7/25/2019 CONCEITOS TEORIA ARQUIVOLOGIA

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Conceito: A Arquivologia (ou Arquivística) é uma ciência que se relaciona com a ciência dainformação. A Teoria Arquivística, também conhecida como Arquivologia, pode ser entendidacomo um conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção,orani!ação, uarda, preservação e uso de documentos em arquivos.Síntese: A teoria e o trabalho acadêmico dos arquivos é chamada arquivística.Objeto intelectual da arquivística: é a informação ou, mais especificamente, os dados que possibilitam a informação"# $ (dois) aspectos que devemos salientar sobre %Arquivística%&a) ' primeiro referese aos randes volumes de documentos acumulados diariamente pelasorani!açes, o que e*ie uma maior sofisticação dos esquemas de classificação e+

b) ' seundo relacionase ao desenvolvimento terico da orani!ação de documentosarquivísticos.Princípios: 's princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre aarquivística e as outras -ciências document#rias. /ão eles&Princípio da Proveniência: 0i*a a identidade do documento, relativamente a seu produtor.1or este princípio, os arquivos devem ser orani!ados em obediência 2 competência e 2satividades da instituição ou pessoa leitimamente respons#vel pela produção, acumulação ouuarda dos documentos. Arquivos oriin#rios de uma instituição ou de uma pessoa devemmanter a respectiva individualidade, dentro de seu conte*to or3nico de produção, nãodevendo ser mesclados a outros de oriem distinta.Princípio da Organicidade: As relaçes administrativas or3nicas se refletem nos conjuntosdocumentais. A oranicidade é a qualidade seundo a qual os arquivos espelham a estrutura,funçes e atividades da entidade produtora4acumuladora em suas relaçes internas e e*ternas.Princípio da Unicidade: 5ão obstante, forma, ênero, tipo ou suporte, os documentos dearquivo conservam seu car#ter 6nico, em função do conte*to em que foram produ!idos.Princípio da Indivisibilidade ou integridade: 's fundos de arquivo devem ser preservadossem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autori!ada ou adição indevida.Princípio da Cumulatividade: ' arquivo é uma formação proressiva, natural e or3nica.111 !volu"#o da comunica"#o e suportes da in$orma"#oA informação pode ser encontrada sob diversas formas, entre elas& a escrita, osdesenhos, os símbolos, os estos, os sons, as imaens (fi*as ou em movimento), etc."# muito tempo era comum a -fiura do mensaeiro que transmitia a informação, percorrendo lonas dist3ncias, passandoa de pessoa para pessoa (quem j#não ouviu falar na atualidade do chamado -telefone sem fio ou -r#dio corredor).'corre que esse tipo de transmissão possibilitava o -ruído na comunicação, provocando perdas e desvios na mensaem, de tal forma, que o seu conte6do finaldiferia quase que totalmente do conte6do inicial. 5a antiuidade a comunicação era feita através de estos, evoluindo depois para a forma oral4emissão de sons e, por fim, para a escrita. ' surimento daescrita& pictorial (desenhos em pedras)+ loor#fica (símbolos)+ alfabeto (letras)+alterou de forma sinificativa essa realidade, pois o reistro da informação em umsuporte tornou muito mais confi#vel o conte6do daquilo que se queria transmitir.'s suportes mais comuns da época eram& o m#rmore, o marfim, o cobre, ast#buas, os tabletes de arila, etc. 7m tempos recentes temos& o papiro, o peraminhoe o papel, e, na atualidade encontramos suportes como& a fita manética, ofilme de nitrato, o 89, ' 9:9, o pen drive, o ;lura<, etc.Obs: 5a atualidade vivemos a realidade do -documento virtual, novorecurso utili!ado por conta da economia de recursos naturais (principalmente amadeira utili!ada na fabricação do papel), tendo em vista a escasse! de matéria prima.7m diversos rãos overnamentais como o& /enado, 83mara dos 9eputados,

