Contas a Pagar

Um dos principais controles do setor financeiro, o controle de Contas a Pagar abrange o processo de pagamentos das obrigações da empresa como um todo. São as obrigações assumidas pela empresa em decorrência da compra de mercadorias ou serviços, pagamento de impostos, despesas fixas para manutenção da empresa e ainda o pagamento de funcionários.

É comum nas empresas, que as mercadorias necessárias para as operações sejam adquiridas a prazo, sendo indispensável a devida quitação dos compromissos assumidos dentro dos prazos estabelecidos para evitar transtornos nas próximas compras.

Fatores importantes

Para organizar todas as contas assumidas de modo que não fique nenhuma no esquecimento, devem-se elaborar controles que informem dados importantes, como:

• Os totais a pagar, obedecendo o prazo de vencimento;

• Evitar o atraso pois juros e multas são “produtos” que a empresa não consome;

• Relacionar uma ordem de prioridade na hora de pagar as contas como: pagamento dos principais fornecedores, funcionários e obrigações legais, onde cuja necessidade varia de uma empresa para outra;

• Observar as possibilidades de captação de recursos internamente a fim de evitar um empréstimo a juros abusivos caso seja necessário;

• É importante também a empresa ter um funcionário ou setor dedicado apenas a esse tipo de controle;

• Zelar para que documentos importantes não caiam em mãos erradas;

• Contar com um programa de softwere para agilizar o controle e “casar” as informações de cada setor individualmente, tornando o processo menos cansativo.

Controle

A adequada administração das Contas a Pagar tem por finalidade informar ao empresário sobre o vencimento dos compromissos, prioridade de pagamento e montante dos valores a pagar. Um bom gerenciamento dos pagamentos depende da exatidão e precisão dessas informações.

• A integração entre o setor financeiro e os demais departamentos é fundamental para garantir a confiabilidade das informações evitando problemas como: pagamentos indevidos, atrasos ocorrendo juros ou multas, fluxo de caixa negativo e indisposição com fornecedor e outros.

Regras e Procedimentos• Conferência e aprovação dos pagamentos;

(realizado pelo setor de origem a despesa)

• Cadastramento, agendamento e controle dos prazos e montantes de pagamento; (compras de mercadorias ou serviços)

• Autorização e efetivação dos pagamentos

• Conciliação e baixa do pagamento

• Estabelecer prioridades de pagamento, principalmente junto aos órgãos públicos para não haver problemas maiores no futuro.

• Estabelecer limites de compra por área ou setor, onde a necessidade de ultrapassar esse limite deva ter o aval do superior financeiro imediato.

• Abertura de “caixas” semanais para gastos eventuais com exigência de prestação de contas.

A Falta de um bom controle das Contas a Pagar pode acarretar em resultados nada satisfatórios que pode ir desde uma simples multa até a necessidade de captação de empréstimo para capital de giro a juros elevados. Não somente por este fato, a importância de um bom controle também envolve a responsabilidade e envolvimento do responsável pela função além do apoio dos demais departamentos da empresa.

Exercícios1- O que são contas a pagar?2- Como é feita a elaboração do controle das contas a pagar?3- Qual a finalidade do controle de pagamentos?4- Quais são os passos para o controle das contas a pagar?5- Que tipo de problemas uma empresa pode ter sem um devido controle do pagamento de suas contas?6- Como outros setores podem contribuir para o controle das obrigações da empresa?