

Do envolvimento inicial até o impulsionamento da mudança cultural, colocamos as pessoas em primeiro plano e a tecnologia em segundo.

Isso ajuda a reduzir a resistência por parte dos usuários finais, o que nos permite criar uma dinâmica por meio de pequenas mudanças concretizáveis.

Colocar os usuários em primeiro plano ajuda a fazer uma pressão positiva em seu departamento de TI e reduz os requisitos de integração com o PBX. Isso ajuda a liberar o tempo deles para que se concentrem na inovação e em avançar nos negócios.

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Vamos dar uma olhada nos três estágios

Ciclo de vida de resistência

ADOÇÃO TRANSIÇÃO UNIÃO

Resistência por parte do usuário final

Complexidade técnica


Estágio 1: Adoção

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Usando o chat, as equipes e os canais, ajudamos você a colocar o Microsoft Teams em cada computador. Buscamos evitar longos períodos de coexistência e falta de estrutura de governança do Microsoft Teams. O sucesso é alcançado quand o a maioria dos usuários finais percebe o Microsoft Teams como uma ferramenta de produtividade confiável e valiosa, adotando as seguintes medidas:

1Um patrocinador corporativo interno informa a mudança e os motivos por trás dela, a fim de criar uma rede de líderes que promoverão a mudança.

4Patrocinadores corporativos, gerentes de linha e líderes da mudança incentivam o uso para promover a mudança.

2Em seguida, o chat do Microsoft Teams é implementado em sua empresa para operar paralelamente às soluções existentes.

Isso nos permite estabelecer uma estrutura de governança do Microsoft Teams.

3Oferecemos treinamento para usuários finais e líderes da mudança. O foco está em entender como usar o chat do Microsoft Teams, as equipes e os canais para sermos mais produtivos.

5Em seguida, os patrocinadores corporativos e as equipes de implementação medem e rastreiam a satisfação e o uso por parte dos usuários finais para planejamento futuro.

O objetivo final

Que todos os usuários finais trabalhem somente com o Microsoft Teams

Perguntas de progresso• O que você fez com o Microsoft

Teams hoje?

• Você traçou um perfil da sua organização para criar personas dos usuários finais?

• Você tem atualmente uma estrutura de governança do Microsoft Teams?

• Quem já está com o Microsoft Teams nos computadores?


Estágio 2: Transição

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Em seguida, nos concentramos na transição para o uso do Microsoft Teams para reuniões e chamadas entre colegas. Durante essa fase, é crucial nos concentrarmos na transição para uma estratégia de dispositivo alinhada ao modo como sua organização se comunicará e colaborará. Nossa abordagem ajuda a eliminar o risco de uma qualidade de experiência (QoE) baixa, o que pode prejudicar a adoção do Teams:

1Começamos pedindo que sua equipe de TI defina uma nova estratégia de dispositivo e abordagem de QoE com base em personas de usuários em toda a organização. Depois, eles realizam a verificação da rede.

3O departamento de TI deve implementar e configurar os dispositivos da sala de reunião e dos usuários finais.

2Os patrocinadores corporativos comunicam a mudança e reforçam o envolvimento da rede de líderes da mudança para promover a adoção da voz entre colegas e em reuniões.

4Seus patrocinadores corporativos e líderes da mudança medem e rastreiam a satisfação dos usuários finais para obter feedback e realizar melhorias.

O objetivo final

Que o Microsoft Teams seja a ferramenta preferencial para voz entre colegas e em reuniões

Perguntas de progresso• Você já verificou a disponibilidade

de rede para o Microsoft Teams?

• Você já definiu uma estratégia (tecnologia) de sala de reuniões?

• Você já verificou a arquitetura de segurança?

• Como os usuários fizeram as chamadas entre colegas hoje? A experiência foi positiva?


Estágio 3: União

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Este último estágio é voltado para uma rápida implementação da voz corporativa em cada local e para cada usuário, unindo a organização em um único método de colaboração e comunicação. Com um plano de implementação robusto, é fundamental evitar subestimar a cultura em torno de comportamentos legados e telefones de mesa.

O resultado final é que o Microsoft Teams Enterprise Voice seja adotado por completo pelos usuários, o que pode ser feito seguindo estas etapas:

1O departamento de TI começa fazendo pesquisas no local e um workshop sobre o design da voz.

4A portabilidade de números começa, com atividades de configuração de voz e atendimento de alto nível para cada local.

2Criamos uma plataforma de encaminhamento direto do Microsoft Teams com gateways e controladores de borda da sessão.