85=, />0, />=, >/>, >/7, />?, >ribunais de =ustiça, entre outros+ os reistros processuais, os procedimentos administrativos, as comunicaçes internas,contestaçes, etc., são atualmente efetuadas em ambiente virtual, descartandoo uso indiscriminado de papel, o que, sem sombra de d6vida, contribui para adiminuição de ac6mulo de documentos, redução do espaço físico para o arma!enamento,economia de astos com pessoal, etc.A informação reistrada, como j# vista anteriormente, deu oriem ao documento propriamente dito, e esse documento juntamente com tantos outros queforam sendo criados precisava ser uardado em alum luar, surindo daí oarquivo (local de uarda, depsito, etc.).

11% &rquivo/eundo estudiosos, a oriem da palavra arquivo tem duas vertentes& a primeira di! que é oriin#ria do reo arché (pal#cio dos maistrados), passando8onceitos fundamentaisdepois a se chamar archeion (local utili!ado para uardar e depositar documentos)+e a seunda, que é oriin#ria do latim, archivum, quer di!er& local de uarda dedocumentos e outros títulos.' art. $@ da ei n@ B.CDE4EC que& -dispe sobre a política nacional de arquivos p6blicos e entidades privadas e d# outras providências, tra! a seuinte definição&'Consideram(se arquivos para os $ins desta lei os conjuntos de documentosprodu*idos e recebidos por +rg#os p,blicos institui"-es de car.ter p,blico e entidadesprivadas em decorrência do e/ercício de atividades especí$icas bem comopor pessoa $ísica qualquer que seja o suporte da in$orma"#o ou a nature*a dosdocumentos01.1.2.1. Outras definições de arquivo:

'designa"#o genrica de um conjunto de documentos produ*idos e recebidospor uma pessoa $ísica ou jurídica p,blica ou privada caracteri*ado pela nature*aorg2nica de sua acumula"#o e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores para$ins de prova ou in$orma"#o0 CO3&45'6 o conjunto de documentos o$icialmente produ*idos e recebidos por umgoverno organi*a"#o ou $irma no decorrer de suas atividades arquivados econservados por si e seus sucessores para e$eitos $uturos0 Solon 7uc8 9Sou*a 1;<)9citado por P&!S =arilena >eite 1?@)' a acumula"#o ordenada dos documentos em sua maioria te/tuais criadospor uma institui"#o ou pessoa no curso de sua atividade e preservados paraa consecu"#o dos seus objetivos visando A utilidade que poder#o o$erecer no$uturo0 9P&!S =arilena >eite 1?@)Obs: ' termo arquivo, em suas v#rias acepçes, também é usado paradesinar& entidade+ mobili#rio+ setor+ repartição+ conjunto documental+ local físicodesinado para conservar o acervo+ rão do overno+ título de peridicos, etc.1.1.2.2. Finalidade e Função do Arquivo

A principal $inalidade do arquivo é servir como fonte de consulta 2 administração, pois, constituise em sua essência, em documentos produ!idos e4ou recebidos pela entidade mantenedora do acervo, podendo, com o passar do tempo,servir de base para o conhecimento da "istria.' arquivo tem como $un"#o principal: tornar acessível4disponível a informaçãocontida no acervo documental sob sua uarda aos diversos consulentes e, como$un"#o b.sica& arma!enar, uardar e conservar os documentos.Feore ?elo Godriues1.1.2.3. Características do arquivo

a) o arquivo possui essência funcional4administrativa, constituindose na

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maioria das ve!es de um 6nico e*emplar ou de um limitado n6mero de cpias+b) conte6do e*clusivamente formado por documentos produ!idos e4ou recebidos por uma entidade, família, setor, repartição, pessoa, oranismo ou instituição+c) tem oriem no desempenho das atividades que o erou (servindo de prova) e+d) possui car#ter or3nico, ou seja, relação entre documentos de arquivo pertencentes a um mesmo conjunto (um documento possui muito mais valor quandoest# interado ao conjunto a que pertence do que quando est# desareado dele).Obs: /eundo 1A7/, -não se considera arquivo uma coleção de manuscritoshistricos, reunidos por uma pessoa.

