codigo de classificao-temporalidade-destinação de documentos Adm Publica CONARQ

8/14/2019 codigo de classificao-temporalidade-destinao de documentos Adm Publica CONARQ

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CLASSIFICAO, TEMPORALIDADE

E DESTINAO DE DOCUMENTOS

DE ARQUIVO RELATIVOS S

ATIVIDADES-MEIO DAADMINISTRAO PBLICA


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Copyright 2001 by Conselho Nacional de ArquivosRua Azeredo Coutinho, 77, 20230-170, Rio de Janeiro RJTel.: (21) 3806-6171

Fax: (21) 2232-8430e-mail: [email protected]

Presidente da RepblicaFernando Henrique Cardoso

Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidncia da RepblicaPedro Pullen Parente

Secretrio-Executivo da Casa Civil da Presidncia da RepblicaSilvano Gianni

Presidente do Conselho Nacional de ArquivosJaime Antunes da Silva

Arquivo NacionalCoordenao de Gesto de Documentos

Reviso TcnicaMaria Izabel de Oliveira (coordenadora)Ana Celeste Indolfo (assistente)Vera Lcia Hess de Mello Lopes (assistente)

Coordenao de Pesquisa e Difuso Cultural

RevisoFlvia Roncarati Gomes

Editorao eletrnica e capaMaria Judith Azevedo Vieira


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Equipe tcnica de elaborao do cdigo de classificao de documentos dearquivo para a administrao pblica: atividades-meio

Ana Celeste IndolfoAna Maria Varela Cascardo Campos

Andresa de Moraes e Castro

Maria Izabel de Oliveira

Selma Braga Duboc

Vera Lcia Hess de Mello Lopes

Verone Gonalves Cauville

Cmara Tcnica de Classificao de Documentos do Conselho Nacional deArquivos-Ctcl/Conarq

Eliana Balbina Flora Sales

Maria Hilda Pinto de Arajo

Maria Izabel de OliveiraRosely Curi Rondinelli

Vera Lcia Hess de Mello Lopes

Verone Gonalves Cauville

Vilma Jesus de Oliveira

Equipe tcnica de elaborao da tabela bsica de temporalidade e destinaode documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administraopblica

Ana Maria Varela Cascardo Campos

Andresa de Moraes e Castro

Selma Braga Duboc

Vera Regina Michels BentoVerone Gonalves Cauville

Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos do Conselho Nacional deArquivos-Ctad/Conarq


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Agradecemos a todos os colegas e profissionaisde arquivo que contriburam, com suas observaes e

sugestes, para o aprimoramento deste trabalho, em


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SUMRIO

Apresentao............................................................................................. 7

Cdigo de classificao de documentos de arquivo para aadministrao pblica: atividades-meio ................................................... 9

1 O cdigo de classificao de documentos de arquivo: definies e

conceitos................................................................................................... 9

1.1 Classe 000 Administrao geral....................................................... 10

1.2 Classe 900 Assuntos diversos............................................................ 12

2 Aplicao do cdigo de classificao de documentos de arquivo ......... 14

2.1 Classificao e arquivamento de documentos....................................... 14

2.1.1 Classificao ......................................................................... 14

2.1.2 Arquivamento ........................................................................ 15

2.2 Folha de referncia............................................................................. 17

2.3 Recibo de emprstimo......................................................................... 193 Cdigo de classificao de documentos de arquivo .............................. 21

Temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos satividades-meio da administrao pblica: tabela bsica ........................ 42

1 Introduo .................................................................................................... 42

2 Configurao da tabela de temporalidade .................................................. 43

3 Metodologia para elaborao ..................................................................... 45


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ndice......................................................................................................... 83

Glossrio .............................................................................................. 134

Bibliografia .............................................................................................. 147

Referncia legislativa .............................................................................. 149


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APRESENTAO

A poltica nacional de arquivos, consoante os princpios tericos da modernaarquivologia, compreende a definio e adoo de um conjunto de normas eprocedimentos tcnicos e administrativos para disciplinar as atividades relativas aos serviosarquivsticos da administrao pblica, trazendo, por conseqncia, a melhoria dos arquivospblicos. A implantao dessa poltica inclui necessariamente o processo de reestruturaoda prpria administrao pblica.

Essa modernizao pressupe novas formas de relacionamento entre a mquinaadministrativa governamental e seus arquivos, como condio imprescindvel para que estesltimos sirvam como instrumento de apoio organizao do Estado e da sociedade.

O controle sobre a produo documental e a racionalizao de seu fluxo, pormeio da aplicao de modernas tcnicas e recursos tecnolgicos, so objetivos de umprograma de gesto de documentos, que levar melhoria dos servios arquivsticos,resgatando, com isso, a funo social que os arquivos devem ter, aumentando-lhes aeficcia, garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania e sendo, para o prprioEstado, suporte para as decises poltico-administrativas.

A preocupao com a organizao e o acesso aos documentos pblicos antiga, mas s recentemente foram dados passos decisivos neste sentido. A ConstituioFederal de 1988 dispe, no pargrafo 2 do artigo 216, que cabem administrao

pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias parafranquear sua consulta a quantos dela necessitem. Mais tarde, a lei n 8.159, de 8 dejaneiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados,preconiza a revitalizao dos servios arquivsticos do Poder Pblico por meio de programasde gesto de documentos, que renam procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos.

O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administraopblica: atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentosde arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica foram elaborados portcnicos do Arquivo Nacional, da antiga Secretaria da Administrao Federal e do Ministriodo Planejamento e Oramento e constituem elementos essenciais organizao dosarquivos correntes e intermedirios, permitindo acesso aos documentos por meio da


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Cabe ressaltar que, por refletirem as funes e atividades dos rgos, o Cdigode classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio ea Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s

atividades-meio da administrao pblica so dinmicos. Sendo assim, requerem revises ealteraes peridicas, a fim de garantir sua atualizao frente s constantes transformaesda administrao pblica.

A utilizao desses instrumentos, alm de possibilitar o controle e a rpidarecuperao de informaes, orientar as atividades de racionalizao da produo e fluxodocumentais, avaliao e destinao dos documentos produzidos e recebidos, aumentando

a eficcia dos servios arquivsticos da administrao pblica em todas as esferas.

JAIME ANTUNES DA SILVA

Presidente do Conselho Nacional de Arquivos


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CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO PARA AADMINISTRAO PBLICA: ATIVIDADES-MEIO

1 O CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO:DEFINIES E CONCEITOS

O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de

trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por umrgo no exerccio de suas funes e atividades. A classificao por assuntos utilizada como objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar suarecuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo,eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que otrabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reflete aatividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao define,portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencialbsico para sua recuperao.

No cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos documentaisgenericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos deacordo com as funes e atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, osassuntos recebem cdigos numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo,definida atravs de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral

para o particular.

Para este instrumento adotou-se o modelo de cdigo de classificao decimal.Como o prprio nome indica, o sistema decimal de classificao por assuntos constitui-senum cdigo numrico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses eassim sucessivamente. As dez classes principais so representadas por um nmero inteiro,composto de trs algarismos, como se segue:

Classe 000Classe 100

Classe 200

Classe 300


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quais recebem cdigos numricos, seguindo-se o mtodo decimal. Desta forma, tomando-secomo exemplo a classe 000, tem-se:

CLASSE 000 ADMINISTRAO GERALSUBCLASSE 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

GRUPO 012 COMUNICAO SOCIAL

SUBGRUPOS 012.1 RELAES COM A IMPRENSA

012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

Note-se que os cdigos numricos refletem a subordinao dos subgrupos aogrupo, do grupo subclasse e desta, classe. Esta subordinao representada pormargens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados.

O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administraopblica: atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000,referente aos assuntos de ADMINISTRAO GERAL e a classe 900, correspondente aASSUNTOS DIVERSOS.

As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades-fim do rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos suaelaborao, seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica decompetncia.

Compe ainda este cdigo o ndice, instrumento auxiliar classificao, no qualos assuntos so ordenados alfabeticamente e remetidos ao cdigo numricocorrespondente.

Entendidos os mecanismos de elaborao do Cdigo de classificao dedocumentos de arquivo, sero apresentadas, a seguir, algumas explicaes acerca dasclasses 000 e 900, e suas respectivas subclasses.

1.1 CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL

Nesta classe so classificados os documentos referentes s atividades


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050 ORAMENTO E FINANAS

060 DOCUMENTAO E INFORMAO

070 COMUNICAES080 (vaga)

090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL

010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

Classificam-se os documentos relativos criao, estruturao, funcionamento e

organizao interna do rgo.020 PESSOAL

Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigaes dosservidores lotados no rgo, de acordo com a legislao vigente, bem como os direitos eobrigaes da instituio empregadora no que tange assistncia, proteo ao trabalho econcesso de benefcios.

030 MATERIAL

So classificados os documentos referentes administrao dos materiais dorgo, necessrios ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisioe alienao, o controle do estoque e da distribuio e a conservao e reparo.

040 PATRIMNIO

Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imveis, veculose semoventes pertencentes ao rgo. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisio ealienao, bem como os servios de manuteno, limpeza e recuperao.


Classificam-se os documentos relativos previso e execuo oramentria e soperaes contbeis e financeiras referentes ao uso dos recursos pblicos e comprovaode receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentao de conta corrente, balanos eprestaes de contas aos tribunais de contas.



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070 COMUNICAES

Classificam-se os documentos relacionados com a instalao, manuteno,

operao e uso dos recursos e servios postais, de telecomunicaes e de tecnologias dainformao.

