Consultoria e Processos em Recursos Humanos-CIDA MABAM

1UNIVERSIDADE ANHANGUERA-UNIDERP

“CONSULTORIA E PROCESSOS EM RECURSOS HUMANOS”

Maria Aparecida Batista do Amaral Martins Pós-Graduação/MBA Gestão de Pessoas

Universidade Anhanguera - UNIDERP Unidade FAC I – Campinas/SP

Orientadora/Tutora: Imara Hebling Camargo Novembro/2011

RESUMO

Este trabalho consiste em realizar um diagnóstico organizacional, por intermédio da aplicação do Questionário Diagnóstico Organizacional (QDO) e servirá para exercitar as competências de trabalho de um consultor empresarial. Palavras chaves: competências, consultor, empresarial, diagnóstico, questionário.

ABSTRACT

This work is to conduct an organizational diagnosis, through the implementation of the Organizational Diagnosis Questionnaire (QDO) and serve to exercise the powers of a working business consultant. Keywords: skills, consultant, entrepreneurial, diagnosis, questionnaire.

1. INTRODUÇÃO

Hoje em dia as organizações buscam cada vez mais a qualidade contínua no

trabalho e não há mais espaço para as improvisações. As decisões devem ser tomadas de

forma antecipada e planejada. Será no planejamento que se definirá onde se pretende

chegar, o que fazer para chegar, quando chegar como e em que sequência chegar, etc.

O Planejamento compõe-se tanto de estratégias e políticas a longo prazo por meios

das quais se pretende alcançar os objetivos globais da organização como também de um

conjunto de planos detalhando as atividades cotidianas para o alcance de objetivos

imediatos relacionados com uma divisão da organização. A partir dos objetivos

organizacionais, a empresa deverá fixar suas políticas, diretrizes, metas, programas,

procedimentos, métodos e normas.


Segundo a CEET (2011.p 01):

As mudanças acontecem em alta velocidade no cenário de atuação das organizações e afetam as diversas áreas de convivência: tecnológica, cultural e comportamental. Os avanços tecnológicos incorporam-se ao ambiente de produção e gestão, tornando obsoletos normas e métodos que até pouco tempo eram tidos como revolucionários. Os gestores convivem em um clima de elevada ansiedade provocada pelo acirramento da competição entre as empresas. A luta por maiores fatias de mercado aliada a rápida evolução tecnológica, cada vez mais globalizante, torna obrigatório o desenvolvimento de novas estratégias e planos de ação que facilitem o desenvolvimento das organizações, adaptadas a este novo cenário. Planejar a empresa para assimilar as mudanças de cenário é uma necessidade imperiosa; Flexibilidade para mudanças e agilidade de decisão são características que facilitarão a inserção das empresas neste novo perfil de demanda. O planejamento estratégico é a ferramenta gerencial que orienta à clara definição dos objetivos da empresa e o traçado antecipado dos possíveis caminhos a serem percorridos para atingi-los.

Partindo deste pressuposto é que a empresa BSC Soluções contratou uma

consultoria técnica com o firme pensamento de que somando todas as forças e

competências existentes conseguirá transformá-la numa organização com tecnologia de

ponta, qualificada para enfrentar a concorrência, garantir e manter o seu lugar no mercado.

2. DADOS DE IDENTIFICAÇÃO:

Data:

Nome:

Endereço:

Especialidade:

Empresa:


3. DADOS DA CONSULTORIA DE RECURSOS HUMANOS:

A empresa de consultoria NONONON & NONONON, inscrita no CNPJ sob o Nº

XX.XXX.XXX./XXXX-XX é uma empresa privada de consultoria e prestação de serviços que

tem a sua sede na cidade de Campinas/SP e está no mercado de trabalho desde novembro

de 2002 e tem como objetivo a realização de Consultorias, Assessorias e Prestação de

Serviços Técnicos e Administrativos. A equipe de trabalho é composta de 03 técnicos

especializados, com nível superior completo sendo: 01 sociólogo, 01 engenheiro e 01

economista.