&rquivo, biblioteca e museu, respectivamente vinculados 2 Arquivoloia, ;iblioteconomiae ?useoloia, embora sejam ramificaçes da 8iência da Hnformação,distinuese basicamente pelos seuintes aspectos& -boom da informação, conseqIência do proresso científico e tecnolico(século JHJ), possibilitou o surimento de diversas profisses, especiali!açes,descobertas, invençes etc., resultando na criação4produção de novos documentose seus variados suportes. 'riinouse a partir daí os chamados Centros de Bocumenta"#oou Centros de In$orma"#o (rãos respons#veis pela reunião, an#lise,tratamento técnico, classificação, seleção, arma!enamento e disseminação de todoe qualquer tipo de documento e informação). 5eles se re6nem documentos de8onceitos fundamentais

arquivo, biblioteca e museu, ou seja, são centros formados por elementos pertencentesas três entidades citadas.1.1.2.4 Arquivos P!licos

/eundo a ei n@ B.CDE, de B de janeiro de CEEC, art.K@, 8apítulo HH, que dispesobre a política nacional de arquivos p6blicos e privados e d# outras providências&'Os arquivos p,blicos s#o os conjuntos de documentos produ*idos e recebidos noe/ercício de suas atividades por +rg#os p,blicos de 2mbito $ederal estadual do distrito$ederal e municipal em decorrência de suas $un"-es administrativas legislativas e

 judici.rias.Hualmente importante, os dois par#rafos do mesmo artio di!&

D 1E S#o tambm p,blicos os conjuntos de documentos produ*idos e recebidos porinstitui"-es de car.ter p,blico por entidades privadas encarregadas da gest#o deservi"os p,blicos no e/ercício de suas atividadesD %E & cessa"#o de atividades de institui"-es p,blicas e de car.ter p,blicoimplica o recolFimento de sua documenta"#o A institui"#o arquivística p,blica ou a suatrans$erência A institui"#o sucessora&ten"#oG >odos os documentos produ!idos e4ou recebidos por rãos p6blicos ou entidades privadas (revestidas de car#ter p6blico L mediante deleaçãode serviços p6blicos) são considerados arquivos p6blicos, independentementeda esfera de overno.

!/: &rquivos P,blicos das esferas& federal, estadual, distrito federal e municipal.Obs: 8onforme o art. CKD inserido na 8onstituição da Gep6blica 0ederativa do;rasil de CEBB& -Hncumbe ao 1oder 16blico, na forma da lei, diretamente ou sobreime de concess#o ou permiss#o, sempre através de licitação, a prestaçãode serviços p6blicos, ou seja, a titularidade dos serviços p6blicos é do poder  p6blico, mas, estes serviços, poderão ser e*ercidos indiretamente pelo particular (entidades privadas) mediante concessão ou permissão.1.1.2." Arquivos Privados

/eundo o art. CC da ei n@ B.CDE, de B de janeiro de CEEC& 'Consideram(searquivos privados os conjuntos de documentos produ*idos ou recebidos porpessoas $ísicas ou jurídicas em decorrência de suas atividades01ara elucidar possíveis d6vidas na definição do referido artio, a pessoa jurídicaa qual o enunciado se refere di! respeito 2 pessoa jurídica de direito privado,não se confundindo, portanto, com pessoa jurídica de direito p,blico , pois osrãos que compe a administração indireta da Mnião, 7stados, 9istrito 0ederal e?unicípios, são também pessoas jurídicas, destituídas de poder político e dotadasde personalidade jurídica prpria, porém, de direito p,blico!/emplos:H Institucional& Hrejas, clubes, associaçes, etc.H Pessoais: fotos de família, cartas, oriinais de trabalhos, etc.H Comercial: companhias, empresas, etc.1% Princípios &rquivísticosA disciplina de Arquivoloia enloba uma série de princípios, quais sejam&N Princípio da proveniência procedência ou de respeito aos $undos 9res#ect 