080 (VAGA)

Esta subclasse mantm-se vaga para possveis expanses e insero dedocumentos referentes ADMINISTRAO GERAL, que resultem de novas atividades

desenvolvidas pelo rgo.090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL

Incluem-se nesta subclasse documentos de carter genrico relativos ADMINISTRAO GERAL. Utiliza-se, tambm, esta subclasse, como recurso para inclusode assuntos que no possuam classificao especfica no Cdigo de classificao dedocumentos de arquivo, bem como para evitar a proliferao de subclasses que possam ser

reservadas para possveis expanses. Entretanto, os documentos s podero ser aquiclassificados aps a verificao da no-existncia de outras subclasses nas quais possam serinseridos.

O mesmo se aplica aos ltimos grupos:

019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO EFUNCIONAMENTO

029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL

039 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL

049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO

059 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO EFINANAS

069 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO EINFORMAO

079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAES


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A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses:

910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS

920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESASREDONDAS

930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS

940 VISITAS E VISITANTES

950 (vaga)

960 (vaga)

970 (vaga)

980 (vaga)

990 ASSUNTOS TRANSITRIOS


Incluem-se nesta subclasse documentos referentes organizao de solenidades,comemoraes, homenagens, bem como aos discursos e palestras proferidas por dirigentes,servidores ou convidados.

920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS. ENCONTROS.

CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDASClassificam-se os documentos referentes a eventos, promovidos ou no pelo

rgo.


Incluem-se nesta subclasse os documentos relativos a eventos promocionais, do

rgo ou de outras instituies, bem como material de divulgao.


Classificam-se os documentos referentes a solicitaes de visitas, orientao eassessoramento a visitantes


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2 APLICAO DO CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DEARQUIVO

A classificao uma das atividades do processo de gesto de documentosarquivsticos, o qual inclui procedimentos e rotinas especficas que possibilitam maioreficincia e agilidade no gerenciamento e controle das informaes.

Desta forma, para que o Cdigo de classificao de documentos de arquivopossa ser aplicado eficientemente, apresentam-se, a seguir, as operaes e rotinas para

classificao e arquivamento de documentos.

2.1 CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

2.1.1 CLASSIFICAO

A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com asseguintes operaes.

a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob queassunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. Areferncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a

dois ou mais assuntos.b) CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto

de que trata o documento.

ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE CLASSIFICAO

1.Receber o documento para classificao;2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de

acordo com seu contedo;

3.Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo,utilizando o ndice quando necessrio;


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2.1.2 ARQUIVAMENTO

Uma vez classificado e tramitado, o documento dever ser arquivado,

obedecendo s seguintes operaes:

a) INSPEO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s)mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se aclassificao atribuda ser mantida ou alterada.

b) ORDENAO: consiste na reunio dos documentos classificados sob um

mesmo assunto. A ordenao tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando apossibilidade de erros. Alm disso, estando ordenados adequadamente, ser possvel manterreunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamentepara o arquivamento.

Aps a ordenao, os documentos classificados sob o mesmo cdigo formarodossis acondicionados em capas apropriadas com prendedores plsticos, com exceo dosprocessos e volumes. Os dados referentes ao seu contedo (cdigo, assunto e, se for o

caso, nome de pessoa, rgo, firma ou lugar) sero registrados na capa de forma a facilitarsua identificao. Os dossis, processos e volumes sero arquivados em pastas suspensasou em caixas, de acordo com suas dimenses. Esta operao possibilita:

racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta podero serarquivados vrios dossis correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo,assim, o nmero de pastas.

Exemplo:

Pasta: 061 PRODUO EDITORIAL

Dossis: 061.1 EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL

061.2 DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO

organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes acada pessoa, rgo, firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar edesde que relativos a um mesmo assunto.

Exemplo:


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ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE ARQUIVAMENTO

1. Verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmoassunto);

2.Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica decrescente,sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assimsucessivamente;

3.Ordenar os documentos que no possuem antecedentes, de acordo com aordem estabelecida (cronolgica, alfabtica, geogrfica ou outra), formandodossis. Verificar a existncia de cpias, eliminando-as. Caso o original noexista, manter uma nica cpia;

4.Fixar cuidadosamente os documentos s capas apropriadas com prendedoresplsticos, com exceo dos processos e volumes que, embora inseridos naspastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;

5.Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visvel aspastas suspensas, gavetas e caixas;6.Manter reunida a documentao seriada, como por exemplo boletins e atas,

em caixas apropriadas, procedendo o registro em uma nica folha dereferncia, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente,repetindo a operao sempre que chegar um novo nmero.

d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRSTIMO): esta operao ocorre quandoprocessos, dossis ou outros documentos so retirados do arquivo para:

emprestar aos usurios; prestar informaes;

efetuar uma juntada.Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de

emprstimo (ver item 2.3), no qual so registradas informaes sobre processos, dossis ououtros documentos retirados, alm do setor, nome, assinatura do servidor responsvel pelasolicitao e, posteriormente, a data da devoluo do documento. O recibo de emprstimo


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2 via: arquivada em fichrio parte, em ordem cronolgica, para controle ecobrana, quando vencido o prazo de devoluo.

2.2 FOLHA DE REFERNCIA(MODELO I)

. ESPECIFICAES:

Cor BRANCA Via UMAFormato A-4

Utilizao ANVERSO

. INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:

-CDIGO DO ASSUNTO: indicar o cdigo de classificao referente aoassunto sob o qual a folha de referncia estar arquivada, e quecorresponde realmente ao assunto secundrio do documento.

-RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o contedo dodocumento.

-DADOS DO DOCUMENTO:. NMERO: indicar o nmero do documento a ser arquivado. Se no

houver, indicar s.n.

. DATA: indicar a data do documento.

. ESPCIE: indicar a espcie do documento: ofcio, carta, memorando,relatrio, aviso ou outra.

. REMETENTE: indicar o nome completo e a sigla do rgo de origem dodocumento, ou seja, do rgo onde foi assinado o documento.

. DESTINATRIO: indicar o setor para onde foi destinado o documento.

-VER: indicar o cdigo de classificao referente ao assunto sob o qual odocumento est arquivado.


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MODELO I

FOLHA DE REFERNCIA

RESUMO DO ASSUNTO:

DADOS DO DOCUMENTO:

N.:

Data:

Espcie:

Remetente:

Destinatrio:

CDIGO DO ASSUNTO


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2.3 RECIBO DE EMPRSTIMO (MODELO II)

. ESPECIFICAES:

Cor BRANCA Via DUASFormato 11 x 15,5cmUtilizao ANVERSO

. INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:-CLASSIFICAO: indicar o cdigo de classificao referente ao assunto do

documento a ser emprestado.

-RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o contedo dodocumento.

-REQUISITADO POR: indicar o nome do rgo/unidade administrativa e doservidor responsvel pela solicitao.

-DATA: indicar a data do emprstimo.-ENCAMINHADO POR: indicar o nome completo do servidor do arquivo que

est efetuando o emprstimo e a assinatura deste.

-RECEBIDO POR: indicar o nome completo do servidor que est recebendo odocumento e a assinatura deste.

-DEVOLVIDO EM: indicar a data da devoluo do documento.


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MODELO II

RECIBO DE EMPRSTIMO

CLASSIFICAO: ___________________________________________________

____________________________________________________________________

RESUMO DO ASSUNTO: ______________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

REQUISITADO POR: _________________________________________________

____________________________ DATA: ________________________________

ENCAMINHADO POR: RECEBIDO POR:

_______________________ _________________________assinatura e carimbo assinatura e carimbo

DEVOLVIDO EM:__________________________________


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3 CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

020 PESSOAL

030 MATERIAL

040 PATRIMNIO



070 COMUNICAES

080 (vaga)


000 ADMINISTRAO GERAL

001 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA

- Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas

relativos organizao e mtodos, reforma administrativa e outrosprocedimentos que visem modernizao das atividades dos rgosda administrao pblica federal.

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO

- Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos,programas e projetos de trabalho gerais.

- Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho,classificar no assunto especfico.

- Quanto programao oramentria, ver 051.1.

003 RELATRIOS DE ATIVIDADES


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010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

- Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudose/ou decises de carter geral.

010.1 REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES

010.2 REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS.ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS

010.3 AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES

- Ordenar por unidade organizacional, quando necessrio.011 COMISSES. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS.

COMITS- Incluem-se documentos referentes criao de comisses, conselhos,

grupos de trabalho, juntas e/ou comits, no prprio rgo ou emrgos colegiados e de deliberao coletiva, bem como aquelesrelativos ao exerccio de suas funes, tais como: atas e relatriostcnicos.

- Sugere-se abrir uma pasta para cada comisso, conselho, grupo detrabalho, junta e/ou comit, sempre que tal procedimento sejustificar.

012 COMUNICAO SOCIAL

012.1 RELAES COM A IMPRENSA

012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

012.12 ENTREVISTAS. NOTICIRIOS. REPORTAGENS.EDITORIAIS

012.2 DIVULGAO INTERNA

012.3 CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE

- Incluem-se cartazes, folhetos, anncios, folders e outrosdocumentos de carter promocional.

019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E


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020.1 LEGISLAO

- Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, estatutos,regulamentos, procedimentos, estudos e/ou decises de

carter geral e boletins administrativo, de pessoal e deservio.

020.2 IDENTIFICAO FUNCIONAL (inclusive carteira, carto,crach, credencial e passaporte diplomtico)

020.3 OBRIGAES TRABALHISTAS E ESTATUTRIAS. RELAESCOM RGOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAO

PBLICA.LEI DOS 2/3. RAIS020.31 RELAES COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS

- Quanto aos documentos cujas informaes geremcontenciosos administrativos ou judiciais, classificar noassunto especfico.

020.4 SINDICATOS. ACORDOS. DISSDIOS- Quanto contribuio sindical do servidor, classificar em024.141.

- Quanto contribuio sindical do empregador, classificar em024.153.

