CONVERJ Prestação de Contas - Rio de Janeiro · Significa dizer que o usuário analista deverá...

1 Módulo Prestação de Contas

CONVERJ

Prestação de Contas

Concedente

Versão 1.0

Outubro/2014


Sumário 1 Módulo Prestação de Contas ................................................................................... 3

1.1 Como Abrir Processo Administrativo de Prestação de Contas? ........................ 9

1.2 Como Verificar a Prestação de Contas? ........................................................... 10

1.3 Como emitir o Parecer Técnico? ...................................................................... 11

1.4 Como emitir o Parecer Financeiro? ................................................................. 13

1.5 Como Aprovar a Prestação de Contas? ........................................................... 15

1.6 Como emitir o Parecer da Auditoria Interna? ................................................. 15

1.7 Como Registrar no Siafem?.............................................................................. 17

1.7.1 Registrar Impugnação no Siafem .............................................................. 17

1.7.2 Registrar Aprovação no Siafem ................................................................ 18

1.7.3 Registrar baixa no Siafem ......................................................................... 19

1.8 Como a AGE irá analisar a Prestação de Contas? ............................................ 20

1.9 Como a AGE irá registrar o Relatório? ............................................................. 21

1.10 Como a AGE irá Registrar o Certificado? ...................................................... 22

1.11 Como abrir Tomada de Contas? ................................................................... 23

1.12 Como Retirar Tomada de Contas? ............................................................... 24

1.13 Como Arquivar Convênio? ........................................................................... 24

1.14 Como Validar Exigência da Prestação de Contas? ....................................... 25



O módulo Prestação de Contas permite a Entidade Concedente analisar a Prestação de

Contas Final do convênio, ou seja, nesta funcionalidade do sistema o usuário consegue

analisar todos os relatórios e documentos que comprovam a execução física e

financeira do convênio.

Por determinação legal, a Entidade Concedente precisa realizar várias análises da Prestação de Contas, quanto aos aspectos técnicos, financeiros e jurídicos, registrando a manifestação conclusiva de seus setoriais, a fim de assegurar que o recurso repassado foi executado de acordo com o Plano de Trabalho, parte integrante do Convênio celebrado. Mas não é só isso. A Auditoria Geral do Estado também exerce o seu papel, quanto à analise e emissão do Certificado de Auditoria. Para melhor esclarecimento, abaixo apresentamos o fluxo de análises para a aprovação da Prestação de Contas do Convênio.

Cada atividade mostrada acima significa uma atividade que deverá ser realizada por um usuário da Entidade Concedente ou da Auditoria Geral do Estado, quanto à Prestação de Contas encaminhada pela Entidade Convenente. Para realizar as atividades, o usuário deverá “capturar” o convênio para si. Significa dizer que o usuário analista deverá escolher o convênio que está na lista de espera.

Abrir Processo Adm PC

Verificar PC Parecer Técnico Parecer

Financeiro

Parecer Auditoria Interna

Aprovar PC Registrar Siafem Analisar PC AGE

Registra Relatório AGE

Registrar Certificado AGE

Arquivar Convênio


As Propostas ficam na lista de espera com os seguintes indicadores:

Proposta capturada por algum analista (colocando o cursor em cima do indicador, conseguimos visualizar qual o usuário efetuou a captura).

Proposta aguardando ser capturada.

IMPORTANTE: Se o usuário clicar no indicador em branco, este passará a ser o responsável pela atividade, impossibilitando assim, a realização da atividade por outros usuários. IMPORTANTE: A captura também poderá ser realizada através da caixa de mensagens do sistema. Além dos botões de captura da Proposta, existem os botões de ação nas telas de atividades.

Confirma as informações da atividade, encaminhando o convênio para a atividade seguinte.

Volta à tela anterior, não salvando as informações da atividade. O convênio passa ter status de capturado pelo usuário que primeiro efetuou a ação.

Salva as informações da atividade, mas não encaminha o convênio para atividade seguinte. O convênio passa ter status de capturado pelo usuário que primeiro efetuou a ação.

Também dentro de cada análise existem as telas que apresentam as informações

necessárias para o usuário realizar a análise com uma maior facilidade. Normalmente

as análises são compostas pelas Abas: Geral, Convênio, Tramitações, Convenente,

Anexos, Conciliação, Resumo Financeiro, NFs, Relatórios e Liberações.


