UNIP

CURSO – CIÊNCIAS CONTÁBEIS

DISCIPLINA – NORMAS PROFISSIONAIS DE AUDITORIA7º e 8 º semestres

PROFESSOR ELÓI DE SIQUEIRA

CONTROLE INTERNO

Os padrões de auditoria estabelecem que devem ser realizados um estudo e avaliação dos controles internos existentes, para que se tenha uma base de confiança e poder determinar a extensão dos trabalhos de auditoria.

Conceituação de controle interno

O sistema de controle interno compreende o plano da organização e todos os métodos e procedimentos que são adotados em uma empresa para proteger os seus ativos e comprovar a exatidão e a credibilidade de suas informações e promover a eficiência das suas operações.

Os controles internos podem ser:

Preventivos: evitar que fatos indesejáveis venham a ocorrer;e Detectivos: detectar e corrigir falhas já ocorridas

Os objetivos dos controles internos podem ser os seguintes:

Salvaguardar os ativos, evitando-se a ocorrência fraudes e erros não intencionais; Prevenir o erro e/ou desperdícios, abusos e práticas antieconômicas; Incrementar a eficiência operacional e promover a obediência às normas internas; Assegurar a aderência estratégica, planos e normas e procedimentos da

empresa;e Propiciar informações oportunas e confiáveis, inclusive de caráter administrativo

operacional sobre os resultados atingidos;

Normalmente os controles internos implantados pela empresa têm caráter preventivo e são utilizados como instrumentos auxiliares na gestão da empresa.

Um ambiente favorável de controle na empresa está consubstanciado nas atitudes e ações dos seus gestores e pode incluir:

Valores éticos;

Filosofia de gestão;

Estrutura organizacional;

Delegação de responsabilidades;

Políticas de gestão de pessoas;e

Competência dos profissionais.

Na avaliação dos controles internos a auditoria deve considerar as seguintes relações:

Relação custo benefício de um controle;

Treinamentos e rodízio de funcionários: os controles estão relacionados diretamente com a competência profissional e integridade das pessoas, portanto, é importante ter uma política bem definida na seleção e treinamento de pessoal; e manter um rodízio de funções.

Delegação de poderes e divisão de responsabilidades: a delegação de poderes será utilizada como instrumento de descentralização administrativa, com vistas a assegurar maior rapidez e objetividade nas decisões; no entanto, alguns cuidados devem ser tomados, por exemplo: a existência de manuais de procedimentos e rotinas, claramente definidos.

Segregação de funções: separar as funções de aprovação e autorização de forma que nenhuma pessoa detenha competências e atribuições em desacordo com este principio;

Instruções devidamente formalizadas: para atingir um grau de segurança adequado é indispensável que as ações procedimentos e instruções sejam disciplinados e formalizados pelo responsável pelos trabalhos;

Controles sobre transações: é estabelecer o acompanhamento dos fatos contábeis, financeiros e operacionais que sejam efetuados mediante atos legítimos relacionados com a finalidade do departamento.

A unidade de auditoria interna se constitui em um elemento de controle que tem como um de seus objetivos a avaliação dos controles administrativos da empresa.

Como forma de reduzir os riscos de desvios e/ou erros e desperdícios as empresas implantam os controles de modo a evitar esses transtornos.

A seguir indicamos alguns tipos de controles que normalmente já são praticados nas empresas, no entanto, a falta deles podem contribuir para enfraquecer os controles internos e como conseqüência ocorrer erros, desvios e desperdícios:

Disponível:

a. Problemas mais comuns que podem ocorrer na tesouraria de uma empresa:

Retenção de juros recebidos; Retenção de contas consideradas incobráveis;

Crédito em contas a receber e débito em despesas (baixa indevida nos registros contábeis);

Lapping – retenção temporária de um recebimento; Pagamentos de compras fictícias; Reutilização de comprovantes pagos;

b. Controles básicos no disponível:

Tornar a contabilidade mais transparente e agilizar o fechamento mensal; Segregar a guarda e registro das transações: Pagamentos nominais, sempre que possível; Dupla aprovação (assinaturas) dos pagamentos por meio de cheques; Centralizar os pagamentos por meio de sistemas bancários; Abertura e encerramento de contas somente com autorização da diretoria; Conciliação bancária por profissional diferente daquele que prepara os

lançamentos e imediata investigação e solução das pendências apontadas; Comparação das taxas nas aplicações financeiras obtidas com as praticadas

no mercado.