O resultado de nossa prestação de serviços é sempre aplicado no desenvolvimento e

incremento interno, de novas expectativas, inclusive sociais, valorizando a maior

experiência, aprendizado e qualidade a ser incorporada a cada novo projeto de forma

específica e para a capacitação, treinamentos, especialização, especialmente na área de

recursos humanos, além da troca de experiências que prestigiam sempre os modelos de

projetos bem sucedidos.

Apresentamos abaixo um breve resumo de nossas atividades:

� Módulo I: Diagnóstico Geral ou Direcionado; Elaboração do Plano Diretor; Auditorias

Técnicas; Gestão de Custos de Serviços; Acreditação e Qualidade Total.

� Módulo II: Gestão Organizacional modulada ou integrada por áreas.

� Módulo III: Consultoria/Assessoria Técnica em Gestão: de Pessoas; Hospitalar;

Administrativa; Logística.

� Módulo IV: Desenvolvimento de Sistema Gerencial Integrado/Localizado.

A consultoria a ser feita neste trabalho é a de processos, onde teremos como tarefa

principal mostrar ao cliente as questões mais importantes e relevantes para a melhoria de

seus processos internos; pesquisar e oferecer de forma organizada, opções para a tomada

de decisões de seus gestores no trabalho, avaliando os riscos, vantagens e desvantagens

sem direcionamento ou imposição de modelo.

4. CONTEXTO OU HISTÓRICO DA EMPRESA-CLIENTE:


A empresa BSC Soluções Ltda, inscrita no CNPJ sob o Nº XX.XXX.XXX/XXXX-XX

teve a sua fundação em janeiro de 1992. Trata-se de uma empresa familiar, privada com

fins lucrativos que tem o foco voltado à inovação tecnológica, priorizando o atendimento ao

cliente, investindo continuamente na tecnologia da informação, logística e no

desenvolvimento humano. Em função deste pensamento e postura é que a empresa

contratou esta consultoria para aprimoramento e consolidação de seus princípios frente aos

seus recursos humanos de forma a manter a prática de seus valores (profissionalismo,

comprometimento, credibilidade, humanidade e inovação).

4.1 Localização Geográfica:

A BCS Soluções está situada à Rua Dois N 25, na cidade de Sumaré/SP. Pertence à

região metropolitana de Campinas/SP, uma das mais importantes na área de tecnologia da

informação em nosso país, também conhecida com o “Vale do Silício brasileiro”. Grandes

organizações privadas e governamentais voltadas para o desenvolvimento e pesquisa

tecnológicas estão localizadas nesta região.

4.2 Breve Histórico, missão e visão:

Como foi dito acima trata-se de uma empresa familiar que tem direção, organização

e visão pautadas nos interesses da família. e está no mercado de tecnologia da informação

(TI) buscando cada vez mais o seu desenvolvimento com alta tecnologia.

Iniciou as suas atividades com 20 (vinte) colaboradores e atualmente é constituída

por 102 (cento e dois) distribuídos entre as áreas: Financeira (02), Contábil (02), Recursos

Humanos (03), Outsourcing (80), desenvolvimento (10) e Vendas (05).

Missão: “transformar as necessidades de nossos clientes em realidade através de serviços

adequados aos seus negócios; desenvolvendo e fornecendo soluções tecnológicas

inovadoras, agregando aos nossos produtos um valor incomparável através de nossos

serviços.”

Visão: “estar entre as 10 melhores empresas de soluções tecnológicas do país, unindo

ideais, tecnologia e processos cada vez mais eficientes para garantir a fidelização de nossos

clientes”.


No momento atual além de sofrer com os impactos provocados pela crise financeira

mundial, que teve início no segundo semestre em 2008, e que afetou diretamente seus

negócios, está passando por uma fase de transição na sucessão da primeira para a

segunda geração e a soma dessas turbulências acabou acarretando problemas para a

organização. Além disso, também está promovendo a transformação da sua gestão

administrativa tornando-a mais moderna, ágil e transparente com a implantação de um

Conselho de Administração.

