EDITAL – MF – ATA: Aulas 05 a 08

ARQUIVOLOGIA: Conceitos fundamentais de

Arquivologia.

2. O gerenciamento da informação e a gestão

de documentos: arquivos correntes e

intermediário; protocolos; classificação e

ordenação de documentos; avaliação de

documentos; arquivos permanentes.

3. A política nacional de arquivos e a

legislação arquivística.

4._Conservação e preservação de

documentos. 5._Documentos digitais.

GESTÃO de docs

Fases (Apenas 1 e 2 idades)

O conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes à sua

produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento em fase corrente e

intermediária, visando a sua eliminação ou

recolhimento para guarda permanente.

Produção

Utilização -Tramitação

Destinação - Avaliação

GESTÃO de docs

Definição:

Considera-se gestão de documentos

o conjunto de procedimentos e operações

técnicas referentes à sua produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento

em fase corrente e intermediária, visando a

sua eliminação ou recolhimento para

guarda permanente.

.......................GESTÃO...................

Corrente Intermediária Permanente

Uso Frequente Uso não Frequente Uso exporádico

Valor Administrativo - Primário Valor Secundário

(Histórico / Cultural)

Código de CLASSIFICAÇÃO ARRANJO

Ou Local Ou Central

Central

Prazo Determinado

“Enquanto Vigorar”

Aguarda Destinação Final (Eliminar ou Recolher

....................GESTÃO................

Corrente Intermediária Permanente

Protocolo Expedição Arquivamento Consulta Empréstimo Destinação

.

. Arquivamento Consulta Empréstimo .

ARranjo DEscrição COnservação REferência

• FCC - 2011 - TRE-PE - Técnico Judiciário - Área Administrativa

• O elemento em branco corresponde

• a) aos documentos inalienáveis e imprescritíveis.

• b) à fase de produção de documentos.

• c) às atividades de gestão de documentos

• d) aos documentos frequentemente consultados.

• e) aos documentos de acesso franqueado.

• CESPE - 2012 – PRF No arquivo do DPRF, a eliminação de documentos deve ser autorizada pelo Ministério da Justiça.

• CESPE - 2010 – ABIN A avaliação e a destinação dos documentos digitais são feitas a partir de instrumento de avaliação próprio, diferente da tabela de temporalidade.

• CESPE - 2011 - TRE-ES A documentação de valor permanente acumulada por tribunal regional eleitoral deve, de acordo com a legislação em vigor, ser recolhida ao Arquivo Nacional, em Brasília.

• Todas INCORRETAS Lei 8159/91 - lei de arquivos:

• Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário federal a gestão e o recolhimento dos docs produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

• Art. 21. Legislação E, do DF e M definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos Estadual e Municipal, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na CF e nesta lei.

Arquivo Nacional fica no Rio de Janeiro - não Brasília.

Os documentos de arquivo são dotados de autenticidade. Segundo esta característica, os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados.

São outros:

Geração Espontânea (P. Naturalidade)

Autenticidade

Atender à Administração (P. Organicidade)

Inter-relacionamento.

Imparcialidade.

CESPE - 2013 - INPI - Considerando os conceitos da

arquivologia e a legislação relacionada a essa

área, julgue os itens subsecutivos.

• Documentos do MI considerados

permanentes devem ser recolhidos ao

Arquivo Público do Distrito Federal.

• Os arquivos do MI seguem as orientações

emanadas pelo Sistema Nacional de

Arquivos e pelo Sistema de Gestão de

Documentos de Arquivo

ARQUIVOLOGIA Competências:

O Ministério da Integração integra a

Administração Pública Federal, sendo assim,

os arquivos de valor permanente do referido

órgão devem ser recolhidos ao Arquivo

Nacional.

“Lei 8.159 - Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional

a gestão e o recolhimento dos documentos

produzidos e recebidos pelo PE Fed, bem como

preservar e facultar o acesso aos docs sob sua

guarda, e acompanhar e implementar a política

nacional de arquivos.”

ARQUIVOLOGIA Princípios:

P. da Proveniência / Respeito aos Fundos:

premissa: “Os arquivos originários de uma

instituição ou pessoa devem manter sua

individualidade, sem jamais se misturarem

aos de origem diversa.” (Teritorial/Funcionl)

P. da Cumulatividade: A acumulação

natural ocorre nos documentos de

um arquivo, e não de uma biblioteca,

pois nessa é através da compra, doação

ou permuta.

