Como priorizar ações?...Priorizar para quê? Delimitamos um problema e elaboramos hipóteses sobre...
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Iniciativa Coordenação Técnica Apoio Parceria
Como priorizar ações?
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Como priorizar?
Infelizmente, não temos tantos braços como um polvo. Mas somos responsáveis pela realização de muitas ações em nosso cotidiano. Como decidir o que iremos fazer primeiro? Como priorizar?
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Na administração pública...
• O período de uma gestão de governo é relativamente curto face às inúmeras demandas.
• A gestão democrática suscita inúmeras propostas. Soma-se a estas a visão do gestor, consolidada também perante necessidades recorrentes da sociedade. Filtrar e refinar um conjunto grande de propostas é uma tarefa relativamente complexa.
(Pinheiro, 2013)
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Priorizar para quê?
Delimitamos um problema e elaboramos hipóteses sobre suas causas
Elaboramos ações para resolver as causas dos problemas
Para chegarmos a algo realizável precisamos elencar o que será realizado.
Priorizamos para
termos uma atuação
efetiva ao lidarmos
com problemas.
Afinal, é necessário
focalizar nossos
recursos para
viabilizar mudanças.
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Como priorizar?
• Definir critérios de forma racional;
• Critérios devem ser pactuados e comunicados a toda equipe.
• Quanto maior a segurança da equipe em relação aos critérios que possibilitam a priorização, mais fácil é cumprir o planejado, negociando com os outros atores a não realização de demandas não previstas.
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1) Maior impacto social
Quais ações vão impactar de forma mais efetiva na melhoria da aprendizagem dos alunos, na sua formação como cidadãos?
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2) Capacidade de ação governamental
Qual é a disponibilidade da equipe para executar as ações planejadas?
O que temos capacidade para fazer e o que não temos capacidade para fazer?
Se precisa ser realizada, mas não há capacidade, é preciso pensar em quais ações tomar
para que a ação possa ser realizada.
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3) Disponibilidade de recursos
Considerando que meus recursos são escassos e limitados, quais ações irão potencializá-los?
Ações que comprometem grande porcentagem do montante total de recursos do órgão gestor devem ser cuidadosamente analisadas: seus impactos são grandes o suficiente para compensar o gasto?
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4) Demandas da sociedade
Entre as ações que eu preciso realizar, quais representam demandas reais da sociedade, da comunidade escolar?
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5) Existência de propostas para implementação das políticas públicas
Eu consigo desenvolver, neste momento, propostas de solução para o problema social identificado?
Na sociedade, há propostas de solução do problema social identificado?
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6) Impacto sobre outros processos da secretaria
• Entre as ações que eu preciso fazer, quais aquelas que, se não forem feitas, impactam sobre outros processos da secretaria?
Ex.: Processo de matrícula
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7) Básico X Ações incrementais
• Esforço da equipe e uso de recursos deve primeiro garantir a realização das tarefas básicas e prioritárias.
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Metodologias para priorização dos problemas e das ações
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Gravidade
Urgência
Tendência
Gravidade
Representa o provável dano ou prejuízo que pode decorrer de uma
situação.
Ele é analisado pela consideração da intensidade ou impacto que
algum dos problemas em análise podem ocasionar caso venha a
ocorrer. Seus danos podem ser avaliados de forma quantitativa ou
qualitativa, com seus efeitos sendo analisados a médio e longo
prazo.
5
Extremamente grave
4
Muito grave
3
Grave
2
Pouco grave
1
Sem gravidade
Priorização dos problemas
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Gravidade
Urgência
Tendência
Urgência
Representa a questão do tempo que existe para resolver um
problema, ou uma dada situação. Em termos mais simples, esse
aspecto é analisado pela pressão que o tempo impõe, levando em
consideração os prazos para a resolução do problema. Quanto
maior a urgência, menor será o prazo disponível para resolver o
problema em questão e vice versa.
5
Precisa de ação imediata
4
É urgente
3
O mais rápido possível
2
Pouco urgente
1
Pode esperar
Priorização dos problemas
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Gravidade
Urgência
Tendência
Tendência
Esse aspecto representa o potencial de crescimento do problema e
a probabilidade dele se tornar maior com o passar do tempo.
Nesse quesito é preciso analisar o padrão ou a tendência de
evolução da situação. A pontuação da tendência de um problema
acontece a partir da classificação de que ele irá piorar rapidamente
(5), ou de que apenas não irá mudar (1).
5
Irá piorar rapidamente
4
Irá piorar em pouco tempo
3
Irá piorar
2
Irá piorar a longo prazo
1
Não irá mudar
Priorização dos problemas
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Nosso amigo Carlos é um motorista muito preocupado com a condição de seu
automóvel.
Como ele não dispõe de todos os recursos de que gostaria, não consegue
tratar de todos os problemas de seu veículo.
Vamos ajudá-lo a priorizar suas necessidades de manutenção!
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Metodologias para priorização dos problemas
Priorizar a manutenção de um automóvel:
FATOR G U T G x U x T Priorização
Pneu careca
Para-lama amassado
Luz de freio não acende
Vazamento no freio
Luz interna queimada
Motor engasgado
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Metodologias para priorização dos problemas
PROBLEMA G U T G x U x T Priorização
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Impacto
Esse aspecto representa o potencial de solução que a nossa ação
traz para combater as causas do problema.
Nesse quesito é preciso analisar o quanto que, se concretizada,
nossa ação contribuirá para a diminuição ou até a eliminação da
causa.
1
Baixíssimo impacto
2
Relativo impacto
3
Moderado impacto
4
Considerável impacto
5
Elevado impacto
Impacto
Governabilidade
Recursos
Priorização das ações
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Impacto
Governabilidade
Recursos
Governabilidade
A governabilidade diz respeito não só ao domínio das competências
necessárias para implementar uma ação, como também do âmbito
político e da relevância da ação para o programa de governo, Plano
Plurianual, Plano Municipal de Educação, Plano Nacional da Educação,
entre outros compromissos assumidos pelo poder público municipal.
Interesse Político
Compromisso Político
Domínio de recursos, competências e meios
Priorização das ações
1
Baixíssima governabilidade
2
Relativa governabilidade
3
Moderada governabilidade
4
Considerável governabilidade
5
Altíssima governabilidade
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Priorização das ações
Impacto
Governabilidade
Recursos
Recursos
O critério dos recursos procura demonstrar o quanto uma ação está
dentro da capacidade de despesa do poder público municipal.
Investimento
5 - Baixo ou assimilável pelo orçamento
3 - Médio, assimilável com remanejamento orçamentário;
1 - Alto, requererá grandes cortes orçamentários. Custeio futuro
5 – Baixo, assimilável sem maiores problemas;
3 – Médio, assimilável com remanejamento orçamentário;
1 – Alto, comprometerá outros custeios.
Financiamento Externo
5 - Sim e são facilmente acessíveis;
3 - Sim e demandarão certo empenho governamental; 1 - Não, ou são dificilmente acessíveis.
1
Baixíssima disponibilidade
2
Relativa disponibilidade
3
Moderada disponibilidade
4
Considerável disponibilidade
5
Elevada disponibilidade
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Metodologias para priorização das ações
AÇÕES I G R I x G x R Priorização