ABA GERAL:

Esta aba apresentará os campos referentes a análise a ser realizada pelo usuário.

ABA CONVÊNIO:

Nesta aba será possível visualizar todas as informações do Convênio como o

Cronograma de Execução, o Plano de Aplicação, o Cronograma de Desembolso, entre

outros.


ABA TRAMITAÇÕES:

Nesta aba será possível visualizar todas as informações de Tramitações do Convênio,

bem como os relatórios gerados em todas as análises.

ABA CONVENENTE:

Nesta aba será possível visualizar todas as informações da Entidade Convenente.


ABA ANEXOS:

Nesta aba será possível visualizar todos os anexos incluídos no Convênio classificados

em: Convênio, Processo de Compra, Nota de Liquidação, Monitoramento, Ingresso de

Recursos e Documentação da Entidade.

ABA CONCILIAÇÃO:

Nesta aba será possível visualizar todas as Conciliações Bancárias do Convênio

realizadas dentro do período de execução, além de visualizar se a Conciliação foi

aprovada ou não pela Entidade Concedente.

IMPORTANTE: Para tramitar a prestação de contas, pelo menos uma Conciliação

Bancária deve ter sido cadastrada pela Entidade Convenente.


ABA RESUMO FINANCEIRO:

Nesta aba será possível visualizar o resumo financeiro do Convênio, ou seja, os

recursos ingressados da Concedente, os recursos ingressados do Convenente, total de

pagamentos, Valores de Glosa, entre outros.

ABA NFS:

Nesta aba será possível visualizar todas as Notas Fiscais ou quaisquer outros

documentos de liquidação do Convênio que foram incluídos durante a sua execução

ABA RELATÓRIOS:

Nesta aba será possível visualizar os Relatórios de Prestação de Contas. Estes relatórios

são gerados automaticamente pelo CONVERJ, de acordo com as informações inclusas

no Sistema durante a execução do Convênio.

ABA LIBERAÇÕES:

Nesta aba será possível visualizar todas as Liberações de Recursos realizadas para o

Convênio.


1.1 Como Abrir Processo Administrativo de Prestação de Contas?

A abertura do Processo Administrativo da Prestação de Contas é feita pela Entidade

Concedente, ou seja, a entidade deverá estar cadastrada no sistema e o usuário

possuir perfil Concedente – Representante do Sistema ou Concedente - Técnica para

acesso dessa funcionalidade.

Para tramitar a Prestação de Contas o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO>

PRESTAÇÃO DE CONTAS> ABRIR PROCESSO ADM PREST CONTAS. Após o mesmo

deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer o registro de abertura de

processo, clicando no botão .

A seguinte tela irá abrir para o preenchimento dos campos.

ABA GERAL:

Utilizar Processo Mãe: Marcar esta opção caso queira utilizar o Processo

Administrativo Mãe do Convênio.

Processo Liberação: Informar o número do Processo Administrativo. Se a opção

“utilizar processo mãe” tiver sido marcada, este campo será preenchido

automaticamente.

Motivo Abertura: Informar o motivo de abertura do processo administrativo –

Tramitação Convenente.


Resultado: Informar a opção Encaminhamento.

Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais

acerca da abertura do processo administrativo.

Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada.

Anexos: Inclusão de arquivo(s), se for o caso, preferencialmente em formato

pdf, com tamanho não superior a 2 MB.

1.2 Como Verificar a Prestação de Contas?

A Verificação da Prestação de Contas é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a

entidade deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil Concedente –

Representante do Sistema ou Concedente - Técnica para acesso dessa funcionalidade.

Para Verificar a Prestação de Contas o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO>

PRESTAÇÃO DE CONTAS> ANALISAR PRESTAÇÃO DE CONTAS> VERIFICAR PRESTAÇÃO

CONTAS. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a

análise, clicando no botão .



ABA GERAL:

Resultado: Informar uma das opções: Favorável, Favorável com Ressalvas ou

Necessita Complemento.


acerca da verificação da Prestação de Contas.




1.3 Como emitir o Parecer Técnico?

A Emissão do Parecer Técnico é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a entidade

deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil Concedente – Representante do

Sistema ou Concedente - Técnica para acesso dessa funcionalidade.

