Correspondência oficial

Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações.

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. (não necessariamente linguagem técnica).

Sua finalidade básica – comunicar com impessoalidade e máxima clareza – impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular, etc.

O termo Acredita-se que  retira a impessoalidade, a qual é característica marcante e imprescindível nos documentos ofíciais.

Emprego dos Pronomes de Tratamento

Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular TRADIÇÃO. São de uso consagrado:

Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:

A) do Poder Executivo: Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais.

B) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores; Ministros do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.

C) do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes; Auditores da Justiça Militar

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor , seguido do cargo respectivo:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República,Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Senhor Senador,Senhor Juiz,Senhor Ministro,Senhor Governador

Fechos para Comunicações

a) Para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:Respeitosamente,

b) Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:Atenciosamente,

Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.

Nas comunicações oficiais, com exceção das assinadas pelo presidente da República, devem constar nome e cargo da autoridade que as expede.

Identificação do Signatário

Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

Nas comunicações oficiais, com exceção das assinadas pelo presidente da República, devem constar nome e cargo da autoridade que as expede.

O Padrão Ofício (Pode ser adotado em diversos expedientes, tais como o aviso, o memorando e a exposição de motivos.) -CESPE-

(Deve conter introdução, desenvolvimento e conclusão. A menos que seja de mero encaminhamento de documentos).

Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício. O ofício e o memorando apresentam, em geral, a mesma formatação, chamada de padrão ofício.

Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;

b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;

Aviso e Ofício

Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado , para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.

Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:

– nome do órgão ou setor;

– endereço postal;

– telefone e endereço de correio eletrônico.

Memorando

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos.

Exposição de Motivos

Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para:

a) informá-lo de determinado assunto;b) propor alguma medida; ouc) submeter a sua consideração projeto de ato normativo.

Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado.

Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial.

Mensagem

É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação.

Telegrama (ESTRUTURA FLEXÍVEL)

Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc.

Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão.

Correio Eletrônico (ESTRUTURA FLEXÍVEL)

O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.

Não há necessidade de se seguir uma estruturação rígida em mensagens enviadas por correio eletrônico, diferentemente das outras formas de comunicação oficial.

Valor documental

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

Ata

É um resumo de uma reunião ou uma assembléia. Ela tem as seguintes características:

- Deve ser lavrada em Livro Ata ou impressa e arquivada;

- O texto apresenta-se seguidamente, sem parágrafos;- Se a ata for redigida manualmente, para ressalvar os erros é utilizada a palavra “digo”. Se constatado erro ou omissão após escrito o texto, será usada a expressão “em tempo”;

- A Ata é redigida por um secretário;- É assinada por todos os presentes na reunião, ou apenas pelo presidente ou secretário;

Estrutura:

- Título: com número da Ata e nome do órgão;- Texto: iniciado pela data, horário e local da reunião e o objetivo da lavratura da Ata;- Fecho: seguido da assinatura do presidente, do secretário e dos presentes (se for o caso).

Nas correspondências oficiais, a uniformidade deve estar presente tanto no texto das mensagens ― por meio do emprego correto dos pronomes de tratamento e de linguagem formal e polida (respeito às regras) ― quanto na apresentação do expediente ― por meio do tipo de letra adequado, da diagramação correta, de papel uniforme, entre outros requisitos.

Exemplo de Ofício