020.5 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO

- Incluem-se documentos referentes vida funcional do ser-vidor, bem como os registros e/ou anotaes a ele referidos.

- Ordenar as pastas de assentamento individual alfabetica-mente pelo nome do servidor.

- Sugere-se abrir uma pasta para os documentos de cartergeral, sempre que tal procedimento se justificar.

021 RECRUTAMENTO E SELEO

021.1 CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PBLICOS:INSCRIO E CURRICULUM VITAE


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022.11 PROMOVIDOS PELA INSTITUIO (inclusive propostas,estudos, editais, programas, relatrios finais, exemplaresnicos de exerccios, relao de participantes, avaliao

e controle de expedio de certificados)022.12 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES

022.121 NO BRASIL

022.122 NO EXTERIOR

022.2 ESTGIOS (inclusive bolsas de estgio)

022.21 PROMOVIDOS PELA INSTITUIO (inclusive estudos,propostas, programas, relatrios finais, relao de participantes,avaliao e declarao de comprovao de estgio)

022.22 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES

022.221 NO BRASIL

022.222 NO EXTERIOR

022.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIOAMENTO ETREINAMENTO- Incluem-se documentos referentes s palestras e reunies decarter informativo geral promovidas pelo rgo.

023 QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL

023.01 ESTUDOS E PREVISO DE PESSOAL

023.02 CRIAO, CLASSIFICAO, TRANSFORMAO,TRANSPOSIO E REMUNERAO DE CARGOS EFUNES

023.03 REESTRUTURAES E ALTERAES SALARIAIS(inclusive ascenso e progresso funcional; avaliao dedesempenho; enquadramento; equiparao, reajuste ereposio salarial; promoes)


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023.13 LOTAO. REMOO. TRANSFERNCIA.PERMUTA

023.14 DESIGNAO. DISPONIBILIDADE. REDISTRIBUI-

O. SUBSTITUIO023.15 REQUISIO. CESSO

- Incluem-se documentos referentes s requisiese cesses internas e/ou externas de servidorespara a realizao de servios temporrios.

024 DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS

024.11 SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS EREMUNERAES

024.111 SALRIO-FAMLIA

024.112 ABONO OU PROVENTO PROVISRIO.ABONO DE PERMANNCIA EM SERVIO

024.119 OUTROS SALRIOS, VENCIMENTOS,PROVENTOS E REMUNERAES

024.12 GRATIFICAES (inclusive incorporaes)

024.121 DE FUNO

024.122 JETONS

024.123 CARGOS EM COMISSO

024.124 NATALINA (dcimo terceiro salrio)

024.129 OUTRAS GRATIFICAES

024.13 ADICIONAIS

024 131 TEMPO DE SERVIO (anunios binios


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024.137 FRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONOPECUNIRIO

- Quanto ao afastamento para gozo de frias,

ver 024.2.

024.139 OUTROS ADICIONAIS

024.14 DESCONTOS

024.141 CONTRIBUIO SINDICAL DOSERVIDOR

024.142 CONTRIBUIO PARA O PLANO DESEGURIDADE SOCIAL

024.143 IMPOSTO DE RENDA RETIDO NAFONTE (IRRF)

024.144 PENSES ALIMENTCIAS024.145 CONSIGNAES

024.149 OUTROS DESCONTOS

024.15 ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS

024.151 PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIODO SERVIDOR PBLICO (PASEP). PROGRAMADE INTEGRAO SOCIAL (PIS)

024.152 FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DESERVIO (FGTS)

024.153 CONTRIBUIO SINDICAL DO

EMPREGADOR024.154 CONTRIBUIO PARA O PLANO DE SEGURI-

DADE SOCIAL (inclusive contribuies anteriores)

024.155 SALRIO MATERNIDADE


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024.3 LICENAS- Incluem-se documentos referentes aos estudos, normas e

procedimentos sobre todas as licenas concedidas aos

servidores.- Ordenar por:

acidente em servioadotanteafastamento do cnjuge/companheiroatividade polticacapacitao profissional

desempenho de mandato classistadoena em pessoa da famliagestantepaternidadeprmio por assiduidadeservio militartratamento de interesses particulares

tratamento de sade (inclusive percia mdica)- Ver tambm 024.4, 024.91 e 029.11.

024.4 AFASTAMENTOS

- Quanto ao afastamento para misses fora da sede e viagensa servio no pas ou no exterior, classificar em 029.21 e029.22, respectivamente.

- Ordenar por:para deporpara exercer mandato eletivopara servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE)para servir como juradosuspenso de contrato de trabalho (CLT)

- Ver tambm 024.3, 024.91 e 029.11.

024.5 REEMBOLSO DE DESPESAS

024.51 MUDANA DE DOMICLIO DE SERVIDORES

024 52 LOCOMOO


29/200

024.91 CONCESSES

- Ordenar por:alistamento eleitoral

casamento (gala)doao de sanguefalecimento de familiares (nojo)horrio especial para servidor estudantehorrio especial para servidor portador de deficincia

- Ver tambm 024.3, 024.4 e 029.11.

024.92 AUXLIOS- Ordenar por:

alimentao/refeioassistncia pr-escolar/crechefardamento/uniformemoradiavale-transporte

- Ver tambm 026.12.

025 APURAO DE RESPONSABILIDADE E AO DISCIPLINAR

025.1 DENNCIAS. SINDICNCIAS. INQURITOS

025.11 PROCESSOS DISCIPLINARES

- Incluem-se documentos referentes acumulao ilcitade cargos, empregos e funes pblicas, afastamentopreventivo, instaurao do inqurito (ato deconstituio da comisso de sindicncia), inquritoadministrativo (instruo, defesa, relatrio ejulgamento) e reviso do processo disciplinar.

- Quando se tratar de acumulao lcita de cargos,empregos e funes pblicas, classificar em 020.5.

025.12 PENALIDADES DISCIPLINARES

- Incluem-se documentos referentes advertncia, d i d t d i


30/200

026.01 PREVIDNCIA PRIVADA

- Incluem-se documentos referentes aos planos privadosde concesso de peclios ou de rendas, de benefcios

complementares ou assemelhados aos da previdnciasocial.

026.1 BENEFCIOS

026.11 SEGUROS

026.12 AUXLIOS

- Ordenar por:acidentedoenafuneralnatalidaderecluso

- Ver tambm 024.92.

026.13 APOSENTADORIA

- Quanto ao abono ou provento provisrio, ver024.112.

026.131 CONTAGEM E AVERBAO DE TEMPODE SERVIO

026.132 PENSES: PROVISRIA, TEMPORRIAE VITALCIA

026.19 OUTROS BENEFCIOS

026.191 ADIANTAMENTOS E EMPRSTIMOS ASERVIDORES

026.192 ASSISTNCIA SADE (inclusive pronturiomdico do servidor e planos de sade)

026.193 AQUISIO DE IMVEIS

026 194 OCUPAO DE PRPRIOS DA UNIO


31/200

026.22 REFEITRIOS, CANTINAS E COPAS (fornecimento de refeies)

026.23 INSPEES PERIDICAS DE SADE

029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL029.1 HORRIO DE EXPEDIENTE (inclusive escala de planto)

029.11 CONTROLE DE FREQNCIA (livros, cartes, folhas deponto, abono de faltas, cumprimento de horas extras)

- Ver tambm 024.3, 024.4 e 024.91.

029.2 MISSES FORA DA SEDE. VIAGENS A SERVIO- Sugere-se abrir uma pasta para cada misso e/ou viagem,

sempre que tal procedimento se justificar.

- Quanto aos relatrios tcnicos das misses e/ou viagens,classificar no assunto especfico.

029.21 NO PAS- Incluem-se documentos referentes s ajudas de custo,dirias, passagens (inclusive devoluo), prestaes decontas e relatrios de viagem.

- Quanto ajuda de custo para mudana de domicliode servidores, ver 024.51.

029.22 NO EXTERIOR (afastamento do pas)

029.221 SEM NUS PARA A INSTITUIO

029.222 COM NUS PARA A INSTITUIO

- Incluem-se documentos referentes autoriza-o de afastamento, dirias (inclusive compra

de moeda estrangeira), lista de participantes (nocaso de comitivas e delegaes), passagens,passaportes, prestaes de contas, relatrios deviagem e reservas de hotel.

029 3 INCENTIVOS FUNCIONAIS


32/200

029.7 MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS: GREVES EPARALISAES

030 MATERIAL


030.1 CADASTRO DE FORNECEDORES

031 ESPECIFICAO. PADRONIZAO. CODIFICAO. PREVISO.CATLOGO. IDENTIFICAO. CLASSIFICAO (inclusive amostras)

032 REQUISIO E CONTROLE DE SERVIOS REPROGRFICOS(inclusive assinaturas autorizadas e reproduo de formulrios)

033 AQUISIO (inclusive licitaes)

033.1 MATERIAL PERMANENTE

- Incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobi-lirio, aparelhos, ferramentas, mquinas, instrumentostcnicos e obras de arte.

- Quanto documentao bibliogrfica, classificar em 062.

033.11 COMPRA (inclusive compra por importao)

033.12 ALUGUEL. COMODATO. LEASING

033.13 EMPRSTIMO. DOAO. CESSO. PERMUTA

033.2 MATERIAL DE CONSUMO

033.21 COMPRA

033.22 CESSO. DOAO. PERMUTA

033.23 CONFECO DE IMPRESSOS

- Incluem-se documentos referentes impresso deformulrios, convites, cartazes, cartes e outros.


33/200

034.3 TRANSPORTE DE MATERIAL

034.4 AUTORIZAO DE SADA DE MATERIAL

034.5 RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPSITO

035 ALIENAO. BAIXA (material permanente e de consumo)

035.1 VENDA (inclusive leilo)

035.2 CESSO. DOAO. PERMUTA

036 INSTALAO E MANUTENO

- Incluem-se documentos referentes aos servios de instalao,conservao, recuperao e consertos de equipamentos emobilirio.