Para Emitir o Parecer Técnico o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO>

PRESTAÇÃO DE CONTAS> ANALISAR PRESTAÇÃO DE CONTAS> PARECER TÉCNICO. Após

o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise, clicando

no botão .



ABA GERAL:

Constatação: Informar SIM/NÃO/NÃO SE APLICA de acordo com cada

pergunta.

Resultado: Informar uma das opções: Favorável, Favorável com Ressalvas,

Desfavorável ou Necessita Complemento.


acerca da Prestação de Contas.





IMPORTANTE: As constatações são perguntas previamente padronizadas no sistema,

para que os analistas respondam acerca da Prestação de Contas do Convênio.

As constatações podem ser respondidas da seguinte forma:

CONSTATAÇÃO CONSEQUÊNCIA

SIM Esta opção fará com que a análise prossiga sem gerar exigências ao Concedente e/ou ao Convenente.

NÃO Esta opção fará com que a análise prossiga gerando exigências ao Concedente e/ou ao Convenente.

NÃO SE APLICA Esta opção poderá ser utilizada quando nenhuma das alternativas é aplicável.

1.4 Como emitir o Parecer Financeiro?

A emissão do Parecer Financeiro é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a entidade


Sistema, Concedente – Financeiro/Contábil ou Concedente – Fin/Orç/Cont para

acesso dessa funcionalidade.

Para Emitir o Parecer Financeiro o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO>

PRESTAÇÃO DE CONTAS> ANALISAR PRESTAÇÃO DE CONTAS> PARECER FINANCEIRO.

Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise,

clicando no botão .



ABA GERAL:

Constatação: Informar SIM/NÃO/NÃO SE APLICA de acordo com cada

pergunta.

Resultado: Informar uma das opções: Necessita Complemento, Favorável com

Auditoria Interna, Favorável sem Auditoria Interna, Desfavorável com Auditoria

Interna ou Desfavorável sem Auditoria Interna.







IMPORTANTE: As constatações são perguntas previamente padronizadas no sistema,

para que os analistas respondam acerca da Prestação de Contas do Convênio.

As constatações podem ser respondidas da seguinte forma:

CONSTATAÇÃO CONSEQUÊNCIA

SIM Esta opção fará com que a análise prossiga sem gerar exigências ao Concedente e/ou ao Convenente.

NÃO Esta opção fará com que a análise prossiga gerando exigências ao Concedente e/ou ao Convenente.

NÃO SE APLICA Esta opção poderá ser utilizada quando nenhuma das alternativas é aplicável.

1.5 Como emitir o Parecer da Auditoria Interna?

A emissão do Parecer da Auditoria Interna é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a


Representante do Sistema ou Concedente – Auditoria Interna para acesso dessa

funcionalidade.

Para Emitir o Parecer da Auditoria Interna o usuário deverá acessar o menu

CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> ANALISAR PRESTAÇÃO DE CONTAS> PARECER

AUDITORIA INTERNA. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual

deverá fazer a análise, clicando no botão .


ABA GERAL:


Resultado: Informar uma das opções: Favorável, Favorável com Ressalvas ou

Necessita Complemento.






1.6 Como Aprovar a Prestação de Contas?

A Aprovação da Prestação de Contas é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a


Representante do Sistema, Concedente – Fin/Orç/Cont ou Concedente –

Finacneiro/Contábil para acesso dessa funcionalidade.

Para Aprovar a Prestação de Contas o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO>

PRESTAÇÃO DE CONTAS> ANALISAR PRESTAÇÃO DE CONTAS> APROVAR PRESTAÇÃO

CONTAS. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a

análise, clicando no botão .


ABA GERAL:

Resultado: Informar uma das opções: Aprovado ou Não Aprovado.







1.7 Como Registrar no Siafem?

As ações de Aprovação, Impugnação ou Baixa da Prestação de Contas continuarão

sendo realizadas no SIAFEM, porém para que fique armazenada essa informação no

CONVERJ é necessário registrar algumas informações através da função Registrar

Siafem.