ARQUIVOLOGIA Princípios:

P. da Pertinência: Leva em consideração o

assunto (o tema), independentemente da

proveniência ou classificação original. É um

princípio utilizado em determinadas

classificações de um documento, quando o

tema tem uma relevância.

Alguns pontos da doutrina veem este princípio como conflitante com o princípio da proveniência. P. Unicidade : caráter único.

ARQUIVOLOGIA Princípios:

P. Valor Probatório = valor intrínseco que

permite a um documento de arquivo servir

de prova legal. A princípio, os documentos

são criados por uma instituição, que exerce

determinada atividade, com alguma

finalidade e são dotados da característica de

Autenticidade. (Cabe prova em contrário)

ARQUIVOLOGIA Princípios:

P. Territorialidade - entende-se a

abrangência territorial do documento. Os

poderes de pertença, onde foi produzido

e/ou recebido (nacional, regional,

institucional). Já por P. Proveniência o

respeito à sua separação por pessoa, setor,

divisão, departamento e instituição de

origem com o objetivo de facilitar o acesso,

a consulta e o manuseio para acelerar o

processo.

• ESAF - 2012 - MF - Assistente Técnico Administrativo

• O princípio arquivístico que fundamenta as atividades nos arquivos é o

• a) princípio da pertinência

• b) princípio da ordem original.

• c) princípio da proveniência

• d) princípio da territorialidade.

• e) princípio da ordem primitiva.

• FCC - 2011 - TRE-TO - Técnico Judiciário - Área Administrativa

• A qualidade pela qual os documentos de arquivo permitem conhecer a estrutura, as funções e as atividades da instituição que os produziu ou acumulou é conhecida como

• a) princípio da ordem original.

• b) teoria das três idades.

• c) conservação preventiva.

• d) valor probatório

• e) tabela de temporalidade.

• FCC - 2010 - TRE-AC - Técnico Judiciário - Área Administrativa

• Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa. Este é o enunciado do princípio da

• a) equivalência.

• b) territorialidade.

• c) pertinência.

• d) destinação.

• e) proveniência

CESPE - 2013 - ANP - A acumulação natural é a forma como os documentos entram nas bibliotecas e nos museus.

CESPE - 2013 - ANP - O principio da pertinência é o princípio norteador da sistemática de arranjo.

CESPE - 2013 – INPI Ao ser aplicado o princípio de

territorialidade, a proveniência interna dos

documentos de arquivo é respeitada.

CESPE - 2013 – INPI A organicidade é o princípio que possibilita a diferenciação entre documentos de arquivo e outros documentos existentes no ambiente organizacional

..............................GESTÃO...........................

Produção Utilização (Tramitação/ Uso)

Destinação (Avaliação)

Evitar:

Não-Essenciais

Duplicidade

REcebe

Registra (Autuação)

CLAssifica-Diagnóstc

DISistribui

Movimenta (tramitação/expedição)

(Controle)

TT (Avaliação)

Lista de Eliminação

GESTÃO de DOCUMENTOS

Atividades do Protocolo:

- Recebimento (recepção dos documentos)

- Classificação (identificação do assunto e

codificação)

- Registro (cadastro dos dados do

documento)

- Autuação (formação/abertura de processo)

- Expedição / Distribuição (encaminhamento

ao destinatário)

- Controle / Movimentação (controle da

tramitação / andamento)

Fonte: MIRANDA, Élvis Corrêa

GESTÃO de DOCUMENTOS

Atividades do Protocolo:

Portocolo não abre:

- Correspondência PESSOAL (distribuição)

- Correspondência SIGILOSA (Encaminha)

GESTÃO de DOCUMENTOS

Rotinas do Protocolo:

1º passo – Receber a correspondência

(malotes, balcão, etc.).

2º passo – Separar a correspondência oficial

da particular.

3º passo – Distribuir a correspondência

particular.

4º passo – Separar a correspondência oficial

de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

5º passo – Encaminhar a correspondência

sigilosa aos respectivos destinatários.

GESTÃO de DOCUMENTOS

Rotinas do Protocolo:

6º passo – Abrir a correspondência ostensiva.

7º passo – Tomar conhecimento da

correspondência pela leitura, verificando a

existência de antecedentes.

8º passo – Requisitar ao Arquivo os

antecedentes. Se os antecedentes não

estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e

Movimentação informará onde se encontram

e os solicitará para ser feita a juntada.

GESTÃO de DOCUMENTOS

Rotinas do Protocolo:

9º passo – Interpretar e classificar a

correspondência, com base no código de

assuntos adotados, se for o caso.

10º passo – Apor carimbo de protocolo –

numerador/datador, sempre que possível, no

canto superior direito do documento.