Compras e estoque

a. Problemas mais comuns que podem ocorrer na área de compras e estoque:

Atitudes inadequadas dos compradores; Cotações fictícias; Alteração do pedido de compra após aprovação; Contagem falsa dos estoques; Recepção fictícia de mercadorias

b. Controles básicos em compras e estoques:

Segregar funções compras, recepção, contabilizarão e pagamentos; Implantar cadastro de fornecedores; Implantar cadastro de itens; Delegação de autoridade; Implantar políticas e procedimentos para compras normais, mesmo para as

compras técnicas e de manutenção; Compra só por solicitação prévia e feito somente pelo departamento de

compras; Número mínimo de cotações e critérios pré-determinado; Rodízio de compradores; Conferência de preços, quantidade, materiais e de cálculos; Destino imediato do material para o almoxarifado; Inventário feito por pessoal diferente das pessoas que controlam os estoques;

Vendas e expedição:

a. Problemas mais comuns que podem ocorrer na área de vendas e expedição:

Vendas fora da política comercial (descontos, promoções e prazos de pagamentos);

Entrega em quantidades superiores ao valor faturado; Devoluções fictícias gerando créditos indevidos; Vendas de sucatas não registradas;

b. Controles básicos em vendas e expedição:

Segregar função de vendas, faturamento e expedição; Aprovação dos pedidos (preferencialmente via sistema) conforme política

definida; Conferência dos pedidos com as notas fiscais quanto a preços e descontos

concedidos, caso existente; Conferência do material com a nota fiscal; Controle do retorno dos canhotos; Conferência das devoluções de vendas antes da concessão do crédito; Sistema para garantir baixa nos estoques, contas a receber, registro contábil e

fiscal;

Contas a receber e recebimentos

a. Problemas mais comuns que podem ocorrer na área de recebimentos:

Demora na prestação de contas de valores recebidos; Retenção de juros e encargos recebidos; Retenção de títulos recebidos considerados incobráveis; Descontos e abatimentos em devoluções fictícias.

b. Controles básicos em contas a receber e recebimento:

Segregação de função de contabilização, controles de contas a receber e tesouraria (caixa);

Confronto entre os registros contábeis com a posição financeira; Análise das eventuais diferenças nas respostas das circularizações de clientes

por funcionário independente; Controle de notas de crédito e aprovação por funcionário independente; Investigação dos valores em atraso há longa data Baixa dos valores incobráveis somente com autorização expressa da diretoria; Centralizar a cobrança em bancos; Agilizar a contabilização dos valores recebidos.

Contas a pagar e pagamentos:

a. Problemas mais comuns que podem ocorrer na área de pagamentos:

Inclusão de notas fiscais sem a entrada da mercadoria e/ou a prestação do serviço;

Pagamentos após o vencimento para gerar juros e multas; Reutilização de processos de pagamentos Pagamento em duplicidade pelo original e cópia;

Pagamento antes do vencimento; Pagamento integral sem considerar as devoluções feitas parcialmente.

b. Controles básicos em contas a pagar e pagamentos:

Segregação de função de aprovação, registros e pagamentos; Controle de sequência numérica de notas fiscais; Controles das obrigações por data de vencimento; Políticas de descontos em antecipações de pagamentos; Formação, revisão e aprovação de processos de pagamentos por funcionários

autorizados; Pagamentos em cheques contendo duas assinaturas, para dividir

responsabilidades; Não autorizar pagamentos feitos com cópia de documentos; Controles numéricos dos cheques emitidos e cancelados; Controle das notas de débito para rápido uso do abatimento; Confronto entre contas a pagar e contabilidade e ação imediata sobre eventuais

pendências

Folha de pagamento

a. Problemas mais comuns que podem ocorrer na folha de pagamento:

Inclusão de funcionários não existente; Admissão, promoção ou transferência de funcionários protegidos; Pagamento excessivo de horas extras; Pagamento indevido de insalubridade ou periculosidade

b. Controles básicos em folha de pagamento:

Segregação de função da preparação aprovação dos créditos; Políticas de cargos e salários; Procedimentos bem definidos para admissão, demissão e promoção; Ausências justificadas e aprovadas pelo responsável da área; Horas extras justificadas e previamente aprovadas; Obtenção via sistema para conferência das seguintes situações:

funcionários com mais de 40 horas extras no mês; Salário liquido maior que o salário cadastrado; Alterações de dependentes para benefícios; Alterações de salários fora do mês do dissídio