1.7.1 Registrar Impugnação no Siafem

O Registo da Impugnação da Prestação de Contas no Siafem é feita pela Entidade

Concedente, ou seja, a entidade deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil

Concedente – Representante do Sistema, Concedente – Fin/Orç/Cont ou Concedente

– Finaceiro/Contábil para acesso dessa funcionalidade.

Para Registrar a Impugnação da Prestação de Contas no Siafem o usuário deverá

acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> REGISTRAR SIAFEM> REGISTRAR

IMPUGNAÇÃO SIAFEM. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual




ABA GERAL:

Resultado: Informar a opção: Encaminhamento.






1.7.2 Registrar Aprovação no Siafem

O Registo da Aprovação da Prestação de Contas no Siafem é feita pela Entidade



– Financeiro/Contábil para acesso dessa funcionalidade.

Para Registrar a Aprovação da Prestação de Contas no SIAFEM o usuário deverá

acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> REGISTRAR SIAFEM> REGISTRAR

APROVAÇÃO SIAFEM. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual




ABA GERAL:

Resultado: Informar uma das opções: Encaminhamento.






1.7.3 Registrar baixa no Siafem

O Registro da Baixa da Prestação de Contas no Siafem é feita pela Entidade



– Financeiro/Contábil para acesso dessa funcionalidade.

Para Registrar Baixa da Prestação de Contas no Siafem o usuário deverá acessar o

menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> REGISTRAR SIAFEM> REGISTRAR BAIXA

SIAFEM. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá registrar a

baixa, clicando no botão .



ABA GERAL:







1.8 Como a AGE irá analisar a Prestação de Contas?

A Análise da AGE referente à Prestação de Contas é feita pela Auditoria Geral do

Estado, que deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil AGE – Rio de Janeiro

para acesso dessa funcionalidade.

Para analisar a Prestação de Contas o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO>

PRESTAÇÃO DE CONTAS> AGE> ANALISAR PRESTAÇÃO DE CONTAS-AGE. Após o

mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise, clicando no

botão .



ABA GERAL:

Resultado: Informar uma das opções: Regular, Irregular, Necessita

Complemento, Regular com Ressalvas.






1.9 Como a AGE irá registrar o Relatório?

O Registro do Relatório da AGE referente à Prestação de Contas é feita pela Auditoria

Geral do Estado, que deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil AGE – Rio de

Janeiro para acesso dessa funcionalidade.

Para Registrar o Relatório da AGE referente à Prestação de Contas o usuário deverá

acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> AGE> REGISTRAR RELATÓRIO-

AGE. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise,




ABA GERAL:

Resultado: Informar uma das opções: Regular, Irregular ou Regular com

Ressalvas.






1.10 Como a AGE irá Registrar o Certificado?

O Registro do Certificado da AGE referente à Prestação de Contas é feita pela Auditoria

Geral do Estado, que deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil AGE – Rio de

Janeiro para acesso dessa funcionalidade.

Para Registrar o Certificado da AGE referente à Prestação de Contas o usuário deverá

acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> AGE> REGISTRAR CERTIFICADO-

AGE. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise,




ABA GERAL:

Resultado: Informar uma das opções: Regular, Irregular ou Regular com

Ressalvas.






1.11 Como abrir Tomada de Contas?

A Abertura de Tomada de Contas da Prestação de Contas é feita pela Auditoria Geral

do Estado, que deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil Concedente –

Representante do Sistema, Concedente – Fin/Orç/Cont ou Concedente –

Financeiro/Contábil para acesso dessa funcionalidade.

Para abrir Tomada de Contas da Prestação de Contas o usuário deverá acessar o menu

CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> TOMADA DE CONTAS> ABRIR TOMADA DE

CONTAS. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá abrir a

tomada de contas, clicando no botão .



ABA GERAL:







1.12 Como Retirar Tomada de Contas?

Funcionalidade em Construção.

1.13 Como Arquivar Convênio?

O Arquivamento do Convênio é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a entidade


Sistema para acesso dessa funcionalidade.

Para Arquivar o Convênio o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO

DE CONTAS> ARQUIVAR CONVÊNIO. Após o mesmo deverá escolher na lista o

Convênio no qual deverá fazer a análise, clicando no botão .



ABA GERAL:

Resultado: Informar a opção: Arquivar.






1.14 Como Validar Exigência da Prestação de Contas?

Funcionalidade em Construção.

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