11º passo – Anotar abaixo do número e da

data a primeira distribuição e o código de

assunto, se for o caso.

GESTÃO de DOCUMENTOS

Rotinas do Protocolo:

12º passo – Elaborar o resumo do assunto a

ser lançado na ficha de protocolo.

13º passo – Encaminhar os papéis ao Setor

de Registro e Movimentação.

GESTÃO de DOCUMENTOS

Organização de Arquivos:

1. Levantamento de Dados

2. Análise

3. Planejamento

4. Implantação e Acompanhamento

ESAF - 2012 - MF - Assistente Técnico Administrativo

Assinale a opção que identifica qual a primeira rotina a ser realizada no protocolo.

a) Recebimento e classificação

b) Registro e distribuição.

c) Distribuição.

d) Movimentação

e) Tramitação e anotação.

ESAF - 2012 - MF - Assistente Técnico Administrativo

A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas. Assinale a opção que identifica uma de suas fases básicas.

a) Primária.

b) Utilização

c) Aquisição.

d) Difusão

e) Descrição

ESAF - 2012 - MF - Assistente Técnico Administrativo

Assinale a opção que identifica qual a rotina do protocolo que retira do documento elementos para sua localização.

a) Movimentação

b) Tramitação.

c) Classificação.

d) Expedição.

e) Registro

ESAF - 2012 - MF - Assistente Técnico Administrativo

Os documentos sigilosos, quando chegam ao protocolo, devem

a) ser expedidos.

b) ser abertos e tramitados.

c) ser eliminados.

d) ser encaminhados aos destinatários

e) ser recolhidos ao arquivo permanente

Cespe - O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos

Cespe - A instabilidade institucional, uma das principais características da AP brasileira, geralmente motivada pela fusão, separação, extinção e criação de órgãos públicos, enseja uma série de problemas para a gestão dos arquivos desses órgãos. Para lidar com esses problemas, o princípio da pertinência é o conceito adequado.

ESAF - 2012 - MF - Assistente Técnico Administrativo

A classificação de documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da Administração Pública Federal é feita com qual instrumento?

a) O Quadro de Arranjo do Ministério do Planejamento.

b) O Plano de Destinação do Arquivo Nacional.

c) O Código de Classificação do Conselho Nacional de Arquivos

d) A Tabela de Temporalidade do Ministério da Justiça.

e) O Inventário Sumário do Arquivo Nacional.

ESAF - 2012 - MF - Assistente Técnico Administrativo

De acordo com a legislação arquivística, os documentos de guarda definitiva acumulados pela Administração Pública Federal devem ser

a) eliminados

b) transferidos aos arquivos intermediários.

c) digitalizados e, em seguida, eliminados.

d) microfilmados e, em seguida, eliminados.

e) recolhidos ao Arquivo Nacional

GESTÃO de DOCUMENTOS

Protocolo: É o conjunto de operações para controle

dos documentos que ainda tramitam no órgão,

de modo a assegurar a imediata localização e

recuperação, garantindo, assim, o acesso a

informação.

É típica da fase corrente; quando os

documentos tramitam bastante.

Atividades: Recebimento, registro,

autuação, classificação, expedição/distribuição

e controle/movimentação.

GESTÃO de DOCUMENTOS

Protocolo: A Resolução nº 2 do CONARQ afirma, em

seu art. 1º, que os documentos a serem

transferidos deverão estar

1. Acondicionados,

2. Higienizados,

3. classificados,

4. Avaliados,

5. Organizados e acompanhados de

instrumento descritivo, que é a Guia de

Transferência.

..............................GESTÃO...........................

Produção Utilização (Tramitação/ Uso)

Destinação (Avaliação)

Evitar:

Não-Essenciais

Duplicidade

REcebe

REgistra (Autuação)

CLAssifica-Diagnóstc

DISistribui

MOvimenta (tramitação/expedição)

(Controle)

TT (Avaliação)

Lista de Eliminação

GESTÃO de DOCUMENTOS

Fases: Produção - os documentos são criados

em razão das atividades específicas de um

órgão, evitando-se dessa forma, que seja

elaborados os não-essenciais. Assim, diminui o

valor a ser manuseado, facilitando o controle da

massa documental.

Utilização - Diz respeito ao fluxo

documental, sendo importante conhecer o

trâmite correto dos documentos, para se evitar

a burocratização das atividades.

GESTÃO de DOCUMENTOS

Fases: Destinação dos documentos - Fase

primordial, pois decide quais documentos a

serem preservados ou eliminados

permanentemente.

