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Como Administrar Seu Tempo

1.1.IntroduoO dia tem 24 horas para todos igualmente e nem sempre essas 24 horas so suficientes para que se desenvolvam todas as atividades dirias de um homem moderno.

Por este motivo, a maneira como utilizamos ou administramos o tempo de extrema importncia, pois isso pode nos trazer benefcios na nossa qualidade de vida, nas nossas relaes interpessoais e na produtividade profissional.Como Administrar Seu Tempo

1.1.IntroduoNo importa o que se faa, o tempo no par e no podemos recuper-lo uma vez perdido.

Perguntas sobre"Como administrar o tempo?"e"Como torn-lo mais produtivo?"vo ser necessrias para o desenrolar deste curso.

As respostas se daro aps conhecermos os chamados"desperdiadores de tempo", que so uma srie de fatores que agem sobre ns, prejudicando a nossa boa administrao do tempo. Por isso, preciso conhec-los, pois somente assim vamos conseguir atuar sobre eles.Como Administrar Seu Tempo

1.2.Desperdiadores de tempoEntre vrios fatores, temos a falta de definio de prioridades, o planejamento inadequado, a falta de disciplina e a desorganizao pessoal, o uso inadequado do telefone, o desrespeito aos horrios, os problemas de comunicao, a burocracia excessiva, as mudanas de prioridades, a dificuldade de lidar com vrias coisas ao mesmo tempo, a falta de ambientes adequados para trabalhos que exijam concentrao, e a dificuldade de tomar decises.

Conhecendo esses desperdiadores de tempo que atuam principalmente no trabalho, na vida profissional e em casa, vamos conseguir melhorar e at mesmo administrar o tempo.Como Administrar Seu Tempo

1.3.Atividades prioritriasPrimeiramente devemos dar nfase em uma das coisas mais importantes de nossa vida, que so nossas atividades prioritrias.

Atividades prioritrias so diferentes de atividades importantes e de atividades urgentes.

Vamos conhecer um pouco sobre cada uma delas...

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1.3.Atividades prioritriasUmaatividade importante aquela que nos traz resultados efetivos e significativos. J, uma atividade urgente aquela que tm a presso do tempo para sua execuo. E umaatividade prioritria aquela que em relao s outras, possui um grau maior de significncia, especialmente em termos de urgncia e importncia. Por isso, interessante comear o dia definindo e trabalhando as prioridades. O resultado ser uma melhor produtividade e satisfao.

A maioria das pessoas faz um planejamento inadequado do seu dia e assim, acaba no obtendo os melhores resultados. Por isso, devemos buscar um planejamento de qualidade, j que "planejar colocar em ordem, na cabea ou por escrito, o que se quer conseguir e como se vai conseguir, antes de iniciar a ao".Como Administrar Seu Tempo

1.4.O ato de planejar e suas etapasO ato de planejar se compe de quatro etapas bsicas:

A primeira o planejamento propriamente dito. A segunda fase a de execuo, ou seja, deve-se colocar em prtica o que foi planejado. A terceira etapa a de acompanhamento do planejamento, onde necessrio verificar se o realizado est de acordo com o planejado. A quarta etapa chamada de aes corretivas que so utilizadas quando observado algum desvio na execuo do planejamento.

Essas aes tem o objetivo de corrigir e fazer com que o realizado se aproxime ao mximo do planejado.

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1.5.A desorganizao pessoalA organizao humana fundamental para o desenvolvimento do sistema. A desorganizao pessoal e a falta de autodisciplina so fatores que contribuem para a falta de tempo no trabalho e no lar.

Este tipo de desorganizao comea se manifestando no prprio trabalho, ou seja, com mesa e arquivos desarrumados, papis acumulados desorganizadamente nas mesas e pastas "amontoadas" nas estantes.Como Administrar Seu Tempo

1.5.A desorganizao pessoalIsso significa uma perda considervel de tempo na localizao de documentos, acarretando, obviamente, na perda de produtividade pessoal.

A dificuldade na localizao de documentos e informaes, ou at mesmo a perda deles, fazem com que os compromissos no sejam cumpridos, acarretando uma pssima imagem com as pessoas ao redor.

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1.5.A desorganizao pessoalEstes papis e documentos acumulados nas mesas podem ser evitados se tomados alguns cuidados:

1)Toda vez que documentos ou correspondncias chegarem at sua mesa, vai ser necessrio que voc tome alguma deciso a respeito.2)A cesta de lixo comporta bem os que no lhe interessarem. importante eliminar tudo o que for desnecessrio.3) necessrio que se execute tudo que for de sua competncia imediatamente.4)Encaminhe de imediato para o setor ou pessoa competente aqueles que forem de interesse de outros.

