Correspondencia Comercial

5/16/2018 Correspondencia Comercial - slidepdf.com

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Correspondênci

a Comercial



Intro >>

A qualidade da comunicação entre os diferentes departamentos deuma empresa ou seções de um órgão público, bem como as relaçõesentre empresa e clientes, entre órgão público e cidadãos, depende detextos escritos da melhor maneira possível.

O domínio da expressão escrita influi de modo determinante na imagem corporativa de uma empresa, evitando ambiguidades eequívocos que podem inviabilizar uma iniciativa empresarial ou umamedida administrativa.

Vale a pena, então, investir no aperfeiçoamento de nossos textostécnicos e profissionais?

Sem dúvida que sim!



Escrevendo um texto comercial: 1) Como vou tratar o destinatário? – Pronomes de tratamento;

2) Como vou articular o meu ponto de vista, sem rodeios? – Coerência;

3) Como saber se a escrita está correta, segundo a norma culta dalíngua? – Coesão;

4) De que forma a mensagem pode ser eficientemente transmitida?

5) Como concluir?

6) Modelos de correspondência Comercial



1) Como vou tratar o destinatário?

Os pronomes (Toda palavra que substitui ou pode substituir um nome, umsubstantivo) são classificados em:

Possessivos (Meu, Tua, Vossa);Demonstrativos (Este, Esses, Aquela);Indefinidos (Algum, Nenhum, Ninguém, Outrem);Interrogativos (Qual, Quanto, Quem);

Relativos (O qual, Cujo, Onde).Pessoais (Que se subdividem em Retos, Oblíquos e De tratamento).



Os pronomes de tratamento

Quando nos dirigimos às pessoas do nosso convívio diário utilizamos umalinguagem mais informal, mais íntima. Mas se formos nos dirigir a alguém

que possui um prestígio social mais alto ou um grau hierárquico maiselevado, necessariamente temos que utilizar uma linguagem mais formal.

Os pronomes de tratamento, portanto, representam a forma pela qual nosatribuímos às pessoas



Os pronomes de tratamento

VocêV./VV.

Usado para um tratamento íntimo.

Senhor, SenhoraSr., Sr.ª/Srs., Srª.s

Pessoas com as quais mantemos um certo

distanciamento mais respeitoso

Vossa SenhoriaV. S.ª/V. Sª.s

Pessoas com um grau de prestígio maior.

Vossa ExcelênciaV. Ex.ª /V. Ex.ªs

Usados para pessoas com alta autoridade,como Presidente da República, Senadores,

Embaixadores

Vossa EminênciaV. Em.ª/ V. Em.ªs

Usados para Cardeais.

Vossa AltezaV. A./V V. A A.

Príncipes e duques.

Vossa SantidadeV.S.Para o Papa.

Vossa ReverendíssimaV. Rev.mª /V. Rev.mªs

Sacerdotes e Religiosos em geral.

Vossa MajestadeV. M./ V V. M M.Reis e Rainhas.



Observações:

1) O pronome de tratamento sempre concorda com o verbo na 3ª pessoa.

Por exemplo: Vossa Senhoria está feliz.

2) Quando se referir à 3ª pessoa, o pronome de tratamento é precedido de sua:Sua Majestade, a rainha da Inglaterra, chega hoje ao Brasil.



2) Como vou articular meu ponto de vista?Coerência textual

Para ser coerente, o texto deve apresentar uma relação lógica e harmônica entre suasideias, que devem ser ordenadas e interligadas de maneira clara:

1. Mantenha a ordem cronológica: não se deve relatar antes o que ocorre depois;2. Siga uma ordem descritiva dos detalhes mais próximos para os mais distantes;3. Uma informação nova deve se ligar a outra, já enunciada: à medida que o textoavança, as novas ideias devem se relacionar às antigas;4. Evite repetições: acrescente sempre uma informação nova ao raciocínio;5. Não se contradiga: uma tese exposta e defendida no início não pode ser atacada nofinal do texto.;6. Não subverta a realidade: um dado concreto, real, só pode ser contestado combase em investigações científicas;7. Evite generalizações: demonstra falta de argumentos ou preconceito do autor.