GESTÃO de DOCUMENTOS

Fases: Avaliação de um documento é feita

através da análisa e seleção do mesmo, com

vistas a fixação de prazos para sua guarda ou

eliminação ( cria-se uma tabela de

temporalidade ), contribuindo, assim, para a

racionalização dos arquivos.

Destinação é um cj de operações

subsequentes a fase de avaliação, visando

encaminhá-lo a guarda temporária (

transferência ) ou permanente ( recolhimento ),

a eliminação.

• FCC - 2012 - TRE-SP - Técnico Judiciário - Área Administrativa

• Receber, registrar e distribuir documentos, cuidando de sua tramitação, são atividades rotineiras do setor de

• a) embalagens.

• b) compras.

• c) transporte.

• d) reprografia.

• e) protocolo

• FCC - 2012 - TRE-PR - Técnico Judiciário - Área Administrativa

Receber, registrar, distribuir e controlar a tramitação de documentos são encargos do

• a) arquivo corrente.

• b) setor de reprografia.

• c) setor de protocolo

• d) centro de processamento de dados.

• e) arquivo intermediário.

• CESPE - 2010 - MPU - Técnico Administrativo

• A análise e a avaliação dos documentos para o estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação

• Na fase de produção de documentos, o arquivista deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários

• CESPE - 2012 - MPE-PI - Técnico Ministerial - Área Administrativa - Cargo 10

• Os programas de gestão de documentos devem conter orientações quanto à transferência e ao recolhimento de documentos dos arquivos correntes aos intermediários e destes aos permanentes, conforme os prazos previstos no plano de classificação.

FCC - 2010 - TRE-AL - Técnico Judiciário - Área Administrativa

Aos serviços de protocolo cabe, entre outras atividades,

a) acondicionar documentos de valor histórico.

b) cuidar da tramitação dos documentos

c) armazenar documentos em fase intermediária.

d) estabelecer regras de acesso aos documentos.

e) aprovar tabelas de temporalidade de documentos.

CESPE - 2008 - MTE - Agente Administrativo

De acordo com as orientações do Arquivo Nacional para a classificação de documentos de arquivo na administração pública federal, os documentos, quando produzidos ou recebidos nos setores de trabalho, antes de serem ordenados, devem ser classificados e, em seguida, higienizados.

FCC - 2009 - TRE-PI - Técnico Judiciário - Área Administrativa

Entre outras atribuições relacionadas com os documentos de uma instituição, ao serviço de protocolo cabem

a) a destinação e a transferência.

b) o recolhimento e o arquivamento.

c) a emissão de pareceres e a classificação.

d) a eliminação e a reprografia.

e) o registro e a movimentação

22 - CESPE - 2012 - TJ-AL - Técnico Judiciário –

O registro, uma das funções principais em protocolo, consiste na

a) tramitação de documentos por vários setores

b) indicação do tempo de guarda de um documento.

c) distribuição de documentos aos destinatários.

d) separação entre documentos ostensivos e sigilosos.

e) identificação de elementos que sirvam de busca ao documento

• CESPE - 2013 - Telebras - Especialista Adm A atividade de protocolo inclui diversos procedimentos para a gestão de documentos na fase corrente, tais como o recebimento, o registro, a autuação, a classificação, a distribuição, a expedição e o controle da tramitação de documentos

CESPE - 2012 - ANATEL O registro de docs em um setor de protocolo consiste na distribuição dos docs ao destinatário.

CESPE - 2012 – PRF O protocolo é uma atividade vinculada aos arquivos correntes. Nele, são realizadas operações como recebimento, registro, classificação e expedição de documentos e do controle de sua tramitação

• CESPE - 2013 - SERPRO - Técnico - Suporte Administrativo A classificação de documentos é uma rotina do setor de protocolo

• CESPE - 2013 - ANP - Analista Administrativo A implantação do protocolo e a sua supervisão são atividades desenvolvidas pelo arquivo permanente.

• CESPE - 2013 - INPI - Analista de Planej – Arquivologia A distribuição de documentos consiste na passagem dos documentos pelos setores em que se deve tomar uma decisão a respeito de seu conteúdo.

(Tramitação)

• Distribuição faz parte do Protocolo e a sua função é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria neles tratadas, dentro do próprio orgão.

• Só para acrescentar, ao contrário disso, há a Expedição, que é o envio do documento para outro orgão da administração pública. Decore que na expedição, há "ex" de externo, ou seja, pra fora!

• CESPE - 2013 - TRE-MS - Técnico Judiciário - Área Administrativa

• A lei de arquivos — 8.159/91 — dispõe que

• a) os documentos privados não podem ser considerados de interesse público.