Outra situação é a movimentação dos funcionários (Turnover) que tem prejudicado a

execução e finalização dos projetos contratados devido à esta movimentação, já que a

empresa não tem um plano para manutenção e fixação dos talentos na organização. Os

gastos oriundos destas movimentações (rescisões, finalização de contrato e multas) torna a

empresa instável e leva a queda da qualidade de seus produtos.

Para fazer frente à situação-problema vivenciada no momento é que a BSC

contratou os serviços da nossa consultoria. Espera conseguir o melhor aproveitamento e

desempenho de seus colaboradores para que a organização possa estar preparada para

obter novos conhecimentos tecnológicos neste mercado tão competitivo e tenha

rendimentos financeiros acima do planejado. Manter entre as melhores empresas no ramo

de tecnologia de informação no estado de São Paulo é uma de suas metas.

4.3 Serviços oferecidos:

Os principais produtos e serviços oferecidos pela BSC Soluções são: sistema de

ponto eletrônico; acesso para academias, escolas e organizações em geral acompanhado

de gerenciamento e controle/frequência; soluções de identificação lógica de indivíduos;

gestão eletrônica de documentos; outsourcing; além de help desk aos clientes e da sua

fábrica de software e diversas consultorias em TI.

4.4 Principais clientes:

Relacionar abaixo os principais clientes nos últimos 10 anos:


5. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

Para a construção do diagnóstico organizacional foi utilizada a ferramenta do

questionário de diagnóstico organizacional (QDO) com pesquisas realizadas com 15

colaboradores que prontamente responderam à nossa solicitação. A distribuição destes

questionários foi feita por email. Tivemos 100% da devolutiva sobre as questões e boa

receptividade entre todos os colaboradores na empresa.

A forma e participação das pessoas para o preenchimento e resposta dos

questionários foram feita de maneira informal e aleatoria, contando sempre com a

disponibilidade e vontade dos envolvidos e das equipes conforme assembléia organizada e

realizada pelos próprios colaboradores em um dos sábados de folga no trabalho ocorrida no

mês de setembro/11. Neste sentido o critério para a escolha dos participantes que

responderiam aos questionários foi feita por setores (de 02 a 05 colaboradores/cada).

Definido os participantes, foi feita uma listagem com os nomes e endereços de emails para

que os questionários fossem enviados, respondidos e devolvidos de forma eletrônica.

Após o recebimento de todos os questionários, (adesão foi de 100%), foi feita a

tabulação dos dados em planilha do aplicativo da MICROSOFT OFFICE – EXCEL

(avançado). Todos os esforços foram dispendidos para que os resultados apresentados

permitissem obter uma fotografia da situação atual na empresa para que o diagnóstico aqui

construído represente o mais fiel possível à situação atual e permita apresentar conclusões

e sugestões que possibilitem à empresa maior facilidade gerencia, e consolidando uma

gest]ao moderna que é o que se pretende implantar.

A aplicação do Questionário de Diagnóstico Organizacional (QDO) é uma ferramenta

de pesquisa-feedback e serve para avaliar a percepção dos trabalhadores e quando

respondidas de forma sincera podem indicar os pontos fortes e os pontos fracos no

funcionamento da organização que necessita de intervenções.

A nossa consultoria trabalhou no sentido de realçar a necessidade das mudanças

que entendemos serem necessárias ao aprimoramento e desempenho setorial e global da


organização. Os desdobramentos das respostas contidas nos questionários e que

apresentamos abaixo são o reflexo da postura estratégia e gerencial atuais com acentuado

grau de insatisfação dos colaboradores psquisados para alguns requisitos. O que

esperamos a partir deste trabalho e amostragem é que seja despertada a consciência e

necessidade da mudança na organização por todos. Colaboradores mais preparados

poderão levar a empresa ao encontro da modernização técnica e organizacional prevista na

sua missão e visão.