des fonds): seundo esse princípio, os arquivos devem ser orani!ados por fundos ou n6cleos de uma mesma fonte produtora4eradora, não devendo, portanto, serem misturados aos de outras fontes+N Princípio da cumulatividade: di! respeito 2 acumulação natural, proressivae or3nica dos arquivos+N Princípio da organicidade ou do respeito pela estrutura: os arquivosrefletem a estrutura, atividades e funçes do oranismo (entidade coletiva, pessoa ou família) que os criou, em suas relaçes internas ou e*ternas+N Princípio da pertinência: conceito que não leva em consideração a orani!açãooriinal e a proveniência dos documentos, reclassificandoos tematicamente(por assunto)+N Princípio da territorialidade: seundo esse princípio os arquivos p6blicosdevem fa!er parte do territrio no qual foram criados, devendo, portanto,

a ele pertencer+N Princípio do respeito A ordem original ou ordem primitiva: a orani!açãoconstituída pela entidade produtora deve ser preservada, seuindo o cursonatural com que os documentos foram criados+

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N Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística: os documentosou fundos arquivísticos devem ser conservados sem dispersão, subtração,mutilação, danos ou qualquer tipo de acréscimo4inserção indevida+N Princípio do inter(relacionamento: seundo o qual os documentos dearquivo são cone*os, ou seja, estabelecem relaçes entre si+8onceitos fundamentaisN Princípio da unicidade: cada documento conserva seu car#ter 6nico e e*clusivo, pois foi criado para atender determinada necessidade específica naestrutura orani!acional4institucional+N Princípio da autenticidade: os documentos devem ser criados, uardados e

conservados seundo normas, técnicas e processos reulares que arantama sua verossimibilidade e confiabilidade+N Princípio da reversibilidade: princípio seundo o qual todo procedimentoou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necess#rio.1 Jerminologia arquivística&cervo L 9ocumentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.&cesso L 1ossibilidade de consulta a documentos e informaçes.&cessibilidade L 8ondição ou possibilidade de acesso a serviços de referência,informação, documentação e comunicação.&condicionamento L 7mbalaem ou uarda de documentos visando 2 sua preservação e acesso.&cumula"#o L Geunião de documentos produ!idos e4ou recebidos no curso dasatividades de uma entidade coletiva, pessoa ou família.&ditamento L Hnformação acrescentada a um documento para alter#lo, e*plicandoou corriindo seu conte6do.&liena"#o L >ransmissão formal da custdia ou propriedade de documentos ouarquivos.&ne/a"#o L =untada, em car#ter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o n6mero do processo mais antio.&nopist+gra$o L 9ocumento escrito ou impresso de um 6nico lado.&pensa"#o L =untada, em car#ter tempor#rio, com o objetivo de elucidar ousubsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.&p+cri$o L 9ocumento de autenticidade não reconhecida.&p+gra$o L 8pia manuscrita, de época, reali!ada por outro que não o autor.&ut+gra$o L C ?anuscrito do prprio punho do autor, assinado ou não e $.'riinal.&valia"#o L 1rocesso de an#lise de documentos de arquivo, que estabelece os pra!os de uarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.7raquigra$ia L Orea da paleorafia que estuda a oriem, tipos e evolução dasabreviaturas.Cart#o(janela L 8artão contendo abertura retanular destinada a receber fotoramaClasse L 1rimeira divisão de um plano de classificação ou de um cdio declassificação.Classi$ica"#o:1. 'rani!ação dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, cdio de classificação ou quadro de arranjo.%. An#lise e identificação do conte6do de documentos, seleção da cateoria de

assunto sob a qual sejam recuperados, podendoselhes atribuir cdios.. Atribuição a documentos, ou 2s informaçes neles contidas, de raus desiilo, conforme leislação específica. >ambém chamada classificação deseurança.