3) Como saber se a escrita está correta?A Coesão textual divide-se em:

1. Referencial Alcançamos a coesão referencial utilizando expressões que retomam ou antecipamnossas ideias: Ex.: Cujo/Que/Que/Esse/EstePedro Álvares Cabral descobriu o Brasil , o que permitiu aos portugueses ampliaremseu império marítimo.

2. Lexical Permite evitar a repetição de palavras e, também, unir partes de um texto. Podeacontecer com a utilização de: sinônimos (palavras semelhantes que podem serusadas em diferentes contextos), hiperônimos (vocábulo de sentido mais genérico em

relação a outro) e perífrases (construção mais complexa para caracterizar umaexpressão mais simples).

3. Sequencial Trata-se de estabelecer relações lógicas entre as ideias do texto, fazendo-se uso da

Consequência (ou conclusão), Causa, Oposição, Condição e Finalidade.



4) De que forma a mensagem pode sereficientemente transmitida?

Quando vamos redigir um texto, devemos começar fazendo quatro perguntas

fundamentais:

a. O que pretendo com esse texto?

b. Quem é o meu destinatário?

c. Que informações devo transmitir para atingir meu objetivo?

d. Como devo organizar essas informações?



O Objetivo

Nossa primeira tarefa é estabelecer com absoluta precisão qual é

o objetivo do texto. Se nós próprios não sabemos exatamente o quepretendemos com o texto que vamos redigir, o resultado certamenteserá confuso. E é provável que gastemos mais tempo do que o necessáriopara escrever. Vale a pena inclusive que escrevamos o objetivo num papel àparte, que ficará sempre por perto durante a elaboração do texto.



O Destinatário

Devemos, no processo de elaboração do texto, descartar a ideia de que,redigindo com a suficiente correção gramatical, o problema estará resolvido.

Para alcançar os objetivos que nos propusemos atingir, é fundamental captar aatenção do leitor. E, para conseguirmos essa atenção, vale a pena tentarconhecer ao máximo o nosso destinatário.

Poderemos, assim, decidir que vocabulário empregar, que argumentos serão

mais convincentes, que esclarecimentos serão necessários e quais poderemosantecipar, com que exemplos ilustraremos nosso raciocínio, etc.



O Conteúdo

Uma vez definido o principal objetivo do texto a escrever e estandobem desenhado o perfil do destinatário, surge uma pergunta óbvia:como alcançar esse objetivo? Para isto, basta definir três a cinco objetivos

intermediários bem escolhidos, ou seja, direcionados ao objetivo principal eà personalidade do destinatário, se a conhecermos.Após estabelecer os objetivos intermediários, entramos numanova fase. Agora vamos escolher as informações a serem transmitidasem nosso texto. Abordamos, portanto, o que se tornará conteúdo

do texto: dados, motivos, argumentos, soluções... Tudo isso aparecerána redação definitiva.



O Conteúdo

1) Não use abreviaturas ou siglas. Escreva por extenso, principalmente se aabreviação não for muito conhecida.

2) Evite usar uma linguagem rebuscada ou expressões que você não usa nodia-a-dia. Mas também não caia no outro extremo, sendo coloquial em

excesso.

03) Seja objetivo. Se puder passar seu recado em um parágrafo, não escrevadois. Parágrafos curtos são mais fáceis e agradáveis de ler do que longos.

04) Não repita a mesma palavra muitas vezes ao longo do texto. Use sinônimos adequados aos contextos.

05) Seja perfeccionista. Nunca se contente com o primeiro rascunho.Reescreva. Revise. Acima de tudo, corte.



5) Como concluir?

FECHOS IMPRÓPRIOS :

Na despedida da correspondência aparecem frases de mero efeito,inexpressivas, que não fazem falta:- Sendo o que se nos oferece para o momento.- Sem mais para o momento...- Na certeza de contarmos com sua presença...

FECHOS APROPRIADOS:

Em decorrência do processo de simplificação adotado pela áreaoficial, empregam-se, hoje, apenas dois fechos para todas as modalidadesde comunicação:

Atenciosamente, (para autoridades da mesma hierarquia ou de menor escalão e paraparticulares)Respeitosamente, (para autoridades superiores)

Obs.: Na dúvida poderá ser usado atenciosamente para todos.