Segundo BALLESTERO-ALVAREZ (1999),

As variáveis: objetivos, estrutura, relacionamento, recompensas, liderança e mecanismos de apoio fundamentam-se no modelo organizacional das Seis Caixas de Weisboard foi acrescentada a esse modelo a variável propensão a mudanças. O QDO mede aspectos informais. Recomenda que o consultor-facilitador reúna informações sobre aspectos formais da organização para verificar se há descompassos entre os dois aspectos.

Um QDO é composto sempre de 35 frases afirmativas positivas, abrangendo cada

uma das sete variáveis. Os respondentes devem emitir opiniões sobre o setor ou a

organização em que trabalha. A escala varia de 1 a 7, sendo 1 a concordância total, 4 o

ponto neutro e 7 a discordância total. Na tabela abaixo sintetizamos o resultado obtido:

TABELA 1 - RESULTADOS DO QDO

OBJETIVOS ESTRUTURA LIDERANÇA RELAÇÕES RECOMPENSAS MECANISMOS PROPENSÃO DE APOIO À MUDANÇA Itens Pontos Itens Pontos Itens Pontos Itens Pontos Itens Pontos Itens Pontos Itens Pontos

1 6,20 2 6,47 3 2,67 4 2,00 5 6,07 6 2,73 7 2,67 8 2,40 9 3,87 10 6,00 11 2,60 12 6,30 13 1,80 14 4,00

15 5,40 16 2,40 17 2,47 18 1,20 19 3,93 20 2,20 21 4,33 22 3,33 23 5,80 24 4,00 25 2,27 26 6,00 27 5,67 28 3,20 29 1,40 30 3,27 31 2,00 32 3,27 33 7,00 34 4,13 35 4,80

Total 18,73 Total 21,81 Total 17,14 Total 11,34 Total 29,30 Total 16,53 Total 19,00 Média 3,75 Média 4,36 Média 3,43 Média 2,27 Média 5,86 Média 3,31 Média 3,80

Tabela 1: Resultados do QDO

Fonte: A Autora (2011)

Para melhor demonstrar a situação – problema que foi o resultado desta tabulação

resumimos na figuura abaixo os principais conceitos que serão objeto de reflexão na

reformulação dos plano de ação e de mudança que a empresa terá pela frente.


OBJETIVO PRINCIPAL:

"Aumentar a eficiência e produtividade de seus

colaboradores de forma a fixar os seus

melhores talentos".

RESULTADOS: 3,75

RELAÇÕES:

Os conflitos entre colaboradores quase

não existe devido à faixa etária e

experiência de trabalho dos mesmos.

Sendo uma empresa de tecnologia,

existe uma preocupação de manter

boas condições para o trabalho.

RESULTADOS: 2,27

ESTRUTURA:

Inexistência de organograma funcional e

manual de boas práticas e

procedimentos por setor. Em muitas

situações a execução de tarefas e rotinas

conduzem ao retrabalho.

RESULTADOS: 4,36

LIDERANÇA:

Falta gestão na organização para gerenciar as

atividades/rotinas que hoje está dividida entre

os 03 principais gestores na organização.

RESULTADOS: 3,43

MECANISMOS DE APOIO:

Necessidade de capacitação e

treinamento para os gestores. Taxa de

Turnover e rotatividade ainda são altas

nos cargos de chefia prejudicam as

ações na linha de comando gerencial.

RESULTADOS: 3,31

RECOMPENSAS:

Prêmio por produção (mensal), comissão

sobre vendas. PLR (Participação nos

Lucros e Resultados) existente para

todos os colaboradores (anual) por

determinação do sindicato da categoria.

Falta implantar o plano de carreira.

RESULTADOS: 5,86

AMBIENTE EXTERNO

PROPENSÃO À MUDANÇA:

Plenamente viável, devido ao envolvimentos da

maioria dos colaboradores com os projetos da

empresa. Em se implantando um plano de

fixação e manutenção dos talentos os

processos deverão ser melhorados.

RESULTADOS: 3,80

Figura 1: Modelo organizacional das Seis Caixas de Weisbord.

Fonte: A Autora (2011)

Os resultados tabulados dos questionários respondidos pelos colaboradores

mostram algumas falhas de processos na organização, como verificamos nos quadros

acima e que serão revistos em conjunto com a participação desta consultoria.

