36 | Nov/Dez 2009 CONSUMIDOR MODERNO NOVAREJO

comunicação interna

magine a cena: você precisa criar uma apresentação para comunicar ou tentar vender um novo projeto à sua equipe, seus colaboradores ou seus clientes. Para isso, escolhe o famigerado Power Point, ferramenta que ficou “famosa” pela enxurrada de arquivos de cor-rentes, autoajuda e piadas que correm pelas caixas de mensagem mundo afora. Sem pensar muito, você faz uma breve lista daquilo que precisa falar, abre o pro-grama e desagua toda a sua criatividade na construção de telas com fundos coloridos ou paisagens, letras dis-torcidas de difícil leitura e sons onomatopéicos para “animar” a apresentação. Pronto, missão cumprida.

Na hora de exibir a criação, você está nervoso, suas mãos suam e o medo de não escolher bem as palavras e, consequentemente, não ser compreendido o preo-cupa. Isso sem falar na possibilidade de ocorrer algu-ma falha técnica no equipamento e a incerteza quanto à reação do público desconhecido que o aguarda sem muita empolgação. Mesmo assim, em meio ao turbi-

lhão de emoções e diante de um mundo de incertezas, você abre o arquivo .ppt.

De pé, você se apresenta e começa a explicar os tópicos que havia listado e que agora estão também no telão às suas costas. A cada momento de “branco”, você recorre aos tópicos do arquivo e retoma o rumo da apresentação. Não há interferência da platéia, nem reações que indiquem seu sucesso ou fracasso. O si-lêncio só é quebrado quando alguém sentado mais ao fundo se queixa de não conseguir ler uma palavra de um tópico. Simpático e um tanto constrangido pela falta de clareza apresentada, você esclarece a dúvida e segue mudando slides freneticamente. No fim, abre espaço para perguntas e ouve poucas dúvidas. Pronto, missão cumprida. Agora, é esperar o feedback positivo. Ou não.

Se você reconheceu a cena imaginada acima e não entendeu porque depois desta “bela” apresen-tação o projeto foi malvisto pelos colaboradores ou

IPor Julio SimõeS

Comunicar mudanças e novidades internamente é um desafio para o varejo, seja pela quantidade de gente

envolvida ou pela pressão das vendas de todo dia. Uma nova abordagem para as apresentações de Power Point

pode ser a saída

A Arte de contAr históriAs.ppt

CMNV08 Comunica•‹ o.indd 36 07/12/09 17:17

CONSUMIDOR MODERNO NOVAREJO Nov/Dez 2009 | 37

até recusado pelos clientes, precisa rever seus con-ceitos sobre o uso de Power Points na comunicação corporativa. Eduardo Cury Adas, sócio-fundador da SOAP (State of the Arts Presentations), empresa de consultoria para desenvolvimento de apresentações, dá a dica. “Não basta saber mexer na ferramenta, tem de saber contar uma história”, explica.

Para ele, o Power Point é uma ferramenta poderosa na hora de vender uma ideia, mas isso precisa ser fei-to de forma criativa. Afinal, muita gente se desmotiva a acompanhar a apresentação logo quando descobre que o recurso escolhido é uma sequência de slides. “O Power Point está para a comunicação interna assim como a televisão está para a propaganda. É uma mí-dia”, completa.

Mas então como mudar esse conceito e produzir apresentações interessantes e eficazes? Eduardo acre-dita que o essencial é cumprir cinco passos: estudar a abordagem e estrutura da apresentação, criar um ro-

teiro, gerar o conteúdo que será exposto, criar visual-mente a apresentação e organizar a transmissão final da ideia.

O outro sócio-fundador da SOAP, João Batista Galvão de Souza, acrescenta que o primeiro grande objetivo de uma apresentação é despertar o inte-resse do interlocutor. “Para isso, gasta-se um minu-to, no máximo. É só usar uma boa metáfora, uma comparação, uma história ou um questionamento e pronto. É fazer com que as pessoas pensem: ‘o que esse cara está falando? Preciso prestar atenção nisso’. Depois, é manter a atenção e gerar entendi-mento para, no final, conquistar a adesão”, explica. Ainda mais no varejo, segmento no qual boa comu-nicação é vital: muita coisa nova acontece a todo momento – novo produto, novo posicionamento, nova promoção.

Para alcançar a excelência na exibição, Eduardo e João defendem que o apresentador seja treinado para Fo

to D

ougl

as L

ucce

na

>>>

CONSUMIDOR MODERNO NOVAREJO Nov/Dez 2009 | 37

Apresentações maçantes, gráficos e projeções que não agregam informação ou motivação aos colaboradores? “Não precisa ser assim”

CMNV08 Comunica•‹ o.indd 37 07/12/09 17:17

38 | Nov/Dez 2009 CONSUMIDOR MODERNO NOVAREJO

comunicação interna

não precisar se apoiar nos slides durante a exposição da ideia. “Apresentador não é um âncora. Ele tem de falar e ter um apoio visual por trás”, comenta João, que ainda deixa claro: “É você quem comanda o slide, não o slide quem comanda você”. Afinal, a oportunidade de expor a ideia a qualquer que seja o interlocutor é apenas uma, e uma simples falha na comunicação pode por todo o negócio a perder.