3Criamos planos de treinamento e definições de persona de nicho. Depois disso, os líderes da mudança promovem um novo envolvimento para comunicar as mudanças na voz corporativa.

5Os usuários finais começam a treinar em paralelo à migração.

O objetivo finalDesativar as soluções de PBX legadas e remover os dispositivos legados para estabelecer um local de trabalho moderno para comunicação e colaboração

Perguntas de progresso• Como é sua infraestrutura

de telefone hoje?

• Onde estão seus PBXs?

• Onde você centralizou o SIP?

• Você definiu seus requisitos de recursos de voz? Em caso afirmativo, quais são eles?

• Você usou a discagem de ramal hoje?

• Você ainda tem dispositivos analógicos que exigem integração com a voz na nuvem?


O Teams aumenta a acessibilidade dos dados para 1.500 funcionários globais

Para nossa cliente Jensen Hughes, líder global em segurança e proteção, o principal desafio do ponto de vista da comunicação era que cerca de 50% das instalações nos EUA estavam usando o Cisco Call Manager.

Em âmbito global, isso se mostrou muito caro, especialmente porque outras localizações no mundo todo estavam usando uma combinação de Ring Central e PBXs legados.

Para continuar a expandir sua presença geográfica, a Jensen Hughes precisava de uma solução para as quantidades crescentes de dados coletados pelas 1.500 pessoas em 80 instalações globais, todas as quais usavam uma combinação de sistemas de telefonia. A NTT Ltd. foi escolhida para realizar uma avaliação do Microsoft Teams e desenvolver um caso de negócios com dispositivos e licenças com base em personas. O objetivo era possibilitar um trabalho em equipe mais eficaz e promover o crescimento orgânico.

Graças ao Teams, a Jensen Hughes previu uma economia total de cerca de US$ 400 mil por ano, uma redução de cerca de 50%.

Outras implementações estão sendo realizadas agora na Índia e na China. Com a discagem direta e o Teams em dispositivos móveis, a capacidade de alcançar as pessoas é muito maior, com níveis de produtividade também cada vez maiores.

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“A divisão Cloud Communications da NTT Ltd. representa um ponto de contato simples de fornecedor único. Damos conta da gestão de mudanças, das comunicações e da gestão de projetos; isto é, todos esses elementos distintos em um único espaço unificado na divisão Cloud Communications. Tivemos uma experiência tranquila. Em termos de parceiro de colaboração, não poderíamos ter tido alguém melhor.”

James Rippetoe, vice-presidente de operações de TI da Jensen Hughes


Parceria com a divisão Cloud Communications da NTT Ltd.: um parceiro premiado da Microsoft

Temos orgulho de sermos nomeados o Parceiro do ano de comunicações inteligentes da Microsoft em 2019, conectando e impulsionando a produtividade de 4,5 milhões de usuários gerenciados com nossas soluções de comunicação inteligente. Clientes em mais de 25 países confiaram em nós para substituir a rede de telefonia pública, se beneficiando de nossa profunda experiência e do amplo conjunto de serviços de comunicações inteligentes centralizados no Microsoft Teams.

Isso resultou em mais de 10 bilhões de minutos de PSTN consumidos todos os anos e em parcerias com mais de 100 operadoras.

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Para ajudar você a se preparar para sua transição para o Teams, oferecemos uma avaliação de disponibilidade para o Teams. Ela foi desenvolvida para avaliar as necessidades da TI e dos usuários finais na transição efetiva e bem-sucedida para o Microsoft Teams. Durante a avaliação, faremos o seguinte: • Realizaremos uma avaliação aprofundada das suas

ferramentas existentes de colaboração e comunicação.• Exploraremos as prioridades dos negócios e

a disponibilidade geral da TI• Trabalharemos com seus líderes para criar uma

experiência imersiva• Entregaremos um roteiro acionável para implementar

soluções de trabalho em equipe

Entre em contato conosco hoje mesmo para se inscrever e iniciar sua jornada para um melhor trabalho em equipe que promova produtividade e crescimento dos negócios.

Saiba mais em arkadin.com/microsoft ou envie um e-mail para nós em [email protected].

Fontes1 Market SpotCheck: UC Industry Statistics Wainhouse Research, janeiro de 2020 2 US Enterprise Communications Survey, 2019: Unified Communications and Collaboration 3 The Total Economic Impact™ Of Microsoft Teams: A Forrester Total Economic Impact™ Study Commissioned By Microsoft, abril de 2019 4 Enterprise Media Gateways Market 2020 Driven Increasing Demand and Opportunity Assessment, 2020-2024

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