Para melhor visualização destes problemas pontuados e que foram aplicados no

QDO apresentamos abaixo um gráfico destes resultados obtidos pela média dos valores.


0,00

1,00

2,00

3,00

4,00

5,00

6,00

7,00

RESULTADOS QDO-MÉDIAS

Série1

A situação mais crítica é a tratou do plano de “recompensas” onde pudemos verificar

o descontentamento de da maioria devido a falta de um plano de cargo e carreiras que

busque a melhoria para benefícios e remuneração. Verificamos a existência de alguns

pagamentos extras salariais e que foram implantados mais pela obrigação sindical do que

pelo plano estratégico da empresa.

Os dados mais favoráveis resultantes desta pesquisa se referem ao item “relações”

entre as pessoas e o plano tecnológico existente. A preocupação com o parque tecnológico

sempre foi colocada em primeiro plano, pois se trata de uma empresa voltada para o

desenvolvimento e processamento de tecnologias de informação (TI).

Os resultados no geral mostraram a necessidade de olhar para as outras áreas da

empresa para que consiga seu objetivo estratégico e se manter no rol das melhores

empresas de TI do estado de São Paulo.

6. PROPOSTA DE AÇÃO

A gestão eficiente dos recursos humanos constitui um dos elementos essenciais

sendo imprescindível ao gerenciamento da prestação de serviços e desempenha um papel

importante na tomada de decisões com um impacto na qualidade e continuidade destes

serviços, contribuindo significativamente para a viabilidade econômico-financeira na pratica

da prestação de serviços de informática.


Nesse sentido identificamos a necessidade de alteração da forma existente de

organização e execução dos trabalhos para obter melhores resultados conforme proposta

da diretoria da empresa, aumentando a produtividade com fluxos e rotinas bem definidas

nos processos de trabalho.

A organização e gestão de pessoas nesta organização deverão estabelecer linhas

nítidas de autoridade e definição de obrigações e ao mesmo tempo facilitar/favorecer a

autonomia setorial e demarcando responsabilidades para cada membro da equipe de

trabalho.

Para conquistar os objetivos: estratégico e específicos que sugerimos abaixo frente

ao panorama de situações-problemas resultantes do QDO aplicado, a empresa deverá

formalizar o seu “organograma funcional” como ponto de partida. Isto ajudará tanto aos

gestores como as equipes de trabalho a se posicionarem como peças de uma engrenagem

que funciona para a obtenção dos resultados esperados pela alta administração.

5.2.1. Objetivos

O objetivo principal ou estratégico será tornar a empresa BCS Soluções mais

competitiva com o aumento da eficiência e produtividade de seus colaboradores de forma a

fixar os seus melhores talentos.

Objetivos específicos:

- Rever/ organizar procedimentos de melhores praticas para os manuais, mecanismos

e instrumentos de trabalho;

- Introduzir/definir fluxos e rotinas pertinentes aos diversos setores;

- Introduzir/manter treinamentos e cursos para melhoria de desempenho funcional;

- Estimular o reconhecimento do trabalho em equipe.

- Desenvolver programa de treinamento específico para gerentes/gestores;

- Estimular parcerias com Universidades e Escolas Técnicas;

- Unificar parâmetros de avaliação de desempenho funcional;

5.2.2. Metodologia


A metodologia a ser utilizada para conquistar os objetivos acima deverá

envolver/integrar primeiro a alta administração e gestores, pois serão eles que

desencadearam os processos às equipes e colaboradores. Para isso serão feitas reuniões

de equipes. Utilizando ferramentas como: Brainstorms, brainsworks, PDCA, 5S2H,e outras

que se fizerem necessárias para a captação dos problemas do nível mais alto ao elementar,

dentro da organização.

Outras metodologias também serão usadas como apoio complementar para

enriquecer a coleta de dados na composição das estratégias de ação como:

� Diagnóstico global descrito em julho de 2008 e das rotinas que foram

implementadas ao longo deste período.