• b) a administração pública deve definir os custos relativos à consulta aos documentos públicos.

• c) o Arquivo Nacional do Poder Executivo, os arquivos do Poder Legislativo, do Poder Judiciário e aqueles dos ministérios da Marinha, das Relações Exteriores, do Exército e da Aeronáutica são considerados arquivos federais

• CESPE - 2013 - TRE-MS - Técnico Judiciário - Área Administrativa

• A lei de arquivos — 8.159/91 — dispõe que

• ...

• d) os registros civis de arquivos de entidades religiosas não podem ser identificados como de interesse público e social.

• e) os arquivos privados são os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos exclusivamente por pessoas físicas.

• O plano de emergência é o esquema que

estabelece medidas preventivas e de

segurança em caso de sinistros.

GESTÃO de DOCUMENTOS

Atividades do Protocolo:

Portocolo não abre:

- Correspondência PESSOAL (distribuição)

- Correspondência SIGILOSA (Encaminha)

CESPE - 2013 - INPI - Analista de Planej - Arquivologia

O arquivo geral é responsável pelo

protocolo e pelo arquivo intermediário.

“O Dicionário Brasileiro de Terminologia

Arquivística traz como responsabilidade

do Arquivo Geral a normalização dos

procedimentos técnicos aplicados aos

arquivos da administração.“

15- CESPE - 2012 - ANAC - Técnico Administrativo

Os documentos da ANAC considerados de

valor permanente devem ser recolhidos ao

Arquivo Nacional

16 - CESPE - 2012 - ANAC - Técnico Administrativo

Apesar de seguir as orientações do

Conselho Nacional de Arquivos, a ANAC

não integra o sistema de gestão de

documentos de arquivo.

ARQUIVOLOGIA

Política nacional de Arquivos Púb/Priv:

É dever do Poder Público a gestão

documental e a proteção especial a

documentos de arquivos, como

instrumento de apoio à administração, à

cultura, ao desenvolvimento científico e

como elementos de prova e informação.

ARQUIVOLOGIA

Política nacional de Arquivos Púb/Priv:

O Brasil, país federativo, possui uma

ampla e complexa rede de arquivos,

decorrentes do exercício da função

executiva, legislativa e judiciária do Estado

brasileiro, tanto a nível federal quanto

estadual e municipal gerada a partir do

processo de colonização do território

brasileiro até os dias atuais.

ARQUIVOLOGIA

Política nacional de Arquivos Púb/Priv:

A partir da lei nº 8.159 (Lei de

Arquivos), é criado CONARQ, instalado em

1994, órgão vinculado ao Arquivo

Nacional, com a finalidade de definir a

política nacional de arquivos, públicos e

privados, do país e integrar ações por meio

do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

ARQUIVOLOGIA

Política nacional de Arquivos Púb/Priv:

Em razão das funções normativas

atribuídas ao Conselho, no que se refere

tanto aos arquivos públicos quanto aos

privados, a sua representatividade está

assegurada não apenas na esfera

governamental como também entre

diversos segmentos da sociedade civil.

Presidido pelo Diretor-Geral do Arq. Nac

ARQUIVOLOGIA

Política nacional de Arquivos Púb/Priv:

A realidade arquivística brasileira

aponta, cada vez mais, para a necessidade

de sistematização dos processos de

tratamento, controle, guarda e acesso aos

documentos. A despeito das tentativas

empreendidas no setor público, em todos

os níveis, é fato que as dificuldades para

implantação de sistemas de arquivo nos

órgãos públicos são inúmeras.

ARQUIVOLOGIA

Política nacional de Arquivos Púb/Priv:

Ao Arquivo Nacional, órgão central do

SINAR, compete implementar a política

nacional de arquivos por meio da gestão, do

recolhimento, da preservação e da

divulgação do patrimônio documental do

País, garantindo pleno acesso à informação

com a finalidade de apoiar as decisões

governamentais de caráter político-

administrativas, o cidadão na defesa de seus

direitos e de incentivar a produção de

conhecimento científico e cultural.”

(Decreto no 6.061, de 2007)

GESTÃO de DOCUMENTOS Decreto 4073/02 - PNAPP:

CONARQ, órgão colegiado, vinculado

ao Arquivo Nacional e central do SINAR,

criado Lei 8.159, - .... Ao Conselho Nacional

de Arquivos - CONARQ - cabe exercer as

competências estabelecidas no Decreto no

4.073, de 3 de janeiro de 2002.”

(Decreto no 6.061, de 2007) .