7/23/2019 Comissão de Eventos

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Comissão de Eventos

Introdução

Esse manual tem a intenção de dotar Comissão de eventos de um maior

conhecimento sobre área, fazendo com que esses sejam cada vez mais prósperos, embora a

maioria deles sejam de eventos cotidianos como comemorações após cerimônias de posse,

iniciação e etc nem por isso devem ser despresti!iados de or!anização e a má"ima de

qualidade poss#vel $l%m disso, como qualquer comissão do Cap#tulo ela possui obri!ações

 pecuniárias a isso, as quais e"plicaremos aqui

Inicio da gestão

$ primeira Coisa a se fazer % pe!ar com o Escrivão o ultimo relatório final da Comissão,

nele voc& terá conhecimento do funcionamento da Comissão e como ela trabalhou, isso será uma

 bela fonte de id%ias e inspiração, assim voc& tamb%m se precaverá de poss#veis dificuldadesenfrentadas na !estão anterior evitando as mesmas e dando mais fluidez ao trabalho

'epois disso, lo!o depois da primeira reunião do Cap#tulo, faça uma reunião da comissão,

reunindo os membros do Cap#tulo interessados em fazer parte dela, definam os eventos que a

comissão irá operar (açam uma id%ia !eral de o que fazer e como fazer, al%m de definir o

 planejamento das atividades )a reunião faça um relatório constando as decisões e envie os nomes

dos membros que fazem parte da comissão para o Escrivão, para que ele faça seu re!istro e

controle )ão se esqueça de sempre fazer os eventos e etc sob as diretrizes do *estre Conselheiro

  Trabalho da Comissão

'e $cordo com o Artigo 478 do R.G % função da Comissão de Eventos

Art. 478 do R.G $ Comissão de Eventos terá por

função a realização das Cerimônias e outros eventos

do Cap#tulo, !arantindo sua efici&ncia e or!anização

$ssim temos bem claro que essa área fundamental do Cap#tulo % !erida por essa Comissão )ão necessariamente, os membros que desempenhem as cerimônias e outras atividades devem

fazer parte da comissão, mas ela deve providenciar a e"ecução e a lo!#stica desses eventos e

cerimônias +amb%m devemos dei"ar claro que essa Comissão se dedica a realização de

cerimônias e eventos do Cap#tulo, ou seja, caso o cap#tulo esteja envolvido na or!anização de

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con!ressos ou eventos Estaduais, e!ionais ou )acionais, essa comissão não deve ser a

responsável pela realização desses eventos

 !rgani"ando um #e$ueno Evento

Esses eventos são os que definimos como Comemorações após cerimônias de posse etc

 )esse caso não % necessário uma !rande lo!#stica por%m e"iste al!uns itens de relevante

import-ncia a serem observados

% &ivulgação

% Cerim'nia ()blica

% *ga(e

&ivulgação+ sempre que fazemos um evento queremos que ele seja presti!iado, nesse caso,

 providencie para o Escrivão envie of#cios as .ojas /atrocinadoras, .ojas e Cap#tulos da re!ião,

instituições parceiras do Cap#tulo, e outras instituições que mantenham laços com o mesmo

convidando0os para o evento apropriado $l%m disso divul!ação em redes sociais tamb%m são

relevantes

Cerim'nia ()blica+ verifique com o *estre Conselheiro qual será a cerimônia p1blica

apresentada, então entre os membros definam ou indiquem al!u%m para faz&0lo Enfatizamos que

isso deve ser feito com o má"imo de anteced&ncia poss#vel, para que haja tempo de tempo de os

irmãos decorarem a cerimônia, al%m disso, % importante que a comissão marque um ensaio da

mesma para ver como os 2rmãos a estão e"ecutando, e já os acostumando com o p1blico, e

identificando suas falhas .embre0se que uma cerimônia bem e"ecutada causará sempre uma ótima

impressão e satisfação dos presentes fazendo que eles sempre sintam vontade de presti!iar as

outras cerimônias Cap#tulo

*ga(e+ a primeira coisa a se fazer, % ver de o que e quanto o Cap#tulo dispõe para fazer esse

evento, caso o Cap#tulo possua um Clube de /ais e *ães devem avaliar com ele, o que fazer,

se!uindo os passos3

0 Estimar a m%dia de quantas pessoas vão 4 levando em conta o histórico de presença, e divul!ação

do evento5

0 $ partir da# % avaliar o que as condições permitem fazer

0 'efinir se os membros deverão trazer al!uma coisa para ajudar no á!ape, e se sim o que devem

trazer

0 'ividir as tarefas,

• 'e quem irá comprar a comida e6ou outros• 7uem vai preparar

• 8r!anizar a lo!#stica do horário de preparação dela como o transporte etc

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9amais se esqueça de anotar quem ficou responsável pelo o que /arte importante do evento % a

 preparação do local, arrumando mesas espaço para o preparo dos alimentos, local para refri!eração

das bebidas, verificar os materiais de hi!iene pessoal nos toaletes e etc se usado, verificar

equipamento de som

!rgani"ando um evento de m,dio (orte

Esses eventos são aqueles que os Cap#tulos fazem para arrecadar fundos para variados fins

$ boa realização deles % vital para quando o Cap#tulo realize novamente esse tipo evento os que já

foram uma vez sabendo que os eventos são or!anizados e de qualidade, sintam vontade de ir

novamente e sintam a confiança de chamar outros para que tamb%m presti!iem os eventos /or isso

a total atenção aos detalhes % importante para o sucesso do mesmo

:asicamente esses eventos possuem a mesma lo!#stica de um evento de pequeno porte, mas

nesse caso e"istem mais al!umas informações relevantes a serem 8bservadas )a divisão de

tarefas o ideal % que cada um fique responsável por uma função, e o presidente atue na fiscalizaçãoda atuação desses membros nos seus deveres 8bviamente caso o Cap#tulo possua um Clube de

/ais e mães e eles ajudem no evento deverão ser tratados como membros na divisão de tarefas

$ primeira coisa a se definir % o que vai ser, deve se relevar que tipo de evento o Cap#tulo

irá fazer se vai ser uma festa de halloin!, um churrasco, jantar etc escolhido isso o evento deverá

ter um nome, encorajamos que para um melhor mar;etin! e identidade do evento seja usado um

nome relativo que identifique o evento e"emplo <upondo que o evento seja uma macarronada, o

nome poderia ser *$C$(E<+$, ou seja, a festa do macarrão

'epois deve0se providenciar um local para o evento, nisso deve0se avaliar se ele possui a

estrutura necessária para o evento levando em consideração o n1mero de pessoas esperado, local

 para preparação, armazenamento, das comidas e bebidas etc

'efinido que tipo de evento será feito deve0se começar a orçar os !astos com alimentação,

 bebida, e a lo!#stica que os envolve, como a compra de !elo para refri!erar as bebidas ou mesmo a

contratação da cozinheira para preparar a comida $ssim levando em consideração essa estimativa

de !astos, pode0se definir o preço a ser cobrado para a participação no evento

<abendo o que, onde e quanto, pode0se começar a partir para a divul!ação, como esse

evento % publico deve0se investir no maior mar;etin! poss#vel, como divul!ação em carros de som,

divul!ação em rádios ou +=s locais, cartazes, redes sociais, divul!ar nas lojas *açônicas eCap#tulos pró"imos

<e!uindo isso a!ora começamos o evento mas antes disso temos que ter devida atenção a

estrutura do local como averi!uar as condições dos banheiros, as condições das mesas, verificar a

disponibilidade de pratos talheres e copos e !uardanapos etc