No varejo, então, a importância das apresentações é ainda maior. “Aquela reunião que acontece uma vez por ano com a equipe de vendas, por exemplo, é a reunião mais importante, na qual eles vão se motivar ou não

para alcançar a meta que você programou”, explica João, que inclui ainda a captação de recursos “para o projeto da sua vida” como outra finalidade de uma boa apre-sentação. Por isso, diz ele, é preciso estar preparado. “A apresentação é a mídia dos 30 minutos, não 30 segun-dos. Enquanto a propaganda na TV dá inúmeras possi-bilidades de exibição, a apresentação ao vivo é única. É preciso aproveitar”, comenta. Já Eduardo acrescenta que “é preciso encantar, ser objetivo e simples, e se ade-quar à audiência”. A conclusão sobre a mídia, porém, é consensual entre João e Eduardo: “Se as apresentações são chatas, não é culpa do .ppt”.

O bê-à-bá da bOa apresentaçãO 1. entenda sua audiência. Junte tudo o que você sabe sobre ela. se for insuficiente, informe-se com colegas ou nos veículos de comunicação. se a plateia for ampla, escolha seu público preferencial.

2. Verifique o que você pode oferecer para aquela audiência. essa é, de maneira geral, a etapa que merece mais reflexão e cuidado, pois se trata de um trabalho de lapidação. Cuidado com a vaidade. sua oferta é ampla, mas nem tudo interessa à audiência. pense que você tem de concluir a frase: “eu tenho algo a lhe oferecer que vai melhorar sua vida”. sintetize em uma frase o que você pode oferecer à audiência. de preferência, busque um slogan publicitário para esse fim.

3. O slogan deve ser a mensagem principal, mas também deve atingir emocionalmente a audiência. essa mensagem criará interesse, o antídoto para o maior inimigo de um apresentador: o devaneio da platéia. Interesse desperta atenção, recurso escasso. atenção permite entender a mensagem. entendimento é fundamental porque ninguém aceita o que não entende. aceitação é condição necessária para a adesão, o objetivo de uma apresentação.

4. Verifique que perguntas o slogan pode gerar na audiência. a oferta do slogan (“eu tenho algo que vai melhorar sua vida”) provocará perguntas como: “por

quê?”, “como?”, “quanto custa?”, “quanto demora?”. as possíveis perguntas da sua audiência serão as partes da sua apresentação. a função das partes é mudar de assunto durante a apresentação. Cada mudança de assunto renova o interesse. Isso desperta a atenção, que permite entendimento de sua proposta, que pode gerar a aceitação e, finalmente, chegar ao objetivo, a adesão.

5. pense em uma introdução que prepare a mensagem principal. É interessante começar a apresentação com pouca relevância porque tanto apresentador quanto audiência estão “esquentando motores” e um conteúdo relevante nesse ponto pode não ser entendido. Lembre-se, porém, de que, se a audiência achar que se está “chovendo no molhado” ou se trata de embromação, o tiro vai sair pela culatra.

6. escreva um roteiro em Word, não em powerpoint. ele deve estar dividido em: introdução, mensagem principal e partes (mostre as partes da sua apresentação como quem diz: “vou responder às seguintes perguntas”). escreva uma conclusão que resuma o benefício do que será apresentado. pense no “take away”: o que você quer que seu público leve para casa do que você lhe apresentou.

7. apenas nesse ponto, verifique quais dados são úteis. Critério para avaliação

da utilidade: estão a serviço da mensagem principal? se não estão, não inclua, vai atrapalhar o entendimento do que é importante e pode até matar o interesse. Inclua os dados úteis (aproveite para perguntar se eles são úteis mesmo) no roteiro.

8. Colete um estoque de exemplos para usar ou não, conforme a dinâmica do evento. Lembre-se de que você estará obrigado a dizer o que o powerpoint projetar na tela. O estoque de exemplos é opcional. por ser opcional é mais quente. Como há componentes emocionais em toda decisão humana, o bom uso do estoque de exemplos pode conseguir a adesão.

9. procure imagens que enfatizem o conteúdo de cada slide. se você enxugou bem a opção de apresentação do .ppt, haverá frases curtas em cada tela. O ideal é que cada tela não tenha mais do que quatro ou cinco frases. Opte por uma imagem para cada frase ou uma para todas elas, conforme o caso.

10. seja você mesmo durante a apresentação. Você vende credibilidade. sua personalidade é mais crível que qualquer personagem que você criar. além disso, se você obtiver a adesão, sua personalidade será necessária para a entrega do que foi proposto.

v

CMNV08 Comunica•‹ o.indd 38 07/12/09 17:17