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1.5.A desorganizao pessoal5)Todos os dias, quando chegar, arrume sua mesa, no deixando documentos parados.6)E por ltimo, no seja um agente gerador de papeis: no faa anotaes em papis soltos. Faa uso de sua prpria agenda.Para uma melhor organizao e auxilio na lembrana de compromissos, o uso de uma agenda bem preparada e organizada pode contribuir muito para melhorar a imagem perante as pessoas que compartilham do seu profissionalismo.

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1.6.Uso inadequado do telefoneUm outro desperdiador de tempo o uso inadequado do telefone, pois muitas vezes fazemos uso do telefone de forma errada, ou seja, gastando muito tempo em conversas, fazendo ligaes em excesso ou sem planejamento.Por isso necessrio planejar suas ligaes, verificando diariamente para quem precisa ligar. importante tambm que se faa uma lista de tudo o que tem de falar e o detalhamento de cada assunto. Estar extremamente relaxado e tranqilo faz com que as conversas ao telefone sejam objetivas e rpidas.O uso de fax ou e-mail so recursos que evitam interrupes e alm disso, so mais econmicos.

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1.7.Lidar com vrias coisas ao mesmo tempoLidar com vrias coisas ao mesmo tempo tambm constitui um desperdiador, pois causa extremo desgaste, baixando a produtividade e a qualidade do servio.Para minimizar este tipo de problema necessrio re-planejar, delegar, dizer "no" quando necessrio e procurar melhorar a organizao pessoal.

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1.8.ProcrastinaoProcrastinao segundo o dicionrio Aurlio, quer dizer "transferir para outro dia, adiar, delongar, demorar". E isso que a maioria das pessoas fazem: deixam para depois.Com isso, as aes ocorrem sempre tarde, gerando estresse pela pendncia que perturba quem deixa para mais tarde.Muitas vezes, a procrastinao pode levar a uma crise que poderia ser evitada, tomando a devida deciso ou praticando a ao que dependa de ns.

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1.9.Abandono de um trabalho inacabado para iniciar outroUm outro desperdiador de tempo abandonar um trabalho sem terminar para iniciar outro.A maioria das pessoas, como ns, esto sempre assumindo muitos afazeres, preocupadas em fazer tudo e, mesmo antes de terminar um trabalho, j esto com outro iniciado, gerando sempre uma lista de atividades inacabadas.O primeiro passo para corrigir este problema estar consciente da necessidade de disciplinar-se, fazendo um planejamento de atendimento a todas as solicitaes, organizando seu local de trabalho, definindo as atividades prioritrias e finalmente: sempre que iniciar um trabalho, pare somente quando terminado.

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1.10.Desrespeito aos horriosUm fator que tambm prejudica o tempo o desrespeito aos horrios, pois algumas pessoas tm como hbito a falta de valorizao da pontualidade, a falta de planejamento, a indefinio de prioridades e a incapacidade de dizer "no".Estes fatores juntos constituem indisciplina e falta de profissionalismo por parte da pessoa que assim age.Para cumprir os horrios necessrio fazer um bom planejamento das atividades dirias, ser disciplinado, ser pontual e rigoroso no cumprimento de prazos.

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1.11.Problemas de comunicaoOs problemas de comunicao so desperdiadores de tempo, pois comunicar , at pela composio da palavra, tornar comum, entender e se fazer entender.Por isso, necessrio que a comunicao seja bem feita, pois se houver qualquer problema na sua emisso, tramitao ou recepo, a situao poder complicar-se.

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1.12.Falta de ambiente adequado para trabalhos especiaisNo ter ambiente adequado para trabalhos que exijam concentrao pode principalmente prejudicar a produtividade e a qualidade dos resultados.Assim, extremamente importante que se reveja a melhoria do espao fsico de trabalho, como iluminao, ventilao e at rudos que dificultam a concentrao.

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Este curso foi baseado na obra de:

Costa, Flvio Martins da.Socorro, no tenho tempo: dicas para lidar com o dia que tem apenas 24 horas e no 40 ou 50 horas...e para conseguir ser mais produtivo e ter qualidade de vida.../Flvio Martins da Costa. - Belo Horizonte: Indita, 2001.

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