036.1 REQUISIO E CONTRATAO DE SERVIOS (inclusivelicitaes)

036.2 SERVIOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO RGO

037 INVENTRIO

- Quanto aos inventrios de documentao bibliogrfica, classificar em062.5.

037.1 MATERIAL PERMANENTE037.2 MATERIAL DE CONSUMO

039 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL

040 PATRIMNIO

- Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos

e/ou decises de carter geral.

041 BENS IMVEIS

- Incluem-se escrituras, plantas e projetos relativos aos edifcios,terrenos residncias e salas


34/200

041.012 GS

041.013 LUZ E FORA

041.02 COMISSO INTERNA DE CONSERVAO DEENERGIA (CICE)

041.03 CONDOMNIO

041.1 AQUISIO

041.11 COMPRA

041.12 CESSO

041.13 DOAO

041.14 PERMUTA

041.15 LOCAO. ARRENDAMENTO. COMODATO041.2 ALIENAO

041.21 VENDA

041.22 CESSO

041.23 DOAO041.24 PERMUTA

041.3 DESAPROPRIAO. REINTEGRAO DE POSSE.REIVINDICAO DE DOMNIO. TOMBAMENTO

041.4 OBRAS

041.41 REFORMA. RECUPERAO. RESTAURAO

041.42 CONSTRUO

041 5 SERVIOS DE MANUTENO (inclusive licitaes)


35/200

042 VECULOS

- Sugere-se abrir uma pasta para cada veculo.

042.1 AQUISIO (inclusive licitaes)042.11 COMPRA (inclusive compra por importao)

042.12 ALUGUEL

042.13 CESSO. DOAO. PERMUTA. TRANSFERNCIA

042.2 CADASTRO. LICENCIAMENTO. EMPLACAMENTO.TOMBAMENTO

042.3 ALIENAO (inclusive licitaes)

042.31 VENDA (inclusive leilo)

042.32 CESSO. DOAO. PERMUTA. TRANSFERNCIA

042.4 ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENO. REPARO

042.5 ACIDENTES. INFRAES. MULTAS

042.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VECULOS

042.91 CONTROLE DE USO DE VECULOS

042.911 REQUISIO

042.912 AUTORIZAO PARA USO FORA DOHORRIO DE EXPEDIENTE

042.913 ESTACIONAMENTO. GARAGEM

043 BENS SEMOVENTES- Esta classificao poder ser ampliada de acordo com a necessidade.

044 INVENTRIO (inclusive Relatrio de Movimentao de BensI i MBI)


36/200

049.13 PREVENO DE INCNDIO

- Incluem-se documentos referentes ao treinamento depessoal, instalao e manuteno de extintores,

inspees peridicas, constituio de brigadas deincndio, planos, projetos e relatrios.

049.14 SINISTRO

- Incluem-se documentos referentes s vistorias,sindicncias e percias tcnicas relativas aarrombamento, desaparecimento, extravio, incndio e

roubo.049.15 CONTROLE DE PORTARIA

- Incluem-se documentos referentes ao controle deentrada e sada de pessoas, materiais e veculos;permisso para entrada e permanncia fora do horriode expediente; controle de entrega e devoluo de

chaves; e registro de ocorrncias.- Quanto ao controle de uso de veculos, ver 042.91.

049.2 MUDANAS

049.21 PARA OUTROS IMVEIS

049.22 DENTRO DO MESMO IMVEL

049.3 USO DE DEPENDNCIAS

- Incluem-se documentos referentes utilizao de auditrio edemais dependncias do imvel, pelo rgo ou por terceiros.


- Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos

e/ou decises de carter geral.

050.1 AUDITORIA

051 ORAMENTO


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051.14 CRDITOS ADICIONAIS

- Incluem-se documentos referentes aos crditossuplementar, especial e extraordinrio.

051.2 EXECUO ORAMENTRIA

051.21 DESCENTRALIZAO DE RECURSOS (DISTRIBUIOORAMENTRIA)- Incluem-se documentos referentes s transferncias,proviso, destaques, estornos e subvenes.

051.22 ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL(PESSOAL/DVIDA)

051.23 PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DEDESEMBOLSO

052 FINANAS

052.1 PROGRAMAO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO

052.2 EXECUO FINANCEIRA

- Incluem-se documentos referentes s despesas correntes e decapital.

052.21 RECEITA

- Incluem-se documentos referentes aos crditos doTesouro Nacional (cota, repasse e sub-repasse), taxascobradas por servios, multas, emolumentos e outrasrendas arrecadadas.

052.22 DESPESA

- Incluem-se documentos referentes s despesascorrentes e de capital, bem como adiantamentos,subvenes, suprimento de fundos e restos a pagar.

053 FUNDOS ESPECIAIS


38/200

055.2 OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (inclusive assinaturasautorizadas e extratos de contas)

056 BALANOS. BALANCETES

057 TOMADA DE CONTAS. PRESTAO DE CONTAS (inclusive parecerde aprovao das contas)

059 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO EFINANAS

059.1 TRIBUTOS (IMPOSTOS E TAXAS)060 DOCUMENTAO E INFORMAO

060.1 PUBLICAO DE MATRIAS NO DIRIO OFICIAL

060.2 PUBLICAO DE MATRIAS NOS BOLETINS ADMI-NISTRATIVO, DE PESSOAL E DE SERVIO

060.3 PUBLICAO DE MATRIAS EM OUTROS PERIDICOS

061 PRODUO EDITORIAL (inclusive edio ou co-edio de publicaesem geral produzidas pelo rgo em qualquer suporte)

061.1 EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL

- Incluem-se documentos referentes composio, copidesque e

reviso de textos.

061.2 DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO

- Incluem-se documentos referentes doao, permuta e venda.

- Quanto permuta de documentao bibliogrfica, ver062.13.

062 DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA (livros, peridicos, folhetose audiovisuais)

062.01 NORMAS E MANUAIS- Incluem-se estudos e textos referentes elaborao de

d l d d d


39/200

062.2 REGISTRO

- Incluem-se documentos referentes incorporao de livros eperidicos ao acervo.

062.3 CATALOGAO. CLASSIFICAO. INDEXAO

062.4 REFERNCIA E CIRCULAO

- Incluem-se documentos referentes s consultas, pesquisasbibliogrficas, bibliografias, emprstimos e intercmbio entrebibliotecas.

062.5 INVENTRIO

063 DOCUMENTAO ARQUIVSTICA: GESTO DE DOCUMENTOSE SISTEMA DE ARQUIVOS

063.01 NORMAS E MANUAIS

- Incluem-se estudos e orientaes referentes elaborao de documentos, metodologias eprocedimentos tcnicos.

063.1 PRODUO DE DOCUMENTOS. LEVANTAMENTO.DIAGNSTICO. FLUXO

063.2 PROTOCOLO: RECEPO, TRAMITAO E EXPEDIO DE

DOCUMENTOS063.3 ASSISTNCIA TCNICA

063.4 CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO (inclusive cdigos declassificao de documentos)

063.5 POLTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS

063.51 CONSULTAS. EMPRSTIMOS

063.6 DESTINAO DE DOCUMENTOS

063.61 ANLISE. AVALIAO. SELEOl b l d l d d


40/200

065 REPRODUO DE DOCUMENTOS

- Incluem-se documentos referentes reproduo, em qualquersuporte, de material arquivstico, bibliogrfico e museolgico.

- Quanto requisio de cpias eletrostticas, ver 032.

066 CONSERVAO DE DOCUMENTOS

066.1 DESINFESTAO. HIGIENIZAO

066.2 ARMAZENAMENTO. DEPSITOS

066.3 RESTAURAO (inclusive encadernao)

067 INFORMTICA

067.1 PLANOS E PROJETOS

067.2 PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (inclusive licena e

registro de uso e compra)

067.21 MANUAIS TCNICOS

067.22 MANUAIS DO USURIO

067.3 ASSISTNCIA TCNICA

069 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO EINFORMAO

070 COMUNICAES


071 SERVIO POSTAL

071.1 SERVIOS DE ENTREGA EXPRESSA

071.11 NACIONAL


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072.1 INSTALAO. MANUTENO. REPARO

073 SERVIO DE TELEX

073.1 INSTALAO. MANUTENO. REPARO

074 SERVIO TELEFNICO (inclusive autorizao para ligaesinterurbanas). FAC-SMILE (fax)

074.1 INSTALAO. TRANSFERNCIA. MANUTENO.REPARO

074.2 LISTAS TELEFNICAS INTERNAS

074.3 CONTAS TELEFNICAS

075 SERVIO DE TRANSMISSO DE DADOS, VOZ E IMAGEM

079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAES


091 AES JUDICIAIS

CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS


920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESASREDONDAS



950 (vaga)

960 (vaga)

970 (vaga)

920 CONGRESSOS CONFERNCIAS SEMINRIOS SIMPSIOS


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920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS.MESAS REDONDAS

- Incluem-se documentos referentes tanto aos eventos promovidos pelo rgo,quanto participao e apresentao de trabalhos por tcnicos do rgo.

- Ordenar por evento, em ordem alfabtica ou cronolgica.



- Incluem-se documentos referentes s solicitaes de audincia, assistncia,orientao e assessoramento a visitantes.

990 ASSUNTOS TRANSITRIOS

991 APRESENTAO. RECOMENDAO

- Incluem-se documentos referentes a cartas de apresentao e

recomendao.

992 COMUNICADOS E INFORMES

- Incluem-se documentos referentes s comunicaes de posse,afastamento de cargos e alteraes de endereos e telefones.