6) Modelos e conceitos decorrespondência Comercial

Alguns dos documentos mais usuais

a) CARTAb) MEMORANDO

c) CIRCULARd) ORDEM DE SERVIÇOe) OFÍCIOf) REQUERIMENTOg) RELATÓRIO

h) ATA

As comunicações oficiais, em geral, devem ser feitas com cópias paraarquivamento devido a possíveis extravios de correspondência e/ou cobrançade responsabilidade.



a) CARTA

Documento semi-oficial que servepara se responder a uma cortesia,fazer uma solicitação, convite,agradecimento. Tem caráter

impessoal (quem assina respondepela firma ou órgão).Correspondência externa.Linguagem formal usada entreEmpresas privadas ou deÓrgãos públicos para empresas

Privada.



b) MEMORANDO

Comunicação interna utilizada para situações simples freqüentes daatividade administrativa em geral. Instrumento de comunicação oficial com afinalidade de:

encaminhar documentos,transmitir informações,fazer solicitaçõese outros assuntos.

Sua característica principal é a agilidade, concisão e clareza.

A tramitação do MEMORANDO em qualquer órgão deve pautar-se pela rapideze pela simplicidade de procedimentos burocráticos.



b) Modelo de Memorando:

Prefeitura Municipal de Campos dos GoytacazesEstado do Rio de Janeiro

Rua Coronel Ponciano de Azeredo Furtado, 47 – Pq.Santo Amaro

Campos dos Goytacazes(RJ), 16 de fevereiro de 2009.Mem.nº 84/09 - GPDo: Exmo. Sr. YYYYYYYYYYYYY - Chefe de GabineteAo: Exmo. Sr. XXXXXXXXXXXX – Secretário MunicipalAssunto: Solicitação

Considerando a necessidade de contar com umaparelho Datashow no gabinete da Exma.Sra. Prefeita, solicitamos a V.Exa. acessão de um exemplar do referido aparelho que muito facilitará asapresentações de palestras em nosso auditório.

Atenciosamente,YYYYYYYYYChefe de Gabinete



c) CIRCULAR

Informação de circulação interna.Constitui um aviso, porém com

responsabilidade quanto ao cumprimento.O desconhecimento implicaresponsabilidade.Correspondência internamultidirecional: mesmamensagem, vários

destinatários, subordinados aoremetente.



c) CIRCULAR - modelo

(localidade), (dia) de (mês) de (ano)

(empresa)

Carta Circular nº (informar)

ASSUNTO: Obras no Estacionamento

Entre os dias X e Y o setor de estacionamento da empresa passará por obras dereforma estrutural, de modo a melhorar o serviço prestado aos funcionários.Durante este período o local estará interditado sendo liberado o uso do pátiodos fundos para guarda dos veículos.

Atenciosamente,

(nome)(cargo)



d) ORDEM DE SERVIÇO

Comunicação para a transmissão deordens de chefe ou subchefe dirigida aseus funcionários sobre procedimentos,

ordens, proibições, caracterização deatividades competentes ao órgão etc.

Circular é toda comunicação reproduzida em cópias de igual teor, expedidasa diferentes pessoas, órgãos ou entidades. Especificamente, como

documento, é mensagem endereçada simultaneamente a diversosdestinatários, para transmitir avisos, ordens ou instruções. Pode serofício,memorando,comunicação interna ou outro documento que tenha estafunção.



d) ORDEM DE SERVIÇO – modelo



e) OFÍCIO

Correspondência oficial de caráterexterno, com fins de informação diversossobre assuntos oficiais da competência dequem a envia.Correspondência externa

utilizada entre órgãos públicosde administração direta eindireta.

Qual diferença entre Oficio e Memorando?

Ofício: comunicação entre órgãos (de um órgão para outro), no final apresentaendereço completo do destinatário.Memorando: Interno (dentro do órgão), aqui não precisa endereço.



e) OFÍCIO - modelo

Ofício n.º 28/2009/GRFlorianópolis, 5 de maio de 2009.