5.2.3. Trabalhos e atividades

Na linha metodológica proposta, de aprofundar a análise dos dados a partir da

qualidade, consistência, confiabilidade, legitimidade correlacionando-os entre si e cruzando-

os com outras fontes e parâmetros, tendo por referência a estrutura organizacional, o

processo operacional e os resultados obtidos, podemos definir:

� 1) Revisão/atualização com incremento da carteira de clientes externos para

a busca de novos desafios e aumento da fatia de mercado na área de TI.

Responsável por esta atividade: Gerente Comercial.

� 2) Revisão/atualização dos procedimentos e rotinas dos setores de trabalho,

visando a melhoria de desempenho e qualidade, maior controle sobre os

custos de serviços, etc.

Responsável por estas atividades: Gerentes: de RH, de Desenvolvimento.

� 3) Implantação do Plano de Cargos< Carreiras e Salários e do Programa de

Capacitação de Gestores em parcerias com universidades e escolas técnicas.

Responsável por estas atividades: Gerente de RH.

� 4) Plano de divulgação do andamento dos processos de mudanças na

organização, feedback aos colaboradores à partir de sugestões oferecidas

nas reuniões, etc. Responsável por estas atividades: Gerente Administrativo.


� 5) Gerenciamento da equipe do Plano de Implantação das ações de

mudanças. Responsável por esta atividade: Consultoria de Processo de RH

contratada

5.2.4. Cronograma

Aqui estamos considerando o período necessário para o desenvolvimento de cada

atividade/ação e a duração total do projeto proposto. O quadro abaixo mostra o

planejamento proposta por nossa consultoria à empresa-cliente.

CRONOGRAMA DE ATIVIDADES:

ATIVIDADE 4º TRIMESTRE 1º TRIMESTRE 2º TRIMESTRE 3º TRIMESTRE

Reunião de Equipes Reunião de Equipes Reunião de Equipes Reunião de Equipes

1 Trabalho de Campo Padronização de

relatórios

Check-list das

Interfaces de serviços

Apresentação do novo

layout do setor

Definição de

Ferramentas de

controle e avaliação

Organização de Banco

de Dados de Cliente

Interface/Consolidação

do sistema Gerencial de

Informações



relatórios

Check-list das



layout do setor

Definição de

Ferramentas de


Organização e

Tabulação dos dados



Informações



relatórios

Check-list das



layout do setor

Definição de

Ferramentas de


Organização e




Informações



relatórios

Check-list das



layout do setor

Definição de

Ferramentas de


Organização e




Informações


5 Agenda de avaliação / supervisão dos trabalhos

Padronização do

trabalho nas equipes.

Relatórios de Apoio

Check-list das

Interfaces de

serviços/Relatórios

Apresentação do

Relatório Final.

5.2.5. Experiência e currículo do consultor

Inserir aqui o currículo profissional do consultor contendo:


Perfil Profissional

Formação Profissional:

Outros Cursos:

Experiência Profissional:

Trabalho Voluntário:


REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BALLESTERO-ALVAREZ, María Esmeralda. Mutatis Mutandis: dinâmicas de grupo para

o desenvolvimento humano. Campinas: Papirus, 1999.

CINTRA, Josiane C. Leitura Fundamental – Aula IV - Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação dos Resultados. Diretoria de Extensão e Pós-Graduação. Valinhos, SP: Anhanguera Educacional, 2010. Consultoria Empresarial Centro da Terra, CEET. Planejamento Estratégico. Disponível em: <http://www.cdaterra.com.br/pest.htm> Acesso em 12/10/2011. OZAKI, Yaeko. Leitura Fundamental. Consultoria Empresarial. Departamento de Extensão e Pós-Graduação. Valinhos, SP: Anhanguera Educacional, 2010. ________. Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos. Departamento de Extensão e Pós-Graduação. Valinhos, SP: Anhanguera Educacional, 2010. ________. Projetos de Consultoria em Recursos Humanos. Diretoria de Extensão e Pós-Graduação. Valinhos, SP: Anhanguera Educacional, 2010.

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