993 AGRADECIMENTOS. CONVITES. FELICITAES. PSAMES

994 PROTESTOS. REIVINDICAES. SUGESTES

995 PEDIDOS, OFERECIMENTOS E INFORMAES DIVERSAS

996 ASSOCIAES: CULTURAIS, DE AMIGOS E DE SERVIDORES


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TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS SATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAO PBLICA: TABELA BSICA

1 INTRODUO

A avaliao constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documentalarquivstico, na medida em que define quais documentos sero preservados para finsadministrativos ou de pesquisa e em que momento podero ser eliminados ou destinados

aos arquivos intermedirio e permanente, segundo o valor e o potencial de uso queapresentam para a administrao que os gerou e para a sociedade.

Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliao de documentos noservio pblico datam do final do sculo passado, em pases da Europa, nos Estados Unidose no Canad. No Brasil, a preocupao com a avaliao de documentos pblicos no recente, mas o primeiro passo para sua regulamentao ocorreu efetivamente com a lei

federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 9 dispe que a eliminaode documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizadamediante autorizao de instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera decompetncia.

Estudos vm sendo realizados, no setor pblico e privado, com o objetivo deestabelecer critrios e parmetros para a avaliao documental, j desde a dcada de1970. O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual tcnico sob o ttulo Orientao para

avaliao e arquivamento intermedirio em arquivos pblicos, do qual constam diretrizesgerais para a realizao da avaliao e para a elaborao de tabelas de temporalidade. Em1986, iniciaram-se as primeiras atividades de avaliao dos acervos de carterintermedirio sob a guarda da ento Diviso de Pr-Arquivo do Arquivo Nacional, desta vezcom a preocupao de estabelecer prazos de guarda com vista eliminao e,conseqentemente, reduo do volume documental e racionalizao do espao fsico.

A metodologia adotada poca envolveu pesquisas na legislao que regula aprescrio de documentos administrativos, e entrevistas com historiadores e servidoresresponsveis pela execuo das atividades nos rgos pblicos, que forneceram asinformaes relativas aos valores primrio e secundrio dos documentos, isto , ao seupotencial de uso para fins administrativos e de pesquisa, respectivamente. Concludos os


44/200

2 Prazos de guarda


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2. Prazos de guarda

Referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fasescorrente e intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao

que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode serexpresso a partir de uma ao concreta que dever necessariamente ocorrer em relao aum determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definio daao exemplos: at aprovao das contas; at homologao da aposentadoria; e atquitao da dvida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo emque o documento freqentemente consultado, exigindo sua permanncia junto sunidades organizacionais. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o

documento ainda necessrio administrao, porm com menor freqncia de uso,podendo ser transferido para depsito em outro local, embora disposio desta.

A realidade arquivstica no Brasil aponta para variadas formas de concentraodos arquivos, seja ao nvel da administrao (fases corrente e intermediria), seja no mbitodos arquivos pblicos (permanentes ou histricos). Assim, a distribuio dos prazos deguarda nas fases corrente e intermediria foi definida a partir das seguintes variveis:

I rgos que possuem arquivo central e contam com servios de arquivamentointermedirio:

Para os rgos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta varivel,h necessidade de redistribuio dos prazos, considerando-se as caractersticas de cadafase, desde que o prazo total de guarda no seja alterado, de forma a contemplar osseguintes setores arquivsticos:

- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidadeorganizacional);

- arquivo central (fase intermediria I, que corresponde ao setor de arquivogeral/central da instituio);

- arquivo intermedirio (fase intermediria II, que corresponde ao depsito de

arquivamento intermedirio, geralmente subordinado instituio arquivstica pblica nasesferas federal, estadual e municipal).

II rgos que possuem arquivo central e no contam com servios dearquivamento intermedirio:

Nesta varivel as unidades organizacionais tambm funcionam como arquivo


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Nesta varivel, as unidades organizacionais tambm funcionam como arquivocorrente, transferindo os documentos aps cessado o prazo previsto para esta fase parao arquivo intermedirio, que promover o recolhimento ao arquivo permanente.

IV rgos que no possuem arquivo central nem contam com servios dearquivamento intermedirio:

Quanto aos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais soigualmente responsveis pelo arquivamento corrente, ficando a guarda intermediria acargo das mesmas ou do arquivo pblico, o qual dever assumir tais funes.

3. Destinao finalNeste campo registrada a destinao estabelecida que pode ser a eliminao,

quando o documento no apresenta valor secundrio (probatrio ou informativo) ou aguarda permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradasimportantes para fins de prova, informao e pesquisa.

A guarda permanente ser sempre nas instituies arquivsticas pblicas (Arquivo

Nacional e arquivos pblicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsveis pelapreservao dos documentos e pelo acesso s informaes neles contidas. Outrasinstituies podero manter seus arquivos permanentes, seguindo orientao tcnica dosarquivos pblicos, garantindo o intercmbio de informaes sobre os respectivos acervos.

4. Observaes

Neste campo so registradas informaes complementares e justificativas,necessrias correta aplicao da tabela. Incluem-se, ainda, orientaes quanto alterao do suporte da informao e aspectos elucidativos quanto destinao dosdocumentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.

3 - METODOLOGIA PARA ELABORAO

Para a elaborao da tabela de temporalidade h que se observar os princpiosda teoria das trs idades, que define parmetros gerais para arquivamento e destinaod d d

O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os


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O valor secundrio refere se ao uso para outros fins que no aqueles para osquais os documentos foram criados, podendo ser:

a) Probatrio quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes dainstituio;

b) Informativo quando contm informaes essenciais sobre matrias comque a organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa (Schellenberg, 1994,p. 152-154).

A metodologia de elaborao da tabela de temporalidade fundamenta-se nas

funes e atividades desempenhadas pelos rgos pblicos, tomando-se por base ocontedo da informao contida nos documentos, pois somente desta maneira possvelrealizar a anlise e seleo documental com racionalidade e segurana.

Os rgos, ao adotar a tabela, devem designar uma Comisso Permanente deAvaliao que ter a responsabilidade de proceder s adaptaes, orientar sua aplicao,dirimir possveis dvidas, orientar o processo de seleo dos documentos e proceder reviso peridica no que se refere aos documentos relativos s atividades-meio. Dever,

ainda, promover a avaliao dos documentos relativos s atividades-fim, complementando atabela bsica e submetendo-a aprovao da instituio arquivstica pblica.

A Comisso Permanente de Avaliao compor-sede:

arquivista ou responsvel pela guarda da documentao;

servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos aserem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;

historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo;

profissional da rea jurdica, responsvel pela anlise do valor legal dosdocumentos;

profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objetoda avaliao (economista, socilogo, engenheiro, mdico e outros);

outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comisso.

C d d b lh l l

existncia de outras fontes recapitulativas, freqncia de uso dos documentos, e aos


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p , q ,prazos de precauo, cuja necessidade ditada pelas prticas administrativas;

4. levantamento de informaes sobre linhas de pesquisa;

5. processamento das informaes e preenchimento dos campos da tabela;

6. encaminhamento da proposta Comisso Permanente de Avaliao paraapreciao dos prazos de guarda e destinao.

Cessados os trabalhos, a Comisso Permanente de Avaliao dever:

1. analisar a proposta, procedendo alteraes ou aprovando-a na ntegra;

2. encaminhar a tabela instituio arquivstica pblica na sua respectiva esferade competncia para aprovao;

3. providenciar a divulgao da tabela aprovada, por intermdio de ato legal aser publicado na imprensa oficial ou, na inexistncia desta, em outro veculo de divulgao

local.Para que a tabela seja aplicada com xito, ser necessrio promover o

treinamento dos responsveis pela execuo das atividades arquivsticas do rgo. Alm daaplicao da tabela, estes sero encarregados de analisar e propor as atualizaesnecessrias ao aprimoramento das atividades de avaliao.

No intuito de fornecer orientao para a definio de valores, apresentam-se, a

seguir, alguns critrios gerais adotados quando da elaborao da tabela bsica detemporalidade relativa s atividades-meio da administrao pblica.

Dos documentos relativos administrao geral, foram consideradospermanentes aqueles que dizem respeito a polticas, planos, projetos, programas demodernizao e reforma administrativa; relatrios de atividades; ajustes, acordos econvnios; aes judiciais, bem como normas, regulamentaes e diretrizes.

No que se refere aos documentos relativos organizao e funcionamento,foram considerados permanentes os regimentos, regulamentos, estatutos, organogramas eestruturas, alm dos documentos relacionados s campanhas institucionais e divulgao dasatividades do rgo.

Para assentamentos individuais, aposentadoria e penses definiu-se prazo de


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p p pguarda de 100 (cem) anos, com o objetivo de atender aos direitos de pensionistas eprovveis descendentes.

Quanto ao valor secundrio dos documentos relativos a pessoal, foramconsiderados permanentes os seguintes conjuntos documentais:

quadros, tabelas e poltica de pessoal, por refletirem diretrizes adotadas peloservio pblico na composio de seus quadros;

documentos que refletem as diretrizes, normas e procedimentos relativos aexames de seleo, cursos e estgios;

apurao de responsabilidade e ao disciplinar, pelo carter punitivo quereflete hbitos e costumes do perodo;

prmios, por refletirem uma possvel poltica de valorizao dos servidores; reclamaes/aes trabalhistas, acordos e dissdios, que refletem o relacio-

namento empregadores/empregados no servio pblico;

documentos referentes a movimentos reivindicatrios de servidores.Por impossibilidade de definio de prazos em anos, j que dependem do

julgamento dos tribunais de contas, definiu-se que os documentos financeiros permaneamna fase corrente at a aprovao das contas e por mais 5 (cinco) anos na fase intermediriapreviamente destinao, conforme a legislao em vigor. Estabeleceu-se valor permanentepara os conjuntos documentais relativos execuo financeira (prestao de contas, tomadade contas, balanos, balancetes, estmulos creditcios), os quais comprovam a receita e

despesa do rgo.No que tange aos documentos oramentrios, atribuiu-se valor permanente para

os conjuntos documentais que refletem:

a) a proposta oramentria, relativa s prioridades pontuais definidas pelosrgos e setores especficos da administrao pblica;

b) o oramento aprovado pelo governo, mediante lei oramentria, que redefineas prioridades estabelecidas nas propostas;

c) a execuo oramentria, que demonstra a efetiva alocao de recursos,redirecionando o oramento aprovado e criando, muitas vezes, novas prioridades

projetos, plantas e obras de bens imveis.