C+dice L C. ivro de reistro. $. 8onjunto encadernado de manuscritos avulsos.Contencioso arquivístico L itíio quanto 2 propriedade, 2 custdia leal e aoacesso a arquivos, decorrente, sobretudo, de mudanças de soberania, reorani!açãoterritorial, conflitos bélicos ou questionamentos quanto 2 jurisdição arquivística.Cust+dia L Gesponsabilidade jurídica de uarda e proteção de arquivos, independentementede vínculo de propriedade.Bata assunto L 7lemento de identificação cronolica do assunto de um documento.Bata crKnica L 7lemento de identificação cronolica que tem por referencialum calend#rio, independentemente da sua data de produção.Bata de acumula"#o L 7lemento de identificação cronolica que leva em consideração

variantes da histria de formação do acervo como herança de fundos,sucessão arquivística e aquisiçes por compra ou doação.Bata de produ"#o L 7lemento de identificação cronolica pelo qual se indica adata em que o documento foi produ!ido.Bata limite L 7lemento de identificação cronolica, em que são indicadas asdatas do início e do término do período abranido por uma unidade de descrição.Bata t+pica L 7lemento de identificação do local de produção de um documento.Bep+sito L C. ocal de uarda de documentos e $. 7ntrada de documentos sobcustdia tempor#ria, sem a cessão da propriedade.8onceitos fundamentaisBesacidi$ica"#o L 1rocesso pelo qual o valor do p" do papel é elevado a ummínimo de K, com vistas 2 sua preservação.Besclassi$ica"#o L Ato pelo qual a autoridade competente libera 2 consulta, notodo ou em parte, documento anteriormente sujeito a rau de siilo.Bescri"#o multinível L 9escrição que, levando em consideração a estruturade orani!ação de um acervo, permite a recuperação das informaçes dos documentosque o interam em diferentes níveis, do mais enérico ao mais específico,estabelecendo relaçes verticais e hori!ontais entre eles.Bossiê L 8onjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação,evento, pessoa, luar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.!menda L Adendo, supressão, alutinação, substituição ou modificação feita emdocumento.!ntrada L 1onto de acesso de uma unidade de descrição em um índice.Lolia"#o L 5umeração do anverso das folhas de um documento.Mrupo L 5um plano de classificação ou cdio de classificação é a subdivisãoda subclasse.Ner.ldica L 9isciplina que estuda os brases e emblemas.Inde/a"#o L 1rocesso pelo qual documentos ou informaçes são representados por termos, palavraschave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.Instrumento de pesquisa L ?eio que permite a identificação, locali!ação ouconsulta a documentos ou a informaçes neles contidas. 7*pressão normalmenteempreada em arquivos permanentes.Invent.rio topogr.$ico L Hnstrumento de controle ou estão de depsito destinadoa indicar a locali!ação física das unidades de arquivamento nos depsitos.>ambém chamado topogr.$ico.Item documental 9pe"a documental) L ?enor unidade documental, intelectualmentee fisicamente indivisível, interante de dossiês ou processos.

untada L Apensação ou ane*ação de um processo a outro.>istagem de elimina"#o L Gelação de documentos cuja eliminação foi autori!ada por autoridade competente. >ambém chamada lista de eliminação.=arginalia L 8onjunto de anotaçes 2 marem de um documento.