A Sua Excelência o SenhorNome do destinatárioCargo do destinatário

Endereço70.160-900 – Brasília – DF

Assunto: Demarcação de terras indígenas

Senhor Deputado,

1.Em complemento às observações transmitidas pelo telegrama n.º 154, de 24 de abril último, informamos Vossa Excelência de que as medidasmencionadas em sua carta n.º 6708, dirigida a Sua Excelência o Senhor Presidente da República, estão amparadas pelo procedimento

administrativo de demarcação de terras indígenas instituído pelo Decreto n.º 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cópia anexa).

2.Em sua comunicação, Vossa Excelência ressalva a necessidade de que – na definição e demarcação das terras indígenas – fossem levadas emconsideração as características socioeconômicas regionais.

3.Nos termos do Decreto n.º 22, a demarcação de terras indígenas deverá ser precedida de estudos e levantamentos técnicos que atendam aodisposto no art. 231, § 1.º, da Constituição Federal. Os estudos deverão incluir os aspectos etno-históricos, sociológicos, cartográficos e

fundiários. O exame desse último aspecto deverá ser feito conjuntamente com o órgão federal ou estadual competente.

Atenciosamente,

[nome][cargo]



f) REQUERIMENTO

Processo formal de solicitar algo que

pareça legal ao requerente.Texto breve, que se constituido próprio objeto do pedido.Documento de solicitação, deforma padronizada.



g) RELATÓRIO

Histórico ou relato de assunto específico,ocorrências ou serviços executados.Relatórios podem ser periódicosou eventuais e podem conteranexos, constando de gráficos,quadros, mapas.



h) ATA

Histórico. Relato de uma sessão oureunião para tomada de decisões ouprovidências.Documento de registro, comforma padronizada e linguagemformal utilizada por órgãospúblicos e empresas privadas.

Partes de uma Ata:a) dia, mês, ano e hora (por exemplo);b) local;

c) pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, secretários,diretores...);d) presidente e secretário dos trabalhos;e) ordem do dia (discussão, votação, deliberação...);f) fecho



h) ATA - modelo

ATA DA VIGÉSIMA SEXTA REUNIÃO ORDINÁRIA DO CONSELHOADMINISTRATIVO,

EM OITO DE JANEIRO DE DOIS MIL E NOVE

Aos oito dias do mês de janeiro de dois mil e sete, às dez horas e trintaminutos, na sala de reuniões do Conselho de Administração, situado noterceiro andar do Edifício...

(Assinaturas)



ATIVIDADE – ModeloCARTA PARA ENVIO À PRESIDENTE DA REPÚBLICA

(Local e data)

À Excelentíssima Senhora Presidente da República, Dilma Rousseff Palácio do Planalto, 70150-900Brasília/DF - Brasil

Assunto:

Senhora Presidente,

Como já é de conhecimento público, ....

Agradecendo a compreensão de V. Ex.ª e na certeza de que ...

Atenciosamente,(Seu nome completo)

(Endereço completo, telefone, fax ou e-mail para contato)

I Presidente:



I. Presidente: A carta começa com: Excelentíssimo Senhor Presidente da RepúblicaNo corpo do texto: Vossa Excelência 2. Papa:A carta começa com: Vossa Santidade

No corpo do texto: Santíssimo Padre 3. Ministro do Estado A carta começa com: Vossa ExcelênciaNo corpo do texto: Excelentíssimo Senhor 4. Membros do Congresso Nacional

A carta começa com: Vossa ExcelênciaNo corpo do texto: Excelentíssimo Senhor 5. Governadores e Prefeitos A carta começa com: Vossa ExcelênciaNo corpo do texto: Excelentíssimo Senhor Governador/Prefeito

No envelope: Ao Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal ou DD. Governador Fulano de Tal 6. Reitor e Vice-Reitor de Universidade A carta começa com: Vossa Magnificência ou Vossa ExcelênciaNo corpo do texto: Magnífico Reitor ou Excelentíssimo Senhor Reitor 7. Desembargadores municipais e delegados de polícia A carta começa com: Vossa SenhoriaN d t t Il stríssimo Senhor o Pre ado Senhor

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