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Os conjuntos documentais relativos documentao e informao, consideradospermanentes, refletem a poltica de tratamento, controle e acesso informao do rgo.

So eles:inventrios de documentao bibliogrfica;

normas, projetos, manuais e instrumentos;

poltica interna de acesso aos documentos de arquivo;

anlise, avaliao, seleo e tabela de temporalidade;

termos de eliminao e guias de recolhimento;programas, sistemas e manuais de informtica.

Quanto aos assuntos diversos, foram considerados de valor permanente osdocumentos relativos aos eventos promovidos pelo rgo, no que tange ao seuplanejamento e programao, bem como os discursos, palestras e trabalhos apresentadospor seus tcnicos em eventos promovidos por outras instituies.

No caso de inexistncia, no rgo, do original dos documentos permanentes, acpia ser recolhida na condio de fonte nica de informao.

4 APLICAO DA TABELA

A aplicao da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleo edestinao dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. Paraisso, devem ser observadas as rotinas a seguir:

4.1 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE CORRENTE

1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento;

2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordocom os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo

f

6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;


51/200

7. Proceder eliminao;

8. Elaborar termo de eliminao;

9. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para a faseintermediria (guias/listagens de transferncia);

10. Operacionalizar a transferncia, seguindo orientaes do setor responsvelpelo arquivamento intermedirio.

4. 2 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE INTERMEDIRIA

1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento;

2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordocom os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo

organizao, se for o caso;

3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazode guarda estabelecido para esta fase;

4. Proceder triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente,separando aqueles que, em relao ao conjunto documental ao qualpertencem, no constituem elemento de prova e/ou informao que justifiquesua guarda (ver item 4.4 TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASEINTERMEDIRIA);

5. Proceder alterao de suporte, se for o caso (ver item 4.3 ALTERAODO SUPORTE DA INFORMAO);

6. Proceder ao registro dos documentos eliminados;

7. Proceder eliminao;

8. Elaborar termo de eliminao;

9 El b li t d d t d ti d lhi t ( i / l /

tcnicos da arquivologia, a legislao em vigor e a relao custo/benefcio de suai l t C t t i it d d id d d


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implantao. Conquanto tais recursos permitam a reduo das necessidades dearmazenamento da informao, podem, por outro lado, acarretar elevada despesa para orgo, sem que se obtenha resultados positivos.

Dentre as vantagens da alterao do suporte, destacam-se:

- agilizar a recuperao das informaes, bem como o seu intercmbio;

- garantir a preservao de documentos originais passveis de destruio pelomanuseio, bem como a segurana do acervo contra furto, incndios, inundaes etc;

- preencher lacunas nos acervos arquivsticos;

- substituir, em situaes especficas, grandes volumes de documentos destinados eliminao, mas de prazos de guarda muito extensos, proporcionando melhoraproveitamento do espao, reduzindo o custo de manuteno, concentrando as informaese facilitando o seu manuseio.

No entanto, qualquer deciso quanto alterao do suporte da informao deveestar fundamentada nos seguintes critrios:

1. avaliar as questes legais concernentes alterao do suporte, observando-seas garantias jurdicas, a normalizao dos procedimentos, as especificaes e os padres dequalidade estabelecidos pela legislao brasileira e por organismos internacionais. Cadargo necessita encontrar a soluo que melhor atenda s suas peculiaridades, examinandoas vantagens e desvantagens que envolvem a adoo desses recursos, bem como o custoglobal e os benefcios a serem obtidos. Do ponto de vista legal, observa-se que:

a) a atual legislao de microfilmagem no permite a eliminao de documentospblicos ou oficiais destinados guarda permanente, mesmo aps microfilmados;

b) o microfilme tem validade em juzo desde que obedecidos os critrios epadres estabelecidos em lei;

c) a atual legislao brasileira que garante a autenticidade, a integridade e avalidade jurdica de documentos em forma eletrnica encontra-se em processo deregulamentao, sendo aconselhvel a observncia da legislao em vigor no momento daadoo deste suporte.

5. o recurso utilizado deve ser adotado dentro da melhor tcnica, de forma alid d d d d bilid d d t


53/200

assegurar a qualidade da reproduo, a durabilidade do novo suporte e o acesso informao;

6. o rgo que adotar tais recursos deve contar com depsitos e equipamentosde segurana que venham a garantir a preservao do novo suporte.

Organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo daviabilidade econmica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espao e recursosfinanceiros do rgo, alm do clculo dos equipamentos, materiais e acessriosnecessrios. Deve-se, ainda, verificar as instalaes dos arquivos de segurana, bem como

as condies de tratamento tcnico, armazenamento e acesso s informaes.

4.4 TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIRIA

O conceito de triagem se confunde com o de avaliao, na medida em queambos os processos se relacionam depurao da massa documental arquivstica,

eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles que o tenham, seja para finsadministrativos ou de pesquisa histrico-cientfica. A tabela de temporalidade pode prever atriagem em seu prprio contedo quando assinala que sero preservados apenasexemplares nicos de documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais eliminao, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, j se encontrampreservados.

No entanto, outros critrios de triagem podem ser estabelecidos para

documentos que, embora corretamente classificados, no possuam o mesmo valor dosdemais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao contedo dasinformaes. Nestes casos, os responsveis pela destinao dos documentos em faseintermediria devem realizar a triagem previamente ao recolhimento, garantindo que oarquivo permanente receba apenas as peas cujo contedo justifique sua guarda do pontode vista probatrio e/ou informativo.

igualmente recomendvel a seleo por amostragem, processo que permite apreservao de parcela de documentos do conjunto documental destinado eliminao,com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada pocaou lugar. Para isso, alguns critrios devero ser observados, conforme a especificidade dosdocumentos avaliados, seguindo orientaes da instituio arquivstica pblica na respectiva

PRAZOS DE GUARDA


54/200

PRAZOS DE GUARDAASSUNTO FASE

CORRENTEFASE INTER-MEDIRIA

DESTINAO FINAL OBSERVAES

53

000 ADMINISTRAO GERAL001 MODERNIZAO E REFORMAADMINISTRATIVAPROJETOS, ESTUDOS E NORMAS

Enquantovigora

5 anosGuardapermanente

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DETRABALHO

5 anos 9 anos Guarda permanente

003 RELATRIOS DE ATIVIDADES 5 anos 9 anos Guarda permanenteSo passveis de eliminao os relatrios cujas

informaes encontram-se recapituladas em outros.004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS.CONVNIOS

Enquantovigora

10 anos Guarda permanente

010 ORGANIZAO EFUNCIONAMENTO

NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES, PROCEDI-MENTOS, ESTUDOS E/OU DECISES DE CARTER GERAL

Enquantovigora

5 anos Guarda permanente

010.1 REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES

Enquanto

vigora Eliminao

010.2 REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTA-

TUTOS. ORGANOGRAMAS. ESTRUTURASEnquanto

vigora5 anos Guarda permanente

Os originais dos atos publicados integraro osarquivos dos gabinetes do presidente da Repblica,governadores e prefeitos, cuja temporalidade serdefinida quando da elaborao de tabelaespecfica para suas atividades-fim.

010.3 AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES 2 anos Eliminao

011 COMISSES. CONSELHOS. GRUPOS

DE TRABALHO. JUNTAS. COMITS 4 anos 5 anos EliminaoATOS DE CRIAO, ATAS, RELATRIOS 4 anos 5 anos Guarda permanente

012 COMUNICAO SOCIAL

012.1 RELAES COM A IMPRENSA 1 ano Eliminao

012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTASEnquanto

vigora Eliminao

PRAZOS DE GUARDA


55/200

ASSUNTO FASECORRENTE

FASE INTER-MEDIRIA


54

012.12 ENTREVISTAS. NOTICIRIOS.REPORTAGENS. EDITORIAIS 2 anos Eliminao Os documentos cujas informaes reflitam apoltica do rgo so de guarda permanente.

012.2 DIVULGAO INTERNA 2 anos Eliminao

012.3 CAMPANHAS INSTITUCIONAIS.PUBLICIDADE

4 anos 10 anosGuardapermanente

019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANI-ZAO E FUNCIONAMENTO

Este grupo ser desenvolvido pelo rgo de acordocom a necessidade, bem como a temporalidade e

destinao.019.01 INFORMAES SOBRE O RGO 2 anos Eliminao

020 PESSOAL

020.1 LEGISLAONORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES,ESTATUTOS, REGULAMENTOS, PROCEDIMENTOS,ESTUDOS E/OU DECISES DE CARTER GERAL

Enquantovigora

5 anos Guarda permanente opcional a reproduo dos documentospreviamente ao recolhimento, para que o rgopermanea com cpias para consulta.

BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E DE

SERVIO


020.2 IDENTIFICAO FUNCIONAL (INCLUSIVECARTEIRA, CARTO, CRACH, CREDENCIAL EPASSAPORTE DIPLOMTICO)

Enquanto oservidor

permanecerEliminao

020.3 OBRIGAES TRABALHISTAS E ESTA-TUTRIAS. RELAES COM RGOSNORMATIZADORES DA ADMINISTRAOPBLICA. LEI DOS 2/3. RAIS

5 anos 5 anos Eliminao

020.31 RELAES COM OS CONSELHOSPROFISSIONAIS

2 anos Eliminao

Os documentos cujas informaes possam originarcontenciosos administrativos ou judiciais seroclassificados nos assuntos correspondentes ao seucontedo, cujos prazos e destinao estoestabelecidos nesta tabela.

020.4 SINDICATOS. ACORDOS. DISSDIOS 5 anos 5 anos Guarda permanente

PRAZOS DE GUARDA


56/200


FASE INTER-MEDIRIA


55

020.5 ASSENTAMENTOSINDIVIDUAIS. CADASTRO

Enquanto oservidor

permanecer Eliminao

O prazo total de guarda dos documentos de100 anos, independente do suporte. Serotransferidos ao arquivo intermedirio aps a sadado servidor do rgo.

021 RECRUTAMENTO E SELEO

021.1 CANDIDATOS A CARGO E EMPREGOPBLICOS: INSCRIO E CURRICULUM VITAE

2 anos Eliminao

021.2 EXAMES DE SELEO (CONCURSOS PBLICOS)PROVAS E TTULOS, TESTES PSICOTCNICOS E EXAMESMDICOS 6 anos Eliminao

CONSTITUIO DE BANCAS EXAMINADORAS, EDITAIS,EXEMPLARES NICOS DE PROVAS, GABARITOS,RESULTADOS E RECURSOS

6 anos 5 anos Guarda permanente opcional a seleo por amostragem das provasdos candidatos, segundo critrios estabelecidospela Comisso Permanente de Avaliao.

022 APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO

022.1 CURSOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTUDO)

022.11 PROMOVIDOS PELA INSTITUIO 5 anos EliminaoPROPOSTAS, ESTUDOS, EDITAIS, PROGRAMAS,RELATRIOS FINAIS, EXEMPLARES NICOS DEEXERCCIOS, RELAO DE PARTICIPANTES,

AVALIAO E CONTROLE DE EXPEDIO DECERTIFICADOS


022.12 PROMOVIDOS POR OUTRASINSTITUIES

Para os documentos comprobatrios departicipao utilizar os prazos e a destinao dosassentamentos individuais 020.5.

022.121 NO BRASIL 5 anos Eliminao

022.122 NO EXTERIOR 5 anos Eliminao

022.2 ESTGIOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTGIO)

022.21 PROMOVIDOS PELA INSTITUIO 5 anos EliminaoESTUDOS, PROPOSTAS, PROGRAMAS, RELATRIOSFINAIS, RELAO DE PARTICIPANTES, AVALIAO EDECLARAO DE COMPROVAO DE ESTGIO


PRAZOS DE GUARDA


57/200


FASE INTER-MEDIRIA


56

022.22 PROMOVIDOS POR OUTRASINSTITUIES

Para os documentos comprobatrios departicipao utilizar os prazos e a destinao dosassentamentos individuais 020.5.

022.221 NO BRASIL 5 anos Eliminao

022.222 NO EXTERIOR 5 anos Eliminao

022.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AAPERFEIOAMENTO E TREINAMENTO

Este subgrupo ser desenvolvido pelo rgo deacordo com a necessidade, bem como atemporalidade e destinao.

023 QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL

023.01 ESTUDOS E PREVISO DE PESSOAL 5 anos 5 anos Guarda permanente

023.02 CRIAO, CLASSIFICAO, TRANSFOR-MAO, TRANSPOSIO E REMUNE-RAO DE CARGOS E FUNES


023.03 REESTRUTURAES E ALTERAESSALARIAISASCENSO E PROGRESSO FUNCIONALAVALIAO DE DESEMPENHOENQUADRAMENTOEQUIPARAO, REAJUSTE E REPOSIO SALARIALPROMOES


023.1 MOVIMENTAODEPESSOAL023.11 ADMISSO.APROVEITAMENTO.CONTRATAO. NOMEAO.READMISSO. READAPTAO.RECONDUO. REINTEGRAO.REVERSO


023.12 DEMISSO. DISPENSA.EXONERAO.RESCISO CONTRATUAL. FALECIMENTO


PRAZOS DE GUARDA

ASSUNTO FASE DESTINAO FINAL OBSERVAES


58/200


FASE INTER-MEDIRIA


57

023.13 LOTAO. REMOO. TRANSFERNCIA.PERMUTA 4 anos 5 anos Eliminao

023.14 DESIGNAO. DISPONIBILIDADE.REDISTRIBUIO. SUBSTITUIO


023.15 REQUISIO. CESSO 5 anos 47 anos Eliminao

024 DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS

024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINAN-

CEIRAS5 anos 95 anos Eliminao

024.11 SALRIOS,VENCIMENTOS, PROVENTOSE REMUNERAES

7 anos Eliminao

024.111 SALRIO-FAMLIA 5 anos 19 anos Eliminao

Para os casos especiais previstos no Regime Jurdico nico, o prazo total de guarda para osdocumentos referentes concesso de salriofamlia ser de 100 anos.

024.112 ABONO OU PROVENTO PROVISRIO 7 anos Eliminao

ABONO DE PERMANNCIA EM SERVIOAt a homolo-

gao daaposentadoria

Eliminao

024.119 OUTROS SALRIOS, VENCIMENTOS,PROVENTOS E REMUNERAES

7 anos Eliminao

024.12 GRATIFICAES (INCLUSIVE INCORPORAES)

024.121 DE FUNO 5 anos 47 anos Eliminao

024.122 JETONS 7 anos Eliminao024.123 CARGOS EM COMISSO 5 anos 47 anos Eliminao

024.124 NATALINAS (DCIMO TERCEIRO SALRIO) 7 anos Eliminao

024.129 OUTRAS GRATIFICAES 5 anos 47 anos Eliminao

024.13 ADICIONAIS

024.131 TEMPO DE SERVIO (ANUNIOS,(BINIOS E QINQNIOS) 5 anos 47 anos Eliminao

PRAZOS DE GUARDA

ASSUNTO FASE DESTINAO FINAL OBSERVAES


59/200


FASE INTER-MEDIRIA


58

024.132 NOTURNO 5 anos 47 anos Eliminao024.133 PERICULOSIDADE 5 anos 47 anos Eliminao

024.134 INSALUBRIDADE 5 anos 47 anos Eliminao

024.135 ATIVIDADES PENOSAS 5 anos 47 anos Eliminao

024.136 SERVIOS EXTRAORDINRIOS(HORAS EXTRAS)


024.137 FRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E

ABONO PECUNIRIO7 anos Eliminao

024.139 OUTROS ADICIONAIS 5 anos 47 anos Eliminao

024.14 DESCONTOS

024.141 CONTRIBUIO SINDICAL DOSERVIDOR

7 anos Eliminao

024.142 CONTRIBUIO PARA O PLANO DESEGURIDADE SOCIAL


024.143 IMPOSTO DE RENDA RETIDO NAFONTE (IRRF)

7 anos Eliminao

024.144 PENSES ALIMENTCIAS 5 anos 95 anos Eliminao

024.145 CONSIGNAES 7 anos Eliminao

024.149 OUTROS DESCONTOS 7 anos Eliminao

024.15 ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMEN-

TOS024.151 PROGRAMA DE FORMAO DO PA-

TRIMNIO DO SERVIDOR PBLICO(PASEP). PROGRAMA DE INTEGRA-O SOCIAL (PIS)


024.152 FUNDO DE GARANTIA POR TEMPODE SERVIO (FGTS) 5 anos 47 anos Eliminao

PRAZOS DE GUARDA

ASSUNTO FASE FASE INTER DESTINAO FINAL OBSERVAES


60/200


FASE INTER-MEDIRIA


59

024.153 CONTRIBUIO SINDICAL DOEMPREGADOR 7 anos Eliminao

024.154 CONTRIBUIO PARA O PLANO DESEGURIDADE SOCIAL (INCLUSIVECONTRIBUIES ANTERIORES)


024.155 SALRIO MATERNIDADE 7 anos Eliminao

024.156 IMPOSTO DE RENDA 7 anos Eliminao

024.2 FRIAS 7 anos Eliminao

024.3 LICENASACIDENTE EM SERVIOADOTANTEAFASTAMENTO DO CNJUGE/COMPANHEIROATIVIDADE POLTICACAPACITAO PROFISSIONALDESEMPENHO DE MANDATO CLASSISTADOENA EM PESSOA DA FAMLIA

GESTANTEPATERNIDADEPRMIO POR ASSIDUIDADESERVIO MILITARTRATAMENTO DE INTERESSES PARTICULARESTRATAMENTO DE SADE (INCLUSIVE PERCIA MDICA)


024.4 AFASTAMENTOSPARA DEPORPARA EXERCER MANDATO ELETIVO

PARA SERVIR AO TRIBUNAL REGIONALELEITORAL (TRE)PARA SERVIR COMO JURADOSUSPENSO DE CONTRATO DE TRABALHO (CLT)