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3ível de arranjo L 1osição dos documentos em uma estrutura hierarqui!adade arranjo.3ível de descri"#o L 1osição da unidade de descrição na hierarquia do fundoou coleção.3ota"#o L 8dio de identificação que permite a ordenação ou locali!ação dasunidades de arquivamento. >ambém chamado cota.3umism.tica L 9isciplina que tem por objeto o estudo de moedas e medalhas.Opist+gra$o L 9ocumento escrito ou impresso de ambos os lados.Plani$ica"#o L Aplainamento mediante pressão, de documentos dobrados,enrolados ou amarrotados.Pra*o de guarda 9período de reten"#o ou pra*o de reten"#o)  L 1ra!o, definidona tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentosdeverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedi#rio, ao fim doqual a destinação é efetivada.Prescri"#o L 7*tinção de pra!os para a aquisição ou perda de direitos contidosnos documentos.5uanti$ica"#o L Aferição da quantidade de documentos, de suas unidades deinstalação ou do mobili#rio e equipamentos utili!ados no arma!enamento dosmesmos.4ecolFimento L C. 7ntrada de documentos p6blicos em arquivos permanentes,com competência formalmente estabelecida. $. 'peração pela qual um conjunto dedocumentos passa do arquivo intermedi#rio para o arquivo permanente.4estri"#o de acesso L imitação do acesso em virtude do estado de conservação,do est#io de orani!ação ou da nature!a do conte6do.Sucess#o arquivística L >ransferência da propriedade leal de arquivos, resultantede mudanças da soberania territorial, da divisão administrativa de estadose municípios ou do direito de sucessão, prprio das pessoas físicas ou jurídicas.Sigilogra$ia L 9isciplina que tem por objeto o estudo dos selos, sinetes ecarimbos. >ambém chamada esfraística.Jabela de equivalência L Hnstrumento que estabelece uma correspondênciaentre notaçes diferentes.Jrans$erência L 1assaem de documentos do arquivo corrente para o arquivointermedi#rio.Jranslitera"#o L Ação de representar os caracteres, letras ou sinais de um alfabeto pelos de outro alfabeto.Unidade de arquivamento L 9ocumento(s) tomado(s) por base, para fins de

classificação, arranjo, arma!enamento e notação.8onceitos fundamentaiselino L 1eraminho fino, preparado com a pele de animais recémnascidos ounatimortos.erbete L 5um instrumento de pesquisa, resumo de uma unidade de descrição.Obs 1: BesentranFar L retirar de processo judicial ou administrativo, peça oudocumento constante dos autos.Obs %: ' 9icion#rio ;rasileiro de >erminoloia Arquivística possui atualmentemais de PDQ termos.1Q Ciclo ital dos Bocumentos1Q1 Conceitua"#o evolu"#o e rela"#o com outras ciências/ão os est#ios, fases ou ciclos pelos quais passam os documentos desde a suacriação até o descarte4eliminação ou uarda permanente.7m rera, o ciclo vital dos documentos de arquivo percorre três est#iosde evolução (-amadurecimento, -rau de import3ncia), são eles& o arquivocorrente (uso freqIente), o arquivo intermedi.rio (uso não freqIente) e por fim,o arquivo permanente (em desuso). A freqIência com que documentos vão ser utili!ados (pela entidade produtora) é que vai determinar a sua permanênciaem cada um destes arquivos e, em certos casos, aluns deles são descartadosmesmo na fase corrente, sem ter que, obriatoriamente, passar pelo arquivointermedi#rio.Obs: ' documento de arquivo que evolui até a RS idade (permanente), ali permanece dado a sua import3ncia histrica4cultural4informacional, vale salientar que, se ele não fosse imprescindível para a entidade poderia ser descartadotanto na fase corrente quanto na intermedi#ria.:ejamos como e*emplo a publicação de uma 8. H. (comunicação interna) com oobjetivo de orientar funcion#rios de um determinado setor de uma empresa sobrea utili!ação de um novo prorama de cadastro de clientes. 9e início teríamos umautili!ação freqIente (corrente) desta comunicação interna até que todos os funcion#riostomassem conhecimento do seu teor, com o passar do tempo um ou outrofuncion#rio ainda a utili!aria com menos freqIência (intermedi#rio) para sanar alumas d6vidas. 1or fim, ninuém mais a consultaria (em desuso), não tendo, portanto, necessidade da sua permanência no setor, ou seja, seria descartada ouarquivada definitivamente (permanente), caso fosse necess#rio.