024.5 REEMBOLSO DE DESPESAS

PRAZOS DE GUARDA



61/200


FASE INTER-MEDIRIA


60

024.51 MUDANA DE DOMICLIO DESERVIDORES

Ataprovaodas contas

5 anos acontarda datadeaprovao dascontas

Eliminao

024.52 LOCOMOOAt

aprovaodas contas

5 anos acontarda datadeaprovao das

contas

Eliminao

024.59 OUTROS REEMBOLSOSAt

aprovaodas contas


Eliminao

024.9 OUTROS DIREITOS, OBRIGAES EVANTAGENS

PRAZOS DE GUARDA



62/200

ASSUNTO SCORRENTE

FASE INTER-MEDIRIA


61

024.91 CONCESSESALISTAMENTO ELEITORALCASAMENTO (GALA)DOAO DE SANGUEFALECIMENTO DE FAMILIARES (NOJO)

HORRIO ESPECIAL PARA SERVIDORESTUDANTE

HORRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR PORTADOR DEDEFICINCIA


024.92 AUXLIOSALIMENTAO/REFEIOASSISTNCIA PR-ESCOLAR/CRECHEFARDAMENTO/UNIFORMEMORADIA

VALE-TRANSPORTE

Ataprovaodas contas


Eliminao

025 APURAO DE RESPONSABILIDADE E AODISCIPLINAR

025.1 DENNCIAS. SINDICNCIAS. INQURITOS

025.11 PROCESSOS DISCIPLINARES 5 anos 95 anos Guarda permanente

025.12 PENALIDADES DISCIPLINARES 5 anos 95 anos Guarda permanente

026 PREVIDNCIA, ASSISTNCIA E SEGURIDADESOCIAL

026.01 PREVIDNCIA PRIVADA 5 anos 47 anos Eliminao

026.1 BENEFCIOS

PRAZOS DE GUARDA

ASSUNTO FASE FASE INTER- DESTINAO FINAL OBSERVAES


63/200

CORRENTEFASE INTERMEDIRIA

62

026.11 SEGUROSAt

aprovaodas contas


Eliminao

026.12 AUXLIOSACIDENTEDOENAFUNERALNATALIDADE

Ataprovaodas contas

5 anos acontarda datadeaprovao das

contas

Eliminao

RECLUSO 5 anos 47 anos Eliminao

026.13 APOSENTADORIA 5 anos 95 anos Eliminao

026.131 CONTAGEM E AVERBAO DETEMPO DE SERVIO

At a homolo-gao da

aposentadoriaEliminao

026.132 PENSES: PROVISRIA ETEMPORRIAEnquantovigora 5 anos Eliminao

PENSO VITALCIA 5 anos 95 anos Eliminao

026.19 OUTROS BENEFCIOS

026.191 ADIANTAMENTOS E EMPRSTIMOSA SERVIDORES

At quitaoda dvida 5 anos Eliminao

PRAZOS DE GUARDA

ASSUNTO FASE FASE INTER- DESTINAO FINAL OBSERVAES


64/200

CORRENTE MEDIRIA

63

026.192 ASSISTNCIA SADE (INCLUSIVE PLANOSDE SADE)

Ataprovaodas contas


Eliminao

PRONTURIO MDICO DO SERVIDOR 5 anos 95 anos Eliminao

026.193 AQUISIO DE IMVEIS At quitaoda dvida 5 anos Eliminao

026.194 OCUPAO DE PRPRIOS DA UNIO Enquantopermanece a

ocupao5 anos Eliminao

026.195 TRANSPORTES PARA SERVIDORES 2 anos Eliminao

026.2 HIGIENE E SEGURANA DO TRABALHO 2 anos Eliminao

026.21 PREVENO DE ACIDENTES DE TRABA-LHO


COMISSO INTERNA DE PREVENO DEACIDENTES (CIPA)

2 anos Eliminao

CRIAO, DESIGNAO, PROPOSTAS, RELAT-RIOS E ATAS 3 anos 5 anos Guarda permanente

026.22 REFEITRIOS, CANTINAS E COPAS(FORNECIMENTO DE REFEIES) 2 anos Eliminao

026.23 INSPEES PERIDICAS DE SADE 5 anos Eliminao

029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL

029.1 HORRIO DE EXPEDIENTE (INCLUSIVE ESCALA DEPLANTO)

2 anos Eliminao

PRAZOS DE GUARDA


FASE INTER-



65/200

CORRENTE MEDIRIA

64

029.11 CONTROLE DE FREQUNCIALIVROS, CARTES, FOLHAS DE PONTO, ABONODE FALTAS, CUMPRIMENTO DE HORAS EXTRAS


029.2 MISSES FORA DA SEDE. VIAGENSA SERVIO

029.21 NO PAS

AJUDAS DE CUSTODIRIASPASSAGENS (INCLUSIVE DEVOLUO)PRESTAES DE CONTASRELATRIOS DE VIAGEM

Ataprovaodas contas


Eliminao

Os relatrios tcnicos de viagem estaroclassificados no assunto correspondente ao seucontedo, cujos prazos e destinao estoestabelecidos nesta tabela.

029.22 NO EXTERIOR (AFASTAMENTO DO PAS)

029.221 SEM NUS PARA A INSTITUIO 7 anos EliminaoOs relatrios tcnicos de viagem estaroclassificados no assunto correspondente ao seucontedo, cujos prazos e destinao estoestabelecidos nesta tabela.

029.222 COM NUS PARA A INSTITUIOAUTORIZAO DE AFASTAMENTO

DIRIAS (INCLUSIVE COMPRA DE MOEDA

ESTRANGEIRA)LISTA DE PARTICIPANTES (NO CASO DECOMITIVAS E DELEGAES)PASSAGENSPASSAPORTESPRESTAES DE CONTASRELATRIOS DE VIAGEMRESERVAS DE HOTEL

Ataprovaodas contas


EliminaoOs relatrios tcnicos de viagem estaroclassificados no assunto correspondente ao seucontedo, cujos prazos e destinao estoestabelecidos nesta tabela.

029.3 INCENTIVOS FUNCIONAIS

PRAZOS DE GUARDA


FASE INTER-MEDIRIA



66/200

CORRENTE MEDIRIA

65

029.31 PRMIOSCONCESSO DE MEDALHAS, DIPLOMAS DE HONRA

AO MRITO E ELOGIOS5 anos 5 anos Guarda permanente

029.4 DELEGAES DE COMPETNCIA.PROCURAO

Enquantovigora

5 anos Eliminao

Quanto aos documentos referentes aosordenadores de despesas, utilizar o prazo dosdocumentos financeiros (At aprovao das contas+ 5 anos a contar da data de aprovao dascontas e eliminao).

029.5 SERVIOS PROFISSIONAIS TRANSITRIOS:AUTNOMOS E COLABORADORES (INCLUSIVELICITAES)

Enquanto

vigora aprestao doservio

Eliminao

O prazo total de guarda dos documentos de52 anos.

029.6 AES TRABALHISTAS. RECLAMAESTRABALHISTAS

At o trnsitoem julgado 5 anos Guarda permanente

029.7 MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS:GREVES E PARALISAES


030 MATERIALNORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES, PROCEDI-MENTOS, ESTUDOS E/OU DECISES DE CARTER GERAL

Enquantovigora 5 anos Guarda permanente

030.1 CADASTRO DE FORNECEDORES 5 anos Eliminao

031 ESPECIFICAO. PADRONIZAO.CODIFICAO. PREVISO. CATLOGO.IDENTIFICAO. CLASSIFICAO (INCLUSIVE

AMOSTRAS)

2 anos Eliminao

032 REQUISIO E CONTROLE DE SERVIOSREPROGRFICOS (INCLUSIVE ASSINATURASAUTORIZADAS E REPRODUES DE FORMULRIOS)

1 ano Eliminao

033 AQUISIO (INCLUSIVE LICITAES)

033.1 MATERIAL PERMANENTEOs documentos referentes a material noadquirido devero ser eliminados aps 1 ano.

PRAZOS DE GUARDA


FASE INTER-MEDIRIA



67/200

CORRENTE MEDIRIA

66

033.11 COMPRA(INCLUSIVE COMPRA PORIMPORTAO)

Ataprovaodas contas


Eliminao

033.12 ALUGUEL. COMODATO. LEASING

Ataprovaodas contas

5 anos acontarda datadeaprova

o dascontas

Eliminao

033.13 EMPRSTIMO. CESSOEnquanto

vigora5 anos Eliminao

Para transaes que envolvam pagamentos dedespesas pendentes, utilizar prazos paradocumentos financeiros (At aprovao das contas+ 5 anos a contar da data de aprovao dascontas e eliminao).

DOAO. PERMUTA 4 anos 5 anos Eliminao

Para transaes que envolvam pagamentos de

despesas pendentes, utilizar prazos paradocumentos financeiros (At aprovao das contas+ 5 anos a contar da data de aprovao das contae eliminao).

033.2 MATERIAL DE CONSUMO Os documentos referentes a material noadquirido devero ser eliminados aps 1 ano.

PRAZOS DE GUARDA


FASE INTER-MEDIRIA



68/200

CORRENTE MEDIRIA

67

033.21 COMPRAAt

aprovaodas contas


Eliminao

033.22 CESSO. DOAO. PERMUTA 4 anos 5 anos Eliminao

033.23 CONFECO DE IMPRESSOSAt

aprovaodas contas

5 anos acontarda datadeaprova

o dascontas

Eliminao

034 MOVIMENTAO DE MATERIAL (PERMANENTE EDE CONSUMO)

Para os documentos referentes a produtos einsumos qumicos e outras substnciasentorpecentes, observar os prazos da legislaoespecfica vigente.

PRAZOS DE GUARDA


FASE INTER-MEDIRIA



69/200

CORRENTE MEDIRIA

68

034.01 TERMOS DE RESPONSABILIDADE(INCLUSIVE RMB OU RMBM)

Ataprovaodas contas


Eliminao

034.1 CONTROLE DE ESTOQUE (INCLUSIVEREQUISIO, DISTRIBUIO E RMA) 2 anos Eliminao


034.2 EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTOAt a

concluso docaso

5 anos Eliminao

Para os documentos referentes a produtos einsumos qumicos e outras substnciasentorpecentes, observar os prazos da legislao

especfica vigente.

034.3 TRANSPORTE DE MATERIAL 2 anos Eliminao


034.4 AUTORIZAO DE SADA DE MATERIAL 1 ano Eliminao

Para os documentos referentes a pro

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